KONCERNDIREKTIV FÖR KRONOBY KOMMUN
KONCERNDIREKTIV FÖR KRONOBY KOMMUN
Godkänd av kommunfullmäktige 22.5.2017 § 28.2017
1. KONCERNDIREKTIVETS SYFTE OCH MÅL
Genom koncerndirektiv skapar kommunen, i enlighet med sina mål, ramar för ägarstyrningen för dottersammanslutningar och deras dottersammanslutningar som hör till kommunkoncernen. Direktivet iakttas i tillämpliga delar också i ägarstyrningen för intressesammanslutningar och samkommuner.
Målsättningarna med koncerndirektivet är att förenhetliga styrningen av sammanslutningarna, öka verksamhetens transparens, effektivera informationen samt att tillräckliga och riktiga uppgifter redovisas för att säkerställa uppgörandet av kommunens koncernbokslut. Avsikten med koncerndirektivet är att stöda kommunkoncernens ledningsförutsättningar och ägarstyrningen så att koncernen kan ledas och styras genom enhetliga direktiv och verksamhetsprinciper så att koncernens fördel som helhet beaktas.
Koncerndirektivet är bindande till sin karaktär och skall behandlas vid dottersammanslutningarnas bolagsstämmor samt delges respektive bolagsstyrelse att iakttas inom ramen för vad som stadgas i aktiebolagslagen.
2. KONCERNDIREKTIVETS OMFATTNING
Kommunkoncernen består av kommunen och dess dottersammanslutningar och deras eventuella dottersammanslutningar. En dottersammanslutning är en sammanslutning där kommunen har bestämmande inflytande enligt bokföringslagen (1 kap. 5 §). Också stiftelser som kommunen har bestämmande inflytande över hör till kommunkoncernen.
Kommunen har bestämmande inflytande i en sammanslutning när den:
o innehar mer än hälften av rösterna för samtliga aktier eller andelar i sammanslutningen och denna röstmajoritet grundar sig på ägande, medlemskap, bolagsordningen, bolagsavtalet eller därmed jämförbara stadgar eller något annat avtal,
o har rätt att utse eller avsätta flertalet av medlemmarna i sammanslutningens styrelse eller motsvarande organ eller i ett organ som har denna rätt och rätten grundar sig på samma omständigheter som den röstmajoritet som avses i 1 punkten, eller
o i övrigt har faktiskt bestämmande inflytande i sammanslutningen.
Kommunkoncernen ska ledas som en helhet med tanke på kommunkoncernens fördel som helhet och i enlighet med de strategiska målen som årligen ställs för verksamheten och ekonomin i budgeten.
3. BEHANDLING OCH GODKÄNNANDE AV KONCERNDIREKTIVET
Kommunfullmäktige i Kronoby godkänner principerna för ägarstyrningen och koncerndirektivet.
Koncerndirektivet behandlas och godkänns vid bolagsstämman och i styrelsen för de dottersammanslutningar där kommunen har bestämmande inflytande. Samtidigt förbinder sig koncernens dottersammanslutningar att iaktta koncerndirektivet i sin helhet.
4. KONCERNSDIREKTIVETS BINDANDE KARAKTÄR
Koncerndirektivet iakttas i koncernens dottersammanslutningar om inget annat följer av lagstiftningen för dem, bolagsordning, stadgor eller aktieägaravtal. I sin ägarstyrning beaktar kommunen den princip om jämbördigt bemötande av sammanslutningarnas ägare som ingår i lagstiftningen för respektive sammanslutning. Ägarstyrningen får inte skötas så att beslut eller åtgärder av sammanslutningen är ägnade att ge en enskild ägare eller någon annan obefogad fördel på bekostnad av sammanslutningen eller andra ägare.
Om enskilda anvisningar som baserar sig på koncerndirektivet står i konflikt med lagstiftning som gäller sammanslutningen, iakttas den tvingande lagstiftningen. Sammanslutningens ledning ska utan dröjsmål ge en skriftlig redogörelse om en konflikt till koncernledningen.
