Allmän stadga för styrelser och nämnder i Ale kommun
Allmän stadga för styrelser och nämnder i Ale kommun
Antagen av kommunfullmäktige den 7 mars 2016, § 23
Ändrad av kommunfullmäktige den 19 december 2016, § 248
Allmän stadga för styrelser och nämnder i Ale kommun
Inledande bestämmelser
1 §
Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen gäller för kommunens samtliga styrelser och nämnder bestämmelserna i denna stadga. 38 – 39 c §§ gäller även kommunalråd.
2 §
Om det i lag eller annan statlig eller kommunal författning finns bestämmelser som avviker från denna stadga, ska de bestämmelserna gälla.
3 §
I denna stadga avses med nämnd kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder och styrelser.
Nämnds verksamhet
Allmänna bestämmelser 4 §
Nämnds verksamhetsområde framgår av reglemente för nämnden, av denna stadga eller av annat beslut av kommunfullmäktige. I vissa fall framgår nämndens uppgifter av lag eller annan författning.
5 §
Nämnd ska med uppmärksamhet främja och följa utvecklingen i de frågor som ingår i nämndens verksamhetsområde, ta de initiativ och framlägga de förslag som nämnden finner påkallade.
Ankommer det på kommunfullmäktige att fatta beslut i ärende inom nämnds verksamhetsområde, ska nämnden bereda fullmäktigeärendet och verkställa fullmäktiges beslut.
Samverkan 6 §
Nämnd ska samverka med kommunens övriga nämnder för att uppnå den för invånaren/brukaren högsta servicen och kvaliteten i verksamheten.
7 §
Nämnd ska vid behov samråda med av kommunen inrättade råd.
Nämnd bör samråda med föreningar och andra organisationer när dessa är särskilt berörda.
8 §
Nämnd ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och upplysningar som efterfrågas av kommunfullmäktige eller av annan nämnd.
Nämnd får infordra yttranden och upplysningar från övriga kommunala myndigheter och från av kommunen inrättade råd.
Förvaltning av egendom 9 §
Nämnd har förvaltningsansvaret för kommunens lösa egendom som endast används inom nämndens verksamhet. I andra fall har nämnd förvaltningsansvaret för den kommunala egendom nämnden har betalat för, om inte kommunfullmäktige har beslutat annat om förvaltningsansvaret eller nämnder skriftligen har överenskommit annat.
Nämnd ska vårda och underhålla den lösa egendom som nämnden har förvaltningsansvaret för.
10 §
Kommunstyrelsen ansvarar enligt reglemente för kommunstyrelsen (18 §) för upphandling.
I nämnds uppgift ingår att inom gällande budgetramar förvärva den lösa egendom som behövs för nämndens verksamhet och överlåta den lösa egendom som inte längre behövs.
Omfattas förvärv av regler avseende upphandling i lagen om offentlig upphandling (LOU) eller annan författning, ska nämnd till kommunstyrelsen anmäla behov av förvärv av lös egendom och därefter biträda kommunstyrelsens upphandling med kunskap och utredningar inom sitt fackområde. Detsamma gäller leasing eller annan nyttjanderätt.
Nämnd har rätt att göra avrop på avtal som nämnden eller Ale kommun är berättigade att göra avrop ifrån. Nämnden får dock inte göra avrop i strid mot ramavtal ingångna av kommunstyrelsen eller på uppdrag av kommunstyrelsen.
11 §
Av reglemente för kommunstyrelsen (16 §) framgår att styrelsen har förvaltningsansvaret för kommunens fasta egendom, om inte kommunfullmäktige har beslutat annat i fråga om viss egendom.
En nämnd får överenskomma (internavtal) med kommunstyrelsen att nämnden disponerar viss egendom och villkoren härför. Av en sådan överenskommelse ska framgå hur ansvaret för drift och löpande underhåll fördelas mellan myndigheterna. Överenskommelsen ska vara skriftlig.
12 §
Nämnd ska väl vårda den fasta egendom som nämnden disponerar för sin verksamhet. Nämnden ska anmäla fel eller brister i egendomen till
kommunstyrelsen om inte nämnden är ansvarig för åtgärdande av felet eller bristen.
13 §
Av reglemente för kommunstyrelsen (17 §) framgår att styrelsen handlägger ärenden om förvärv och överlåtelse av fast egendom.
Nämnd ska anmäla förändrade behov av lokaler, anläggningar och mark till kommunstyrelsen.
