Ägardirektiv för Renova AB/Renova Miljö AB

Ägardirektiv för Renova AB/Renova Miljö AB

Bolagsordning och detta ägardirektiv utgör tillsammans med Göteborgs Stads riktlinjer för ägarstyrning underlaget för delägarnas kommunfullmäktige i styrningen av bolaget. Genom ägardirektivet anger delägarnas kommunfullmäktige ändamålet och den långsiktiga viljeriktningen för bolagets verksamhet samt krav och förväntan på bolaget. Direktivet syftar till att skapa förutsättningar för ett effektivt styrelsearbete samt en aktiv styrning och uppsikt av bolaget.

Ägardirektivet är uppdelat i tre kapitel. Kapitel 1 och 3 är generella och likalydande för de regionala bolagen Renova AB/Renova Miljö AB, Gryaab AB och Grefab. Av kapitel 2 framgår direktiv som gäller specifikt för Renova AB och Renova Miljö AB. För de regionala bolagen gäller villkoren enligt Göteborgs Stads riktlinjer för ägarstyrning samt att bolagsstyrelserna i övrigt ska förhålla sig till av Göteborgs stad beslutade styrande dokument som berör bolagens verksamheter.

Kapitel 1 – Inledande bestämmelser

Innehållet i detta kapitel beskriver förutsättningarna för delägarnas kommunfullmäktige i dess samlade styrning av bolaget.

§ 1 Syftet med det gemensamma ägandet av bolag är att dessa, tillsammans med övriga verksamheter i delägande kommuner, ska skapa nytta för delägarkommunerna, dessinvånare samt medverka i utvecklingen av ett hållbart samhälle. Helhetssyn ska genomsyra bolagens verksamhet. Till detta hör att aktivt följa och agera på förändring och utveckling kopplat till uppdraget, i syfte att förbättra verksamhet och arbetsformer.

§ 2 Delägarnas samlade styrning av gemensamt ägda bolag handlar ytterst om att medverka till att kommunfullmäktigebeslut genomförs. Implementeringen av delägarnas strategiska målsättningar ska följa vedertagna metoder för strategisk planering, genomförande och uppföljning.

§ 3 Bolagen ska bidra till ett långsiktigt hållbart samhälle genom att i sin verksamhet bedriva ett aktivt hållbarhetsarbete. En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov.

§ 4 Bolagen ska utföra sitt uppdrag utifrån demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och mot alla former av diskriminering. Det ska vara föredöme i jämställdhets- och mångfaldsarbetet, arbeta aktivt för en inkluderande kultur samt ha god affärsetik och ett aktivt anti-korruptionsarbete. För samtliga ägare är det av särskild vikt att Xxxxxxx arbetar för en sund och säker arbetsmiljö, respekt för mänskliga rättigheter samt goda och anständiga arbetsvillkor.

§ 5 Kommunernas medlemmar ska behandlas lika om det inte finns sakliga skäl för något annat. Oavsett förutsättningar, bakgrund och var i delägarkommunen man bor, ska människor bli värdigt bemötta och få en god och likvärdig service.

§ 6 Bolaget har ansvar för att samråda med och aktivt söka samverkan med andranämnder och bolagsstyrelser när de egna besluten och det egna agerandet påverkar andra eller när det är nödvändigt för att uppnå helhetssyn i genomförandet av delägande kommuners mål och riktlinjer.

§ 7 Formellt utövar kommunfullmäktige i delägande kommuner ägarstyrning genom att utse styrelse och lekmannarevisorer samt genom att fastställa bolagsordning och ägardirektiv för bolagen.

§ 8 Göteborgs Stadshus AB har kommunfullmäktige i Göteborgs uppdrag att, i samverkan med övriga delägare, ansvara för den praktiska ägarstyrningen av bolagen med utgångspunkt i sitt ägardirektiv, bolagens ägardirektiv, kommunfullmäktige beslut och andra styrdokument.

§ 9 Roll- och ansvarsfördelning mellan de olika nivåerna i Göteborgs Stadsbolagsstruktur framgår av Göteborgs Stads riktlinjer för ägarstyrning.

Kapitel 2 – Specifikt för Renova AB och Renova Miljö AB

Innehållet i detta kapitel beskriver ändamålet med verksamheten och delägarkommuneras uppdrag till bolagen. Renova AB ägs av kommunerna Ale, Göteborg, Härryda, Kungälv, Lerum, Mölndal, Partille, Stenungsund, Tjörn och Öckerö, nedan Ägarkommunerna.

