Entreprenör till Servicebyggnaden S:t Botvidsgården

Entreprenör till Servicebyggnaden S:t Botvidsgården

Sida 1 av 6

FÖRFRÅGAN – Serviceverksamhet på S:t Botvidsgården

1. Bakgrund

Huddinge pastorat söker en entreprenör som vill utveckla och driva serviceverksamheten på S.t Botvidsgården. S:t Botvidsgården är en nybyggd servicebyggnad som primärt skall användas för servering vid sammankomster i samband med minnesstunder efter begravningar. S.t Botvidsgården lämpar sig också för andra typer av sammankomster.

Byggnaden och är utrustat med ett modernt tillagningskök som även kan användas för tillagning i samband med cateringverksamhet. Hygienutrymmen skall kunna användas för besökarna på begravningsplatsen under dagtid vardagar och helger.

2. Föreskrifter

2.2. Uppdrag

Drift av serviceverksamhet på S:t Botvidsgården i Huddinge

2.3. Upphandlande enhet/uppdragsgivare

Huddinge pastorat

2.4. Sista dag för lämnande av ansökan om att driva serviceverksamhet Ansökan ska vara Huddinge pastorat tillhanda senast 2017-01-13 på adress enligt punkt 2.5. För sent inkommen ansökan tas inte upp till behandling.

2.5. Upplysningar och frågor

För frågor och visning av lokalerna kontakta fastighetschef Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx telefon 00-000 000 00, mobil 000-000 0000 eller e-post: xxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx

Förfrågningsunderlaget samt eventuella frågor och svar från någon intressent samt komplettering av förfrågningsunderlaget kommer att läggas ut på xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx . Välj ”Entreprenör till Servicebyggnad S:t Botvidsgården”. Alla intresserade får möjlighet att ta del samma uppgifter vid samma tillfälle. Det är den enskildes skyldighet att själv se till att man har komplett underlag.

Frågor och/eller begäran om förtydliganden måste ställas senast tio dagar före ansökningstidens slut, dvs 2017-01-13. Eventuella svar och förtydliganden publiceras snarast på hemsidan. Dock senast sex dagar före ansökningstiden slut.

2.6. Ansökan lämnas/skickas till

Huddinge pastorat Kanslienheten Box 1109

141 23 Huddinge

2.7. Ansökans form samt märkning

Ansökan ska vara skriftlig, skriven på svenska samt vara undertecknat av behörig företrädare för entreprenören. Ansökan lämnas i förslutet neutralt kuvert märkt ”Serviceverksamheten på S:t Botvidsgården” för att sekretessen skall kunna garanteras.

2.8. Upphandlingsförfarande

Tjänstekoncession - vilket i korthet innebär att entreprenören betalar hyra till Huddinge pastorat och får intäkterna från serviceverksamhetens alla delar.

2.9. Avtalstid

Avtalsstart efter överenskommelse, dock senast 1 mars 2017. Avtalstid 1 år i taget fr o m avtalstecknandet (om ingenting annat överenskommes mellan parterna om längre avtalstid), dock längst 5 år totalt innan ny konkurrensutsättning genomförs. Under avtalstiden har parterna även rätt att säga upp avtalet med 6 månaders ömsesidig uppsägningstid om det inte skulle fungera för någon part, vilket skall regleras i en senare överenskommelse. Huddinge pastorat önskar en seriös entreprenör med ett långsiktigt åtagande.

2.10. Tilldelningsbeslut

Samtliga sökanden kommer att informeras skriftligen om vem som får uppdraget och på vilka grunder.

2.11. Sekretess

Ansökningarna är belagda med sekretess tills tilldelningsbeslut meddelats.

2.12. Förutsättning för bindande avtal

Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter.

