Ordförande Börje Wennberg förklarar sammanträdet öppnat. Upprop förrättas. Närvarande ledamöter framgår av sidan…..

§ 1 Sammanträdets öppnande

Ordförande Xxxxx Xxxxxxxx förklarar sammanträdet öppnat.

§ 2 Upprop

Upprop förrättas. Närvarande ledamöter framgår av sidan…..

§ 3 Fastställande av föredragningslista Förslag till beslut

Förbundsstyrelsen beslutar:

Utsänt förslag till föredragningslista fastställs.

§ 4 Val av protokollsjusterare samt plats och tid för justering

Till protokollsjusterare utses att jämte ordförande justera protokollet.

Justeringsdatum fastställs till ……………..

§ 5 Förbundsstyrelsens protokoll från den 11 maj 2017

KSA 13–2017

Protokoll från förbundsstyrelsen 11 maj 2017. Bilaga 1.

Förslag till beslut Förbundsstyrelsen beslutar: Protokollet läggs till handlingarna.

§ 6 Ekonomisk rapport

KSA 18–2017

Ekonomisk rapport för perioden jan-juli. Bilaga 2.

Förslag till beslut Förbundsstyrelsen beslutar: Rapporten läggs till handlingarna.

§ 7 Förbundsdirektören informerar

(a) Delprojekt FKC, SSK och MTP

(b) Delprojekt Hangarer och basfaciliteter

(d) Kommunikation

(e) Tidsplan

(f) Utökad internkontroll. Bilaga 3.

(g) Låneärende

(h) Ansvarsförsäkringen

(i) Delårsrapport

(j) Ekonomiadministrativa system och rutiner

(k) Redovisningstjänster

(l) Revisionsreglemente

§ 8 Delegationsbeslut

KSA 59-2017, KSA 60-2017

Sammanfattning

Delegationsbeslut enligt delegationsordningen revision 01, punkt 2.3 (KSA 29-2016) har fattats av Förbundsdirektören enligt följande:

(1) Förändring av innehav av VISA företagskort. Förbundsdirektörens VISA företagskort har sagts upp och VISA företagskort har anskaffats till direktörsassistenten.

(2) Förlängning av befintligt elavtal med Eskilstuna Energi och Miljö.

Förslag till beslut

Förbundsstyrelsen beslutar:

Förbundsstyrelsen beslutar att lägga informationen om delegationsbeslut till handlingarna.

§ 9 Flygplansupphandlingen

§ 10 Reviderad attestordning

KSA 20-2017

Sammanfattning

KSA:s attestordning har till syfte att skapa effektiva och säkra rutiner vid anskaffning/upphandling, fakturahantering, utanordning samt löneutbetalningar. Utgångspunkten för den reviderade attestordningen är den av styrelsen tidigare beslutade attestordningen och delegationsordningen KSA 29-2016. Genom attestordningen ges förutsättningar för att god intern kontroll upprätthålls vad gäller affärshändelser som leder till in- och utbetalningar av pengar.

Säkerställande sker genom att:

o beslut fattats av behörig beslutsfattare,

o beslut är förenligt med förbundsordning, delegationsordning samt verksamhetsplan och budget,

o prestationen utförts i form av att varan eller tjänsten har levererats,

o bokföringsunderlag i form av kvitton, fakturor och beslut uppfyller kraven på god redovisningssed (RKR samt BFN) samt kommunala redovisningslagen (KRL),

o rätt villkor tillämpas vad gäller exempelvis betalningsvillkor,

o bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod,

o konteringen är korrekt enligt gällande rekommendationer (RKR, L-bas)

o Om fel uppstår ska rutinerna säkerställa att dessa upptäcks och åtgärdas direkt.

Innan behörighet tilldelas ska person inom respektive roll erhålla genomgång och utbildning. Förslag till reviderad attestordning har upprättats. Bilaga 4.

Förslag till beslut

Förbundsstyrelsen beslutar:

Förslag till reviderad attestordning fastställs.

§ 11 Brandskyddspolicy

KSA 54-2017

Sammanfattning

Enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor har den som äger en byggnad och den som bedriver verksamhet där, det yttersta ansvaret för sitt brandskydd. Det innebär en skyldighet att i skälig omfattning hålla utrustning för livräddning vid brand och att i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand.

KSA:s brandskyddspolicy gäller för kansliet i Eskilstuna och syftar till att ge varje medarbetare kännedom om vad som ska göras i händelse av att brand bryter ut och KSA:s utrustning för livräddning vid brand, utrymningsvägar och återsamlingsplats.

Förslag till brandskyddspolicy har upprättats. Bilaga 5.

Förslag till beslut

Förbundsstyrelsen beslutar:

Förslag till brandskyddspolicy fastställs.

§ 12 Riskhanteringspolicy

KSA 55-2017

Sammanfattning

Igenom proaktiv och reaktiv riskhantering säkerställer KSA att man upprätthåller hög kvalitet, effektivitet och att resurser används på bästa sätt. God riskhantering hjälper KSA att prioritera rätt.

KSA arbetar systematiskt med riskhantering igenom att använda sig av flera verktyg, bland annat; analyser, internkontroll, avvikelserapportering, grupparbeten och simuleringar. KSA:s internkontrollsystem med årliga kontrollplaner (KSA 35–2017) utgör en viktig del i det processinriktade arbetet.

Förslag till riskhanteringspolicy har upprättats. Bilaga 6.

Förslag till beslut

Förbundsstyrelsen beslutar:

Förslag till riskhanteringspolicy fastställs.

§ 13 Jämställdhetspolicy

KSA 56-2017

Sammanfattning

Kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg (KSA) strävar efter att uppfattas som en attraktiv och utvecklande arbetsplats för både kvinnor och män.

KSA ska kännetecknas av att arbetsgivare och arbetstagare samverkar för att jämställdhet i arbetslivet uppnås.

Förslag till jämställdhetspolicy har upprättats. Bilaga 7.

Förslag till beslut

Förbundsstyrelsen beslutar:

Förslag till jämställdhetspolicy fastställs.

§ 14 IT-säkerhetspolicy

KSA 57-2017

Sammanfattning

Kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg (KSA) värnar om en hög IT-säkerhet. Varje medarbetare ska vid anställningens början utbildas den IT-säkerhetspolicy som gäller för förbundet.

Varje medarbetare har ansvar för att gällande policy och riktlinjer för IT-säkerhet tillämpas inom det egna ansvarsområdet.

Förslag till IT-säkerhetspolicy har upprättats. Bilaga 8.

Förslag till beslut

Förbundsstyrelsen beslutar:

Förslag till IT-säkerhetspolicy fastställs.

§ 15 Övriga frågor

PERIODENS/ÅRETS RESULTAT

655

1 964

493

373

2 483

902

193

712

Svenskt Ambulansflyg Bokslut för månad 1 - 7 2017

Resultaträkning, Tkr	M	ånad 1-6	Månad 1-7	Helår	Avvik	else %
		Utfall Budget	Utfall Utfall Budget	Utfall Budget Prognos	Månad -	Kvar av
	Utfall 2016	2017 2017	2016 2017 2017	2016 2017 2017	Budget	årsbudget
Verksamhetens intäkter
Verksamhetens kostnader	1 946	2 942 4 412	2 662 3 240 4 819	5 109 9 613 9 097	33%	66%
Personalkostnader	828	1 930 1 977	1 355 2 182 2 336	2 515 4 588 4 157	7%	52%
Konsult- och projektkostnader	857	311 1 840	975 319 1 840	1 502 3 830 3 689	83%	92%
Övriga kostnader	262	701 594	332 738 643	1 092 1 195 1 251	-15%	38%
Avskrivningar		6 7	8 9	1 18 14	17%	58%
Verksamhetens nettokostnader	1 946	2 948 4 419	2 662 3 247 4 828	5 109 9 631 9 110	33%	66%
Medlemsbidrag	2 601	4 912 4 912	3 035 5 730 5 730	5 202 9 823 9 823	0%	42%
Finansiella intäkter					0%	0%
Finansiella kostnader				2 1	0%	0%

Stibor 90 dgr	+ 0,5%	Sedan	USD/SEK	Finansiella mått	Ack	Mål
Max	0,274	1 vecka	8,0731	Finansiellt överskott:	8%	2%
Min	-0,129	1 mån	8,2417	Soliditet	71%	-
Median	0,025	3 mån	8,6946	Kassalikviditet	112%	-
170816	0,085	i år	9,1074	Marginal till lånetak	100%	100%
		12 mån	8,3724
		3 år	6,9142