5. ÄGARSTYRNING OCH AVTALSHANTERING
1.1 Ägarstyrning
Ägarstyrning avser åtgärder genom vilka kommunen som ägare eller medlem medverkar i förvaltningen och verksamheten i ett bolag eller annan sammanslutning.
Åtgärderna kan gälla avtal om bolagsbildning, bestämmelser i bolagsordningen, andra avtal, personval, anvisningar till personer som företräder kommunen i olika sammanslutningar samt annat utövande av kommunens bestämmande inflytande.
Genom ägarstyrningen tryggas att kommunkoncernens fördel som helhet beaktas i dottersammanslutningarnas och deras eventuella dottersammanslutningars verksamhet. Koncerndirektivet tillämpas på ägarstyrningen i kommunens dottersammanslutningar och i tillämpliga delar i intressesammanslutning.
1.2 Avtalshantering
Ett delområde inom ledningen av kommunen är ledning utifrån avtal. Ägarstyrningen bygger då på förhandlingar med avtalsparterna, avtalsberedning, uppgjorda avtal och avtalsövervakning. För att kommunens intressen ska kunna tryggas, krävs det att avtalsvillkoren bereds omsorgsfullt. Beredningen och övervakningen gäller i synnerhet riskhantering kring avtalen och tryggande av de kommunala beslutsfattarnas tillgång till information.
Om det finns brister i personalens avtalskompetens, i beredningen av avtalsvillkoren eller i avtalsövervakningen utgör detta avsevärda risker för kommunen. Också brister i riskkart- läggningen, avtalsprocesserna, tillsättandet av ansvariga personer och informationsförmedlingen kan leda till ekonomisk skada och ge en dålig bild av kommunen.
6. KONCERNLEDNING
Till kommunens koncernledning hör kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, affärs- och riskhanteringssektionen, kommundirektören samt andra i förvaltningsstadgan angivna myndigheter. Koncernledningens uppgifter och befogenhetsfördelning fastställs i förvaltningsstadgan.
Koncernledningen svarar i kommunen för att ägarstyrningen genomförs och att koncernövervakningen ordnas i enlighet med fullmäktiges beslut.
1.1 Koncernledningens uppgifter och befogenheter
1.1.1 Kommunfullmäktige
• fastställer ägarpolitiken, godkänner de allmänna målen och verksamhetsprinciperna för ledning av kommunkoncernen och har den högsta kontrollen över kommunkoncernens verksamhet
• beslutar om grundandet av nya koncernsammanslutningar. Samtidigt fastställs på vilket sätt sammanslutningen förverkligar kommunens verksamhetsidé och bidrar till att uppfylla kommunens mål.
• godkänner de centrala målen för kommunkoncernens verksamhet samt för de viktigaste dottersammanslutningarna
• utser kommunens representanter till samkommunernas högsta organ, undantaget samkommunstämmor där kommunstyrelsen utser kommunens representant
• godkänner principerna för ägarstyrning samt koncerndirektivet
De sammanslutningar som hör till koncernen medverkar för sin del till att de mål som fullmäktige har ställt upp nås. Kommunens företrädare i dotterssammanslutningens förvaltningsorgan skall verka för att de mål som fullmäktige har ställt upp nås.
1.1.2 Kommunstyrelsen
• leder kommunkoncernen
• svarar för utvecklingen av ägarpolitiken, principerna för ägarstyrningen och koncerndirektivet och beredningen av ärendena för fullmäktige
• svarar för att ägarstyrningen genomförs samt organiserar koncernledningen och koncernövervakningen
• bestämmer arbetsfördelningen mellan tjänsteinnehavarna inom koncernledningen i fråga om varje dottersammanslutning och intressesammanslutning
• ger fullmäktige halvårsvis en rapport om hur bolagens mål har nåtts och deras ekonomiska ställning utvecklats samt en bedömning av den kommande utvecklingen och riskerna
• utvärderar årligen hur ägarsystemet lyckats med tanke på kommunkoncernens fördel som helhet, riskhanteringen och förfarandena samt låter utföra en extern utvärdering en gång per fullmäktigeperiod
• behandlar resultaten och slutledningarna av utvärderingen i samråd med fullmäktiges presidium
• svarar för hanteringen och övervakningen av avtalen, ger närmare anvisningar om avtalshanteringen och förordnar avtalsansvariga inom sitt ansvarsområde
Kommunstyrelsen utvärderar innehållet, det vill säga hur kommunstyrelsen anser sig ha lyckats med ägarstyrningen. Revisorn utvärderar om koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt. En extern utvärdering görs enbart i de största dotterbolagen.
