KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL
Sammanträdesdatum: 2020-01-20
§ 10
Ansökan inför SommarRock Svedala 2020
Dnr 2020-000008
Beslut
Kommunstyrelsen beslutar
att - under förutsättning av att kommunfullmäktige beslutar att ingå borgen för Svedala Musikers Unga RockFörening (S.M.U.R.F) - ingå Avtal om partnerskap
m.m. avseende Sommarrock Svedala 2020,
att bevilja S.M.U.R.F bidrag om 50 000 kronor för evenemanget Sommarrock 2020,
att utbetala ytterligare 15 000 kronor till S.M.U.R.F. i syfte att bidra till merkostnad för finansiering genom checkkredit,
att delegera till kommunstyrelsens ordförande att fatta övriga eventuella erforderliga beslut efter samråd med oppositionsråden Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx (S) och Xxxxx Xxxxxxxx (SD) och kommunstyrelsens 1:a vice ordförande Xxxx Xxxx, med anledning av kommunens partnerskap med S.M.U.R.F rörande SommarRock Svedala 2020 inklusive borgensåtagandet,
att Svedala kommun inte kommer att ingå ytterligare avtal kommande år om inte årets evenemang 2020 går med överskott, samt
att bjuda in S.M.U.R.F. till kommunstyrelsens kommande möte för att muntligt redogöra för årets budget.
Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta
att ingå borgen för Svedala Musikers Unga RockFörening (S.M.U.R.F) för checkkredit. Kreditbeloppet är begränsat till 2 miljoner kronor. Checkkredittiden är begränsad till och med den 30 september 2020, samt
att ge kommunstyrelsen i uppdrag att fatta övriga eventuella erforderliga beslut med anledning av kommunens borgensåtagande.
Sammanfattning av ärendet
Svedala Musikers Unga RockFörening (S.M.U.R.F.) har inkommit med ansökan inför arrangemanget av den 33:e upplagan av SommarRock. Ansökan rör bland annat bidrag för evenemanget, disponering av lokaler och borgensåtagande för att S.M.U.R.F. ska kunna ansöka om och få beviljad checkkredit från Skurups Sparbank.
Svedala kommun har 2018 och 2019 ingått borgen för checkkredit upp till ett belopp om 3,3 miljoner kronor. Borgensåtagandet för evenemanget 2019 har förlängts genom beslut av kommunstyrelsens ordförande. Beloppet för borgensåtagandet har dock sänkts till 600 000 kronor. Aktuellt saldo på checkkrediten per den 17 januari 2020 är - 590 318,71 kronor.
Evenemangen 2018 och 2019 gick med underskott. Underskottet var dock något lägre 2019. Representanter från kommunförvaltningen har under hösten
Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL
Sammanträdesdatum: 2020-01-20
2019 och i januari 2020 haft möten med ledningsgruppen för SommarRock Svedala och representanter för föreningarna S.M.U.R.F och Club Pub. Vid dessa har representanterna för föreningarna och SommarRock Svedala redovisat in- och utgående belopp på checkkreditskontot samt redogjort för resultatet för 2019. De har också ombetts att ta fram en handlingsplan för en ekonomi i balans för eventuellt kommande evenemang.
Kommunstyrelsen har med dessa förutsättningar att ta ställning till ansökan inför ett eventuellt evenemang 2020.
Handlingar i ärendet
Tjänsteskrivelse av stabschefen, daterad 2020-01-15 Ansökan SommarRock Svedala 2020
Handlingsplan 2020–2022 avseende SommarRock Svedala
Förslag till Avtal partnerskap med mera avseende Sommarrock Svedala 2020
Yrkanden
Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx (S) yrkar bifall till alternativ 2, som är att bevilja
S.M.U.R.F. bidrag, ingå partnerskap med mera samt yrkar på tillägget att ordförande fattar beslut per delegation efter samråd med oppositionsråden Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx (S) och Xxxxx Xxxxxxxx (SD) och kommunstyrelsens 1:a vice ordförande Xxxx Xxxx, med instämmande av Xxxxx Xxxxxxxx (SD), Xxxxxx Xxxxxxxx (MP) och Xxxx Xxxxxxxxx (M).