Ekonomisk förvaltning 14 §
I nämnds uppgifter ingår att inom nämndens verksamhetsområde bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i rätt tid samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar.
Nämnd ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde.
15 §
Nämnd får inom sitt verksamhetsområde träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta därmed sammanhängande avtal för att tillvarata kommunens intressen.
16 §
Nämnd får för användning inom sitt verksamhetsområde använda arbetsmarknadspolitiska stödformer eller andra stöd som tillhandahålls av staten eller annan, om mottagande av stödet inte strider mot författning eller på annat sätt kan rubba tilltron till nämndens oberoende.
Processbehörighet 17 §
Nämnd ska själv eller genom ombud föra talan i alla mål och ärenden som hör till nämndens verksamhetsområde.
Information 18 §
Nämnd ansvarar för nämndens informationsverksamhet.
19 §
Nämnd ansvarar för information till kommunens invånare om nämndens verksamhet och om sådana förändringar av nämndens verksamhet som är av betydelse för brukare respektive invånare.
Nämnd ansvarar för att utveckla sådana verksamhetsformer att öppenhet mot och tillgänglighet för invånarna präglar nämndens verksamhet.
Krisledning, beredskap och säkerhet 20 §
Nämnd ansvarar för planering och förberedelse av nämndens säkerhets- och krisberedskapsarbete.
21 §
Nämnd ansvarar för att inom sitt verksamhetsområde fullgöra de uppgifter som enligt
1. lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap och
2. lag (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap ankommer på kommun avseende analys, planering och förberedelser.
Nämnd ska hålla kommunstyrelsen informerad om beredskapsläget och de övriga förhållanden som är av betydelse för att styrelsen ska kunna fullgöra sitt samordningsansvar och rapporteringsansvar.
Service nämnder emellan 22 §
Om nämnd har behov av att bedriva viss verksamhet, får nämnden överenskomma med annan kommunal myndighet att nämnden bedriver sådan verksamhet även till den andra myndigheten.
Nämnd får överenskomma med annan kommunal myndighet att den myndigheten bedriver verksamhet bestående av service till nämnden.
Verksamhet som bedrivs åt eller för en annan nämnd ska regleras av en skriftlig överenskommelse (internöverenskommelse) mellan nämnderna.
Övriga uppgifter 23 §
Nämnd ansvarar för nämndens diarium.
24 §
Nämnd ansvarar för vården av sitt arkiv, om inte kommunens arkivmyndighet har övertagit ansvaret. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i arkivlagen och arkivreglemente för Ale kommun.
25 §
Nämnd är registeransvarig för de personregister som nämnden för i sin verksamhet eller förfogar över. Nämnden ansvarar därvid för att personuppgiftslagens krav uppfylls.
26 §
Nämnd ska verka för att behovet av mark, anläggningar och lokaler inom nämndens verksamhetsområde tillgodoses.
27 §
Nämnd ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna verksamhetsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.
Nämnd ska underrätta kommunstyrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen erfordras.
Xxxxxxxxx, ersättare, presidium, utskott och råd
Mandattider 28 §
Mandattiden för kommunstyrelsen framgår av 6 kap 12 § kommunallagen.
29 §
Ledamöter och ersättare i annan nämnd än kommunstyrelsen väljs, om inte annat särskilt beslutas av kommunfullmäktige före valet, för fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet.
Avsägelse av uppdrag 30 §
En nämndledamot eller ersättare som önskar lämna sitt uppdrag, ska lämna in en skriftlig framställning om att få bli befriad från uppdraget. Framställningen ska ställas till fullmäktige.
31 §
En utskottsledamot eller ersättare som önskar lämna sitt uppdrag, ska lämna in en skriftlig framställning om att få bli befriad. Framställningen ska ställas till den nämnd som har valt utskottet.
Har fullmäktige befriat en förtroendevald från uppdraget som ledamot eller ersättare i en nämnd, upphör ledamotens eventuella uppdrag i nämndens utskott samtidigt med uppdraget i nämnden.
Ersättares tjänstgöring 32§
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in.
En ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt i ledamotens ställe.
Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. Om någon ordning inte är
bestämd, ska ersättarna tjänstgöra i den ordning de har tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.
En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde, oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna/blocken påverkas får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.
En ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening i sakfrågan antecknad i protokollet. Xxxx ersättaren göra en allmän protokollsanteckning gäller samma villkor som för ledamot.
