Avropsvägledning

Detta avropsstöd är framtaget i syfte att underlätta vid avrop från ramavtalen Vaccin enligt det nationella barnvaccinprogrammet 2018 och HPV Vaccin enligt det nationella barnvaccinprogrammet 2018.

Vid frågor kontakta kundsupport vid SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI). Nedan finns kontaktuppgifter till kundsupport.

Telefon: 00 000 000 00

E-post: xxx-xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx Måndag–torsdag: 09:00-16.00

Fredag: 09:00-15:00

Lunchstängt 11.15-12.00

Avtalsansvarig

Om du har frågor gällande avtalsförvaltingen, lagerhanteringen mm är du välkommen att kontakta Xxxxxx Xxxxxx, som är avtalsansvarig för våra vaccinavtal. Nedan finns hennes kontaktuppgifter;

Telefon: 00 000 00 00

E-post: xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx

Omfattning

Ramavtalet Vaccin enligt det nationella barnvaccinprogrammet 2018 omfattar följande vacciner.

	Anbudsområde	Vaccin	Ramavtalsleverantör
1	Vaccin mot difteri, stelkramp, kikhosta och polio (fyrvalent vaccin)	Tetravac	Sanofi AB
2	Vaccin mot difteri, stelkramp, kikhosta, polio, Haemophilus influenzae typ b och hepatit B (sexvalent vaccin)	Hexyon	Sanofi AB
3	Vaccin mot mässling, påssjuka och röda hund (MPR)	M-M-RVAXPRO	Merck Sharp & Dohme AB (MSD) (rangordnad 1)
4	Konjugerat pneumokockvaccin	Synflorix	GlaxoSmithKline AB (GSK)
5	Vaccin mot difteri, stelkramp, kikhosta (dtp)	diTekibooster	Scandinavian Biopharma Distribution AB
6	Vaccin mot rotavirus	Rotarix	GlaxoSmithKline AB (GSK)

Ramavtalet HPV vaccin enligt det nationella barnvaccinprogrammet 2018 omfattar följande vaccin:

Anbudsområde	Vaccin	Ramavtalsleverantör
Humant Papilovirus (HPV)	Gardasil 9	Merck Sharp & Dohme AB (MSD)

Det nationella barnvaccinationsprogrammet omfattar idag endast HPV-vaccin till flickor. Leverantören kommer att öka sin leveranskapacitet om regeringen fattar beslut om att även pojkar ska erbjudas HPV-vaccin enligt barnvaccinationsprogrammet. Leverantörens leveranskapacitet ska i så fall motsvara det faktiska antalet tillkommande doser för pojkar.

Avrop på ramavtalet

Fristående skola eller fristående vårdgivare

För att en fristående skola eller vårdgivare ska kunna avropa på ramavtalet behöver ni först kontakta SKI Kundsupport. Vi kommer att be dig att uppge ert namn, företagsnamn, ert organisationsnummer samt i vilken kommun/region ni bedriver verksamhet. Om du representerar en fristående skola vill vi även att du bifogar en kopia på Skolinspektionens beslut. Om du representerar en fristående vårdgivare vill vi ha information om vilken region som ni har avtal med samt en kopia på aktuellt avtal.

Avropssätt

För anbudsområde 3, Vaccin mot mässling, påssjuka och röda hund (MPR) sker avrop genom avropsförfarandet rangordning. Se nedan för information om hur rangordningen för MPR ska tillämpas.

För övriga anbudsområden finns endast en antagen ramavtalsleverantör.

Rangordning - anbudsområde 3 MPR

För anbudsområde 3, vaccin mot mässling, påssjuka och röda hund (MPR) finns en fastställd rangordning där ramavtal har tecknats med två leverantörer.

Rangordningen för anbudsområde 3 MPR är följande:

Rangordning	Vaccin	Ramavtalsleverantör
1	M-M-RVAXPRO	Merck Sharp & Xxxxx AB (MSD)
2	Priorix	GlaxoSmithKline AB (GSK)

Du gör avrop från den ramavtalsleverantör som har plats ett (1) i rangordningen. Avböjer eller underlåter ramavtalsleverantören att besvara avropet inom en arbetsdag har du rätt att avropa från nästa ramavtalsleverantör i rangordningen, d.v.s. ramavtalsleverantören som har plats två (2) i rangordningen.