Överläggning
Kommunstyrelsen diskuterar på vilken nivå kommunstyrelsen kan och bör stödja och hjälpa föreningen med att få en budget i balans., Kommunstyrelsen enas om att bjuda in föreningen till kommande möte för en muntlig redovisning av årets budget. Kommunstyrelsen enas om gemensamt uttalande/beslut att Svedala kommun inte kommer att ingå ytterligare avtal kommande år om inte årets evenemang 2020 går med överskott.
Beslutsgång
Ordförande sammanfattar att yrkanden har gjorts för bifall till alternativ 2 som innebär stöd till SommarRock Svedala 2020 samt tilläggsyrkande rörande delegationsbeslut. (alternativ 1 är avslag på S.M.U.R.F.s ansökan)
Ordförande frågar kommunstyrelsen vill bifalla eller avslå alternativ 2 om att stödja SommarRock Svedala 2020 och finner att kommunstyrelsen bifaller alternativ 2.
Ordförande ställer bifall mot avslag på tilläggsyrkandet att ordförande fattar beslut per delegation efter samråd med oppositionsråden Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx
(S) och Xxxxx Xxxxxxxx (SD) och kommunstyrelsens 1:a vice ordförande Xxxx Xxxx, och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla tilläggsyrkandet.
Beslut skickas till
Kommundirektör Xxxxx Xxxxxxxx
Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL
Sammanträdesdatum: 2020-01-20
Stabschef Xxxxxx Xxxxxxx
Ekonomi- och utvecklingschef Xxxxx Xxxxxxxxxx
Näringslivsutvecklare Xxxxx Xxxxxxxx
Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Xxxxxx Xxxxxxx tel. 000-0000000 | Tjänsteskrivelse 2020-01-15 Dnr: 2020-000008 |
Ansökan inför SommarRock Svedala 2020
Kommunstyrelsen beslutar att avslå ansökan
alternativt
att – under förutsättning av att kommunfullmäktige beslutar att ingå borgen för Svedala Musikers Unga RockFörening (S.M.U.R.F) – ingå Avtal om partnerskap m.m. avseende Sommarrock Svedala 2020,
att bevilja S.M.U.R.F bidrag om 50 000 kronor för evenemanget Sommarrock 2020,
att utbetala ytterligare 15 000 kronor till S.M.U.R.F. i syfte att bidra till merkostnad för finansiering genom checkkredit, samt
att delegera till kommunstyrelsens ordförande att fatta övriga eventuella erforderliga beslut med anledning av kommunens partnerskap med S.M.U.R.F rörande SommarRock Svedala 2020 inklusive borgensåtagandet.
Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta
att ingå borgen för Svedala Musikers Unga RockFörening (S.M.U.R.F) för checkkredit. Kreditbeloppet är begränsat till 2 miljoner kronor. Checkkredittiden är begränsad till och med den 30 september 2020, samt
att ge kommunstyrelsen i uppdrag att fatta övriga eventuella erforderliga beslut med anledning av kommunens borgensåtagande.
Svedala Musikers Unga RockFörening (S.M.U.R.F.) har inkommit med ansökan inför arrangemanget av den 33:e upplagan av SommarRock. Ansökan rör bland annat bidrag för evenemanget, disponering av lokaler och borgensåtagande för att S.M.U.R.F. ska kunna ansöka om och få beviljad checkkredit från Skurups Sparbank.
Svedala kommun, 233 80 Svedala, xxx.xxxxxxx.xx
Tfn 000-000 00 00, Fax 000-00 00 00, xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
TJÄNSTESKRIVELSE
2020-01-15
KS 2020-000008
Svedala kommun har 2018 och 2019 ingått borgen för checkkredit upp till ett belopp om 3,3 miljoner kronor. Borgensåtagandet för evenemanget 2019 har förlängts genom beslut av kommunstyrelsens ordförande. Beloppet för borgensåtagandet har dock sänkts till 600 000 kronor. Aktuellt saldo på checkkrediten per den 23 december 2019 var -568 748 kronor.
Evenemangen 2018 och 2019 gick med underskott. Underskottet var dock något lägre 2019. Representanter från kommunförvaltningen har under hösten 2019 och i januari 2020 haft möten med ledningsgruppen för SommarRock Svedala och representanter för föreningarna S.M.U.R.F och Club Pub. Vid dessa har representanterna för föreningarna och SommarRock Svedala redovisat in- och utgående belopp på checkkreditskontot samt redogjort för resultatet för 2019. De har också ombetts att ta fram en handlingsplan för en ekonomi i balans för eventuellt kommande evenemang.
Kommunstyrelsen har med dessa förutsättningar att ta ställning till ansökan inför ett eventuellt evenemang 2020.
Ansökan SommarRock Svedala 2020.
Handlingsplan 2020–2022 avseende SommarRock Svedala.
Förslag till Avtal partnerskap m.m. avseende Sommarrock Svedala 2020.
Kommunens stöd till SommarRock har, förutom frågan om finansiering, tidigare hanterats av kultur- och fritidsnämnden. Den 7 maj 2018, § 106, antog kommunstyrelsen Riktlinjer för partnerskap och stöd av evenemang i marknadsföringssyfte för Svedala kommun. Enligt dessa ska ärenden om partnerskap och stöd för evenemang alltid starta i kommunstyrelsen.
S.M.U.R.F. är en ideell förening som inte har möjlighet att betala ut förskott till de produktionsbolag och företag som kräver förskottsbetalning för gage till artister, hyra av scener med mera. Fram till och med 2017 års SommarRock förskottsbetalade därför kommunen föreningens fakturor för evenemanget. Denna process var resurskrävande för såväl kommunen som S.M.U.R.F. Av den orsaken ansökte S.M.U.R.F. inför SommarRock 2018 och 2019 om checkkredit vilken kommunen gick i borgen för. Som framgår ovan har evenemangen gått med underskott dessa år.
S.M.U.R.F. har för avsikt att inför årets evenemang ansöka om checkkredit från Skurups sparbank till ett belopp om 2 miljoner kronor. För att föreningen ska få ansökan beviljad kräver banken att Svedala kommun går i borgen för föreningen. Till detta tillkommer en uppläggningsavgift för checkkrediten. Utöver ansökt bidrag om 50 000 kronor föreslås därför kommunstyrelsen – om kommunstyrelsen väljer att bevilja ansökan och kommunfullmäktige beslutar att ingå borgen - att därutöver utbetala ytterligare 15 000 kronor i syfte att bidra till merkostnad för finansiering av evenemanget genom checkkredit.
TJÄNSTESKRIVELSE
2020-01-15
KS 2020-000008
För det fall kommunstyrelsen väljer att bevilja ansökan inför SommarRock 2020 har stabschefen tagit fram förslag till avtal om partnerskap m.m. avseende Sommarrock Svedala 2020. I arbetet har även synpunkter inhämtats från tjänstepersoner inom ekonomienheten, kultur och fritid, miljö och teknik samt näringslivs- och turismutvecklaren.
Som kontaktperson för kommunen föreslås näringslivs- och turismutvecklaren.
Beslut om borgen ska enligt punkten 1.7. i gällande finanspolicy fattas av kommunfullmäktige.
Ansökan SommarRock Svedala 2020, 9-11 juli.
Inför vår 33:e upplaga av SommarRock Svedala ansöker Musikföreningen S.M.U.R.F. om följande:
● Att Svedala Kommun stödjer vår festival med 50 000 kr för att hamna på stabilare fötter och kunna föra flera generationers arbete vidare och hålla Svedala på kartan.
● Att S.M.U.R.F. fritt från avgift disponerar Friluftsbadet i Svedala, Sporthallens omklädningsrum, ovanvåningen, nedervåningen, parkeringen och de angränsande områdena runt anläggningen.
● Att S.M.U.R.F. efter skriftligt godkännande från Svedab, fritt från avgift, disponerar Naverlönnskolan (tomtmark inom fastigheten Svedala 56:5 samt lokaler och storkök) enligt separat Nyttjanderättsavtal med Svedala kommun.
● Att Svedala kommun går i borgen för S.M.U.R.F till Skurups Sparbank, för att kunna behandla de utgifter som kommer innan man gör intäkter.
●
● Att södra parkeringen (framför Sporthallen) spärras av 3/7–13/7 och norra parkeringen (framför Friluftsbadet) 1/7–13/7.
● Att skateboardbanan är stängd 3–13/7.
● Att kommunen av säkerhetsskäl informerar invånare på xxxxxxx.xx etc om att transporterna börjar rulla in på området onsdag vecka 27.
Under SommarRock Svedala tillåts inget glas på området. Samtliga besökare visiteras vid insläppet. Av polismyndigheten förordat antal uniformerade vakter är i tjänst och städning av det disponerade området och kringliggande grönområden sker efter festivalen.
S.M.U.R.F, G:a Brandstationen och SommarRock
S.M.U.R.F. är en ideell musikförening som är verksam i Svedala kommun med omnejd. Under hela året arrangerar föreningen konserter, disco, omsorgsdans mm i G:a Brandstationen, fastigheten mitt i centrala Svedala som föreningen hyr av Svedala kommun sedan 1990.
G:a Brandstationen
Föreningen har byggt om och restaurerat G:a Brandstationen till en välutrustad, fullfjädrad evenemangslokal för större och mindre musikevenemang. Föreningen har byggt både replokal och inspelningsstudio i fastigheten. G:a Brandstationen används också för musikarrangemang för barnfamiljer samt för teater- och musikarrangemang för kommunens förskole- och skolbarn.
Under hösten 2016 har Gamla Brandstationen varit stängd pga. förhöjda värden av markradon.
S.M.U.R.F. | tel/fax | 000-00 00 00 | |
Gamla Brandstationen | xxx.xx | 84 70 00–5797 | |
233 31 Svedala | bg | 5789-3117 |
Medlemmarna i föreningarna S.M.U.R.F. och Club Pub har jobbat med förbättringar av lokalerna. Lokalerna blev godkända och verksamheten öppnade upp igen 20170102.
Club Pub
Systerföreningen Club Pub delar lokal med S.M.U.R.F. Club Pub arrangerar pubkvällar med liveband varannan vecka. Dessa kvällar är endast för medlemmar i föreningen Club Pub. Club Pub är också den förening som söker tillstånd för öl-, vin- och matförsäljningen på SommarRock Svedala och har gått alla utbildningar och har den kunskap som krävs för detta.
SommarRock Svedala
S. M. U. R. F. har tillsammans med Club Pub arrangerat SommarRock Svedala sedan 1987 och 2017 fyllde festivalen 30 år! SommarRock Svedala började på ett lastbilsflak men har vuxit kraftigt och har varit en av de största ideellt drivna festivalerna i Sverige med en omsättning över 5 Mkr.
Inför festivalen 2015 minskades festivalen något för att gå tillbaka till ”rötterna” och för att säkerställa festivalens överlevnad. Varje år arbetar runt 650 ideella funktionärer före, under och efter SommarRock Svedala. Funktionärerna är fördelade i 40 olika arbetsgrupper.
2018 så tillsattes en ny ledningsgrupp för festivalen, något som såklart hade en påverkan på hela organisationen. Trots allt detta så blev det festival! Dock blev 2018 ett år för alla att hitta sina roller, sina brister och styrkor. Att bygga upp ett ekonomiskt arbete som passar både individer och festivalen visade sig vara något som kräver tid.
2019 fortsatte man jobba upp en festival där den nya ledningen kunde ta med sig sina nya erfarenheter inför årets festival. Trots många förbättringar i arbetet så räckte det inte hela vägen fram. 2019 började man att arbeta med sponsorer på ett nytt sätt. Vi återinförde även ett VIP område igen, vilket var väldigt uppskattat. Redan idag finns ett stort intresse bland olika företag att vara en del av festivalen, både nya och gamla. Vår plan är att satsa ännu mer på våra sponsorer och samarbeten nu när vi vet att det finns ett stort intresse för detta.
