Dokument och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend

Dokument och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend

Dokument- och gallringsplanen är ett verktyg för att underlätta hanteringen av myndighetens handlingar. Av Växjö kommuns arkivreglemente fastställt av kommunfullmäktige 2019-09-03 § 220 framgår att:

 Varje myndighet skall upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras.

 Dokument- och gallringsplanen skall antas av myndigheten efter samråd med

 Planen skall fortlöpande revideras.

Bevarande

För den information som man beslutar ska bevaras är målsättningen att den ska bevaras för framtiden. Dokument- och gallringsplanen beskriver hur handlingar eller uppgifter ska överlämnas till kommunarkivet.

Gallring

Allmänna handlingar får gallras enligt 10 § första stycket arkivlagen. En antagen dokument- och gallringsplan gäller som gallringsbeslut. Det innebär att handlingar fortlöpande skall gallras (förstöras) i enlighet med de gallringsfrister som beslutats fram till dess att en ny dokument- och gallringsplan fastställts.

Förklaringar till dokumenthanteringsplanens indelning

Dokument- och gallringsplanen är indelad efter verksamheter och tanken är att dokumenten beskrivs i det sammanhang där de hanteras. För att underlätta finns ett

Innehållsförteckning

Allmän administration

Ekonomi och personaladministation Rehabiliteringssamordning

Handlingar	Dokumenthanteringsplanen utgår från de typer av handlingar som finns i verksamheten. Även handlingar som enbart hanteras i datorn ska finnas med i planen.
Medium och format	Här anges vilket format handlingarna har när de skapas. Här kan också finns uppgift om mediet är e-handling eller
Registrering	D – Diarieföring
	O – Objektsregistrering
	S – Systematisk förvaring
Förvaring	Hur handlingarna förvaras innan de levereras till centralarkivet. Om handlingen lagras i en databas finns uppgiften om vilket IT-system som hanterar handlingen

Leverans	Överenskomna tider för leverans till centralarkivet.
Bevaras eller gallringsfrist	Här anges om en handling ska bevaras och gallras. Gallring innebär att handlingarna ska förstöras. Innehåller handlingarna personuppgifter eller känsliga uppgifter ska de lämnas för destruktion.
	För gallringsbara handlingar beslutas om särkskilda gallringsfrister. Gallringsfristen räknas normalt från den tidpunkt som handlingen kom in eller upprättades. Undantag specificeras i planen.
Arkivformat/databärare	Här anges om särskilda krav ställs på framställningen av handlingarna. (Gäller ej inkomna handlingar, när myndigheten inte kunnat påverka framställningen)
	Arkiv	Arkivbeständigt papper
	Papper	Åldringsbeständigt papper, brukspapper,
	-	Inga särskilda krav på framställningen (gallringsbara handlingar)
	När det gäller digitalt lagrade handlingar anges de format som handlingarna ska ha vid leverans till kommunarkivet. Rådgör med kommunarkivet vid tveksamhet.

Frågor om dokumenthanterig och arkivvård

När det gäller frågor om arkivhantering, dokumenthanteringsplanen, gallring med mera, ta kontakt med kommunarkivet.

xxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx

0470-413 78 0470-413 70

Dokument- och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend (FINSAM) 2020

Allmän administration
Process/aktivitet - Handling - Handling -	Arkivförvaring	Registrering	Leverans	Bevara eller gallringsfrist	Arkivformat/ databärare	Anmärkning, systematisk ordning
Registrering av allmänna handlingar
Diarium	Lokal server	D	5 år	BEVARAS	Arkiv 80	Skrivs ut och sätt längst fram i pärmen
Diarieförda handlingar	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper	Sätts i pärmen i kronologisk ordning. Inkomna och upprättade handlingar av betydelse för verksamheten som inte förvaras i systematisk ordning
Styrdokument
Verksamhetsplan och budget	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper
Årsredovisning	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper
Förbundsordning	närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper
Utvärderingar
Enkäter	Närarkiv/lokal server/e post	S	-	Vid inaktualitet	-	När sammanställningen är klar
Sammanställningar av resultatet vid enkätundersökningar	Närarkiv/lokal server/e post	S	5 år	BEVARAS	Papper	kopplat till respektive område i kärnverksamheten tex process eller kompetensutveckling
Utlämnande av allmän handling
Begäran om utlämnande av allmän handling	Närarkiv	S	-	2 år	-	När en begäran hänskjuts till myndigheten ska den diarieföras
Avslag på begäran om utlämnande av allmän handling med besvärshänvisning	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper	Pärm för diarieförda handlingar
Administration av sammanträden
Kallelser till utvecklingsgrupp, refersgrupp och styrelsemöten	Lokal server	S	-	Vid inaktualitet		När protokoll/minnesanteckningar är upprättade

