GENERELLT BEVARANDE- OCH GALLRINGSBESLUT
Diarienummer AN-04372/18
GENERELLT BEVARANDE- OCH GALLRINGSBESLUT
Bevarande och gallring av handlingar inom personal- och löneadministration
Beslutet gäller för
Myndigheter (förvaltningar, bolag och stiftelser) i Göteborgs Stad
Beslutets omfattning
Arkivnämnden har beslutat om bevarande och gallring av handlingar inom personal- och löneadministration med stöd av 6 kap. 2 § Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering.
Beslutet gäller retroaktivt för allmänna handlingar som tillkommit från och med 1 januari 2016. Beslutet får enbart användas inom verksamhetsområde 2 Ge verksamhetsstöd.
Datum för beslut
Arkivnämnden 2019-09-19, § 63
Tidigare beslut
Det finns inget tidigare beslut.
Beslutets tillämpning
Myndigheten ska dokumentera och besluta om den praktiska tillämpningen av beslutet i sin dokumenthanteringsplan.
Verkställande av gallring
Gallring utifrån gallringsfristerna i framställan får verkställas under förutsättning att:
• föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts
• tidsfrist för revision, taxering eller preskription har gått ut
• betydelsen har upphört för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt övrig betydelse från rättslig synpunkt.
Gallringsfrist räknas från utgången av det år handlingen upprättats hos eller inkommit till myndigheten.
Bilaga 1
Handlingar – referensnummer 001
Handlingar som dokumenterar den utlysta tjänsten samt urval och tillsättning |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna visar hur rekryteringen har gått till, hur urval har skett samt vilket beslut som fattades. Bland dessa handlingar finns även de handlingar som uppstår i samband med ett överklagande av tjänstetillsättningen inklusive ansökningshandlingarna för de personer som begärt prövning enligt diskrimineringslagen. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande rekrytering kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.1 Rekrytera |
Exempel på handlingstyper • Generellt viktningsinstrument (mall) • Noteringar om urval av sökanden • Publicerad annons • Rekryteringsbeslut • Urvalslistor |
Handlingar – referensnummer 002
Handlingar som utgör underlag för rekrytering |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras när rekryteringen avslutats |
Beskrivning Handlingar som uppstår under arbetet med att rekrytera, till exempel att planera rekryteringen och ta fram annons. |
Motivering |
Handlingarna har ett kortfristigt värde som varar medan rekryteringen pågår. Därefter har myndigheten inte något behov av handlingarna, då resultatet av arbetet syns i bevarandehandlingar som till exempel annonsen. De handlingar som bevaras tillgodoser också allmänhetens och forskningens behov av information. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande rekrytering kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.1 Rekrytera |
Exempel på handlingstyper • Behovsanalys • Kostnadsplan • Kravspecifikation • Tidsplan |
Handlingar – referensnummer 003
Handlingar i rekryteringsärenden som tillkommit för rutinmässig kontroll eller administration |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx 2 år efter att anställningsbeslutet för den som fick tjänsten vunnit laga kraft |
Beskrivning Handlingarna visar vad som gjorts för att inhämta information om den sökande, till exempel vid referenstagning. |
Motivering Handlingarna uppkommer i rutinmässig hantering vid rekrytering och har därför som högst värde under rekryteringsprocessen. Därefter motiverar inte forskningsvärdet ett bevarande. I rekryteringsärenden finns en möjlighet att överklaga enligt paragraf 23 i Lag om förbud mot diskriminering. ”En talan i en tvist enligt denna lag skall väckas inom två år efter det att den påtalade handlingen företogs eller en skyldighet senast skulle ha fullgjorts. I annat fall är rätten till talan förlorad.” Därför måste handlingarna finnas kvar i 2 år. Efter denna tid fyller handlingarna inte längre någon rättslig funktion eller är av något större intresse för allmänheten. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande rekrytering kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner |
P 2.1.1 Rekrytera |
Exempel på handlingstyper • Individspecifikt viktningsinstrument • Noteringar vid intervjuer • Noteringar vid referenstagning • Utlåtande från rekryteringskonsulter |
Handlingar – referensnummer 004
Ansökningshandlingar för erhållen tjänst |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Ansökningshandlingar som inkommit till arbetsgivaren vid rekrytering som lett till anställning. Bland dessa handlingar finns registerutdrag/kopia av registerutdrag ur polisens belastningsregister för den som erbjuds tjänsten, eller – om registerutdrag enligt lag inte får finnas kvar hos den myndighet som rekryterar – tjänsteanteckning om att registerutdraget har visats upp. För de verksamheter som omfattas av Lagen (2007:171) om registerkontroll av personal vid sådana hem för vård eller boende som tar emot barn, Lagen (2010:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder samt Skollagen (2010:800) gäller ett bevarande av registerutdragen. Ett registerutdrag ska dock återlämnas i original om en person som lämnat ett registerutdrag begär det. Samtidigt måste det kunna styrkas i efterhand att lagen följts och att utdraget verkligen visats upp när någon anställts, anlitats eller tagits emot i de verksamheter som täcks av registerkontroll. Detta görs till exempel genom att ta en kopia på utdraget eller genom att en tjänsteanteckning som sparas. Obs! De verksamheter som omfattas av Lagen (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn får efter kontroll inte spara ett registerutdrag. Detta hindrar dock inte arbetsgivaren från att göra en anteckning om att registerutdraget har visats upp. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande rekrytering kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.1 Rekrytera |
