GENERELLT BEVARANDE- OCH GALLRINGSBESLUT
Diarienummer AN-04376/18
GENERELLT BEVARANDE- OCH GALLRINGSBESLUT
Bevarande och gallring av handlingar i inköp- och upphandlingsverksamhet
Beslutet gäller för
Myndigheter (förvaltningar, bolag och stiftelser) i Göteborgs Stad
Beslutets omfattning
Arkivnämnden har beslutat om bevarande och gallring av handlingar i inköp- och upphandlingsverksamhet med stöd av 6 kap. 2 § Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering.
Beslutet gäller retroaktivt för allmänna handlingar som tillkommit från och med 1 januari 2016. Beslutet får enbart användas inom verksamhetsområde 2 Ge verksamhetsstöd.
Datum för beslut
Arkivnämnden 2018-12-05, § 83
Tidigare beslut
Det finns inget tidigare beslut.
Beslutets tillämpning
Myndigheten ska dokumentera och besluta om den praktiska tillämpningen av beslutet i sin dokumenthanteringsplan.
Verkställande av gallring
Gallring utifrån gallringsfristerna i framställan får verkställas under förutsättning att:
• föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts
• tidsfrist för revision, taxering eller preskription har gått ut
• betydelsen har upphört för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt övrig betydelse från rättslig synpunkt.
Gallringsfrist räknas från utgången av det år handlingen upprättats hos eller inkommit till myndigheten.
Bilaga 1
Handlingar – referensnummer 001
Handlingar rörande beslut om upphandling |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna tillkommer i samband med att en myndighet upptäcker ett behov av en tjänst eller vara, utreder frågan och fattar beslut om anskaffning. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande tilldelning av kontrakt tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Anskaffningsbeslut • Beslutsunderlag |
Handlingar – referensnummer 002
Handlingar som beskriver eller fastställer innehållet i upphandlingen (Upphandlingsdokument) |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning I 1 kap. 23 § Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) och 1 kap. 23 § Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146) definieras upphandlingsdokument som varje dokument som en upphandlande enhet använder för att beskriva eller fastställa innehållet i upphandlingen. De dokumenterar bland annat krav på anbudsgivare, utformning av upphandling och viktningskriterier för utvärdering av anbud. Vissa av handlingarna i gruppen kan omfattas av absolut sekretess under anbudstiden och kan även efter tilldelningsbeslut/beslut om avbruten upphandling omfattas av sekretess enligt 19 kap 1-3 §§ Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) eller 31 kap. 16-17 §§ OSL. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande tilldelning av kontrakt tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Avtalsvillkor • Kravspecifikationer • Begäran om förtydliganden eller kompletteringar från leverantör |
Handlingar – referensnummer 003
Handlingar rörande annonsering av upphandling |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter avtal om upphandling slutits |
Beskrivning Enligt 10 kap. 1 § i Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) och 10 kap. 1 § Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146) ska en myndighet göra en anbudsinfordran för att informera om sin avsikt att ingå ett ramavtal eller tilldela ett kontrakt. Detta kan göras i form av en annons om upphandling eller en förhandsannons. Enligt 10 kap. 4 § LOU och 10 kap. 5 § LUF ska en myndighet även annonsera resultatet av en upphandling, en efterannons. Eftersom dessa annonser har juridisk betydelse i att bevisa att en upphandling gått rätt till ska även information om när en annons sänts iväg till upphandlingsdatabasen Tenders Electronic Daily (TED) finnas. |
Motivering Handlingarna behöver bevaras under den tid då upphandlingen eller avtalets giltighet kan överprövas samt under den tid som talan om skadestånd kan väckas. Den längsta tidsfristen av dessa är den för talan om skadestånd. En talan om skadestånd ska komma in till förvaltningsrätten inom ett år efter att kontrakt tilldelats enligt 20 kap. 21 § i LOU och 20 kap. 21 § i LUF. Gallringsfristen på 2 år säkerställer att handlingarna finns kvar under den tid då de kan behövas för förvaltningen och rättskipningen. Efter att handlingarna har spelat ut sin juridiska roll så fyller de inte längre någon funktion för varken förvaltning eller rättskipning. Den föreslagna gallringsfristen bör även tillgodose allmänhetens rätt till insyn och forskningens behov. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande tilldelning av kontrakt tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Annons om upphandling • Efterannonsering |