Dokument- och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend (FINSAM) 2020

Process/aktivitet - Handling - Handling -	Arkivförvaring	Registrering	Leverans	Bevara eller gallringsfrist	Arkivformat/ databärare	Anmärkning, systematisk ordning
Samordningsförbundet Värends styrelsemötesprotokoll	Närarkiv	S	5 år	BEVARAS	Arkiv 80	Protokollpärm
Handlingarna till styrelsemötesprotokoll	Närarkiv	S		5 år	Papper	Protokollpärm
Kungörelsebevis (Anslag och bevis)	Närarkiv	S		5 år	Papper	Gallras när protokollpärmen ska överlämnas till kommunarkivet
Mötesanteckningar från processmöten	Närarkiv	S		5 år	Papper	Pärm för minnesanteckningar för processmöten.
Korrspondens epost av tillfällig betydlse	Lokal server	S		Vid inaktualitet
E post av betydelse	Närarkriv	D	5 år	BEVARAS	Papper	Det som ej tillhör kärnverksamhet

Upphandling och personal
Process/aktivitet - Handling - Handling -	Arkivförvaring	Registrering	Leverans	Bevara eller gallringsfrist	Arkivformat/ databärare	Anmärkning, systematisk ordning
Upphandling med anbudsförfarande						Markera på pärmflikarna vilka handlingar som ska gallras
Annonsering	Närarkiv	D	-	4 år efter upphandlingens	-
Förfrågningsunderlag	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper
Antagna anbud	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper	Xxxxxxx som utgörs av föremål t ex arbetsprover kan gallras
Ej antagna anbud	Närakriv	D	-	4 år efter upphandlingens	-
Broschyrer/presentationer	Närarkiv	D	-	4 år efter upphandlingens	-
Anbudsförteckning	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper
Anbudsutvärdering	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper
Korrespondens (in- och utgående skrivelser)	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS, se anmärkning	Papper	Handlingar av vikt bevaras. Övriga handlingar gallras 4 år efter upphandlingstidens utgång.
Tilldelningsbeslut	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper
Underskrivet avtal	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper
Direktupphandling
Offert	Närarkiv	D		BEVARAS	Papper
Beställning	Närarkiv	D		BEVARAS	Papper
Korrespondens (in- och utgående skrivelser)	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS, se anmärkning	Papper	Handlingar av vikt bevaras. Övriga handlingar gallras 4 år efter upphandlingstidens utgång.
Avtal
Avtal av tillfällig karaktär	Närarkiv	D	-	2 år efter avtalet upphört att gälla	Xxxxxx

Kopior av avtal		D	-	Vid inaktualitet
Avtal av varaktig karaktär	Närarkiv	D	5 år efter att avtalet upphört att gälla	BEVARAS	Papper
Personaladministration
Överenskommelser om inlåning av personal	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper	Kronologisk ordning
Ansökningshandlingar	Närarkiv	S		2 år
Ansökningshandlingar för den som fått tjänsten	Närarkiv	s		BEVARAS		Hos respektive part där personen har sin ordinarie tjänst

Dokument- och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend (FINSAM)

