AVTAL OM SAMMANSLUTNING
Suomen Hyönteistieteellinen Seura och Entomologiska Föreningen i Helsingfors
1. BERÖRDA PARTER
1) Suomen Hyönteistieteellinen Seura ry (SHS) (FO-nummer 0839288-9)
2) Entomologiska Föreningen i Helsingfors rf. – Helsingin Hyönteistieteellinen Yhdistys ry. (EFH-HHY) (FO-nummer 2868937-2)
Härefter tillsammans Xxxxxxxx
2. BAKGRUND OCH SYFTE
EFH-HHY grundades år 1919, SHS år 1935. EFH-HHY har omkring 260 medlemmar, SHS omkring 360. Parternas verksamhet har varit mycket likartad, viktiga element har varit månadsmöten, exkursioner och utdelning av stipendier. Tidigare hade vardera sin publikationsverksamhet, från år 1990 har de varit medlemmar i Entomologica Fennica rf., som publicerar en likabenämnd tidskrift. I slutet av år 2019 beslöt man upphöra med publicerandet av Entomologica Fennica, och upplösa den publicerande föreningen.
Bägge Parterna är medlemmar i Vetenskapliga Samfundens Delegation.
Parternas verksamhet och medlemskårer uppvisar stort överlapp och deltagandet i mötena har minskat. Till följd av diskussioner mellan styrelserna i oktober 2013 har parterna sedan april 2014 börjat arrangera gemensamma månadsmöten, för vilka Parterna ansvarar turvis. Årsmötena har hållits separata. Detta avsågs som en temporär överenskommelse. På lång sikt avsågs att Parternas verksamhet skulle sammanslås helt under förloppet av några år.
Hösten 2016 beslöt man att fortsätta med det välfungerande ordnandet av gemensamma möten, och förenandet av Parternas verksamheter skulle förverkligas fram till år 2020 antingen genom att upplösa båda de nuvarande föreningarna och grunda en helt ny förening, eller förenas så att den ena av föreningarna upphör.
Under hösten 2019 och i början av år 2020 diskuterade Parternas styrelser och årsmöten sammangången, och man beslöt att fortsätta så att SHS avvecklas och dess aktivitet förenas med EFH-HHY. Hösten 2020 flyttades tidsfristen för sammangången till slutet av år 2021 på grund av svårigheter förorsakade av coronaviruspandemin.
3. SAMMANGÅNGENS FÖRVERKLIGANDE OCH TIDTABELL
Parterna besluter om sammangång och godkännandet av sammangångsavtalet i sina stadgeenliga möten i februari 2021. Styrelserna befullmäktigas att underteckna avtalet om sammangång.
Parterna väljer sina egna styrelser för sammangångsåret 2021.
EFH-HHY förnyar sina stadgar i enlighet med förslag gjort av Parternas gemensamma arbetsgrupp i två på varandra följande möten, och ändrar samtidigt sitt namn. Stadgeändringen förväntas ske under år 2021.
SHS beslutar stadgeenligt om föreningens upplösning i två på varandra följande möten med minst fyra veckors intervall, båda avsedda att hållas under år 2021. SHS besluter samtidigt om överlåtelse av sin egendom till EFH-HHY.
Sedan uppgifterna i anslutning till upplösningen av SHS utförts, och skulderna betalts, och EFH-HHY fått sina nya stadgar registrerade, överlåts SHS:s återstående medel åt EFH-HHY. Vid överlåtelsen observeras följande:
- Penningmedel deponerade på SHS konto flyttas till EFH-HHY som rörelsemedel.
- De separata fonderna Professor Xxxxx Xxxxxx fond, doktor X.X.Xxxxxxxxx fond och professor Xxxx Xxxxxx fond fortsätter separat under EFH-HHY. De förvaltas av EFH-HHY, och stipendier och pris utdelas i enlighet med direktiv och tidigare praxis.
- Saalas-medaljerna i silver i SHS ägo (13 st.) överlåts till EFH-HHY, som delar ut dem i enlighet med tidigare praxis.
- Aktier i Tibiale med tillhörande rösträtt övergår från SHS till EFH-HHY.
Namnkommitten som lyder under SHS (tidigare ordkommitten) fortsätter sin verksamhet under EFH-HHY.
I klarhetens namn konstateras att bägge Parterna kan före upplösningen av SHS förverkliga sina syften och utnyttja sina medel stadgeenligt, samt inleda sedvanliga arrangemang och åtgärder som innebär förverkligande av Parternas syften och stadgeenlig aktivitet. Parterna kan också före upplösningen av SHS placera egendom i enlighet med god förvaltningssed.
4. FÖRENINGENS NAMN OCH STADGAR
EFH-HHY förbinder sig till namnbyte. Det föreslagna namnet är på finska Suomen Hyönteisseura r.y., på svenska Entomologiska Föreningen i Finland r.f. Namnet fastslås definitivt i samband med stadgeändringarna.
EFH-HHY förbinder sig att revidera stadgarna i enlighet med förslaget som sammanställts av Parternas gemensamma arbetsgrupp (bilaga 1). Parterna är medvetna om att Patent- och registerstyrelsen kan kräva ändringar i stadgarna innan dessa registreras. Eventuella förändringar godkänns i Parternas gemensamma arbetsgrupp.
EFH-HHY förnyar sin hemsida och logo efter att stadgeändringen trätt i kraft.
5. MEDLEMMAR
EFH-HHY förbinder sig att godkänna som medlemmar alla SHS-medlemmar, som inte redan är medlemmar i EFH-HHY. Anslutning sker genom medlemmens egen anmälan. Om medlem har betalt medlemsavgift i SHS för anmälningsåret, behöver ingen andra medlemsavgift betalas det året. Ständiga medlemmar i SHS (anslutna före år 1996, har betalt medlemsavgift 20 år i följd) kan ansluta sig till
EFH-HHY med bevarad befrielse från medlemsavgift.
6. AVTALETS GILTIGHET OCH FÖRÄNDRING AV DET
Detta avtal träder i kraft då bägge Partenas möten godkänt det och bägge Parterna undertecknat avtalet. Avtalet är i kraft tills sammanslutningen av föreningarna fullbordats. Sammanslutningen betraktas som officiellt genomförd då SHS blivit upplöst, och detta registrerats i föreningsregistret.
Detta avtal kan ändras om bägge Parternas föreningsmöten godkänner ändringen.
Detta avtal kan endast förkastas ifall någondera Parten i ett stadgeenligt sammankallat möte så besluter.
Detta avtal förfaller ifall hela avtalet eller beslut om dess godkännande konstateras i ett lagligt domslut vara ogiltigt eller försumbart. Ifall detta avtal, något beslut inom avtalet eller ett arrangemang som bygger på avtalet konstateras vara delvis ogiltigt eller försumbart, är avtalet i övrigt fortsättningsvis i kraft, förutsatt att inte förkastandet av en del av avtalet skulle leda till så stora förändringar att dess tillämpande skulle vara högst oskäligt.
7. LÖSNING AV OENIGHET
Oenigheter i fråga om avtalet löses i första hand genom förhandlingar mellan Parterna. Såvida förhandlingarna misslyckas eller leder till otillfredsställande resultat löses oenigheterna genom att tillämpa skiljeförfarande i Centralhandelskammaren där man följer stadgarna för skiljeförfarande. Skiljedomstolen består av en medlem. Platsen för skiljeförfarandet är Helsingfors och språket i processen är finska.
8. AVTALSDOKUMENTEN
Av detta avtal får vardera Parten två exemplar, ett på finska och ett på svenska.
Suomen Hyönteistieteellinen Seura ry. Entomologiska Föreningen i Helsingfors rf./
Helsingin Hyönteistieteellinen Yhdistys ry.
Ordförande Sekreterare Ordförande Sekreterare