Det kommunala ändamålet

§ 1 Det kommunala ändamålet med Renova AB är att främja en långsiktigt hållbar utveckling i Ägarkommunerna, framförallt genom en miljöriktig behandling av avfall som kommer från hushåll i Ägarkommunerna och som kommunerna har skyldighet att ta om hand enligt miljöbalken och annan lagstiftning. Bolaget är skyldigt att utföra de uppdrag som bolaget tilldelas av sina ägare. Verksamheten ska bedrivas i Ägarkommunernas ställe.

Det kommunala ändamålet med Renova Miljö AB är att främja en långsiktigt hållbar utveckling i Ägarkommunerna genom en miljöriktig behandling av verksamhetsavfall samt hushållsavfall från andra än Ägarkommunerna.

Bolagens uppdrag

§ 2 Koncernen innehåller moderbolaget Renova AB med dotterbolaget Xxxxxx Xxxxx AB. Avsikten med koncernen är att särskilja direkt tilldelad verksamhet från konkurrensutsatt.

§ 3 Renova AB ska behandla avfall på direkttilldelade uppdrag av Ägarkommunerna. Bolaget ska vara ett avfallsföretag för dess Ägarkommuner och aktivt medverka i en långsiktigt hållbar utveckling genom att utföra prisvärda, miljö- och kvalitetsmässigt bra tjänster inom avfallsområdet.

§ 4 Verksamheten i Renova AB ska bedrivas i enlighet med de beställningar som är kopplade till direkttilldelade uppdrag och i enlighet med Ägarkommunernas lokala och regionala avfallsplaner. Uppdragen ska innebära en miljöriktig omlastning, avfallsbehandling, en effektiv energiåtervinning genom produktion av värme och el samt restprodukthantering. Bolaget ska, i dialog med huvudmännen, löpande utvärderamöjligheten att tillhandahålla behandlingskapacitet för rötning av biologiskt avfall.

§ 5 Renova Miljö AB ska behandla avfall från verksamheter som bedrivs i Ägarkommunerna eller annat avfall som av andra överlämnas till bolaget för återvinning eller bortskaffande.

Bolaget får lämna anbud till Ägarkommunerna på icke direkttilldelade uppdrag inom avfallsområdet. Bolaget ska aktivt medverka i en

långsiktigt hållbar utveckling genom att erbjuda konkurrenskraftiga, miljö- och kvalitetsmässigt bra tjänster och produkter inom avfallsområdet.

§ 6 Renova Xxxxx AB ska också bedriva insamling och övriga logistiktjänster för avfall från hushåll och verksamheter inom delägarregionen. Bolaget ska vara ett logistikföretag för dess Ägarkommuner och aktivt medverka i en långsiktigt hållbar utveckling genom att i konkurrens erbjuda miljö- och kvalitetsmässigt bra tjänster och produkter inom insamlingsområdet.

Samverkan

§ 7 Bolagen ska inom ramen för sina uppdrag, aktivt och strukturerat genom påverkan på exempelvis lagstiftning, direktiv och annat regelverk, verka för en för Ägarkommunerna och bolagen positiv hållbar utveckling av nationella och internationella förhållanden. Bolagen ska, där så är miljömässigt och affärsmässigt motiverat, kunna ingå olika former av samarbete med andra aktörer, huvudsakligen inom avfallsområdet. Sådant samarbetes ka vara av allmänintresse för Ägarkommunerna.

§ 8 Samarbetet ska genomföras som ett led i att uppfylla bolagens uppdrag enligt detta ägardirektiv. Xxxxxx AB ska eftersträva en aktiv och innehållsrik dialog mellan Ägarkommunerna och bolaget. Ägarkommunerna samverkar genom ett särskilt inrättat ägarråd och genom ett chefsnätverk inom bland annat avfallsområdet. Chefsnätverket arbetar bland annat med uppföljning av ekonomi och verksamhet kopplat tilldirekttilldelade uppdrag och regionala avfallsplaner, utformar beställningar, samråder om avgifter, samråder om tillkommande direkttilldelningar och övriga strategiska frågor samt bereder frågor som ska hanteras av ägarrådet.

§ 9 Renova AB ska stödja dessa organ genom en öppen redovisning av bolagetsverksamhet och ställa sitt kunnande till förfogande så att Ägarkommunernas avfallshantering utvecklas på bästa sätt. Bolaget ska underlätta en stärkt beställarroll hos Ägarkommunerna, inkluderande beställning, uppföljning och analys.

