Ägardirektiv för Borås Kongresscenter AB

Ägardirektiv för Borås Kongresscenter AB

Antagna av Kommunfullmäktige 2015-03-26, samt fastställda av bolagsstämman 2015. Dessa ägardirektiv gäller för verksamheten i Boras Kongresscenter AB, nedan kallat bolaget.

1 Bolaget som organ för kommunal verksamhet

Bolaget är dotterbolag till BoråsBorås TME AB, nedan kallat moderbolaget.

Som organisatorisk enhet i kommunens verksamhet är bolaget också underordnat Kom- munfullmäktige i Borås. Bolaget står i sin verksamhet under Kommunstyrelsens uppsikt och har att följa av Kommunfullmäktige och av Kommunstyrelsen med stöd av delegation utfärdade di- rektiv.

Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom

a) bolagsordning

b) ägardirektiv

c) av Kommunfullmäktige och av Kommunstyrelse enligt ovan utfärdade särskilda direktiv och drifts- och investeringsbudget samt Kommunfullmäktiges beslut om avkastning och soliditet

d) av Kommunfullmäktige och Kommunstyrelsen fastställda regler och rutiner för finansiering

e) förekommande avtal mellan kommunen och bolaget

2 Kommunens insyn i bolagets verksamhet

Bolagets styrelse står under uppsikt av Kommunstyrelsen och moderbolaget.

Kommunstyrelsen och moderbolaget äger när de så önskar själva eller genom därtill utsedda per- soner granska bolagets räkenskaper och handlingar, samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet.

Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap 1 a § kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och ut- förts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

Bolaget skall hålla kommunen och moderbolaget väl informerad om sin verksamhet och till Kommunstyrelsen och dess organ lämna de yttranden och upplysningar som behövs för att Kommunstyrelsen skall kunna fullgöra sina skyldigheter.

Det åligger bolaget att till moderbolaget snarast översända

a) protokoll från bolagsstämma

b) protokoll från styrelsesammanträde

c) bolagets årsredovisning

d) revisionsberättelse

e) granskningsrapport

Innehåller protokollet, som skall översändas till kommunen, uppgift av sådant slag att bolaget ej är skyldigt att tillhandahålla allmänheten handling vari uppgiften återfinnes, äger bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material skall framgå att sådan åtgärd vidtagits.

Företrädare för bolaget och dess styrelse samt kommunen skall löpande genomföra planerings- och uppföljningssamtal om ekonomi och verksamhetsfrågor som regleras i ägardirektivet.

3 Målet för bolagets verksamhet

Kommunen skall, genom BoråsBorås TME AB och Borås Stadshus AB, äga bolaget för att tillse att kongresshuset i Borås, Eolus 6, får rätt funktioner för att på bästa sätt främja kongressverk- samheten i Borås.

Bolaget skall förhyra kongresshusfastigheten Eolus 6 och erbjuda marknaden att på marknads- mässiga villkor hyra för kongressverksamhet ändamålsenliga lokaler.

4 Grundläggande principer för bolagets verksamhet

Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen, nedan ABL, bolagets styrelse. Styrelsen skall utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets syfte och mål tillgodoses.

Bolaget skall drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv.

Bolaget ska tillämpa de kommunalrättsliga principerna enligt 2 kap KL och 8 kap 3 c § KL.

Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster, utan att detta går ut över den totala kommunala organi- sationen. Bolaget kan därför inte tillåtas optimeringar i sin verksamhet, om detta medför nackde- lar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bola- get skall därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen.

5 Underställningsplikt

Kommunfullmäktige skall beredas möjlighet att ta ställning, innan beslut i ärende fattas avseende

- beslut om koncernbidrag

- bildande, förvärv eller avyttring av dotterbolag

- ändring av aktiekapital

- förvärv av aktier eller andelar i andra bolag eller föreningar

- planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet

- övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt.

Av Kommunfullmäktige antagen konkurrenspolicy skall gälla även för bolaget.

Skulle minst en tredjedel av styrelsen ha avvikande mening om en frågas underställningsplikt, skall samråd ske med Kommunstyrelsen.

6 Information till Kommunfullmäktiges ledamöter Kommunfullmäktiges ledamöter och ersättare äger rätt att närvara på bolagets bolagsstämma och har rätt att ta del av material utsänt inför bolagsstämman samt ställa frågor till styrelsen och verk- ställande direktören, nedan VD, om bolagets skötsel, dess ekonomi och verksamhet.

7 Styrelsearbetet

Ersättning till förtroendevalda styrelseledamöter utgår enligt av Kommunfullmäktige antagna regler. Kommunens regler gäller också för ersättares inträde i styrelsen och ersättares närvaro-

och yttranderätt vid styrelsesammanträde även om han ej ersätter ledamot. Ersättare skall alltid kallas till styrelsesammanträde.

Närvarande ersättare som ej ersätter ledamot skall iakttaga motsvarande tystnadsplikt som gäller för ledamot.

Styrelsen skall för sitt arbete ha en aktuell och för verksamheten anpassad arbetsordning. Denna skall fastställas årligen.

Styrelsens sammanträden skall vara öppna för allmänheten utom i ärenden som rör myndighets- utövning eller omfattas av sekretess.

8 Instruktion för VD

Beslut om anställande och entledigande av VD fattas av bolagets styrelse i samråd med moderbo- laget och Kommunstyrelsen.

Styrelsen skall meddela riktlinjer och anvisningar för VD:s handhavande av den löpande förvalt- ningen samt ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och VD. Detta skall ske i skriftlig instrukt- ion. Styrelsen skall tillse att instruktionen omprövas om bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter.

I instruktionen skall särskild vikt fästas vid beskrivning av de inom bolaget förekommande ären- den som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet är att hänföra till lö- pande förvaltning och således skall omfattas av VD:s kompetens.

Genom instruktionen skall utöver vad som i övrigt bedöms erforderligt VD åläggas att för styrel- sen anmäla beslut han fattat i frågor av större betydelse. De sålunda anmälda besluten skall upp- tas i styrelseprotokollet.

Instruktion för VD skall meddelas moderbolaget.

9 Budget, verksamhets- samt finansieringsplan

Bolaget skall årligen upprätta en budget för det kommande kalenderåret. Denna skall inlämnas till moderbolaget vid den tidpunkt moderbolaget bestämmer. Budgeten skall förutom en plan för ekonomin under budgetåret också innehålla en plan för verksamheten under året samt ett eko- nomiskt handlingsprogram för den kommande treårsperioden. Förslag till finansiering av verk- samheten skall lämnas i samband med budgeten.

Bolagets drifts- och investeringsbudget, verksamhets- samt finansieringsplan skall godkännas av Kommunstyrelsen, och ligga till grund för Kommunfullmäktiges ställningstagande till finansiella mål, avkastningskrav, taxor m m för det kommande året.

I den information som skall lämnas till moderbolaget skall bolaget göra en uppföljning av tidigare års utfall i förhållande till av Kommunstyrelsen godkänd budget samt Kommunstyrelsens och Kommunfullmäktiges mål och beslut samt vid avvikelse redovisa åtgärder för att nå målen.

10 Årsredovisning och delårsrapporter

Bolagets styrelse skall till moderbolaget inlämna årsredovisning, underlag till koncernredovisning och delårsrapporter vid de tidpunkter moderbolaget bestämmer. Redovisningen skall vid alla dessa tillfällen vara relaterad till av Kommunstyrelsen godkänd budget samt ägarens uppsatta mål. Moderbolaget ansvarar för inlämning till Kommunstyrelsen.

I förvaltningsberättelsen skall, utöver vad ABL i detta avseende stadgar, redovisas hur verksam- heten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med verksamheten och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för Kom- munstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap 1 och 1 a kommunallagen samt till lekmannareviso- rernas granskning.

Förvaltningsberättelsen skall även innehålla en miljöredovisning som är relaterad till egna och Kommunfullmäktiges mål. Uppgifterna i miljöredovisningen skall kunna användas som underlag för gröna nyckeltal i kommunens årsredovisning.

11 Revision

Med utgångspunkt från den ansvarsfördelning som enligt ABL skall gälla för revisorer och lek- mannarevisorer, krävs att samverkan sker under granskningsprocessens alla moment så att onö- digt dubbelarbete undviks. Enligt reglementet för Borås kommunala revision skall lek- mannarevisor vid granskning biträdas av revisionskontoret.

Bolagets lekmannarevisorer skall utöver vad ABL stadgar mot bakgrund av det kommunala syftet med bolagets verksamhet pröva om denna utövats på ett ändamålsenligt och från ekonomiskt synpunkt tillfredsställande sätt. Granskningsrapporten skall innehålla uttalande om hur denna prövning utfallit och om bolagets utveckling mot bakgrund av uppställda mål.

12 Upphandling

Bolaget skall i tillämpliga delar medverka i samordning av kommunens och övriga kommunägda företags upphandling. Bolaget skall följa de riktlinjer för upphandlings- och inköpsverksamheten i Borås Stad och de riktlinjer för miljöanpassad upphandling som Kommunfullmäktige fastställt.

Bolaget skall vid köp av tjänster beakta möjligheten att utnyttja de gemensamma servi- cefunktioner (t ex betalningar, kravrutiner, försäkringar, redovisning, juridik, inköp, telefon och arkivering), som finns i kommunen. Bolaget skall årligen redovisa i vilken utsträckning som de gemensamma servicefunktionerna och samordnad upphandling inte har anlitats.

13 Representation

Bolagets representation skall följa av Kommunfullmäktige antagna regler.

14 Informationspolicy

Den av kommunen fastställda informationspolicyn gäller även för bolaget.

På brevpapper, representationstryck och andra handlingar skall framgå bolagets kommunala ägarmässiga hemvist.

15 Personalpolitik

De personalpolitiska riktlinjer som fastställts för kommunen gäller också för bolagen.

Bolaget skall teckna kollektivavtal och ansluta sig till den arbetsgivarorganisation som Kommun- styrelsen anvisar.

Löne- och anställningsvillkor skall motsvara de som gäller i kommunen för jämförbara arbets- uppgifter. Det innebär att de lönenivåer som Borås Stad fastställer för kommunen även skall gälla för bolaget, såvida inte bolagets centrala avtal säger annorlunda.

Rekrytering och upphörande av anställning av VD sker efter samråd med Kommunstyrelsen och moderbolaget.

Löne- och anställningsvillkor för VD och annan ledande personal fastställs efter samråd med moderbolaget samt Kommunstyrelsens förhandlingsdelegation. Samrådet skall ske i god tid innan det blir aktuellt att ta ställning till frågan. Vid löneöversyn skall frågan väckas minst två månader före översynens början.

16 Finansiell samordning – internbank

Bolaget skall upprätta egna finansiella regler med de riktlinjer som fastställts av Kommunfullmäk- tige för den kommunala verksamheten som grund.

Bolagets behov av rörelsekapital skall, om det inte täcks av tillgängliga medel, tillgodoses genom checkräkningskredit inom ramen för kommunens koncernkonto.

Såväl kortfristiga som långfristiga lån skall hanteras i enlighet med de regler som finns för Borås Stads internbank

17 IT-frågor

Bolaget skall fastställa en IT-strategi med den IT-strategi som fastställts att gälla för den kommu- nala verksamheten som grund.

18 Klimatkompensation

Bolaget skall liksom kommunens nämnder/förvaltningar arbeta för en bättre miljö genom att följa Borås Stads riktlinjer för klimatkompensation för resor med bil och flyg.