Källa:Riksbanken 150717 tom 170816

Källa: Avanza 170822

KSA XX-201X

UTKAST Utökad Interkontroll

UTÖKAD INTERNKONTROLL UPPFÖLJNINGSDOKUMENT DIARIENUMMER: XX-201X

UTKAST D03 DATUM 20170831

KOMMUNALFÖRBUNDET SVENSKT AMBULANSFLYG ORGANISATIONSNUMMER 222000–3152

Innehållsförteckning

0 INLEDNING 3

0.1 Omfattning 3

0.2 Kontinuerlig riskbedömning 3

0.3 Utökad internkontroll 3

1 RISKANALYS 4

1.1 Tillvägagångssätt 4

1.2 Kontrollområden 4

1.3 Leverantörsfakturor 5

1.3.1 Checklista 5

1.3.2 Sammanvägd riskbedömning 7

1.4 Kundfakturor 8

1.4.1 Checklista 8

1.4.2 Sammanvägd riskbedömning 9

1.5 Moms och skatter 10

1.5.1 Checklista 10

1.5.3 Sammanvägd riskbedömning 12

1.6 Löner, arvoden och reseräkningar 13

1.6.1 Checklista 13

1.6.2 Sammanvägd riskbedömning 15

1.7 Kontokort 16

1.7.1 Checklista 16

1.7.2 Sammanvägd riskbedömning 17

1.9 Avtal, inköp och upphandling 18

1.9.1 Checklista 18

1.9.2 Sammanvägd riskbedömning 20

2 HANDLINGSPLAN 21

0 INLEDNING

0.1 Omfattning

Kontrollmomenten nedan gäller för Kommunalförbundet Svenskt Ambulansflygs (KSA) organisationsnummer 222000–3152. Internkontrollsystem och plan 2017 KSA 35–2017 är vår utgångspunkterna för arbetet.

0.2 Kontinuerlig riskbedömning

KSA genomför analyser för att identifiera risker som leder bland annat till ett underlag för beslut vad gäller omfattning för internkontroll.

0.3 Utökad internkontroll

KSA träffade den 15 juni 2017 revisorerna för att presentera status vad gäller förbundets verksamhet och diskutera tidplan för delårsbokslut. Revisorerna meddelade bland annat att granskningen kommer att fokusera på utbetalningar och därtill hörande rutiner. I samband med granskningen av årsbokslutet 2016 gjordes iakttagelser vad gäller utbetalningsrutiner etc. KSA har efter granskning genomfört åtgärder enligt revisorernas rekommendationer. Det innebär bland annat att utbetalningsrutiner reviderats.

KSA har genom sin interna riskhantering gjort bedömningen att utlåtandet den 15 juni 2017 kan utgöra ett skäl till ytterligare intern kontroll vad gäller utbetalningar. Som en konsekvens av detta har KSA genomfört en riskanalys.

1 RISKANALYS

1.1 Tillvägagångssätt

KSA har identifierat följande områden som vi bedömer som viktiga att analysera utifrån risk. Inom dessa områden har vi identifierat de moment som kan vara en bidragande faktor till att rimlig säkerhet inte uppnås. När vi analyserar risk tar vi hänsyn till de redan inbyggda åtgärderna som finns i våra nuvarande rutiner och processer eftersom dessa har en riskreducerande effekt. Risken bedöms utifrån den mest troliga utgången av en konsekvens.

1.2 Kontrollområden

Följande områden och moment är analyserade och riskbedömda.

Rubrik (länk till område)

Kontroll

Sammantagen riskbedömning per område

Leverantörsfakturor

Kontering Utbetalning Avtal

Generellt är risken acceptabel och processer kan fortgå. Handlingsplan kommer att upprättas vad gäller område fullständighet och särskilt

övervakas vad gäller avtal och inköp.

1.3

Kundfakturor

Kontering Underlag Avtal

Inbetalning

Generellt är risken acceptabel och processer kan fortgå. Men handlingsplan kommer att upprättas vad gäller område prestation.

Ansvarig är controller.

1.5 Moms och skatter

Korrekt rapportering enligt rutin

Kommunkontosystem

Risken är acceptabel.

1.6 Löner, arvoden och reseräkningar

Avtalade löner, arvoden betalats ut till rätt person

Attest korrekt

Rutin för arvoden behöver åtgärdas. Handlingsplan upprättas.

Kontokort

Utställda förvaras säkert

Underlag

Rutin under revidering till följd av att

organisationen har vuxit.

1.8

Avtal, inköp och upphandling

Säkerställa att avtal följer gällande

upphandlingsregler

Xxxxxx är eventuellt acceptabel. Revisionstjänster och redovisningsbyrå är inte

upphandlad. Handlingsplan behöver upprättas.

Sammantaget visar genomgången att ett antal handlingsplaner behöver upprättas och rutiner behöver förstärkas eller skrivas för att reducera risknivån från gult till grönt. Dessa återfinns i kapitel 3.

1.3 Leverantörsfakturor

1.3.1 Checklista

Till vår hjälp har vi använt checklistor för verifiering som upprättats för varje område. Checklistorna baseras på testfrågor.

Kontrollområde: Leverantörsfakturor		Riskbedömning: Generellt är risken acceptabel och processer kan fortgå. Handlingsplan kommer att upprättas vad gäller område fullständighet och särskilt övervakas vad gäller avtal och inköp.
Nr	Testfråga	Ja	Nej	Kommentar
Förvaltning
1.	Hanteras underlag av annan person än den som betalar ut?	x		Se utbetalningsrutin samt attestordning KSA 20–2017.
2.	Sker registrering av annan person än den som betalar ut?	x		PWC upprättar och FD/SO signerar i förening.
3.	Finns signallistor som visar avvikelser vad gäller leverantörsfakturor etc		x	PWC-rutin? Proaktivt finns ett behov av analys av levskulder i samband med uppföljning av likviditetsskuld.
4.	Xxxxxxx kortfristiga skulder enligt lagregler och villkor?		x	Företagsresor fakturerade servicearvoden som var högre än avtal.
5.	Skyddas betalning mot förvanskning?	x		Automatisk filöverföring från PWC till banken. PWC-systemdokumentation.
Prestation
6.	Är poster rätt klassificerade?		x	Åtgärd, säkerställande sker när avstämningsarbete och analys görs i samband med månadsbokslut.
7.	Är redovisningsprinciperna oförändrade från föregående år?	x		RKR och KRL följs.
8.	Xxxxx upplysningar i årsredovisningen och i delårsbokslut?	x		RKR samt KRL följs.
Värdering
9.	Sker attestering i fler led?	x		Dubbelcheckat genom stickprov.
10.	Xxxxxxx att utbetalning görs med korrekta belopp?	x		Kontroll görs mot avtal Där avtal ej finns specificeras timpris eller fast månadslön.
11.	Stäms utbetalda poster av mot attesterat underlag?	x		Se utbetalningsrutin.
Fullständighet
12.	Kontrolleras korrekt prestation t.ex leverantörspris?	x		Avstämning sker mot avtal eller offert.
13.	Kontrolleras att poster hamnar på rätt period?	x		Vid upprättande av bokslut.
14.	Kontrolleras att ersättningar betalas enligt avtal?	x		Sker av mottagning när vara/tjänst levererats samt vid granskning av leverantörsfakturan.

