HBVs Uppförandekod för leverantörer
Diarienummer A129/24
HBVs Uppförandekod för leverantörer
1 Introduktion
Denna uppförandekod beskriver minimiregler avseende miljö, mänskliga rättigheter, arbetsrätt inklusive arbetsmiljö samt antikorruption som HBVs leverantörer ska följa när de gör affärer med HBV.
Denna kod gäller för leverantörer med vilka HBV har avtal med, inklusive moderbolag, dotterbolag, systerbolag och underleverantörer ("Leverantören"). Koden gäller även för alla leverantörernas anställda, oavsett om de är fasta eller tillfälliga eller genom bemanningsföretag ("arbetstagare"). Leverantören ansvarar även för att dess leverantörer och underleverantörer i alla led uppfyller kraven i denna kod.
Genom att leverantören undertecknar avtalet intygas att de krav som är formulerade i detta dokument följs senast från avtalsstart.
2 Bas för koden
Kraven i denna kod bygger på relevant lagstiftning (nationell, regional och annan relevant) och de tio principerna i FNs Global Compact och dess underliggande konventioner och deklarationer, främst FNs allmänna deklaration om de mänskliga rättigheterna, FNs barnkonvention, ILOs tio kärnkonventioner om arbetsvillkor och rättigheter i arbetslivet, Rio-deklarationen om miljö och hållbar utveckling samt FNs konvention mot korruption.
Leverantören ska, i hela sin verksamhet, följa tillämplig lagstiftning i respektive land de bedriver verksamhet. Om denna kod står i konflikt med relevant lagstiftning har lagstiftningen alltid företräde, men om denna kod ställer högre krav än lagstiftningen ska koden ha företräde.
Om en reglering i uppförandekoden står i konflikt med avtalet till vilken uppförandekoden bilagts, har avtalet företräde endast om det däri ställts högre krav än i uppförandekoden.
3 Mänskliga rättigheter och arbetsrätt
Leverantören ska stödja och verka för att mänskliga rättigheter respekteras.
3.1 Rättvis och lika behandling
Leverantören ska behandla alla anställda med respekt och värdighet och skydda arbetstagarnas rätt till integritet. Alla arbetstagare ska behandlas lika oavsett kön, ålder, civilstånd, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet,
Diarienummer A129/24
nationalitet eller nationellt ursprung, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning eller sexuell läggning.
3.2 Barnarbete och unga arbetare
Det är strängt förbjudet att använda barnarbete. Om leverantören anställer unga arbetstagare under 18 år måste leverantören visa att de inte utför farligt arbete, tungt arbete, arbetar nattskift eller övertid. Arbetstagarna måste vara minst 15 år, alternativt den lägsta arbetsålder reglerad i nationell lagstiftning, beroende på vilket som är högst för att inneha ett heltidsarbete. Arbetstagare under denna ålder, men över 12 år eller den lägsta arbetsålder som regleras i nationell lagstiftning, får endast utföra enklare arbetssysslor som inte på något sätt skadar barnets utveckling eller inkräktar på dess skolgång.
3.3 Tvångsarbete
Allt tvångsarbete, ofrivilligt arbete, obetalt arbete samt så kallat modernt slaveri som trafficking är otillåtet. Alla anställda har rätt att få ett anställningskontrakt, skrivet på ett språk de förstår. Arbetare ska ha rörelsefrihet, det vill säga rätt att lämna arbetsområdet utanför arbetstid, under sin anställning. Arbetsgivaren får inte beslagta ägodelar, identitetshandlingar eller hålla inne med löneutbetalningar.
Anställda får inte utsättas för kroppslig bestraffning eller annan form av fysiskt, sexuellt eller psykologiskt straff eller trakasseri.
3.4 Föreningsfrihet och rätten till kollektiva förhandlingar
Arbetstagare har föreningsfrihet på alla nivåer. HBVs leverantörer får inte hindra arbetstagare som önskar ansluta sig till föreningar, organisationer eller förhandla kollektivt. Det är fullt ut arbetstagarens beslut om han/hon vill ansluta sig till en förening eller förhandla kollektivt. I länder där föreningsrätten är begränsad eller under utveckling ska leverantören se till att en av arbetarna fritt vald representant kan träffa ledningen och diskutera löner och arbetsplatsfrågor utan negativa konsekvenser.
3.5 Arbetstider och arbetsersättning
Den ordinarie arbetstiden får högst uppgå till 48 timmar per vecka eller 60 timmar per vecka inkluderat 12 timmars övertid, om inte lagstiftning eller kollektivavtal anger annat. Övertid ska vara frivillig. Lön, övertidsersättning och andra arbetsförmåner ska vara densamma eller överstiga minsta tillåtna ersättning enligt tillämplig lag alternativt i nivå med för relevant kollektivavtal inom branschen. Löner ska betalas regelbundet och tidsenligt. Anställda ska ha rätt till minst en dag ledigt för varje sjudagarsperiod samt minst tre veckors betald semester.