Handlingar – referensnummer 004
Handlingar rörande inbjudan till upphandling |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna tillkommer när en upphandlande myndighet skickar anbudsinbjudan eller ansökningsinbjudan till utvalda leverantörer i enlighet med 10 kap. 8-9 §§ Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) eller 10 kap. 9-10 §§ Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146) samt när en upphandlande myndighet skickar meddelande till utvalda anbudsgivare i de fall det valda upphandlingsförfarandet så kräver. Handlingarna omfattas av absolut sekretess under anbudstiden och kan efter tilldelningsbeslut/beslut om avbruten upphandling omfattas av sekretess enligt 19 kap 1-3 §§ Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) eller 31 kap. 16-17 §§ OSL. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande tilldelning av kontrakt tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) |
Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Anbudsinbjudan • Ansökningsinbjudan |
Handlingar – referensnummer 005
Meddelanden rörande nekande att delta i en upphandling |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter avtal om upphandling slutits |
Beskrivning Handlingarna tillkommer när en leverantör meddelas att den ej är utvald att delta i en upphandling eller när en leverantör tackar nej till att delta i en upphandling efter en inbjudan. |
Motivering Handlingarna behöver bevaras under den tid då upphandlingen eller avtalets giltighet kan överprövas samt under den tid som talan om skadestånd kan väckas. Den längsta tidsfristen av dessa är den för talan om skadestånd. En talan om skadestånd ska komma in till förvaltningsrätten inom ett år efter att kontrakt tilldelats enligt både Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) och Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146) 20 kap. 21 §. Gallringsfristen på 2 år säkerställer att handlingarna finns kvar under den tid då de kan behövas för förvaltningen och rättskipningen. Efter att handlingarna har spelat ut sin juridiska roll så fyller de inte längre någon funktion för varken förvaltning eller rättskipning. Den föreslagna gallringsfristen bör även tillgodose allmänhetens rätt till insyn. Forskningens behov bör vara tillgodosett med bevarandet av Handlingar rörande redovisning av sammanställning och utvärdering av anbud. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Meddelanden rörande nekande att delta i en upphandling tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Avböjande till att delta i upphandlingen • Meddelande till ej utvalda anbudssökande |
Handlingar – referensnummer 006
Handlingar rörande redovisning av sammanställning, prövning och utvärdering av anbud |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna tillkommer när en myndighet utifrån 12 kap. 10 § Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) och 12 kap. 10 § Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146) för en förteckning över de anbud eller anbudsansökningar som inkommit vid en upphandling. Myndigheten ska också dokumentera utvärderingen av de inkomna anbuden utifrån de krav som ställs i 16 kap. LOU respektive 15 kap. LUF, som görs för att utreda vilket av anbuden som ska tilldelas kontraktet. Handlingarna omfattas av absolut sekretess under anbudstiden och kan efter tilldelningsbeslut/beslut om avbruten upphandling omfattas av sekretess enligt 19 kap 1-3 §§ Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) eller 31 kap. 16-17 §§ OSL |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande tilldelning av kontrakt tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Anbudsutvärderingsprotokoll • Anbudssammanställning • Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare |
Handlingar rörande kvalificering och utredning om uteslutning av anbudsgivare |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter avslutad upphandling |