Exempel på handlingstyper • Betygskopior |
• Personligt brev • Registerutdrag ur belastningsregister • Skriftliga omdömen |
Handlingar – referensnummer 005
Ansökningshandlingar för ej erhållen tjänst |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx 2 år efter att anställningsbeslutet för den som fick tjänsten vunnit laga kraft |
Beskrivning Ansökningar som inkommit till arbetsgivaren vid rekrytering, men som inte lett till någon anställning. |
Motivering I rekryteringsärenden finns en möjlighet att överklaga enligt § 23 i Lag om förbud mot diskriminering. ”En talan i en tvist enligt denna lag skall väckas inom två år efter det att den påtalade handlingen företogs eller en skyldighet senast skulle ha fullgjorts. I annat fall är rätten till talan förlorad.” Därför måste handlingarna finnas kvar i 2 år. Efter denna tid fyller handlingarna inte längre någon rättslig funktion och kan inte heller anses ha någon funktion för verksamheten eller allmänhetens möjlighet till insyn. Forskningsvärdet motiverar inte bevarande utöver de handlingar som rör den som fick tjänsten. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande rekrytering kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.1 Rekrytera |
Exempel på handlingstyper • Betygskopior • Personligt brev • Skriftliga omdömen |
Handlingar – referensnummer 006
Spontanansökningar som inte leder till anställning |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx när det står klart att sökanden inte kommer att få en anställning |
Beskrivning Spontanansökningar är ansökningar som inkommer utan att det utlysts tjänster. |
Motivering Spontanansökningar leder i de flesta fall inte till anställningar och det finns inget tjänstetillsättningsförfarande att överklaga. Handlingarna fyller därför ingen rättslig funktion och kan inte heller anses ha någon funktion för verksamheten eller allmänhetens möjlighet till insyn. Forskningsvärdet motiverar inte bevarande av ansökningshandlingar förutom för dem som fått tjänster. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande rekrytering kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.1 Rekrytera |
Exempel på handlingstyper • Betygskopior • Personligt brev • Skriftliga omdömen |
Handlingar – referensnummer 007
Handlingar som rör anställning och som dokumenterar förhållanden som påverkar anställningsavtal eller i övrigt är nödvändiga för att förstå relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som visar vilka avtal som slutits eller sagts upp mellan arbetsgivare och arbetstagare. Här ingår också handlingar som rör anställdas anmälda bisysslor samt handlingar om omreglering av arbetsvillkor. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande anställning kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.2 Hantera anställning |
Exempel på handlingstyper • Anmälan om bisyssla • Avtal om tillsvidareanställning • Besked om omreglering av anställningsavtal • Beslut om uppsägning |
Handlingar – referensnummer 008
Handlingar som rör anställning och som inte dokumenterar förhållanden som påverkar anställningsavtal |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx 2 år efter handlingen upprättats |
Beskrivning Handlingar som visar rutinmässiga åtgärder i samband med anställningar. |
Motivering Dessa handlingar kan behövas en tid för kännedom och för kontroll av vad som gjorts, därav 2 år. Handlingarna styrker inte något som påverkar avtalsförhållanden och har ett kortfristigt värde för verksamheten och för allmänhetens möjlighet till insyn. Forskningsvärdet motiverar inte bevarande utan forskningens behov är tillgodosett genom att de handlingar som påverkar avtalsförhållande bevaras. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande anställning kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.2 Hantera anställning |
Exempel på handlingstyper • Bekräftelse av anställning till arbetsförmedlingen • Varsel till lokal arbetstagarorganisation som ej lett till avslut eller förändring |
Handlingar – referensnummer 009
Handlingar rörande introduktion av nya medarbetare |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning |
Handlingar som visar hur myndigheten övergripande arbetat med introduktion av nyanställda samt hur myndigheten säkerställt att de känner till sekretess och tystnadsplikt samt att de fått den introduktion som arbetsgivaren ger alla nyanställda. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande introduktion kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.1 Kompetensutveckla |
Exempel på handlingstyper • Checklista för uppföljning av att introduktion genomförts • Plan för introduktion av nyanställda • Påminnelse om tystnadsplikt |
Handlingar – referensnummer 010
Handlingar rörande introduktion av enskild medarbetare |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 1 år efter genomförd introduktion |
