Upphandlingsdokument2022-11-21
2022-11-21 |
Upphandlande organisation Adda Inköpscentral AB | Upphandling Företagshälsovård STIC 2023 10579 Version 2: publicerad 2022-10-19 10:50 Sista anbudsdag: 2022-11-21 23:59 |
Symbolförklaring
Texten ingår i annonsen | Texten ingår i kvalificeringen |
Texten kommer att ingå i avtalet | Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen |
Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas | Texten/frågan innehåller ESPD-krav |
Frågan är viktad och ingår i utvärderingen | Frågan är viktad och ingår i utvärderingen |
Frågan ställs endast upplysningsvis | Frågan besvaras av upphandlaren |
Frågan är markerad för särskild uppföljning | Uppdaterat avsnitt eller fråga |
9. Kontraktsvillkor
9.1 Kontraktshandlingar och deras inbördes ordning
De här kontraktsvillkoren gäller för avrop som grundar sig på Adda Inköpscentral AB:s (”inköpscentralen”) ramavtal Företagshälsovård STIC 2023, anbudsområde [Företagshälsovård/Personalstöd/Krisstöd] (”ramavtalet”).
Kontraktsvillkoren reglerar förhållandet mellan den upphandlande myndigheten som är avropsberättigad inom ramavtalet (”den upphandlande myndigheten”) och den leverantör som antas för kontraktet genom avrop (”leverantören”). Ramavtalet har alla villkor fastställda för avrop. Det är därmed dessa – och inga andra – villkor som gäller mellan den upphandlande myndigheten och leverantören.
Med ”kontrakt” avses det avrop som görs från ramavtalet och leverantörens accept/bekräftelse på att avropet accepteras.
Med ”ramavtalsupphandlingen” avses den upphandling som har resulterat i ramavtalet.
I kontraktet ingår nedan angivna handlingar. Kontraktshandlingarna kompletterar varandra vid en tolkning av kontraktet. Om kontraktshandlingarna är motsägelsefulla gäller de i följande ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat.
1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontraktet med bilagor
2. Kontraktet med bilagor, inklusive dessa kontraktsvillkor
3. Skriftliga ändringar och tillägg till ramavtalet
4. Ramavtalet med bilagor
Bilagor till kontraktsvillkoren
• Bilaga 01 – Kontaktpersoner till parterna
• Bilaga 02 – Underleverantörer
• Bilaga 03 – Pris
9.2 Leverantörens åtaganden
9.2.1 De tjänster som kontraktet omfattar och leverantörens ansvar
Leverantören ska tillhandahålla tjänster inom [Företagshälsovård/Personalstöd/Krisstöd] enligt de krav och villkor som framgår av ramavtalet och dessa kontraktsvillkor.
Leverantören ska aktivt skaffa sig kännedom om och följa de lagar, förordningar, myndighetskrav, regler, normer, standarder och föreskrifter som vid var tid gäller för leverantörens verksamhet.
Leverantören har ett fullständigt och odelat ansvar för att fullgöra alla åtaganden och förpliktelser enligt kontraktet. Leverantören ska se till att på bästa sätt ta tillvara den upphandlande myndighetens intressen.
Leverantören ska på egen bekostnad ha alla tillstånd m.m. som krävs för att leverantören ska kunna fullgöra sina åtaganden enligt kontraktet.
9.2.2 Uppföljning och insyn
Leverantören ska ge den upphandlande myndigheten eller dess ombud tillträde till och insyn i sin eller underleverantörers verksamhet i den utsträckning som krävs för att kunna kontrollera att leverantören lever upp till sina åtaganden enligt kontraktet samt de sociala villkoren i "Hållbara leveranskedjor" i ramavtalet. Skyldigheten att ge tillträde och insyn gäller till och med ett år efter det att kontraktet har löpt ut.
För uppföljning av de sociala villkoren i "Hållbara leveranskedjor" i ramavtalet kan den upphandlande myndigheten, eller dess ombud, komma att granska tidrapportering, scheman, lönespecifikationer och anställningsavtal. Sådan granskning ska vara förenlig med dataskyddsförordningen. Den upphandlande myndigheten eller dess ombud ska också ha möjlighet att intervjua arbetstagare som omfattas av dessa villkor.
Leverantören ska utan kostnad medverka vid den upphandlande myndighetens uppföljning av kontraktet, oavsett vilket eller vilka villkor som följs upp.
9.2.3 Marknadsföring
Leverantören får inte hänvisa till kontraktet i sin marknadsföring på ett missvisande sätt. Leverantören ska omedelbart sluta med marknadsföring som den upphandlande myndigheten bedömer vara missvisande eller oförenlig med den upphandlande myndighetens värderingar eller verksamhet.
