VD-instruktion för VD i Båstad Kommunhus AB

VD-instruktion för VD i Båstad Kommunhus AB

Antagen av styrelsen 2021‐06‐15 § 8

Inledning

Instruktion för verkställande direktören, nedan kallad VD, i Båstad Kommunhus AB,

kommunens mål med koncernen och dels med alla de styrdokument som gäller för koncernen.

Styrelsen för Båstad Kommunhus AB meddelar med denna instruktion riktlinjer och anvisningar för VD för utövande av den löpande förvaltningen samt VD:s uppgifter för styrelsearbetet i övrigt.

Även i Styrelsens Arbetsordning finns bestämmelser som VD ska iaktta.

Styrelsen fastställer för varje år budgetram för bolaget. Inom denna har VD beslutan‐ derätt om annat inte framgår nedan.

VD:s ansvar för bolagets verksamhet enligt ABL begränsas inte genom denna instrukt‐ ion.

§ 1

VD handhar bolagets löpande förvaltning, vilket omfattar:

a. att leda bolagets verksamhet

b. att verkställa styrelsens beslut

c. att ingå för den löpande driften erforderliga avtal

x. att anställa personal med undantag för sådana befattningar som skall tillsättas av styrelsen nämligen VD och avdelningschefer

e. att placera bolagets likvida medel

f. att fullgöra arbetsgivarnas förhandlings‐ och informationsskyldighet enligt MBL

g. att då så är påkallat avskriva fordringsbelopp ej överstigande 100 000 kronor

x. att försälja utrangerade tillgångar

i. att besluta om tjänstledighet, semester, reseersättningar och extern

j. utbildning

x. att tillse att anställd som i sitt arbete får del av uppgifter för vilka sekretess

l. skall råda undertecknar särskild sekretessförbindelse

m. att besluta om rättsliga åtgärder i händelse av tvist vari bolaget utgör part

§ 2

VD skall fatta beslut i förvaltningsfråga som annars ankommer på styrelsen om styrel‐ sens beslut ej kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för bolaget. Om det är möjligt skall beslutet föregås av samråd med styrelsens ordförande. Styrelsen skall så snart möjligt underrättas om åtgärden.

§ 3

VD skall sörja för att bolagets bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt.

§ 4

VD skall så snart anledning därtill föreligger underrätta styrelsen om behov av änd‐ ringar i bolagets organisation och i denna instruktion.

§ 5

VD skall omedelbart underrätta styrelsens ordförande när styrelsens ställningstagande krävs i viss uppkommen fråga.

§ 6

VD skall efterkomma och verkställa styrelsens beslut om dessa tillkommit i behörig ordning.

§ 7

VD skall fortlöpande informera styrelsen om bolagets förhållanden.

§ 8

VD skall i samråd med styrelsens ordförande bereda styrelseärenden och föredra dessa vid styrelsens sammanträden.

‐ Beslut om investeringar utanför antagen budget.

‐ Beslut om avtal med banker och andra kreditgivare, lämnande av lån, garantier, pant och borgen. Finansieringsåtgärder och pantsättningar hänförliga till av styrelsen beslutade projekt kan dock beslutas av VD. Styrelsen skall informeras om vidtagna åtgärder.

‐ Beslut om köp och försäljning av fast egendom.

‐ Beslut om bildande, förvärv eller avyttrande av dotterbolag och förvärv eller avyttrande av aktier eller andelar i andra företag.

‐ Beslut om väsentliga ändringar i bolagets försäkringsskydd.

‐ Beslut om ingående och uppsägning av övriga för bolagets verksamhet betydande avtal.

‐ Beslut om inledande av processer i tvister. Innan undertecknande av rättegångsfullmakt för sådana processer skall styrelsebeslut finnas. Beslut om förlikning eller andra uppgörel‐ ser i sådana processer.

‐ Beslut om ändringar i redovisningssystem som styrelsen har som underlag för kontroll och uppföljning av verksamheten.

§ 9

VD skall i god tid före början av varje nytt räkenskapsår upprätta och underställa sty‐ relsen förslag till årsbudget.

§ 10

VD skall utöva erforderlig kontroll och tillsyn över bolagets övriga befattningshavare.

§ 11

VD äger rätt att inom ramen för sin behörighet delegera beslutanderätt till annan tjäns‐ teman inom bolaget samt att utfärda fullmakt. VD skall utöva erforderlig kontroll över hur sådana överförda befogenheter utnyttjas. För beslut som fattas med stöd av dele‐ gation ansvarar VD.

§ 12

VD får ej handlägga frågor rörande avtal mellan VD och bolaget. Det samma gäller ifråga om avtal mellan bolaget och tredje man om VD i frågan har ett väsentligt intresse som kan vara stridande mot bolagets.

§ 13

VD ska fortlöpande informera styrelsen om förhållandena i de övriga bolagen i koncer‐ nen och vid behov föreslå ändringar i styrdokumenten och i övrigt föreslå erforderliga beslut för att kommunens mål med koncernen ska efterkommas.

§ 14

VD har närvaro‐ och yttranderätt vid styrelsesammanträden i samtliga bolag i koncer‐ nen.

§ 15

VD ska fortlöpande ha samordningsmöten med övriga verkställande direktörer i de bolag som ingår i koncernen.

VD:s deltagande i styrelsens arbete

Det åligger VD att inför styrelsesammanträden sammanställa relevant informations‐ och beslutsunderlag, lämna förslag till dagordning till styrelsens ordförande samt om‐ besörja att styrelsesammanträdesprotokoll delges styrelseledamöterna.

VD, eller i enskilt ärende annan person som fått delegation av VD, skall vara föredra‐ gande vid styrelsesammanträden och därvid lämna motiverade förslag till beslut.

Det åligger VD att förse styrelsens ledamöter med den information som behövs för full‐ görande av styrelsens ansvar att följa bolagets ställning, likviditet och utveckling. Där‐ utöver skall VD fullgöra den rapporteringsskyldighet avseende bolagets ekonomiska förhållanden som följer av instruktionen avseende ekonomisk rapportering.