ANBUDSFÖRFRÅGAN
ANBUDSFÖRFRÅGAN
1. DIARIEUPPGIFTER
Upphandlingsenhet: Jomala kommun (FO-nummer: 0205023-9), PB 2, AX-22 151 Jomala (nedan ”Beställaren”).
Anbudsförfrågans namn: Städning av Vikingahallen
Anbudsförfrågans diarienummer: 463/2018
Publicering av upphandlingsannons: Upphandlingen har 29.6.2018 annonserats i lokaltid- ningar med allmän spridning i landskapet Åland. Upphandlingen och tillhörande anbudshand- lingar har även lagts upp på Jomala kommuns webbplats (xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx- upphandlingar).
2. FÖREMÅL FÖR UPPHANDLINGEN
2.1. En allmän beskrivning av upphandlingen
Entreprenören ska ansvara för städningen av hela Vikingahallen i Jomala kommun på Åland. De utrymmen som ska städas uppgår till 2 860 m2. Städningen ska göras dagligen före eller efter verksamhetstid (i nuläget före kl. 08.30 och efter kl. 22.00). Vikingahallens placering framgår av bifogad karta (Bilaga 1).
2.2. Uppdragstid och option
Uppdragstiden utgör en period om tjugofyra (24) månader, med planerad begynnelsedag 1.1.2019.
Beställaren har en option att förlänga uppdragstiden med tolv (12) månader (oförändrade vill- kor). Beställaren ska senast tre (3) månader före upphandlingsavtalet slutar att gälla skriftligen meddela entreprenören ifall denne ämnar utnyttja optionen.
2.3. Städning
Entreprenören ska sköta all städning av Vikingahallen före eller efter verksamhetstid (i nulä- get före kl. 08.30 och efter kl. 22.00, men detta kan ändra). Städningen ska om möjligt göras med miljövänliga medel. Städningen ska göras alla vardagar måndag till fredag under tidspe- rioderna 1.1 – 15.6 och 15.8 – 31.12. Under tidsperioden 16.6 – 14.8 utförs städningen varan- nan vecka enligt städinstruktionen förutom vad gäller omklädningsrum, duschrum samt toa- letter som städas varannan dag (måndag, onsdag, fredag). Bifogat denna anbudsförfrågan finns en ritning och rumsförteckning över de utrymmen som ska städas (Bilaga 2). Bifogat finns även en städinstruktion som ska följas (Bilaga 3).
Entreprenören ska även bekosta och tillhandahålla nödvändig städutrustning och material. Vad gäller inköp av förbrukningsartiklar till kunder och personal såsom toalettpapper, pap- pershandukar och handtvål hanteras och upphandlas detta separat av Beställaren.
Entreprenören ska en (1) gång per år, under juli månad, utan extra ersättning utföra en grund- lig städning av Vikingahallen. I den grundliga städningen ingår utöver städinstruktionens fö- reskrifter åtminstone putsning av all utrustning, städning av väggar och golv samt att bona
golven. Entreprenören ska senast en (1) vecka före den grundliga städningen meddela Bestäl- laren när städningen utförs samt vilka städåtgärder som utförs. Beställaren ska senast två (2) dagar före tidpunkten för den grundliga städningen informera entreprenören om eventuella ytterligare städåtgärder som ska utföras under den grundliga städningen.
2.4. Redovisning
Entreprenören och entreprenörens personal ska under uppdragstiden elektroniskt och i Word- format dagligen föra redovisning över att städningen av de utrymmen som ingår i entreprena- den utförs enligt plan. Av redovisningen ska framgå när olika städåtgärder vidtagits, vem som utfört städåtgärderna och hur lång tid de olika städåtgärderna tagit. Redovisningen sänds elektroniskt en gång per vecka till Beställaren. Beställaren har när som helst under uppdrags- tiden rätt att kontrollera redovisningen samt att redovisningen uppdaterats.
2.5. Avfall från verksamheten
Entreprenören ska sortera och placera avfall från städningen på av Beställaren anvisade plat- ser.
2.6. Utrymmen, inventarier och utrustning
Entreprenören ansvarar för all sin egen utrustning och egendom som denne under uppdragsti- den använder för att utföra entreprenaden.
