Upphandling och inköpsfrågor 7/11 kl 13.00 hos Inköp Gävleborg

Upphandling och inköpsfrågor 7/11 kl 13.00 hos Inköp Gävleborg

Närvarande: Xxxxx, Xxxxxx, Xxxx, Xxxxx, Xxxxxxx, Xxxxx

Gemensamma avtal som gäller för alla

Inköp Gävleborg lyfter över alla gemensamma avtal, så de blir tillgängliga för Hälsinglands Utbildningsförbund.

Avtal som Inköp Gävleborg har gjort för specifika kommuner

Inköp Gävleborg lyfter även över de avtal som de har handlat upp för en specifik kommun i sin helhet. De blir då tillgängliga för hela Hälsinglands Utbildningsförbund.

Medlemskap i Inköp Gävleborg

Vi lyfter ett förslag till avtal med Inköp Gävleborg till direktionen, samtidigt lyfts förslag till upphandlingspolicy och upphandlingsreglemente.

IT avtal

Det blir ett möte med Inköp Gälveborg och Söderhamn Nära m fl den 14/11.

- Först krävs ställningstagande och avtal mellan Nära och Direktionen om att Nära ska leverera ”hela färdiga tjänster”. Nära ska i så fall sitta på avtalen och upphandla all utrustning/IT-lösningar.

Det är en ambition att: Den IT-utrustning som redan finns (allt från datorer, switchar, fiber etc) ska användas vidare i Hälsinglands Utbildningsförbund. Men ännu inte säkerställt hur Nära kan sköta support och drift.

Inköpssystem

Söderhamns Ekonomienhet har också ambitionen att Inköpssystemet ska vara igång direkt vid verksamhetsövergång. Xxxxxxx och Xxxx Xxxxxxx diskuterar och gör upp en plan.

Försäkringar

Försäkringsfrågorna bereds på två fronter. Personalcheferna bereder försäkringslösningarna inom personalsidan, det mesta styrs av Pactas lösningar. Ekonomigruppen bereder övriga försäkringsfrågor och har hjälp av Inköp Gävleborg samt befintlig försäkringsmäklare. Xxxxx xxxxxxx över kommunikationen mellan ekonomichefen i Bollnäs och försäkringmäklaren, så Xxxxxxx kan ta kontakt med den sistnämna, lägga upp arbetet med ev upphandling – ta fram avtalsförslag på aktuella försäkringstjänster.

Egna avtal

Xxxxxxx xxxxxxx mallen för kontakt med leverantören, som i princip säger att denna verksamhet (gy, vux, gysär) har handlat på X-kommuns avtal med er. Verksamheten går nu över till ny huvudman Hälsinglands Utbildningsförbund. Hälsinglands Utbildningsförbund vill fortsatt avropa/handla på det avtalet….

Kommunerna fyller sedan på med de egna avtalen i IKG:s databas. Skickas i ifyllt excellmall till Xxxxxxx. Det är viktigt att det dokumenteras vad som är gjort (t ex leverantören har fått brev med info om xxxxx den 2014-11-xx)

OBS! Det dyker upp ”avtalslösa” områden där verksamheterna behöver köpa tjänst. Då är det viktigt att komma igång med upphandling (form beroende på omfattning) och teckna avtal.

Avtal för IT, system

T ex:

- Elevadministrativt system – pågår

- Lärplattform -

- Schemasystem: Flera olika förekommer, bl a Novaschem

Frånvarohanteringssystem: Skola 24 i Söderhamn, annan lösning i Bollnäs och Nordanstig

”FC” – Xxxxx elevadministrativs system för vux. Det kommer vuxenutbildningen att ha tillgång till genom HUTB även framåt.

IT-gruppen behöver titta på alla avtal och göra en vattendelare mellan de avtal som ska hanteras gemensamt och de där verksamheterna i resp kommun ska ta initiativet. Troligen sker detta 24/11.

- Identifiera de områden där delprojekt 6 hanterar avtalen, t ex ser till att avtalen lyfts in i avtalsdatabasen för Hälsinglands Utbildningsförbund, förlänger befintliga avtal eller gemensamt för Hälsinglands utbildningsförbund påbörjar en upphandling.

- Identifiera de områden där verksamheterna ska ta en direkt kontakt och få avtalen ”överskrivna till förbundet och förlängda”.

Nästa Möte

11 december 2014 hos Inköp Gävleborg i Söderhamn.

/Xxxxx Xxxxxxxx

Fk några noteringar 2014-11-14 Avtal och IT

De flesta avtalen ska sannolikt ligga centralt i Hälsinglands Utbildningsförbund. Söderhamn Nära ska ha tekniska avtal (system, kommunikation mm). Pelle och Söderhamn Nära börjar med att gå igenom alla IT-avtal som ligger hos IKG eller är inrapporterade dit fr kommunerna. Upphandlingsansvariga i kommunerna måste få en återkoppling om det är avtal som de ska hantera.

Pelle lyssnar in erfarenheter och råd från andra som har gjort denna resa. Xxxxx förmedlar kontaktuppgifter till Jämtlands Gymnasieförbund och Kunskapsförbundet Väst.

Pelle och delprojekt 6 gör en bred process för att fånga in verksamhetens krav. I de flesta fall kommer befintliga avtal att behöva gälla in i förbundet. Behov av förlängning? När ska avtal sägas upp?

Hur ska roller och ansvar se ut mellan Hälsinglands Utbildningsförbund och Söderhamn Nära? Vad ska regleras? Vad ingår i grunduppdraget? Hur hanteras tilläggstjänster? Betalt för tjänster – självkostnadspris. /Marie