3. Krav på entreprenören

3.2. Uteslutningsgrunder enligt LOU kap 10, §§ 1 & 2 (Se Bilaga 1)

En entreprenör kan under vissa förutsättningar uteslutas från deltagande i förfarandet enligt LOU kap 10 § §1 & 2. Pastoratet kommer att kontrollera att sökanden uppfyller dessa krav och kan komma att begära in upplysningar från berörda myndigheter utan att sökanden tillfrågas.

3.3. Registrering

Entreprenören skall vara momsregistrerad samt inneha F-skattsedel. För nystartade företag skall detta intygas innan avtalstecknande.

3.4. Kännedom om livsmedelslagen – egen kontrollplan

Entreprenören ska uppfylla livsmedelslagens krav på hantering av livsmedel samt annan tillämplig lagstiftning. Pastoratet kommer att kontrollera att sökanden uppfyller dessa krav och kan komma att begära in upplysningar från berörda myndigheter utan att sökanden tillfrågas. För nystartade företag skall detta intygas innan avtalstecknande.

3.5. Ansvarsförsäkring

Entreprenören skall inneha sedvanlig företagsförsäkring och ansvarsförsäkring anpassad för verksamheten och uppdraget. För nystartade företag skall detta intygas innan avtalstecknande.

Entreprenören ansvarar för skada på sak och person om skadan orsakats genom vållande hos entreprenören eller av dennes personal. Entreprenören är skyldig att hålla sig försäkrad för sådan skada och ska, om pastoratet så begär, uppvisa försäkringsbesked.

3.6. Uppgifter som lämnas i ansökan

Anbudsgivaren skall i sin ansökan beskriva/lämna följande uppgifter:

1. Företagsuppgifter, organisation-/personnummer, adress, namn på kontaktperson, telefon, e-postadress, mm.

2. Beskrivning av erfarenheter inom café/restaurangverksamhet (tex om du har egen verksamhet, haft andra likvärdiga uppdrag eller anställning inom området) innehållande en kort beskrivning av verksamheten och dess omfattning samt namn, telefon och e-postadress till eventuella referenspersoner.

3. Beskriv och presentera tankar om hur du planerar bedriva serviceverksamheten vid S:t Botvidsgården, såsom:

o Utbud (sortiment)

o Förslag till öppettider

o Prisnivå (rimlig prisnivå)

o Erfarenhet av liknande verksamhet (café eller restaurang)

o Idéer om möjlighet till öppethållande vid aktiviteter på kvällar/helger utanför ordinarie verksamhet.

o Utvecklingsidéer för S:t Botvid

o Beskriv hur ni arbetar med egenkontroll

o Hur kan besökare kunna ha till hygienutrymmen

4. Förslag till hyresbelopp skall lämnas, för hela hyresperioden. Hänsyn kan här tas till att det är en uppbyggnadsperiod.

4. Beskrivning av pastoratet önskemål gällande driften

4.2. Målgrupp för S:t Botvidsgården

Målgruppen är besökare och gäster. S:t Botvidsgården skall kännetecknas av att vara en mötesplats där trivsel och ömsesidig respekt ska råda.

Entreprenören bör efter beställning kunna tillhandahålla mat, kaffe med tillbehör vid särskilda arrangemang, som till exempel minnesstunder vid begravningar, konferenser, studiebesök, öppet hus mfl.

4.3. Inriktning på serviceverksamheten vid S:t Botvidsgården - utbud Pastoratet är miljödiplomerat och ser gärna produkter med rättvise- och/eller ekologisk märkning. Starksprit, tobaksvaror och tidskrifter med pornografiskt innehåll får under inga omständigheter finnas för försäljning.

4.4. Öppettider

Verksamheten bedrivs utifrån efterfrågan av tjänster. S:t Botvidsgården skall vara tillgängligt för servering måndagar-fredagar i direkt anslutning kapellens begravningstider.

Hygienutrymmen skall kunna användas för besökarna på begravningsplatsen under dagtid vardagar och helger.

4.5. S:t Botvidsgårdens utrustning - inventarier

Köket (dess utrymmen och utrustning) är anpassat för fullständig tillagning. Kök har utrustats med kylar, frysar, mikrovågsugn och kaffebryggare.

Lösa inventarier ombesörjes och bekostas av entreprenören helt och hållet. Bord och stolar finns. Pastoratet står för dessa inventarier.

4.6. Hyra

Entreprenören betalar hyra. I hyran ingår, fast utrustning och möbler.

Entreprenören ansvarar för att S:t Botvidsgården inklusive serveringsområdet ser fräscht och tilltalande ut under den tid som S:t Botvidsgården är öppet (avtorkning av bord och stolar, undanplockande av porslin och skräp m m).

Separat hyresavtal kommer att upprättas med pastoratet. Undantag från besittningsskydd kommer att skrivas in i avtalet. Hyran är en del av anbudet och kommer värderas utifrån utvärderingskriterierna. Avtalad hyra skall betalas månadsvis i förskott.

Entreprenören har tillgång och nyttjanderätt till den beskrivna befintliga utrustningen.

4.7. Ekonomiska villkor

Tanken är att entreprenören ska kunna driva verksamheten på affärsmässiga grunder och gå med vinst. Den enda ekonomiska reglering mellan pastoratet och entreprenören är tänkt att vara den hyra som entreprenören betalar till pastoratet för lokalen. Alla intäkter från försäljning tillfaller entreprenören.

4.8. Service och samarbetsförmåga

Ett gott samarbete med besökare samt en lyhördhet inför deras önskemål.

4.9. Socialt ansvarstagande

Då pastoratet själva är miljöcertifierade och S:t Botvidsgårdens byggnad är miljöklassad, ser vi gärna att även entreprenören ser detta som viktigt och kan redovisa sitt miljöarbete.

Förekommer anställda och anställningsförhållanden hos entreprenören, precis som hos oss i pastoratet, utgår vi från att detta är reglerat i kollektivavtal.

5. Prövning av sökanden- val av entreprenör Inkomna ansökningar kommer att prövas i två steg; kvalificeringsfasen och utvärderingsfasen.

5.2. Kvalificering

Pastoratet prövar om entreprenören uppfyller kraven som anges under rubriken 3. Krav på entreprenören.

5.3. Utvärdering

Endast de som klarat kvalificeringen kommer att utvärderas. Den entreprenör kommer att antas som bäst anses leva upp till pastoratets förväntningar och önskemål enligt detta

förfrågningsunderlag. Pastoratet äger rätt att förkasta samtliga ansökningar om ingen bedöms uppfylla våra förväntningar.

De ansökningar som klarat kvalificeringskraven och som bedöms leva upp till våra önskemål kommer att inbjudas till en muntlig presentation/intervju, där möjlighet ges till att utveckla den skriftliga ansökan.

Pastoratet kommer att utvärdera ansökningarna och göra en samlad bedömning av entreprenörens förväntade möjligheter att genomföra uppdraget utifrån beskrivning i ansökan och muntlig presentation/intervju samt vid behov referenstagning.

Följande utvärderingskriterier och poängsättning enligt bilaga 1 kommer att användas. Anbuden bedöms utifrån en poängskala om 1-10 poäng, där 1 poäng är lågt och 10 poäng högt. Den entreprenör med högst antal uppnådda poäng vinner. Totalt kan högst 80 poäng erhållas.

6. Kommersiella villkor

Ett avtal tecknas med vald entreprenör baserad på förfrågningsunderlaget ovan samt efter övriga överenskommelser som görs mellan parterna om sortiment, prisnivåer, öppethållandetider, utrustning, ordningsfrågor m m. Exakt utformning av avtalet sker i samförstånd mellan parterna.

Välkommen med Er ansökan!

Huddinge pastorat, 2016-11-11

Xxx Xxxxxxxxxx

Kanslichef