Beskrivning Handlingar som visar hur nyanställd introducerats till arbetsplatsen och sina arbetsuppgifter. De visar endast det program som gjorts för varje specifik anställd/några specifika anställda. |
Motivering Den information som behöver bevaras finns i de handlingar som uppstår i det övergripande arbetet med introduktion samt i de handlingar som visar att den anställde mottagit viss information, se referensnummer 008. Forskningens behov är därmed tillgodosett. Inom 1 år är rimligen uppföljning av en enskild medarbetares introduktion redan genomförd och därefter finns inget behov av att gå tillbaka till detaljer kring enskilda anställdas introduktion utöver det som finns bevarat under referensnummer 008. Handlingarna fyller ingen rättslig funktion och kan efter 1 år inte heller anses ha någon funktion för verksamheten eller allmänhetens möjlighet till insyn. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande introduktion av nyanställd kan tillkomma under verksamhetsområde |
VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.2 Hantera anställning |
Exempel på handlingstyper • Detaljerade introduktionsprogram för enskilda anställda • Dokumentation av uppföljningssamtal |
Handlingar – referensnummer 011
Handlingar i disciplinärenden |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som visar hur ärenden om disciplinförseelser och regelöverträdelser som skett i tjänsten hanterats inom myndigheten samt myndighetens hantering av ärenden där anställd åsidosatt sina åligganden mot arbetsgivaren. Informationen kan utgöra straffrättslig eller disciplinrättslig grund för exempelvis avsked eller avstängning från tjänst. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande disciplinärenden kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.2 Hantera anställning |
Exempel på handlingstyper • Beslut om åtgärd vid regelöverträdelse • Polisanmälan om disciplinförseelse • Skriftlig varning • Utredning av regelöverträdelse |
Handlingar – referensnummer 012
Handlingar om att utreda och dokumentera arbetsskador samt vilka förebyggande åtgärder som vidtagits med anledning av arbetsskadan |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som ger information om orsakerna till arbetsskadan, när den hände, om det hade gått att förhindra, vilka konsekvenserna blev för den skadades hälsa samt vilka åtgärder som vidtagits för att förebygga olyckor i framtiden. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande arbetsskador kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan |
Exempel på handlingstyper • Anmälan om arbetsskada • Arbetsgivarens utredning om arbetsskada • Läkarintyg om arbetsskada |
Handlingar – referensnummer 013
Handlingar om ersättning vid arbetsskada |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som visar att arbetsskadan anmälts till försäkringsbolag där arbetstagarna är avtalsförsäkrade samt försäkringsbolagets beslut om ersättning. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör |
Handlingar rörande arbetsskador kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan |
Exempel på handlingstyper • Anmälan arbetsskadeförsäkring • Ansökan om ersättning från försäkringsbolag • Beslut om skadeersättning |
Handlingar – referensnummer 014
Handlingar om att utreda och dokumentera olyckor och tillbud |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som behövs för att visa vilka olyckor och tillbud som förekommit på arbetsplatsen. De visar också vad myndigheten gjort med anledning av dessa och vilka beslut som fattats samt vilken information som rapporterats till Arbetsmiljöverket. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande olyckor och tillbud kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan |
Exempel på handlingstyper • Beslut om åtgärder efter tillbud • Olycksrapport • Tillbudsanmälan • Underrättelse till Arbetsmiljöverket om allvarliga olyckor |
Handlingar – referensnummer 015
Handlingar som dokumenterar utredning och förebyggande åtgärder vid fall av otillåten påverkan |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som ger information om förekomst av otillåten påverkan, hur den gått till, vad som beslutats i det enskilda fallet, till exempel om polisanmälan gjorts och vad som gjorts i övrigt för att förebygga liknande fall i framtiden. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande otillåten påverkan kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan |
Exempel på handlingstyper • Internutredning om otillåten påverkan • Polisanmälan om otillåten påverkan • Rapport rörande oegentligheter • Riskbedömning |
Handlingar – referensnummer 016
Handlingar om information till Försäkringskassan om anställningsförhållanden |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter att förfrågan besvarats |
Beskrivning Försäkringskassans förfrågan samt arbetsgivarens svar om anställds inkomst och årsarbetstid. |
Motivering Handlingarna innehåller en sammanställning av information som finns bevarad i andra handlingar hos myndigheten. Därför är handlingarna bara av intresse för myndigheten under en begränsad tid, för att det ska vara möjligt att kontrollera att svar har lämnats och att svaret var korrekt. Verksamheterna har bedömt att handlingarna behövs i 2 år. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande rehabilitering kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.4 Rehabilitera |
Exempel på handlingstyper • Arbetsgivarens svar om anställds inkomst och årsarbetstid • Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid |
Handlingar – referensnummer 017
Handlingar om rehabilitering |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna visar på de rehabiliteringsåtgärder som arbetsgivaren gör för att arbetstagaren i så stor utsträckning som möjligt ska komma tillbaka i arbetet. För att lyckas med detta behöver det utredas vad det är för åtgärder som är nödvändiga att sätta in baserat på den utredning som dokumenterar arbetstagarens behov. Det kan röra bland annat att ha rutiner för hur arbetsplatsen skall agera gentemot arbetstagaren samt olika former av kompetens-utvecklingsåtgärder. |
Motivering De handlingar som rör rehabiliteringsåtgärder är av sådan karaktär att de visar på arbetsgivarens ansvar att ombesörja de åtgärder som behövs för att en medarbetare på bästa sätt kan återgå till ett så normalt arbete som möjligt. Ur arbetstagarens perspektiv är det viktigt att dokumentationen finns kvar ifall frågor uppstår om arbetstagarens rättigheter fullt ut beaktats. Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättsskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande rehabilitering kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.4 Rehabilitera |
Exempel på handlingstyper • Företagshälsovårdens arbetsförmågebedömning • Försäkringskassans beslut om rehabiliteringsersättning • Kompetenskartläggning • Läkarintyg i rehabiliteringsärende |
Handlingar – referensnummer 018
Handlingar som visar på vilka analyser som ligger till grund för myndighetens planer för kompetensförsörjning |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som tillkommer i arbetet med att ta fram underlag för myndighetens strategiska kompetensförsörjning samt den övergripande kompetensutvecklingen. De styrande dokumenten som detta arbete utmynnar i återfinns i processerna för att styra och leda inom verksamhetsområde 1 (ett). De visar myndighetens planerade verksamhetsutveckling och den systematiska analysen av vilken kompetens myndigheten behöver på kort och på lång sikt för att klara sina nuvarande och kommande uppgifter och att myndigheten når sina mål. |
Motivering Myndigheten behöver på kort och lång sikt kunna följa upp kompetensförsörjnings- och kompetensutvecklingsarbetet för att se om det gav önskat resultat. Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättsskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande kompetensförsörjning kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.1 Kompetensutveckla |
Exempel på handlingstyper • Kompetenskartläggning • Nulägesanalys av kompetensutveckling • Systematisk analys av kompetensförsörjning |
Handlingar – referensnummer 019
Handlingar som dokumenterar den anställdes kompetensutveckling |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning |
Handlingar som visar vilken kompetensutveckling enskilda medarbetare erbjudits och genomgått. Handlingarna visar också vilka insatser som genomförts för att möjliggöra karriärväxling för medarbetare. |
Motivering Handlingarna bevaras för myndighetens behov då de kan vara en del av grunden för medarbetarnas löneutveckling. Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättsskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande kompetensutveckling kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.1 Kompetensutveckla |
Exempel på handlingstyper • Bevis från behörighetsgivande utbildning • Kursintyg • Praktikintyg |
Handlingar – referensnummer 020
Handlingar som uppstår som ett led i att analysera behovet av kompetensförsörjning och som utgör underlag till sammanställningar av informationen |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter att kompetensförsörjningsplanen är fastställd |
Beskrivning Dessa handlingar utgör underlag till sammanställningar som presenteras i analyser och planer rörande den övergripande kompetensförsörjningen och kompetensutvecklingen. Underlagen kan under en tid efter det att sammanställningen färdigställts och presenterats användas för att gå tillbaka för att kontrollera uppgifterna. |
Motivering Handlingarna behöver finnas kvar under den tid arbetet med kompetensförsörjningsplanen pågår. Handlingarna ska även finnas kvar viss tid efter att uppgifterna sammanställts och presenterats för att det ska vara möjligt att gå tillbaka till dem och kontrollera grunduppgifterna. Behovet av information för allmänheten, förvaltningen, rättskipningen och forskningen tillgodoses sedan av dels de planer som finns bland de styrande dokumenten, dels av de analyser som bevaras. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande kompetensutveckling kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.1 Kompetensutveckla |
Exempel på handlingstyper • Checklista aktivitetsplan för kompetensförsörjning • Checklista förutsättningar för kompetensförsörjning • Stöddokument personalnyckeltal |
Handlingar – referensnummer 021
Handlingar rörande enskilda medarbetares utvecklings- och lönesamtal samt överenskommelser |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx när handlingen inte längre är nödvändig för att kunna följa upp överenskommelser som träffats vid utvecklings- och lönesamtal |
Beskrivning Handlingar som visar vad som framkommit och överenskommits vid utvecklings- och lönesamtal. Handlingar som dokumenterar individuell måluppfyllnad utifrån den anställdes arbetsuppgifter och som utgör underlag för individuell kompetens- respektive löneutveckling. I samband med utvecklingssamtalet ska arbetsgivaren ta upp frågan om den anställde har någon bisyssla. Leder det till anmälan om bisyssla ska denna bevaras, se referensnummer 007. |
