Pia Hedenblad & Ida Engberg
SKL Kommentus Inköpscentral
Xxx Xxxxxxxxx & Xxx Xxxxxxx
2016-10-10
SKL Kommentus tillhör SKL
Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) är en arbetsgivar- och intresseorganisation.
Man driver sina medlemmars intressen och erbjuder dem stöd och service.
Medlemmar i SKL är Sveriges 290 kommuner och 20 landsting inkl. regionerna Gotland, Halland, Skåne och Västra Götaland.
SKL Fastigheter och Service AB
100%
SKL är en politiskt ledd organisation. Högsta beslutande organ är kongressen.
SKL Kommentus AB
98%
SKL International AB
100%
SKL
SKL Kapitalförvaltning AB
100%
SKL Företag AB
100%
DOTTERBOLAG
INTRESSEBOLAG
Dagens Samhälle AB
100%
KPA AB
40%
Equalis AB
52%
SOS Alarm AB
50%
SKL Kommentus AB
Ekonomi, HR
Marknad
HR&Media
Konsult
Hållbar
utveckling
Juridik
SKL Kommentus AB
Vår vision och affärsidé
”SKL Kommentus - offentlig sektors mest värdeskapande samarbetspartner”
Vi erbjuder offentlig sektor avtal och tjänster inom inköp och HR
som underlättar vardagen, frigör resurser till välfärden och bidrar till ett hållbart samhälle
Inköpscentralens affärsområden
Fordon
Energi
Fastighet och
teknik
Vård och
omsorg
Bank och försäkring
Utbildning och lärande
IT och kommunikation
Ledning och administration
Ramavtal - e-arkiv 2013
Ramavtalet ska underlätta för kommunal sektor att anskaffa och implementera e-arkiv med syfte att:
▪ Säkerställa en långsiktig informationsförsörjning
▪ Bidra till en ökad effektivisering
▪ Skapa ökad tillgänglighet till information
Fakta om avtalet
▪ Avtalsperiod: 2013-11-04 - 2017-11-03
▪ Möjlighet till max åttaåriga kontrakt vid avrop
▪ 535 upphandlande myndigheter är avropsberättigade
▪ 42 upphandlande myndigheter har gjort avrop hittills
▪ 50/50 mellan avrop på e-arkiv som tjänst & produkt
▪ Flera kommuner har avropat ihop
Hur kan ni använda ramavtalet?
Inför avrop från ramavtal
1. Kontrollera att ni finns med som avropsberättigade
2. Upphandlingsansvarig hos er gör en avropsanmälan via SKI´s hemsida
Ramavtalets omfattning
▪ e-arkiv som tjänst
▪ e-arkiv som produkt
▪ Konsulttjänster för införandeprojekt såsom
konfigurering och eventuella anpassningar
Ramavtalsleverantörer
e-arkiv som tjänst
▪ Aditro AB
▪ Advania AB
▪ BancTec AB
▪ CGI Sverige AB
▪ FormPipe Software AB
▪ Ida Infront AB
▪ IT-Fabriken Sverige AB
▪ Lemontree,
▪ Enterprise Solutions AB
▪ Visma Consulting AB
e-arkiv som produkt
▪ Agio System & Kompetens AB
▪ Altran AB
▪ BancTec AB
▪ CGI Sverige AB
▪ FormPipe Software AB
▪ Ida Infront AB
▪ IT-Fabriken Sverige AB
▪ Knowit AB
▪ Lemontree Enterprise Solutions AB
▪ RISE to Bloome R2B Software AB
▪ Sokigo (fd Tekis AB)
▪ Tieto Sweden AB
▪ Visma Consulting AB
Fördelar med avtalet
▪ Kraven och villkoren är klara.
▪ Leverantörerna är testade att de klarar de ställda kraven för FGS:erna.
▪ Förvaltningsspecifika preciseringar gör ni.
▪ Förenklar och spar tid för upphandlande myndigheter.
Vanliga frågor
▪ Vad ska vi välja, Produkt eller Tjänst?