Samarbeten
2019 inledde S.M.U.R.F. ett samarbete med Suicide Zero. Svedala Församling är en annan samarbetspartner liksom Ungas Fritid i Svedala och fältgrupper i angränsande kommuner.
S.M.U.R.F. har också ett nära samarbete med Tourism in Skåne och Event in Skåne för diskussioner kring kvalitet och värdskap. Inom kommunen sker samarbete främst med Gata Park, Kultur och Turism och Fritid. 2019 började man också att göra studiebesök på diverse festivaler runt om i Sverige för oss visa upp SommarRock Svedala, skaffa nya influenser och ideer för att kunna plocka ut det bästa ur alla världar. Vilket resulterar i ett kontinuerligt nytänk som kommer stärka vår festival framåt.
S.M.U.R.F. | tel/fax | 000-00 00 00 | |
Gamla Brandstationen | xxx.xx | 84 70 00–5797 | |
233 31 Svedala | bg | 5789-3117 |
Det lokala näringslivet
S.M.U.R.F:s SommarRocksorganisation samarbetar under hela året med företag i och kring Svedala kommun. Ett 30-tal företag är sponsorer för SommarRock Svedala. Många nya stora samarbeten och sponsorer gror just nu inför kommande år. Under 8 månader av året omnämns ”Svedala” i positiva ordalag i tidningar, sociala medier, radio och TV i hela Sverige tack vare S.M.U.R.F:s SommarRock Svedala.
Med varma hälsningar
Xxxx-Xxxxxx Xxxxxxxxx Festivalledning SommarRock Svedala
S.M.U.R.F. | tel/fax | 000-00 00 00 | |
Gamla Brandstationen | xxx.xx | 84 70 00–5797 | |
233 31 Svedala | bg | 5789-3117 |
Handlingsplan 2020-2022
SommarRock Svedala 2020-2022
I jämförelse med 2018 så gick SommarRock Svedala 2019 bättre rent ekonomiskt, tyvärr gick festivalen dock inte med vinst även i år. Vilket är något som vi jobbat stenhårt med att analysera och utvärdera under hösten och vintern. Här nedan kommer vi att redovisa vart det brustit och vår plan på hur vi kommer att hantera detta.
Vad gick fel 2019?
● Biljettintäkter
- inför året 2019 budgeterade vi en försäljning på ca 2.300.000:-
, tyvärr så uppgick försäljningen endast till 2.092.890.
● Försäljning av hoodies och t-shirts
- Jämfört med föregående år så minskade försäljningen av våra hoodies och t-shirts, med hjälp av föregående års resultat så budgeterade vi en försäljning på 70.000:- men tyvärr så uppnådde vi en försäljning på endast 43.000:-
● Tältkostnad
- Tältkostnaden inför 2019 var budgeterad 320.000, men på grund av oerfarenhet och brist i kommunikationen på vissa punkter så uppstod ett missförstånd och utgiften för oss slutade på 380.000:-
● Infrastruktur
- Infrastrukturen har gått upp i pris och vår leverantör går tyvärr inte in med tillräckligt med sponsring. Infrastrukturen var budgeterad på
400.000 men steg till 471.000:-
● Xxxx, ljus, ljud och Backline
- På grund av separata krav från artister så tillkom det specialleveranser som gjorde att kostnaden steg. Detta ihop var budgeterat 550.000:- men slutade på 579.900:-
● Scenstaket
- Just för denna punkten var det transporten av scenstaketet som gjorde att kostnaden sprang iväg för oss, då vi transporterar det ifrån Stockholm. Allt som allt var det budgeterat 50.000 men slutade på 60.592:-
● Försäljning av öl, läsk och mat
- På grund av mindre sålda biljetter och antal räknade besökare så sjönk ju såklart försäljningen av öl, läsk och mat. Vi budgeterade en försäljning på 1.500.000:-, men uppnådde tyvärr bara 1.145.352:-
● Inköp av öl
- Priset ifrån vår nuvarande leverantör har stigit och utbudet av sorter har sjunkit. Inköp av både öl och mat budgeterades på 500.000, men slutade på 541.311:-
● Arbetsbodar
- Tyvärr hade vi otur med transporten i år gällande våra bodar, den transporten som bokats, den avbokades 1 vecka innan uppbyggnaden och vi hade tyvärr inget annat val än att försöka få tag i den transport som fanns tillgänglig, vilket gjorde att kostnaden ökade med ca 28.000:- för oss.
Detta ihop resulterade i ett resultat på ca 800.000 i underskott, när vi fick tillbaka på skatten så slutade vi på ett underskott på ca 440.000:-
Målet med 2020 och framåt?
Målet med 2020 är att ta vara på våra nya erfarenheter och bygga på dem.
Vi kommer att omorganisera mycket av vårt arbete och vårt tänk. Vi kommer utöka våra kontakter inom branschen och bland företag. Det största målet 2020 för oss är att komma tillbaka på stabila fötter, både för att bygga upp och stärka vårt självförtroende, men även för att kunna bygga vidare ytterligare på det som vi tänker skapa 2020.
Vi har granskat oss grundligt och kommit fram till vad vi kan göra annorlunda eller bättre. Vi har inga planer på att göra någon större skillnad på festivalen, utan vi tror att med hjälp av ny-etablerade kontakter kommer vi att kunna genomföra festivalen med ett bättre resultat.
Nedan kan ni se vad vi planerar att arbeta med 2020–2022.
Hur kommer vi gå tillväga?
● Scen
- Den stora scenen som SommarRock Svedala använder sig av är en mobil scen, som gör att kostnaden blir högre. År 2020 kommer vi att använda oss av en “vanlig” scen vilket kommer att sänka kostnaden. Anledningen till att man använt sig av en mobil scen är pga. uppbyggnaden av den. En mobil scen kräver inte lika mycket som en “vanlig” scen gör.
● Infrastruktur
- När det gäller infrastrukturen så vi har hittat en ny leverantör som kan leverera allt vi behöver och gå in med mycket mer sponsring än föregående
● Tältkostnader
- Tälten har beställts av olika kontaktpersoner. Inför 2020 är vi i ledningen nu dom enda som kommer att agera som kontaktpersoner. Men huvudsakligen en av oss kommer att sköta kontakten så att det inte finns risk för missförstånd eller glömd information. Vi kommer även att kolla igenom varenda tält vi har på området och jobba på att göra billigare lösningar, vi kommer också ta bort några “onödiga” tält som enbart har varit “lyxtält”.
● VIP-området
- Vipen gjorde succe förra året, den tilltalade många sponsorer, både gamla som nya. Den har även fört oss närmare våra sponsorer och har gett oss många kontakter. Tyvärr var vi sent ute med att skapa den, men i år kommer vi att satsa mer på den för att göra den större och bättre för möjlighet till ännu fler kontakter och sponsorer!
Vi har även en stor sponsor som är intresserad av att brand:a hela vipen. Tanken är även att eventuellt sälja starksprit (begränsat utbud) i vipen (endast i VIP-området) för att skapa merförsäljning.
● Avtal
- Vi kommer att kolla igenom alla våra avtal och omförhandla dessa i den mån det går.
● Naverlönnskolan
- Vår förhoppning och vision är att vi ska kunna använda oss mer av Naverlönnskolan för att kunna etablera fler kontor i klassrummen. Vilket då betyder att vi kan stryka en stor kostnad för arbetsbodar och dess transporter.
● Hantering av pengar på området
- Vi kommer att bli en kontantfri festival. Vi kommer att använda oss av izettle. Med hjälp av det kommer vi kunna ha koll på exakt vad som säljs på området, hur mycket vi säljer, vad vi säljer mest av och vi kan uppdatera varje sekund för att se hur mycket pengar som kommer in. En annan stor tanke med att bli en kontantfri festival är att försäljningen ökar.
● Marknadsföring
- Vi kommer att arbeta mer med marknadsföring och prova på nya metoder för att nå ut till fler personer, främst i Skåne. Det ska göras en tydlig profil på vilka vi vill nå ut till för att marknadsföringen ska bli mer effektiv.