Motivering Verksamheten har inte behov av dessa handlingar efter att nödvändiga uppföljningar av överenskommelserna är gjorda. Uppgifterna ska gallras senast när medarbetarens anställning upphör – då finns det inte längre något skäl till att göra ytterligare uppföljningar av överenskommelserna. Allmänhetens och forskningens behov tillgodoses av de handlingar som bevaras i personalakten. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande utvecklings- och lönesamtal kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.2 Hantera anställning |
Exempel på handlingstyper • Anteckningar från utvecklingssamtal |
• Individuell målplanering för kompetensutveckling • Tidplan för medarbetarens kompetensutveckling |
Handlingar – referensnummer 022
Handlingar som uppstår i myndighetens arbete med att internt tillhandahålla och genomföra kompetensutveckling |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som tillkommer i myndighetens arbete för att i egen regi anordna kompetensutveckling, till exempel utbildningar. Syftet med denna verksamhet är att anställda ska utvecklas inom sin befintliga arbetsroll eller till nya arbetsuppgifter. |
Motivering Handlingarna visar vad myndigheten gjort för att följa vad som kan stå i kollektivavtal om att erbjuda kompetensutveckling. De visar också hur myndigheten sett på sitt uppdrag och hanterat sina befintliga personella resurser utifrån ett framåtsyftande perspektiv för att säkra sin kompetensförsörjning. Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättsskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande kompetensutveckling kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.1 Kompetensutveckla |
Exempel på handlingstyper • Beslut om genomförande av internutbildning • Deltagarlista • Program för utbildning av den egna personalen |
Handlingar – referensnummer 023
Handlingar om att tillhandahålla friskvårdsinsatser |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning |
Handlingarna rör det friskvårdsarbete som sker inom förvaltningen och som syftar till att förbättra personalens hälsa och att hålla nere sjukskrivningstalen. Huvuddelen av de handlingar som behöver bevaras för framtida forskning återfinns bland de styrande dokumenten. Gallringsbara underlag för utbetalningar av subvention och dylikt återfinns under referensnummer 027 och 028 som rör löneutbetalningar. |
Motivering Handlingarna behöver bevaras för att det skall gå att göra uppföljningar av friskvårdsarbetet för att kunna se utfallet. Det är också intressant att kunna se trender över tid när det gäller vad arbetsgivaren erbjuder de anställda. Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande friskvårdsinsatser kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.2 Tillhandahålla friskvård |
Exempel på handlingstyper • Beslut om erbjudande av hälsokontroll hos företagshälsovård • Program för friskvårdsinsatser på arbetsplatsen |
Handlingar – referensnummer 024
Handlingar om frånvaro eller ledigheter som är längre än 6 månader |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som hanteras i ett lönesystem. De utgör uppgifter för kontroll, redovisning eller avstämning av lönehändelse i personaladministrativt system. Handlingarna visar ledigheter samt sjukfrånvaro längre än 6 månader. |
Motivering Det rör sig här om handlingar om längre frånvaro, vilket påverkar arbetsplatsen mer än kortare frånvaro och de bedöms därför som intressantare att bevara. Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande frånvaro och ledigheter kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd P 2.2 Hantera bemanning |
Exempel på handlingstyper • Anmälan om återgång till arbete • Ansökan om tjänstledighet |
Handlingar – referensnummer 025
Handlingar om frånvaro eller ledigheter som är kortare än 6 månader och som endast utgör underlag för löneberäkningar |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter utgången av det år då frånvaron upphörde |
Beskrivning Handlingar som hanteras i ett lönesystem. De utgör uppgifter för kontroll, redovisning eller avstämning av lönehändelse i personaladministrativt system. Handlingarna visar kortare ledigheter samt sjukfrånvaro. |
Motivering Behövs i verksamheten i 2 år för uppföljning och kontroll. Forskningens och allmänhetens behov tillgodoses av de handlingar som rör längre ledigheter samt det lönematerial som bevaras. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande frånvaro och ledigheter kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd P 2.2 Hantera bemanning |
Exempel på handlingstyper • Anmälan om återgång till arbete • Läkarintyg • Sjukanmälan |
Handlingar – referensnummer 026
Förteckningar, register och andra systematiskt förda uppgifter om anställdas tjänstgöring och lön, vilka är nödvändiga för pensionsutredning |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som hanteras i lönesystem och som visar uppgifter om anställdas tjänstgöring och lön/sjuklön, både månadsvisa och ackumulerade. Handlingarna innehåller uppgifter om vad som betalats ut och varför. Informationen kan användas i till exempel pensionsutredningar och för att ta fram uppgifter om arbetad tid. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. Huvudmannen för verksamheten kan behöva uppgifterna under lång tid efter att de upprättats för att kunna göra pensionsutredningar och utfärda intyg över arbetad tid. Forskningen skulle också kunna ha ett intresse av uppgifterna för att exempelvis studera löneutveckling över tid för en viss yrkesgrupp. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande löner kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension |
Exempel på handlingstyper • Grundlistor • Lönelistor • Personalförteckningar |
Handlingar – referensnummer 027
Uppgifter om anställdas tjänstgöring som utgör underlag för beräkning av lön och som är att betrakta som räkenskapshandlingar |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 10 år efter utgången av det kalenderår då ersättningen betalades ut |
Beskrivning |
Dessa handlingar räknas som verifikationer och är nödvändiga för sammanställningar och redovisning av anställdas tjänstgöring. Informationen behövs också för att i efterhand kunna tolka och förstå redovisningen. |
Motivering Då dessa handlingar behövs för kontroll, utvärdering, statistik, uppföljning och för att i efterhand kunna tolka och förstå redovisningen ska de finnas kvar i 10 år. Bedömningen är att efter 10 år tillgodoses förvaltningens, allmänhetens, rättsskipningens och forskningens behov av de handlingar som bevaras. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande löner kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension |
Exempel på handlingstyper • Arvoden • Beslut om utmätning av lön • Ersättningar som erhållits i samband med tjänst • Löneavdrag |
Handlingar – referensnummer 028
Uppgifter om anställdas tjänstgöring som utgör underlag för beräkning av lön, men inte utgör räkenskapshandlingar |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx 2 år efter utgången av det år då ersättningen betalades ut |
Beskrivning Uppgifterna utgör endast ett underlag för sammanställningar och redovisning av anställdas tjänstgöring. De utgör inte räkenskapshandlingar och behövs inte heller för att i efterhand kunna tolka och förstå redovisningen. |
Motivering Då dessa handlingar inte behövs för kontroll, utvärdering, statistik, uppföljning och inte heller för att i efterhand kunna tolka och förstå redovisningen räcker det med den kortare gallringsfristen på 2 år. Bedömningen är att efter 2 år tillgodoses förvaltningens, allmänhetens, rättsskipningens och forskningens behov av de handlingar som bevaras samt av dem som gallras efter 10 år. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande löner kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd |
PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension |
Exempel på handlingstyper • Arvoden • Flextidssammanställningar • Jourlistor • Läkarintyg |
Handlingar – referensnummer 029
Uppgifter för skatteredovisning |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna visar löner, ersättningar, utbetalningar och skatteavdrag på individnivå. Informationen som lämnas in till Skatteverket om de anställdas inkomster och förmåner används till att redovisa preliminär skatt och ligger till grund för Skatteverkets inkomstdeklarationer. |
Motivering Kontrolluppgifter kan komma att användas vid pensionsberäkningar under lång tid efter att de tillkommit, vilket gör att en gallringsfrist behöver vara väldigt lång. Det motiverar ett bevarande i stället för en gallring i detta generella beslut. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande skatteredovisning kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension |
Exempel på handlingstyper • Kontrolluppgift • Uppbördsspecifikation |
Handlingar – referensnummer 030
Handlingar som är nödvändiga för att visa på genomförd pensionsutredning och beslut |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som uppstår när pension för anställda beräknas och beslut fattas. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. Huvudmannen för verksamheten kan behöva uppgifterna under lång tid efter att de upprättats för att i efterhand på begäran kunna kontrollera att beräkningen blivit rätt. Eftersom handlingarna innehåller centrala uppgifter om de anställda behöver de bevaras för forskningens behov. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande pension kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension |
Exempel på handlingstyper • Ansökan om efterlevandepension • Avtal om särskilda pensionslösningar • Beslut om pension • Pensionsbrev med bilagor |
Handlingar – referensnummer 031
Handlingar tillkomna i samband med pensionsutredning som utgör underlag för beräkning av pension och som är att betrakta som räkenskapshandlingar |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 10 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades |
Beskrivning Dessa handlingar räknas som verifikationer och är nödvändiga för att i efterhand kunna tolka och förstå redovisningen. |
Motivering Då dessa handlingar behövs för kontroll, utvärdering, statistik, uppföljning och för att i efterhand kunna tolka och förstå redovisningen ska de finnas kvar i 10 år. Bedömningen är att efter 10 år tillgodoses förvaltningens, allmänhetens, rättsskipningens och forskningens behov av de handlingar som bevaras. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör |
Handlingar rörande pension kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension |
Exempel på handlingstyper • Kontokuranter på utbetalda pensioner • Kontoutdrag på utbetalda pensioner • Återkrav betalda pensioner |
