Bilaga A Arkivmyndighetens allmänna villkor för gåva från juridiska personer Till dessa allmänna villkor hör ett avtal för gåva från juridiska personer.

Bilaga A

Arkivmyndighetens allmänna villkor för gåva från juridiska personer

Till dessa allmänna villkor hör ett avtal för gåva från juridiska personer.

1. Tillämplighet

Dessa allmänna villkor ska tillämpas på avtal om gåva från juridiska personer. Alla eventuella undantag från dessa villkor ska anges i avtalet eller i bilagor till avtalet, se separat dokument.

2. Definitioner

Samtliga ord och uttryck i dessa allmänna villkor ska tolkas i enlighet med definitionerna i avtalet.

3. Syfte

Arkivmyndigheten tar emot enskilda arkiv som är av särskild betydelse för forskning och kulturarv. Syftet är att bevara en allsidig och relevant dokumentation av samhällsutvecklingen inom kommunen. Det är arkivmyndigheten som bedömer vad som är av särskild betydelse och har ingen skyldighet att ta emot enskilda arkiv. Arkivmyndigheten tar inte emot vissa analoga handlingar, som t.ex. kassettband, negativ, filmrullar och VHS-band. Arkivmyndigheten tar inte heller emot digitala handlingar.

4. Äganderätt

Arkivmyndigheten övertar den fulla äganderätten och dispositionsrätten till arkivet, om inget annat har avtalats i avtalet.

5. Upphovsrätt och närstående rättigheter

Den ekonomiska upphovsrätt som gåvogivaren har till handlingar i arkivet och i arkivförteckningen, övergår till arkivmyndigheten, om ingenting annat har avtalats. Upphovsrätt som tredje man har till handlingar i arkivet omfattas inte av avtalet. Genom bestämmelse enligt punkt 19.2 försäkrar gåvogivaren att tredje mans eventuella upphovsrätt inte kränks av avtalet.

6. Leverans

   1. Leverans till kommunarkivet

Gåvogivaren ansvarar för att arkivet levereras till kommunarkivet. Gåvogivaren närvarar själv vid leveransen. Arkivet ska levereras vid den tidpunkt som parterna har kommit överens om.

2. Enklare arkivförteckning

Vid leveransen ska gåvogivaren överlämna en enklare arkivförteckning över arkivet till arkivmyndigheten. Det ska finnas två exemplar som läggs som bilagor till respektive exemplar av leveranskvittot. Arkivets ordning och struktur ska stämma överens med arkivförteckningen.

3. Leveranskvitto

Vid leveransen ska gåvogivaren ta med sig två exemplar av leveranskvittot, som har fyllts i på förhand men ej undertecknats. Dessa undertecknas på plats av gåvogivaren och arkivmyndigheten och parterna tar varsitt exemplar. En enklare arkivförteckning i två exemplar läggs som bilaga till respektive leveranskvitto.

4. Undertecknande av avtal

Avtalet undertecknas på plats av gåvogivaren och arkivmyndigheten vid leveransen.

7. Tilläggsleverans

Avtalet omfattar inte tilläggsleveranser, om inget annat har avtalats. Det ska upprättas ett nytt avtal för varje leverans.

8. Arkivets skick, ordning och struktur

Handlingar ska vara fria från skadedjur, mögel och andra skadliga ämnen. Skadliga föremål såsom gem, post it-lappar, plast och gummiband ska vara avlägsnade. Det är arkivmyndigheten som bedömer om handlingar inte kan tas emot på grund av att de kan orsaka skada på arkivmyndighetens befintliga handlingar som förvaras i arkivmyndighetens arkivlokaler.

9. Rättelse och avhjälpning av fel

Om arkivets innehåll, skick, ordning och struktur inte överensstämmer med vad som har avtalats, ska arkivmyndigheten skriftligen underrätta gåvogivaren om felet.

Parterna ska komma överens om hur felet ska rättas till eller avhjälpas samt inom vilken tid.

10. Förvaring

Arkivmyndigheten ska förvara arkivet i arkivmyndighetens arkivlokaler, enligt gällande normer, så att det inte skadas eller riskerar att utsättas för tillgrepp eller obehörig åtkomst.

11. Särskilda bevarandeinsatser

Avtalet omfattar inte någon skyldighet för arkivmyndigheten att utföra särskilda bevarandeinsatser såsom tillverkning av specialemballage och omläggning eller direkta konserveringsinsatser som t.ex. rengöring, lagning, utplaning m.m.

12. Tillgänglighet, tillhandahållande och förmedling till tredje man

    1. Tillgänglighet

Efter leverans till arkivmyndigheten och avtalet har undertecknats av båda parterna ska arkivet, med begränsningar enligt punkt 12.5, 13, 14 och 15, vara fritt tillgängligt för forskning, visning och annat nyttjande, om inget annat har avtalats.

2. Information om arkivet

Arkivmyndigheten får publicera information om arkivet och om villkoren för tillhandahållandet på internet, och på andra sätt informera om arkivet.

3. Tillhandahållande och förmedling till tredje man

Tredje man får fotografera av handlingar för eget bruk, enligt dessa villkor och lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk om ingenting annat har avtalats.

4. Digitalt tillhandahållande

Arkivmyndigheten har ingen skyldighet att skanna eller hålla arkivet tillgängligt för forskning och annat nyttjande i digital form, t.ex. på kommunens hemsida.

Arkivmyndigheten får dock skanna eller hålla arkivet tillgängligt för forskning och annat nyttjande i digital form, t.ex. på kommunens hemsida, om inget annat framgår i avtalet. Undantag gäller för känslig information och inskränkningar, vilket regleras enligt punkt 14 och 15.

5. Undantag

Om arkivmyndigheten gör bedömningen att det finns betydande hinder mot att lämna ut handlingar ur arkivet, t.ex. på grund av arkivets ordning eller skick eller av annan anledning, är inte arkivmyndigheten skyldig att tillhandahålla handlingarna.

13. Tillståndsbeläggning av Arkivet

    1. Tillstånd och tillståndsgivare

Det ska framgå av avtalet om det ska krävas tillstånd för tredje man att ta del av hela eller delar av arkivet och om det ska finnas andra restriktioner, som t.ex. fotoförbud. Det ska också framgå på vilka grunder tredje man får ta del av arkivet. Om ingenting annat har avtalats beslutar arkivmyndigheten om tillstånd för tredje man att ta del av arkivet.

En tillståndsbeläggning av arkivet ska vara tidsbegränsad.

14. Inskränkningar i tillhandahållandet av tillståndsbelagda handlingar

Ett tillhandahållande av tillståndsbelagda handlingar får inte ske om handlingarna innehåller känsliga personuppgifter eller om ett utlämnande kan antas vålla skada eller men för något enskilt eller allmänt intresse. Utlämnandet ska också bedömas ha särskild betydelse för forskningen eller kunskapsutvecklingen.

15. Känslig information

    1. Arkivmyndighetens möjlighet att neka att lämna ut information

Arkivmyndigheten får, efter särskild bedömning, neka tredje man att ta del av känsliga personuppgifter enligt artikel 4 och 9 i GDPR eller där ett utlämnande av annan anledning kan antas vålla skada eller men för något enskilt eller allmänt intresse. Av samma skäl får arkivmyndigheten även meddela andra restriktioner, som t.ex. fotoförbud. Detta gäller även om det inte ska krävas tillstånd för att ta del av hela eller delar av arkivet.

2. Arkivmyndighetens rätt att undanta känslig information från publicering på internet

Arkivmyndigheten kan efter särskild bedömning undanta känslig information i arkivet från publicering på internet, även om inga restriktioner har avtalats.

3. Åtgärder vid upptäckt av känslig information

Om arkivmyndigheten hittar handlingar i arkivet som inte är tillståndsbelagda men som innehåller uppgifter som är sådana att det kan antas att ett utlämnande kan vålla skada eller men för något enskilt eller allmänt intresse kan arkivmyndigheten tillståndsbelägga arkivet i de delarna.

16. Gåvogivarens tillgång till Arkivet

Gåvogivaren ska ha tillgång till arkivet, under arkivmyndighetens normala öppettider, men enligt överenskommelse, i arkivmyndighetens läsesal.

17. Hävning

Arkivmyndigheten kan häva avtalet om arkivets innehåll, skick och struktur inte stämmer överens med vad som har avtalats och om parterna inte kan komma överens om hur felet ska rättas till eller avhjälpas, eller inom vilken tid. Arkivmyndigheten kan också häva avtalet om gåvogivaren inte avhjälper felet enligt en överenskommelse om rättelse eller avhjälpning av fel.

Vid hävning ska gåvogivaren hämta arkivet hos arkivmyndigheten efter överenskommelse. Gåvogivaren står för kostnaden

18. Skadestånd

Gåvogivaren har inte rätt till skadestånd med anledning av avtalet, utöver vad som står i skadeståndslagen (1972:207).

19. Försäkran

    1. Försäkran om äganderätt

Genom undertecknandet av avtalet försäkrar gåvogivaren att den innehar äganderätten till arkivet.

2. Försäkran om upphovsrätt

Genom undertecknandet av avtalet försäkrar gåvogivaren att den innehar den upphovsrätt som denne upplåter genom avtalet. Gåvogivaren försäkrar även att tredje mans eventuella upphovsrätt till arkivet inte kränks genom undertecknandet av avtalet.

20. Underrättelser

Gåvogivaren ska utan dröjsmål skriftligen informera arkivmyndigheten om ändring av kontaktuppgifter och andra uppgifter som är nödvändiga för att arkivmyndigheten ska kunna fullgöra sina åtaganden enligt avtalet.

21. Giltighetstid

Avtalets giltighetstid ska framgå av avtalet.

22. Tillämplig lag

Detta avtal regleras av svensk lag, med undantag för dess lagvalsregler.

23. Tvistlösning

Tvister med anledning av avtalet ska slutligt avgöras av svensk domstol.

5