1.1.3 Affärs- och riskhanteringssektionen
• bereder beslut om förvärv och överlåtelse av strategiska aktieinnehav samt godkänner aktieägaravtal, bolagsordningar och övriga handlingar
• lägger fram förslag till kommunstyrelsen om riktlinjer för ägarpolitiken och principer för koncernstyrningen
• följer och utvärderar hur bolagens mål uppfyllts och deras ekonomiska ställning utvecklats samt framställer vid behov förslag för kommunstyrelsen utifrån uppföljningen och utvärderingen
• uttalar kommunens förhandsuppfattning och åsikt före beslutsfattandet i de ärenden som koncerndirektivet kräver
• svarar för utnämningen av ledamöterna i dotterbolagens styrelser
• utser kommunens kandidater till dotterbolagens styrelser
• utser ombud till bolagsstämmorna och ger dem de anvisningar som ägarstyrningen förutsätter
• svarar för att den interna kontrollen organiseras och samordnas på ett sätt som tryggar en laglig och resultatrik verksamhet i kommunen
• godkänner en plan för den interna revisionen, enligt vilken riskhanterings-, kontroll-, lednings- och förvaltningsprocesserna utvärderas
• svarar för att riskhanteringen organiseras så att de väsentliga riskerna i kommunens verksamhet identifieras och beskrivs och så att konsekvenserna av att en risk realiseras, sannolikheten att en risk realiseras och möjligheterna att ha kontroll över risken bedöms samt
• bereder för kommunstyrelsen en beskrivning av den interna kontrollen och riskhanteringen, vilken införs i verksamhetsberättelsen
• ger anvisningar till de personer som företräder kommunen i koncernsammanslutningarnas förvaltningsorgan om hur kommunen ställer sig till de frågor som behandlas
• delar årligen ut Kronoby kommuns företagarpris
1.1.4 Nämnderna
• övervakar de koncernsammanslutningar som hör till nämndens kompetens och meddelar kommunstyrelsen om väsentliga händelser och eventuella missförhållanden de observerar
• förordnar avtalsansvariga inom sitt verksamhetsområde
1.1.5 Kommundirektören
• leder koncernen och genom aktiv ägarstyrning bidrar till förvaltningen och verksamheten i de bolag som hen ska styra
• följer regelbundet upp hur ägarstyrningen fullföljs och meddelar kommunstyrelsen om väsentliga händelser och eventuella missförhållanden som observerats
• xxxxx kommunens företrädare till andra än dotter- och intressesammanslutningarnas bolagsstämmor eller årsmöten och ger anvisningar gällande val av styrelsemedlemmar
• anordnar måldiskussioner med koncernsammanslutningens ledning
1.1.6 Sektorcheferna
• sköter uppföljningen av koncernsammanslutningarnas verksamhet och ekonomi samt meddelar kommunstyrelsen de väsentliga händelser och eventuella missförhållanden som observerats
1.1.7Revision
• enligt KomL § 121 skall kommunens revisionsnämnd se till att granskningen av kommunen och dess dottersammanslutning samordnas
• revisionsnämnden ska granska om koncerntillsynen ordnats på behörigt sätt
• revisorn skall särskilt granska om skyldigheten att upprätta ett fullständigt koncernbokslut uppfyllts
1.2 Samarbete
Kommunens representanter skall agera så att koncernens verksamhet är förenligt med kommunens mål och att modersammanslutningen och dottersammanslutningarna samarbetar då det är till nytta med tanke på hela koncernen. Samarbete kan bedrivas bl.a. i följande ärenden:
• finansiering
• riskhantering
• personalpolitik
• olika slags stödservice
• upphandlingsfrågor
7. DOTTERSAMMANSLUTNINGARNAS FÖRVALTNINGSORGAN
Styrelsens sammansättning ska reflektera olika bakgrunder, perspektiv och specialexpertisområden så att varje styrelse i enlighet med verksamhetsområdets omfattning har tillräcklig expertis i ekonomi och affärsverksamhet och förmåga att styra och stöda ifrågavarande sammanslutnings operativa ledning i utvecklingen av sammanslutningen och uppnåendet av de uppställda målen. Styrelsemedlemmarna har i uppdrag att främja bolagets och alla aktieägares intresse oavsett vilken part som har utsett dem som kandidat till styrelsen. Den som väljs till kandidat till styrelsen ska ha den behörighet som uppdraget förutsätter och möjlighet att använda tillräckligt med tid för att sköta uppdraget.