Kontrollområde: Leverantörsfakturor		Riskbedömning: Generellt är risken acceptabel och processer kan fortgå. Handlingsplan kommer att upprättas vad gäller område fullständighet och särskilt övervakas vad gäller avtal och inköp.
Nr	Testfråga	Ja	Nej	Kommentar
15.	Kontrolleras att systemdata inte förändras vad gäller utbetalning av leverantörsfakturor	x		Xxxxxxx xxxxx i samband med att betalning sker då jämförelse görs mellan underlag samt betalning.
16.	Görs utbetalning av annan person än den som attesterar?	x		Se utbetalningsrutin samt attestordning KSA 20–2017.
Existens
17.	Xxxxxxxxxxxx och attesteras underlag?	x		Sker i mybuisness
18.	Säkerställs att annan person än den som attesterat gör utbetalning?	x		PWC konterar och FD/SO attesterar utbetalning i förening.
19.	Kontrolleras utbetalningen?	x		Sker av FD/SO i förening.
20.	Skickas leverantörsfakturor som inte uppfyller BFL:s krav tillbaka eller kompletteras?		x	Se den information som går ut till leverantör. Stickprov levfaktura
21.	Sparas följesedel om fakturan inte är komplett?	x		Stickprov leverantör Entercard samt Digital inn
22.	Kontrolleras att poster konterats korrekt?		x	Avstämningsarbete sker av PWC Handlingsplan: kontoplan samt granskningsfunktion inrättas för att se till att kontering sker på ett korrekt sätt. Controller analyserar vid månatliga bokslut.
23.	Sker rättelser vid fel?	x		Företagsresor fakturerade servicearvoden som var högre än avtal. Rättelse begärdes och kreditfaktura motsvarande 1145 kr erhölls. KPA rapportering Handlingsplan: Attestordning under revidering.

1.3.2 Sammanvägd riskbedömning

Vi bedömer risk utifrån sannolikheten att en leverantörsfaktura felaktigt betalas ut antingen som en följd av avsaknad av rutin och att fel därför inte upptäcks som tex en bluffaktura, fel bankgiro eller att fakturan inte stämmer med beloppet som betalas ut. Allvarligheten avgörs vad gäller beloppet storlek.

Funktionsområde	Sannolikhet	Allvarlighet	Riskpoäng	Kommentar
Förvaltning	Liten	Liten	30	Risk acceptabel. Mängden fakturor liten och kontrollen god. I proaktivt syfte ser vi ett behov av signallistor som belyser avvikelser.
Prestation	Mycket liten	Liten	20	Risk acceptabel. Avtal ingås ej med leverantörer som inte uppfyller svenska lagkrav. I proaktivt syfte tas F-skattsedel ut hos skatteverket där risken bedöms som väsentlig.
Värdering	Mycket liten	Mycket liten	10	Risk acceptabel. Avstämningsarbete och inbyggda kontroller säkerställer beloppens värde i balansräkning mot såväl avtal som budget med tillhörande prognosarbete.
Fullständighet	Mindre	Liten	40	Risk eventuellt acceptabel. Handlingsplan kommer att tas fram för att minska risken för felaktiga utbetalningar på arvoden samt lön och därmed arbetsgivaravgifter.
Existens	Mindre	Liten	40	Risk eventuellt acceptabel. Genom intern kontroll av leverantörsfakturor mot avtal upptäcks fel och kreditering sker i det fall avtalsfel återfinns. Rutinen följs inte hos PWC när tex leverantör skickar faktura till fel adress eller inte följer antalet faktureringsdagar. Våra avtal kan också innehålla antal dagar. Handlingsplan: Översyn och genomgång av leverantörer samt avtal vad gäller betalningsvillkor.

1.4 Kundfakturor

1.4.1 Checklista

Kontrollområde: Kundfakturor		Riskbedömning: Generellt är risken acceptabel och processer kan fortgå. Men handlingsplan kommer att upprättas vad gäller område prestation. Ansvarig är controller.
Nr	Testfråga	Ja	Nej	Kommentar
Förvaltning
1.	Är fastställt belopp kontrollerat mot underlag i budget?	x		Medlemsavgifter enligt fastställd budget 2017 samt fördelningsmodell. Upprättat underlag granskas i flera led.
2.	Hanteras påminnelser av kundfakturor som inte blivit betalda?		x	Påminnelser har inte skickats däremot kommunikation med styrelseledamöter som ej återbetalt. Styrelsen behöver fatta beslut om policy vad gäller dröjsmålsränta.
Prestation
3.	Är poster rätt klassificerade?		x	Fakturor för arvoden har ställts ut i syfte att ge styrelseledamöterna underlag för återbetalning. På så sätt har arvodena konterats 1510/1611.
4.	Är redovisningsprinciperna oförändrade från föregående år?	x
5.	Xxxxx upplysningar i årsredovisningen och i delårsbokslut?	x		Enligt RKR samt KRL.
Värdering
6.	Sker attestering?	x		Godkänns av FD
7.	Bevakas att in- och utbetalning görs med korrekta belopp?	x		Av PWC samt Controller
8.	Får motpart ut specifikation för kontroll?	x		Budget 2017 samt fördelningsmodell fastställs av medlemmar i fullmäktige
9.	Stäms inbetalningar av mot attesterat underlag?	x		Kundreskontra
Fullständighet
10.	Kontrolleras korrekt prestation?	x		Medlemsavgift kontrolleras mot fastställd budget 2017
11.	Kontrolleras att poster hamnar på rätt period?		x	Medlemsavgiften är inte periodiserad för perioden jan-juni
12.	Kontrolleras att faktura inte ställs ut till felaktigt?	x		Kontrolleras av CO samt fakturering godkänns av FD.
Existens
13.	Kontrolleras underlag?	x		CO/DA upprättar underlag, DA/CO kvalitetssäkrar tillsammans med PWC. Underlag godkänns av FD.
14.	Kontrolleras inbetalningen?	x		Av PWC/CO

Kontrollområde: Kundfakturor		Riskbedömning: Generellt är risken acceptabel och processer kan fortgå. Men handlingsplan kommer att upprättas vad gäller område prestation. Ansvarig är controller.
Nr	Testfråga	Ja	Nej	Kommentar
15.	Kontrolleras att poster konterats korrekt?	x		Kontroll sker vid avstämningsarbete samt vid bokslut.
16.	Sker rättelser vid fel?	x		Genom bokföringsorder i samband med granskning av bokslut.

1.4.2 Sammanvägd riskbedömning

Vi bedömer risk utifrån sannolikheten att vi inte får ett rättvisande resultat, dvs intäkterna är felaktiga. Allvarligheten avgörs vad gäller omfattning av fel och möjligheten till korrektion.

Funktionsområde	Sannolikhet	Allvarlighet	Riskpoäng	Kommentar
Förvaltning	Liten	Mycket liten	20	Risk acceptabel. Goda kunder som betalar i tid. Rutin vad gäller dröjsmålsränta för medlemmar finns ej och behöver tas fram.
Prestation	Mindre	Liten	40	Risk eventuellt acceptabel. Beror på beloppens storlek och omfattning. Idag är de fel som hittats av mindre betydelse för resultatet. Avvikelserapporter är framtagen för att följa händelser. Ansvar för handlingsplan är tilldelad.
Värdering	Mycket liten	Mycket liten	10	Risk acceptabel.
Fullständighet	Liten	Liten	30	Risk acceptabel. Vi behöver säkerställa att periodiseringar genomförts kontinuerligt.
Existens	Mycket liten	Mycket liten	10	Risk acceptabel.

1.5 Moms och skatter

1.5.1 Checklista

Kontrollområde: Moms och skatter		Riskbedömning: Risken är acceptabel.
Nr	Testfråga	Ja	Nej	Kommentar
Förvaltning
1.	Hanteras underlag av annan person än den som betalar ut?	x		Se utbetalningsrutin samt attestordning KSA 20–2017
2.	Sker registrering av annan person än den som betalar ut?	x		PWC upprättar och FD/SO signerar i förening
3.	Görs avstämning av moms och skatter mot resultaträkningen?	x		AGD finns per person och prickning sker mot resultaträkningen. Däremot finns ingen Excel avstämning.
4.	Skyddas betalning mot förvanskning?	x		Genom att AGD går via leverantörsbetalningar hindras förvanskning. Fakturadag och betaldag är densamma vilket innebär att bokslut inte påverkas.
Prestation
5.	Är poster rätt klassificerade?		x	Åtgärd, säkerställande sker när avstämningsarbete och analys görs i samband med månadsbokslut så att leverantörsskulderna är korrekta.
6.	Är redovisningsprinciperna oförändrade från föregående år?	x
7.	Xxxxx upplysningar i årsredovisningen och i delårsbokslut?	x		RKR samt KRL följs
Värdering
8.	Sker attestering i fler led?	x		Dubbelcheckat genom stickprov.
9.	Xxxxxxx att utbetalning görs med korrekta belopp?	x		Genom attestering i betalflöde av FD/SO samt av Controller som kontrollerar mot resultaträkning.
10.	Stäms utbetalda poster av mot attesterat underlag?	x		Se utbetalningsrutin
Fullständighet
11.	Kontrolleras korrekt prestation t.ex att arbetsgivaravgifter är korrekt i förhållande till utbetalda arvoden och löner?		x	Avvikelsekontroll genomförs vad gäller löner och attesteras av FD/SO.
12.	Kontrolleras att poster hamnar på rätt period?	x		Vid upprättande av bokslut
13.	Kontrolleras att ersättningar betalas enligt avtal?	x		Avstämningsarbete sker av PWC. Kan utvecklas ytterligare.
14.	Kontrolleras att systemdata inte förändras vad gäller utbetalning av moms och skatt	x		Går som en leverantörsbetalning. Betalning signeras av FD/SO.
15.	Kontrolleras att rätt preliminär skatt innehålls?	x		Sker mot avtal, avvikelsekontroller samt genom avstämning från PWC

Kontrollområde: Moms och skatter		Riskbedömning: Risken är acceptabel.
Nr	Testfråga	Ja	Nej	Kommentar
16.	Kontrolleras att rätt preliminär skatt sker per individ?	x		PWC rutin
17.	Kontrolleras att alla sociala avgifter på bruttolön och förmåner betalas in?	x		Sker av CO och genom attestering av FD/SO
18.	Görs utbetalning av annan person än den som attesterar?	x		Se utbetalningsrutin samt attestordning KSA 20–2017
19.	Kontrolleras att sociala avgifter är rimliga i förhållande till bokförda lönekostnader, kontant ersättning samt värdet av olika förmåner?	x		PWC-rutin
Existens
20.	Xxxxxxxxxxxx och attesteras underlag?	x		Av CO samt FD/SO vid attestering av leverantörsfil
21.	Säkerställs att annan person än den som attesterat gör utbetalning?	x
22.	Kontrolleras utbetalningen?	x		Sker av FD/SO
23.	Kontrolleras att poster konterats korrekt?	x		Avstämningsarbete sker av PWC
24.	Sker rättelser vid fel? Företagsresor	x		Vid felaktigt utbetalda löner eller arvoden sker korrigering. Inbetalning säkerställs av CO i samråd med DA samt FD och PWC.

1.5.3 Sammanvägd riskbedömning

Vi bedömer risk utifrån sannolikheten att skatteverket dömer ut förseningsavgift som en följd av att moms och skatter har hanterats inkorrekt. Allvarligheten avgörs vad gäller beloppet storlek.

Funktionsområde	Sannolikhet	Allvarlighet	Riskpoäng	Kommentar
Förvaltning	Liten	Mycket liten	20	Risk acceptabel. Förbättringsarbete är att utveckla avstämningsarbetet.
Prestation	Liten	Liten	30	Risk acceptabel. Rättelser sker vid felaktigheter. Dessa sker genom korrigering av lön eller genom att ny blankett upprättas vad gäller kommunmoms. De korrigeringar som har gjorts avser mindre belopp.
Värdering	Mycket liten	Mycket liten	10	Risk acceptabel. Avstämningsarbete och inbyggda kontroller säkerställer beloppens värde i balansräkning mot såväl avtal som budget med tillhörande prognosarbete.
Fullständighet	Liten	Liten	30	Risk acceptabel. Handlingsplan kommer att tas fram för att minska risken för felaktiga utbetalningar på arvoden samt lön och därmed arbetsgivaravgifter.
Existens	Liten	Liten	30	Risk acceptabel. Kontroller sker i flera led och handlingsplan tas fram vad gäller fullständighet.

1.6 Löner, arvoden och reseräkningar

1.6.1 Checklista

Kontrollområde: Löner, arvoden och reseräkningar		Riskbedömning: Rutin för arvoden behöver åtgärdas. Handlingsplan upprättas.
Nr	Testfråga	Ja	Nej	Kommentar
Förvaltning
1.	Hanteras underlag av annan person än den som betalar ut?	x		Se utbetalningsrutin samt attestordning KSA 20–2017
2.	Sker registrering av annan person än den som betalar ut?	x		PWC upprättar och FD/SO signerar i förening
3.	Görs avstämning av löner mot resultaträkningen?	x		Lönejournal finns per person och prickning sker mot resultaträkningen. Däremot finns ingen Excel avstämning.
4.	Skyddas betalning mot förvanskning?	x		Genom att kontroller sker i flera led hindras förvanskning. Betalfil går direkt från lönesystemet.
Prestation
5.	Är poster rätt klassificerade?	x
6.	Är redovisningsprinciperna oförändrade från föregående år?	x
7.	Xxxxx upplysningar i årsredovisningen och i delårsbokslut?	x		RKR samt KRL följs
Värdering
8.	Sker attestering i fler led?	x		Dubbelcheckat genom stickprov.
9.	Xxxxxxx att utbetalning görs med korrekta belopp?		x	Vad gäller lön sker kontroller i flera led. Detta gäller även arvoden men fel har ändå uppstått som en följd av kommunikationsbrist kring underlag.
10.	Får motpart ut specifikation för kontroll?		x	Vad gäller löner får anställda upprätta underlag som signeras av den anställde och FD. Vad gäller arvoden skickas dessa inte ut i dag för kännedom.
11.	Stäms utbetalda poster av mot attesterat underlag?	x		Se utbetalningsrutin
Fullständighet
12.	Kontrolleras korrekt prestation t.ex att arbetsgivaravgifter är korrekt löneavtal?		x	Avvikelsekontroll genomförs vad gäller löner och attesteras av FD/SO. utbetalningsdag. Arvoden bestäms utifrån sammanträdesdagar. Kontroller behöver stärkas för att minska risken för felaktigt utbetalda arvoden. Ny rutin upprättas som innebär att arvodena räknas ut av KSA, går ut till styrelseledamöter för avstämning. Senast 1 december ska svar på arvoden som avser juli-november vara DA tillhanda.

Kontrollområde: Löner, arvoden och reseräkningar		Riskbedömning: Rutin för arvoden behöver åtgärdas. Handlingsplan upprättas.
Nr	Testfråga	Ja	Nej	Kommentar
				Därefter anses arvodet vara korrekt. Ska över till lön
13.	Kontrolleras att poster hamnar på rätt period?	x		Vid upprättande av bokslut
14.	Kontrolleras att ersättningar betalas enligt avtal?	x		Avstämningsarbete sker av PWC. Kan utvecklas ytterligare.
15.	Kontrolleras att systemdata inte förändras vad gäller utbetalning av moms och skatt	x		Går som en betalfil. Betalning signeras av FD/SO.
16.	Kontrolleras att rätt preliminär skatt innehålls?	x		Sker mot avtal, avvikelsekontroller samt genom avstämning från PWC
17.	Kontrolleras att rätt preliminär skatt sker per individ?	x		PWC rutin
18.	Kontrolleras att alla sociala avgifter på bruttolön och förmåner betalas in?	x		Sker av CO och genom attestering av FD/SO
19.	Görs utbetalning av annan person än den som attesterar?	x		Se utbetalningsrutin samt attestordning KSA 20–2017
20.	Kontrolleras att sociala avgifter är rimliga i förhållande till bokförda lönekostnader, kontant ersättning samt värdet av olika förmåner?	x		PWC-rutin
Existens
21.	Xxxxxxxxxxxx och attesteras övertid- och frånvarorapport?	x		Den anställde upprättar blankett som signeras av den anställde och godkänns av FD.
22.	Xxxxxxxxxxxx och attesteras underlag till rörliga ersättningar t ex reseräkning?	x		Den anställde upprättar reseräkning som signeras av FD/SO.
23.	Xxxxxxxxxxxx och attesteras underlag?	x		Den anställde upprättar underlag som signeras av FD/SO.
24.	Säkerställs att annan person än den som attesterat gör utbetalning?	x		Utbetalning kontrolleras och attesteras i MyBusiness. Betalfil läggs upp av PWC och godkänns av FD/SO.
25.	Kontrolleras utbetalningen?	x		CO/FD/SO
26.	Betalas lön ut av annan person än den som attesterat?	x
27.	Kontrolleras att poster konterats korrekt?	x		Avstämningsarbete sker av PWC Controller analyserar vid månatliga bokslut.
28.	Sker rättelser vid fel?	x		Vid betalning av arvoden har korrigering skett. Reglering bevakas.

1.6.2 Sammanvägd riskbedömning

Vi bedömer risk utifrån sannolikheten att löner, arvoden och reseräkningar felaktigt betalas ut antingen som en följd av avsaknad av eller felaktiga rutiner. Allvarligheten avgörs av antalet tillfällen och/eller beloppets storlek.