● Biljettpriserna
- Vi kommer att höja våra biljettpriset. Det har i många år sålts 500st förköpsbiljetter för 500 kr. När de är slut så kostar en förköpsbiljett 650 kr. I entrén görs en ökning till 700 kr. Vi kommer att göra en allmän ökning på förköpspriset men vi kommer att göra en hårdare ökning på priset i entrén. På så sätt blir det mer attraktivt att säkra sin biljett innan, vilket gör att festivalen säkrar mer pengar innan vi öppnar.
● Prishöjning
- Mat och öl kommer att ha en prishöjning med 5kr.
● Dryckesleverantör
- Vi kommer att välja att byta dryckesleverantör, vilket också kommer bli ett gyllene tillfälle för oss att pressa priserna mellan olika leverantörer och det kommer även ge oss ett bättre utbud på festivalen. Ett bättre utbud ger förhoppningsvis också mer försäljning.
● Handkassor
- Vi kommer att jobba fram ett bättre upplägg när det gäller våra handkassor till ansvariga. Vi kommer även dra ner på handkassor överlag.
● Tankning
- Vi kommer göra ett nytt koncept när det gäller tankningen av våra fordon.
Vi har kört på gamla rutiner, vilket innebär att vi får in en klumpsumma på hur mycket vi tankat under festivalen. Från och med nu kommer vi att kräva in kvitto för varje tankning som görs, så att vi hela tiden kan följa vart pengarna tar vägen.
● Ledningsgruppen
Ledningen kommer inte längre ha en utvald festivalgeneral. Nu kommer Xxxx-Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx och Xxxxxxxx Xxxxxxxx var en festivalledning utan utvalda titlar, men alla fyra kommer ha uttalade ansvarsområde, som var och en kommer ha hand om.
Xxxx-Xxxxxx Xxxxxxxxx Ytterst ansvarig Administration Pressansvarig
Attesterar fakturor
Xxxxx Xxxxxxx
Leverantörer och Sponsorer PM
Inköp
Attesterar fakturor
Xxxxx Xxxxxxxxx
Området PM
Inköp
Attestera fakturor
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Ekonomi Marknadsföring
Vi har kommer ha hjälp och stöd av föregående ledning, som guidar och handleder oss. Xxxxxxxx Xxxxxxx som är fd. Ekonomichef i ledningen, kommer att finnas behjälplig och finna som ett bollplank för oss under hela processen för att kunna leda oss i rätt riktning om vi skulle känna oss osäkra på någonting.
● Sponsringsgruppen
- Vi kommer utöka sponsringsgruppen så att det är fler som jobbar med våra sponsorer och fler som kan jobba för att leta ännu fler och nya sponsorer.
Målet med årets sponsring är att få in 300.000kr jämfört med 2019 när vi fick in 200.000kr.
● Uppföljningar
- Vi vill att inför 2020 ha fler uppföljningar och avstämningar med kommunen. Just för att kunna stämma av, se hur det går enligt plan och vart vi ligger i arbetet. Med det tror vi att det kan stärka kommunikationen och samarbetet mellan kommunen och SommarRock Svedala.
Att efter SommarRock 2020, ha uppföljningsmöte i god tid med kommunen, för att utvärdera, presentera och analysera. Därifrån kan vi göra en bedömning om hur vi ligger till. Håller den handlingsplanen vi gjort, behövs det göras några förändringar, ligger vi i fas med pengarna? Vid godkänd redovisning av kommunen, skickas ny ansökan för SommarRock Svedala 2021 in så att man kan börja arbeta direkt med nästkommande års festival.
Slutsats
Med alla dessa förändringar räknar vi att på 3 år gå med en vinst på sammanlagt 600.000:-
2020 = 200.000:-
2021= 200.000:-
2022 = 200.000:-
Efter festivalen 2020 är avslutad ska listan ovan gås igenom noggrant för att vi ska kunna komplettera den med nya lärdomar från årets festival. Fokus de närmaste åren är att arbeta mycket med våra sponsorer och leverantörer för att bygga upp ett stort nätverk.
Vi kommer arbeta och kämpa för att kunna göra större vinster, med detta upplägget lägger vi en stabil grund för vårt kommande arbete.