Dokument och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend
Dokument och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend
Dokument- och gallringsplanen är ett verktyg för att underlätta hanteringen av myndighetens handlingar. Av Växjö kommuns arkivreglemente fastställt av kommunfullmäktige 2019-09-03 § 220 framgår att:
Varje myndighet skall upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras.
Dokument- och gallringsplanen skall antas av myndigheten efter samråd med
Planen skall fortlöpande revideras.
Bevarande
För den information som man beslutar ska bevaras är målsättningen att den ska bevaras för framtiden. Dokument- och gallringsplanen beskriver hur handlingar eller uppgifter ska överlämnas till kommunarkivet.
Gallring
Allmänna handlingar får gallras enligt 10 § första stycket arkivlagen. En antagen dokument- och gallringsplan gäller som gallringsbeslut. Det innebär att handlingar fortlöpande skall gallras (förstöras) i enlighet med de gallringsfrister som beslutats fram till dess att en ny dokument- och gallringsplan fastställts.
Förklaringar till dokumenthanteringsplanens indelning
Dokument- och gallringsplanen är indelad efter verksamheter och tanken är att dokumenten beskrivs i det sammanhang där de hanteras. För att underlätta finns ett
Innehållsförteckning
Allmän administration
Ekonomi och personaladministation Rehabiliteringssamordning
Handlingar | Dokumenthanteringsplanen utgår från de typer av handlingar som finns i verksamheten. Även handlingar som enbart hanteras i datorn ska finnas med i planen. |
Medium och format | Här anges vilket format handlingarna har när de skapas. Här kan också finns uppgift om mediet är e-handling eller |
Registrering | D – Diarieföring |
O – Objektsregistrering | |
S – Systematisk förvaring | |
Förvaring | Hur handlingarna förvaras innan de levereras till centralarkivet. Om handlingen lagras i en databas finns uppgiften om vilket IT-system som hanterar handlingen |
Leverans | Överenskomna tider för leverans till centralarkivet. | |
Bevaras eller gallringsfrist | Här anges om en handling ska bevaras och gallras. Gallring innebär att handlingarna ska förstöras. Innehåller handlingarna personuppgifter eller känsliga uppgifter ska de lämnas för destruktion. | |
För gallringsbara handlingar beslutas om särkskilda gallringsfrister. Gallringsfristen räknas normalt från den tidpunkt som handlingen kom in eller upprättades. Undantag specificeras i planen. | ||
Arkivformat/databärare | Här anges om särskilda krav ställs på framställningen av handlingarna. (Gäller ej inkomna handlingar, när myndigheten inte kunnat påverka framställningen) | |
Arkiv | Arkivbeständigt papper | |
Papper | Åldringsbeständigt papper, brukspapper, | |
- | Inga särskilda krav på framställningen (gallringsbara handlingar) | |
När det gäller digitalt lagrade handlingar anges de format som handlingarna ska ha vid leverans till kommunarkivet. Rådgör med kommunarkivet vid tveksamhet. | ||
Frågor om dokumenthanterig och arkivvård
När det gäller frågor om arkivhantering, dokumenthanteringsplanen, gallring med mera, ta kontakt med kommunarkivet.
▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇
0470-413 78 0470-413 70
Dokument- och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend (FINSAM) 2020
Allmän administration | ||||||
Process/aktivitet - Handling - Handling - | Arkivförvaring | Registrering | Leverans | Bevara eller gallringsfrist | Arkivformat/ databärare | Anmärkning, systematisk ordning |
Registrering av allmänna handlingar | ||||||
Diarium | Lokal server | D | 5 år | BEVARAS | Arkiv 80 | Skrivs ut och sätt längst fram i pärmen |
Diarieförda handlingar | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | Sätts i pärmen i kronologisk ordning. Inkomna och upprättade handlingar av betydelse för verksamheten som inte förvaras i systematisk ordning |
Styrdokument | ||||||
Verksamhetsplan och budget | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Årsredovisning | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Förbundsordning | närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Utvärderingar | ||||||
Enkäter | Närarkiv/lokal server/e post | S | - | Vid inaktualitet | - | När sammanställningen är klar |
Sammanställningar av resultatet vid enkätundersökningar | Närarkiv/lokal server/e post | S | 5 år | BEVARAS | Papper | kopplat till respektive område i kärnverksamheten tex process eller kompetensutveckling |
Utlämnande av allmän handling | ||||||
Begäran om utlämnande av allmän handling | Närarkiv | S | - | 2 år | - | När en begäran hänskjuts till myndigheten ska den diarieföras |
Avslag på begäran om utlämnande av allmän handling med besvärshänvisning | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | Pärm för diarieförda handlingar |
Administration av sammanträden | ||||||
Kallelser till utvecklingsgrupp, refersgrupp och styrelsemöten | Lokal server | S | - | Vid inaktualitet | När protokoll/minnesanteckningar är upprättade | |
Dokument- och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend (FINSAM) 2020
Process/aktivitet - Handling - Handling - | Arkivförvaring | Registrering | Leverans | Bevara eller gallringsfrist | Arkivformat/ databärare | Anmärkning, systematisk ordning |
Samordningsförbundet Värends styrelsemötesprotokoll | Närarkiv | S | 5 år | BEVARAS | Arkiv 80 | Protokollpärm |
Handlingarna till styrelsemötesprotokoll | Närarkiv | S | 5 år | Papper | Protokollpärm | |
Kungörelsebevis (Anslag och bevis) | Närarkiv | S | 5 år | Papper | Gallras när protokollpärmen ska överlämnas till kommunarkivet | |
Mötesanteckningar från processmöten | Närarkiv | S | 5 år | Papper | Pärm för minnesanteckningar för processmöten. | |
Korrspondens epost av tillfällig betydlse | Lokal server | S | Vid inaktualitet | |||
E post av betydelse | Närarkriv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | Det som ej tillhör kärnverksamhet |
Upphandling och personal | ||||||
Process/aktivitet - Handling - Handling - | Arkivförvaring | Registrering | Leverans | Bevara eller gallringsfrist | Arkivformat/ databärare | Anmärkning, systematisk ordning |
Upphandling med anbudsförfarande | Markera på pärmflikarna vilka handlingar som ska gallras | |||||
Annonsering | Närarkiv | D | - | 4 år efter upphandlingens | - | |
Förfrågningsunderlag | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Antagna anbud | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | ▇▇▇▇▇▇▇ som utgörs av föremål t ex arbetsprover kan gallras |
Ej antagna anbud | Närakriv | D | - | 4 år efter upphandlingens | - | |
Broschyrer/presentationer | Närarkiv | D | - | 4 år efter upphandlingens | - | |
Anbudsförteckning | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Anbudsutvärdering | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Korrespondens (in- och utgående skrivelser) | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS, se anmärkning | Papper | Handlingar av vikt bevaras. Övriga handlingar gallras 4 år efter upphandlingstidens utgång. |
Tilldelningsbeslut | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Underskrivet avtal | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Direktupphandling | ||||||
Offert | Närarkiv | D | BEVARAS | Papper | ||
Beställning | Närarkiv | D | BEVARAS | Papper | ||
Korrespondens (in- och utgående skrivelser) | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS, se anmärkning | Papper | Handlingar av vikt bevaras. Övriga handlingar gallras 4 år efter upphandlingstidens utgång. |