Växeltjänstgöring 33 §
En ledamot eller tjänstgörande ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts.
En ledamot eller tjänstgörande ersättare som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra endast om den inkallade ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna/blocken.
Presidium 34 §
Kommunfullmäktige väljer för mandattiden bland en nämnds ledamöter en ordförande, en 1:e vice ordförande och en 2:e vice ordförande. Dessa utgör nämndens presidium.
Ordföranden 35 §
Ordföranden ska leda, samordna och övervaka nämndens verksamhet. De vice ordförandena biträder ordföranden vid fullgörande av denna uppgift.
Ordföranden ska representera nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter samt vid överläggningar (konferenser och sammanträden) till vilka nämnden kallas eller kallar, om inte nämnden bestämmer annat.
Ersättare för ordföranden 36 §
Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter vid sammanträdet till dess att någon ur presidiet anländer eller nämnden utser en ersättare.
Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid än 2 månader får nämnden utse en annan
ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
Utskott 37 §
Alla nämnder utom jävsnämnden ska ha ett arbetsutskott med samma mandattid som nämnden och bestående av 3-5 ledamöter och 3 ersättare.
Nämnd får inrätta andra utskott med den mandattid nämnden bestämmer och bestående av 3 ledamöter och 2 ersättare.
Om ordföranden i ett utskott på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid än 2 månader får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes/dennas uppgifter.
Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra.
Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av nämnden mellan dem bestämda ordningen. Om någon ordning inte är bestämd, ska ersättarna tjänstgöra i den ordning de har tagits upp i nämndens protokoll från valet.
Avgår en ledamot eller en ersättare i ett utskott, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval förrättas snarast.
Utskott får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.
De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet bör beredas av ett utskott om beredning behövs.
Ordföranden eller sektorchefen överlämnar sådana ärenden till det utskott som har att bereda ärendet.
När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut.
Kommunalråd 38 §
Kommunstyrelsens ordförande och 1:e vice ordförande är kommunalråd. Kommunalråden ska ägna hela sin arbetstid åt uppdrag för kommunen.
Kommunstyrelsens ordförande och 1:e vice ordförande får närvara vid sammanträde med kommunens övriga nämnder utom i ärenden som avser myndighetsutövning. Styrelsens ordförande och 1:e vice ordförande får därvid delta i överläggningarna, men inte i besluten.
39 §
Utbildningsnämndens ordförande och 1:e vice ordförande är skolkommunalråd.
Omsorgs- och arbetsmarknadsnämndens ordförande och 1:e vice ordförande är socialkommunalråd.
Samhällsbyggnadsnämndens ordförande och 1:e vice ordförande är samhällsbyggnadskommunalråd.
Rådens förväntade sysselsättningsgrad framgår av arvodesbestämmelser för förtroendevalda i Ale kommun.
39 a §
En förtroendevald är kultur- och fritidskommunalråd om följande förutsättningar är uppfyllda.
1. Den förtroendevalda innehar flera årsarvoderade uppdrag samtidigt.
2. Den sammanlagda beräknade sysselsättningsgraden för dessa uppdrag utgör eller överstiger 40 procent enligt arvodesbestämmelser för förtroendevalda m fl i Ale kommun.
3. Inte något av den förtroendevaldas uppdrag innebär att den förtroendevalda är kommunalråd enligt 38 eller 39 §.
4. Ett av den förtroendevaldas uppdrag är kultur- och fritidsnämndens ordförande eller 1:e vice ordförande.
39 b §
En förtroendevald är kommunråd om den sammanlagda beräknade sysselsättningsgraden för den förtroendevaldas årsarvoderade uppdrag utgör eller överstiger 40 procent enligt arvodesbestämmelser för förtroendevalda m fl i Ale kommun eller enligt ett kommunstyrelsebeslut fattat med stöd av bestämmelserna och inte något av den förtroendevaldas uppdrag innebär att den förtroendevalda är kommunalråd enligt 38, 39, eller 39 a §.
39 c §
Xxxxxxx flera förtroendevalda olika delar av ett årsarvoderat uppdrag, bestämmer kommunstyrelsen enligt arvodesbestämmelser för förtroendevalda m fl i Ale kommun (avsnitt 3.1.3 sjunde stycket) hur uppdragets beräknade sysselsättningsgrad ska fördelas mellan dem. Utgör eller överstiger den av kommunstyrelsen bestämda beräknade sysselsättningsgraden för något av uppdragen 40 procent, är förtroendevald som innehar detta uppdrag kommunalråd med den benämning som sammanhänger med det ursprungliga uppdraget.