Handlingar – referensnummer 032
Handlingar tillkomna i samband med pensionsutredning som utgör underlag för beräkning av pension, men inte utgör räkenskapshandlingar |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx 2 år efter att beslut om pension fattats |
Beskrivning Uppgifterna utgör endast ett underlag för pensionsuträkning. De utgör inte räkenskapshandlingar och behövs inte heller för att i efterhand kunna tolka och förstå redovisningen. |
Motivering Då dessa handlingar inte behövs för kontroll, utvärdering, statistik, uppföljning och inte heller för att i efterhand kunna tolka och förstå redovisningen räcker det med den kortare gallringsfristen på 2 år. Bedömningen är att efter 2 år tillgodoses förvaltningens, allmänhetens, rättsskipningens och forskningens behov av de handlingar som bevaras samt av dem som gallras efter 10 år. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande pension kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension |
Exempel på handlingstyper • Rapporter om premier • Rättelselistor • Signallistor |
Handlingar – referensnummer 033
Uppgifter som visar preliminär prognos för den kommunala pensionen inför uttag av ålderspension eller partiell ålderspension |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx vid pensionsavgång |
Beskrivning Handlingar som skapas i samband med att anställd begär uppgifter om beräknad pension inför uttag av ålderspension eller partiell ålderspension. Förhandsberäkningen visar vad preliminärt utfall blir vid uttag av pension beroende på vid vilken ålder som medarbetaren väljer att gå i pension. |
Motivering Handlingarna utgör endast en preliminär prognos av pension och utgör inte den slutliga pensionsuträkningen. Informationen har ett värde för medarbetarens planering inför pensionsavgång. Handlingarna behövs efter pensionsavgång inte för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms inte heller vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande pension kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension |
Exempel på handlingstyper • Begäran om förhandsberäkning av pension • Förhandsberäkning av pension |
Handlingar – referensnummer 034
Handlingar som uppstår vid särskild anställningsform och som är nödvändiga för att dokumentera anställningens genomförande |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna visar på vilka särskilda anställningsformer som myndigheten tillämpat utöver de vanliga anställningsformerna, exempelvis arbetsmarknadspolitiska åtgärder, externfinansierade tjänster, traineeprogram, praktikplatser samt feriejobb. Dessa anställningsformer kan utgöra del av arbetsgivarens kompetensförsörjning. |
Handlingarnas funktion ska bland annat vara att tydliggöra vad uppdraget innebär för att undvika att missförstånd och meningsskiljaktigheter uppstår mellan parterna. |
Motivering Handlingarna behövs för att förstå hur myndigheten har använt sig av särskilda anställningsformer. Exempelvis kan de som genomfört en praktik kan ha ett behov av att kunna få ut bevis på att de genomfört praktiken och vad den innehållit för arbetsuppgifter. Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande särskilda anställningsformer kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.2 Hantera anställning |
Exempel på handlingstyper • Avtal om praktiktjänstgöring • Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag • Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen avseende bidrag |
Handlingar – referensnummer 035
Handlingar som uppstår vid särskild anställningsform som ett led vid anställningens genomförande |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutats |
Beskrivning Handlingarna uppstår som ett led i att hantera det ekonomiska stöd som följer av den särskilda anställningsformen. Informationen utgör underlag för ekonomiredovisning och är inte att anse som en räkenskapshandling. |
Motivering Handlingarna behövs inte för att förstå hur verksamheten har bedrivits. Informationen ska ändå finnas kvar viss tid efter att uppgifterna inte längre fyller någon praktisk funktion för myndighetens hantering av det ekonomiska stöd som följer av den särskilda anställningsformen, för att det ska vara möjligt att gå tillbaka till dem och kontrollera grunduppgifterna. Behovet av information för allmänheten, förvaltningen, rättskipningen och forskningen tillgodoses av de handlingar som bevaras rörande särskild anställningsform, löneredovisning samt ekonomiredovisning. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande särskilda anställningsformer kan tillkomma under verksamhetsområde VO 2. Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P 2.1.2 Hantera anställning |
Exempel på handlingstyper • Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen vid särskild anställningsform • Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen vid särskild anställningsform |
Bilaga 2
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
001 | Handlingar som dokumenterar den utlysta tjänsten samt urval och tillsättning | Xxxxxxx |
Xxxxxx (som publicerats) | ||
Besked om tjänsten till sökande | ||
Beslut om inrättande av befattning | ||
Beslut om inrättande av tjänst | ||
Generellt viktningsinstrument (mall) | ||
Motivering av val av sökande | ||
Notering om urval av sökanden | ||
Rekryteringsbeslut | ||
Sökandeförteckning | ||
Urvalslistor |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