Beskrivning Handlingarna tillkommer när den upphandlande myndigheten utreder om anbudsgivarna uppfyller de kvalifikationer som den upphandlande myndigheten ställt utifrån 14 kap. 1-5 §§ Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) eller 14 kap. 2 § Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146), samt då den upphandlande myndigheten utreder om en leverantör ska uteslutas från upphandlingen utifrån kraven i 13 kap. 1-3 §§ LOU. Handlingarna omfattas av absolut sekretess under anbudstiden och kan efter tilldelningsbeslut/beslut om avbruten upphandling omfattas av sekretess enligt 19 kap 1-3 §§ Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) eller 31 kap. 16-17 §§ OSL. |
Motivering Handlingarna behöver bevaras under den tid då upphandlingen eller avtalets giltighet kan överprövas samt under den tid som talan om skadestånd kan väckas. Den längsta tidsfristen av dessa är den för talan om skadestånd. En talan om skadestånd ska komma in till förvaltningsrätten inom ett år efter att kontrakt tilldelats enligt 20 kap. 21 § LOU och 20 kap. 21 § LUF. Gallringsfristen på 2 år säkerställer att handlingarna finns kvar under den tid då de kan behövas för förvaltningen och rättskipningen. Efter att handlingarna har spelat ut sin juridiska roll så fyller de inte längre någon funktion för varken förvaltning eller rättskipning. Forskningens och allmänhetens behov bör vara tillgodosett med bevarandet av Handlingar rörande redovisning av sammanställning och utvärdering av anbud, Beslut om uteslutning av leverantör, samt Handlingar rörande avslut av en upphandling. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande kontroll av anbudsgivare tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare • Soliditetsupplysningar, kontroll av anbudsgivare |
Handlingar rörande beslut om uteslutning av leverantör |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna tillkommer när en myndighet beslutar om att utesluta en leverantör utifrån 13 kap. 1-3 §§ Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) alternativt 13 kap. 1-3 §§ Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146). En leverantör ska enligt 13 kap 7 § LOU alternativt 13. Kap 8 § LUF underrättas skriftligen med beslut om uteslutning och skäl till varför leverantören uteslutits snarast efter att beslutet fattats. Handlingarna omfattas av absolut sekretess under anbudstiden och kan efter tilldelningsbeslut/beslut om avbruten upphandling omfattas av sekretess enligt 19 kap 1-3 §§ Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) eller 31 kap. 16-17 §§ OSL. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande tilldelning av kontrakt tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Beslut om uteslutning av leverantör • Underrättelse om beslut om uteslutning av leverantör |
Handlingar rörande tilldelningsbeslut eller beslut om att avbryta upphandling |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna tillkommer när en upphandling avslutas och ett kontrakt tilldelas alternativt när en upphandling avbryts. Förutom själva avtalet eller kontraktet är det även sådana handlingar som motiverar och kommunicerar tilldelningsbeslutet eller beslutet att avbryta en upphandling. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande tilldelning av kontrakt tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Avtal och kontrakt rörande anbud, med bilagor • Beslut om avbruten upphandling • Individuell rapport |
Handlingar – referensnummer 010
Handlingar rörande antagna anbud |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna inkommer till en upphandlande myndighet från leverantörer som vill delta i en upphandling och som i slutet av upphandlingen får ett tilldelningsbeslut om upphandlingen. Handlingarna utgörs dels av själva anbudet men också de handlingar som hör till den antagna anbudsgivaren, såsom bilagor, dokumentation kring förhandlingar och referenstagande av anbudsgivaren med mera. |
Handlingarna omfattas av absolut sekretess under anbudstiden och kan efter tilldelningsbeslut/beslut om avbruten upphandling omfattas av sekretess enligt 19 kap 1-3 §§ Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) eller 31 kap. 16-17 §§ OSL. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande tilldelning av kontrakt tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Anbud med bilagor • Broschyrer innehållande sakuppgift • Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser av anbudsgivare |
Handlingar – referensnummer 011
Handlingar rörande ej antagna anbud |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter avslutad upphandling |