Funktionsområde	Sannolikhet	Allvarlighet	Riskpoäng	Kommentar
Förvaltning	Liten	Liten	30	Risk acceptabel. I proaktivt syfte ser vi ett behov av signallistor som belyser avvikelser.
Prestation	Mycket liten	Liten	20	Risk acceptabel.
Värdering	Stor	Liten	50	Risk eventuellt acceptabel. God kontroll föreligger vad gäller lön. Arvoden har varit felaktiga vid samtliga tillfällen. Beloppen är små. Kontinuerliga förbättringssteg har tagits men är ej tillräckliga. Handlingsplan kommer att upprättas för att ta fram beräkningar samt förslag på arvodessystem knutet till KSA.
Fullständighet	Mindre	Liten	40	Risk eventuellt acceptabel. Handlingsplan kommer att tas fram för att minska risken för felaktiga utbetalningar på arvoden. Se handlingsplan ovan.
Existens	Liten	Liten	30	Risk acceptabel. Se handlingsplan ovan.

1.7 Kontokort

1.7.1 Checklista

Kontrollområde: Kontokort		Riskbedömning: Rutin under revidering till följd av att organisationen har vuxit.
Nr	Testfråga	Ja	Nej	Kommentar
Förvaltning
1.	Hanteras underlag av annan person än den som betalar ut?		x	Samtliga kvitton skickas till PWC. Avstämning sker mot faktura och attesteras av FD/SO. Attestordning KSA 20–2017 under revidering.
2.	Sker registrering av annan person än den som betalar ut?	x		PWC upprättar och FD/SO signerar i förening.
3.	Skyddas betalning mot förvanskning?	x		Genom att kontroller sker i flera led hindras förvanskning.
Prestation
4.	Är poster rätt klassificerade?			Stickprov utförs.
5.	Är redovisningsprinciperna oförändrade från föregående år?	x
6.	Xxxxx upplysningar i årsredovisningen och i delårsbokslut?	x		RKR samt KRL följs
Värdering
7.	Sker attestering i fler led?	x		Dubbelcheckat genom stickprov.
8.	Xxxxxxx att utbetalning görs med korrekta belopp?	x		Kontroller sker i flera led.
9.	Stäms utbetalda poster av mot attesterat underlag?	x		Se utbetalningsrutin.
Fullständighet
10.	Kontrolleras att poster hamnar på rätt period?	x		Vid upprättande av bokslut
11.	Kontrolleras att ersättningar betalas enligt underlag?	x		Avstämningsarbete sker av PWC.
12.	Görs utbetalning av annan person än den som attesterar?	x		Se utbetalningsrutin. Attestordning KSA 20–2017 under revidering.
Existens
13.	Xxxxxxxxxxxx och attesteras underlag?	x		Signeras av FD/SO.
14.	Säkerställs att annan person än den som attesterat gör utbetalning?	x		Utbetalning kontrolleras och attesteras i MyBusiness. Betalfil läggs upp av PWC och godkänns av FD/SO.
15.	Kontrolleras utbetalningen?	x		Kontrolleras av FD/SO.
16.	Kontrolleras att poster konterats korrekt?	x		Avstämningsarbete sker av PWC Controller analyserar vid månatliga bokslut.
17.	Sker rättelser vid fel?			Stickprov görs.

1.7.2 Sammanvägd riskbedömning

Vi bedömer risk utifrån att kontokortet används felaktigt.

Funktionsområde	Sannolikhet	Allvarlighet	Riskpoäng	Kommentar
Förvaltning	Liten	Liten	30	Risk acceptabel. I proaktivt syfte ser vi ett behov av inköpsrutiner eftersom organisationen vuxit.
Prestation	Mycket liten	Liten	20	Risk acceptabel.
Värdering	Mycket liten	Liten	20	Risk acceptabel.
Fullständighet	Mycket liten	Liten	20	Risk acceptabel.
Existens	Mycket liten	Liten	20	Risk acceptabel.

1.9 Avtal, inköp och upphandling

1.9.1 Checklista

Kontrollområde: Avtal, inköp och upphandling		Riskbedömning: Risk acceptabel
Nr	Testfråga	Ja	Nej	Kommentar
Förvaltning
1.	Säkerställs att avtal upprättas enligt förbundsstyrelsens intentioner?	x		Förbundsordning KSA 9-2017 §3 Delegationsordningen 29-2016. Juridisk rådgivning.
2.	Säkerställs att upphandlingsregler följs?	x		Upphandlingskompetens avropas i det fall frågor uppstår. KSA har samverkansavtal med Region Uppsala KSA 46–2016
3.	Sker en regelrätt konkurrensutsättning enligt XXX för att garantera kostnadseffektivitet		x	Upphandlingar under tröskelvärdet kan eventuellt genomföras som direktupphandling. Över 100 tkr upprättas blankett och styrelsen informeras. Externa revisionstjänster samt redovisningstjänster har inte upphandlats. Handlingsplan tas fram. Sakkunnigs arvode regleras via budgetäskande.
4.	Vid inköp görs avrop mot befintliga avtal?	x		I proaktivt syfte kommer leverantörer att gås igenom för att ytterligare teckna avtal.
5.	Kontrolleras att behöriga parter tecknar avtal?	x		Genomgång av avtal görs i samband med att avtalslistan uppdateras. I samband med intern kontroll gås även avtalen igenom.
Prestation
6.	Säkerställs att korrekta uppgifter inhämtas om avtalsparts existens?		x	Handlingsplan: vid upprättande av avtal krävs att part lämnar handlingar som visar på företagets existens.
7.	Finns rutiner för avtal, inköp och upphandling	x		Delegationsordning 29–2016 Attestordning 20–2017 Tydliga regler vad gäller inköp finns i Upphandlingsmyndighetens vägledning NR1 2015, SKL Kommentus, Konkurrensverkets regler
8.	Xxxxx upplysningar i årsredovisningen och i delårsbokslut?			Ej giltig under 2016.
Värdering
9.	Säkerställs att avtal, inköp eller upphandling hanterar hur tvister ska lösas?	x		Stickprov KSA 12–2017, KSA 11-2017 se rubrik 5 Kommersiella villkor
10.	Säkerställs principer för värdering av tvistiga skulder och hur dessa ska hanteras om så uppstår?	x		I det fall tvistig skuld föreligger iakttas försiktighetsprincipen, dvs skulden bokförs löpande och tas först bort när det står klart att det inte föreligger något åtagande. Värderingen säkerställs av objektiv part.

Kontrollområde: Avtal, inköp och upphandling		Riskbedömning: Risk acceptabel
Nr	Testfråga	Ja	Nej	Kommentar

Fullständighet
11.	Finns princip för hur returer/reklamationer och ersättningskrav ska registreras, bevakas och regleras			Se avtal. Vid tvist anlitas jurist/advokat.
Existens
12.	Godkänns inköp, avtal och upphandling enligt fastställda rutiner?	x		Stickprov beställning KSA 12–2017 mot leverantörsfaktura B Braun 330584603
13.	Diarieförs avtal?	x		Alla avtal diarieförs.
14.	Återfinns styrelseprotokoll där avtal eller upphandlingsfrågor diskuterats	x		I förekommande fall sker även sekretessprövning. Se protokoll.

1.9.2 Sammanvägd riskbedömning

Vi bedömer risk utifrån att upphandling inte sker i enlighet med ovanstående beskrivning.

Funktionsområde	Sannolikhet	Allvarlighet	Riskpoäng	Kommentar
Förvaltning	Mindre	Liten	40	Risk eventuellt acceptabel. Revisionstjänster samt redovisningstjänster är ej upphandlade.
Prestation	Liten	Liten	30	Risk acceptabel.
Värdering	Mycket liten	Liten	20	Risk acceptabel.
Fullständighet	Mycket liten	Liten	20	Risk acceptabel.
Existens	Mycket liten	Liten	20	Risk acceptabel.

2 HANDLINGSPLAN

Följande handlingsplan har tagits fram med aktiviteter som syftar till att reducera ej acceptabla risker. Sammantaget innebär punkterna nedan att redovisningstjänster ska upphandlas under hösten.

