Contract
3. Ändamål och omfattning
För samarbetet ska det finnas en gemensam organisation nedan kallad överförmyndarkontoret som ska utföra följande:
• samtliga de uppgifter som delegerats till överförmyndarkontoret enligt 19 kap. 14 § Föräldrabal- ken.
• inom ramen för delegationen ansvarar överförmyndarkontoret för överförmyndarens tillsynsverk- samhet över gode män, förvaltare och förmyndare enligt 16 kap. Föräldrabalken.
• vid icke delegeringsbara förfaranden ska handläggarorganisationen efter föredragning av ärenden presentera överförmyndaren ett förslag till beslut.
• arvoden och kostnadsersättning åt till gode män och förvaltare ingår bara i samarbetet på så sätt att förslag till beslut härom tas fram av handläggarorganisationen. Arvoden och kostnadsersätt- ning utbetalas därefter av samarbetskommunen.
• överförmyndarkontoret ansvarar för dokumentation, dvs. upprätthållande och granskning av per- sonakter.
• rekrytering och utbildning av gode män.
• återsökning av arvoden och kostnader hänförliga till gode män för ensamkommande barn under asyltid. Återsökning sker från Migrationsverket och mottagare är den enskilda samverkanskom- munen. Återsökning sker av arvode till god man och för de tillkommande kostnader som samver- kanskommunen haft och tillställt överförmyndarkontoret för kännedom.
• fullgörande av i framtiden samtliga ställda lagkrav på överförmyndarverksamheten såsom eventu- ell jourverksamhet osv.
4. Organisation
4.1 Överförmyndare
Respektive samverkanskommun utser överförmyndare som till tjänstemännen i den gemensamma organi- sationen delegerar rätten att fatta beslut på överförmyndarens vägnar. Respektive samverkanskommun utser också ersättare till ordinarie överförmyndare.
4.2 Förvaltning
Överförmyndarna i respektive kommun är självständiga myndigheter som delegerar beslutanderätt till Överförmyndare i samverkan i övre Dalarna. Anställningsmyndighet för de tjänstemän som ingår i den gemensamma organisationen är således Mora kommun.
Den gemensamma organisationen har sitt arbetsställe i Mora kommun.
4.3 Utökning
Utökning av verksamhetens omfattning enligt detta avtal (verksamhetsmässigt) ska ske efter samråd med samverkanskommunerna.
Om utökning av samverkanskommuner aktualiseras, ska samråd ske med samtliga befintliga samverkans- kommuner. Det är dessa som samfällt beslutar om huruvida utökning av antalet samverkanskommuner ska ske eller ej, samt villkor för en utökning.
4.4 Delegering
Överförmyndaren kan delegera beslutanderätt i alla ärenden förutom:
• framställning eller yttrande till kommunfullmäktige
• beslut om att entlediga eller skilja en god man eller förvaltare från uppdrag (olämpliga gode män/förvaltare)
• beslut om att häva avtal om sammanlevnad i oskiftat bo
• föreläggande av vite
• avslagsbeslut
Handläggare som har delegation att besluta i överförmyndarens ställe kan när så är nödvändigt hänskjuta beslutet till överförmyndaren.
Beslut som fattas på delegation behöver inte anmälas till respektive överförmyndare.
4.5 Besökstider
Den gemensamma organisationen beslutar om telefontider och eventuella besökstider. Det åligger sam- verkanskommunerna att tillhandahålla lämplig lokal för besök utan kostnad för värdkommunen.
5. Ekonomi
5.1 Budget
Värdkommunen ska för den gemensamma organisationen årligen upprätta och fastställa budget i samråd med övriga samverkande kommuner. Förslag till preliminär budget ska av värdkommunen tillställas övriga samverkande kommuners kommunstyrelser före februari månads utgång. Synpunkter ska vara Mora kommun tillhanda senast den 30 april.
I underlag för budget ska de kostnader som fördelas mellan samarbetskommunerna tas upp utifrån föl- jande kostnader:
• Lön och personalomkostnader
• Telefoni/IT/porto
• Lokaler/hyra/leasing
• Resor/transporter
• Annonsering
• Kompetensutveckling
• Kontorsmaterial/förbrukningsinventarier
• Övr. främmande tjänster/diverse kostnader
• Avgift till värdkommunen (betalas av övriga samarbetskommuner)
5.2 Kostnadsfördelning
Kostnaderna (de totala faktiska kostnaderna) för den gemensamma organisationen fördelas mellan sam- verkanskommunerna utifrån det totala antalet ärenden som respektive kommun hade föregående år.
Gällande kostnadsberäkning: ”Vanliga” ärenden beräknas utifrån faktiskt antal ärenden per kommun. EKB-ärenden (ensamkommande barn) beräknas, med anledning av dessa ärendens komplexitet, utifrån faktiskt antal ärenden gånger 3.
Ersättning ska av respektive kommun betalas till värdkommunen halvårsvis i förskott enligt budget och kostnadsfördelning. Beloppen ska vara Mora kommun tillhanda senast den 30 januari resp. 30 juli.
Eventuella årliga över- och underskott ska regleras före februari månads utgång. Slutregleringen görs ge- nom att statistik över antal faktiska ärenden per kommun sammanställs.
Överförmyndarkontoret ska ta fram månadsvisa uppgifter om antal ärenden per kommun.
