Contract

Revidering av uppförandekod för leverantörer samt information om och plan för införande av reviderade kontraktsvillkor för hållbara leveranskedjor

Till: Samtliga regioner

Datum: 2023-06-20

Detta beslutsunderlag innehåller information om revidering av uppförandekod för leverantörer samt plan för införande av reviderade kontraktsvillkor för tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor.

Regionerna bedriver sedan 2010 ett nationellt samarbete kring hållbar upphandling. Harmoniserade krav är en förutsättning för att regionerna, inom ramen för den nationella samverkan, ska kunna genomföra och dela resultat från gemensamma och samfinansierade uppföljningarna. Harmoniserade krav skapar även ökad transparens och förutsägbarhet för leverantörer som vill delta i regionernas upphandlingar. Sedan 2013 har regionerna en gemensam uppförandekod för leverantörer samt harmoniserade kontraktsvillkor för hållbara leveranskedjor.

År 2021 beslutade styrgruppen för Hållbar Upphandling att ge det nationella kansliet i uppdrag att revidera kontraktsvillkoren för hållbara leveranskedjor. Arbetet har beretts i två år och genomförts tillsammans med Upphandlingsmyndigheten och Adda Inköpscentral. Inom ramen för arbetet har behovet uppstått att även revidera regionernas gemensamma uppförandekod för leverantörer. Bakgrunden till revideringen är behovet av att skapa ökad tydlighet, att närma oss skrivningarna i centrala internationella ramverk och kommande lagstiftning samt att uppförandekoden för leverantörer reviderades senast 2013.

Ärendet har beretts i två år och samtliga regioner har varit inblandade. Arbetet har bland annat involverat en referensgrupp bestående av 40 organisationer från upphandlande organisationer, leverantörer och civilsamhället. Externa synpunkter inhämtades under 2022 och 54 nationella och internationella organisationer har inkommit med synpunkter. Åtta regioner svarade på den tidigare remissen och två regioner har deltagit i referensgruppsarbetet. Under perioden 2023-04-28 – 2023-05-26 har upphandlingsjurister i sju regioner lämnat synpunkter för att säkerställa en regiongemensam anpassning.

Styrgruppen för hållbar upphandling rekommenderar samtliga regioner:

▪ Att anta den regiongemensamma uppförandekoden för leverantörer (enligt bilaga 1)

När uppförandekoden för leverantörer är beslutad kan villkoren för tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor börja användas i nya upphandlingar.

När ärendet är tilldelat till handläggare/chef, vänligen meddela kansliet vem som är ansvarig. Det för att kansliet ska kunna skicka stödjande dokumentation vid beredning av ärendet.

Till detta underlag biläggs:

• Bilaga 1: Uppförandekod för leverantörer

• Bilaga 2: Villkoren för tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor

Bakgrund - varför har en revidering skett?

I augusti 2021 startade Upphandlingsmyndigheten, Adda Inköpscentral samt regionernas nationella kansli hållbar upphandling arbetet med att revidera kontraktsvillkoret för hållbara leveranskedjor.

• Revideringen följer Upphandlingsmyndighetens cykel för kriterieutveckling.

• Att skapa tydlighet genom att lägga in kriterier som ligger i vägledningen: Hållbara leveranskedjor – vägledning kontraktsvillkor i villkoren.

• I nuvarande villkor listas konventioner i punktform med hänvisning till att villkoren förklaras närmare i beställarens uppförandekod för leverantörer. Konventioner är mellanstatliga överenskommelser varför ett juridiskt önskemål har varit att ange i avtalet vad som gäller för leverantörer.

• Ett behov av att närma oss skrivningarna i FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter samt OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande.

• Linjera med kommande EU-lagstiftning om tillbörlig aktsamhet för företag.

• Utveckla uppförandekoden för leverantörer då den senast reviderades 2013. Bland annat uppgraderade International Labour Organization (ILO) i juni 2022 två konventioner, konvention 155 och 187 om arbetsmiljö till kärnkonventioner.

Referensgrupp och externa synpunkter

Arbetet med revideringen startade i augusti 2021 och har genomförts i nära samarbete med en referensgrupp bestående av 40 organisationer1 från statliga myndigheter, regioner, kommuner, företag, civilsamhällsorganisationer, märkningsorganisationer och granskningsorganisationen. En rad experter, från såväl nationella som internationella organisationer har deltagit i framtagandet2. Villkoret samt uppförandekoden för leverantörer har även skickats på remiss och 54 nationella och internationella organisationer har lämnat kommentarer. Utöver detta har Upphandlingsmyndigheten genomfört användartester under 2022. Kansliet har löpande informerat styrgruppen, regionernas nätverk för hållbar upphandling samt LfU och RMC och en regiongemensam anpassning av villkoren har genomförts

Vad är nytt?

Kontraktsvillkoret för hållbara leveranskedjor har förtydligats i enlighet med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter, OECD:s riktlinjer om tillbörlig aktsamhet för

1 Kammarkollegiet, Statens Fastighetsverk, FMV, Lunds kommun, Inköp Göteborg, Region Stockholm, Skånetrafiken, Stockholms Stad, Telia, Atea, Advania, Rekal, Staples, Lekolar, Sodexo, Menigo, Thule Möbler, Textilia, Gore, Martinson, BioDriv Öst, CampusPharma, Baxter, Siemens, Codan Triplus, Beijer Byggmaterial, Doro, Sharp, TCO Development, Trossa, Unicef, SwedWatch, Fairtrade.

2 Skatteverket, ILO, OECD, Shift, Responsible Contracting Project.

ansvarsfullt företagande samt kommande EU direktiv3. Nyheter i villkoret omfattar exempelvis samråd med rättighetsinnehavare, beaktande av särskilt sårbara grupper, möjliggöra klagomål, tillhandahålla gottgörelse då leverantören har orsakat eller bidragit till faktisk negativ påverkan, rapporteringsskyldighet vid allvarliga avvikelser samt krav på transparens i leveranskedjan. I kravet om uppföljning har en skrivning om regionernas rätt att dela resultat från uppföljningar med andra upphandlande organisationer lagts till. Syftet är att underlätta samarbetet mellan regionerna avseende uppföljningar, något som sparar resurser åt såväl regioner som leverantörer.

Regionernas kontraktsvillkor för hållbara leveranskedjor

Kontraktsvillkoret omfattar fem punkter. De tre första riktar sig till leverantörer, medan villkoren för uppföljning och sanktioner handlar om regionernas uppföljning och hanteringen av avvikelser från detta och bör därför integreras i det övergripande avtalet.

1. Uppförandekod för leverantörer

2. Leverantörens tillbörliga aktsamhet

3. Leverantörens rapporteringsskyldighet

………………………………………………………………….

4. Uppföljning av kontraktsvillkoret

5. Hantering av avvikelser från kontraktsvillkoret

1. Uppförandekod för leverantörer – vilka är de största förändringarna?

Regionernas uppförandekod för leverantörer är gemensam för samtliga regioner och baseras på Global Compacts 10 principer. Den omfattar områdena mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och anti-korruption. Senaste revideringen av koden ägde rum den 4 februari 2013. Utvecklingen på hållbarhetsområdet har inte stått stilla och det finns ett behov av att revidera koden inom ett antal områden.

• Regionernas nuvarande uppförandekod saknar hänvisning till konventionerna som kodifierar FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna.4

• Samtliga av ILO:s medlemsländer beslutade 2022 att uppgradera konventionerna 155 och 187 (Säker och hälsosam arbetsmiljö) till kärnkonventioner. Det innebär att de tidigare 8 grundläggande konventionerna nu är 10. Konvention 155 finns sedan tidigare med i regionernas uppförandekod, men innehållet i konvention 187 måste läggas till i åtagandena för arbetares rättigheter.

• Avseende miljöåtagande omfattar nuvarande kod enbart krav på att följa den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet. Den reviderade uppförandekoden för leverantörer svarar upp mot ökade förväntningar om krav på klimat- och miljöpåverkan samt miljörättigheter.

3 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xx/xx_00_0000

4 FN-konvention om medborgerliga och politiska rättigheter (ICCPR), FN-konvention om ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter (ICESCR-konventionen).