Du har dock rätt att gå vidare i rangordningen och tillfråga ramavtalsleverantör nummer två i rangordning om ramavtalsleverantör nummer ett i rangordningen efter avropsförfrågan inte uppfyller något av nedanstående krav:

- kan leverera vaccin med de egenskaper som UM har behov av att avropa på grund av den enskilde patientens specifika behov

- kan leverera inom avtalade leveranstider

Det är bara i undantagsfall som du kan gå vidare i rangordningen med hänvisning till ”den enskilde patientens behov”. Exempel på fall där rangordningen skulle kunna sättas åt sidan är om den enskilda patienten har en sjukdom som gör att den är särskilt känslig. ”Den enskilde patientens

behov” ska inte tolkas så att du kan fatta ett generellt beslut att välja vaccin från ramavtalsleverantör rangordnad som nummer 2, med hänvisning till exempelvis injektionsrelaterad smärta, eftersom ett sådant beslut inte handlar om den enskilde patienten och strider mot avtalet och lagen om offentlig upphandling. Det är av ytterst vikt att avtalstrohet tillämpas för att vaccinförsörjningen ska fungera.

Sekretessbelagda priser

Enligt leverantörerna av vacciner kan de lida skada om prisuppgifterna blir kända för andra än de som har rätt att köpa vacciner enligt ramavtalen. Leverantörerna har därför begärt att deras priser ska omfattas av sekretess. Av den anledningen publicerar SKI inte priserna på denna webbplats.

Vill du ta del av aktuella priser, vänd dig till SKI Kundsupport.

När du fått prislistan önskar leverantörerna att prisuppgifterna behandlas som sekretessbelagda i din egen verksamhet och vi uppmanar er att hantera uppgifterna med försiktighet.

Bestämmelser om sekretess för uppgifter finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och i lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter.”

Beställning

Beställning av vaccin kan göras på tre sätt och din verksamhet bestämmer själv på vilket sätt man vill beställa.

1. Elektronisk beställning från eget e-handelsssystem

2. Elektronisk beställning i leverantörens webbutik (med eller utan koppling till eget beställningssystem)

3. Manuell beställning per telefon eller e-post till kundtjänst (vilket också utgör reservrutin för elektronisk beställning)

Vid elektronisk beställning loggar du in med den användaridentitet du fått antingen i ditt eget beställningssystem eller i leverantörens webbutik.

Vid telefon- eller e-postbeställning av vaccin bör du ange följande information till leverantören:

• Kundnummer

• Ansvarig beställare inklusive kontaktuppgifter

• Leveransadress

• Faktureringsadress

• Önskad leveransdag

Vi rekommenderar att ni alltid lägger beställningen skriftligt då vi behöver dokumenterad information för att kunna hantera eventuella avvikelser.

Fakturering

På likartat sätt kan din verksamhet själv välja vilket av tre möjliga sätt ni vill få fakturorna på.

A. Elektronisk faktura med Svefaktura

B. Elektronisk faktura med Fulltextfaktura

C. Pappersfaktura

Faktura förfaller till betalning 30 dagar efter det att den har avsänts till er.

Standard för e-handel

Leverantören ska erbjuda elektronisk handel enligt något av följande standardprotokoll: SFTI/ESAP 6

SFTI Svehandel (Peppol, inklusive möjlighet till så kallad punch out)

Parterna överenskommer om vilken av affärsprocesserna som ska användas.

Statistik

Din verksamhet ska på begäran få tillgång till statistik från leverantören angående köp som myndighetens egen verksamhet gjort. Statistiken ska kunna lämnas per avropande verksamhet eller enhet. De uppgifter som ska kunna redovisas för er framgår av förfrågningsunderlaget bilaga 11.

Leveransvillkor

Leveranstiden startar samma dag som leverantören har mottagit er beställning.

För beställningar lagda innan kl. 14.00 (vardagar) ska leverans till anvisad leveransplats ske inom trearbetsdagar eller inom annan överenskommen tid.

Leverans ska ske innan kl.12.00 fredag samt innan kl. 16.00 övriga leveransdagar. Leveransen ska aviseras via telefon eller SMS vid ankomst till leveransplats. Mottagande av leverans ska signeras av er mottagare.

Sålda varor avlämnas vid den leveransadress som framgår av er beställning DDP enligt Incoterms 2010. Leverantören står för alla risker och kostnader fram till att godset finns tillgängligt på den angivna platsen. Leverantören står även för importklarering.

Leveranser ska ske enligt GDP (Good Distribution Practise). Leverantören ska dessutom kostnadsfritt återta eventuella pallar och emballage som används vid leveranser.