Beskrivning Handlingarna inkommer till en upphandlande myndighet från leverantörer som vill delta i en upphandling och som i slutet av upphandlingen inte får ett tilldelningsbeslut om upphandlingen. Handlingarna utgörs dels av själva anbudet men också de handlingar som hör till den antagna anbudsgivaren, såsom bilagor, dokumentation kring förhandlingar och referenstagande av anbudsgivaren med mera. Handlingarna omfattas av absolut sekretess under anbudstiden och kan efter tilldelningsbeslut/beslut om avbruten upphandling omfattas av sekretess enligt 19 kap 1-3 §§ Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) eller 31 kap. 16-17 §§ OSL. |
Motivering Handlingarna behöver bevaras under den tid då upphandlingen eller avtalets giltighet kan överprövas samt under den tid som talan om skadestånd kan väckas. Den längsta tidsfristen av dess är den för talan om skadestånd. En talan om skadestånd ska komma in till förvaltningsrätten inom ett år efter att kontrakt tilldelats enligt 20 kap. 21 § Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) och 20 kap. 21 § Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146). Gallringsfristen på 2 år säkerställer att handlingarna finns kvar under den tid då de kan behövas för förvaltningen och rättskipningen. Efter att handlingarna har spelat ut sin juridiska roll så fyller de inte längre någon funktion för varken förvaltning eller rättskipning. Den föreslagna gallringsfristen bör även tillgodose allmänhetens rätt till insyn. Forskningens behov bör vara tillgodosett med bevarandet av Handlingar rörande redovisning av sammanställning och utvärdering av anbud. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande tilldelning av kontrakt tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Anbud med bilagor • Broschyrer innehållande sakuppgift • Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser av anbudsgivare |
Handlingar – referensnummer 012
Handlingar tillhörande anbud som ej tillför sakuppgift |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx när upphandlingen avslutats |
Beskrivning Handlingarna inkommer till en myndighet tillsammans med anbud vid en upphandling. Handlingarna innehåller inga sakuppgifter och har därför inte bäring på huruvida en anbudsgivare får eller inte får kontraktet som upphandlingen rör. |
Motivering Eftersom handlingarna inte innehåller några uppgifter som har bäring på utfallet i en upphandling behövs de inte för varken förvaltningen eller rättskipningen. Handlingarna bedöms inte heller vara av intresse för allmänhet eller forskning. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande inköp- och upphandlingsverksamhet tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.1 Köpa in, xxxxxxxx och avtala (direktupphandla) • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Kuvert/Emballage till inkomna anbud • Broschyr, ej innehållandes sakuppgift |
Handlingar – referensnummer 013
Bilagor till anbud som utgörs av föremål |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx efter avbildning |
Beskrivning Vid vissa upphandlingar kan bilagor till anbud utgöras av föremål, till exempel arbetsprover eller modeller av det som ska levereras. Av praktiska skäl dokumenteras föremålen i text eller bild. |
Motivering Föremålen kan gallras efter avbildning av arbetsprov eller modell har skett eftersom informationen om föremålen fortfarande finns kvar. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande inköp- och upphandlingsverksamhet tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.1 Köpa in, xxxxxxxx och avtala (direktupphandla) • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Arbetsprover • Modeller |
Handlingar – referensnummer 014
Handlingar rörande projekttävlingar |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna tillkommer när en myndighet anordnar en projekttävling som omfattas av bestämmelserna i 19 kapitlet i Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) enligt 19 kap. 1 § LOU eller 17 kapitlet i Lagen om upphandling i försörjningssektorerna (2016:1146) enligt 17 kap. 1 § LUF, alternativt när en myndighet anordnar en projekttävling som omfattas av reglerna i LOU enligt 1 kap. 4 § LOU. Handlingarna dokumenterar genomförande och utfall av en projekttävling. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande inköp- och upphandlingsverksamhet tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.1 Köpa in, xxxxxxxx och avtala (direktupphandla) • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Alternativt • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) |