Nämnds arbetsformer
Tid för sammanträden 40 §
Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska även hållas om ordföranden anser att det behövs.
Sammanträde ska också hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos
ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som ledamöterna önskar få behandlade på sammanträdet.
41 §
Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet.
42 §
Ordföranden ska om möjligt samråda med vice ordförandena innan ordföranden beslutar om tiden för extra sammanträde, inställande av ett sammanträde eller flytt av ett sammanträde.
43 §
Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordförande se till att de som har kallats tillställs en underrättelse om beslutet.
Kallelse 44 §
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträde. Xxxxxxxxx ska vara skriftlig och innehålla uppgifter om tid och plats för sammanträdet.
Xxxxxxxxx ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald, som får närvara vid sammanträdet, senast 5 dagar före sammanträdesdagen.
Xxxxxxxxx ska åtföljas av föredragningslista samt ärendehandlingar enligt ordförandens bedömning.
I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.
Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta.
Inkallande av ersättare 45 §
Innan ett sammanträde har inletts, ska en ledamot som är förhindrad att delta i sammanträdet eller i en del av sammanträdet snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Sekreteraren underrättar den ersättare som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har underrättats för att tjänstgöra för annan ledamot.
Om en ledamot uteblir från ett sammanträde eller hinder uppkommer för en ledamot att vidare delta i ett pågående sammanträde, kallar ordföranden eller sekreteraren in den ersättare som är tillgänglig och står i tur att tjänstgöra.
Deltagande i sammanträde 46 §
En ledamot får inte delta i en nämnds sammanträde på distans.
Upprop 47 §
En uppropslista som utvisar de ledamöter och ersättare som tjänstgör ska finnas tillgänglig under hela sammanträdet.
I början av varje sammanträde uppropas samtliga ledamöter och ersättare.
Beslutsordning 48 §
När nämnd har förklarat överläggningen i ett ärende avslutad går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats rätt.
Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller återtas, om inte nämnd enhälligt beslutar att medge det.
Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot eller tjänstgörande ersättare som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt.
En ledamot eller tjänstgörande ersättare som avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden, innan beslutet fattas. En ledamot eller tjänstgörande ersättare som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om beslutet har fattats med acklamation.
Omröstning 49 §
Omröstningarna genomförs så att ledamöterna och de tjänstgörande ersättarna avger sina röster efter upprop.
Uppropet sker enligt uppropslistan. Ordföranden avger alltid sin röst sist.
Sedan omröstningen har avslutats, befäster ordföranden detta med ett klubbslag.
Därefter får inte någon ledamot eller tjänstgörande ersättare avge sin röst. Inte heller får någon ledamot eller tjänstgörande ersättare ändra eller återta en avgiven röst efter klubbslaget.
Om oenighet uppstår om resultatet av en öppen omröstning, skall en ny omröstning genomföras omedelbart.
Justering av protokoll 50 §
Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden får besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.
Tidpunkt för justeringen ska fastställas av nämnden innan sammanträdet avslutas.
Reservation 51 §
Om en ledamot eller tjänstgörande ersättare har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska detta göras skriftligen. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.
Offentliga nämndsammanträden 52 §
Nämnd får besluta om offentliga sammanträden med de begränsningar som framgår av kommunallagen. Nämnden avgör om nämndens sammanträden ska vara öppna helt eller delvis.
52 a §
Om kommunfullmäktige har överlåtit till en nämnd att besluta i ett ärende som har väckts genom medborgarförslag, får nämnden med de begränsningar som framgår av kommunallagen besluta att den eller de som har väckt ärendet får närvara när nämnden behandlar ärendet. Nämnden får även medge att förslagsställare får yttra sig i ärendet.
Undertecknande av handlingar 53 §
Avtal och andra handlingar som beslutas av kommunfullmäktige, ska undertecknas enligt de regler som gäller för motsvarande handlingar beslutade av kommunstyrelsen. Handlingar utfärdade i fullmäktiges namn undertecknas dock på det sätt arbetsordning för Ale kommunfullmäktige (39 §) anger.
I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar inom nämndens verksamhetsområde.
Delgivning 54 §
Delgivning med nämnd sker med ordföranden, sektorchefen eller annan anställd som nämnden utser.