▪ Hur kan vi samverka med andra?
▪ Om vi bildar en gemensam myndighet, kan vi använda ramavtal då?
▪ Kan man ändra Ska och Börkraven i ramavtalet?
▪ Vad har vi för möjligheter att precisera just vårt behov?
▪ Vad händer när avtalet tar slut?
Samverkansfrågor
▪ Gemensam förstudie
▪ Erfarenhetsutbyte
▪ Gemensamt avrop – Fördelar och nackdelar
▪ Gemensamt eller separat kontrakt?
▪ Samverkansformer: Nämnd, förbund, interkommunala avtal, samarbetsavtal
▪ Tänk på att alla preciseringar driver kostnader!
Skillnader mellan Kammarkollegiet och SKI
› Programvaror och tjänster 2014 delområde Informationsförsörjning
› Avtalsperiod: 2015-11-10 - 2017-11-30 Förlängningsoption max t.o.m: 2019-11-30
› Innehåller: Tjänster, produkter och konsulttjänster
› Bredare avtal med programvaror inom bla diarium, ärendehantering, dokumenthantering, e- arkiv, workflow och externa webbplatser
› 7 leverantörer (CGI Sverige AB, Chas visual management AB, EVRY Sweden AB, HiQ International AB, Know IT Aktiebolag, Pulsen AB, Tieto Sweden AB)
› 4 åriga leveransavtal ( om inte särskilda skäl föreligger)
› Få krav som är kopplade till e-arkiv
› Inga krav på FGS eller på exit
› Inga stöd dokument för avrop av e-arkiv
SKL rapport – Framgång med e-arkiv
› Sätt upp gemensamma och realistiska mål
› Förankra e-arkiv i kommunledningen
› Kommunicera nytta och visa upp pilotexempel
› Nå ut och skapa förståelse för e-arkiv
› Få teknik, verksamhet och arkiv att fungera ihop
› Använd ramavtalet för e-arkiv för att slippa ta hela upphandlingskostnaden själv.
› Använd de krav på e-arkiv som ingår i ramavtalet och därigenom spar tid i kravställningsarbetet
▪ xxxx://xxx.xx/xxxxxxxx/00.0x000x00000xxxxxx000x000/0000000000000/Xxxxxxx
+Framga%CC%8Ang+med+e%E2%80%91arkiv.pdf
Nyttoexempel
Tips!
› Inspireras av andra!
› Mycket bra material finns på nätet bla:
› xxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx chtjanster/earkiv.4.492990951464200d7142954b.html
› Förstudier, förarbete med kravspec, förankringsmaterial ” vad är ett e-
arkiv” mm.
Hur kan vi på SKI hjälpa till?
▪ Möten och telefonkonferenser om beställarstöd.
▪ Stöd med frågor om avtal och avropsförfarande
▪ Medverkar i och arrangerar nätverksträffar för information och erfarenhetsutbyte med andra upphandlande myndigheter.
▪ Uppdaterat avropsstöd, nya FAQ, checklistor och länkar till SKL information: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xx-xxxxx-xxx- tillhorande-tjanster/e-arkiv/
Kommande upphandling - e-arkiv 2016
› Upphandlingen av e-arkiv omfattar e-arkiv
som tjänst och som produkt. Samt konsulttjänster vid införandet av e-arkiv.
› Arbetet med förstudien beräknas starta under 2016.
Tidplan för upphandlingsstart och annonsering kommer
vi sätta när vi har förstudien klar.
› Nytt avtal beräknas vara klart andra halvåret 2017.
› Meddela Xxx om intresse finns att delta i avtalsgruppen!
Xxx Xxxxxxx Kategoriansvarig Telefon: 00 000 00 00
Mobil: 000-000 00 00
E-post: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
Tack!
Välkomna att kontakta oss för frågor
Xxx Xxxxxxxxx
SKL Kommentus Inköpscentral Tel 00-000 00 00
Xxx Xxxxxxx
SKL Kommentus Inköpscentral Tel 08 - 000 00 00