Ägardirektiv 2019-2023 för IT kommuner i Skåne Aktiebolag
Ägardirektiv 2019-2023 för IT kommuner i Skåne Aktiebolag
Inledning
IT kommuner i Skåne Aktiebolag (org. nr 559067-2142) är ett samägt bolag med fyra ägare, Hörby kommun, Höörs kommun, Osby kommun och Östra Göinge kommun.
Direktivet är framtaget av ägarna och beskriver deras förväntningar på bolaget fram till 2023 och ska läsas tillsammans med bolagsordningen. Det beskriver inriktningen på bolagets uppdrag, den roll bolaget har för ägarnas utveckling och den samhällsnytta bolaget ska bidra till. Vidare redovisar direktivet förväntningar på ägarnas styrning och styrelsens arbete.
Bolagets styrelse har att arbeta in ägardirektivets innehåll i bolagets affärsplanering.
Bolagets syfte och uppdrag
Bolaget är ägarnas medaktör för att tillhandahålla informations- och kommunikationsteknik för ägarnas verksamheter och på så sätt öka tillgången till denna teknik i samhället. Ägarna är därigenom både ägare till bolaget och beställare av bolagets tjänster. Bakgrunden till uppdraget är att ägarna har ett ansvar för att deras verksamheter är välfungerande, robusta och stabila, men att man som kommuner också har ett ansvar för att samhällsservicen är konstant tillgänglig och att den möjliggör för medborgarna att vara medskapande i samhällsutvecklingen och ta ansvar för sin livssituation.
Utifrån syftet har bolaget tre särskilda uppdrag:
• Samordna inköp och ägande av informations- och kommunikationsteknik. Resurseffektivitet för ägarna och bolaget skapas när samordning sker i inköp och systemägande.
• Vara en resurs för ägarna i samverkan. Genom att ägarna arbetar med gemensam informations- och kommunikationsteknik skapas samverkansmöjligheter ägarna emellan och bolaget är en resurs i denna samverkan.
• Bistå i förändringsledning inom de områden som kräver stöd av informations- och kommunikationsteknik. Kunskap i förändringsledning behövs för att införa informations- och kommunikationsteknik och genom att driva förändringsledning gemensamt, mellan ägarna och med bolaget, samordnas kompetenser och resurser.
Bolagets inriktning till 2023
Utifrån sitt uppdrag ska bolaget bidra till att:
• Tillgången till informations- och kommunikationsteknik ökar till 2023.
Medborgarnas livsmiljö och samhällets infrastruktur blir allt mer beroende av informations- och kommunikationsteknik. Det finns således en vinning i att öka tillgången till denna teknik för att stimulera en välfärdsteknologi som bidrar till en social och ekonomisk samhällsutveckling.
• Säkerställa att informations- och kommunikationstekniken är tillgänglig, hanteras säkert och är robust mot inre som yttre påverkan.
Tekniken ska vara användarvänlig med hög säkerhet och framtagen under miljömässigt, socialt och ekonomiskt ansvarsfulla förhållanden.
• Effektiv energianvändning i bolaget och i ägarnas verksamheter.
Xxxxxxx ska initiera energieffektivisering och cirkulärt tänk för att utifrån sitt uppdrag bidra till en god natur och miljö.
• Samverkan och verksamhetsutveckling inom ägarkoncernerna.
Bolaget ska stödja god samverkan i verksamhetsutveckling mellan ägarna samt mellan ägarna och bolaget. Bolaget ska ha förmåga att stödja ägarna i den förändringsledning som behövs för att införa ny teknik och beteenden på ett robust sätt.
Genom denna inriktning uppnås följande samhällsmål:
9.C Tillgång till informations och kommunikationsteknik för alla | 11 Hållbara städer och samhällen | 3 Hälsa och välbefinnande |
16 Fredliga och inkluderande samhällen | 7 Hållbar energi för alla | 15 Ekosystem och biologisk mångfald |
Principer för bolaget
Utgångspunkt
• Bolaget arbetar nära ägarna och utför uppdragen utifrån den behovsbild som ägarna kommunicerar.
• Bolaget ska ha en god ekonomisk hushållning som innebär att bolagets tillgångar, som är ekonomiska, humana, miljömässiga och intellektuella, ska värnas samt utvecklas på ett balanserat sätt.
