Dokumenthantering
Dokumenthantering
Originalhandlingar förvaras i studentens akt på multidistriktens gemensamma kontor i Stockholm. Studentens akt upprättas i samband med att registreringsblanketten inkommit till Stockholmskontoret.
Gallringsplan
Akten gallras 4 år efter att registreringsblanketten inkommit till Stockholmskontoret.
Xxxxxxxxxx genomförs enligt gällande sekretessregler som innebär att dokumenten läggs i en sk sekretesstunna och bränns.
Dokument som arkiveras i studentens akt
Registreringsformulär Ansökningshandlingar Sponsoranmälan
Original av Guarentee Form
Placeringsbesked (erbjudande om deltagande i Rotarys ungdomsutbyte) Familjeinformation
Placeringsbesked om den utländska utbytesstudenten som tas emot Visumunderlag som inkommit från värddistriktet
Resplan Försäkringsbevis Kvartalsrapporter
Korrespondens (email och brev)
Handlingar som kommit distriktet till del eller upprättats på distriktsnivå Distriktsordföranden översänder korrespondens avseende studenten till Stockholmskontoret för arkivering i studentens akt.
Handlingar som kommit sponsorklubben till del eller upprättats i klubben
Sponsorklubben översänder korrespondens avseende studenten till DC.
DC skickar korrespondensen vidare till Stockholmskontoret för arkivering i studentens akt.
Dokumenthantering
Originalhandlingar förvaras i studentens akt på multidistriktens gemensamma kontor i Stockholm. Studentens akt upprättas i samband med att studenten accepterats som utbytesstudent i Sverige.
Gallringsplan
Akten gallras 4 år efter att studenten accepterats att vara utbytesstudent i Sverige.
Xxxxxxxxxx genomförs enligt gällande sekretessregler som innebär att dokumenten läggs i en sk sekretesstunna och bränns.
Dokument som arkiveras i studentens akt
Ansökningshandlingar Original av Guarentee Form
Placeringsbesked (erbjudande om deltagande i Rotarys ungdomsutbyte i Sverige) Hämtningsbesked
En kopia av Certificate of Participation och följebrev till sponsordistriktet Försäkringsbevis
Ankomstinformation
Agreement (finns i dokumentet ”Land of the Midnight Sun) Kvartalsrapporter
Korrespondens (email och brev) Xxxxx av Early return
Volontärförsäkran
Multidistriktet använder databasen YEAH och i YEAH arkiveras följande handlingar digitalt: volontärförsäkran, referenslogg och utdrag ur belastningsregistret.
Handlingar som kommit distriktet till del eller upprättats på distriktsnivå Distriktsordföranden översänder korrespondens avseende studenten till Stockholmskontoret för arkivering i studentens akt.
Handlingar som kommit sponsorklubben till del eller upprättats i klubben
Sponsorklubben översänder korrespondens avseende studenten till DC.
DC bedömer om korrespondensen är av sådan vikt att den skall arkiveras. När DC gjort bedömningen om korrespondensen är av vikt skickar DC korrespondensen vidare till Stockholmskontoret för arkivering i studentens akt.
Korrespondens av vikt - definition
Underlag som är av vikt i samband med utredning av mobbning, trakasserier och övergrepp. Underlag för Early return
Kopia på polisanmälningar Händelserapport vid skada (person och sak) Tillstånd att resa inom och utom distriktet