DOKUMENTHANTERINGSPLAN MED GALLRINGSFÖRESKRIFTER FÖR TRANEMO KOMMUN
DOKUMENTHANTERINGSPLAN MED GALLRINGSFÖRESKRIFTER FÖR TRANEMO KOMMUN
Enligt det kommunala arkivreglementet (KFS 2005:452) § 5 bör dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter.
En dokumenthanteringsplan beskiver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten och ur dessa hanteras.
Planen ska ses över och revideras kontinuerligt.
En tydlig dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen.
För digitalt bevarande pågår utformande av strategier i dagsläget, varför flertalet handlingstyper anges förekomma i både analog och digital form.
För att garantera en fungerande långtidsbevaring rekommenderas i dagsläget att informationen lagras på papper.
Inledningsvis ges förklaringar på begrepp som förekommer i dokumenthanteringsplanen samt en instruktion kring gallring av handlingar med tillfällig eller ringa betydelse, rensning i samband med att ett ärende avslutas samt brandklassad förvaring.
Handling dokument som inkommit eller upprättats hos myndigheten
Beskrivning kolumnen betyder medel eller metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. Exempelvis i pappersform eller digitalt.
Bevaras innebär att handlingen skall arkiveras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunarkivet.
Gallras innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio, så betyder det att gallring utförs på det elfte året.
Vid inaktualitet innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten.
Närarkiv kan vara tjänsterum eller tillgång till arkiv inom arbetsplatsen
Centralarkiv kommunens gemensamma arkiv
Kommentar innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser
Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse
1. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär
2. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse
3. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller om de är meningslösa och obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd
4. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet
5. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärendet sakuppgift
6. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som skall bevaras
7. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion
Rensning i samband med att ärenden avslutas
Senast i samband med att ärendet avslutas, ska man ta ställning till om minnesanteckningar, utkast eller andra motsvarande handlingar ska arkiveras och
därmed bli allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 2 kap §9 i tryckfrihetsför - ordningen. Att förstöra sådana handlingar som inte ska arkiveras, kallas rensning och är en åtgärd som vidtas oberoende av gallringsregler. Normalt är att handläggaren utför rensningen.
Leverans av handlingar till centralarkivet
Handlingarna ska vara rensade från arbets- och informationsmaterial av tillfällig betydelse (t ex reklam, utkast, kopior).
Handlingar som har kortare bevarandetid än 10 år, ska vara gallrade före leverans. Gem, plastregister, plastfickor och postit-lappar ska vara borttagna.
Olika typer av handlingar ska vara åtskilda.
Handlingarna ska vara ordnade i diarienummerordning, kronologisk ordning eller annan liknande ordning.
Handlingarna kan läggas i godkända arkivboxar eller annan typ av box/låda. Skriv med blyerts utanpå boxen varifrån handlingarna kommer (förvaltning/enhet). Arkivboxarna beställs från aktuell leverantör. Kontakta arkivet för information.
Leveranskvitto ska medfölja med uppgifter om förvaltning/myndighet/enhet, vilka handlingar som levereras, samt namn och kontaktuppgifter till den som är ansvarig för överlämnandet. Om leveranskvitto saknas, returneras handlingarna.
Brandklassad förvaring
För att ett skåp skall kunna ge ett skydd vid brand skall de vara brandklassade.
När ett skåp är godkänt för att skydda papper mot brand så skall det vara klassat enligt 60P, 90P eller 120P och om det är godkänt för att skydda datamedia heter klassningarna istället 60D/Diskette eller 120D/Diskette.
1.1 Servicesektionen Administrativ verksamhet
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Aktförvaringsexemplar | Papper | Närarkiv | Vid inaktualitet | När ärendet avslutats hos berörd instans. | |||
Arkivbeskrivning | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Arkivförteckning | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Avtal/kontrakt | Papper, digitalt | Närarkiv , server | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Beredskap/dagböcker | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Kronologiskt | Bevaras Vid inaktualitet | Efter 2 år | Förvaras med händelseakt. | |
Beredskapsplaner | Papper, digitalt | Närarkiv, server | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Broschyrer, kataloger, cirkulär | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | ||||
Diarieförda handlingar | Papper, Digitalt | Server, närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Diarielistor | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | Årsvis | |
Diarieplan | Papper, digitalt | Server | Vid inaktualitet | ||||
Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Enkäter | Papper, digitalt | Närarkiv, server | (x) | Numeriskt | Bevaras/Vid inaktualitet se kommentar | Efter 2 år | Frågor och sammanställning, vid enkäter av vikt för verksamheter |
bevaras. | |||||||
Fotografier från externa aktörer | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | Bevaras om det finns historiskt intresse eller om de har betydelse i ett ärende/verksamhet. | |||
Fotografier från verksamheten | Digitalt | Server | Kronologiskt | Vid inaktualitet | Bevaras i urval om det finns historiskt intresse. | ||
Följesedlar | Papper | Närarkiv | Vid inaktualitet | Kan gallras efter avstämning mot fakturan. | |||
Föreskrifter och råd | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | ||||
Handböcker, instruktioner, bruksanvisningar och liknande | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | ||||
Handlingar angående olika evenemang | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Inbjudningar | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | ||||
Information från myndigheter | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | ||||
Xxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | ||||
Korrespondens (brev, e- post, sms, mms eller liknande) - av betydelse - av ringa eller tillfällig betydelse - övriga inkomna | Papper, digitalt Papper, digitalt Papper, | Närarkiv Server | Kronologiskt | Bevaras/Vid inaktualitet Se kommentar | Efter 2 år | Information av betydelse för ärende överförs som anteckning. |
eller upprättade handlingar av ringa betydelse | digitalt | ||||||
Kurser/konferenser | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | ||||
Minnesanteckningar interna möten | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | ||||
Mål och handlingsplaner | Digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Periodiska tidningar | Papper | Tjänsterum | Vid inaktualitet | ||||
Policys övriga styrdokument | Digitalt | Server | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Presentationer | Digitalt | Server | Vid inaktualitet | ||||
Prislistor, offerter | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | Antagna offerter finns i akt. | |||
Remisser | Papper, digitalt | Närarkiv, server | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Statistik | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Kronologiskt | Bevaras/Vid inaktualitet Se kommentar | Statistik med betydelse för verksamheten bevaras | ||
Statliga remisser | Papper, digitalt | Närarkiv, server | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Svensk författningssamling | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Tjänsteskrivelser | Digitalt | Server | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Trycksaker | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Kronologiskt | 10 år | Digitala gallras vid inaktualitet | ||
Underlagsmaterial | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | Gallras vid arkivläggning | |||
Utredningar | Papper, | Närarkiv, | x | Bevaras | Efter 2 |
digitalt | server | år | |||||
Verksamhetsplaner | Papper | Närarkiv, server | Vid inaktualitet |
1.2 Servicesektionen Politik och Val
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Allmänna röstlängder | Xxxxxx | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Anslag | Papper | Anslagstavla | Vid inaktualitet | ||||
Arvodesbestämmelser | Papper | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Ersättning förtroendevalda | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Förteckning pågående uppdrag/ärendebalanslistor | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | ||||
Förtroendemannaregister Troman | Digitalt | Server | Vid inaktualitet | Papperslistor dras ut vid varje mandatperiods slut. | |||
Intyg från arbetsgivare på förtroendevaldas inkomst | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Kronologiskt | 10 år | |||
Xxxxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv, server | Kronologiskt | 2 år | |||
Kartor och kodförteckning över valdistrikt | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | När valet är genomfört | |
Kungörelser KF | Papper, digitalt | Anslagstavla, server | Vid inaktualitet | Digitalt gallras vid inaktualitet | |||
Minnesanteckningar ledningsgruppen | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Vid inaktualitet | |||
Minnesanteckningar | Papper, | Närarkiv | Kronologiskt | Vid inaktualitet |
politiska sammanslutningar | digitalt | ||||||
Minnesanteckningar styrgrupp | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | Vid inaktualitet | |||
Mål och handlingsplaner | Papper | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Policys och styrdokument | Digitalt | Server | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Presentationer | Digitalt | Server | Numeriskt | Vid inaktualitet | |||
Protokoll från kommunala bolag | Papper | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Protokoll och kallelser från kommunalförbund | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Numeriskt | Vid inaktialitet | |||
Protokoll från stiftelser, föreningar eller liknande | Papper, digitalt | Närarkiv | Numeriskt | Vid inaktialitet | |||
Protokoll: Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens utskott Övriga nämnder Styrgrupp Fullmäktigeberedningar Personalnämnd Verksamhetsråd Centraltsamverkansråd Folkhälsorådet Kommunala pensionärsrådet Kommunala tillgänglighetsrådet Folkhälsorådet Tillfälliga | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | Kopior och digitalt gallras vid inaktualitet |
beredningsprotokoll etc | |||||||
PUL-brev om hemsida och liknande | Papper | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | Gallras när personen/ informationen inte är aktuell | |||
Reglementen för den kommunala revisionen | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Remisser | Papper, digitalt | Närarkiv, server | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Revisionsberättelse | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Revisionsplaner | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevara | Efter 2 år | |
Revisionsrapporter, granskningsrapporter, fördjupad granskning, årlig granskning och förstudier | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Revisionsredogörelse till fullmäktige | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Revisionsverksamhetens budget | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Sekretessbevis | Papper | Närarkiv, server | Vid inaktualitet | ||||
Statistik | Papper, digitalt | Närarkiv, server | (x) | Numeriskt | Bevaras/Vid inaktualitet Se kommentar | Efter 2 år | Statistik med betydelse för verksamheten bevaras |
Tjänsteskrivelser | Digitalt | Server | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Underlagsmaterial | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet |
Verksamhetsplaner | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet |
1.3 Administrativ verksamhet Ekonomi
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Aktier, andelar | Papper, digitalt | Närarkiv | Alfabetiskt | Bevaras | Efter 10 år | ||
Attestregister | Papper, digitalt | Närarkiv | Numerisk | 2 år | |||
Autogiro betalningsbevakning | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Avskrivna fakturor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Avstämningslista, förfallodag | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Avstämningslista, leverantör | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Bankgiro och plusgiro, utbetalningslistor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Bankgiro och plusgiro, utlandsbetalningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Betalningsbekräftelse | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Betalningsförslag | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Bokföringsorder, postback | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Bokslut/delårsbokslut | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år |
Borgensförbindelser | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år | ||
Budget Nämndsförslag Budget KS Budgetanvisningar Prognoser KS | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Tertial och månadsrapporter | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Fakturajournal/ debiteringslistor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Faktureringsunderlag/ fakturaspecifikation | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Fakturor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Fastighetsdeklarationer | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | Efter ny taxering | ||
Fastighetstaxering | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | Efter ny taxering | ||
Försäkringsbrev | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | |||
Girering till alla plusgirokonton, insättningsuppgift | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Inkassoärenden, ej avslutade | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Inlämningskvitton | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | Bevaras lika länge som värdehandlingens giltighetstid | |||
Inteckningar | Papper, | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | 10 år |
digitalt | |||||||
Kassakvitton vid kontant in- och utbetalning | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Ingår i verifikationerna | ||
Kontoplaner | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Kontoutdrag från bank- och xxxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | kronologiskt | 10 år | |||
Kvittenskopior på diverse inbetalningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Ingår i verifikationerna | ||
Kvittenslista, avstämda registreringar, verifikationsjournal | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Ingår i verifikationerna | ||
Lista på avskrivna fordringar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Låneakter/skuldebrev | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år | ||
Makulering av fakturor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Särskild pärm för reversering | ||
Pantbrev, egna | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år | Följer med vid eventuell försäljning | |
Plusgiro- och bankgirolistor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Revisionsberättelser | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Räkenskapssammandrag | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år | ||
Rättelser, makulering av fakturor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Särskild pärm, reversering | ||
Sammanställning över utbetalda fakturor, hela | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Ingår i verifikationer |
kommunen | |||||||
Xxxxxxxxxx, utlämnade lån | Xxxxxx | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år | Returneras till låntagare efter slutbetalning och makulering | |
Statsbidragsansökningar | Papper | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Systemdokumentation | Papper | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Verifikationer | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | Digitalt gallras vid inaktualitet | |
Verksamhetsberättelser kontoansvariga | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år | ||
Årsredovisning | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Handkassor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Internkontroller | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Rekvisitioner | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år |
1.4 Servicesektionen Personal
Handlingstyp | Beskrivning | Förvarings- plats | Diarie- förs | Arkivlägg- ning | Gallras/ bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Anmälan om företrädesrätt konverteringslistor, turordning mm LAS | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | 2 år efter anställningens upphörande | |||
Anmälan om ålderspension | Papper, digitalt | Pensions- handläggare | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Annons om ledig tjänst | Digitalt | Offentliga jobb | Kronologiskt | 2 år | |||
Anställningsbevis, kopia | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Ansökningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Per tjänst/Datum | 2 år | offentligajobb. se | ||
Arbetsgivarintyg - Tjänstgöringsbesked (TGL - KL) | Papper, digitalt | Närarkiv | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | ||
Arbetsgivarintyg, kopia | Papper, digitalt | Närarkiv | Alfabetisk- ordning | 2 år | |||
Arbetsskadeanmälan/Tillb ud | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Beslut om lönebidrag-AF | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Bruttolöneförmåner | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- | 3 år |
nummer | |||||||
Delegationsbeslut | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Person- nummer | Bevaras | 3 år | |
Disciplinära åtgärder | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | X | Person- nummer | Bevaras | 3 år | |
Ersättningar | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | 10 år | ||
Facklig tid | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | 3 år | |||
FK:s beslut om förtidspension | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Förordnanden | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | ||
Försättsblad personalakt | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Förtroendevaldas arvoden | Papper, digitalt | Närarkiv | Månadsvis | 3 år | |||
Förtroendevaldas ersättningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Månadsvis | 3 år | |||
KPA Liv Dödsfallsanmälan- | Papper, digitalt | Pensions- handläggare | Person- nummer | 10 år | |||
KPA/SPV -Barnpension | Papper, digitalt | Pensions- handläggare | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
KPA/SPV Efterlevandepension | Papper, digitalt | Pensions- handläggare | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
KPA/SPV familjepension | Xxxxxx, digitalt | Pensions- | Person- | Bevaras | Efter 1 år, se | Efter |
handläggare | nummer | kommentar | Anställning upphört | ||||
KPA/SPV - Ålderspensionsbrev | Papper, digitalt | Pensions- handläggare | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
KPA/SPV- Registreringsuppgifter | Papper, digitalt | Pensions- handläggare | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Xxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Månadsvis | 10 år | |||
Ledighetsansökan | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | 3 år | |||
Läkarintyg | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | 3 år | |||
Löneartslistor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | 10 år | ||
Lönelistor | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Månadsvis | Bevaras | 10 år | ||
Matriklar, xxxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Matriklar, maskinella | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
MBL-protokoll | Papper, digitalt | Närarkiv | Datum | Bevaras | 3 år | ||
Mikrofilmade lönelistor | Papper, digitalt | Närarkiv | Månadsvis | Bevaras | 2 år | Till Borås | |
Personbundna intyg | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Redovisning till SKM/ KFM | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | 1 år | ordnade och aktuella | ||
Reseräkningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Månadsvis | 10 år |
Semesterlistor | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | 3 år | ||||
Sjukförsäkran | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | 3 år | |||
Skatteavdrag/Jämkningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | 6 år | |||
SPV - tjänstematrikelutdrag | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Xxxxxxxxx överenskommelser mellan AG och AT | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört |
Tjänstbarhetsintyg | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Vid perso- nalaktens arkivlägg- ning | |
Tjänstgörings Betyg/Xxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Tjänstgöringsrapporter | Papper, digitalt | Närarkiv | Månadsvis | 3 år | |||
Tystnadsplikt, den först påskrivna | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Uppgifter om anställningar som timlärare (Bilaga till SPV 9) | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning upphört | |
Uppsägning/Avslut | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | ||
Utbildningsbevis/Xxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | Bevaras | Efter 1 år, se kommentar | Efter Anställning |
upphört | |||||||
Utdrag ur belastningsregistret | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer/Dat um | 2 år, se kommentar | efter anställningens upphörande | ||
Utmätningsbeslut | Papper, digitalt | Närarkiv | Person- nummer | 3 år | |||
Varsel om strejk | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | 3 år | |
Övertidsjournaler | Papper, digitalt | Närarkiv | Månadsvis | 3 år |
1.5 Servicesektionen förvaltningsgemensamt projekthandlingar
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Xxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Avisering om utbetalt belopp | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Beslut om beviljade medel/stöd | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Dokumentation av projektet | Papper, digitalt | Närarkiv server | Vid inaktualitet | ||||
Ekonomisk slutredovisning | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Fakturakopior med xxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 | Bevaras 10 år på ekonomienheten | ||
Granskningsrapport | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Kontrakt/intyg | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Vid inaktualitet | |||
Lägesrapport | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Redogörelse för medfinansiär | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Rekvisition | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Slutrapport | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
Xxxxxxxxxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | tNärarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Underlag för ansökan | Papper, digitalt | Närarkiv server | Vid inaktualitet | ||||
Utredningar till grund för projektet | Papper, digitalt | Närarkiv, server | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
1.6 Ekonomifunktionen Överförmyndarhandlingar
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Personakter | Aktuella hos ÖIS | Översänds från ÖIS vid avslut | Alfabetiskt | Bevaras | Se kommen- tar | Bevaras in närarkiv hos ÖIS, därefter till centralarkiv |
2.1 Strategiska Planarbete
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarieförs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- Arkiv | Kommentar |
Annons | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numerisk | Bevaras | Efter 2 år | |
Antagandehandling | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Fastighetsförteckning | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Granskningshandling | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Granskningsyttrande | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numerisk | Bevaras | Efter 2 år | |
Kungörelse | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Laga kraftbevis | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numerisk | Bevaras | Efter 2 år | |
Laga krafthandling | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numerisk | Bevaras | Efter 2 år | |
Lägesrapport | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Miljökonsekvensbeskrivning | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Redogörelse för medfinansiär | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Samrådshandling | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
Samrådsredogörelse | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Sändlista samråd/utställning | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Tidredovisning | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Yttranden, synpunkter | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
2.2 Näringsliv och strategisektionen, arbetsmarknadsfunktionen
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarieförs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Arbetsförmågebedömning | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 1 år | |||
Beslut avslag från AF | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 2 år | |||
Beslutsmeddelande för utvecklingsanställning | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 2 år | |||
Beslutsunderlag för lönebidragsanställning | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 2 år | |||
Boendeunderlag och schablon-ersättningar från Migrationsverket | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | |||
Elevunderlag från Vuxenutbildningen | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Praktikavtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 1 år | 1 år efter praktiktidens slut. | ||
Rekvisitioner aktivitetsgarantin | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 2 år | |||
Timrapporter | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år |
2.3 Näringsliv och Strategi - skolskjuts
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Central- arkiv | Kommentar |
Elevförteckningar scheman, mm angående skolskjutsar | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet, | ||||
Skolskjutsar: avtal med tecknade firmor | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Skolskjutsregister | Papper, digitalt | Närarkiv | 3 år efter senaste anteckning | Med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid mm. | |||
Skolskjutsreglemente | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Årsstatistik över skolskjutsverksamheten | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | Med undantag av fakturor |
2.4 Näringsliv och Strategi - förvaltningsgemensam information
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Affischer | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | Digitalt gallras vid inaktualitet | ||
Allmänna informationsutskick | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Annonsunderlag | Digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | Digitalt gallras vid inaktualitet | ||
Brevmallar | Digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | Ett arkivexemplar av varje egenproducerad produkt | |
Informationsmaterial – eget | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras/Vid inaktualitet Se kommentar | Efter 2 år | För informationsmaterial av betydelse för verksamheten bevaras arkiv ex | |
Informationsmaterial – ej eget | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Intranät | Digitalt | Server | Vid inaktualitet | Digitalt gallras vid inaktualitet | |||
Pressmeddelanden | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Digitala gallras vid inaktualitet | ||
Pressmeddelanden inkomna | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Sociala medier: handlingar/inlägg - av betydelse - av ringa eller | Digitalt | Närarkiv Server | (x) | Numeriskt | Bevaras Vid inaktualitet | Efter 2 år | Allmän handling av betydelse skrivs ut och diarieförs. Allmän |
tillfällig betydelse | handling av ringa/tillfällig betydelse behöver inte diarieföras. Om handlingen/inlägget inte är att anse som allmän handling kan den raderas omedelbart. |
3.1 Tekniska sektionen Byggprojekt
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Avvikelserapport | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Besiktningsprotokoll | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Bygghandlingar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Xxxxxxx/xxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Byggmötesprotokoll | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Förstudie/utredning | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Projekteringshandlingar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Slutredovisning | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Undersökningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år |
3.2 Tekniska sektionen renhållning
Handlingstyp | Beskrivning | Förvarings- plats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Avfallsplan | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Avtal av mindre betydelse | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | Efter giltighetstidens utgång. | ||
Dispenser från sop- och latrinhämtning | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Vid inaktualitet | Efter giltighetstidens utgång. | ||
Förfrågningar och klagomål av rutinartad karaktär | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Kund/abonnentregister | Papper, digitalt | Närarkiv | Numeriskt | Vid inaktualitet | Uppdateras kontinuerligt | ||
Renhållningsordning | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Renhållningstaxan | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Upphandling av entreprenör för renhållning | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Uppsagda renhållningsavtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Utredningar | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
3.3 Teknik, lokalförsörjning och intern service
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Central- arkiv | Kommentar |
Hyres- och arrendekontrakt | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år efter avslut | |||
Jourlista snöröjning | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Vid inaktualitet | |||
Körjournaler | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Offerter | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Protokoll, anbud | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Protokoll, byggmöte | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Skadeanmälningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Underhållsplaner, fastigheter | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
3.4 Tekniska sektionen gata
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Avtal | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Besiktningsprotokoll efter sprängning, grävning m m | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Felparkeringsavgifter | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Handlingar/ritningar från egna projekt | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Polisrapporter | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Tillstånd vid sprängning, grävning m m | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Trafikmätningar, statistik, enkäter | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
3.5 Tekniska sektionen fastighet
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Central- arkiv | Kommentar |
Anbud fastigheter | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt per objekt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Arrendeavtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt per objekt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Exploateringsavtal | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Informationsmaterial om fastigheter/mark/byggnader till salu | Papper, digitalt | Närarkiv server | Vid inaktualitet | ||||
Intresseanmälningar | Papper, digitalt | Närarkiv server | Vid inaktualitet | Intresseanmälningar av vikt följer akt. | |||
Jaktavtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt per objekt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Köpeavtal, köpebrev | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | Kopia fastighetsarkiv |
Lantmäteriförrättningsakt | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Ledningsrättsavtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt per objekt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Nyttjanderättsavtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt per objekt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Optionsavtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt per objekt | Bevaras | Efter 5 år | Kopia fastighetsarkiv | |
Samverkansavtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år |
Servitutsavtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Överenskommelse om fastighetsreglering | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
3.6 Tekniska sektionen, vatten och avlopp
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Anläggningsregister | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Byggmötesanteckningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Driftinstruktioner | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Driftrapporter för VV och RV samt prov rapport för VA | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 7 år | |||
Driftstörningar VA | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Egna utredningar och planer | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 7 år | |||
Faktura underlag intern/extern | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Förfrågningar klagomål | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Index | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Jourlistor för VA samt snöröjning | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Körjournaler | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Körjournaler, blanketter, anvisningar | Papper, original och | Närarkiv | Vid inaktualitet |
kopior | |||||||
Ledningstillstånd | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Miljörapport | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Offert | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Efter garanti- tiden, se kommentar | Endast antagna offerter bevaras i anbudsprotokollet. | ||
Ritningar och handlingar angående ledningar och VA-byggnader | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5år | ||
Servitut/ ledningsavtal | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
SOS-rapport | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Statistik | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Tillståndsärende Länsstyrelsen | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | Original finns hos Länsstyrelsen. | |||
VA anslutning | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5år | ||
VA avläsningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
VA taxor | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Vattenskyddsområde | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
3.7 Tekniska sektionien, fjärrvärme
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Abonnent-/kundregister | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | Uppdateras kontinuerligt | |||
Driftrapporter och statistik från produktionsanläggningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Energiplan med miljökonsekvensbeskrivning | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Fjärrvärme – årsrapport | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Kontrollbesiktningar för fjärrvärmeanläggningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Efter upphörande | ||
Ledningskartor | Papper, digitalt | Närarkiv | Per objekt | Bevaras | Efter 10 år | ||
Miljödata från produktionsanläggningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år | ||
Mätaravläsningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Servitut/ledningsavtal | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10år | ||
Statistik till myndigheter | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Taxor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år | ||
Utredningar | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
3.8 Tekniska sektionen, kost
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarieförs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Distributionslistor | Pappaer, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Egenkontroll, dokumentation | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 1 år | |||
Tillsynsprotokoll | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Förteckningar specialkost | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år | ||
Matsedlar, recept | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras, Gallras 5 år se kommentar | Efter 5 år | Matsedlar från högtider och säsonger bevaras, övriga gallras efter 5 år. |
3.9 Tekniska sektionen städ
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarieförs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Byggnadsritningar för drift och skötsel, anvisningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Kvalitetsuppföljning, sammanställning | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Rekvisitioner, t.ex. nyckelkvittenser | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Städavtal | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
3.10 Tekniska sektionen, bostadsanpassning
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Bostadsanpassningsansökningar, beslut | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | 3 år | ||
Hjälpmedelsorder/ låneförbindelse | Papper, digitalt | Närarkiv, journal | Kronologiskt | Bevaras | 3 år |
4.1 Lärande sektionen, förskola
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/Bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Anmälan om förskoleplatser | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 1 år efter uppsägning av plats | |||
Ansökan om nedsatt förskoleavgift | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | |||
Avstängning av förskoleplats på grund av obetald faktura | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | |||
Barnkonferensprotokoll | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | 1 år efter skolstart/ avslut. | Offentlighets- och sekretesslagen | |
Enkäter, sammanställningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Gallras/Bevaras, se kommentar | Efter 5 år | Sammanställning plus ett ex frågeformulär | |
Förteckning över beläggningsstatistik | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | Kan ingå i verksamhets-/ årsberättelserna. | ||
Förteckning över enhet/år, typ ”klasslista” | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Förteckning över förskolebarn | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Förteckning över köstatistik | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Vid inaktualitet | Kan ingå i verksamhets-/ årsberättelserna. | ||
Handlingar avseende | Xxxxxx, | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år |
fakturerings-/ debiteringsunderlag förskola samt underlag för korrigering av förskolefakturor | digitalt | ||||||
Handlingar rörande barn med särskilda behov, fysiska, psykiska eller andra skäl | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | 1 år efter skolstart/ avslut. | Offentlighets- och sekretesslagen | |
Handlingsplan | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | 1 år efter skolstart/ avslut | Offentlighets- och sekretesslagen | |
Kontaktböcker och liknande korrespondens som rör förskolans kontakt med enskilt barn/målsman t ex PUL- lagen | Papper, digitalt | Närarkiv Förskola | Kronologiskt | Vid inaktualitet | Kan överlämnas till barn/ målsman | ||
Kvalitetsredovisning | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Kölistor. Ansökan om förskoleplatser. Placeringsmeddelande och svar. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Vid inaktualitet | |||
Likabehandlingsplan, plan mot kränkande särbehandling | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras, | Efter 2 år | |
Lokala kurs- och arbetsplaner, som visar tillämpningen av | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år |
läroplanen | |||||||
Personal tjänstgöringsbetyg/intyg | Papper, digitalt | Närarkiv | Numeriskt | Bevaras Se kommentar | Löpande till personakten på personalkontoret. | ||
Personalschema eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider mm. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Vid inaktualitet | |||
Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring. Utdrag ur belastningsregistret | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Vid inaktualitet, se kommentar | Sekretess ingår med automatik i tjänsten och uppdrag. Offentlighets- och sekretesslagen Utdrag ur belastningsregistret till personakt på personalavdelningen. | ||
Skolfoto 1 ex/år | Fotooriginal | Närarkiv Förskolan | Kronologiskt | Bevaras på förskolan | 10år | Dateras, namnges | |
Skriftlig information sammanställd i samband med barns utvecklingssamtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | 1 år efter skolstart/ avslut | OBS! Kan innehålla sekretessuppgifter. Offentlighets- och sekretesslagen | |
Skriftlig information till vårdnadshavare. Skriftlig information sammanställd i samband med barns utvecklingssamtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | 1 år efter skolstart/ avslut | OBS! Kan innehålla sekretessuppgifter. Offentlighets- och sekretesslagen | |
Underlag om barns | Xxxxxx, | Närarkiv | Personnummer | 2 år |
frånvaro | digitalt | ||||||
Uppsägningar av förskoleplats | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 3 år | |||
Verksamhetsberättelser | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2år | ||
Vårdnadshavarens inkomst och uppgifter. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år |
4.2 Lärande sektionen, grundskola
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/Bevars | Till Central- arkiv | Kommentar |
Anhörighetsuppgifter rörande elev | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Avstängning av fritidshemsplats på grund av obetald faktura | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Beslutskonferens rörande enskild elevs skolgång - protokoll | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | Offentlighets- och sekretesslag | |
Betygskataloger, prövningsliggare, utbildningsbevis och intyg, som inte ingår i betygskatalog eller annan förteckning | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition | personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Diagnostiska prov mm | Papper, digitalt | Expedition, närarkiv | personnummer | 5 år | |||
Elevdokumentation | Papper, digitalt | Expedition | personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Elevjournaler | Papper, digitalt | Elevhälsan Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Elevers frånvaro, klassböcker e.d. Frånvaroregister och handling som tjänar till underlag till | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition | personnummer | Vid inaktualitet, se kommentar | Dock tidigast efter läsårets slut |
register | |||||||
Förteckning av fördelning av premier och stipendier | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Förteckning över beläggningsstatistik | Digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | Kan ingå i verksamhets-/ årsberättelserna. | ||
Förteckning över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering PRAO | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition | kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Förteckning över enhet/år, typ klasslista | Digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Förteckning över fritids- och familjefritidsbarn | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Förteckning över köstatistik | Digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | Kan ingå i verksamhets-/ årsberättelserna. | |||
Handlingar avseende fakturerings-/ debiteringsunderlag fritidshem, samt underlag för korrigering av fritidshemsfakturor | Papper, digitalt | Närarkiv | personnummer | 10 år | |||
Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition | personnummer | Bevaras | Efter 5 år |
som tillval t ex Skolans val, Elevens val | |||||||
Handlingsplaner för elever födda 5, 15, 25 i varje månad och för elever med behov av särskilt stöd | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | personnummer | Bevaras | 5 år efter avslutad skolgång | Handlingsplanen följer med eleven till aktuell skola inom kommunen. | |
Handlingsplaner för övriga elever | Papper, digitalt | Närarkiv | personnummer | 5 år efter avslutad skolgång | Handlingsplanen följer med eleven till aktuell skola inom kommunen. | ||
Intyg rörande webbpublicering och regler för IT, elever | Papper, digitalt | Närarkiv | kronologiskt | 5 år efter avslutad skolgång | |||
IUP – Individuell utvecklingsplan Elevdokumentation | Papper, digitalt | Närarkiv | personnummer | 5 år efter avslutad skolgång i kommunen. | OBS! Kan innehålla sekretess-uppgifter. Gallras successivt. För att kunna se elevens utveckling skall minst de tre senaste årens IUP sparas på skolan. Vid byte av skola inom kommunen bestäms tillsammans med elev och förälder vad, förutom elevens två senaste IUP, som skall föras vidare. |
Klasslistor för kommunens samtliga elever och skolor | Papper, digitalt | Närarkiv, server | kronologiskt | Bevaras, se kommentar | Efter 3 år | Utdrag vid läsårets slut bevaras. | |
Kontaktböcker och liknande korrespondens som rör skolans kontakt med enskild elev/ målsman | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | Kan överlämnas till eleven/ målsman | |||
Kvalitetsredovisning | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | Inskickas till förvaltningen, där sammanställning görs. |
Kölistor. Ansökan om fritidshemsplatser. Placeringsmeddelande och svar. | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Ledighetsansökningar från elever | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition | Vid inaktualitet, se kommentar | Dock tidigast efter läsårets slut | |||
Likabehandlingsplan, plan mot kränkande behandling | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Praoersättning, underlag | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition | Vid inaktualitet Se kommentar | Överförs till ekonomikontoret årsvis. Kopior | |||
Resultat, sammanställning | Papper, digitalt | Expedition, närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras, se kommentar | Efter 2 år | Sänds till SCB årligen |
Sammanställning av underlag enkäter/ | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år |
utvärdering. | |||||||
Samtliga svar i nationella prov i svenska | Papper, digitalt | Expedition, närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år, | ||
Samtliga svar i nationella prov i övriga ämnen | Xxxxxx, digitalt | Expedition, närarkiv | Personnummer | 5 år | |||
Utdrag ur belastningsregistret. | Papper Digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet, se kommentar | Utdrag ur belastningsregistret till personakt på personalavdelningen. | |||
Skolkataloger 1 ex/år | Papper | Expedition Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år | ||
Skriftliga omdömen i stället för betyg. Avgångsintyg som slutbetyg saknas. | Papper, digitalt | Expedition Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | Arkiveras tillsammans med slutbetygen | |
Skriftliga omdömen sammanställda i samband med elevs utvecklingssamtal (se kommentar | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv Expedition | 1 år efter avslutad skolgång, se kommentar | Senast vid avslutad grundskola. För åk 9 gallring efter 1 år. Av vårdnadshavare begärd skriftlig information bevaras. | |||
Skriftliga prov och förhör eller motsvarande, ej officiella | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid läsårets slut eller vid inaktualitet, se kommentar | Xxx återlämnas till elev. | |||
Slutbetyg kopior | Papper, Digitalt | Expedition | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | Obs! Elev som slutat före åk 9. | |
Schema för varje läsår | Papper, | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | 1 ex/år |
och skolenhet | digitalt | Expedition | |||||
Statistik till SCB, Skolverket | Papper, digitalt | Närarkiv server | Kronologiskt | 2 år | Underlaget gallras då sammanställning gjorts. | ||
Svar på nationella prov i svenska | Papper | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Uppsägningar av fritidshemsplats | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 3 år | |||
Övriga svar på nationella prov | Papper | Närarkiv | Personnummer | 5 år |
4.3 Lärande sektionen, gymnasieskola
Handlingsplan | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras /Bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Anhörighetsuppgifter rörande elev | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Ansökningshandlingar, elever | Xxxxxx, digitalt | Expedition Närarkiv | Vid inaktualitet | Gallras vid avslutad skolgång | |||
Arbetsenhetskonferens protokoll/ minnesanteckningar | Papper, digitalt | Expedition Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Betygskatalog i original | Papper | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Betygskataloger, prövningsliggare, utbildningsbevis och intyg, som ej ingår i betygskatalog eller annan förteckning | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Diagnostiska prov mm | Papper, digitalt | Expedition, närarkiv | Personnummer | 5 år | |||
Egenproducerade läromedel, i den mån det produceras på skolan och för att användas allmänt i undervisning. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras, se kommentar | Efter 10 år | Egenproducerat av vikt, arkiv ex bevaras | |
Elevdokumentation | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år |
Elevers frånvaro, klassböcker e.d. Frånvaroregister och handling som tjänar till underlag till register | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition Närarkiv | Vid inaktualitet, se kommentar | Dock tidigast efter läsårets slut | |||
Elevjournaler, utredningar etc | Papper, digitalt | Elevhälsan | Personnummer | Bevaras | Efter 5år | ||
Elevers svar på skriftliga prov | Papper | Närarkiv | Vid inaktualitet | Centrala prov/nationella prov se ovan. | |||
Elevvårdskonferens protokoll | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | Offentlighets- och sekretesslag | |
Elevvårdskonferens protokoll/ minnesanteckningar | Papper, digitalt | Expedition Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Förteckning över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering PRAO | Papper, digitalt | Expedition Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid läsårets slut. | ||||
Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval t ex Skolans val, Elevens val | Papper, digitalt | Närarkiv expedition | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Handlingar som presenterar kurser och ämnen elever kan välja | Papper | Expedition Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | 1 ex av skolans broschyr eller motsvarande som presenterar kurser och |
som tillval etc, | ämnen per läsår bör bevaras. | ||||||
Individuella studieplaner | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Intagningslistor | Xxxxxx, digitalt | Expedition Närarkiv | Se kommentar | 1 år efter avslutad reservintagning | |||
Intagningsstatistik (sammanfattning) | Papper, digitalt | Expedition Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10 år | ||
Intyg rörande webbpublicering och regler för IT, elever | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 5 år efter avslutad skolgång | |||
Inventarier: förteckning för specialmaterial för verksamheterna | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Se kommentar | Efter 2 år | Första förteckningen och sedan vart 10:e jämnt år bevaras. | |
IUP – Individuell utvecklingsplan Elevdokumentation | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 5 år efter avslutad skolgång i kommunen. | OBS! Kan innehålla sekretess-uppgifter. | ||
Klasslistor för kommunens samtliga elever och skolor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras, se kommentar | Efter3 år | Utdrag vid läsårets slut bevaras. | |
Kontaktböcker och liknande korrespondens som rör skolans kontakt med enskild elev/ målsman | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | Kan överlämnas till eleven/ målsman | |||
Ledighetsansökningar från elever | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition | Vid inaktualitet, se kommentar | Dock tidigast efter läsårets slut |
Likabehandlingsplan | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Lokala kurs- och arbetsplaner, som visar tillämpningen av läromedel även riktlinjer, organisationsplaner. Invandrarundervisning: Lokala handlingsprogram och riktlinjer, som upprättats inom kommunen. | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv expedition | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | 1 ex/ år, om förändring skett | |
Lokalt utarbetade betygskriterier | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Minnesanteckningar från familjesamtal för specialundervisning | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | När sammanfattning gjorts, bevaras denna i elevakt. | |||
Personbevis Individuella undervisningsplaner, se pedagogisk journal, elevakt. Yrkesvalshandlingar, under förutsättning att anteckningar gjorts i pedagogisk journal | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet |
(motsvarande) som bevaras. Kopior av handlingar, som finns i original någon annanstans hos myndigheten. | |||||||
Personregister över samtliga sökande med personnummer, klass, studieväg, behörighet, sammanfattningsbetyg och ansökan om intagning | Papper, digitalt | Expeditionen Närarkiv | Personnummer | Xxxxxxx, se kommentar | Efter 10 år | ||
Portfolio med handlingar | Papper, digitalt | Närarkiv Klassrum | Vid inaktualitet | Återlämnas till elev | |||
Praoersättning, underlag | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition | Se kommentar | Överförs till ekonomikontoret årsvis. Kopior gallras vid inaktualitet | |||
Protokoll med beslut om intagning | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Resultat av prövning med anteckning om givet betyg. Har samma betydelse som betygskatalog | Papper | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Resultat, sammanställning | Papper, digitalt | Expedition, Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras, se kommentar | Efter 2 år, se kommentar | Sänds till SCB årligen |
Sammanställning av projekt som genomförts under läsåret. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Samtliga svar i svenska | Papper, digitalt | Expedition, närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år, se kommentar | Överlämnas i personnummerordning | |
Samtliga svar i övriga ämnen | Xxxxxx, digitalt | Expedition, närarkiv | Personnummer | 5 år | |||
Skolkataloger 1 ex/år | Papper | Expeditionen | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Skriftlig information sammanställd i samband med elevs utvecklingssamtal | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition | Tidigast efter 1 år, se kommentar | ||||
Skriftliga omdömen i stället för betyg. Avgångsintyg som slutbetyg saknas | Papper, digitalt | Expedition Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | Arkiveras tillsammans med slutbetygen | |
Slutbetyg kopior | Papper, Digitalt | Expedition Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Slutligt schema för varje läsår och skolenhet | Papper, digitalt | Närarkiv Expedition | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | 1 ex/år | |
Statistik och rapporter till Statistiska centralbyrån angående särskild undervisning samt underlag för dessa. | Papper, digitalt | Närarkiv | 2 år | ||||
Svar på standardprov, centrala prov och | Papper | Expedition Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år |
nationella ämnes- och kursprov i svenska. | |||||||
Svarskort | Papper, digitalt | Expeditionen | 1 | 1 år efter avslutad reservintagning | |||
Utdrag ur belastningsregistret. | Papper Digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet, se kommentar | Utdrag ur belastningsregistret till personakt på personalavdelningen. | |||
Åtgärdsprogram för elever födda 5, 15, 25 i varje månad och för elever med behov av särskilt stöd | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | 5 år efter avslutad skolgång | Åtgärdsprogrammen följer med eleven till aktuell skola inom kommunen. | |
Åtgärdsprogram för övriga elever | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 5 år efter avslutad skolgång | Åtgärdsprogrammen följer med eleven till aktuell skola inom kommunen. | ||
Övriga betygskopior | Papper, Digitalt | Expedition Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Övriga skriftliga prov och förhör eller motsvarande, ej officiella | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid läsårets slut eller vid inaktualitet, se kommentar | Kan återlämnas till elev. | |||
Övriga svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes och kurs- prov. | Papper | Närarkiv | Personnummer | 5 år | Gallras 5 år efter provtillfället. |
4.4 Lärande sektionen, elevhälsan
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
BHV-journaler för barn som flyttar och inte förväntas komma tillbaka. Barn som avlider. BHV-journaler för barn som avslutat grundskolan. | Papper | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 10 år | ||
Elevakter, ansökningar, beslut om inskrivning och utskrivning. Psykologiska och pedagogiska utredningar. Övriga utredningar, remissvar. Journaler med sammanfattande anteckningar, omdömen, väsentlig korrespondens. | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5år | Offentlighets- och sekretesslagen. | |
Förskoleplacering, barn i behov av särskilt stöd Fritidshemsplacering, barn i behov av särskilt stöd | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras, se kommentar | Efter 5 år | Handlingar för barn födda 5, 15 eller 25 i respektive månad, bevaras. Övriga gallras. | |
Intyg om att elev har besökt skolläkare, skolsköterska, kurator, specialpedagog eller rektor | Papper | Handläggare | Vid inaktualitet | Offentlighets- och sekretesslagen. Gallras senast vid läsårets slut |
Journalanteckningar Anmälningar – socialtjänst – polis Yttranden – socialtjänst – tingsrätt åtgärder angående kränkande behandling Utredningar | Papper, digitalt | närarkiv | Personnummer | 5 år, se kommentar | Offentlighets- och sekretesslagen. Gallras 5 år efter sista noteringen eller avslut. | ||
Protokoll från beslutskonferens rörande enskild elevs skolgång | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras, gallras | Offentlighets- och sekretesslagen. | ||
Sjukintyg/läkarintyg | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 1 år efter avslutad skolgång | Offentlighets- och sekretesslagen. | ||
Skolhälsovårdsjournaler med handlingar | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras, se kommentar | Efter 5 år | Offentlighets- och sekretesslagen. | |
Skolpsykologjournaler. | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 4 år efter avslut | Xxxxxxxxxxxxxxx enligt HSL/ Patientjournallagen | |
Statistik/sammanställning av olika slag, t ex olycksfall. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras, se kommentar | Efter 5 år | Underlagen gallras då sammanställning gjorts. | |
Utlåtande, intyg, anmälningar | Papper, digitalt | Närarkiv Skolhälsovårds- journal. | Personnummer | Bevaras | Se skolhälsovårdsjournal. |
4.5 Lärande sektionen, komvux
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Ansökningshandlingar, ej antagna | Papper, digitalt | Expedition Närarkiv | 1 år, se kommentar | 1 år efter avslutat reservintag | |||
Ansökningshandlingar, elev | Xxxxxx, digitalt | Expedition Närarkiv | Kronologiskt | När eleven avslutat sin utbildning | |||
Begäran om samlat betyg | Papper, digitalt | Expedition, Närarkiv | Vid inaktualitet | Gallras tidigast vid läsårets slut. | |||
Betyg/intyg istället för betyg | Papper, digitalt | Expedition, Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Betygskataloger, prövningsliggare med intyg ev. avvikande studier. Betygskoder, förkortningar, förklaringar | Papper, digitalt | Expedition Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Egenproducerat informationsmaterial, broschyrer, foldrar e.d. | Digitalt | Expedition Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10år | Årtalsmärks | |
Elevlistor med personuppgifter | Digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10år | ||
Individuella studieplaner | Papper, digitalt | Expedition, Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Intagningslistor | Xxxxxx, digitalt | Expeditionen Närarkiv | 1 år, se kommentar | 1 år efter avslutad kurs | |||
Kvalitetsredovisning | Papper, digitalt | Server Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras, se kommentar | Efter 2 år |
Lokalt utarbetade betygskriterier. Lokala kursplaner. | Papper, digitalt | Expedition, Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Protokoll med beslut om särskild intagning | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 1 år | |||
Register över samtliga sökande med födelsedata, kurs, studieväg, behörig- het, sammanfattningsbetyg och ansökan om intagning | Papper, digitalt | Expeditionen Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Samtliga nationella prov samt sammanställning av resultaten. | Papper; digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Övriga svar på elevens skriftliga prov och förhör | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Vid avslutad kurs | Återlämnas eventuellt till elev |
4.6 Lärande sektionen, musikskola
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Anmälningar till musikskolan | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 3 år | Gallras när ny anmälan kommit in eller då eleven avslutat sin utbildning. | ||
Elevregister/historik med uppgifter om inskrivningstermin, skola, instrument | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5år | ||
Förteckning eller register över uthyrda instrument | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 3 år | Har betydelse för den interna kontrollen och bör finnas kvar tills vederbörlig kontroll och eventuella krav verksställs. | ||
Förteckning över inköpta och egenproducerade CD- skivor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Förteckning över notbiblioteket | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Inspelningar, CD-skivor, eller liknande, egenproducerande | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | Obs! Dateras | |
Intyg, kopia av utfärdade intyg, om deltagande i utbildning | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | Dock senast eleven avslutat sin utbildning |
Inventarieförteckningar. Uppgifter om instrument, anskaffningsår, etc | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Program, pressklipp eller liknande från egna konserter, läger och aktiviteter | Papper, digitalt, film mm | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras se kommentar | Efter 10år | Program, etc av vikt, arkivexemplar bevaras | |
Register och annan dokumentation över musikgrupper etc. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5år |
4.7 Lärande sektionen, bibliotek
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Dokumentation av konst, register | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10år | ||
Dokumentation för enheten (utställningar, föredrag etc) | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10år | Ange årtal | |
Egenproducerat informationsmaterial | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras se kommentar | Efter 10år | Informationsmaterial av vikt arkiv ex bevaras | |
Förbindelseavtal rörande lånekort, barn | Papper | Kassaskåp | Då låntagaren fyllt 18 år | ||||
Förteckning över tidskrifter och tidningar | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10år | ||
Konst | Olika media, original | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10år | ||
Kontrakt, avtal gällande konst, konstnäerer | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 10år | ||
Kvittens över utlånade konstverk till kommunal lokal | Papper | Närarkiv | Se kommentar | Kvittensen gallras då aktuellt konstverk återlämnats. Uppgiften återfinns i konstregistret. | |||
Nyförvärvslistor över media (böcker, CD etc.) | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
SCB-statistik | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 3 år |
Statistik | Papper, digitalt | Närarkiv | |||||
Studieförbundens ansökningshandlingar | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Års- och verksamhetsberättelser från studieförbund och föreningar | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
4.8 Lärande sektionen, Fritid
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Föreningsregister | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 2 år | ||
Sammanställning och/ eller beslut över givna föreningsbidrag | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 5 år. | |
Bidragsansökningar | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 5 år | |
Års- och verksamhetsberättelse från föreningar | Papper | Närarkiv | X | Numeriskt | 5 år | ||
Ansökningstider i sport- och gymnastikhallar, samlingslokaler. | Papper | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Informationsmaterial | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Xxxxxxx, se kommentar | Efter 5 år | Informationsmaterial av vikt, arkiv ex bevaras | |
Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 5 år | |
Avtal och kontrakt av kortvarig karaktär | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | T ex avtal med nöjeskonsulter, arrendekontrakt och leasingavtal. Gallras 2 år efter sista giltighetsdatum. |
Ersättning till föredragshållare och liknande | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Hanteras som en vanlig faktura om F- skattsedel finns. | ||
Ansökan om registrering av lotterier inklusive xxxxxxx | Xxxxxx, digitalt/Kopia | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | Gallras 5 år efter sista giltighetsdatum. | ||
Ansökan om tillstånd av lotterier inklusive bilagor. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | Gallras 5 år efter sista giltighetsdatum | ||
Beslut eller sammanställning över registrering av lotterier | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 5 år | |
Beslut om tillstånd att anordna lotterier | Papper, digitalt | Närarkiv | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 5 år | |
Lotteriredovisning inkl. bilagor | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år |
4.9 Interkommunalersättning, samverkan
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolkommunräkningar | Digitalt | Server | Kronologiskt | 10 år | |||
Förteckning över elever hemmahörande i annan kommun. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år efter av- slutad skolgång | Elevkort och betygskataloger bör däremot bevaras. | ||
Förteckning/register över elever, vilka går i skola i annan kommun | Digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Interkommunal ersättning | Digitalt | Närarkiv | Se kommentar | Original till ekonomikontoret. Kopior gallras vid inaktualitet. | |||
Till kommunen inkomna rapporter med uppgift om elevs skolgång i annan kommun. | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 2 år | |||
Övriga handlingar angående ersättning och avtal rörande elev. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år efter avslutad skolgång |
5.1 Omsorgssektionen, biståndsbedömning
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarieförs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Anmälan och beslut om ställföreträdare/god man | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv, personakt | Personnummer | 5 år | Gallring sker i enlighet med bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§ | ||
Anmälningar, rapporter etc. som rör enskild person men som inte ger upphov till ärende | Papper, digitalt | närarkiv | Personnummer | 5 år | |||
Ansökningar om bistånd med eventuella bilagor | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Personnummer | 5 år | Gallring sker i enlighet med bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§ SoL | ||
Beslut i enskilt ärende | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt, server | Personnummer | 5 år | Gallring sker i enlighet med bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§ SoL | ||
Beslut och domar i förvaltningsdomstol | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | Gallring sker i enlighet med bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§ SoL | ||
Dokumentation av planering som rör den | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Personnummer | 5 år | Gallring sker i enlighet med |
enskilde, t.ex. arbetsplaner och vårdplaner | bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§ SoL | ||||||
Journalanteckningar | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt, server | Personnummer | 5 år | Gallring sker i enlighet med bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§ SoL | ||
Meddelanden om utskrivning från sjukhus m.m. | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Personakter födda dag 5, 15, 25 | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Utredningar i enskilt ärende | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt, server | Personnummer | 5 år | Gallring sker i enlighet med bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§ SoL | ||
Överklaganden med eventuella bilagor | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt, server | Kronologiskt | 5 år | Gallring sker i enlighet med bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§ SoL |
5.2 Omsorgssektionen, avgiftshandläggning
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Autogiroansökningar Register över alla kunder Bekräftelse betalningskrav Betalningsspecifikation | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Uppdateras ständigt | ||
Avgiftsbeslut | Papper, digitalt | Närarkivserver | Kronologiskt | 10 år | Gallring sker i enlighet med bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§ SoL | ||
Avgiftsunderlag – bokföringsordrar, fritextfakturering, div. fakturor | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Gallring sker i centralarkivet | ||
Inkomstuppgifter | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | Gallring sker i centralarkivet | ||
Internkontroller Verkställighet äo-insatser – avgiftsystem | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Listor över avlidna personer inom äldreomsorgen för avslut i kommunens ekonomiska system | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 1 år | |||
Medgivande att handha annans ekonomiska frågor | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Personakter födda dag 5, | Xxxxxx, | Närarkiv, | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år |
15, 25 | digitalt | server | |||||
Register över utbetalning av hemvårdsbidrag | Papper, digitalt | Närarkiv server | Vid inaktualitet | Uppdateras ständigt. Original finns på ekonomifunktionen | |||
Restlängdsuppföljning äo- avgift | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 1 år | |||
Utbetalningar – rättelser avgifter m.m. | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 1 år | Original finns hos ekonomifunktionen |
5.3 Omsorgssektionen, verkställighet
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Fallrapporter/ Avvikelserapporter | Digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | |||
Förteckningar över hemtjänsttagare | Digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Journalanteckningar | Digitalt | Server | Kronologiskt | 5 år | Gallring sker i enlighet med bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§ SoL | ||
Löpande arbetsanteckningar | Digitalt | närarkiv | Vid inaktualitet | Gallras när dokumentation sammanställs i personakt | |||
Månadsredovisning av beställda timmar | Digitalt | Närarkiv, personakt, server | Kronologiskt | 2 år | |||
Nyckelkvittenser till brukares hem | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | Kvittensen läggs i personakt då ärendet avslutas | ||
Planering av genomförande av insatser (genomförandeplaner) | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Redovisning av handhavda medel | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Register över brukares nycklar | Papper | Närarkiv | Vid inaktualitet |
Tjänstgöringsscheman | Digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet |
5.4 Omsorgssektionen, vård och omsorgsboende
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Egenkontroll livsmedelshygien enligt egenkontrollsprogram | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Handlingar rörande kontaktmannaskap | Papper | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten | Papper | närarkiv | Kronologiskt | 2 år | Gallringstiden räknas från den dag kontraktet upphört att gälla under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte finns kvar. | ||
Inflyttningssamtal | Digitalt | Närarkiv, personakt, server | Personnummer | 5 år | |||
Journalanteckningar (SoL) | Digitalt | Närarkiv, personakt, server | Personnummer | 5 år | |||
Larmrapporter | Digitalt | närarkiv | Kronologiskt | 5 år | Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning | ||
Levnadsberättelser | Digitalt | Närarkiv, personakt, server | Personnummer | 5 år |
Löpande arbetsanteckningar | Digitalt | närarkiv | Vid inaktualitet | Gallring sker när dokumentation sammanfattas i personakten | |||
Nyckelkvittenser, boendes nycklar | Papper | närarkiv | Kronologiskt | 2 år | Efter återlämnande | ||
Planering av genomförande av insatser (genomförandeplan) | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt, server | Vid inaktualitet | ||||
Redovisning av handhavda medel | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Register över innehavare av trygghetstelefon/larm | digitalt | närarkiv, server | Vid inaktualitet | ||||
Personakter födda dag 5, 15, 25 | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år |
5.5 Omsorgssektionen, HSL
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
HSL-journaler för personer födda dag 5, 15 och 25 i månaden | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Personnummer | Bevaras | 10 år | ||
HSL-journaler för personer övriga dagar i månaden | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Personnummer | 10 år | Efter senaste anteckning gjorts | ||
Vårdplaner (HSL) för personer födda dag 5,15 och 25 i månaden | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Personnummer | Bevaras | 10 år | Placeras i HSL-akt. | |
Vårdplaner (HSL) för personer födda övriga dagar (ej 5,15 och 25 i månaden) | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Personnummer | 10 år | Placeras i HSL-akt. |
5.6 Omsorgssektionen, vårdplanering
