Administrativa föreskrifter

Administrativa föreskrifter

Datum

2012-04-11

Vår referens

Dnr 2012/0071-623 Bun

Bilaga 1

Upphandling av Anropsstyrd trafik

Tanums kommun är en kustkommun med cirka 12 300 invånare. Kommunen är belägen i norra Bohuslän. För mer information se xxx.xxxxx.xx.

1. Upphandlande myndighet

Tanums kommun org nr: 212000–1348

Barn- och utbildningsnämnden 457 81 Tanumshede

Kontaktperson:

Upphandlare Xxxxx Xxxxxxx e-post: xxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xx, tele: 0525 – 18 291.

2. Bakgrund/ Omfattning

Tanums kommun har för avsikt att upphandla anropsstyrd trafik i sitt hemområde och tillhörande beställningscentral.

All övrig skolskjutstrafik genomförs inom befintligt avtal med Västtrafik AB. Som komplement till denna linjetrafik, för elever med särskilda behov, erbjuds transporter inom ramen för anropsstyrd trafik.

Upphandling innefattar inte den del av anropsstyrd trafik som menas med begreppet färdtjänstresor för Tanums kommun. Trafiken i Bullarens- och Hamburgsunds rektorsområde bedrivs i kommunal regi.

Med anropsstyrd trafik menas att transporten uppkommit efter det att en resenär beviljats resa/resor av kommunen. Kommunen meddelar beställningscentralen.

Avtal skall tecknas med trafikstart 2012-08-20, för transport av elever bosatta i kommunen till skolor i kommunen eller annan kommun.

Aktuella destinationer framgår av bilaga 8.

Omfattningen av resorna varierar från månad till månad utifrån tillkommande och avslutade behov, se bilaga 1. Kommunen garanterar ingen volym utan förändringar kan ske under avtalstid.

Under 2011 års omsattes cirka 2 000 000 kr. Idag körs cirka 45 barn med varierande schema och behov, se bilaga 8.

457 81Tanumshede ⬝Besöksadress:Kommunhuset ⬝Tel 0000-00 000 vx⬝Telefax 0525-183 10 ⬝Pg 824 20-1 ⬝Bg 429-8634 . Xxx.xx

212000-1348

Resor avropas mellan 06: 00-18:00 måndag-fredag, förutom lovdagar. Inför varje terminsstart och vid förändringar skall körslingor ses över.

Avtal kommer att tecknas med en transportör.

Tanums kommun förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om anbud överstiger budgeterade medel.

3. Avtalstid

Beräknad avtalstid 2012–08 -20 – 2015-06-30 . Därefter har köparen möjlighet att förlänga avtalet med tolv (12) månader. Begäran om förlängning skall vara skriftlig.

4. Sista anbudsdag

Anbudet skall vara skriftligt och undertecknat av behörig och vara Tanums kommun tillhanda senast 2012-05-23.

Anbud per telefax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretessen inte kan garanteras.

5. Anbudets giltighet

Anbudsgivare skall vara bunden av sitt anbud till 2012-07-31. Anbud är giltigt tills avtal slutits med vald leverantör trots meddelande om tilldelningsbeslut samt vid eventuell prövning i förvaltningsdomstol. Avtal har kommit till stånd när båda parter undertecknat avtalet.

6. Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Observera att förhandling inte får ske.

Ersättning i samband med anbudsräkning lämnas inte.

7. Helt eller delat anbud

Anbud läggs på uppdraget i sin helhet och endast en anbudsgivare antas.

8. Alternativa anbud

Alternativa anbud accepteras inte. Anbud utformas helt i enlighet med villkoren i detta förfrågningsunderlag. Reservationer i anbud accepteras inte.

9. Anbudets form och innehåll

Anbudet skall vara skrivet på svenska och begärda uppgifter i bilagor skall vara besvarade och bifogade.

Anbud som inte innehåller begärd dokumentation eller i övrigt inte följer anbudsunderlaget riskerar att förkastas. Anbudsgivare skall på begäran sända in intyg, verifieringar eller andra handlingar, som

styrker att samtliga skall krav uppfylls, inom 5 arbetsdagar. Om elektroniskt anbud lämnas kan man enkelt bilägga PDF-filer med information.

Anbud lämnas med fördel elektroniskt.

Anbud via telefax eller e-post accepteras ej eftersom Tanums kommun ej kan garantera anbudssekretessen.