§ 10 Innan start av verksamhet som kan överlappa med Ägarkommunernas respektiveavfallsverksamhet ska bolagen inhämta berörd Ägarkommuns synpunkter. Direktverksamhet riktad mot kommuninvånarna ska alltid samrådas med respektive kommunför att möjliggöra en sammanhållen avfallsplanering. Kommunikationssatsningar ska samordnas med Ägarkommunerna.

Ekonomi och effektivitet

§ 11 Bolagens verksamhet ska drivas i enlighet med kommunalrättsliga principer om inte annat följer av lag och övriga regelverk som styr bolagens verksamhet. Verksamheten ska bedrivas kostnadseffektivt med största möjliga miljömässiga hänsynstagande. Bolagen ska finansiera verksamheten genom försäljningsintäkter och självfinansiera nödvändiga investeringar och utvecklingsarbete. Bolagen ska säkerställa en stabil ekonomiskutveckling med en tillfredställande soliditet för att skapa ett ekonomiskt utrymme som möjliggör ett långsiktigt agerande. Investeringar ska motiveras och följas upp ur såväl ett samhällsekonomiskt som företagsekonomiskt perspektiv.

§ 12 Xxxxxxx får inte pantsätta egendom eller på annat sätt ställa säkerhet för lån. Renova AB:s prissättning av tjänster gentemot Ägarkommunerna ska präglas av bolagetssjälvkostnad med ett rimligt tillägg för att finansiera nödvändiga framtida investeringar och utvecklingsarbete samt av tydlighet och transparens gentemot Ägarkommunerna.

§ 13 Renova AB:s målsättning skall vara att prissättningen över tid inte överstiger ett genomsnitt av marknadspriset per ton hos motsvarande anläggningar i Sverige.

Ägarkommunerna ska debiteras lika stora avgifter per viktenhet efter avlämning vid Renovas mottagningsanläggningar.

§ 14 Renova AB ska ställa kommunalrättsligt och konkurrensrättsligt godtagbara avkastningskrav på sitt dotterbolag. Det åligger styrelsen i Renova AB att i god tid inför varje verksamhetsår fastställa priset för de direkttilldelade tjänsterna. Bolaget ska dessförinnan, senast i september, samråda med respektive Ägarkommun och redovisaunderlaget för prissättningen till ovan nämnda chefsnätverk och på förfrågan till Ägarkommunernas ägarråd. Redovisningen ska innehålla för- och efterkalkyl av de kostnads- och intäktsslag som ingår i respektive direkttilldelat uppdrag. Chefsnätverket och ägarrådet har rätt att framställa synpunkter till styrelsen inför styrelsens beslut om pris.

§ 15 Moderbolaget ska löpande kunna särredovisa intäkter och kostnader hänförliga tillenergiåtervinning genom förbränning, energi- och näringsåtervinning genom rötning, deponering, samt eventuellt tillkommande direkttilldelade uppdrag.

§ 16 Renova Xxxxx AB ska bedriva sin verksamhet i konkurrens med andra utförare och ska agera på ett sådant sätt att konkurrensen inte snedvrids. Detta bolags tvåverksamhetsgrenar ska kunna ekonomiskt särredovisas så att ägarna ges möjlighet följa upp respektive verksamhets lönsamhet.

§ 17 Bolaget ska kontinuerligt använda benchmarking med relevanta aktörer i arbetet med att utveckla verksamhetens effektivitet och produktivitet.

§ 18 Bolaget ska, i nära samverkan med delägarnas övriga verksamheter, sträva efter en intern effektivitet där samordning och resursdelning är naturliga insatser för att uppnåsynergier och effektivitet.

Ekologiska och sociala förutsättningar

§ 19 Bolagen ska ha ett långsiktigt hållbart förhållningssätt och låta ett helhetstänkande som beaktar såväl ekologiska som sociala aspekter vara vägledande vid fullgörandet avsina uppdrag.

§ 20 Syftet och målsättningen för bolagens verksamhet är, utöver vad som anges i bolagsordningen, att minimera de negativa effekterna på människors hälsa och miljön vidutförande av sitt uppdrag, att minska resursanvändningen och främja tillämpning av avfallshierarkin, genom att maximera återanvändning och återvinning av material och energi och minimera deponeringen.

§ 21 Xxxxxxx ska även i övrigt uppfylla de relevanta mål som anges i EU-fördrag, avfallsdirektivet och i gällande europeisk och svensk miljö- och avfallslagstiftning.