Avtal | ||||||
Avtal av tillfällig karaktär | Närarkiv | D | - | 2 år efter avtalet upphört att gälla | ▇▇▇▇▇▇ | |
Kopior av avtal | D | - | Vid inaktualitet | |||
Avtal av varaktig karaktär | Närarkiv | D | 5 år efter att avtalet upphört att gälla | BEVARAS | Papper | |
Personaladministration | ||||||
Överenskommelser om inlåning av personal | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | Kronologisk ordning |
Ansökningshandlingar | Närarkiv | S | 2 år | |||
Ansökningshandlingar för den som fått tjänsten | Närarkiv | s | BEVARAS | Hos respektive part där personen har sin ordinarie tjänst |
Dokument- och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend (FINSAM)
Kärnverksamhet | ||||||
Process/aktivitet - Handling - Handling - | Arkivförvaring | Registrering | Leverans | Bevara eller gallringsfrist | Arkivfor mat/ databär are | Anmärkning, systematisk ordning |
Processutveckling genom tjänstedesign | ||||||
Ansökan om ekonomiska medel | Närarkiv | D | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Processbeskrivning utifrån mål | Processpärm | S | 5 år | BEVARAS | Papper | |
E post av betydelse | Processpärm | S | 5 år | BEVARAS | Papper | Av vikt för att följa processens utveckling |
Underlag som avser upprättat och inhämtat underlag tex statistik för processutveckling genom tjänstedesign | Processpärm | S | Vid inaktualitet | |||
Avvikelserrapporter | Processpärm | S | Vid inaktualitet | |||
Rapport/studier | Processpärm | S | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Lokal överenskommelse | Processpärm | S | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Kompetensutvecklning | Erbjuds till medlemsparterna | |||||
Inbjudan/anmälan | Pärm kompetensutveckling | S | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Anmälninglista | lokal server | Vid inaktualitet | ||||
Antal deltagare | Registerar i SUS (FKs uppföljningssystem) | |||||
Utvärdering | Pärm kompetensutveckling | S | 5 år | BEVARAS | Papper | Pärm kompetensutveckling |
Pilotverksamhet | ||||||
Ansökan om medel | Pärm pilotprojekt | D | 5 år | ▇▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇ | |
Styrelsebeslut | Pärm pilotprojekt | S | 5 år | Papper | ||
Underlag avser upprättat och inhämtat underlag tex statistik för processutveckling genom tjänstedesign | Pärm pilotprojekt | S | Vid inaktualitet | |||
Rapport/studier | Pärm pilotprojekt | S | 5 år | ▇▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇ | |
Utvärdering | Pärm pilotprojekt | S | 5 år | BEVARAS | Papper | |
medstyrning | ||||||
Medstyrningsmodell | Protokollpärm | D | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Dokument- och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend (FINSAM)
Utvärdering | Protokollpärm | D | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Information om verksamheten | ||||||
Webbsidor | HL design | |||||
Egenproducerade trycksaker tex informationsmaterial | Informationspärm | S | 5 år | BEVARAS | Papper | |
Bilder (framkallade) som dokumenterar verksamheten | Informationspärm | S | 5 år | BEVARAS | Papper |
Dokument och gallringsplan för Samordningsförbundet Värend 2020-
Ekonomiadministration | ||||||
Beskrivning | Ekonomienheten arbetar med ekonomiska frågor som rör hela kommunen, såsom budget, bokslut, uppföljning samt redovisning. Enheten ansvarar även för finansfrågor och kravverksamhet. | |||||
Informationshantering | VISMA Lön och VISMA Administration. | |||||
Process/aktivitet | Arkivförvaring | Registrering | Leverans | Bevara eller | Arkivformat/ | Anmärkning, systematisk ordning |
- Handling | gallringsfrist | databärare | ||||
- Handling | ||||||
- | ||||||
Inventarieförteckning | D | 10 år | BEVARAS | Papper | Bifogas bokslut. | |
Konsumentprisindex | S | - | Vid inaktualitet | - | ||
Värdehandlingar | ||||||
Borgensförteckning | S | - | Vid inaktualítet | Borgensåtagande protokollförs i KS | ||
Borgenreverser, kopior | S | - | Vid inaktualítet | - | ||
Engagemangsuppgifter, | S | BEVARAS | Papper | Kronologisk ordning | ||
Kvitto på värdehandlingar | S | 10 år | BEVARAS | Papper | Kronologisk ordning | |
Säkerhetshandlingar såsom | S | BEVARAS | Papper | Kronologisk ordning | ||
Försäkringar | ||||||
Korrespondens angående | S | 10 år efter | - | Kronologisk | ||
Försäkrignsbrev | S | BEVARAS | - | Kronologisk | ||
Inkomna skadeanmälningar | Papper | S | 10 år | - | Kronologisk | |