Kontrollområde	Mål	Aktiviteter	När	Ansvar	Upp- följning
Leverantörsfakturor	Signallista/system leverantörsfakturor	Budgetmall för uppföljning på kontonivå Signallista faktura-avtal möjligt? Stickprov attestanter	2017-08-15 Tertial	CO CO DA/PWC	Tertial
	Avtalskontroll mot	Stickprov attestantansvar	Tertial	CO/FD	Tertial
	leverantörsfaktura	Avtalsregister	2017-08-15	DA
		Aktuell avtalslista	2017-08-15	DA
	Uppfyller	Rutin PWC	Månadsvis	CO	Bokslut
	leverantörsfakturor	Stickprovskontroll		CO	inför
	SKV:s krav				styrelse
					möte
	Korrekt kontering	Genomgång inför delårsbokslut. Korrigering felaktigheter.	2017-08-25 2017-08-30	CO CO/PWC	Månads bokslut
Kundfakturor	Policy om hantering av obetalda fakturor från medlemmar	Ta fram policy för dröjsmålsränta vid försenad betalning	2017-10-01	CO
	Styrelsearvoden	Excel-mall behöver tas	2017-09-15	CO/PWC	12-14
		fram för att säkerställa
		arvoden som betalas ut.
		Rutin arvoden	2017-08-29	DA
	Korrekt	Periodisering vid	2017-08-16	PWC	08-25
	periodisering	fakturering
	Automatik om ej	Bokföringsorder för ej	2017-09-15	CO	månadsvis
	periodiserat	periodiserade fakturor
		Rutin ekonomihandbok	2017-09-15
Moms och skatter	Korrekt klassificering	Avstämning moms vid deklaration	2017-08-15	PWC/CO	månadsvis
	Korrekt avdrag AG	Upprätta excelark som leder till avstämnings- arbete lön mot AG	2017-09-07	CO	månadsvis
Löner, arvoden och	Korrekta underlag	Excelark för arvoden		CO/PWC
reseräkningar	och utbetalningar	Rutin för att		PWC/CO
		lönespecifikation ska
		mailas ut för kännedom
Kontokort	Inköp ska inte ske av samma person som slutattesterar	Attestförteckning upprättad och signerad Kontokort till DA Stickprov	2017-08-15 2017-08-31 DÅR	CO/SO FD/SO	DÅR

Kontrollområde	Mål	Aktiviteter	När	Ansvar	Upp- följning
Avtal och inköp	Identifiering av	Ta fram lista för			Efter delår
	avtal som behöver	upphandlingar som ska	2017-10-26	DA/CO
	upphandlas	genomföras i egenregi
	Samtliga avtal ska	och med hjälp av	2017-10-26	FD/DA
	vara bedömda mot	extern/stöd.
	Teckal kriterierna
	Plan för		2017-09-15	CO
	upphandlings-
	process.

Attestordning Revision 01

SVENSKT AMBULANSFLYG

XXX.XX 222000–3152

DATUM 2017-08-03

DNR KSA 20-2017

Innehållsförteckning

1 Attestordning 3

1.1. Omfattning 3

1.2. Syfte 3

1.3. Målsättning 3

1.4. Ansvar 3

1.5. Definitioner attesträtt 4

1.5.1. Beställare 4

1.5.2. Granskare 4

1.5.3. Slutattestant 4

1.5.4. Kontraattestant 4

1.6. Beviljade attesträtter 5

1.6.1. Kontraattestant 5

1.7. Kontrollernas utförande samt jävsprövning 6

1.8. Ställföreträdare 6

1.9. Beloppsbegränsningar 6

2 Utanordning 7

2.1. Allmänt 7

2.2. Hantering av likvida medel 7

2.3. Utanordningsberättigade personers skyldigheter 7

2.4. Begränsningar 7

3 Namn och signaturlista 8

4 Budgetansvarig 9

5 Policy för representation och hantering av kontokort 10

5.1. Syftet 10

5.2. Omfattning 10

5.3. Beslutsprocess 10

5.4. Xxxxx får kontokort? 10

5.5. Ansvarsförbindelse 10

5.6. Beloppsgränser 10

5.7. Underlag 11

5.8. Övriga riktlinjer 11

5.9. Anställnings upphörande 11

5.10. Förlust av kontokort 11

5.11. Otillåten användning 11

5.12. Innehavare av giltiga kontokort 11

5.13. Mall ansvarsförbindelse för kontokort 12

1 Attestordning

1.1. Omfattning

Attestordning gäller för Kommunalförbundet Svenskt Ambulansflygs (KSA) organisationsnummer 222000-3152 samtliga ekonomiska transaktioner.

1.2. Syfte

KSA:s attestordning har till syfte att skapa effektiva och säkra rutiner vid anskaffning/upphandling, fakturahantering, utanordning samt löneutbetalningar. Utgångspunkten för attestordningen är den av styrelsen beslutade delegationsordningen KSA 29–2016. Genom attestordningen ges förutsättningar för att god intern kontroll upprätthålls vad gäller affärshändelser som leder till in- och utbetalningar av pengar.

1.3. Målsättning

Säkerställande sker genom att de definierade rollerna under rubrik 1.4 medverkar till att:

o beslut fattats av behörig beslutsfattare,

o beslut är förenligt med förbundsordning, delegationsordning samt verksamhetsplan och budget,

o prestationen utförts i form av att varan eller tjänsten har levererats,

o bokföringsunderlag i form av kvitton, fakturor och beslut uppfyller kraven på god redovisningssed (RKR samt BFN) samt kommunala redovisningslagen (KRL),

o rätt villkor tillämpas vad gäller exempelvis betalningsvillkor,

o bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod,

o konteringen är korrekt enligt gällande rekommendationer (RKR, L-bas)

o Om fel uppstår ska rutinerna säkerställa att dessa upptäcks och åtgärdas direkt.

Innan behörighet tilldelas ska person inom respektive roll erhålla genomgång och utbildning.

1.4. Ansvar

Förbundsstyrelsen fastställer delegationsordningen. Förbundsstyrelsen beslutar om attestordningen.

Förbundsstyrelsens ordförande utser attestanter.

Förbundsdirektör ansvarar för att attestanter förstår innebörden vad gäller innehållet i attestordningen. Controller genomför övergripande uppföljning och vid behov tar initiativ till förändring.

1.5. Definitioner attesträtt

1.5.1. Beställare

Beställaren har befogenheter att upphandla och beställa varor och tjänster inom ramen för gällande attesträtt. Beställning av personliga tjänster/varor som utrustning, kurser och utbildningar skall alltid, oavsett beställningsrätt, godkännas av överordnad befattningshavare (kontraattestant) innan tjänst eller vara beställs.

Beställare kan inte vara granskare om beställaren är slutattestant. Fyra-ögon principen gäller.

1.5.2. Granskare

Granskaren godkänner och kontrollera att varan eller tjänsten har utförts enligt överenskommelse. Det innebär bland annat att se till att gällande villkor vad gäller exempelvis kvalitet-, pris-, leverans- och betalningsvillkor är uppfyllda. Granskaren ska även kontrollerar att tillräckligt underlag finns för att styrka transaktionen, att dokument är formellt riktiga samt att kontering är korrekt enligt god redovisningssed samt konteringsplan. Granskningsattesten sker med en signatur av elektronisk typ eller namnteckning på bokföringsdokumentet eller liknande underlag.

Granskaren kan inte vara slutattestant men beställare. Fyra-ögon principen gäller.

1.5.3. Slutattestant

Slutattestant ska kontrollera att transaktionen ryms inom beslutad budget, överensstämmer med fattade beslut och ligger inom ramen för verksamhetsområdet. Slutattest sker med en signatur av elektronisk typ eller namnteckning på bokföringsdokument eller liknande underlag.

1.5.4. Kontraattestant

Överordnad befattningshavare godkänner köp av exempelvis personlig utrustning, kurser och utbildningar innan tjänst eller vara beställs. Kontraattest sker med en signatur av elektronisk typ eller namnteckning på bokföringsdokument eller liknande sker innan utbetalning.

1.6. Beviljade attesträtter

Följande roller har attesträtt. Innehavare av befattningen återfinns i namntecknings- och signaturlista. Den person som inte finns angiven har inte attesträtt. En attesträtt är aldrig muntlig utan attesträtt godkänns när attestförteckning är beslutad av styrelsens ordförande. Budgetansvaret ska alltid kopplas till ett specifikt konto eller avtal.