Anbudets skall lämnas på bifogade blanketter enligt följande:

• Bilaga 4, Anbudsformulär, bifogas anbudet

• Bilaga 5, Anmälan om underleverantör, bifogas anbudet

• Bilaga 6 Transportörsplikt, bifogas anbudet

• Bilaga 7 Förteckning av fordon, bifogas anbudet

• Samt eventuell övrig information som visar att transportör uppfyller ställda krav bifogas ovan handlingar.

10. Kompletterande uppgifter av förfrågningsunderlaget Skriftliga frågor på svenska språket med anledning av detta förfrågningsunderlag ställs till köparens kontaktperson, senast 2012- 05-14, per e-post.

Anbudsgivaren kan endast åberopa de frågor som begärts skriftligt av köparens kontaktperson och endast skriftliga svar är bindande.

Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras, med anledning av frågor till köparen eller av någon annan anledning, kommer information med frågor och svar att tillsändas samtliga som begärt förfrågningsunderlaget snarast.

Svar på frågor sänds ut till den e-post adresser som ni hämtat ut handlingarna med.

11. Anbudslämnande

Kommunen använder upphandlingssystemet Avantra Tender & Contract (ATC). I detta system finns en funktion för avlämnande av elektroniska anbud som följer regleringen i 9 kap, 2-3 §§, LOU.

Tillsammans med förfrågningsunderlaget som skickas via E-post erhålls en snabblänk till en webbsida för att lämna in E-anbud. Denna sida nås också via webbadressen:

• xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxxx eller

• xxxxx://xxx00.xxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxx/xxxx/xxxxxxx/xxxxx ase/published/

Webbsidan beskriver hur man gör för att lämna ett elektroniskt anbud. Vid registrering är det viktigt att man anger den e-postadress som ska användas i kontakter gällande upphandlingen, då Xxxxxx kommun skickar tilldelningsbeslut genom ATC och den anbudsgivarlista som finns i systemet.

En anbudsgivare kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att:

• Sista anbudsdag inte har passerat

• Anbudsgivaren är registrerad och inloggad i Avantra på xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxxx.

• Anbudsgivaren är prenumerant på förfrågningsunderlaget

Anbudsgivaren kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud eller radera hela anbudet förutsatt att:

• Sista anbudsdag inte är passerat

• Anbudsgivaren loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades

Det är möjligt att förändra lämnat anbud, genom att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag och angiven tidpunkt.

Enbart enskilda filer kan tas emot av systemet (mappstrukturer går inte att ta emot). Storleken på varje enskild fil som kan överföras till systemet är begränsad till 50 Mb.

Ett meddelande genereras automatiskt och skickas till anbudsgivare när dennes anbud har mottagits.

Anbudsdokumenten sparas krypterade på en serverplats belägen innanför beställarens brandvägg.

Upphandlande myndighet kan endast öppna anbudsgivarens anbud förutsatt att:

• Sista anbudsdag har passerat

Dekrypteringen sker vid öppningsförfarandet. E-postadress och tidpunkt för anbudslämnande loggas i ATC.

Observera att ni bör skriva under elektroniska anbud ex genom att scanna in underskrivna original och sända dem i pdf.

Alternativt sänds anbud till: Tanums kommun

Att: Xxxxx Xxxxxxx

Ekonomikontoret 457 81 Tanumshede

Vid kommunens entré finns det även en brevlåda, Tanums kommun

Xxxxxxxxxxxx 0

457 81 Tanumshede

Brevlådan är anpassad till normala A4 kuvert.

Mär då kuvertet ”Upphandling Anropsstyrd trafik 2012” .

12. Anbudsöppning

Anbudsöppning kommer att ske i kommunhuset. Anbudsöppningen är inte offentlig.

Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid.

En upphandlande myndighet får tillåta att en anbudssökande eller anbudsgivare rättare en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudsansökan eller anbudet.

13. Prövning av anbudsgivare och formalia

Uppfyller anbudsgivaren de krav som ställs på anbudsgivaren och varan/ leveransen enligt specifikation samt att de kommersiella villkoren är godkända av leverantören, går anbudet vidare till anbudsutvärdering.

14. Anbudsutvärdering

Anbud med lägsta pris antas. Pris lämnas i anbudsformuläret bilaga 4.

15. Tilldelningsbesked

Meddelande om tilldelningsbeslut, skickas till samtliga anbudsgivare via den e-post adress som är angiven i Anbudsformulär, bilaga 4.

En avtalsspärr om 10 dagar kommer att beaktas.

16. Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Köparen och Anbudsgivare undertecknat särskilt upprättat avtal.