Kontroll

§ 22 Ägarkommunerna ska gemensamt, såvitt avser strategiska mål och viktiga beslut, tillförsäkras en kontroll över moderbolaget som motsvarar den som de utövar över den egna verksamheten. Bolagen ska lämna Ägarkommunernas kommunstyrelser den information om verksamheten som begärs.

§ 23 Mellan Ägarkommunerna gäller ett aktieägaravtal. Det åligger bolagen att i tillämpliga delar beakta det som ägarna därvid kommit överens om. Bolagen ska också följa gällande bolagsordning. Bolaget ska vidare tillse att dotterföretag till bolaget följer detta ägardirektiv och, i tillämpliga delar, vad Ägarkommunerna kommit överens om i aktieägaravtalet för bolaget.

§ 24 Av bolagsordningen framgår att vissa beslut ska fattas på bolagsstämman.

§ 25 Bestämmelserna i detta direktiv, sammantaget med bestämmelserna i bolagsordning och aktieägaravtal, är utformade i syfte att de så kallade Teckalkriterierna ska vara uppfyllda.

Bestämmelserna i styrdokumenten om Ägarkommunernas inflytande när det gäller strategiska mål och viktiga beslut ska tolkas på ett sådant sätt att inflytandet blir effektivt, i den meningen att moderbolaget underställs en kontroll som gör det möjligt för Ägarkommunerna att utöva en avgörande påverkan på de beslut som fattas av bolaget.

Bolaget som en del av Göteborgs Stads organisation

§ 26 Renova AB är dotterbolag i koncernen Göteborgs Stadshus. Xxxxxx Xxxxx AB är helägt dotterbolag till Renova AB.

§ 27 Bolagen ska aktivt medverka i den samverkan och samordning som Göteborgs Stadshus AB tar initiativ till.

§ 28 Renova AB och Renova Xxxxx AB ska följa de krav, roller och ansvarsfördelning som gäller enligt Göteborgs Stads riktlinjer för ägarstyrning.

Frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt

§ 29 Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska i god tid lämnas till delägarnas kommunfullmäktige för ställningstagande. Bolagets styrelse ansvarar för att värdera om ett ärende är av principiell beskaffenhet eller ej samt att ägarrådet ges möjlighet att samråda i principiella ärenden. Om tveksamhet uppstår om frågan är av sådan beskaffenhet att kommunfullmäktiges ställningstagande ska inhämtas, ska ägarrådet tillfrågas.

§ 30 Exempel på frågor där delägarnas kommunfullmäktiges ställningstagande ska inhämtas är (uppräkningen är inte uttömmande):

a. Ändring av aktiekapitalet

b. Beslut om kapitaltillskott till bolag.

c. Fusion eller likvidering av bolag

d. Förvärv, bildande eller avyttring av bolag oavsett värde

e. Förvärv eller avyttring av aktier eller andelar i delägda bolag, omkommunfullmäktiges godkännande är befogat med hänsyn tillandelsförhållandena, verksamhetens art eller omständigheter i övrigt

f. Bildandet av stiftelse

g. Förvärv eller försäljning av fastighet av sådan omfattning att det påverkarbolagets långsiktiga ekonomi.

h. Strategiska investeringar som innebär ny inriktning för bolaget eller start av verksamhet inom nytt affärs- eller verksamhetsområde

i. Beslut som väsentligt påverkar bolagets eller delägarkommunernas ekonomi eller medför annan risk (till exempel större investeringar eller avyttringar av tillgångar).

Kapitel 3 – Generella bestämmelser

Innehållet i detta kapitel beskriver generella skyldigheter för de regionala bolagen.

§ 1 Ändring av bolagsordning beslutas av kommunfullmäktige i delägande kommuner.

§ 2 Bolaget ska varje år upprätta och anta en arbetsordning för styrelsens arbete jämteinstruktion avseende arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören samt instruktion avseende ekonomisk rapportering till styrelsen.

§ 3 Samtliga kallelser inklusive dagordningar, handlingar och protokoll i bolagets styrelse ska finnas tillgängliga på Göteborgs Stads hemsida. Det åligger bolaget att därutöver tillse att nämnda dokument utan dröjsmål kommer samtliga delägare tillhanda. Kommunstyrelserna i delägande kommuner har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt granska bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämnakommunstyrelserna den information om verksamheten som begärs, om inte informationen omfattas av sekretess. Om informationen om verksamheten är sekretessbelagd måste alternativa sätt att överlämna informationen övervägas.