Styrelsen för varje sammanslutning ska som kollektiv ha tillräckliga kunskaper och kompetens åtminstone i;
• ärenden som hänför sig till sammanslutningens verksamhetsområdet och affärsverksamhet
• ledning av en sammanslutning av motsvarande storlek
• koncern- och ekonomiförvaltning
• strategi
• intern kontroll och riskhantering
• god förvaltningspraxis
• kommunkoncernens verksamhet och mål och kommunens etiska värden
• företagsansvar (inklusive personalärenden)
Styrelsens mötesarvode bestäms i regel enligt kommunstyrelsens mötesarvode i kommunens arvodesstadga. Om avvikelser överenskommes med koncernledningen.
8. INHÄMTANDE AV ÄGARENS FÖRHANDSUPPFATTNING
Ägarens, i praktiken affärs- och riskhanteringssektionens skriftliga förhandsuppfattning skall införskaffas redan i beredningsskedet, då beslutet kan ha en betydande inverkan på koncernens, kommunens eller dottersammanslutningens ekonomiska ställning eller ansvar. Dottersammanslutningens verkställande direktör eller ansvarperson ansvarar för att förhandsupplysningen inhämtas.
Förhandsuppfattning skall åtminstone införskaffas i följande fall:
• grundande och upplösning av dotterföretag
• väsentlig ändring av bolagsordningen eller verksamhetsidén eller verksamhetsområde
• ärenden som till väsentliga delar avviker från de mål som uppställts för dottersammanslutningarna i kommunstrategi eller budget
• en ändring av sammanslutningens verksamhet som innebär att sammanslutningen kan gå miste om sin ställning som anknuten enhet i förhållande till kommunen enligt upphandlingslagstiftning eller rättspraxis
• investeringar som är betydande i förhållande till verksamheten
• investeringar som inte hör till den ordinarie verksamheten eller som har en indirekt anknytning till denna och finansieringen av dessa
• aktieemission eller annan ändring av kapitalstrukturen
• fastighets- och företagsaffärer
• teckning av aktier, om förvärv eller ägande av aktier inte särskilt har getts i uppdrag till samfundet
• beviljande av lån samt beviljande av säkerheter, borgen eller andra betydande penningförpliktelser som är bindande för sammanslutningarna
• principiellt eller ekonomiskt betydande avtal
• annan omständighet som avsevärt påverkar bolagets resultat och risker
• betydande personalpolitiska avgöranden, val och anställning av verkställande direktör eller motsvarande samt införande och ändring av resultatbonussystem
• förslag till vinstutdelning som läggs fram till bolagsstämman, om det avviker från bolagets normala vinstutdelningspraxis
• överlåtelse av sammanslutningens egendom eller försättande av sammanslutningen i konkurs eller likvidation eller saneringsförfarande
Kommunens representant har möjlighet att av affärs- och riskhanteringssektionen begära kommunens ställningstagande i ett ärende, som gäller bolaget eller sammanslutningen, ifall hen anser det vara nödvändigt.
