Akademiker förbundet för
Akademiker
förbundet för
jurister, ekonomer,
systemvetare,
personalvetare och
samhällsvetare.
Om delägarskap och kontors gemenskap i advokatbyrå
Inledning
Juseks advokatsektion stödjer medlemmarna bland annat genom att ge ut broschyrer med råd i frågor som rör anställning och mera yrkesanknutna frågor.
I den förstnämnda kategorin finns broschyrer om anställningsvillkor, avräkning vid anställningens upphörande och arbetsbrist.
Den senare kategorin broschyrer, varav den förevarande är en, har sitt ursprung i det faktum att advokater gärna utbyter erfarenheter från den egna praktiken när man träffas. Samtalen rör då ofta yrkestekniska och etiska frågor. Juseks advokatsektions styrelse utgör inget undantag. Vi utbyter hela tiden, formellt och informellt, sådana erfarenheter. Det känns därför naturligt att dela med sig av dessa erfarenheter i skriftlig form.
Denna broschyr behandlar två områden; delägarskap respektive kontorsgemenskap. Den ersätter en tidigare utgåva.
Avtal om delägarskap i advokatbyrå
I en tidigare version av denna folder har getts ett förslag till avtal för delägarskap, där delägarna varit bolagsmän i handelsbolag. Det är vår uppfattning att advokatbyrå verksamhet i allt större omfattning sker genom delägande i aktiebolag. Vårt förslag i denna rapport avser därför delägande genom aktieinnehav i aktiebolag.
Varje delägarskap har en historisk upprinnelse och företer därmed unika sidor när det gäller ägande, organisation och fördelning av inkomster.
Vårt förslag är tämligen allmänt hållet och täcker två situationer.
I båda situationerna äger advokaterna tillsammans ett aktiebolag som förser dem med bland annat lokaler, personal och inventarier.
I den första situationen, som nedan markeras med Alt I, är advokaterna verksamma, i förekommande fall anställda, och fakturerar sina arvoden i sin egen verksamhet. Varje advokat uppbär således ensam samtliga sina arvoden.
I den andra situationen, som markeras med Alt II, är parterna anställda av det gemensamma aktiebolaget och fakturerar sina arvoden i detta bolag. I detta fall kan parterna komma överens om hur bolagets inkomster skall fördelas mellan parterna – allt i en glidande skala från så kallat true partnership, där alla inkomster delas lika, till att envar part tilldelas de inkomster parten tillför bolaget.
Delägaravtal
1. Parter
1. Xxxxxxxxx [AB]
2. Xxxxxxxxxx [AB]
3. Xxxxxxxxx [AB]
4. Högström [AB]
2. Bakgrund och syfte
Parterna skall bedriva advokatverksamhet från gemensamma lokaler med adress Xxxxxxxxx 00 i Storstad och skall tillsammans driva APLH Advokatbyrå AB (Bolaget) för gemensamma serviceändamål.
Parterna är [aktiebolag som ägs av] de verksamma advokaterna vid APLH Advokatbyrå – Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxxx och Xxxxxxxx.
Parterna skall vardera äga 25 procent av aktierna i Bolaget. Parterna är överens om att samverkan inom bolaget innebär:
• Alt I vardera Parten ansvarar för och fakturerar sina uppdrag i sin egen rörelse,
• Alt II Parterna skall vara anställda av och bedriva sin advokatverksamhet i Bolaget,
• mot marknaden skall Parterna utgöra enheten APL Advokatbyrå,
• Parterna skall sträva efter att tillhandahålla en god service åt klienterna präglad av kunskap och tillgänglighet,
• bolaget skall tillhandahålla juristtjänster inom ett brett kompetensområde, varvid Parterna är ense om att varje ärende skall hanteras av den Part som är bäst skickad att tillgodose klientens intressen,
• Parterna skall bistå varandra med råd i enskilda uppdrag,
• Parterna skall aktivt utveckla sin egen och byråns gemensamma kompetens såväl inom fackområden som för att effektivisera kontorsverksamheten,
• Parterna skall tillhandahålla varandra förvärvad know-how, såsom avtalsmallar och dokumentmallar.