• Avseende åtagandet om affärsetik läggs, utöver krav på anti-korruption, konkurrensbegränsande beteende och beskattning till i enlighet med OECD:s vägledning för multinationella företag.

2. Leverantörens tillbörliga aktsamhet

Leverantörens tillbörliga aktsamhet omfattar sju processkrav. Den svenska officiella översättningen av due diligence är tillbörlig aktsamhet och är den term som används genomgående.

o Processkrav 1: Integrera åtagandena i policyer och ledningssystem

o Processkrav 2: Identifiera och bedöma negativ påverkan

o Processkrav 3: Förhindra och begränsa negativ påverkan som leverantören orsakar eller bidrar till

o Processkrav 4: Förhindra och begränsa negativ påverkan kopplad till leverantören

o Processkrav 5: Följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan

o Processkrav 6: Möjliggöra klagomål

o Processkrav 7: Tillhandahålla gottgörelse

3. Leverantörens rapporteringsskyldighet.

Ett krav på leverantörens rapporteringsskyldighet har tillkommit avseende allvarliga avvikelser vilket omfattar tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö och människorättsförsvarare.

4. Uppföljning av kontraktsvillkor

Leverantören ska delta i och samarbeta med regionerna vid uppföljning av uppförandekoden för leverantörer och processen för tillbörlig aktsamhet. Uppföljningen kan komma att genomföras genom olika metoder såsom dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision.

5. Hantering av avvikelser från kontraktsvillkoret

Leverantören ska hantera avvikelser från både åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet. Det kan ske genom åtgärdsplan, vite, avropsstopp (vid ramavtal) samt uppsägning.

Vägledning

Inom ramen för arbetet med att revidera villkoren och uppförandekoden för leverantörer har ett omfattande stöd och vägledningsmaterial tagits fram för både upphandlande organisationer och för leverantörer. Stödet kommer att finnas tillgängligt på Upphandlingsmyndighetens webbsida. Materialet omfattar tillämpningsanvisningar, mallar, landrisker, exempel mm. Stödet granskas av Upphandlingsmyndigheten och kommer att lanseras under hösten.

Behövlighetsbedömning, bas eller avancerade krav

Kontraktsvillkoret finns på basnivå och avancerad nivå och kommer finnas tillgängliga i Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst. Xxxxxxxx och den avancerade nivån skiljer sig åt vad gäller omfattningen av leverantörens process för tillbörlig aktsamhet (punkt 2 i kontraktsvillkoret). Kontraktsvillkoren för tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor införs på avancerad nivå i avtal som omfattar de 17 nationellt prioriterade inköpskategorierna.

För övriga kategorier lämnas följande rekommendationen. Om arbetet utförs inom ramen för kontraktet under sådana förhållanden att svensk arbetsrätt inte är tillämplig, är upphandlande

organisationer i vissa fall skyldiga att kräva att leverantören fullgör kontraktet enligt ILO:s kärnkonventioner – under förutsättning att detta är ”behövligt”.

I samband med upphandling behöver därför regionerna göra en behövlighetsbedömning. Bedömningen bör utgå från ett helhetsperspektiv och baseras på uppgifter om risker för oskäliga arbetsvillkor i den aktuella leveranskedjan. Kom ihåg att produkter som tillverkas i Nordeuropa, där riskerna generellt är lägre, kräver ofta komponenter eller råvaror från länder med högre risker och det räcker därmed inte att enbart titta på var sluttillverkningen sker. Det kan därför vara behövligt att ställa villkoren när det finns en internationell leveranskedja. För att göra en detaljerad behövlighetsbedömning kan man använda Upphandlingsmyndighetens landrisktjänst.

Utrullning av villkoren inklusive uppförandekoden för leverantörer samt tidplan Kansliet, tillsammans med Upphandlingsmyndigheten och Adda Inköpscentral, erbjuder under året en rad informations- och utbildningstillfällen till regioner, branschorganisationer, leverantörer, revisorer samt övriga intressenter under perioden juni - december. Kansliet återkommer med en detaljerad plan och inbjudningar till dessa tillfällen. Kansliet kommer också att finnas tillgängliga att svara på frågor, informera och bistå i arbetet med implementeringen.

Regionernas tidplan för utrullningen är enligt följande: