Nedläggning av intern catering i måltidsservices regi

TFN § 53 Dnr TFN/2021:232-001

Nedläggning av intern catering i måltidsservices regi

Beslut

Teknik- och fritidsnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att

1. lägga ned intern cateringverksamhet som en del av måltidsservices uppdrag.

Yrkanden

Xxxxxx Xxxxx (M) yrkar bifall till liggande förslag.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir teknik- och fritidsnämndens beslut.

Beskrivning av ärendet

Kommunen använder idag cateringverksamheten internt i samband med förtäring till möten och sammanträden, företrädelsevis smörgås och kaffe men även varma luncher förekommer om än mer sällan. Leverans av tårta och bakverk till uppvaktningar och personalrepresentation förekommer också.

Idag är cateringverksamheten en del av måltidsservice och eldsundskökets arbetsuppgifter. Cateringverksamheten upplevs försvåra effektiv planering och tar upp plats i köket och tar även personella resurser i anspråk, idag en person på mer eller mindre heltid.

Det ingår inte i det kommunala uppdraget att bedriva cateringverksamhet. Det finns inte heller någon begränsning i kommunallagen vad gäller möjligheterna för kommunen att ha en sådan verksamhet. Det som framgår i lagstiftningen är att kommunen inte får bygga upp eller planera verksamheten med extern försäljning som syfte. Kommunen får inte bedriva försäljning av varor eller tjänster på ett sådant sätt att konkurrensen begränsas.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Kalkylen visar att cateringverksamheten inte bär sina egna kostnader utan bidrar med ett mindre underskott till eldsundskökets totala resultat. Bedömningen från verksamheten är att nedlagd catering varken ger en besparing eller en förlust till det ekonomiska resultatet då intäkter och kostnader i stort tar ut varandra.

Effektivare planering och användning av personella resurser och lokaler för kärnverksamheten i eldsundsköket.

Dyrare catering för den verksamhet som beställer i framtiden, då den interna cateringen haft låg prissättning. Ett externt avtal för catering blir dyrare med marknadsmässiga priser.

Övriga konsekvenser för kommunen

Xxxxx av att starta upphandling av extern leverantör för catering.

För beställarna blir det flera olika leverantörer att hålla ordning på om upphandlingen leder till ett avtal med flera avtalsleverantörer. Det kan upplevas som rörigt och svårt att hitta rätt leverantör och att beställa.

Ett avtal med extern leverantör av catering kan ge möjlighet till utkörning till alla kommunens verksamhetslokaler. Idag erbjuds utkörning endast till kommunhuset utom i vissa särskilda fall. Detta skulle innebära en ökad service till de kommunala verksamheterna.

Tillgång till ett större utbud av catering för beställarna.

Miljökonsekvenser

Möjlighet för kommunen att inverka positivt på det lokala näringslivets hållbara utveckling, genom kravställan på till exempel biobränsle, ekologiska råvaror och ett vegetariskt utbud samt teckna avtal med sociala krav. Detta bidrar till Agenda 2030 och bland annat målen för biologisk mångfald och minskad klimatpåverkan.

Folkhälsa (social hållbarhet)

Om dagens cateringverksamhet ersätts med catering som en del av kommunens sociala verksamheter kan detta vara ett sätt att uppnå mål för social hållbarhet. Exempel på detta kan vara olika arbetsmarknads-insatser, daglig verksamhet eller andra verksamheter som ryms inom socialkontorets uppdrag. Catering blir då ett medel för att nå mål som till exempel arbetsträning, meningsfull sysselsättning, färdighetsträning, kompetenshöjning, social träning, med mera. Detta bidrar till mer jämlik folkhälsa för invånarna i Strängnäs kommun.

Jämställdhetskonsekvenser

Inga konsekvenser.

Tillgänglighetskonsekvenser

Inga konsekvenser.

Barnkonsekvenser

Inga konsekvenser.

Uppfyllelse av mål (policy, plan, riktlinjer m.m.)

I och med att detta beslut fattas, uppnås konkurrensplanens uppdrag att genomföra förstudie om intern catering.

Förslag till måltidspolitiskt program ska stärka kommunen i rollen som inköpare, utförare, inspiratör och samverkanspartner och bidra till ett positivt näringslivsklimat och ökad attraktionskraft i den lokala livsmedelskedjan.

Programmet gäller för representation, personalbefrämjande åtgärder och de kommunala bolagens inköp. Kommunens ambitionsnivå för mat och måltider ska återspeglas i utbud och kommunikation.

Det måltidspolitiska programmet anger i avsnittet Mat och måltider i övriga verksamheter att

På kommunkoncernens anordnade möten, event och konferenser serveras uteslutande växtbaserade måltider.

Det måltidspolitiska programmet anger också en rad generella krav kommunen ställer på inköp av mat och måltider.

Uppföljning

Uppföljning sker i samband med styrmodellens rapportering i form av årsberättelse för 2021.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Förstudie för konkurrensprövning - intern catering, 2021-03- 29

Rapport, Förstudie för konkurrensprövning – catering, 2021-03-31

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kontaktcenter för kännedom Socialkontoret för kännedom

Förstudie för konkurrensprövning – intern catering

Bakgrund

Vad säger kommunallagen?

Det ingår inte i det kommunala uppdraget att bedriva cateringverksamhet. Det finns inte heller någon begränsning i kommunallagen vad gäller möjligheterna för kommunen att ha en sådan verksamhet. Det som framgår i lagstiftningen är att kommunen inte får bygga upp eller planera verksamheten med extern försäljning som syfte. Kommunen får inte bedriva försäljning av varor eller tjänster på ett sådant sätt att konkurrensen begränsas. Om försäljning förekommer, får inte underprissättning ske. Konkurrensen kan begränsas om kommuns försäljning leder till att privata företag får svårare att etablera sig, expandera eller att de trängs undan från marknaden1.

Varför utreda konkurrensutsättning av catering?

Det är olämpligt ur konkurrenssynpunkt att kommunen bedriver verksamhet som konkurrerar med liknande tjänster som erbjuds på marknaden. I Strängnäs fall, där den interna cateringverksamheten inte bidrar med mervärden i form av till exempel arbetsmarknadsinsatser, utan enbart tjänsten att producera och transportera smörgåsar och bakverk, skulle denna del av måltidsservice kunna ersättas med en eller flera externa leverantörer.

Förfaranden som kan förbjudas av Konkurrensverket är bland annat underprissättning som kan vara aktuellt i detta fall. Det finns inte heller tillräckligt allmänintresse som överväger den konkurrensbegränsning som uppstår.

Idag är cateringverksamheten en del av Eldsundskökets arbetsuppgifter. Catering bidrar till en diversifierad daglig drift som försvårar effektiv planering, tar upp värdefull plats i köket och tar personalkapacitet i anspråk, personal vars kompetens hellre kunde användas till kärnverksamheten; måltider till förskola, skola och äldreomsorg. Catering sysselsätter en person på mer eller mindre heltid, dock ojämnt fördelat över året och innebär ofta tunga lyft då köket finns på Eldsund och leveranserna sker till kommunhuset. Den person som arbetar med catering måste, ofta ensam, lyfta lådor och backar in i och ut ur bilen, och det är ofta tungt och skrymmande gods.

Förutsättningarna för att ta emot cateringleveranserna är idag begränsade i kommunhuset och bidrar till en lägre kvalitet. I dagsläget finns ingen möjlighet att använda porslin på grund av behovet av att kunna diska samt att serveringspersonal saknas på plats i kommunhuset. Pappmuggar och andra

1 Läs mer: konkurrensbegransande-offentlig-saljverksamhet.pdf (xxxxxxxxxxxxxxxx.xx)

engångsartiklar signalerar låg kvalitet och motverkar kommunens miljö- och klimatambition.

Vad kommunen idag använder cateringverksamheten till internt:

- Förtäring till möten och sammanträden, företrädelsevis smörgås och kaffe men även varma luncher förekommer om än mer sällan.

- Leverans av tårta och bakverk till uppvaktningar och personalrepresentation

Kvalitetskrav

De krav som bör ställas på en leverantör av catering för att säkerställa samma eller högre kvalitet som den nuvarande cateringverksamheten är

- Leveranssäkerhet, att varorna levereras på rätt tid och till rätt plats

- Matsäkerhet, att den mat som beställs håller en hög hygienisk standard, med rätt temperatur, förpackning och innehållsmärkning. Det ska också finnas tillgång till allergisäker mat utifrån beställarens behov och önskemål.

- Miljö och klimatkrav på maten, utbudet ska spegla den ambition som kommunen har när det gäller mat och måltider, bland annat uttryckt i Energi- och klimatplan samt Måltidspolitiska programmet. De viktigaste parametrarna är ekologiska råvaror samt att utbudet bygger på vegetariska rätter.

- Fossilfria transporter, som ett led i kommunens strävan att bli fossilfria.

- God dialog, det ska vara enkelt att komma i kontakt med leverantören, och att komma fram till bra lösningar för beställarens behov.

- Enkelt att beställa, leverantörens utbud och erbjudande ska vara lätt och enkelt att ta del av, beställningsrutinen tydlig och enkel och med en rimlig beställningstid.

Vad säger det måltidspolitiska programmet?

Det måltidspolitiska programmet ska stärka kommunen i rollen som inköpare, utförare, inspiratör och samverkanspartner och bidra till ett positivt näringslivsklimat och ökad attraktionskraft i den lokala livsmedelskedjan.

Programmet gäller för representation, personalbefrämjande åtgärder och de kommunala bolagens inköp. Kommunens ambitionsnivå för mat och måltider ska återspeglas i utbud och kommunikation.

Det måltidspolitiska programmet anger i avsnittet Mat och måltider i övriga verksamheter att

På kommunkoncernens anordnade möten, event och konferenser serveras uteslutande växtbaserade måltider.

Vid de kommunägda bolagens inköp av livsmedel och måltider ska det måltidspolitiska programmet vara styrande.

Övergripande målsättningar som är viktiga att beakta i upphandling av catering är bland annat att

• Minst hälften av de upphandlade artiklarna ska ha EU-ekologisk, KRAV- eller annan tredjepartscertifierad miljömärkning.

• God djurhållning, ursprungsmärkning och livsmedel fria från

genmodifiering.

• För varor från länder med stora sociala skillnader ställs krav på Rättvisemärkt eller annan tredjepartscertifierad märkning för social rättvisa. Detta gäller till exempel kaffe, te, socker, kakao och vanilj.

• Förpackningar, förbrukningsmaterial och transporter upphandlas med

krav på så liten miljö-, klimat-, och hälsopåverkan som möjligt. Kraven kan med fördel höjas enligt en trappstegsmodell under avtalstiden.

• Andelen inköpta lokalt producerade livsmedel som bidrar till kommunens

miljö- och klimatmål, ökas successivt.

• Inköp och utbud säsongsanpassas.

• Från planering till servering via upphandling och inköp arbetar berörda verksamheter med att minimera matsvinnet i hela livsmedelskedjan.

Ekonomiska kalkyler

På grund av pandemin under 2020 då cateringverksamheten till största delen varit inställd, baseras den ekonomiska beräkningen på år 2019.

De intäkter som kom in härstammar från försäljning internt till kommunens kontor och avdelningar, främst i kommunhuset. Här ingår också förtäring till kommunfullmäktige i Paulinska salen.

Personalkostnader är beräknade på en kock, 0,75 årsarbetskraft. Catering har inneburit en ojämn arbetsbelastning under året där den i perioder sysselsätter en eller flera personer och i andra perioder inget alls eller mer sparsamt. 0, 75 är ett uppskattat genomsnitt.

Transporter motsvaras av leasingkostnad för den bil som används, en elbil. Därmed finns inga driftskostnader utöver leasingkostnaden som är 66 000 kr per år.

Råvarukostnad är en uppskattning, beräknad på en råvarukostnad på 30 % av försäljningspriset. Då cateringverksamheten är en del av Eldsundsköket är råvaruåtgången inbakad i hela kökets beställningar och lagerhållning.

Kalkylen visar att cateringverksamheten inte bär sina egna kostnader utan bidrar med ett mindre underskott till Eldsundskökets totala resultat. Bedömningen från verksamheten är att nedlagd catering varken ger en besparing eller en förlust till det ekonomiska resultatet då intäkter och kostnader i stort tar ut varandra.

Intäkter
Försåld catering internt	592 720 kr
SUMMA INTÄKTER	592 720 kr
Kostnader
Personalkostnader	369 342 kr
Transporter	66 000 kr
Xxxxxxx, uppskattat värde	177 816 kr
SUMMA KOSTNADER	613158 kr
SUMMA RESULTATRÄKNING	-20 438 kr

Uppskattning av intäkter som en lokal leverantör skulle kunna få istället: Inklusive kaffe motsvarade cateringförsäljningen i kommunen 928 000 kr. Det innefattar catering från måltidsservice samt kaffe från SFAB (ca 335 000 kr). Idag är det LSS daglig verksamhet som ansvarar för kaffebeställningar i kommunhuset.

Förutom den interna cateringförsäljningen har även externa leverantörer anlitats, till en ungefärlig summa om 285 000 kr. Det är svårt att ta reda på exakt hur mycket, då catering ibland är dold i samlingsfakturor, från rekvisitionsinköp, som del av First Card eller som personliga utlägg. Den allra största delen är dock via de tre lokala leverantörerna Megs kök, Xxxxx kantin samt Prinsens bageri.

Med tanke på den snabba digitala utvecklingen under 2020 och 2021 är det inte troligt att antalet fysiska möten och konferenser i kommunen kommer att gå tillbaka till samma nivå som 2019. Många möten kommer att fortsätta ske digitalt även efter att pandemin är över. Det är därför rimligt att anta att en upphandling av catering skulle motsvara ett lägre värde än de samlade catering-inköpen under 2019.

Även med en privat aktör, vore det antagligen lämpligt att fortsätta med kaffehanteringen i kommunhuset i LSS daglig verksamhets regi. Kvaliteten på kaffet blir bättre om det bryggs så nära inpå konsumtion som möjligt.

Med en uppskattning om att halva behovet av catering kvarstår efter pandemin, samt att kaffe inte ska ingå i det och att priserna blir högre med externa leverantörer än nuvarande interna priser, kvarstår ett värde på ca 0-000 000 kr för upphandling av cateringtjänster.

Marknadsanalys

En enklare genomlysning på internet av utbudet av cateringtjänster i Strängnäs kommun gav följande resultat:

Megs kök och trevligt Xxxxx kantin

Café Prinsen

ICA Xxxxxxxxxx, företrädelsevis smörgåstårtor och brickor med olika innehåll Gripen

Gripsholms värdshus Slottspaviljongen

Det kan finnas fler företag i kommunen som är intresserade av att svara på en upphandling av catering till kommunens verksamheter men det behöver undersökas i samband med förarbetet till en sådan upphandling. Flera av restaurangföretagen erbjuder catering på förfrågan. Det är i dagsläget oklart hur de befintliga leverantörerna i kommunen förhåller sig till de krav som ställs i det måltidspolitiska programmet.

Risk- och konsekvensanalys

Konsekvenser för det lokala näringslivet

En konkurrensutsättning av cateringtjänster ger ökade möjligheter till försäljning och en bredare kundbas för de företag som tecknar avtal med kommunen. Inga negativa konsekvenser har uppmärksammats i samband med den här utredningen.

Konsekvenser för måltidsservice och Teknik- och servicekontoret

- Konsekvenser för arbetstagarna- se separat risk- och konsekvensanalys.

Inga negativa konsekvenser har upptäckts.

- Mindre splittrad verksamhet på den berörda arbetsplatsen, med ökade möjligheter till effektiv schemaläggning och att fokusera på kärnuppdraget, framför allt äldremåltiderna.

- Minskad administration

Konsekvenser för övriga kommunala verksamheter

- Dyrare catering för den verksamhet som ska bekosta den, då den interna cateringen haft låg prissättning.

- För beställarna blir det flera olika leverantörer att hålla ordning på om upphandlingen leder till ett avtal med flera avtalsleverantörer. Det kan upplevas som rörigt och svårt att hitta rätt leverantör och att beställa.

- Möjlighet till catering med utkörning till alla kommunala lokaler. Idag erbjuds detta endast till kommunhuset utom i vissa särskilda fall. Detta skulle innebära en ökad service till de kommunala verksamheterna.

- Tillgång till ett större utbud av catering för beställarna

- Möjlighet för kommunen att inverka positivt på det lokala näringslivets hållbara utveckling, genom kravställan på t ex biobränsle, ekologiska råvaror och ett vegetariskt utbud samt teckna avtal med sociala krav.

Benchmarking

Fyra Mälarstäders2 måltidsverksamheter har en nära samverkan och benchmarking har genomförts för att undersöka hur behovet av catering täcks i respektive kommun. Dessutom har frågan ställts till Södertälje kommun.

Eskilstuna

I Eskilstuna driver AMA, Resursenheten för aktivitet, motivation och arbete, ett antal caféer som förser verksamheterna i samma fastighet med enklare catering. Detta gäller även stadshuset. Dessutom har kommunen avtal med ett antal privata aktörer för catering, dels via en fast varukorg, dels med hjälp av förnyad konkurrensutsättning om verksamhetens behov inte täcks via varukorgen, till exempel för evenemang. Eskilstuna kommun ställer vissa hållbarhetskrav i upphandlingen av catering.

Dessutom finns avtal för färska konditorivaror.

Enköping

Enköpings måltidsverksamhet ansvarar för catering internt, med en medarbetare för det ändamålet, samt transporttjänst vilken de tar en extra avgift för.

Västerås

En arbetsmarknadsenhet driver ett bageri som förser kommunens verksamheter med catering. I stadshuset finns även en privat restaurangverksamhet som erbjuder catering i stadshuset, men denna försäljning minskar till förmån för det interna bageriet. Äldreomsorgens kök erbjuder viss catering inom fastigheten för verksamhetens behov, till exempel till APT och andra interna möten.

2 Läs mer: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-0x

Södertälje

I Södertälje driver kostenheten stadshusrestaurangen som förser stadshuset med all catering som behövs där. Dessutom har kommunen avtal med en extern leverantör för catering till övriga verksamheter utanför stadshuset. För färskt konditori finns avtal med ett lokalt bageri.

Förslag till beslut

Teknik- och fritidsnämnden beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att lägga ned intern cateringverksamhet som en del av måltidsservices uppdrag.

Förslag på åtgärder i samband med beslut

I samband med nedläggning av catering i måltidsservices regi, kan verksamhetsansvarig för kommunhusets ombyggnation ges i uppdrag att utreda värdet av och möjligheten att bedriva catering i egen regi som en del av redan existerande social verksamhet, till exempel daglig verksamhet. I samband med intern catering skulle en mindre caféverksamhet i kommunhuset passa bra, dels för att höja externa besökares upplevelse, dels för att en del av cateringbehovet skulle kunna täckas därigenom. Catering i kommunens egen regi kan vara en god idé om verksamheten kombineras med andra uppdrag som har mer av kärnverksamhetskaraktär, och där catering kan vara ett sätt att uppnå värdefulla mål för den verksamheten. Exempel på detta kan vara olika arbetsmarknads- insatser, daglig verksamhet eller andra verksamheter som ryms inom socialkontorets uppdrag. Catering blir då ett medel för att nå mål som till exempel arbetsträning, meningsfull sysselsättning, färdighetsträning, kompetenshöjning, social träning, med mera. I samband med måltidsservices övertagande och nystart av lunchserveringen Glada Laxen på Kristinagården, finns möjligheter till samverkan med socialkontorets verksamheter, att där bedriva catering som en del av socialkontorets uppdrag i samverkan med måltidsservice.

Även en extern samverkanspartner kan vara en bra lösning, till exempel i form av upphandling med sysselsättningskrav3. Det innebär att leverantören i ett offentligt kontrakt åtar sig att anställa eller erbjuda praktikplats till personer som står utanför arbetsmarknaden. Genom att ställa sysselsättningskrav i offentlig upphandling kan offentlig verksamhet och näringsliv tillsammans bidra till en bättre fungerande arbetsmarknad, vilket i sin tur ökar integrationen, ger individen bättre levnadsförhållanden och leverantören bättre kompetensförsörjning. Sysselsättningskrav i offentlig upphandling kan bidra till att nå flera mål i Agenda 2030:

✓ mål 5 - Jämställdhet

✓ mål 8 - Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt

3 Läs mer på Upphandlingsmyndighetens hemsida: Sysselsättningskrav i offentlig upphandling | Upphandlingsmyndigheten

✓ mål 10 - Minskad ojämlikhet.

I samband med nedläggning av catering i måltidsservice regi följer ett kommungemensamt behov av upphandling av extern catering för kommunens behov och som komplement till en eventuellt intern och/eller extern social cateringverksamhet.