§ 4 Bolaget ansvarar för att rapportera väsentliga händelser i verksamheten till sittmoderbolag och kommunstyrelser i delägande kommuner. Bolaget har alltid utöver den löpande rapporteringen ett ansvar att på eget initiativ informera om förändradeförutsättningar eller händelser som kan vara av betydelse för den övergripandeuppföljningen och styrningen av verksamheten.

§ 5 Bolaget är skyldigt att tidigt anmäla misstankar om allvarliga oegentligheter i bolagets verksamhet till lekmannarevisorerna.

§ 6 Bolaget ska i sin verksamhet samverka med delägarnas övriga nämnder och bolag i syfte att främja det som är mest ändamålsenligt utifrån Ägarkommunernas perspektiv, med beaktande av krav i kommunallagen och aktiebolagslagen samt annan lag och författning. Bolaget har ett ansvar för att samråda med, och aktivt söka samverkan med, andra nämnder och styrelser när de egna besluten och det egna agerandet påverkar andra.

§ 7 Allmänhetens intresse av insyn i bolaget tillgodoses genom att offentlighetsprincipen omfattar bolaget.

§ 8 Kommunfullmäktigeledamot har rätt att närvara vid bolagsstämmor i direkt och indirekt helägda bolag samt har rätt att, inom ramen för den upplysningsplikt som åligger bolagsstyrelsen och verkställande direktören, ställa frågor.

§ 9 Som en del i kommunstyrelsernas uppsiktsplikt, och som grund förkommunstyrelsernas beslut, ska bolagsstyrelsen och verkställande direktören i sambandmed årsrapportens upprättande redovisa och yttra sig om den verksamhet som bolaget har bedrivit under kalenderåret bedöms ha varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna i enlighet med § 3 i bolagsordningen.

§ 10 Bolagsstyrelsen ska årligen utvärdera sitt eget styrelsearbete. Utvärderingen ska minst omfatta:

a. om styrelsen saknar någon kompetens för att kunna utföra sina uppgifter

b. om styrelsens arbetsformer fungerar

c. om styrelsen är organiserad på lämpligt sätt när det gäller eventuellarbetsfördelning.

Om bolagsstyrelsen kommer fram till att det finns brister som behöver åtgärdas ska bolagsstyrelsen åtgärda dessa. Utvärderingen, dock ej innehållet, ska protokollföras samt skickas till bolagets moderbolag och kommunstyrelser i delägande kommuner. Stadshus AB svarar för att samla in protokollen från direktunderställda bolag samt rapportera dessa vidare till kommunstyrelsen i Göteborg.

§ 11 Bolagsstyrelsen ska varje år utvärdera verkställande direktörens insatser, endast styrelseledamöter och suppleanter närvarar vid utvärderingen.

Personuppgifter

§ 12 Bolagsstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker i bolagets verksamhet.

Arbetsgivarfrågor

§ 13 Bolaget ska som arbetsgivare följa Göteborgs Stads arbetsgivarpolitiska inriktning. Bolaget ska samråda med kommunstyrelsen inför viktigare beslut i arbetsgivarfrågor av principiell strategisk betydelse. Stadshus AB ska säkerställa att väsentlig information i arbetsgivarfrågor återförs till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Bolaget ska säkerställa att väsentlig information i arbetsgivarfrågor återförs till kommunstyrelser och kommunfullmäktige i delägarkommunerna.

Arbetstagarrepresentation i styrelsen

§ 14 Lagen om styrelserepresentation för de privatanställda gäller även Renova, Gryaab och Grefab så länge dessa uppfyller kraven för lagens tillämpning. Lokalarbetstagarorganisation fattar beslut om inrättande av styrelserepresentation och bolagsstyrelsen ska skriftligen underrättas om sådant beslut.

§ 15 Varje bolagsstyrelse bör söka en överenskommelse med de lokala fackligaorganisationerna som innebär att de fackliga organisationerna avstår från formella styrelseposter och istället ges möjlighet att närvara med yttranderätt och förslagsrätt vidsammanträden. Om lokal arbetstagarorganisation fattar beslut om inrättande av formellstyrelserepresentation kan bolaget begära undantag från lagen hos Nämnden för Styrelserepresentationsfrågor.

Giltighet

§ 16 Detta ägardirektiv ska för att äga giltighet beslutas av kommunfullmäktige i samtliga delägares kommuner och därefter antas på bolagsstämman.

Ägardirektiv för Renova AB/Renova Miljö AB har antagits vid bolagsstämman 2022-03-10.