3. Firma
Bolagets firma skall vara APLH Advokatbyrå Aktiebolag.
4. Ändamål
Bolaget skall ha till huvudsyfte att [Alt II vara arbetsgivare åt och] ge service åt Parterna, bland annat genom att tillhandahålla verksamhetslokaler åt Parterna, ombesörja skötsel, drift, och underhåll av lokalerna, införskaffa och förvalta gemensamma inventarier och förbrukningsmateriel, vara arbetsgivare åt gemensam personal samt bedriva därmed förenlig verksamhet.
5. Bolagsordning
Bolagets bolagsordning skall ha det innehåll som framgår av Bilaga 1.
Kommentar: Bolagsordningen bör innehålla hembudsklausul.
6. Lokaler
Bolaget hyr för närvarande lokaler på Xxxxxxxxx 00 x Xxxxxxxx. Vardera Parten skall där vara tillförsäkrad ändamålsenliga verksamhetslokaler, dels utrymmen som disponeras enbart av Parten, dels gemensamma utrymmen. Del av Bolagets lokaler kan hyras ut till annan än Part.
7. Inventarier
Bolaget skall till kontoret anskaffa och bekosta kontorsinventarier och andra inventarier för de gemensamma verksamhetslokalerna, inklusive dataserver och nätverksutrustning.
Vardera Parten anskaffar och bekostar kontorsinventarier och datainventarier för sitt utrymme.
8. Personal
Bolaget skall vara arbetsgivare för biträdande personal i den omfattning som är erforderlig för Parternas gemensamma behov.
9. Kännetecken, marknadsföring
Parterna skall använda namnet ”APLH Advokatbyrå” som ett samlande namn för sin verksamhet. All marknadsföring som utförs av Parterna skall avse ”APLH Advokat byrå”, i den mån parterna inte särskilt överenskommer annat.
Alt I
10. Ekonomi
Parterna skall till lika delar svara för Bolagets kostnader, såvitt inte annat särskilt anges i detta avtal eller överenskommes särskilt mellan Parterna. Fördelningen av kostnader vid avtalets början framgår av Bilaga 2.
Kommentar: Parterna skall ta ställning till om de allmänna kontorskostnaderna skall differentieras i förhållande till användandet, till exempel om lokalhyra skall fördelas i förhållande till storlek på parternas kontorsrum. Vidare bör kostnader för biträdes personal fördelas i förhållande till parts utnyttjandegrad.
Parterna skall månatligen i förskott tillskjuta Bolaget medel för täckning av Bolagets löpande kostnader.
Parterna skall löpande hållas underrättade om Bolagets ekonomiska förhållanden.
Parterna skall ge varandra kopia av sin årsredovisning och vid anfordran fullständig ekonomisk information.
Parterna är skyldiga att inneha avbrottsförsäkring med 30/60 dagars karenstid och
12/24 månaders ansvarstid.
Kommentar: När denna folder skrivs erbjuder Advokatsamfundet avbrottsförsäkring enligt nämnda alternativ.
Alt II
10. Arbetsinsats och ersättning
Arbetsinsats
Parterna skall ägna Bolaget full arbetstid. Full arbetstid anses utgöra minst
timmar per år exklusive semester. I arbetstid inräknas intern tid i den utsträckning som motiveras av Parts arbetsuppgifter.
I arbetstid medräknas frånvaro pga sjukdom och annan jämförbar ledighet under högst två månader. Vid långvarig sjukdom medräknas dessutom de därpå följande sex månaderna till femtio procent. Från Bolagets ersättning till Part för sådan tid skall dock avräknas löneersättning från Försäkringskassan.
Föräldraledighet intill två månader och militärtjänst berättigar part till ersättning med 75 procent av berättigad ersättning, med avräkning för vad parten erhållit i löne ersättning från Försäkringskassan.
Parts årliga ersättningar reduceras proportionellt om full arbetstid inte uppnås.
Efter fyllda 55 år äger part efter överenskommelse vid delägarmöte successivt minska sin arbetsinsats. I sådant fall reduceras den årliga ersättningen i motsvarande grad.
Ersättning
Parternas ersättning från Bolaget utgörs av lön och förmåner och utgår i följande ordning.
Lön
Styrelsen bestämmer i samband med att budget läggs för kommande räkenskapsår vilka månatliga à contobelopp som skall betalas till parterna. Avvikelse från à conto beloppet skall godkännas av styrelsen. Efter utgången av respektive räkenskapsår bestämmer styrelsen slutlig lön för parterna.
Kommentar: I den mån Parterna överenskommer om differentierad lönesättning, skall det noggrant regleras i detta sammanhang.
Förmåner
Förmåner som avräknas mot lön (till verklig kostnad):
1. Förmån av fri bil
2. Premier för försäkringar där utfallande ersättning inte tillfaller Bolaget
3. Arvoden utbetalade direkt till Part, till exempel styrelsearvode.
4. Övriga förmåner enligt överenskommelse vid delägarmöte.
Förmån som inte avräknas mot lön:
1. Fri telefon till rimlig kostnad
2. Prenumeration av en rikstidning
11. Finansiering
Bolaget skall inte utnyttja extern finansiering.
12. Räkenskapsår
Bolagets räkenskapsår skall vara kalenderåret.
13. Styrelse
Bolagets styrelse skall bestå av fyra ledamöter, av vilka Parterna utser var sin. Styrelseledamot skall vara Parten eller i förekommande fall den i Parten verksamme advokaten.
Styrelsen utser inom sig en ordförande. Ordföranden skall se till att sammanträden hålls när det behövs. Om styrelseledamot eller Part påkallar det, skall styrelsen sammankallas.
Styrelsen är beslutför om minst tre ledamöter är närvarande. Vardera Parten har en röst.
I viktigare frågor får dock beslut endast fattas om samtliga Parter är närvarande och är eniga om beslutet.
Med viktigare frågor avses:
a) anställning eller avveckling av eller ändring av anställningstid för personal,
b) beslut om inträde av ny Part,
c) ändring av lokalisering,
d) beslut om inriktningen av bolagets verksamhet eller om väsentlig organisatorisk förändring,
e) investering över kr (även leasing), f) upptagande av lån eller annan kredit,
g) avtal eller förändring av avtal med tredje part, om avtalet har väsentlig betydelse för bolagets verksamhet.
Om enighet inte kan uppnås i fråga som avses i a) – g), skall frågan avföras från dagordningen.
Om någon part sagt upp avtalet till upphörande, gäller reglerna om enighet ovan endast övriga parter.
Kommentar: Beslutsregler bör övervägas noggrant. Förslaget innebär en omfattande vetorätt för en part som inte delar majoritetens uppfattning i viktigare frågor.
14. Ställföreträdare och firmatecknare
Styrelsen företräder Bolaget och tecknar dess firma. Bemyndigande för styrelse ledamot eller annan att företräda Bolaget och teckna dess firma kan meddelas av styrelsen.
15. Disciplinprövning
Part som blir föremål för disciplinprövning av Advokatsamfundet skall informera övriga Parter och skall redovisa samtliga skrifter i ärendet innan de skickas.
16. Överlåtelse av aktier
Med undantag för uttryckliga bestämmelser därom i detta avtal äger Part inte rätt att överlåta eller pantsätta sina aktier i Bolaget utan styrelsens tillstånd.
17. Uteslutning
Part är skyldig att utträda ur Xxxxxxx med omedelbar verkan,
a) om Parten eller den i Parten verksamme advokaten utesluts eller utträder ur Advokatsamfundet
b) vid ägarförändring i Part utan övriga Parters samtycke,
c) om Parten eller den i Parten verksamme advokaten avlider eller annars upphör med sin verksamhet,
d) om Parten eller den i Parten verksamme advokaten gör sig skyldig till handling
eller underlåtenhet som innebär grov illojalitet mot övriga Parter eller mot Bolaget, och Parten inte vidtar rättelse inom en vecka från skriftlig uppmaning därom,
e) om Parten eller den i Parten verksamme advokaten försätts i konkurs, ställer in betalningarna eller annars måste anses ha kommit på obestånd.
I ovannämnda fall skall Parten anses ha hembjudit sina aktier till övriga Parter enligt bestämmelserna i detta avtal.
18. Inlösen vid utträde
Part som har sagt upp detta avtal till upphörande skall utträda ur Bolaget och skall genom uppsägningen anses ha hembjudit sina aktier till övriga Parter för inlösen. Övriga Parter har rätt att inlösa aktierna till lika delar. Om endast någon eller några Parter önskar utnyttja sin lösenrätt, har denne/dessa rätt att lösa samtliga aktier.
Priset för aktierna bestäms, om parterna inte kommer överens därom inom nio (9) månader från hembudet, enligt värderingsreglerna nedan i punkt 20.
Köpeskillingen för aktierna skall erläggas kontant inom en (1) vecka från den dag priset slutligt bestämts.
Om ingen av de övriga Parterna utnyttjar inlösenrätten, skall Bolaget träda i likvidation, dock tidigast tolv (12) månader efter hembudstidpunkten.
19. Följder av utträde
Utträdande Part skall vara skyldig att bidra till Xxxxxxxx kostnader i enlighet med punkt 10 ovan
a) under en tid av nio (9) månader från det att skyldigheten att utträda enligt punkt
17 inträtt,
b) under uppsägningstid enligt punkt 22.
För tid därefter skall Part vara skyldig att bidra enligt punkt 10 ovan till Bolagets lokalkostnader under återstoden av bindande hyresperiod, om hyrestiden för Bolagets lokaler är fast. Denna skyldighet skall upphöra, om den utträdande Partens kontorsrum tas i anspråk.
Part som sagt upp detta Avtal skall ha rätt men inte skyldighet att vara verksam i Bolagets lokaler under uppsägningstiden.
Alt I Genom sin uppsägning av detta Avtal, skall Parten anses ha sagt upp sitt underhyresförhållande med Xxxxxxx. Vid uppsägningstidens utgång skall Parten vara skyldig att avflytta från Bolagets lokaler.
Vid dödsfall skall i stället gälla följande. Om parts ställföreträdare avlider, skall Xxxxxxx vara berättigat och skyldigt att förvärva den avlidnes bolags pågående ärenden (inklusive upparbetad, ej fakturerad tid) samt inventarier i gemensamma lokaler. Köpeskillingen skall för inventarier motsvara inventariernas verkliga värde och erläggas vid tillträdet. Köpeskillingen för pågående arbeten skall utgöra skälig
ersättning för det nedlagda arbetet i den avlidnes bolag och skall successivt erläggas genom avräkning när Bolaget erhållit betalning efter slutfört uppdrag.
Kommentar: Parterna bör överväga att teckna försäkringar på varandras liv för att vid dödsfall ha likvider att lösa den avlidnes aktieinnehav.
20. Värdering
Vid inlösen av aktier i Bolaget skall priset på aktierna uppgå till substansvärde. Beräkningen skall göras per den tidpunkt då äganderätten till aktierna övergår.
Substansvärdet består av:
Eget kapital Obeskattat kapital Pågående arbeten
Dold reserv i inventarier Avdrag skall ske för latent skatt
Vid utträde enligt punkten 17 d (illojalitet) skall aktievärdet reduceras med hälften.
Kan Parterna inte enas om värdet, skall detta slutligt fastställas av en oberoende auktoriserad revisor, utsedd av styrelsen för Föreningen Auktoriserade Revisorer. Kostnaderna för värderingen skall delas lika mellan berörda Parter.
21. Ändringar
Ändringar av och tillägg till detta avtal skall för att vara gällande vara skriftligen avfattade och undertecknade av samtliga parter.
Om antalet Parter förändras, skall detta avtal omförhandlas i tillämpliga delar.
22. Avtalstid
Detta avtal gäller från undertecknandet tills vidare med rätt för vardera Xxxxxx att säga upp avtalet till upphörande med iakttagande av nio (9) månaders uppsägningstid.
23. Tvist
Uppkommer tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal skall parterna i första hand försöka enas om opartisk skiljeman, i annat fall överlämna tvisten
till förenklat skiljeförfarande genom en skiljeman utsedd av Stockholms Handels kammares Skiljedomsinstitut enligt de förenklade skiljedomsregler som Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut vid varje tillfälle tillämpar. Skiljeman skall vara advokat.