9.2.4 Sekretess, informationssäkerhet och personuppgifter
Leverantören förbinder sig att följa de bestämmelser om sekretess i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, lagen om företagshemligheter (2018:558) eller vid var tid gällande annan tillämplig författning som gäller för den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten ska ha rätt att ingå sekretessavtal med enskilda medarbetare hos leverantören eller underleverantörer, som genom uppdraget kan få tillgång till uppgifter för vilka sekretess gäller, för att ålägga den enskilde att iaktta motsvarande sekretess. Sekretessen gäller även efter att leverantörens kontrakt med den upphandlande myndigheten har upphört. Leverantören ska medverka till att sekretessavtal ingås och meddela den upphandlande myndigheten bland annat vilka medarbetare som berörs.
Om leverantören behandlar personuppgifter för den upphandlande myndighetens räkning ska ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal upprättas mellan den upphandlande myndigheten (personuppgiftsansvarig) och leverantören (personuppgiftsbiträde). Personuppgiftsbiträdesavtalet
ska innehålla instruktioner om hur behandlingen får utföras och vilka informationssäkerhetskrav som gäller. Leverantören ska följa allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, dataskyddslagen, samt övriga vid var tid gällande bestämmelser om behandling av personuppgifter.
Den upphandlande myndigheten kan dock istället godta att motsvarande regleringar i leverantörens standardvillkor ska tillämpas, förutsatt att standardvillkoren uppfyller lagens krav och den upphandlande myndighetens instruktioner för behandling av personuppgifter.
Leverantören har bara rätt att bearbeta eller lagra personuppgifter i, eller överföra dem till, ett land som inte är medlem i EU eller EES om någon av följande förutsättningar är uppfylld:
a. det finns en adekvat skyddsnivå i mottagarlandet,
b. den registrerade har gett sitt samtycke till överföringen,
c. de situationer som uttryckligen anges i allmänna dataskyddsförordningen och dataskyddslagen är tillämpliga, eller
d. det är tillåtet enligt föreskrifter eller särskilda beslut av svenska regeringen eller Integritetsskyddsmyndigheten p.g.a. att det finns tillräckliga garantier för att de registrerades rättigheter skyddas. Sådana garantier kan finnas genom
• standardavtalsklausuler som EU‑kommissionen har godkänt, eller
• bindande företagsinterna regler, så kallade Binding Corporate Rules.
Om det blir aktuellt att föra över personuppgifter till tredje land ska leverantören uppvisa dokumentation för den upphandlande myndigheten som styrker att bestämmelsen är uppfylld innan överföring påbörjas.
Leverantören ska göra villkoren gällande i avtal med sina underleverantörer.
9.2.5 Säkerhetskrav
Leverantören ska följa ramavtalets krav, instruktioner och föreskrifter om säkerhet.
Den upphandlande myndigheten och leverantören ska teckna ett säkerhetsskyddsavtal för att ett uppdrag inom en säkerhetskänslig verksamhet eller en verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet ska kunna påbörjas. Berörda personer hos leverantören och underleverantörer ska genomgå en säkerhetsprövning och en eventuell registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) och säkerhetsskyddsförordningen (2021:995) eller vid var tid gällande bestämmelser.
9.2.6 Redovisning av statistik
Leverantören ska utan kostnad för den upphandlande myndigheten redovisa statistik över försäljningen inom kontraktet på det sätt som anges i uppdhandlingsdokumenten i ramavtalsupphandlingen, se under "Statistik" i "Generella krav".
9.2.7 Leverans av tjänster
Leverantören ska tillhandahålla tjänster som uppfyller de krav som följer av ramavtalet. De delar av tjänsten som saknar krav på ett mätbart resultat ska utföras fackmässigt. Tjänster ska utföras på den plats som anges av den upphandlande myndigheten.
Om leverantören i sitt anbud inför kontraktet har angett en eller flera personer som kommer att vara särskilt viktiga för att kunna fullgöra kontraktet får leverantören inte byta ut någon av dem utan att den upphandlande myndigheten först skriftligen godkänt det. Om leverantören byter ut en sådan person ska leverantören tillhandahålla en annan person med motsvarande kompetens.
9.2.8 Samverkan med andra leverantörer och vid avveckling
Om ett kontrakt är en del av en större leverans där även andra leverantörer är inblandade ska leverantören samverka med dem för att uppnå bästa möjliga resultat för den upphandlande myndigheten.