Kärnverksamhet
Process/aktivitet - Handling - Handling -	Arkivförvaring	Registrering	Leverans	Bevara eller gallringsfrist	Arkivfor mat/ databär are	Anmärkning, systematisk ordning
Processutveckling genom tjänstedesign
Ansökan om ekonomiska medel	Närarkiv	D	5 år	BEVARAS	Papper
Processbeskrivning utifrån mål	Processpärm	S	5 år	BEVARAS	Papper
E post av betydelse	Processpärm	S	5 år	BEVARAS	Papper	Av vikt för att följa processens utveckling
Underlag som avser upprättat och inhämtat underlag tex statistik för processutveckling genom tjänstedesign	Processpärm	S		Vid inaktualitet
Avvikelserrapporter	Processpärm	S		Vid inaktualitet
Rapport/studier	Processpärm	S	5 år	BEVARAS	Papper
Lokal överenskommelse	Processpärm	S	5 år	BEVARAS	Papper
Kompetensutvecklning						Erbjuds till medlemsparterna
Inbjudan/anmälan	Pärm kompetensutveckling	S	5 år	BEVARAS	Papper
Anmälninglista	lokal server			Vid inaktualitet
Antal deltagare						Registerar i SUS (FKs uppföljningssystem)
Utvärdering	Pärm kompetensutveckling	S	5 år	BEVARAS	Papper	Pärm kompetensutveckling
Pilotverksamhet
Ansökan om medel	Pärm pilotprojekt	D	5 år	XXXXXXX	Xxxxxx
Styrelsebeslut	Pärm pilotprojekt	S	5 år		Papper
Underlag avser upprättat och inhämtat underlag tex statistik för processutveckling genom tjänstedesign	Pärm pilotprojekt	S		Vid inaktualitet
Rapport/studier	Pärm pilotprojekt	S	5 år	XXXXXXX	Xxxxxx
Utvärdering	Pärm pilotprojekt	S	5 år	BEVARAS	Papper
medstyrning
Medstyrningsmodell	Protokollpärm	D	5 år	BEVARAS	Papper

Dokument- och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend (FINSAM)

Utvärdering	Protokollpärm	D	5 år	BEVARAS	Papper
Information om verksamheten
Webbsidor						HL design
Egenproducerade trycksaker tex informationsmaterial	Informationspärm	S	5 år	BEVARAS	Papper
Bilder (framkallade) som dokumenterar verksamheten	Informationspärm	S	5 år	BEVARAS	Papper

Dokument och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend 2020-

Ekonomiadministration
Beskrivning	Ekonomienheten arbetar med ekonomiska frågor som rör hela kommunen, såsom budget, bokslut, uppföljning samt redovisning. Enheten ansvarar även för finansfrågor och kravverksamhet.
Informationshantering	VISMA Lön och VISMA Administration.
Process/aktivitet	Arkivförvaring	Registrering	Leverans	Bevara eller	Arkivformat/	Anmärkning, systematisk ordning
- Handling				gallringsfrist	databärare
- Handling
-
Inventarieförteckning		D	10 år	BEVARAS	Papper	Bifogas bokslut.
Konsumentprisindex		S	-	Vid inaktualitet	-
Värdehandlingar
Borgensförteckning		S	-	Vid inaktualítet		Borgensåtagande protokollförs i KS
Borgenreverser, kopior		S	-	Vid inaktualítet	-
Engagemangsuppgifter,		S		BEVARAS	Papper	Kronologisk ordning
Kvitto på värdehandlingar		S	10 år	BEVARAS	Papper	Kronologisk ordning
Säkerhetshandlingar såsom		S		BEVARAS	Papper	Kronologisk ordning
Försäkringar
Korrespondens angående		S		10 år efter	-	Kronologisk
Försäkrignsbrev		S		BEVARAS	-	Kronologisk
Inkomna skadeanmälningar	Papper	S		10 år	-	Kronologisk
Kassan					-
Avtal med bankgirot avseende	-	S		2 år efter		Kronologisk ordning
Meddelanden om		S		10 år		Kronologisk ordning
Banksammandrag - kommun,	-	S	-	2 år		Kronologisk ordning
Sammanläggning av		S	-	2 år		Kronologisk ordning
Plus/bankgirokontoutdrag	-	S	-	2 år		Kronologisk ordning
Dagrapporter - kommun, VA,		S		10 år		Kronologisk ordning
Insättningskvitton, serviceboxar	-	S	-	10 år		Kronologisk ordning. Finns i dagrapporten
Inrapportering från	-	S	-	2 år		Kronologisk ordning
Transaktioner - koncernkontot	-	S	-	10 år		Kronologisk ordning
Överföringar - koncernkontot		S	-	10 år	-	Kronologisk ordning
Förteckning över utlämnade		S	-	2 år	-	Kronologisk ordning