Beställare (En av nedanstående)		Granskare (En av nedanstående)	Slutattestant (En av nedanstående)	Kontraattest
Avtal avrop	Förbundsdirektör	Direktörsassistent	Förbundsdirektör	Överordnad
	Direktörsassistent	Controller	Budgetansvarig	chef
	Controller	Budgetansvarig
	Budgetansvarig
Direkt köp	Förbundsdirektör	Direktörsassistent	Förbundsdirektör	Överordnad
	Direktörsassistent	Controller	Budgetansvarig	chef
	Controller	Budgetansvarig
	Budgetansvarig
Personligt köp	Förbundsdirektör	Direktörsassistent	Förbundsdirektör	Överordnad
	Direktörsassistent	Controller	Budgetansvarig	chef
	Controller	Budgetansvarig
	Budgetansvarig
Löner	Redovisningsbyrå	Redovisningsbyrå	Förbundsdirektör Budgetansvarig	Överordnad chef
Medlemsfakturering	Redovisningsbyrå	Controller	Förbundsdirektör
Skattedeklarationer Redovisningsbyrå Redovisningsbyrå Controller
Kommunmoms	Redovisningsbyrå	Redovisningsbyrå	Controller	Överordnad chef

1.6.1. Kontraattestant

o Förbundsdirektör för Controller samt direktörsassistent,

o Styrelsens ordförande för förbundsdirektör,

o Vice ordförande för förbundsdirektör och styrelsens ordförande,

o Styrelsemedlem i det fall Styrelsens ordförande alternativt vice ordförande deltar,

o I det fall samtliga styrelsemedlemmar deltar Förbundsfullmäktiges ordförande

1.7. Kontrollernas utförande samt jävsprövning

Kontrollmomenten ska utföras i enlighet med attestansvaret samt anpassas till transaktionernas art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Vid slutattest ska den som utför kontrollen ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Det innebär att den som utför slutattest inte får attestera köp som avser den egna personen eller närstående. Detta innefattar även transaktioner där närstående eller anställd har ägarintresse eller ingår i leverantörens ledningsgrupp.

Försiktighetsprincipen ska iakttas så snart jävsfrågan är aktuell. Kontrollåtgärder ska dokumenteras på ett varaktigt och ändamålsenligt sätt och ske inom rimlig tid.

1.8. Ställföreträdare

Om förbundsdirektören är frånvarande ska i brådskande ärenden ställföreträdare utses med samma behörigheter som förbundsdirektören. Om sådant beslut saknas inträder Styrelsens ordförande.

1.9. Beloppsbegränsningar

Vid attest av faktura som kan hänföras till avtal finns inga beloppsgränser mer än den budget som fastställts.

Vid attest av faktura som kan hänföras till den av fullmäktige fastställda budgeten finns inga beloppsgränser.

Attest av konsulttjänster på löpande räkning, vilket inte omfattas av punkterna ovan, ska alltid attesteras av förbundsdirektören.

Inköp eller upphandling får inte delas upp på flera fakturor, så att attestberättigad ska kunna attestera fakturor inom sin attestram. Om delfakturering sker ska attest alltid göras av den som har attesträtt för hela inköpsbeloppet.

2 Utanordning

2.1. Allmänt

Behörigheten att beordra utbetalning från bank och att belasta konton med kostnader ska separeras. Med utanordning menas en handling där en person med sin namnteckning eller digitala signatur bekräftar att en attesterad utgiftsverifikation eller annat utbetalningsunderlag får betalas.

2.2. Hantering av likvida medel

Förbundsdirektören har inom ramen för Svenskt Ambulansflygs tillgängliga medel rätt att tillsammans med Styrelsens ordförande utanordna för de medel som förvaltas av Svenskt Ambulansflyg. Vilka befattningshavare som ensamt eller i kombination med förbundsdirektören ska ha rätt att teckna utbetalningsbesked fastställs av Styrelsens ordförande i separat beslut.

2.3. Utanordningsberättigade personers skyldigheter

Före utanordnandet ska rimlighetskontroller av betalning ske så att belopp är attesterad av behörig samt att verifikationen och underlagen är korrekta.

2.4. Begränsningar

Utanordningsberättigad får inte godkänna utbetalning till sig själv eller närstående.

3 Namn och signaturlista

För de fall attest sker manuellt redovisas nedan namn- och signaturlista omfattande underskrifter och signaturer för de personer som beviljats attesträtt och/eller rätt att teckna utbetalningsbesked för Svenskt Ambulansflyg.

Roll	Namn	Namnteckning	Signatur
Styrelsens ordförande	Xxxxx Xxxxxxxx
Vice ordförande	Xxxxxx Xxxxxxxxx
Förbundsdirektör	Xxxxxxx Xxxxxxxx
Direktörsassistent	Xxxxxx Xxxxx
Controller	Xxxxxx Xxxxxxx

4 Budgetansvarig

Med budgetansvar menas att funktion tilldelats ett ansvar för att genomföra aktiviteter som planerats i budget. Om budget under- eller överskrids ska Förbundsdirektören meddelas snarast eller senast i samband med prognosarbete. Om beloppet är väsentligt ska riskanalys bifogas som tar hänsyn till budgeten i sin helhet.

Budgetansvarig	Budget helår kr	Avtal	Konton
Förbundsdirektör	Delegations- ordning	Delegationsordning	Samtliga konton
Controller	200 000	Reseservice och reseadministration	6810,6640,
		KSA 26–2016	6830,6890
Controller	45 960	Lokalvård veckovis KSA 50–2017	6090,
		Elleverans KSA 63–2016,	6310,
		Inbrottslarm/brandlarm KSA 33–2017	7370
Controller	102 000	Hyresavtal kontorslokal KSA 48–2016	6010
Controller	48 000	Konferenslokaler direkt köp	6940
Controller	36 040	IT/telekommunikation Telia Internetuppkoppling KSA 55–2016	6420,7210,7540
Controller	60 000	Kontorsutrustning/förbrukningsvaror	6410,6450,6460
Controller	5 000	Postbefordran	7250
Controller	150 000	Konsult redovisning KSA 19–2016	7350
Controller	350 000	Internrevision KSA 46–2016	7350

5 Policy för representation och hantering av kontokort

5.1. Syftet

Anledningen till att kontokort finns inom KSA är att förenkla betalningar och inköp samt minska behovet av förskottsbetalningar och privata utlägg i samband t.ex resor eller representation.

5.2. Omfattning

Betalningsansvaret för de inköp som görs på kortet är ställt på KSA och fakturan skickas till KSA.

5.3. Beslutsprocess

Styrelsens ordförande har delegerat till förbundsdirektören att besluta om vilka personer som inom KSA:s ansvarsområde ska ha rätt till kontokort. Beslut som fattas på delegation ska redovisas till styrelsen.

Förbundsdirektören godkänner och beställer kontokort med hänsyn tagen till tjänsteuppdraget och beslutar om återkallelse. Kontrasignering sker av Controller.

5.4. Xxxxx får kontokort?

Tjänsteuppdraget avgör vilka som får kontokortet. Kortinnehavaren har ett personligt ansvar för kontokortet och ska behandla detta som en värdehandling där förvaring ska ske på ett betryggande sätt.

5.5. Ansvarsförbindelse

För varje kontokort ska ansvarsförbindelse finnas. Av ansvarsförbindelsen framgår att kortet ska användas i tjänsten och inte användas för privat bruk. Ansvarsförbindelsen ska diarieföras.

5.6. Beloppsgränser

Beloppsgränser för inköp styrs dels av budgetansvar och dels av kortinnehavarens behov i tjänsten. Inköp med VISA kort ska godkännas av förbundsdirektör, eller controller.

5.7. Underlag

Alla inköp ska snarast skannas och skickas till redovisningsbyrå samt KSA:s controller. Av handlingarna ska framgå vad inköpet avser. Kvittot sparas digitalt och finns tillgängligt via förbundets portal. Originalet förvaras i pärm på KSA:s Kansli. För kvitton i samband med representation ska syftet anges, antal deltagare och om det inte klart framgår av annat underlag vad som avser tex mat, dryck och logi. Kortinnehavaren redovisar sedan kvitton på gjorda utlägg och erhåller efter attest ersättning i samband med löneutbetalningen.

5.8. Övriga riktlinjer

För all representation vid KSA ska riktlinjer kring mutor och representation beaktas. All representation ska ske med omdöme och måttfullhet där riktlinjer framgår i policy tagen av styrelsen

2017-05-11 KSA 36:2017.

Vid attestering av fakturan för kortköp ska samtliga kvitton kontrolleras mot fakturans specifikation. Se vidare information i attestordning.

5.9. Anställnings upphörande

Vid anställnings upphörande ska kortet klippas av den anställde och lämnas till Förbundsdirektör eller Controller. Xxxxxxxx ska lämnas på att kortet återlämnats.

5.10. Förlust av kontokort

Vid förlust av kontokort ska kortet omedelbart spärras hos kortutgivaren. Ändras namn eller tillhörighet ska Controller omedelbart meddelas för att kunna uppdatera nedanstående lista.

5.11. Otillåten användning

Vid otillåten användning ska kortinnehavaren underrättas samt överordnad chef. Om policyn inte följs kan kortet komma att dras in omedelbart. Vid otillåten användning kan kortinnehavaren bli personligt betalningsansvarig.

5.12. Innehavare av giltiga kontokort

Roll	Kredit	Namn	VISA
Direktörsassistent	30.000	Xxxxxx Xxxxx	0000 0000 0000 0000

5.13. Mall ansvarsförbindelse för kontokort

Ansvarsförbindelse för kontokort: VISA

Den anställdes för och efternamn Personnummer

Organisation Överordnad chef

Beloppsgräns per inköp Beloppsgräns

Som kortinnehavare tilldelas jag behörigheter att göra inköp som avser verksamheten efter godkännande av slutattestant.

Policy för kontokort och övriga riktlinjer vad gäller tex representation ska följas. Om riktlinjerna inte efterlevs kan kortet komma att dras in med omedelbar verkan. Otillåten användning kan leda till personligt betalningsansvar.

Jag har tagit del av gällande policys och riktlinjer och förbinder mig härmed att följa dessa: Datum:

Kortinnehavarens namn: Kortinnehavarens namnteckning

BRANDSKYDDSPOLICY | KSA 54–2017

Brandskyddspolicy för kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg

Denna policy gäller för kansliet i Eskilstuna.

Enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor har den som äger en byggnad och den som bedriver verksamhet där, det yttersta ansvaret för sitt brandskydd.

Det innebär en skyldighet att i skälig omfattning hålla utrustning för livräddning vid brand och att i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand.

Den utrustning för livräddning vid brand som finns på kommunalförbundet Svenskt Ambulansflygs (KSA) kansli är följande:

o Brandlarm med direktkoppling till Securitas,

o Brandvarnare,

o Brandsläckare med pulver,

o Brandfilt

o Skylt som visar utrymningsväg

KSA:s brandskyddspolicy innebär att:

o Varje medarbetare på KSA:s kansli ska känna till utrymningsvägar och var brandsläckare och brandfilt finns,

o En genomgång ska hållas årligen med samtliga medarbetare innehållande de åtgärder som bör vidtas om brand uppstår, hur man använder en brandsläckare och en brandfilt. Genomgången dokumenteras,

o Kontakten till Kaffebryggare och mikrovågsugn dras ut efter varje arbetsdag.

Om en brand bryter ut:

o Rädda dig själv och andra i din närhet, men ta inte själv för stora risker,

o Använd inte hissen,

o Varna andra som kan vara i fara,

o Larma räddningstjänsten genom att ringa 112 och var beredd att svara på:

– om det finns människor som är instängda eller i annan fara

– var det brinner (adress)

– vem du är och varifrån du ringer

o Släck branden om det är möjligt,

o Efter utrymning är återsamlingsplats på Fristadstorgets mitt.

RISKHANTERINGSPOLICY | KSA 55–2017

Riskhanteringspolicy för kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg

Riskhantering är en integrerad del av vårt dagliga och strategiska arbete. Igenom att alltid beakta risker och i processer och de beslut som förbundet tar, och identifiera eller ta fram skyddsbarriärer och åtgärder, minimerar vi vår exponering för oförutsedda händelser.

Vi arbetar systematiskt med riskhantering igenom att använda oss av flera verktyg, bland annat; analyser, internkontroll, avvikelserapportering, grupparbeten och simuleringar. Vårt internkontrollsystem med årliga kontrollplaner (KSA 35–2017) utgör en viktig del av vårt processinriktade arbete. Information och kommunikation är viktiga delar av det arbetet.

För att felaktigheter och brister ska kunna identifieras och implementeras, samt för att förbättringsarbetet ska fungera, är vår öppna rapporteringskultur en central del av vårt arbete med riskhantering, både reaktivt och proaktivt.

KSA ska i sin riskhantering:

o Bedöma risker objektivt med tydlighet om vilken risk som bedöms samt vilken eventuell fara/felaktighet som identifierats som möjlig bidragande faktor,

o Beskriva objektivt, hur sannolik och allvarlig den mest troliga utgången av en fara, ett scenario eller en händelse kan anses vara,

o Använda värderingskriterier för att ta fram riskens nivå,

o Använda bedömd risknivå för att etablera och implementera åtgärder

o Vid behov arbeta med att analysera grundorsaker och trender.

Alla anställda inom KSA utbildas i hur vi arbetar och hanterar risk.

JÄMSTÄLLDHETSPOLICY | KSA 56–2017

Jämställdhetspolicy för kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg

Kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg (KSA) strävar efter att uppfattas som en attraktiv och utvecklande arbetsplats för både kvinnor och män.

KSA ska kännetecknas av att:

o Arbetsgivare och arbetstagare samverkar för att jämställdhet i arbetslivet uppnås.

Målet för jämställdhetsarbetet inom KSA är att:

o Arbetsplats, arbetsmetod, arbetsorganisation och arbetsförhållande ordnas så att de lämpar sig för både kvinnor och män,

o Både kvinnor och män kan förena förvärvsarbete med föräldraskap,

o Ingen arbetstagare utsätts för sexuella trakasserier eller trakasserier på grund av en anmälan om könsdiskriminering. Med sexuella trakasserier menas varje ovälkommen sexuell påstötning eller uttalande,

o Kvinnor och män ska ha samma möjligheter till anställning, utbildning, befordran och utveckling på arbetet,

o Kvinnor och män ska ha lika lön för likvärdigt arbete,

o Verka för att ingen utsätts för könsdiskriminering, det vill säga missgynnas på grund av könstillhörighet.

IT-SÄKERHETSPOLICY | KSA 57–2017

IT-säkerhetspolicy för kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg

Kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg (KSA) värnar om en hög IT-säkerhet. Varje medarbetare ska vid anställningens början utbildas i den IT-säkerhetspolicy som gäller för förbundet.

Varje medarbetare har ansvar för att gällande policy och riktlinjer för IT-säkerhet tillämpas inom det egna ansvarsområdet.

Målsättningen med KSA:s IT-säkerhetsarbete är att säkerställa att:

o Alla medarbetare ska vara medvetna om IT-säkerhetsfrågornas betydelse,

o Lagar, förordningar och andra bestämmelser efterlevs,

o Den personliga integriteten prioriteras och beaktas,

o Känslig information skyddas mot obehörig åtkomst, förändring och förstöring,

o Rätten till insyn i allmänna handlingar beaktas. Utrustning:

o Datorutrustning på KSA skall vara utrustad med virusskydd,

o Brandvägg ska vara aktiverad på varje dator,

o Mobiltelefon ska skyddas med lösenkod eller touch ID. Informationshantering och internetanvändning:

o Förbundets trådlösa nätverk ska vara skyddat med säkerhetsnivå WPA2-personal (verifieringsnyckel) och AES (WPA kryptering). Lösenordet får ej delas ut till gäster/besökare. Gäster/besökare hänvisas till gästnätverket,

o Lösenord byts enligt xxxxxxx Xxxxxxxxx – System och behörigheter,

o Innan en app eller ett program laddas ner på dator eller mobiltelefon ska det godkännas av IT- säkerhetsansvarig,

o Bilagor och länkar i epost som kommer ifrån okänd avsändare får ej öppnas utan att man är säker på innehållet. Misstänkt epost ska kastas, råder osäkerhet kontakta IT-säkerhetsansvarig,

o Försiktighetsprincipen ska gälla allt surfande på internet.

Document Metadata

Table of Contents

Ordförande Börje Wennberg förklarar sammanträdet öppnat. Upprop förrättas. Närvarande ledamöter framgår av sidan…..

Document Metadata