Utifrån det statistiska underlaget beräknas exakt kostnadsfördelning. Detta innebär att några kommuner kan få tillbaks pengar alternativt få en ytterligare faktura.
Anser någon av samarbetskommunerna att fördelningen är oskälig, kan den kommunen uppta förhand- lingar med de övriga kommunerna för det enskilda året. Träffas överenskommelse om annan fördelning av organisationens kostnader för ett enskilt år anses avtalet inte uppsagt, utan löper nästkommande år vidare med överenskommen fördelning. Kan överenskommelse inte träffas gäller vad som stadgas i punk- terna 7.3 och 7.4.
Arvoden och kostnadsersättningar till gode män och förvaltare samt kostnader för överförmyndare och ersättare omfattas inte av samarbetet. För dessa kostnader ansvarar respektive huvudmans hemkommun.
6. Övriga bestämmelser
6.1 Insyn i förvaltningen
Kontaktperson i respektive samarbetskommun är vald överförmyndare.
Samverkanskommunerna har genom sina överförmyndare rätt till löpande insyn i den gemensamma orga- nisationens verksamhet och de personärenden som är hänförliga till den egna kommunen.
6.2 Arkiv, akter och register
Personakter ska förvaras i värdkommunen. Då ärende upphört ska akten överlämnas för arkivering enligt dokumenthanteringsplan till centralarkiv i respektive samarbetskommun. Övriga handlingar som ska beva- ras enligt dokumenthanteringsplanen överlämnas till centralarkiv i respektive samarbetskommun enligt planen.
Datasystem och register som förs av den gemensamma organisationen ska ständigt ajourhållas.
6.3 Rapportering
Enligt punkt 5.2 i detta avtal ska överförmyndarkontoret ta fram månadsvisa uppgifter om antal ärenden per kommun. Dessa uppgifter ska månatligen översändas till respektive kommuns överförmyndare.
6.4 Utvärdering
Detta samarbetsavtal ska årligen utvärderas. Att särskilt beakta vid utvärderingen är att verksamheten ska bedrivas med hög kvalitet (rättssäkerhet) och att verksamheten ska bedrivas så kostnadseffektivt som möj- ligt.
Det är värdkommunens ansvar att säkerställa att årlig utvärdering sker.
6.5 Försäkring
Värdkommunen tecknar och vidmakthåller erforderliga försäkringar för överförmyndarkontorets verk- samhet.
7. Giltighetstid och uppsägning
7.1 Tillägg, ändringar och omförhandling
Om förutsättningarna för samverkan enligt detta avtal avsevärt minskar eller förändras på annat påtagligt sätt får avtalet omförhandlas.
Tillägg och ändringar av detta avtal ska ske skriftligen för att vara gällande och beslutas av samtliga kom- munfullmäktige.
Om samverkanskommunerna efter omförhandling inte kan enas om ändringar/tillägg gäller avtalet på oförändrade villkor intill dess att avtalet upphör för samarbetskommun enligt vad som stadgas i bestäm- melsen om uppsägning (punkt 7.3).
7.2 Tvist
Tvist angående tillkomsten, tolkningen, tillämpningen eller giltigheten av detta avtal ska i första hand av- göras genom förhandling mellan parterna. Om detta visar sig ogörligt ska tvist prövas av allmän domstol.
7.3 Avtalstid och uppsägning
Detta avtal gäller från undertecknandet till och med 31 december 2019. Om samarbetsavtalet inte sägs upp av samverkanskommun senast 24 månader före avtalstidens utgång förlängs avtalet med fyra år för varje period med 24 månaders uppsägning.
Om en enskild kommun önskar säga upp avtalet gäller en uppsägningstid med 24 månader eller annan tidpunkt som parterna enas om.
Uppsägning av avtalet gäller endast för den samarbetskommun som säger upp avtalet. För övriga fortsät- ter samarbetsavtalet att gälla såvida omständigheterna inte är sådana att samarbetet uppenbarligen inte kan fortsätta.
Uppsägningen om 24 månader ska ses mot bakgrund av att värdkommunen ska få rimlig tid för anpass- ning av sina personalresurser.
7.4 Samarbetets upphörande
I det fall den gemensamma organisationen upphör fördelas tillgångarna och avvecklingskostnaderna på samma sätt som kostnaderna för verksamheten enligt punkten 5.2.
Då organisationens personal är anställda av värdkommunen åligger det övriga samverkande kommuner att vid avtalets upphörande, om de avser att anställa personal för handläggning av sin överförmyndarverk- samhet, erbjuda personalen i den gemensamma organisationen anställning i denna verksamhet.
Det åvilar den gemensamma organisationen att vid samarbetets upphörande till respektive kommun över- lämna personakter, register och övriga handlingar.
7.5 Avtalets giltighet
Detta avtal gäller under förutsättning av beslut om godkännande i samtliga samverkande kommuner.
Detta avtal har upprättats i sex original varav parterna tagit varsitt.
2016-06- 2016-06-
Mora kommun Orsa kommun
Xxxx Xxx Xxxxxx Xxxxxx
Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens ordförande
2016-06- 2016-06-
Älvdalens kommun Rättviks kommun
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx
Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens ordförande
2016-06- 2016-06-
Leksands kommun Vansbro kommun
Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens ordförande