Ägardirektiv avseende Älvdalen Vatten och Avfall AB
Ägardirektiv avseende Älvdalen Vatten och Avfall AB
Detta ägardirektiv avser Älvdalen Vatten och Avfall AB, (556794-1561), nedan kallat bolaget, och har fastställts på bolagsstämma 2013-06-05
1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen
Bolaget ägs av Älvdalens kommun. Bolaget är en del av kommunens verksamhet och ska i sin verksamhet beakta detta. Bolagets verksamhet regleras, utöver av lag och av bolagsordning, av direktiv utfärdade av kommunfullmäktige i Älvdalens kommun, fastställda av bolagsstämman.
Förutom lag och författning, bolagsordning och ägardirektiv regleras bolagets verksamhet och förhållande till kommunen genom
• Kommunstyrelsens reglemente
• Styr- och policydokument antagna av Älvdalens kommunfullmäktige
• Förekommande avtal mellan kommunen och bolaget
• Mål och riktlinjer som fastställts av Älvdalens kommunfullmäktige
• Uppdrags- och samarbetsavtal samt aktieägaravtal mellan Älvdalen Vatten och Avfall AB, Orsa Vatten och Avfall AB samt Mora Vatten AB avseende det gemensamt ägda bolaget Nodava AB.
2. Kommunens direktivrätt
Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv såvida de inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning (exempelvis aktiebolagslagen eller offentlighets- och sekretesslagen) eller strider mot bolagets intresse.
Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.
3. Kommunens ledningsfunktion
Bolaget står enligt 6 kap 1 § kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen i Älvdalens kommun. Kommunstyrelsen utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsens reglemente.
Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som de begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse.
Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap 1 a § kommunallagen har att fatta årliga beslut om huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
4. Offentlighet och sekretess
Bolaget omfattas av offentlighetsprincipen. Beslut om avslag på begäran att lämna ut eller ta del av handling ska fattas av VD eller annan person om VD så beslutar.
Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett.
5. Bolagets verksamhet
Föremålet för bolagets verksamhet anges i bolagsordningen. Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får heller inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen.
Bolagets verksamhet framgår av bolagsordningen § 3.
6. Bolagets ändamål
Syftet med och målsättningen för bolagets verksamhet framgår av bolagsordningen. Bolaget ska bedriva sina verksamheter på affärsmässig grund men till samhällelig nytta och med beaktande av likställighets-, självkostnads- och lokaliseringsprincipen.
Älvdalens kommuns syfte med att äga bolaget är
• att äga vatten-, avlopps- och avfallsanläggningar inklusive återvinningscentraler i Älvdalens kommun
• att tillsammans med Mora och Orsa kommuner i det gemensamt ägda bolaget Nodava AB säkerställa en långsiktigt effektiv och kundorienterad verksamhet som bättre möter framtidens krav och behov än vad var och en av ägarkommunerna själv klarar av.
7. Kommunfullmäktiges ställningstagande
Bolaget ansvarar för att Älvdalens kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut fattas som är av principiell betydelse eller annars av större vikt.
Av bolagsordningen framgår att vissa beslut fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamheter om huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelserna i Älvdalens kommun.
8. Förvaltningsberättelsen
Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma.
Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för kommunstyrelsernas uppsikt och beslut enligt 6 kap 1 och 1 a §§.
9. Granskningsrapporten
Det åligger bolagets lekmannarevisorer att årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig över
huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.
Lekmannarevisorerna ska genast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i det avseende som omnämns i första stycket.
10. Ekonomiska mål
Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att kostnaderna för verksamheten täcks genom taxor.
Bolaget ska uppvisa ett nollresultat utifrån att underhållet av bolagets VA-nät och övriga anläggningar ska ligga på en bibehållen standard.
Bolaget ska eftersträva att vid varje tillfälle ha en soliditet på minst 5 %.
11. Finansiering
Bolagets verksamhet finansieras via taxor. Långsiktiga investeringar kan finansieras med lån för vilka kommunen kan lämna borgen. Borgensavgift utgår i dessa fall.
12. Information och ägardialog
Kommunstyrelsen ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. Xxxxxxx ska initiera möten med ägaren om omständigheterna så påkallar.
Bolaget ska till kommunstyrelsen dels redovisa bolagets ställning och resultat per den 30/4 med kommentarer och årsprognos dels en ekonomisk och verksamhetsmässig delårsrapport om minst sex och högst åtta månader innehållande en årsprognos. Bolaget ska senast vid utgången av augusti månad tillhandahålla det underlag som krävs för upprättande av kommunens delårsrapport. Bolaget ska därvid uppmärksamma ägaren på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet.
Kommunstyrelsen ska utan dröjsmål få del av
• ekonomiska och verksamhetsmässiga rapporter enligt kommunens styrprinciper
• protokoll från bolagsstämma
• protokoll från styrelsesammanträde
• bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisorerna
Bolagets presidium, VD och vid behov andra nyckelpersoner i bolaget ska delta vid så kallat ägarrådsmöte. Bolaget kallar till ägarrådsmöte minst två gånger per år.
13. Budget och verksamhetsplan
Bolaget ska årligen fastställa verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren och budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd verksamhetsplan och budget ska tillställas Älvdalens kommun senast den 31 december.
14. Kapitalförvaltning och finansiella mål
Styrelsen ska tillse att bolagets medelsförvaltning sker på ett effektivt sätt och med tillfredsställande
säkerhet. I detta syfte ska, för ledningens hantering av finansfrågorna, det finnas en finanspolicy fastställd av styrelsen och framtagen i samråd med kommunens ekonomichef.
15. Kommunal koncernredovisning och budget
Bolaget ska till Älvdalens kommun lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag (1997:614) om kommunal redovisning.
Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget.
15. Suppleanternas inträdande
Suppleanterna är personliga. Om personlig suppleant inte kan tjänstgöra inträder suppleanter i den ordning de valts av kommunfullmäktige.
Suppleant ska kallas till styrelsens sammanträden. Xxxx tjänstgörande suppleant har närvaro- och yttranderätt vid styrelsens sammanträden.
Suppleant som ej tjänstgör ska åläggas att iaktta samma tystnads- och lojalitetsplikt som ledamot har.
17. Taxa för kopiering av allmänna handlingar
Bolaget ska tillämpa den för Älvdalens kommun vid var tid gällande taxan för kopiering av allmänna handlingar som begärs ut av enskild.
§ 18. Arkivreglemente
Älvdalens kommuns arkivreglemente ska tillämpas i bolaget. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Älvdalens kommun.
§ 19. Bolagsstämma
Bolaget ska årligen senast före utgången av juni månad hålla årsstämma. Av bolagsordningen framgår hur kallelse till bolagsstämma ska ske. Information om bolagsstämma med angivande av tid och plats samt dagordning ska publiceras på bolagets webbplats senast två veckor i förväg. Samma information ska inom samma tid tillställas Älvdalens kommun för möjliggörande av publicering på kommunens webbplats.