• Bolaget har att se till kommunkoncernernas bästa genom att ha fokus på resurseffektivitet och undvika suboptimering. För att lyckas behöver bolaget, genom dess styrelse, ledning och medarbetare, ha goda insikter i det kommunala uppdraget och förståelse för ägarnas verksamheter och utmaningar.
Verksamhetsmässiga principer
I utförandet av uppdraget har bolaget ett förhållningssätt där bolaget:
• Skapar värde till ägarna och samhället genom att se till ägarens intresse och vara en medaktör för att hantera sociala behov.
• Förstår intressenterna genom att arbeta med intressentdialoger och utifrån förståelsen analysera effekter på bolagets strategier och beteenden.
• Värna integritet. Agera för robusta och säkra system, samt vara ärlig, framåtriktad och pålitlig.
• Xxxxx kompetensen genom att både ha förmåga att utföra uppdraget och bidra med analyser samt lösningsorienterade frågeställningar.
• Säkra god kommunikation genom att vara öppen, pålitlig och informera om väsentliga frågor.
Ekonomiska principer
• Bolaget ska på såväl kort som lång sikt sträva efter en balanserad ekonomisk utveckling i syfte att säkerställa att ägarnas intentioner avseende den strategiska kommunnyttan med ägandet uppnås.
• Alla tillgångar som går över till bolaget ska förvärvas av bolaget till bokfört värde.
• Bolaget debiterar ägarnas förvaltningar och bolag enligt fastställd prislista månadsvis.
• Bolaget ska efterleva självkostnadsprincipen.
• Bolaget ska samverka med Hörby kommun i finansiella frågor i enlighet med Hörby kommuns finanspolicy. Ägarna går i borgen efter ägarandel för de lån som bolaget tecknar och borgensavgiften följer de principer som gäller i Hörby kommun.
Styrning och ledning
Värdeskapande styrelsearbete
Styrelsearbetet är aktivt och värdeskapande genom att styrelsen:
• Formulerar strategiska mål för verksamheten. Styrelsens strategiska planering harmoniserar med ägarnas strategiska inriktning för verksamhetsutveckling och informationsteknik. Styrelsen har vidare att se till bolagets bästa och ägarnyttan även om ledamöterna har andra befattningar inom ägarnas verksamheter.
• Agerar för att bolagets tillgångar värdesäkras. Styrelsen arbetar med flera tillgångar som exempelvis finansiellt kapital och anläggningar, förtroende, natur och miljö, humankapital och intellektuellt kapital. Det senare avser arbetssätt och rutiner tillika algoritmer och andra informationskomponenter.
• Säkerställer att bolaget drivs utifrån ett affärsetiskt beteende. Företagsstyrningen lever upp till lagar och normer samt motverkar förtroendeskadliga aktiviteter.
• Följer upp och utvärderar bolagets prestationer. Detta kan gälla mot uppsatta mål, mot att övervaka att bolagets finansiella och sociala ställning är tillfredsställande och mot att tillse att medelsförvaltningen och hantering av ekonomiska, juridiska, sociala och/eller miljömässiga risker är tillfredsställande. I detta arbete säkerställs att intressenters synpunkter blir ett underlag i den återkommande riskanalys som bolaget genomför.
• Utvärderar sitt arbete och identifierar kommande kompetensbehov inom styrelsen.
Styrelsearbetet är dokumenterat och styrelsen arbetar med:
• Affärsplan
• Arbetsordning med årsarbetsplan
• Rapportinstruktion
• Vd-instruktion
• Inriktning för riskhantering, alternativ intern kontrollplan
• Prissättnings- och debiteringsmodeller
• Styrelse- och vd utvärdering
Verksamhetsstyrning
Styrelsen har att utforma organisationen på det mest funktionella sättet för att tillgodose bolagets uppdrag och inriktning.
Samråd ska ske med ägarna vid rekrytering av verkställande direktör. Bolaget ska vara anslutet till arbetsgivarorganisationen Pacta.
Bemanning och arvodering
Styrelsen bemannas av tjänstepersoner från ägarnas organisationer. De utses av respektive kommunfullmäktige. Eftersom ledamöterna utför uppdraget som del av tjänst utgår inget arvode. En suppleant utsedd av en part kan endast träda in i stället för en styrelseledamot som utsetts av samma part.