3.6 Arbetsmiljö
Diarienummer A129/24
Leverantören ska tillhandahålla en trygg och säker arbetsmiljö genom att säkerställa ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Riskbedömningar ska genomföras regelbundet för att identifiera arbetsrisker följt av förebyggande åtgärder. Leverantören ska till exempel säkerställa ett tillräckligt brandskydd, att maskiner är utrustade med lämpliga skyddsmekanismer och att personlig skyddsutrustning tillhandahålls på företagets bekostnad. Samtliga byggnader ska vara väl underhållna och utrustade med tillräcklig belysning, erbjuda behaglig temperatur och väl fungerande ventilationssystem. Regelbunden utbildning i hälsa och säkerhet ska ges till arbetstagarna. Arbetsrelaterade olyckor ska dokumenteras, rapporteras, utredas och förebyggande åtgärder ska vidtas.
4 Miljö
Leverantören måste följa tillämplig miljölagstiftning i det land där de bedriver verksamhet, iaktta försiktighetsprincipen samt aktivt arbeta för att ständigt minska negativ miljöpåverkan. Leverantören ska därför ha erforderlig kunskap om och kontroll över sin egen miljöpåverkan.
4.1 Energiförbrukning och utsläpp av växthusgaser
Energi ska användas på ett ansvarsfullt sätt och leverantören ska sträva efter att minska förbrukningen och regelbundet övervaka energianvändningen. Leverantören ska prioritera användningen av
förnybara energikällor när så är möjligt. Leverantören ska sträva efter att minimera utsläppen av växthusgaser genom att identifiera, övervaka, kontrollera och hantera växthusgasutsläpp från sin verksamhet. Detta inkluderar även, när det är möjligt, att välja transportmedel som har minst negativ miljöpåverkan.
4.2 Utsläpp, avfall och vatten
Leverantören ska identifiera, övervaka och minimera utsläpp till luft, vatten och mark samt avfall som genereras från verksamheten. Avfall från verksamheten ska i mesta möjliga mån återanvändas eller återvinnas. Allt farligt avfall ska hanteras på vederbörligt sätt enligt de högsta säkerhetsstandarderna. Vatten ska användas på ett ansvarsfullt sätt och leverantören ska sträva efter att minska förbrukningen och återanvända vatten i mesta möjliga mån.
4.3 Kemikalier och farliga ämnen
Kemikalier och farliga ämnen ska elimineras när så är möjligt eller begränsas till ett absolut minimum. Vid användning av kemikalier eller farliga ämnen ska leverantören säkerställa säker hantering, förvaring och bortskaffande av ämnena.
Regleringar eller begränsningar i enlighet med EU-förordningen REACH ska respekteras.
5 Anti-korruption
Diarienummer A129/24
Korruption i alla dess former, inklusive men inte begränsat till mutor, ”facilitation payments”, kick-backs, kartellbildning och nepotism är strängt förbjudet.
Leverantören ska ha processer på plats för att förebygga, upptäcka och hantera korruption. Leverantören bör ha eller inrätta en visselblåsarfunktion.
5.1 Mutor
Det är aldrig tillåtet för leverantörer varken direkt, eller indirekt via mellanhänder, att be om eller erbjuda alternativt ge eller ta emot en gåva i utbyte mot en fördel.
Monetära gåvor, presentkort eller andra gåvor som kan betraktas som likvida medel anses alltid otillbörliga.
5.2 Rättvis konkurrens
Leverantören ska respektera fria marknadsregler, vilket innebär att det är strängt förbjudet att delta i all form av kartellbildning.
6 Implementering och tillämpning
Leverantören ska ha rutiner för att kommunicera och implementera kraven i HBVs uppförandekod, eller motsvarande krav antagna i den egna verksamheten och i sin leverantörskedja. Leverantören ska kunna redovisa hur de följer HBVs uppförandekod. Leverantören är förpliktigad att utan dröjsmål rapportera eventuella avvikelser från denna uppförandekod till HBV. Rapporten till HBV kan vara upprättad som en åtgärdsplan.
7 Inspektion, uppföljning och efterlevnad
HBV förbehåller sig rätten att utföra inspektioner på plats hos leverantören. Som alternativ eller komplement till inspektion förbehåller sig HBV rätten att översända frågeformulär till HBVs leverantörer. Frågeformulär ska besvaras och inom 15 arbetsdagar översändas till HBV som därefter genomför bedömning av uppförandekodens efterlevnad. Leverantören ska säkerställa dessa rättigheter hos sina underleverantörer.
Leverantören ska vid begäran från HBV ange namn på och adress till underleverantörer de använder samt kunna visa dokumentation från genomförda kontroller och inspektioner på plats i egen verksamhet eller hos underleverantörer. HBV kan anlita en oberoende part att utföra inspektioner eller översända frågeformulär. Vid identifierade avvikelser mot denna kod kommer leverantören att bli ombedd att tillhandahålla en korrigerande åtgärdsplan för HBV att godkänna för att därefter åtgärdas och följas upp av HBV.
Leverantören ska även vid anmodan kunna tillhandahålla miljödata till HBV avseende exempelvis energianvändning, utsläpp av växthusgaser, avfall etc.
8 Regelbrott
Diarienummer A129/24
Om Leverantören upptäcker brott mot principerna som anges i denna uppförandekod, inom företaget eller bland dess leverantörer, ska Leverantören utan dröjsmål informera HBV.
I händelse av väsentliga överträdelser mot denna uppförandekod och/eller att Leverantören inte vidtar korrigerande åtgärder inom skälig tid efter HBVs skriftliga anmaning förbehåller sig HBV rätten att säga upp avtalet och avsluta samarbetet.