Inköps- och upphandlingspolicy

Inköps- och upphandlingspolicy

Inköps- och Upphandlingspolicy

Inköps- och upphandlingspolicyn innehåller riktlinjer som utöver lag om offentlig upphandling ska tillämpas vid upphandling av varor och tjänster samt byggentreprenader. Offentlig upphandling definieras som de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet (t ex köp, leasing, hyra eller hyrköp) i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader.

1. Syfte

Policyn ska säkerställa att kommunens upphandlingar och inköp görs i enlighet med EU- direktiv, svensk lagstiftning och denna policy. Vidare skall policyn säkerställa att varor, tjänster och entreprenader med rätt kvalitet till lägsta kostnad köps in samt att sociala och etiska hänsyn och krav på funktion och miljöhänsyn är en naturlig del av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet.

2. Omfattning

Dessa regler gäller för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader inom hela den kommunala organisationen samt för Norsjölägenheter AB.

3. Gällande lagstiftning och regelverk

Övergripande regelverk för all upphandling är EU:s upphandlingsdirektiv, vilket ligger till grund för LOU, LUF, LUFS, LUK och annan svensk lagstiftning.

Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av De grundläggande principerna: principen om fri rörlighet för varor, principen om etableringsfrihet, principen om frihet att tillhandahålla tjänster samt de följande principer som följer av dessa.

Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika, t ex få samma information vid samma tillfälle.

Principen om icke-diskriminering innebär att det inte är tillåtet att diskriminera en leverantör, främst på grund av nationalitet.

Transparensprincipen innebär att upphandlingar ska vara klara och tydliga och av förutsebarhet och öppenhet.

Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och liknande som är utställda av behörig myndighet i ett annat land inom EU ska godtas.

Proportionalitetsprincipen innebär att krav i upphandlingar måste ha ett naturligt samband med det som upphandlas och inte får vara oproportionerligt hårda i förhållande till det syfte som önskas uppnås.

4. Hänsyn till kommunens egna företag

En tydlig ambition med kommunernas upphandling ska vara att kommunens egna företag ska ha möjlighet att delta som anbudsgivare. Dessa företag kan ha fördelar som kommunerna i sitt

arbete ska försöka ta till vara, och detta kan också innebära att mindre företag aktivt initierar utökade samarbetsformer. Denna ambition innebär dock inte att kommunen ska sänka den standard eller de krav som krävs ur ett verksamhetsperspektiv. I de fall det är nödvändigt ska kommunen därför initiera egna upphandlingar för att säkerställa att ambitionen efterlevs.

Att ta hänsyn till det egna näringslivet bör ske genom så kallad tidig dialog med potentiella anbudsgivare. Dialogen får dock aldrig leda till att man ger någon leverantör en otillbörlig konkurrensfördel.

5. Miljökrav

Kommunen ska verka för en hållbar samhällsutveckling genom att ställa relevanta miljökrav, som ska vara kopplade till föremålet i varje upphandling. Upphandlingsmyndighetens kriterier kan vara ett stöd i arbetet med att ta fram kraven. Krav som ställs ska vara förenliga med unionsrätten och anges i förfrågningsunderlaget.

6. Sociala och etiska krav

Kommunen ska verka för att relevanta sociala och etiska krav ställs där det är möjligt. Det kan exempelvis handla om att säkerställa schyssta arbetsvillkor för de personer som ska utföra offentliga kontrakt, att erbjuda personer som står långt ifrån arbetsmarknaden möjlighet till sysselsättning.

Om det vid marknadsanalysen framkommer att det finns en risk för brott mot de mänskliga rättigheterna ska etiska krav alltid ställas. Krav som ställs ska vara förenliga med unionsrätten och anges i förfrågningsunderlaget.

7. Ramavtal och köptrohet

De ramavtal och övriga avtal som kommunerna tecknat eller på annat sätt är avtalspart i ska nyttjas vid köp. Kommunens avtal ska finnas tillgängliga i avtalsdatabasen på E-avrop.

8. Ansvarsfördelning

Kommunfullmäktige beslutar om policyn för inköp och upphandling samt reviderar policyn efter förslag från kommunstyrelsen.

Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljning av policyn och föreslår, vid behov, revidering av desamma som sedan överlämnas till kommunfullmäktige för fastställande. Kommunstyrelsen skall regelbundet genomföra uppföljning så att lagar och regler efterföljs i genomförda upphandlingar. Uppföljning av ingångna avtal skall göras kontinuerligt. Rätt produkt till rätt pris från rätt leverantör, vilket redovisas i samband med årsbokslut.

Xxxxxx för att säkerställa att varor och tjänster införskaffas i enlighet med gällande lag och denna policy ligger på varje chef med beställar- och budgetansvar. Så gäller även ansvar för att initiera ny upphandling vid avsaknad av gällande avtal eller i god tid innan befintligt avtals utgång. Avtalsägare ska vara berörd närmaste chef alternativt verksamhets- eller kommunchef om avtalet berör många avdelningar/enheter. Avtalsägare ska tydligt framgå på varje avtal.

Kommunens upphandlingsfunktion ansvarar för upphandlingsprocessen för inköp över 100 000 SEK.

För inköp som underskrider 100 000 SEK ansvarar respektive chef, som kan rådfråga upphandlingsfunktionen om tillvägagångssätt.

Ansvar för uppföljning av ingångna avtal åligger varje avtalsägare.

9. Direktupphandling och beloppsgränser

Direktupphandling är en upphandlingsform som får användas i tre situationer:

• om upphandlingens värde inte överstiger direktupphandlingsgränsen,

• i vissa av lagen särskilt angivna situationer då den upphandlande myndigheten eller enheten får använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering, samt

• om det finns synnerliga skäl.

Direktupphandlingsgränsen i LOU är 700 000 SEK (fr.o.m. 1 februari 20222). En upphandling får inte delas upp i syfte att komma under beloppsgränsen för direktupphandling.

I Norsjö kommun ska alla direktupphandlingar 100 000 SEK hanteras och dokumenteras av upphandlingsfunktionen för att säkerställa dokumentationsplikt enligt XXX för direktupphandlingar över 100 000 tkr. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera organisationens beslut under upphandlingens samtliga skeden.

För upphandlingar över direktupphandlingsgränsen sker upphandling i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU), Lagen om upphandling i försörjningssektorerna (LUF), Lagen om försvars- och säkerhetsupphandling (LUFS), och Lagen om upphandling av koncessioner (LUK).

Vid alla typer av inköp och upphandlingar ska kommunen alltid förvissa sig om att ett angivet pris är rimligt, exempelvis genom någon form av prisjämförelse. Detta gäller alltså även för summor som understiger två prisbasbelopp.

2 Belopp kan bli föremål för justering. Se xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx för aktuella beloppsgränsen.