Rapportering och uppföljning till ägaren
Styrelsen ansvarar för att bolagets information till ägare, marknad och omvärld ger en korrekt, rättvisande och fullständig bild av bolagets utveckling, ekonomiska och verksamhetsmässiga förutsättningar och risker.
Styrelsen rapporterar till ägarna utifrån principerna om integrerad redovisning vilket innebär att styrelses rapport till ägarna ger information om:
• I vilken grad bolagets strategiska mål nås
• Hur bolagets tillgångar förändras i värde
• Strategiska frågor för bolaget utifrån bolagets omvärlds- och framtidsbild samt utifrån intressenternas förväntningar på bolagets service och tjänster.
• Xxx styrelsen bedriver omvärldsanalys, affärsstrategiska planeringen och riskhantering.
Styrelsen lämnar rapport om ekonomi och verksamhet tre gånger om året. Rapporterna lämnas så att de harmonierar med ägarnas tidplan för delår- och helårsredovisning eftersom redovisning av bolagets verksamhet ingår i det koncernbokslut ägarkommunerna har att upprätta.
Styrelsen ska också överlämna uppgift till ägarna gällande:
• Väsentliga risker bolaget exponeras för. Dessa risker kan vara faktorer som påverkar robustheten i IT- infrastrukturen, förtroendet för ägarens verksamheter.
• Sammanställning av avtal och dess avtalsperiod
• Protokoll från bolagsstämmor, revisionsberättelser och styrelsens protokoll ska överlämnas till respektive kommunstyrelse.
Efter kallelse av respektive kommunfullmäktige eller kommunstyrelse ska styrelsens ordförande och VD lämna information och rapporter om särskilt viktiga händelser och planer.
Ägarstyrning och samspel till ägaren
Bolagets styrning karakteriseras av aktiv ägare och aktiv styrelse som särskiljer sina roller. I syfte att skapa goda förutsättningar för bolaget arbetar ägaren parallellt både med ägarrollen samt beställarrollen.
Bolaget som medaktör till ägarnas verksamhetsutveckling styrs av dessa ägardirektiv och bolagsordningen. Bolagets affärsstrategiska planering bygger på kommunernas strategiska plan. Ägardialoger hålls kontinuerligt för att säkerställa att bolaget arbetar i enlighet med antagna styrdokument.
För att ägarnas verksamhetsutveckling ska samordnas håller kommundirektörerna kontinuerliga ägarsamråd där gemensamma frågor, strategier och förväntningar på bolaget diskuteras. Dessa kommuniceras på ägardialogerna som hålls mellan ägarna och bolagets ledning. På vissa ägardialoger deltar även kommunstyrelsernas ordförande.
För att planera beställningar och identifiera stöd för att driva förändring hålls beställarråd där tjänstepersoner inom ägarnas verksamheter och bolagets medarbetare träffas.
Huvuddokument i bolagsstyrningen är:
• Ägardirektiv
• Bolagsordning
• Ägarnas strategiska plan som bolagsstyrelsen omsätter till en affärsplan
Illustrationen visar ägarstyrningen
Kommunfullmäktiges kontroll över verksamheten
Frågor som är av principiell karaktär eller av större vikt ska lyftas till ägaren och i vissa fall ska kommunfullmäktige i respektive ägarkommun yttra sig i frågan. Exempel på frågeställningar är:
• Större strategiska investeringar
• Andra investeringar eller åtgärder, som innebär ny inriktning
• Förvärv eller försäljning av fast egendom
• Bildande av dotterbolag
• Förändrat ägande
Lekmannarevision
Efter samråd med bolagets ägare fastställer kommunfullmäktige i Hörby grunder för arvode och andra ersättningar till lekmannarevisorer samt motsvarande suppleanter.
Bolaget ska bekosta och stå för utbetalning av den revision som genomförs. Det inkluderar även kostnader för de grundläggande granskningar och fördjupande granskningar som utförs av lekmannarevisionens och dess sakkunniga biträden. Detsamma gäller omkostnader för upphandling av auktoriserade revisorer.
Direktivets fastställande och revidering
Ägardirektivet antas av kommunfullmäktige i respektive ägarkommun. Direktivet tas upp minst en gång per år vid ägarsamråden och uppdateras minst en gång per mandatperiod.