Kontantförsäljning, kvitton		S	-	2 år	-
Momsredovisning		S	-	10 år	-
Bankkort		S		2 år efter		Bankkortsinnehavares uppgifter
Objektsavtal (SECURITAS)		S		2 år efter avtalet upphört		Dagskassor
Betalningsbevakning, plusgiro		S		2 år
Betalningsbevakning, autogiro		S		2 år
Bankavstämningar		S		10 år		Kronologisk ordning
Rekvisitioner från AMS		S		10 år
Budget
Budgetuppföljning		S		2 år		Pärm styrelsemötesprotokoll
Ekonomihantering
Systemdokumentation		S	Efter	BEVARAS	Papper	Sammanställning samt urval av befintlig
Ekonomisk redovisning,		S	Vid	BEVARAS	Papper	Bevaras som utskrift på papper.
Kontoregister		S	Vid	BEVARAS	Papper
Räkenskapsinformation i			-	10 år	-	Under förusättning att den information
Journaler		S	-	2 år under förutsättning att	-	Kontonummer/kronologisk
Rapporter/listor/utskrifter ur		S	-	Vid inaktualitet, senast efter	-
Bokföringsorder		S				Kronologisk ordning
Verifikationer		S		10 år	-	Nummerordning. Ska fram till gallring
Inläsn. av	Xxxxxx			10 år	-	Nummerordning
Integrationslista	Papper	S		10 år	-	Kronologisk ordning
Anläggningsreskontra
Anläggningsregister		S	-	10 år	Papper	Efter objektnummer. Ingår i
Leverantörsreskontra
Remitteringslistor -	Papper	S	-	10 år	-	Kronologisk ordning. Tillsammans med
Remittid - sammanställning av	Papper	S	.	3 år	.	Kronologisk
Beställningar	Papper	S	-	2 år	-	Kronologisk
Följesedlar		S		2 år		A/Ö / kronologisk. Om det inte framgår av
Integrationslista		S		10 år		Sitter ihop med verifikationen
Inläsning av		S		10 år		Kronologisk
Kvittenser av nyupplagda		S		3 år		Kronologisk
Interndebitering
Integrationslista		S		10 år		Sitter ihop med verifikationen
Inläsning/reversering		S		10 år		Kronologisk
Betalning av internfakturor		S		10 år		Kronologisk
Kundreskontra
ADB-fakturering (EDIT)		S		10 år		Förvaltning/
Debiteringsunderlag		S		10 år		Kronologisk ordning
Debiteringsrapport		S		10 år		Kronologisk ordning

Manuella debiteringslängder		S		10 år		Kronologisk ordning
Makulerade räkningar		S		2 år		Kronologisk ordning
Restlängder		S		10 år		Kronologisk ordning. Sista listan varje år
Avstämningslistor		S		10 år		Kronologisk ordning
Kundregister Datakred.		S		10 år
Datakred. Transaktioner		S		10 år		Kronologisk ordning
Krav- och inkassoärenden,		S		3 år		Kronologisk ordning
Fakturajournaler		S		10 år		Kronologisk ordning
OCR-inbet / Avstämning		S		3 år		Kronologisk ordning
Registervårdslistor		S		10 år		Kronologisk ordning
Omatchade OCR-inbet
Rättelser och avskrivningar
Kreditfakturor		S				Kronologisk ordning
Reverserade fakturor		S				Kronologisk ordning
Medgivande autogiro avslutade		S				Kronologisk ordning
Anmälan om E-faktura		S		2 år		Kronologisk ordning
Xxxxxxxxxxxxxxx E-faktura		S		2 år		Kronologisk ordning
Integrationer från försystem
Autogirolistor från bankgirot		S		2 år
Avskrivningar från förvaltningar		S
Ärenden lämnade till		D		2 år		Efter att ärendet avslutats
Återkrav pga domslut eller				BEVARAS	Papper	Handlingar av vikt bevaras