Bostadsregistret

Bostadsregistret

Sökande-, boende- och hyresregister (gemensamt personuppgiftsansvarig Kokkolan Talohoito Oy)

Bostadsregistrets personuppgiftsansvariga

Karleby stad

Sökande-, boende- och hyresregistrets personuppgiftsansvariga

Kokkolan Talohoito Oy

Person som ansvarar för registret och/eller kontaktperson

Bostadssekreterare

Uppgifter i registret

Bostadsregistret:

Godkännande i efterskott av val av boende i hyresbostäder som omfattas av ARA:s begränsningar i bostadsregistret:

De aktörer som väljer boende lämnar in bostadsansökningar, uppgifter om valda boende, uppgifter om den uthyrda lägenheten jämte bilagor till stadens bostadssekreterare. Beslut om godkännande och hyresavtal jämte bilagor förvaras i enlighet med arkiveringsanvisningarna. I besluten nämns namnet på den valda hyresgästen, ålder, antal personer, lägenhetens adress och storlek, tidigare boende och datum då lägenheten blir ledig.

Sökande-, boende- och hyresregistret:

Det är fråga om ett gemensamt register som omfattar stadskoncernens fastighetsbolags register i programmet Visma Tampuuri, som upprätthålls av Kokkolan Talohoito Oy som har en dataskyddsbeskrivning.

I registret ingår elektroniska bostadsansökningar som innehåller alla flyttares personuppgifter, bostadsbehov, uppgifter om sökandenas inkomster och förmögenhet, uppgifter om den bostad som söks och den nuvarande bostaden, som bilagor nödvändiga inkomstuppgifter, beskattningsbeslut gällande alla sökanden som är över 18 år samt eventuella andra bilagor som kan inverka på erhållande av bostad.

Efter att hyresavtal ingåtts överförs uppgifterna till boende- och hyresregistret. Hyresregistret omfattar hyresräkningar, uppföljning av fordringar och förskott samt indrivning.

Serviceprogram till vilket de boende meddelar felanmälningar.

Register över nycklar, Iloq elektroniskt låssystem. I registret sparas namn på och kontaktuppgifter till nycklars innehavare.

Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättsliga grunder för behandlingen

Efterhandsövervakning av valet av boende i ARA-objekt samt bostadsansökningar för val av boende och ingående av hyresavtal.

EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 a: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 b: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 c: Behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige ska kunna iaktta de skyldigheter som framgår i lag.

EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 f: Den personuppgiftsansvarige har ett berättigat intresse i förhållande till den registrerade. Nämn vilket berättigat intresse det handlar om ifall du väljer den här. (Berättigat intresse: exempelvis arbetsförhållande, kundbetjäning eller överföring av personuppgifter inom koncernen. Mera information om berättigat intresse finns i WP29:s anvisningar 06/2014.)

De viktigaste bestämmelserna

- EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)

- dataskyddslag (1050/2018)

- aravabegränsningslag (1190/1993)

- lag om hyra av bostadslägenhet (481/1995)

Regelmässiga informationskällor

Efterhandsövervakning av val av boende i ARA-finansierade bostäder, hyresgästen sänder ansökningar och bilagor åt staden för godkännande.

Informationskälla när det gäller val av boende är elektroniska ansökningar om hyresbostad via programmet Visma Tampuuri som upprätthålls av Kokkolan Talohoito. Klienterna.

Mottagare eller mottagargrupper

Bostadsregistret:

Beslut om fastställande av val av boende till den som gjort ifrågavarande val. Sökande-, boende- och hyresregistret:

Uppgifter kan överlåtas till elverk för elavtal.

Tillgång till personuppgifterna har byråpersonalen hos Kokkolan Talohoito Oy, som sköter reskontran, stadens bostadssekreterare, Soites boenderådgivare, FPA och fastighetsskötselbolaget.

Uppgifter utlämnas i regel inte.

Överföring av uppgifter utanför EU eller ESS

Uppgifter överförs inte utanför EU eller ESS.

Bevaringstid för uppgifterna

Fastställandet av val av boende i ARA-objekt 3 år. Stadens egna objekt 10 år. Arkivbildningsplan / informationsstyrningsplan.

Skydd av uppgifter

Uppgifterna skyddas genom registrering i programmen. Manuellt material förvaras i låst skåp i arbetsrummet eller i arkivet.