Avtal om kontorsgemenskap
De flesta kontorsgemenskaper torde vara föremål för någon form av avtalsreglering. I vårt förslag har en advokat sedan tidigare hyreskontraktet till en kontorslokal.
Kontoret är också möblerat och maskinellt utrustat. Litteratur finns. Lediga rum finns för uthyrning. Den situationen tror vi är den vanligaste.
Vi tror att det är viktigt att tämligen noggrant reglera vad som ingår i gemenskapen. Vad betalar de som inträder i gemenskapen för. Det är nämligen inte självklart att en kontorsgemenskap innebär tillgång till det som finns på kontoret.
Vi tycker att det utåt skall framgå när flera advokater arbetar i kontorsgemenskap. Både av marknadsföringsskäl och som ett jävsskydd. Kontorsgemenskap innebär jäv. Parterna bör åtminstone fundera på och i någon utsträckning reglera hur omfattande samarbetet skall vara. Avtalstid bör överensstämma med befintligt hyresavtals löptid. I likhet med vad vi föreslår i delägarskapsavtalet bör eventuell tvist slitas av skiljeman som är advokat.
Modellavtal om kontorsgemenskap
§ 1 Lokal
Xxxxxxxxx hyr enligt kontrakt av den x maj 2009 lokal med adress Xxxxxxxxx 00 x Xxxxxxxx (”Lokalen”). Hyreskontraktet löper till den x maj 2013. Xxxxxxxxx har rätt att bedriva advokatverksamhet i lokalen och har rätt att hyra ut delar av lokalen i andra hand.
§ 2 Uthyrning
Xxxxxxxxx hyr genom detta avtal ut del av Lokalen till Xxxxxxxxxx respektive Xxxxxxxxx. Xxxxxxxxxx har rätt att disponera hörnrummet, 20 kvm, enligt ritning, Bilaga A, som sitt kontorsrum. Xxxxxxxxx har rätt att disponera rummet mot gården, 25 kvm, enligt ritning, Bilaga A, som sitt kontorsrum.
Härutöver äger Xxxxxxxxxx och Xxxxxxxxx gemensamt med Xxxxxxxxx utnyttja konferensrum, pentry, bibliotek samt receptionsdel och toalett.
Xxxxxxxxxx och Xxxxxxxxx svarar själva för och bekostar inredning och kontors inventarier i sina kontorsrum. Xxxxxxxxxx och Xxxxxxxxx skall ha egna abonnemang för telefon och telefax.
Xxxxxxxxx svarar för städning av lokalen.
§ 3 Tillhandahållen utrustning, inventarier mm
Xxxxxxxxx tillhandahåller i gemensamt utnyttjade utrymmen:
a) en server med anslutningspunkt i vardera kontorsrummet
b) konferensbord och stolar
c) receptionsdisk och stolar
d) juridisk litteratur, cirka 1 000 volymer, äldre och nyare, jämte inköp av central nyutkommen litteratur
e) löpande abonnemang på NJA I, SFS, rättsdatabas (Norsteds Zeto eller dylikt), en dagstidning, fyra periodiska tidskrifter, varav en juridisk
f) kaffebryggare och enklare köksgeråd i pentry
g) kopiator
Xxxxxxxxx svarar för service och underhåll av tillhandahållen utrustning.
Kommentar: Om en dataserverlösning föreligger, som i exemplet, är det viktigt att upp märksamma bland annat frågor om programvarulicenser, sekretess och backuplösningar.
§ 4 Förbrukningsartiklar mm
Xxxxxxxxx tillhandahåller kaffe samt förbrukningsartiklar såsom kopieringspapper, handdukar, hushållspapper, diskmedel och städartiklar. Xxxxxxxxx svarar också för kostnad för el.
§ 5 Personal
Xxxxxxxxx tillhandahåller genom sin sekreterare sedvanliga receptionstjänster under vardagar kl 8–17 (lunchuppehåll kl 12–13). Receptionstjänst tillhandahålls inte under semestertid.
Kommentar: Den närmare innebörden av tillhandahållna tjänster bör definieras liksom innebörden av semestertid.
