Bakgrundsuppgifter för avtal om överföring av material
Bakgrundsuppgifter för avtal om överföring av material
För avtalet behöver FPA uppgifter om serviceproducenten, den som överlämnar handling- arna och det material som överlämnas. Fyll i blanketten och skicka den med skyddad e-post till adressen xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxx.xx. Närmare information finns i anvisningen Så här skickar du skyddad e-post till FPA (pdf).
1 Uppgifter om serviceproducenten som avslutat sin verksamhet
Företagets eller firmans namn:
FO-nummer:
Företagets hemort:
Företagets bransch och eventuellt specialområde:
Den självständiga yrkesutövarens fullständiga namn (alla förnamn och efternamn): Den självständiga yrkesutövarens personbeteckning:
Den självständiga yrkesutövarens bransch, rätt att utöva yrke och eventuella specialitet:
Har en anmälan om att verksamheten avslutas gjorts till regionförvaltningsverket eller Valvira (Ja/Nej)?
Att en serviceproducents verksamhet upphör innebär att de tjänster som är beroende av till- stånd eller anmälan avvecklas helt. Verksamheten anses alltså inte ha upphört även om ett eller flera av företagets verksamhetsställen eller serviceställen stängs eller om verksamheten avbryts tillfälligt.
Ett avtal om överföring av material görs upp med FPA först när anmälan har gjorts.
Ja. Anmälan har gjorts
Nej, men jag kommer att göra en anmälan om att verksamheten avslutas till regionförvaltningsverket eller Valvira
2 Kontaktperson som ansvarar för överföringen av materialet
Kontaktpersonens fullständiga namn (alla förnamn och efternamn):
Gatuadress, postnummer och postanstalt:
Telefonnummer:
E-postadress:
3 Uppgifter om det material som ska överföras
Vilken typ av handlingar består materialet av? Välj bland följande alternativ: Patient- och klienthandlingar i pappersformat
Patient- och klienthandlingar i digitalt format Kundregister
Röntgenbilder
analoga digitala
Logguppgifter
Annat material; vad?
Hur många patienter eller klienter finns det sammanlagt uppgifter om i materialet i pap- persformat/analogt format och digitalt format (uppskattning)?
Uppskattning av antalet patienter eller klienter som det finns uppgifter om i pappersfor- mat/analogt format:
Uppskattning av antalet patienter eller klienter som det finns uppgifter om i digitalt format:
4 Närmare uppgifter om materialet i pappersformat/analogt format
Under vilken tidsperiod har materialet uppkommit?
Ungefär hur många hyllmeter utgör det material som ska överföras? Hur är materialet sorterat?
Alfabetisk ordning
Enligt födelsedatum På annat sätt; hur?
Finns det några skador på materialet?
Ja. Hurdana skador är det fråga om?
Nej.
Har handlingar som ingått i materialet förstörts? Ja. Vilka handlingar har förstörts?
Nej.
Är det möjligt att få ut en patient- eller klientförteckning ur materialet? En förteckning un- derlättar avsevärt kundbetjäningen.
Ja.
Nej. Varför inte?
Inkluderar materialet andra serviceproducenters handlingar?
Ja. Ange nedan dessa serviceproducenters namn, personbeteckningar och FO- nummer.
Nej.
Har det i serviceproducentens verksamhet uppkommit material som hänför sig till service- sedelverksamhet eller till tjänster som kommunala aktörer skaffat genom köp av tjänster?
Ja, för perioden
Hur har materialet arkiverats?
Nej.
Har administrativa handlingar som gäller patienterna avlägsnats ur materialet, till exempel klagomål, påminnelser eller patient- eller klientfakturor?
Ja.
Nej. Observera att administrativa handlingar som gäller patienterna ska av- lägsnas innan materialet kan överföras till FPA.
5 Närmare uppgifter om det digitala materialet
Under vilken tidsperiod har materialet uppkommit?
Hur stort är det digitala materialet (t.ex. MB, GB, TB) och hur många filer innehåller det? Inkluderar materialet andra serviceproducenters handlingar?
Ja. Ange nedan dessa serviceproducenters namn, personbeteckningar och FO- nummer.
Nej.
Har det i serviceproducentens verksamhet uppkommit material som hänför sig till service- sedelverksamhet eller till tjänster som kommunala aktörer skaffat genom köp av tjänster?
Ja, för perioden
Hur har materialet arkiverats?
Nej.
Omfattar det digitala materialet uppgifter som har lagrats i Kanta-tjänsterna?
Ja, för perioden
Är det möjligt att avlägsna de uppgifter som har lagrats i Kanta- tjänsterna från det material som överförs till FPA?
Ja.
Nej. Varför inte?
Var i Kanta-tjänsterna finns uppgifterna?
Patientdataarkivet
Arkivet för gamla patientuppgifter Klientdataarkivet för socialvården Gamla klientuppgifter för socialvården Arkivet över bildmaterial
Nej, materialet omfattar inte uppgifter som har lagrats i Kanta-tjänsterna.
Vilken typ av material är det fråga om?
Databasbaserat material. Ange nedan uppgifter om hanteringssystemet för databasen (SQL, Lotus Notes osv.).
Dokumentbaserat material. Ange nedan dokumentens filformat.
Annan typ av material; vilket?
Vilket system har använts och vilken är systemleverantören?
USB-minnespinnar, totalt st.
USB-hårddiskar, totalt st.
CDROM- eller DVD-skiva, totalt st.
Annat; vad? st.
Har handlingar som ingått i materialet förstörts?
Ja. Vilka?
Nej.
Omfattar materialet även annat material än serviceproducentens patient- och klienthand- lingar, till exempel logguppgifter eller administrativa handlingar?
Ja. Vilken typ av material är det fråga om?
Nej.
Serviceproducenten och FPA ingår ett avtal om överlämnande av handlingar. När service- producenten har kommit överens om överlämnandet med företrädaren för FPA, kan ser- viceproducenten själv leverera materialet till det verksamhetsställe som anges i avtalet el- ler komma överens om leveransen med ett transportföretag.
Material i pappersformat tas emot på FPA:s huvudkontor i Helsingfors samt på verksam- hetsställena i Uleåborg, Jyväskylä, Kuopio och Tammerfors. Lagringsmedier för digitalt material ska levereras till FPA:s huvudkontor på adressen Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxxxxxxx.
Serviceproducenten svarar för kostnaderna för att överföra materialet och för att överfö- ringen sker på ett säkert sätt. I samband med leveransen undertecknar den som överför
ter detta överförs ansvaret för materialet på FPA. Hur överförs materialet till FPA?
Materialet överförs personligen vid en på förhand överenskommen tidpunkt. Materialet överförs av ett transportföretag vid en på förhand överenskom- men tidpunkt.
Till vilket av FPA:s verksamhetsställen överförs materialet? Digitalt material kan levereras endast till huvudkontoret i Helsingfors.
Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxxxx
Jyväskylä, Xxxxxxxxxxxx 00–00, 00000 Xxxxxxxxx
Xxxxxx, Xxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx
Tammerfors, Xxxxxxx Xxxxx xxxx 00, 00000 Xxxxxxxxxx
Huvudkontoret i Helsingfors, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxxxxxxx.
Hur undertecknas det slutliga avtalet om överföring av material?
Elektroniskt
Vid elektronisk underskrift används Suomi.fi-identifikation eller ett personligt certifikat, så du behöver nätbankskoder, ett mobilcertifikat eller ett certifikat- kort för att underteckna avtalet. FPA behöver också undertecknarens namn, telefonnummer och e-postadress.
Undertecknarens namn: Undertecknarens telefonnummer: Undertecknarens e-postadress: För hand
Om avtalet är i pappersform behöver FPA undertecknarens namn.
Undertecknarens namn:
8 Ytterligare uppgifter om överföringen av materialet: