Çrona Rapportera LSS
Çrona Rapportera LSS
DataVara AB har specialiserat sig på att utveckla programvaror för per- sonaladministration. Bland produkterna finner du löneprogram, tid- och reseräkningsprogram samt personaldokument. Vi erbjuder dessutom våra användare ett brett kursutbud, snabb och kunnig service i vår kund- support. Vi kan också bli ert lönekontor och sköta er lönehantering.
Crona Rapportera LSS
Placera en iPad eller iPhone hos den assistans- berättigade. Använd appen Crona Rapportera LSS och du har ett effektivt system för att fånga alla dina assistenters närvaro- och frånvarotider för senare överföring till Crona Lön LSS och För- säkringskassan.
Assistenterna anger när de kommer, när de går och om de gjort några utlägg. Informationen skickas säkert via ”molnet” och Dropbox till dig som assistansanordnare för automatisk överför- ing till löneprogrammet. Du får med automatik fram blankett FK3059 som blir elektroniskt sign- erad. Klar att skicka till Försäkringskassan tillsam- mans med räkningen från Crona Lön LSS.
Denna handledning ger en överblick över vilka funktioner som finns i appen och hur du använ- der dem.
Enklare har det aldrig varit.
Startbilden visar dagens datum. Välj sedan knapp beroende på i vilken roll man ska logga in. Är det som personlig assistent, bru- kare eller systemansvarig? Megafonen ger hopp till vår nyhets- panel och med nyckeln kan man licensiera appen.
Assistent
Kom och gå
När den personliga assistenten kommer anger han sin PIN-kod, kontollerar (och vid behov än- drar) klockan och klickar på knappen [IN] och på motsvarande sätt knappen [UT] vid arbetspas- sets slut.
Om han ska ange närvaro eller frånvaro som inte är normal arbetstid anges istället knappen med beteckningen [Tidkod], varefter han väljer orsak eller arbetstyp i listan och klickar på [OK]. En så- dan registrering gäller alltid framåt i tiden.
Efter att man klickat på [IN], [UT] eller [OK] åter- går appen till första bilden och nästa assistent kan logga in. Vill man ange flera stämplingar klickar man först på knappen [Låt Stå].
Det finns inget arbetsschema i appen, så anges en tidkod för frånvaro ska man också lägga en ut-stämpling när man skulle ha slutat.
Arbetstypen eller orsaken kan som exempel vara övertid, jourtid, beredskapstid, etc. Det finns ett 40-tal olika tidkoder att välja bland.
Utlägg¹
De utlägg man haft i tjänsten och som ska be- talas av arbetsgivaren kan också anges här i appen.
Klicka på knappen [Utlägg] och välj den varu- grupp som passar inköpet bäst. Vald varugrupp styr momssats och bokföringskonto. Man kan inte skapa egna varugrupper. Som specifikation anges en kort beskrivning av vad som köpts.
Som belopp ska hela utlägget inklusive moms anges. Xxxxxx beräknas men kan också juste- ras. Är man inte momspliktigt kan detta också ställas in.
Vid utlägg utomlands anges beloppet i den ut- ländska valutan och kursen som användes när man växlade pengar.
Möjlighet finns att fotografera kvittot eller verifi- kationen och skicka med som bilaga till tidrap- porten. Klicka på knappen med en kamera. Tänk på att kvittot alltid bör vara utställt på företaget.
¹ Funktionen Utlägg kommer under 2013
Händelser
Under fliken Xxxxxxxxx kan assistenten se alla sina stämplingar dag för dag, månad för månad. Enskilda stämplingar kan raderas genom att på vanligt sätt dra fingret över raden.
Beräkningen av OB sker automatiskt och visas inte som enskilda händelser. Appen hanterar fyra olika typer av OB, kväll, natt, helg och stor- helg.
När en månad ska godkännas för senare rappor- tering till anordnaren väljer assistenten knappen [Summa]. Han får då en sammanställning av tider för månadens alla stämplingar. En rubrik för varje typ av händelse som förekommit under månaden redovisas med timmar och hundrade- lar.
Genom att gå vidare med knappen (som betyder just gå vidare) får man valet att antingen [Visa] eller [Godkänna] månadens tidrapport.
Visa Tidrapport
Genom funktionen Visa Tidrapport får man fram Försäkringskassans blankett FK3059 och om så är inställt också ett löneunderlag. Genom att klicka på knappen [Xxxxx ut] får man möjlig- heten att just skriva ut tidrapporterna via funk- tionen AirPrint.
AirPrint är en Apple-teknik som låter appar ska- pa utskrifter med Apples utskriftsarkitektur utan att drivrutiner behöver installeras.
Godkänna Tidrapport
Genom att godkänna tidrapporten har man som assistent genomfört sin elektroniska signering. I bildens överkant visas om tidrapporten är god- känd eller inte. Endast assistenten kan godkänna sin tidrapport. Crona Rapportera LSS är godkänd av Försäkringskassan för elektronisk signering.
Register
Som assistent kan man ändra alla sina register- uppgifter, tänk dock på att allt utom PIN-koden kan komma att skrivas över vid en ny import från löneprogrammet.
Brukare
För att förenkla skrivningen här i handledningen kallar vi den assistansberättigade för brukare.
Assistansanordnare använder ofta beteckningen kund. Rollen som avses här är den arbetsledande rollen, men som sagt här och i appen (och i vårt Crona Lön LSS) använder vi beteckningen bru- kare.
Loggar man in som brukare visas alla assisten- ters stämplingar i en vy, dag för dag. Det ger en bra överblick över alla assistenters närvaro och frånvaro för en viss arbetsdag.
Väljs sedan knappen [Summa] får man först an- ge vilken assistent man vill se summering för.
Framför var och en av assistenternas namn finns en markering som visar ifall han godkänt aktuell månads tidrapport eller inte. Detta ger brukaren en god överblick över läget innan han överför månadens uppgifter till LSS-anordnaren.
Är en assistents tidrapport markerad med en grön cirkel är den godkänd av honom och elektroniskt signerad och kan skickas till LSS- anordnaren för överföring till lön och Försäk- ringskassa. När alla assistenters tidrapporter är klara skickas en samlad export.
Detta görs genom att välja knappen . Be- roende på inställning kan tidrapporterna över- föras via e-post eller över Dropbox.
Gör man en samlad export när det ännu finns assistenter som inte godkänt sin tidrapport och därför har en röd cirkel kommer just den tid- rapporten inte att skickas.
Möjlighet finns att skicka enstaka tidrapporter som inte är elektroniskt signerade. Det innebär att assistenten sedan fysiskt måste skriva under den efter att den skrivits ut på papper.
Enskild assistents tider
Genom att i listan över assistenter istället klicka på namnet ser du dennes summerade tider för vald månad och kan med gå vidare med att ta fram hans tidrapport för att visa eller att skick- as enskilt.
Register
Som brukare kan man ändra alla sina egna regi- steruppgifter, tänk dock på att uppgifterna kan komma att skrivas över vid en ny import från löneprogrammet.
Systemansvarig
Register
Som systemansvarig har man tillgång till appens alla inställningar och register med undantag för assistenternas PIN-koder. Detta för att ingen an- nan än assistenten ska kunna elektroniskt sign- era en tidrapport.
Anordnare
Löneunderlaget och tidrapporten kan skickas till LSS-anordnaren för att importeras till lönepro- grammet eller skrivas ut för att skickas in till Försäkringskassan. I registret för anordnaren an- ges adress- och kontaktuppgifter. Viktigt är att ange ett korrekt Företags Id som ska motsvara det som finns i Crona Lön LSS.