Exempel på handlingstyper • Annons för projekttävling • Tävlingsbidrag |
Handlingar – referensnummer 015
Handlingar rörande direktupphandling av verksamhet eller verksamhetskritiska varor och tjänster |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna tillkommer när ett bolag eller en myndighet direktupphandlar en verksamhet eller en vara/tjänst som kan anses vara verksamhetskritisk. Detta innebär en motsats till direktupphandling av stödjande varor eller tjänster såsom upphandling av exempelvis kontorsmateriel eller städning. Vad som är intressant ur forskningssynpunkt är inte om värdet av upphandlingen överstiger tröskelvärdena i upphandlingslagstiftningen utan vad det är som upphandlas. En direktupphandling kan bara göras om värdet av upphandlingen understiger tröskelvärdena som avses i 5 kap. 1-2 §§ Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) och 5 kap. 1 § Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146). En direktupphandling genomförs utifrån reglerna i 19 kap. LOU och 19 kap. LUF, vilka ställer lägre krav på bland annat dokumentation jämfört med en upphandling över tröskelvärdena. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande direktupphandling tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processen • 2.5.1 Köpa in, xxxxxxxx och avtala (direktupphandla) |
Exempel på handlingstyper • Anbud med bilagor • Anskaffningsbeslut • Avtal |
Handlingar – referensnummer 016
Handlingar rörande direktupphandling av varor eller tjänster som stödjer den egna verksamheten |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter avtalstidens utgång |
Beskrivning Handlingarna tillkommer när ett bolag eller förvaltning direktupphandlar en vara eller tjänst som är verksamhetsstödjande. Det kan vara en upphandling av kontorsmateriel eller städning. En |
direktupphandling kan bara göras om värdet av upphandlingen understiger tröskelvärdena som avses i 5 kap. 1-2 §§ Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) och 5 kap. 1 § Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146). En direktupphandling genomförs utifrån reglerna i 19 kap. LOU och 19 kap. LUF, vilka ställer lägre krav på bland annat dokumentation jämfört med en upphandling över tröskelvärdena. Initialt behövs handlingarna för förvaltningen och rättskipningens skull där de har ett avtalsrättsligt värde. När avtalet löpt ut är handlingarna av ringa värde ur forskningssynpunkt och bör därför gallras. |
Motivering Gallringsfristen säkerställer att handlingarna finns kvar under den tid som de behövs för förvaltningen och rättskipningen. Allmänhetens rätt till att ta del av allmänna handlingar bör också vara tillgodosedd med den föreslagna gallringsfristen. Forskningens behov bör vara tillgodosedda med bevarandet av Handlingar rörande direktupphandling av verksamhetskritiska varor och tjänster. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande direktupphandling tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processen • 2.5.1 Köpa in, xxxxxxxx och avtala (direktupphandla) |
Exempel på handlingstyper • Anbud med bilagor • Anskaffningsbeslut • Avtal |
Handlingar – referensnummer 017
Handlingar rörande avrop från ramavtal |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter att avtalet löpt ut* |
Beskrivning Handlingarna tillkommer då en myndighet gör avrop/beställningar från befintliga ramavtal. Ett ramavtal är ett avtal som under en fastställd avtalsperiod medger att man gör successiva köp av varor eller tjänster när behov uppstår. |
Motivering Gallringsfristen på 2 år säkerställer att handlingarna finns kvar under den period då de behövs för förvaltningen och rättskipningen. Den föreslagna gallringsfristen bör också tillgodose allmänhetens och forskningens behov. *Handlingarna kan gallras 2 år efter avtalet löpt ut under förutsättning att myndigheten inte bedömer att handlingarna utgör räkenskapsinformation. Bedömer myndigheten att handlingarna utgör |
räkenskapsinformation ska de bevaras och gallras i enlighet med det gällande bevarande- och gallringsbeslutet för räkenskapsinformation. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande inköp- och upphandlingsverksamhet tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.1 Köpa in, xxxxxxxx och avtala (direktupphandla) |