Sammanslutningens verkställande direktör, eller styrelseordförande om sammanslutningen saknar verkställande direktör, ska redan när ärendet bereds informera koncernledningen om följande åtgärder;
• val av verkställande direktör samt
• ändring av kapitalstrukturen
• val eller byte av arbetskollektivavtal för sammanslutningen
Dottersammanslutningens styrelseordförande svarar för att förhandsuppfattningen har inhämtats och att den antecknas i protokollet på det styrelsemöte där beslut fattas i ärendet som kräver förhandsutredning.
Om ett ärende som förutsätter förhandsutredning av kommunens ståndpunkt avgörs på bolagstämman, ska kommunens ståndpunkt inkluderas i det protokollsutdrag, med vilket en person befullmäktigas att representera kommunen på bolagsstämman.
Inhämtande av ägarens förhandsuppfattning ändrar inte den juridiska ställningen eller det juridiska ansvaret för dottersammanslutningens ledning. Andra än dottersammanslutningar ska informera koncernledningen om ovan nämnda frågor. Kommunens representant i respektive sammanslutning ansvarar för att koncernledningen informeras.
9. PLANERING OCH STYRNING AV KOMMUNKONCERNENS EKONOMI SAMT FINANSIERING
Kommunkoncernens ekonomi planeras och sköts utgående från en gemensam ekonomisk helhet. Fullmäktige sätter i budgeten upp mål för dottersammanslutningarnas verksamhet och ekonomi. Koncernledningen förhandlar med dottersammanslutningarna om de mål som sätts upp, innan målen godkänns. Med de mål som uppställts som ett resultat av samarbetet strävar man till att säkerställa att dottersammanslutningarnas verksamhet främjar kommunkoncernens intresse som helhet. Dottersammanslutningarnas ekonomiplaner bör utgå från de mål som fullmäktige satt upp för dem.
Dottersammanslutningarnas styrelser ansvarar för att ekonomin sköts på ändamålsenligt sätt. Koncernledningen strävar till att stöda uppnåendet av de uppställda målen.
Kommunkoncernens ekonomiska ansvar och förpliktelser bör beaktas i kommunens budget och ekonomiplan. Därför ska dottersammanslutningarnas styrelser tillställa kommunen de uppgifter som kommunen förutsätter om dottersammanslutningarnas resultat- och finansieringsplaner och investeringsprogram samt om väsentliga risker och osäkerhetsfaktorer i sammanslutningarnas verksamhet. Finansierings- och placeringsverksamheten bör vara kostnadsmedveten och ge avkastning, men ändå vara riskfri.
10. KONCERNRAPPORTERING OCH BOKSLUT
Kommunens dottersamfund skall delge kommunen samfundets uppföljningsrapporter, bokslut, revisionsberättelser och eventuella mellanbokslut. För uppgörande av koncernbokslut skall dottersamfunden lämna in bokslutsuppgifterna till ekonomiavdelningen före utgången av februari månad.
Koncernsammanslutningen bör inlämna följande:
• uppgifter som behövs för att göra upp koncernbalansräkningen
• budgetjämförelser
• uppgifter om investeringar
• uppgifter om låneupptagning
• bokslutsprognoser
• verksamhetsöversikter
• uppföljning av nyckeltal
• rapporter enligt skild överenskommelse vid behov
Koncernsamfunden ska ha en räkenskapsperiod som motsvarar kalenderåret. Skriftlig rapport per 30.4 och 31.8 gällande utvecklingen av samfundets verksamhet och ekonomi inlämnas till kommunen på det sätt som koncernledningen meddelar. Dottersamfunden skall dessutom rapportera skilt ifall verksamheten inte utvecklas enligt förväntningarna.
Dessutom ska sammanslutningarna före räkenskapsårets början lämna in budget för det räkenskapsår som börjar till koncernledningen. Väsentliga förändringar som görs i budgeten under räkenskapsåret ska rapporteras till koncernledningen.