Notera att den här angivna e-postadressen inte är den adress som används om man skickar tid- rapporterna via e-post.
Brukare
För brukaren anges också adress- och kontakt- uppgifter.
Assistenter
Som systemansvarig kan man lägga till nya assi- stenter med uppgift om namn, adress, telefon och anställningsnummer. Den PIN-kod som läggs in måste ändras av assistenten den första gång han logga in.
Uppdatera²
Möjlighet finns att hämta information om bru- xxxxx och alla hans assistenter via en export från Crona Lön som hämtas in till Crona Rapportera LSS utan att manuellt behöva registrera alla uppgifter. Kommunikationen sker via Dropbox som här i inställningarna ska vara påslagen (se nedan).
Nya assistenter läggs in med automatik med de namn och adressuppgifter som finns i Crona Lön LSS. Inga assistenter tas bort från Crona Rappor- tera LSS även om så gjorts i löneprogrammet.
² Exportfunktionen kommer under 2013 i Crona Lön LSS
Regelsystem
I appen finns möjlighet att hantera tillägg för obekväm arbetstid. Appen hanterar fyra olika typer, OB kväll, OB natt, OB helg och OB stor- helg. För var och en ska klockslag anges för start- och sluttidpunkt samt ifall de alls används.
Kommunikation Information av uppgifter mellan brukaren och anordnaren kan ske på två sätt. Informationen
kan skickas via e-post eller via Dropbox.
Dropbox
Anslut till ditt Dropboxkonto och markera att det dessutom ska användas.
E-post
Ange ifall e-post ska användas för kommunika- tionen och i så fall också den adress som gäller.
Löneunderlag
Löneunderlag kan skickas i två olika format, an- tingen som ett PDF-dokument och/eller som en PAXml-fil.
PAXml-fil
Markera ifall löneunderlagen ska skickas som en PAXml-fil för automatisk import till Crona Lön LSS. För varje tidkod beräknas tiden som läggs in i löneprogrammets kalendarie.
Beskrivning av PAXml formatet kan beställas av osss på DataVara AB om man vill importera till annat löneprogram.
PDF-dokument
Säkerhet PIN-kod
Här anges PIN-koden för den systemansvarige.
Koden ska anges två gånger för att minimera risken för misstag. PIN-koden omfattar alltid fyra siffror.
Kan skicka rapporter
Xxxxxxx ifall assistenten ska få tillgång till funk- tionen att själva skicka in sin tidrapport till an- ordnaren.
Automatisk utloggning
Markera om funktionen för automatisk utlogg- ning ska användas när man klickar på [IN], [UT] eller [OK].
Samlad export
Är man inloggad som brukare kan man sända alla assistenters tidrapporter till assistansanord- naren med ett handgrepp.
I denna samlade export skickas både pdf-doku- menten för Försäkringskassan och underlaget till lön.
Löneunderlaget kan också vara en PAXml-fil för direkt inläsning i Crona Lön LSS och/eller tidrap- porter i pdf-format för att användas som verifi- kat eller för xxxxxxx xxxxxxxxx.
Själva överföringen kan ske via Dropbox eller via e-post med bifogade filer.
Licensiera
För att ha nyttjanderätt till Crona Rapportera LSS krävs ett hyresavtal som tecknas på tolv (12) må- nader. Inför varje ny avtalsperiod ska man licen- siera om sin app.
Våra nyttjandevillkor finns som en pdf-fil i om- rutan under knappen . Dessa kan läsas innan man licensierar appen.
Första gången man licensierar ska man ange den produktnyckel man fått i samband med leveransen. Produktnyckeln finns på framsidan av licenskortet och består av 6x4 tecken.
För att licensiera en förlängning av avtalet räcker det med att klicka på knappen [Licensiera] som dock förutsätter en aktiv Internetkoppling.
Har man som systemansvarig helt glömt sin licenskod kan man komma åt appen via sin pro- duktnyckel.