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Fax från sjukhus att en person finns inskriven och eventuellt behöver insatser enligt SoL eller HSL | Digitalt | Närarkiv | Personnummer | 3 år | |||
Kopior från Tranemobostäder på hyresavtal och avflyttning | Papper | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Kopior på SoL-beslut om särskilt boende och korttidsplats | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Lägenhet vid särskilda boenden | Digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 2 år | |||
Läkarepikris från xxxxxxx | Xxxxxx | Närarkiv | Personnummer | 3 år | |||
Vårdplanering från xxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Personnummer | 3 år |
5.7 Omsorgssektionen, läkemedelshantering
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter | Digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut | ||
Dosrecept/läkemedelslistor | Papper, digitalt | Närarkiv, patientjournal | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5år | ||
Förbrukningsjournal, narkotika (förrådsadministration) | Papper | Närarkiv | Kronologiskt | 10 år | |||
Förbrukningsjournal, narkotika (individuell) | Xxxxxx, | Närarkiv, patientjournal | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Instruktioner för läkemedelshantering | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Kvalitetsgranskning enligt Socialstyrelsens rekommendationer | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 5 år | |
Läkemedelsjournal | Papper, digitalt | Närarkiv, patientjournal | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Nyckelförteckningar till läkemedelsförråd | Xxxxxx | Närarkiv | 3 år efter inaktualitet | ||||
Register över medicintekniska produkter | Digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Signeringslistor, administrerat läkemedel | Papper | Närarkiv | Kronologisk | 10 år |
5.8 Omsorgssektionen, avvikelsehantering
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Anmälningar enligt 14 kap 2 § SoL, Xxx Xxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Anmälningar enligt 24 a § LSS | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Anmälningar enligt Xxx Xxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Avvikelserapporter | Papper, digitalt | Närarkiv | Kronologiskt | 5 år | Gallring av avvikelserapporter får inte ske om dessa behövs för uppföljning eller om dessa kan behövas för framtida utredningar i disciplin eller patientskadeärenden | ||
Fallrapport/tillbud | Papper, digitalt | Närarkiv, patientjournal | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN), beslut som rör den egna vårdgivaren | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Sammanställningar av avvikelserapporter | Papper, digitalt | Närarkiv | X | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Skriftliga instruktioner för handläggning av | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Vid inaktualitet |
anmälningar enligt SoL och LSS | |||||||
Statistik/sammanställning av anmälningar | Papper, digitalt | Närarkiv, server | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år |
5.9 Omsorgssektionen, Individ- och familjeomsorg
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Anmälningar från polis m.fl. | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Anmälningar som rör enskild person, men som inte ger upphov till ärende | Papper, digitalt | Närarkiv | 5 år | ||||
Ansökningar med eventuella xxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Ansökningar om vård enligt LVM samt xxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Arbetsplaner, genomförandeplaner m.m. | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt, server | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Begäran om handräckning | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Begäran om utdrag från journalanteckningar | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Behandlingsdokumentation | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt, server | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Beslut om bistånd/insats | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt, server | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Beslut/domar i förvaltningsdomstol | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Domar | Papper, | Närarkiv, | Vid inaktualitet | Gallras enligt |
digitalt | personakt | reglerna i SoL om de angår eller föranleder ärende | |||||
Dödsboakt | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Faderskapsbekräftelse | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Familjehem Akter över familjehem Avtal gällande familjehem Utbetalningsorder gällande familjehem | Xxxxxx, digitalt | Xxxxxxxx | Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxx | Efter 5 år | ||
Fullmakter/medgivande att inhämta upplysningar | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och rutinmässig karaktär | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Journalanteckningar | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv, personakt, server | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Journaler från xxxxxxxxxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Journaler och bilagor från HVB-hem | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | Läggs i personakt | |
Kallelser till rättegång eller | Papper, | Närarkiv | Vid inaktualitet |
möten i ärende rörande enskild | digitalt | ||||||
Kontaktpersoner Akter över kontaktpersoner/ kontaktfamiljer Avtal gällande kontaktpersoner/ kontaktfamiljer | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxx | Xxxxx 0 år | ||
Kopior på hyreskontrakt, besiktningsprotokoll m.m. | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Meddelande om åtalsunderlåtelse/att väcka åtal | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | Gallras enligt reglerna i SoL om de angår eller föranleder ärende | |||
Meddelanden om förundersökning/ förundersökningsprotokoll | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | Gallras enligt reglerna i SoL om de angår eller föranleder ärende | |||
Personakter födda dag 5, 15, 25 | Papper, digitalt | Närarkiv, server | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Personaktssystem | digitalt | Server | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Placeringsmeddelanden från Statens institutionsstyrelse | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Polisrapporter om brott eller misstanke om brott | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | Gallras under förutsättning att de inte ligger till grund för beslut om insats enl. SoL |
Protokoll och minnesanteckningar från samverkan mellan socialtjänsten och andra aktörer avseende enskild person | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Registerkontroller som utgör underlag för beslut | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | Måste alltid finnas i akten i läsbar form | |
Underrättelser från Kronofogdemyndigheten. om avhysning | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Utredning av faderskap samt tillhörande handlingar | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | Levereras till centralarkiv när barnet är myndigt eller 5 år efter avslutat ärende. | |
Utredning i personärende | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt, server | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Utredning om lämpligt familjehem för den unge | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | Ska särskiljas från utredning avseende familjehemmet som har en egen akt. | |
Vårdnadsutredningar | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Yttranden i körkortsärenden | Papper, | Närarkiv | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år |
digitalt | |||||||
Yttranden i vapenärenden | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Yttranden till åklagare, andra myndigheter och allm. domstol | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Överenskommelse/avtal om vårdnad och umgänge | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt. | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Överklagande | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år |
5.10 Omsorgssektionen, LSS
Handlingstyp | Beskrivning | Förvaringsplats | Diarie- förs | Arkivläggning | Gallras/bevaras | Till Central- arkiv | Kommentar |
Anmälan enligt 24 a § LSS | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | x | Numeriskt | Bevaras | Efter 2 år | |
Anmälningar rörande enskild som ger upphov till ärende | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Anmälningar, rapporter som rör enskild person, men som inte ger upphov till ärende | Papper, digitalt | Närarkiv | 5 år | ||||
Ansökningar med xxxxxxx | Xxxxxx, digitalt | Närarkiv, personakt | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Arbetsscheman | Digitalt | Närarkiv | 5 år | ||||
Beslut om insats | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Numeriskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Beslut/domar i förvaltningsdomstol | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Dokumentation av planering som rör den enskilde, t ex arbetsplaner, individuella planer | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Fullmakter | Papper, digitalt | Närarkiv | Vid inaktualitet | ||||
Genomförandeplaner | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Inflyttningssamtal | Papper, digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Inkomna och utgående handlingar | Xxxxxx, | Xxxxxxxx, | Personnummer | Bevaras | Efter 5 |
av betydelse i ärendet | digitalt | personakt | år | ||||
Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär | Papper, digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Korrespondens av vikt med brukare/ närstående/ställföreträdare/ombud | Papper | Närarkiv, personakt | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Levnadsberättelser | Papper, Digitalt | Närarkiv | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Löpande arbetsanteckningar | Digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande | Papper, Digitalt | Närarkiv, personakt | 5 år | ||||
Personakter i digitalt personaktssystem (5, 15, 25) | Digitalt | Server | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Social utförardokumentation (personliga assistenter, boendestödjare m.fl.) | Papper, Digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Upprättade handlingar av betydelse i ärendet | Papper, Digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år | ||
Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär | Papper, Digitalt | Närarkiv, personakt | Vid inaktualitet | ||||
Utredning, utlåtanden | Papper, Digitalt | Närarkiv, personakt | Personnummer | Bevaras | Efter 5 år | ||
Överklaganden med xxxxxxx | Xxxxxx, Digitalt | Närarkiv, personakt | Kronologiskt | Bevaras | Efter 5 år |