§ 6 Lokalhyra
Hyran för Lokalen utgör för närvarande 25 000 kronor per månad exklusive moms och tillägg för värme, VA och fastighetsskatt.
Hyran fördelas enligt följande: Xxxxxxxxxx 30 procent, Xxxxxxxxx 30 procent.
Xxxxxxxxxxx och Xxxxxxxxxx hyra justeras enligt bilagd indexklausul, Bilaga B. Härut över skall Xxxxxxxxxx och Xxxxxxxxx betala tillägg för värme, VA och fastighetsskatt motsvarande vardera 30 procent av de tillägg Xxxxxxxxx betalar till fastighetsägaren.
Kommentar: Eftersom avtalet torde bedömas som ett hyresavtal enligt 12 kap jordabalken fordrar indexklausulen för sin giltighet att avtalet är träffat för bestämd tid och att hyres tiden är minst tre år. Detta gäller även för förlängningsperioder, jämför punkt 11 nedan.
§ 7 Ersättning för övrigt nyttjande
För nyttjandet enligt punkt 3–5 ovan skall Xxxxxxxxxx och Xxxxxxxxx vardera betala [belopp] kronor per månad.
Xxxxxxxxx äger påkalla uppjustering av kostnaden, om kostnadsökning föranleder det.
Kommentar: Olika varianter kan tänkas för en framtida justering av ersättningen bland annat anpassning till index och krav på uttrycklig överenskommelse mellan parterna.
§ 8 Betalning
Hyran och ersättningen enligt punkt 6 och 7 skall utan anfordran betalas i förskott för kalendermånad.
§ 9 Försäkring
Xxxxxxxxx svarar för försäkring av Lokalen samt för tillhandahållen utrustning i gemensamma utrymmen. Xxxxxxxxxx och Xxxxxxxxx svarar för försäkring av egen egendom i respektive kontorsrum.
Kommentar: Xxxxx advokat behöver ha ett eget kontorsförsäkringsskydd.
§ 10 Parternas förhållande till varandra.
Parterna skall på sina brevpapper, på webbsida och i e-postsignatur ange att de samarbetar med varandra.
Om part är förhindrad att åta sig ett uppdrag, annat än av jävsskäl, åtar han sig att rekommendera någon av övriga parter, om detta är lämpligt med hänsyn till uppdragets karaktär.
Parterna skall föra klient och motpartsregister och låta varandra ha tillgång till registren för jävskontroll.
Parterna skall utan ersättning erbjuda övriga parter förvärvad know-how, såsom avtalsmallar och dokumentmallar.
Parterna skall i rimlig utsträckning bistå varandra med råd i enskilda uppdrag. Mera omfattande insatser skall efter överenskommelse interndebiteras.
Kommentar: Skyldigheten enligt första stycket är inget samfundskrav men kan vara lämpligt av marknadsföringsskäl och som ett jävsskydd.
§ 11 Avtalstid
Detta avtal gäller från undertecknandet till den x maj 2013. Uppsägning skall ske skriftligen senast tio (10) månader före avtalstidens utgång. Sker ej uppsägning förlängs avtalet med motsvarande förlängningstid, tre år, som Xxxxxxxxxx hyreskontrakt för Lokalen.
Kommentar: Uppsägningstiden bör vara något längre än Xxxxxxxxxx uppsägningstid för Lokalen.
§ 12 Tvist
Uppkommer tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal skall parterna i första hand försöka enas om opartisk skiljeman, i annat fall överlämna tvisten till förenklat skiljeförfarande genom en skiljeman utsedd av Stockholms Handels kammare enligt de förenklade skiljedomsregler som kammaren vid varje tillfälle tillämpar. Skiljeman skall vara advokat.
Om Jusek
Jusek är förbundet för jurister, ekonomer, systemvetare, personalvetare och samhälls vetare. Vi driver frågor som påverkar medlemmarnas utbildning, karriär, trygghet och villkor. Med cirka 80 000 medlemmar är vi ett av de största akademikerförbunden.
Xxxxx är medlem i Saco och partipolitiskt obundet.
Fotoskrift AB | T0134 | 1106 | Endast som pdf
Jusek.