Vid avveckling av den verksamhet som kontraktet omfattar ska leverantören vara behjälplig utan kostnad för den upphandlande myndigheten. Leverantören ska medverka till att verksamheten överlämnas till en ny leverantör som den upphandlande myndigheten har utsett. Leverantören ska lämna den information som är nödvändig för att verksamheten på ett tillfredsställande sätt ska kunna avvecklas eller överlämnas till en ny leverantör. Leverantören ska i nära samarbete med den upphandlande myndigheten planera och genomföra avvecklingen eller överlämningen.
9.2.9 Systematiskt miljöarbete
Leverantören ska vid avtalsstart och under hela avtalsperioden bedriva ett systematiskt och dokumenterat miljöarbete, i enlighet med ramavtalets villkor, som är öppet för granskning av den upphandlande myndigheten eller den upphandlande myndighetens ombud.
9.2.10 Systematiskt kvalitetsarbete
Leverantören ska vid avtalsstart och under hela avtalsperioden bedriva ett systematiskt och dokumenterat kvalitetsarbete, i enlighet med ramavtalets villkor, som är öppet för granskning av den upphandlande myndigheten eller den upphandlande myndighetens ombud.
9.2.11 Underleverantörer
Leverantören ansvarar för åtgärder, arbeten och leveranser från underleverantörer på samma sätt som för sitt eget arbete.
Ett tillägg eller ett byte av en underleverantör får endast ske efter den upphandlande myndighetens skriftliga godkännande.
9.2.12 Meddelande till den upphandlande myndigheten vid kontraktsbrott
Om leverantören får skäl att anta att den på något sätt begår eller riskerar att begå ett kontraktsbrott, ska den omedelbart meddela den upphandlande myndigheten detta.
9.3 Den upphandlande myndighetens åtaganden
9.3.1 Information och tillgång till lokaler m.m.
Den upphandlande myndigheten ska ge leverantören information och tillgång till myndighetens lokaler, utrustning m.m. som är nödvändig för att leverantören ska kunna fullgöra sina åtaganden.
9.3.2 Betalning
Den upphandlande myndigheten ska betala leverantören enligt kontraktets betalningsvillkor. En faktura ska betalas senast 30 kalenderdagar efter det att leverantören har skickat den till den upphandlande myndigheten, förutsatt att leveransen har fullgjorts, fakturan uppfyller kraven enligt kontraktsvillkoren och har förfallit till betalning samt är otvistig mellan parterna.
9.4 Priser
Tjänsternas priser framgår av bilaga 03. Ytterligare kostnader utöver vad som uttryckligen framgår av kontraktshandlingarna får inte tillkomma.
9.5 Fakturering och förfallotid
Fakturering ska ske elektroniskt enligt Peppol BIS Billing 3 eller av SFTI senast rekommenderade meddelandeversion. Endast uppgifter i fakturan som ingår i standarden kommer att beaktas.
Eventuella stödjande handlingar, till exempel underlag för utlägg och vidarefaktureringar, ska bifogas i PDF-format, om inte den upphandlande myndigheten meddelar annat. Leverantörens fakturabild i PDF-format får däremot inte bifogas och kommer inte att beaktas.
Utöver de lagstadgade kraven på fakturainnehåll, respektive kraven i anvisat elektroniskt format, ska fakturor innehålla uppgifter som stöder den upphandlande myndighetens automatiserade avstämning. Fakturan ska utöver de lagstadgade kraven innehålla följande:
a. nödvändiga referenser ska anges:
• kontraktsnummer/kontraktsreferens
• namnet eller projektnumret på ramavtalet som tillämpas
• objekts-ID/referens till fakturerat objekt (vid periodisk faktura)
• avrops-/beställnings-/inköpsordernummer
• kostnadsställe eller beställarens referens
b. debetfakturans fakturanummer ska framgår i kreditfaktura
c. den upphandlande myndighetens faktureringsadress
d. fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter, inklusive brutto- och nettobelopp samt mervärdesskatt
e. vad [varan/tjänsten/byggentreprenaden] avser, leveransdatum, samt
f. betalningsvillkor och förfallodatum samt övriga i kontraktet angivna uppgifter.
En faktura förfaller inte till betalning förrän den uppfyller kraven i a - f ovan.
Leverantören ska skicka fakturan till den upphandlande myndigheten senast en månad efter leveransdatum.
Faktura från leverantören ska omfatta även de delar av uppdraget som utförts av eventuella underleverantörer.
Fakturor får inte överlåtas eller pantsättas utan att den upphandlande myndighetens har godkänt det skriftligt.
Leverantören ska bara om den upphandlande myndigheten särskilt begär det redovisa den administrativa avgiften som leverantören enligt ramavtalet betalar till inköpscentralen på den upphandlande myndighetens faktura.
Leverantören ska kreditera upplupna viten vid nästkommande fakturatillfälle om den upphandlande myndigheten begär det.
9.6 Om leverantören bryter mot kontraktet
9.6.1 Vite vid försening
Om leverantören är försenad med att utföra en tjänst ska leverantören betala vite till den upphandlande myndigheten. Vite utgår med 500 kr, exklusive mervärdesskatt, för varje påbörjad kalenderdag som förseningen varar. Vite ska utgå från dagen då leverantören skulle ha utfört tjänsten fram till dagen då leverantören till dagen då leverantören har tillhandahållit ett avtalsenligt resultat.
Vitet ska betalas under som längst 20 kalenderdagar.
9.6.2 Avhjälpande och vite vid fel
Leverantören ska avhjälpa felet om en tjänst är felaktig enligt "Leverans av tjänster".
Leverantören ska betala vite till den upphandlande myndigheten . Vite utgår med 500 kr, exklusive mervärdesskatt, för varje påbörjad kalenderdag som felet fortfarande föreligger. Vitet ska utgå från dagen efter att en ny tjänst, till följd av reklamation, skulle ha utförts åt den upphandlande myndigheten och fram till dagen då leverantören har tillhandahållit ett avtalsenligt resultat.
Vitet ska betalas under som längst 20 kalenderdagar.
9.6.3 Hävning av kontrakt och skadestånd
Den upphandlande myndigheten får helt eller delvis häva ett kontrakt om
a. leverantörens avtalsbrott är av väsentlig betydelse. Ett avtalsbrott ska exempelvis alltid anses vara av väsentlig betydelse när
i. en vitesgrundande omständighet enligt "Vite vid försening" eller "Avhjälpande och vite vid fel" har förelegat i mer än 20 kalenderdagar, eller
ii. högre priser än vad som gäller enligt kontraktet har tillämpats och leverantören inte har vidtagit rättelse inom tre veckor från det att den upphandlande myndigheten påpekat de felaktiga priserna för leverantören och begärt rättelse
b. leverantören inte inom 30 kalenderdagar efter den upphandlande myndighetens begäran har avhjälpt en sådan omständighet som hade kunnat vara en grund för att utesluta leverantören vid kontraktstillfället
c. leverantören enligt "Force majeure" har varit befriad från skyldigheten att betala vite i 60 kalenderdagar.
Den upphandlande myndigheten får dessutom med omedelbar verkan helt eller delvis häva kontraktet om
1. det kommer fram att leverantören vid fullgörandet av kontraktet har överträtt grundläggande mänskliga fri- och rättigheter,
2. leverantören borde ha uteslutits på grund av överträdelser enligt 13 kap. 1 § LOU eller obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter enligt 13 kap. 2 § första stycket LOU när kontraktet ingicks,
3. leverantören har brutit mot kontraktet vid upprepade tillfällen,
4. avtalsbrottet inte kan avhjälpas,
5. ramavtalet som ligger till grund för kontraktet hävs,
6. det kommer fram att leverantören lämnade oriktiga uppgifter i anbudet som var av betydelse när kontraktet tilldelades,
7. leverantören bytt eller anlitat en underleverantör under ett enskilt kontrakt utan den upphandlande myndighetens godkännande och åtgärden har orsakat myndigheten en väsentlig skada, eller
8. leverantören har överlåtit kontraktet utan den upphandlande myndighetens godkännande och detta har orsakat myndigheten en väsentlig skada.
Om den upphandlande myndigheten häver ett kontrakt, så har den också rätt till ersättning för eventuell skada enligt avsnittet "Ansvar, ansvarsbegränsningar och försäkring", med undantag för om hävning sker med stöd av punkten c. ovan.
9.6.4 Frist för att åberopa kontraktsbrott
Den upphandlande myndigheten förlorar rätten att åberopa leverantörens kontraktsbrott om den inte lämnar ett meddelande till leverantören om kontraktsbrottet inom 60 kalenderdagar efter det att myndigheten märkte kontraktsbrottet. Rätten att åberopa leverantörens kontraktsbrott går dock inte förlorad om leverantören inom den ovan angivna tiden har haft kännedom om sitt kontraktsbrott även utan reklamationen.
9.7 Grunder för förtida uppsägning
Den upphandlande myndigheten får med omedelbar verkan säga upp kontraktet till förtida
upphörande om
a. det framgår av en domstols lagakraftvunna dom eller beslut att ramavtalet eller kontraktet har slutits i strid med upphandlingslagstiftningens bestämmelser om tillåtna ändringar av ramavtal eller kontrakt, eller
b. EU-domstolen i ett avgörande konstaterar att ingående av ramavtalet respektive kontraktet innebar ett allvarligt åsidosättande av EU-rätten.