2.7. Alternativa anbud och delanbud
Alternativa anbud och delanbud beaktas inte. Orsaken varför inte alternativa anbud eller del- anbud godkänns är att Beställaren vill ha en samlad tjänst och jämförbara anbud. Eventuella förbehåll mot villkor i denna anbudsförfrågan eller i avtalet om städning vid Vikingahallen (Bilaga 5) är inte heller tillåtet och anbud innehållande förbehåll eller andra villkor kommer inte att beaktas. Ingen förhandling sker efter inlämnat anbud.
3. FORM AV UPPHANDLING
Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger inte det av Europeiska kommissionen fast- ställda tröskelvärdet om 221 000 euro. I enlighet med 1 § 2 mom. landskapslag (ÅFS 80/2017) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tilläm- pas därför inte rikets lag om offentlig upphandling (FFS 1397/2016) på upphandlingsförfa- randet. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande.
4. KRAV PÅ ENTREPRENÖREN
4.1. Tillämplig lagstiftning
Vid utförande av entreprenaden ska entreprenören följa direkt tillämpliga rättsakter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpliga bestäm- melser utfärdade av finska och åländska myndigheter.
4.2. Tillstånd
Ifall entreprenören erhåller upphandlingen ska denne under uppdragstiden inneha ett tillstånd att utöva näring på Åland, se 4 § i landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. Sen- ast då upphandlingsavtalet ingås ska ett näringsrättstillstånd inlämnas till Beställaren.
4.3. Språkligt krav
I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska entreprenören utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsförfrågan på svenska.
4.4. Behövliga intyg och uppgifter
Till anbudet ska leverantören bifoga en högst tre (3) månader gammal:
1. utredning som visar att anbudsgivaren är införd i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskattskyldiga eller motsvarande från annat land;
2. handelsregisterutdrag eller motsvarande från annat land;
3. intyg över betalda skatter från skattemyndigheten eller motsvarande i sitt etable- ringsland eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en betalnings- plan angående skatteskulden har gjorts upp;
4. intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsför- säkringsavgifter eller motsvarande från annat land;
5. utredning om vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller om de cen- trala anställningsvillkoren för personalen; och
6. en redogörelse för hur företagshälsovården är ordnad.
Entreprenören ansvarar även för att eventuella underleverantörer inlämnar ovan begärda intyg till entreprenören och för att underleverantörerna uppfyller ovan ställda krav.
Vad gäller underbildningvarande associationer så behöver dessa inte lämna in i denna punkt nämnda uppgifter och handlingar i samband med att anbudet inlämnas utan handlingarna ska i så fall inlämnas före upphandlingsavtalet ingås. Däremot ska underbildningvarande associat- ioner inlämna ett undertecknat bolagsbildningsavtal och en bolagsordning eller motsvarande i samband med att anbudet inlämnas.
Om entreprenören de senaste tolv (12) månaderna redan ingått ett annat avtal samt därmed inlämnat ovan begärda uppgifter och handlingar till Beställaren behöver uppgifterna och handlingarna inte inlämnas ånyo. Entreprenören ska i sitt anbud i så fall uppge när de begärda uppgifterna och handlingarna inlämnats och i vilket samanhang.
5. ENTREPRENÖRENS PERSONAL
Entreprenören handhar som arbetsgivare den personal som används vid utförandet av entre- prenaden. Entreprenören ska vid utförandet av entreprenaden följa tillämpliga arbetsrättsliga bestämmelser.
Entreprenörens personal ska ha sådan yrkeskunskap som krävs för att utföra entreprenaden.
Entreprenörens personal ska vara enhetligt klädd och försedd med entreprenörens logotyp, så att alla klart uppfattar att Beställaren inte ansvarar för personalen.
6. PRIS OCH ERLÄGGANDE AV BETALNING
6.1. Pris
Entreprenören ska uppge sitt anbud på bifogade anbudsformulär (Bilaga 4). Priserna anges exklusive mervärdesskatt.
6.2. Erläggande av betalning
Ersättningen till entreprenören utgår som en fast månadsersättning. Betalning till entreprenö- ren sker i efterhand mot faktura senast den 20:e varje kalendermånad. Fakturan ska skickas till Beställaren senast femton (15) dagar före förfallodagen. Fakturan ska antingen skickas som en elektronisk faktura till kommunens e-fakturaadress XX0000000000000000 med förmedlarbe- teckning XXXXXX00 eller skickas per e-post till xxxx@xxxxxx.xx i PDF-format. Av fakturan ska mervärdesskattebeloppet framgå.