Kassan | - | |||||
Avtal med bankgirot avseende | - | S | 2 år efter | Kronologisk ordning | ||
Meddelanden om | S | 10 år | Kronologisk ordning | |||
Banksammandrag - kommun, | - | S | - | 2 år | Kronologisk ordning | |
Sammanläggning av | S | - | 2 år | Kronologisk ordning | ||
Plus/bankgirokontoutdrag | - | S | - | 2 år | Kronologisk ordning | |
Dagrapporter - kommun, VA, | S | 10 år | Kronologisk ordning | |||
Insättningskvitton, serviceboxar | - | S | - | 10 år | Kronologisk ordning. Finns i dagrapporten | |
Inrapportering från | - | S | - | 2 år | Kronologisk ordning | |
Transaktioner - koncernkontot | - | S | - | 10 år | Kronologisk ordning | |
Överföringar - koncernkontot | S | - | 10 år | - | Kronologisk ordning | |
Förteckning över utlämnade | S | - | 2 år | - | Kronologisk ordning | |
Kontantförsäljning, kvitton | S | - | 2 år | - | ||
Momsredovisning | S | - | 10 år | - | ||
Bankkort | S | 2 år efter | Bankkortsinnehavares uppgifter | |||
Objektsavtal (SECURITAS) | S | 2 år efter avtalet upphört | Dagskassor | |||
Betalningsbevakning, plusgiro | S | 2 år | ||||
Betalningsbevakning, autogiro | S | 2 år | ||||
Bankavstämningar | S | 10 år | Kronologisk ordning | |||
Rekvisitioner från AMS | S | 10 år | ||||
Budget | ||||||
Budgetuppföljning | S | 2 år | Pärm styrelsemötesprotokoll | |||
Ekonomihantering | ||||||
Systemdokumentation | S | Efter | BEVARAS | Papper | Sammanställning samt urval av befintlig | |
Ekonomisk redovisning, | S | Vid | BEVARAS | Papper | Bevaras som utskrift på papper. | |
Kontoregister | S | Vid | BEVARAS | Papper | ||
Räkenskapsinformation i | - | 10 år | - | Under förusättning att den information | ||
Journaler | S | - | 2 år under förutsättning att | - | Kontonummer/kronologisk | |
Rapporter/listor/utskrifter ur | S | - | Vid inaktualitet, senast efter | - | ||
Bokföringsorder | S | Kronologisk ordning | ||||
Verifikationer | S | 10 år | - | Nummerordning. Ska fram till gallring | ||
Inläsn. av | ▇▇▇▇▇▇ | 10 år | - | Nummerordning | ||
Integrationslista | Papper | S | 10 år | - | Kronologisk ordning | |
Anläggningsreskontra | ||||||
Anläggningsregister | S | - | 10 år | Papper | Efter objektnummer. Ingår i | |
Leverantörsreskontra | ||||||
Remitteringslistor - | Papper | S | - | 10 år | - | Kronologisk ordning. Tillsammans med |
Remittid - sammanställning av | Papper | S | . | 3 år | . | Kronologisk |
Beställningar | Papper | S | - | 2 år | - | Kronologisk |
Följesedlar | S | 2 år | A/Ö / kronologisk. Om det inte framgår av | |||
Integrationslista | S | 10 år | Sitter ihop med verifikationen | |||
Inläsning av | S | 10 år | Kronologisk | |||
Kvittenser av nyupplagda | S | 3 år | Kronologisk | |||
Interndebitering | ||||||
Integrationslista | S | 10 år | Sitter ihop med verifikationen | |||
Inläsning/reversering | S | 10 år | Kronologisk | |||
Betalning av internfakturor | S | 10 år | Kronologisk | |||
Kundreskontra | ||||||
ADB-fakturering (EDIT) | S | 10 år | Förvaltning/ | |||
Debiteringsunderlag | S | 10 år | Kronologisk ordning | |||
Debiteringsrapport | S | 10 år | Kronologisk ordning |
Manuella debiteringslängder | S | 10 år | Kronologisk ordning | |||
Makulerade räkningar | S | 2 år | Kronologisk ordning | |||
Restlängder | S | 10 år | Kronologisk ordning. Sista listan varje år | |||
Avstämningslistor | S | 10 år | Kronologisk ordning | |||
Kundregister Datakred. | S | 10 år | ||||
Datakred. Transaktioner | S | 10 år | Kronologisk ordning | |||
Krav- och inkassoärenden, | S | 3 år | Kronologisk ordning | |||
Fakturajournaler | S | 10 år | Kronologisk ordning | |||
OCR-inbet / Avstämning | S | 3 år | Kronologisk ordning | |||
Registervårdslistor | S | 10 år | Kronologisk ordning | |||
Omatchade OCR-inbet | ||||||
Rättelser och avskrivningar | ||||||
Kreditfakturor | S | Kronologisk ordning | ||||
Reverserade fakturor | S | Kronologisk ordning | ||||
Medgivande autogiro avslutade | S | Kronologisk ordning | ||||
Anmälan om E-faktura | S | 2 år | Kronologisk ordning | |||
▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ E-faktura | S | 2 år | Kronologisk ordning | |||
Integrationer från försystem | ||||||
Autogirolistor från bankgirot | S | 2 år | ||||
Avskrivningar från förvaltningar | S | |||||
Ärenden lämnade till | D | 2 år | Efter att ärendet avslutats | |||
Återkrav pga domslut eller | BEVARAS | Papper | Handlingar av vikt bevaras |