Exempel på handlingstyper • Avrop från ramavtal • Beställningsbekräftelse |
Handlingar – referensnummer 018
Handlingar rörande förvaltning av ingångna avtal |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna tillkommer då en myndighet förvaltar och följer upp avtal genom tilläggsavtal eller uppsägning av avtal. Genom aktiv förvaltning och uppföljning av ingångna avtal säker-ställs att ingångna avtal efterlevs och att varor och tjänster levereras med efterfrågad kvalitet och till rätt pris. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande inköp- och upphandlingsverksamhet tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal |
Exempel på handlingstyper • Avtalsregister • Tilläggsavtal • Villkorsändringar |
Handlingar – referensnummer 019
Uppgifter om avtalsparter |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras fortlöpande vid uppdatering av informationen |
Beskrivning Handlingarna tillkommer då en avtalspart byter exempelvis adress eller telefonnummer samt då den myndighet som upphandlat en vara eller tjänst följer upp att leverantören följer avtalet. |
Motivering Uppgifter om avtalsparter uppdateras fortlöpande och informationen blir då inaktuell. Dessa uppgifter är av ringa värde ur forskningssynpunkt och ska därför gallras. Informationen fyller inget syfte för förvaltningen eller rättskipningen efter uppdatering och forskningens behov bör vara tillgodosett med bevarandet av Handlingar rörande förvaltning av ingångna avtal. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande inköp- och upphandlingsverksamhet tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal |
Exempel på handlingstyper • Fortlöpande kontroll av leverantör • Parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter |
Handlingar – referensnummer 020
Handlingar rörande överklaganden, förelägganden och rättsliga tvister |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna tillkommer i de fall en upphandling överklagas eller överprövas eller om en myndighet genomgår en rättslig tvist med en leverantör. Ett beslut om att inte lämna ut en uppgift i en handling i ett upphandlingsärende kan överklagas till kammarrätten. Ett föreläggande är ett beslut av domstol eller en myndighet. Ett föreläggande kan förenas med ett vite, som innebär att den som inte följer föreläggandet kan tvingas betala en summa pengar. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande inköp- och upphandlingsverksamhet tillkommer under verksamhetsområde 2 och då framförallt i processerna • 2.5.1 Köpa in, xxxxxxxx och avtala (direktupphandla) • 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) • 2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal |
Exempel på handlingstyper • Beslut, föreläggande • Delgivningskvitton • Dom • Handlingar från domstol/skiljedomsinstitut |
Bilaga 2
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
001 | Handlingar rörande beslut om och planering av upphandling | Bevaras |
Anskaffningsbeslut | ||
Beslutsunderlag | ||
Säkerhetsplan |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
002 | Handlingar som beskriver eller fastställer innehållet i upphandlingen (Upphandlingsdokument) | Bevaras |
Avtalsvillkor | ||
Begäran om förtydliganden och kompletteringar av leverantör | ||
Förtydliganden och kompletteringar på begäran av leverantör | ||
Kravspecifikation | ||
Tilldelningskriterier |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
003 | Handlingar rörande annonsering av upphandling | Gallras 2 år efter avslutad upphandling |
Annons om upphandling | ||
Bevis för avsändningsdatum för annonsunderlag | ||
Efterannonsering | ||
Förhandsannonsering |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
004 | Handlingar rörande inbjudan till upphandling | Bevaras |
Anbudsinbjudan | ||
Ansökningsinbjudan | ||
Meddelande till utvalda anbudssökande | ||
Sändlista |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
005 | Meddelanden rörande nekande att delta i en upphandling | Gallras 2 år efter avslutad upphandling |
Avböjande till att delta i upphandling | ||
Meddelanden till ej utvalda anbudssökande |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
006 | Handlingar rörande redovisning av sammanställning, prövning och utvärdering av anbud | Bevaras |
Anbudsöppningsprotokoll | ||
Anbudsutvärderingsprotokoll | ||
Anbudssammanställning | ||
Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare | ||