Vid uppsägning enligt denna punkt bortfaller parternas framtida skyldigheter.
9.8 Ansvar, ansvarsbegränsningar och försäkring
9.8.1 Ansvar för skada
Leverantören ansvarar för samtliga skador som leverantören, eller annan för vilken leverantören ansvarar, orsakar genom vårdslöshet. Om den upphandlande myndigheten gentemot tredje man görs ansvarig för sådan skada, ska leverantören hålla den upphandlande myndigheten skadeslös.
Om leverantören enligt lag eller rättspraxis har ett längre gående ansvar för en skada, ansvarar leverantören oavsett föregående stycke för den uppkomna skadan.
Parternas ansvar för person- eller sakskada begränsas till maximalt 10 000 000 kr per skada och 20 000 000 kr per år.
För ideella skador och rena förmögenhetsskador till registrerad som orsakas till följd av, eller i samband med, en överträdelse av personuppgiftsbiträdesavtal, dataskyddsförordningen, dataskyddslagen samt övriga vid var tid gällande bestämmelser om behandling av personuppgifter, bär den part som orsakar skadan ansvaret för skada som följer av ingånget personuppgiftsbiträdesavtal och därefter det ansvar för skada som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning.
Leverantörens ansvar för annan ren förmögenhetsskada än enligt ovan begränsas till 5 000 000 kr per skada och år.
9.8.2 Försäkring
Leverantören ska under hela kontraktstiden ha försäkringar som täcker leverantörens ansvar enligt "Ansvar för skada".
9.8.3 Ansvar vid grov vårdslöshet och uppsåt
Ansvarsbegränsningarna i "Ansvar för skada" gäller inte om leverantören har orsakat skadan genom grov vårdslöshet eller uppsåt.
9.9 Överlåtelse av kontrakt
Den upphandlande myndigheten får överlåta ett kontrakt till en annan juridisk person om den ska fullgöra de uppgifter som ligger på den upphandlande myndigheten vid kontraktets ingående.
Leverantören får inte överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt kontraktet utan den upphandlande myndighetens medgivande.
Sker en överlåtelse utan den upphandlande myndighetens medgivande har denne rätt att få betalt för den skada som överlåtelsen medfört, enligt avsnittet "Ansvar, ansvarsbegränsningar och försäkring".
9.10 Ändringar och tillägg till kontraktet
Om inget annat specifikt anges, ska ändringar eller tillägg till kontraktet, inklusive bilagorna till kontraktet, göras genom skriftlig överenskommelse mellan parterna.
Ändringar och tillägg till kontraktet som inte är tillåtna enligt upphandlingslagstiftningen är ogiltiga, men de påverkar inte kontraktets giltighet i övrigt.
9.11 Force majeure
Part är inte ansvarig för försening av, eller underlåtenhet att uppfylla, sina åtaganden enligt kontraktet i den mån fullgörandet hindras av en omständighet utom parts kontroll. Med sådan omständighet avses till exempel avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden, eldsvåda, krig, valutarestriktioner, uppror, upplopp, terroristdåd, explosion, lagstadgade hinder under förutsättning att sådan händelse eller omständighet direkt medför att den drabbade parten hindras att fullgöra alla eller en väsentlig del av sina skyldigheter enligt detta avtal. En avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses befrielsegrundande om leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. Befrielsegrund enligt detta avsnitt omfattar inte omständigheter som orsakas av parts vårdslöshet eller bristande uppfyllelse av parts åtaganden enligt kontraktet.
För att part ska ha rätt att göra gällande en befrielsegrund enligt ovan ska denne skriftligen och utan dröjsmål underrätta den andra parten om att sådan omständighet har inträffat. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande.
Part är skyldig att vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av åberopad befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske.
9.12 Meddelanden
Meddelanden ska översändas skriftligen till parternas kontaktperson(er) enligt bilaga 01.
Ett meddelande som har skickats med e-post ska anses ha kommit fram till mottagaren senast en arbetsdag efter att meddelandet har avsänts. Om meddelande istället avsänts med rekommenderat brev ska det anses ha kommit mottagaren till handa efter två arbetsdagar.
9.13 Xxxxxx och tvister
Svensk materiell rätt gäller för kontraktet.
Tvister med anledning av kontrakt ska avgöras av svensk allmän domstol inom den domkrets där den upphandlande myndigheten har sitt säte.