Avgift för frakt/miljöavgift

I syfte att minska belastning på miljön samt styra beställningarna mot större

leveranser får leverantören ta ut en fraktkostnad/miljöavgift om 150 kronor för beställningar understigande 500 kronor. Om kostnad för frakt om 150 kronor tillkommer ska, det framgå vid beställningen.

Alla beställningar om 500 kronor eller mer ska vara fraktfria till den av beställaren angivna leveransplatsen.

Paketering och hantering

Samtliga vacciner ska vid distribution packas enligt tillverkarens anvisningar, och per av ert överenskommet leveransställe. Leverantören ska på begäran sampacka varor till era verksamheter för att minimera transportvolymen. Alla transportemballage ska vara plomberade.

Garanti och hållbarhetstid

Leverantören garanterar levererade vacciner inom den tid som finns märkt på respektive förpackning som giltighetstid, hållbarhetstid eller motsvarande.

Vacciner med kortare än sex månaders hållbarhet får i normalfallet inte levereras. Vid händelse av kort hållbarhet ska beställaren kontaktas för eventuellt godkännande av kortare hållbarhetstid än sex månader.

Produktinformation och utbildning

Produktinformation till användarna ska finnas i form av produktresumé (SPC) eller motsvarande.

Leverantören ska tillhandahålla medicinsk och farmaceutisk information om de avtalade vaccinerna och dess användning efter anmodan från er verksamhet. Denna användarinformation ska vara på svenska.

Därutöver ska leverantören vid anmodan kunna tillhandahålla medicinsk support. Medicinsk support ska lämnas senast 48 timmar (helger undantagna) efter att ni kontaktat leverantören.

Med medicinsk support avses att:

• Besvara medicinska frågor kring effekt och biverkningar samt utvärdera eventuella biverkningar som ej tidigare beskrivits för det aktuella vaccinet.

• Hjälpa till att få fram kompletterande medicinsk information utanför vad som finns med i SPCn (produktresumé).

Leverantören ska på er begäran genomföra informations- och utbildningsinsatser för er personal om vacciner och deras egenskaper. Om ni anser att det behövs ska också patienter kunna utbildas och informeras.

Överenskommelse om omfattning och frekvens samt om villkor för fördjupad utbildning utformas i separat överenskommelse mellan er och leverantören för att överensstämma med er verksamhet regler och policy.

Samtliga utbildningsinsatser, produktinformation mm enligt ovan ska tillhandahållas kostnadsfritt av leverantören.

Fysiskt lager

Samtliga regioner genomför avrop och bygger egna fysiska lager av vacciner för följande anbudsområden;

1. 4-valent,

2. 6-valent

3. Mässling, påssjuka och röda hund MPR (dos 1)

Beslut om eventuella lager av övriga vacciner på ramavtalet tas gemensamt av regionerna. Detta enligt regler som SKL tagit fram för att säkerställa en likvärdig sjukvård i hela Sverige.

Regionernas lagernivåer framgår av förfrågningsunderlagets bilaga 05. Det fysiska lagret ska finnas på plats och lagernivåer ska vara uppnådda inom fyra månader från avrop. Respektive region och leverantören kan dock komma överens om en annan tid.

Beställning av lager kommer att ske genom särskild process. Denna process kommer att skickas till mottagarorganisation inom respektive region.

Lagret finns lokaliserat hos leverantörernas distributör Oriola. Distributören tar varor ur lager för leverans till respektive region enligt principen ”First Expired First Out” (FEFO). Leverantören bär risken för varor under transport. Risken för sådana varor övergår inte på respektive region förrän dessa avlämnats enligt överenskomna leveransvillkor.

Det finns andra regleringar kring lagerhanteringen i ramavtalet – om du har frågor gällande lagerhanteringen vänd dig gärna till Xxxxxx Xxxxxx som är avtalsansvarig för ramavtalet.

Avvikelsehantering

Om det uppkommer avvikelser gällande leverantörens leveranser på avtalet, som exempelvis reklamationer, uteblivna leveranser och felaktiga fakturor, vänd er till SKI för hjälp med leverantörskontakter och åtgärder genom att använda er av den avvikelseblankett som finns framtagen. Fyll i denna och skickat till: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx .

Kontaktuppgifter till ramavtalsleverantörerna

På SKI:s webb samt i bilagan Rutin för avrop finns kontaktuppgifter till samtliga ramavtalsleverantörer.

Document Metadata

Table of Contents

Avropsvägledning

Document Metadata