Protokoll från MBL-förhandlingar | ||
Tjänsteanteckningar rörande kontakt med anbudsgivare |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
007 | Handlingar rörande kvalificering och utredning om uteslutning av anbudsgivare | Gallras 2 år efter avslutad upphandling |
Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare | ||
Soliditetsupplysningar, kontroll av anbudsgivare |
Referensn ummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
008 | Handlingar rörande beslut om uteslutning av leverantör | Xxxxxxx |
Beslut om uteslutning av leverantör | ||
Underrättelse om uteslutning av leverantör |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
009 | Handlingar rörande tilldelningsbeslut eller beslut om att avbryta upphandling | Bevaras |
Avtal och kontrakt med bilagor | ||
Beslut om avbruten upphandling | ||
Individuell rapport | ||
Tilldelningsbeslut | ||
Upplysning om tilldelningsbeslut | ||
Upplysning om avbruten upphandling |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
010 | Handlingar rörande antagna anbud | Bevaras |
Anbud med bilagor | ||
Ansökningar om att få lämna anbud | ||
Broschyrer innehållande sakuppgift | ||
Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser av anbudsgivare | ||
Egenförsäkran (ESPD) | ||
Förfrågningar till anbudsgivare | ||
Svar på förfrågan från anbudsgivare |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
011 | Handlingar rörande ej antagna anbud | Gallras 2 år efter avslutad upphandling |
Anbud med bilagor | ||
Ansökningar om att få lämna anbud | ||
Broschyrer innehållande sakuppgift | ||
Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser av anbudsgivare | ||
Egenförsäkran (ESPD) | ||
Förfrågningar till anbudsgivare | ||
Svar på förfrågan från anbudsgivare |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
012 | Handlingar tillhörande anbud som ej tillför sakuppgift | Gallras vid avslutad upphandling |
Broschyrer som ingår i anbud, ej innehållandes sakuppgift | ||
Kuvert/emballage som innehållet ej antagna anbud |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
013 | Bilagor till anbud som utgörs av föremål | Gallras efter avbildning |
Arbetsprover | ||
Modeller |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
014 | Handlingar rörande projekttävlingar | Bevaras |
Annonsering av projekttävling | ||
Protokoll rörande dialog mellan tävlingsdeltagare och jury | ||
Rapport om projekttävling | ||
Tävlingsbidrag |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
015 | Handlingar rörande direktupphandling av verksamhet eller verksamhetskritiska varor och tjänster | Bevaras |
Anbud med bilagor | ||
Anskaffningsbeslut | ||
Avtal | ||
Tilldelningsbeslut | ||
Upphandlingsuppdrag | ||
Utvärderingsprotokoll |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
016 | Handlingar rörande direktupphandling av varor eller tjänster som stödjer den egna verksamheten | Gallras 2 år efter avtalstidens utgång |
Anbud med bilagor | ||
Anskaffningsbeslut | ||
Avtal | ||
Tilldelningsbeslut | ||
Upphandlingsuppdrag | ||
Utvärderingsprotokoll |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
017 | Handlingar rörande avrop från ramavtal | Gallras 2 år efter avtalstidens utgång* |
Avrop från ramavtal | ||
Beställningsbekräftelse |
*Handlingarna kan gallras 2 år efter avtalet löpt ut under förutsättning att myndigheten inte bedömer att handlingarna utgör räkenskapsinformation. Bedömer myndigheten att handlingarna utgör räkenskapsinformation ska de bevaras och gallras i enlighet med det gällande bevarande- och gallringsbeslutet för räkenskapsinformation.
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
018 | Handlingar rörande förvaltning av ingångna avtal | Bevaras |
Avtalsregister | ||
Tilläggsavtal | ||
Uppsägningar | ||
Villkorsändringar |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
019 | Uppgifter om avtalsparter | Gallras fortlöpande vid uppdatering av informationen |
Kontrolluppgifter | ||
Parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
020 | Handlingar rörande överklaganden, överprövning, förelägganden och rättsliga tvister | Bevaras |
Beslut, föreläggande | ||
Delgivningskvitton | ||
Dom | ||
Fullmakt | ||
Handlingar från domstol/skiljedomsinstitut | ||
Inlagor | ||
Kallelser | ||
PM | ||
Protokoll | ||
Påkallande om skiljeförfarande | ||
Tjänsteanteckningar innehållandes sakuppgift | ||
Yttranden | ||
Överenskommelse om förlikning |