11. SAMMANSLUTNINGARS AVKASTNING
Om inte annat överenskommits särskilt så fastställs dividenden från Kronoby Elverk Ab till 50 % av vinsten, dock minst 115 000 euro årligen. Kommunen räknar inte med avkastning av Fastighets Ab Kronoby bostäder och för övriga dottersammanslutningar fastställs en nominell dividend årligen.
12. INFORMATION OCH KOMMUNIKATION
God förvaltning förutsätter en tillförlitlig och tillräcklig informationsverksamhet. Utifrån de uppgifter som bolaget lämnar kan aktieägarna bedöma bolagets verksamhet och fatta beslut om sitt ägande. I kommunens årliga bokslut framgår koncernbilden, koncernbokslutets olika delar samt noter. Dottersammanslutningarna avgör i enlighet med sina egna behov och utgångspunkter hur och i vilken omfattning de informerar om sina tjänster, verksamhet och ekonomi till övriga intressentgrupper. Styrelsen ska se till att informationen är lagenlig och tillräcklig och att den i tillämpliga delar följer kommunens informationsstrategi.
Dottersammanslutningarna är därtill skyldiga att informera koncernledningen separat innan ett betydande ärende blir offentligt. Sammanslutningens styrelseordförande ansvarar för att informationsskyldigheten förverkligas.
Enligt 83 § i kommunallagen har förtroendevalda rätt att av Kronoby kommuns koncernledning få upplysningar rörande dottersammanslutningarnas verksamhet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna. För sammanslutningens del ansvarar styrelsen och verkställande direktören för informationen om sammanslutningen och ordnandet av informationen. Vid ärenden rörande kommunikation och lämnande av upplysningar ska kommunens allmänna informationsprinciper samt offentlighets- och sekretessbestämmelser iakttas.
Innan uppgifterna lämnas ut skall sammanslutningen bedöma huruvida uppgifterna kan ges ut utan att detta medför skada för sammanslutningen. Den förtroendevalda får inte överlåta upplysningar som hen fått tillgång till utifrån rätten till upplysningar, eftersom upplysningarna är avsedda endast för hen personligen för skötandet av förtroendeuppdraget.
13. REVISION
Kommunens revisionssamfund skall väljas som revisor för kommunens dottersammanslutningar om det inte i anslutning till ordnandet av granskningen finns grundad anledning att avvika från detta.
Revisionsnämnden har rätt att begära uppgifter av dottersammanslutningarna för utvärderingen av huruvida de mål som fullmäktige satt upp har nåtts och huruvida kommunkoncernens verksamhet är ordnad på ett resultatrikt sätt. Revisionsnämnden kan kalla en medlem i ett organ i en dottersammanslutning eller en anställd i sammanslutningen till nämndens möte för att bli hörd.
En medlem i revisionsnämnden får inte för utomstående röja sekretessbelagda uppgifter som han eller hon fått kännedom om.
14. INTERN KONTROLL, RISKHANTERING, FÖRBEREDELSER INFÖR STÖRNINGS- SITUATIONER OCH UNDANTAGSFÖRHÅLLANDEN SAMT INTERN REVISION
Sammanslutningens styrelse skall se till att bolaget har ett fungerande ledningssystem och en regelbunden rapportering som står i proportion till affärsverksamhetens art och omfattning.
Sammanslutningens styrelse sköter om att bolaget har fastställda verksamhetsprinciper för intern kontroll och att man i bolaget följer med hur övervakningen fungerar. Styrelsen bör regelbundet utvärdera hur bolagets interna kontroll och riskhanteringssystem fungerar.
Styrelsen skall se till att riskerna i bolagets verksamhet identifieras, bedöms och följs upp samt att det finns fastställda principer för riskhantering. Helhetsansvaret för bolagets riskhantering hör till styrelsen. Den interna revisionen och revisorn bedömer de processer i organisationen som säkrar att man har förstått de betydande riskerna och att de hanteras korrekt.