7. AVTAL
Bifogat denna anbudsförfrågan finns ett avtal om städning vid Vikingahallen (Bilaga 5). Vill- koren i avtalet är icke förhandlingsbara och en del av anbudsförfrågan.
8. BEHANDLING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD
8.1. Behandling av anbud
På inkomna anbud noteras datum. Alla anbud öppnas samtidigt efter det att anbudsfristen löpt ut. Öppningstillfället protokollförs.
Därefter görs en kontroll av de anbud som inlämnats. De anbud som lämnats in för sent eller inte uppfyller kraven i denna anbudsförfrågan beaktas inte.
Det är kommunstyrelsen i Jomala kommun som fattar det slutliga beslutet i upphandlingsför- farandet, varefter anbudsgivarna skriftligen informeras om vem som erhållit upphandlingen. Till det skriftliga meddelandet bifogas en besvärshänvisning.
Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Detta medför att inkomna anbud inte är of- fentliga förrän Jomala kommun fattat ett slutligt upphandlingsbeslut eller då upphandlingsav- talet ingåtts.
8.2. Utvärdering av anbud och kontraktsskrivning
Anbudet med det lägsta totala priset antas (jämförelsen av anbud görs utgående från totalkost- naden för både avtalstiden och optionstiden). Orsaken till varför lägsta pris används som grund är att övriga kriterier beaktas genom andra krav. Tidigast tjugoen (21) dagar efter det att Jomala kommun fattat upphandlingsbeslutet skrivs avtal med den entreprenör som erhållit upphandlingen.
Beställaren har även beslutat att upphandlingen av städningen vid Vikingahallen för tidspe- rioden 1.1.2019 – 31.12.2020 högst får kosta totalt 52 000 euro exkl. mervärdesskatt. Ifall Beställaren väljer att utnyttja optionen gällande en förlängning av upphandlingsavtalet om tolv (12) månader får upphandlingen högst kosta totalt 78 000 euro exkl. mervärdesskatt.
9. INLÄMNANDE AV ANBUD
Sista inlämningsdag: 13.7.2018 kl. 15.00. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte.
Inlämnande av anbud: Anbudet ska inlämnas i slutet kuvert till Jomala kommun, PB 2, AX- 22 151 Jomala, Åland, Finland. Kuvertet ska märkas med texten ”Anbud städning av Vikinga- hallen”. Endast anbud som lämnats in per post eller till informationen i kommunkansliet vid Xxxxxxxxxx 000, 00000 Xxxxxx, Åland eller det låsta postfacket utanför kansliet beaktas.
Anbudets språk: Ska vara svenska (inklusive alla bilagor).
Anbudets giltighetstid: Nittio (90) dagar.
10. INFORMATION OM BEHÖVLIGA TILLSTÅND M. M.
Arbetslagstiftning i Finland: Arbets- och näringsministeriet i Finland (tfn x000 00 000 000).
Tillstånd för att utöva näring i landskapet Åland: Ålands landskapsregering (tfn x000 00 00 000).
11. NÄRMARE UPPLYSNINGAR
Närmare upplysningar om anbudshandlingarna ges av: Xxxxx Xxxxxx, fritidschef
Telefon: x000 (0) 00 00000
Mobil: x000 (0) 000 0000000
E-post: xxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xx
Alla förfrågningar som rör anbudsförfrågan ska skickas per e-post till fritidschef Xxxxx Xxxxxx (xxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xx) med rubriken ”Fråga städning av Vikingahallen” senast 9.7.2018. För att möjliggöra en icke-diskriminerande behandling av anbudsgivare kommer Jomala kommun att publicera alla frågor och svar gällande upphandlingen på xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx.
BILAGOR
– Karta (Bilaga 1)
– Ritning och rumsförteckning över de utrymmen som ska städas (Bilaga 2)
– Städinstruktion (Bilaga 3)
– Anbudsformulär (Bilaga 4)
– Avtal för städning av Vikingahallen (Bilaga 5)