Kommunkoncernens dottersammanslutningar bör förbereda sig för eventuella störningssituationer genom att planera sin verksamhet på förhand i en beredskapsplan. Ansvaret för uppgörande av en beredskapsplan samt räddningsplan bör även beaktas i dottersamfundens eventuella underleverantörsavtal och avtal om köptjänster.
15. PERSONALPOLITIK
De olika sammanslutningarna i koncernen ska i tillämpliga delar följa kommunens personalpolitiska program och strategi.
Sammanslutningens styrelse besluter om organisationsmodell för sammanslutningen efter att ha förhandlat om den med koncernledningen. Dottersammanslutningarna har rätt att anställa personal och avsluta personalens anställningsförhållanden i enlighet med affärsekonomiska principer. Vid anställning av ny personal ska dottersammanslutningarna ändå ta hänsyn till eventuella behov av intern överföring av personal i koncernen. Personalresurserna utnyttjas så flexibelt som möjligt inom hela koncernen. Koncernbolagens personal kan delta i koncernens interna arbetsrotation.
Koncernen har enhetliga principer i lönefrågor, för personalutveckling och deltagande i utbildning. Koncernbolagens personal kan delta i utbildningar som kommunen ordnar. Sammanslutningens verkställande direktör besluter om löneförmånerna för bolagets personal i samråd med styrelseordföranden och kommunens förvaltningschef.
Personalförmånerna ligger på samma nivå inom koncernen. Arbetsgivarens stöd för personalens arbetshälso- och rekreationsverksamhet ligger på samma nivå inom hela koncernen. Det samma gäller användningen av arbetstid för arbetshälsoverksamhet av rekreationsnatur. Beslut om innehållet i personaltjänsterna omfattas av samarbetsförfarandet. Varje koncernbolag svarar för personaltjänsternas kostnader.
En förtroendeman som är anställd av kommunen kan inom ramen för ett avtal som ingåtts medkommunen företräda även organisationsmedlemmar som är anställda av ett koncernbolag.
16. CENTRALISERADE KONCERNFUNKTIONER OCH ANSKAFFNINGAR
Mellan kommunen och sammanslutningarna ska sådana upphandlingar samt köp och försäljning av tjänster eftersträvas att de ur totalekonomisk synpunkt blir så fördelaktiga som möjligt. I sin upphandlingsverksamhet iakttar koncernsammanslutningarna kommunens upphandlingsdirektiv och deltar i beslutade upphandlingssystem.
Kommunen och dottersammanslutningarna samarbetar kring ordnandet av stödfunktioner då det är till nytta med tanke på hela koncernen. Samarbete kan bedrivas bl.a. i följande ärenden:
Finansiering Försäkring Personalanvändning Personalservice Upphandling
Användning av fordon och maskiner
Koncernens samarbete i ovanstående frågor koordineras av kommunens ekonomichef.
17. GOD FÖRVALTNINGS- OCH LEDNINGSSED SAMT FÖRFARANDE VID BOLAGSSTÄMMOR
Syftet med god lednings- och förvaltningssed är att harmonisera ledningen och förvaltningen i de dottersammanslutningar som ingår i kommunkoncernen samt att säkerställa att goda affärsprinciper, öppenhet, korrekt resultatinformation, intern och extern revision samt riskhantering förverkligas och att kommunens innehav förvaltas på ett produktivt och tillförlitligt sätt. Ett effektivt lednings- och förvaltningssystem förutsätter växelverkan mellan sammanslutningsstyrelse, ledning och revisorer. I verksamheten iakttas aktiebolagslagen och övriga bestämmelser och sammanslutningens organ sköter de uppdrag som föreskrivits för dem.
Bolagsstämmans tidpunkt och de ärenden som skall behandlas på bolagsstämman skall meddelas den av kommunen utnämnda representanten senast två veckor före stämmotidpunkten. I samband med stämmokallelse skall behövligt mötesmaterial skickas. Om det p.g.a. praktiska skäl inte är möjligt att iaktta ovan nämnda tidtabell, skall man skilt komma överens om avvikande förfarande.
Bolagets styrelseordförande samt verkställande direktör skall närvara vid bolagsstämman.