002 | Handlingar som utgör underlag för rekrytering | Gallras när rekryteringen avslutats |
Behovsanalys | ||
Kostnadsanalys | ||
Kostnadsplan | ||
Kravprofil | ||
Kravspecifikation | ||
Tidsanalys | ||
Tidsplan |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
003 | Handlingar i rekryteringsärenden som tillkommit för rutinmässig kontroll eller administration | Gallras 2 år efter att anställningsbeslutet för den som fick tjänsten vunnit laga kraft |
Individspecifikt viktningsinstrument | ||
Intervjuprotokoll | ||
Kallelse till sökande för intervju | ||
Meddelande till sökande om intervju |
Noteringar vid intervju | ||
Noteringar vid referenstagning | ||
Utlåtande från rekryteringskonsulter |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
004 | Ansökningshandlingar för erhållen tjänst | Bevaras |
Betygskopior | ||
Curriculum vitae (CV) | ||
Personligt brev | ||
Registerutdrag ur belastningsregistret | ||
Skriftliga omdömen |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
005 | Ansökningshandlingar för ej erhållen tjänst | Xxxxxxx 2 år efter att anställningsbeslutet för den som fick tjänsten vunnit laga kraft |
Betygskopior | ||
Curriculum vitae (CV) | ||
Personligt brev | ||
Skriftliga omdömen |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
006 | Spontanansökningar som inte leder till anställning | Xxxxxxx när det står klart att sökanden inte kommer att få en anställning |
Betygskopior | ||
Curriculum vitae (CV) | ||
Personligt brev | ||
Skriftliga omdömen |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
007 | Handlingar som rör anställning och som dokumenterar förhållanden som påverkar anställningsavtal eller i övrigt är nödvändiga för att förstå relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare | Bevaras |
Anmälan om bisyssla |
Avgångsanmälan |
Avtal om avvikelser till 21 § LAS |
Avtal om tidsbegränsad anställning |
Avtal om tidsbegränsad provanställning |
Avtal om tillsvidareanställning |
Begäran från arbetstagare att uppge de omständigheter som åberopats som grund för uppsägning |
Besked om att arbetstagare ska lämna sin anställning vid 67 års ålder |
Besked om att arbetstagare ska lämna sin anställning vid rätt till full sjukersättning |
Besked om att provanställning skall avbrytas i förtid |
Besked om att provanställning skall avslutas |
Besked om att tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta |
Besked om att tidsbegränsad provanställning inte ska fortsätta |
Besked om omreglering av anställningsavtal |
Beslut att avbryta tidsbegränsad provanställning |
Beslut från Arbetsförmedlingen avseende nytt bidrag |
Beslut från Arbetsförmedlingen avseende omprövning av bidrag |
Beslut om avsked |
Beslut om uppsägning |
Beslut om ändring av anställningsförhållande |
Beslutsunderlag inklusive handlings-plan till Arbetsförmedlingen för nytt bidrag |
Beslutsunderlag inklusive handlings-plan till Arbetsförmedlingen för omprövning av bidrag |
Erbjudande till ny placering vid omställning |
Gratifikation |
Information om ändring av anställningsförhållande |
Information till arbetstagare med tidsbegränsad anställning om lediga tillsvidareanställning |
Information till arbetstagare med tidsbegränsad anställning om provanställning | ||
Information till arbetstagaren om villkor för anställningsavtalet | ||
Information till arbetstagaren om villkor för anställningsförhållandet | ||
Meddelande om dödsfall | ||
Tjänstgöringsbetyg | ||
Tjänstgöringsintyg | ||
Underrättelse till anställds lokala arbetstagarorganisation om besked till anställd om omreglering av anställningsvillkor | ||
Uppgift till arbetstagare om de omständigheter som åberopats som grund för uppsägning | ||
Uppsägningsbesked | ||
Varsel till lokal arbetstagarorganisation som lett till avslut eller förändring | ||
Överenskommelse om ändring av anställningsförhållande |
Referens- nummer | Bevarande/gallringsfrist | |
008 | Handlingar som rör anställning och som inte dokumenterar förhållanden som påverkar anställningsavtal | Gallras 2 år efter att handlingen upprättats |
Arbetsgivarintyg | ||
Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen | ||
Varsel till lokal arbetstagarorganisation som ej lett till avslut eller förändring |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
009 | Handlingar rörande introduktion av nya medarbetare | Xxxxxxx |
Xxxxxxx om bisyssla | ||
Checklista för genomförande av introduktion | ||
Checklista för uppföljning av att introduktion genomförts | ||
Informationsblad om gällande sekretess | ||
Plan för introduktion av nyanställda |
Påminnelse om tystnadsplikt |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
010 | Handlingar rörande introduktion av enskild medarbetare | Gallras 1 år efter genomförd introduktion |
Detaljerade introduktionsprogram för enskilda anställda | ||
Dokumentation av uppföljningssamtal |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
011 | Handlingar i disciplinärenden | Bevaras |
Beslut om disciplinpåföljd | ||
Beslut om åtgärd vid regelöverträdelse | ||
Polisanmälan om av regelöverträdelse | ||
Polisanmälan om disciplinförseelse | ||
Skriftlig varning | ||
Utredning av disciplinförseelse | ||
Utredning av regelöverträdelse |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
012 | Handlingar om att utreda och dokumentera arbetsskador samt vilka förebyggande åtgärder som vidtagits med anledning av arbetsskadan | Bevaras |
Anmälan om arbetsskada | ||
Arbetsgivarens utredning om arbetsskada | ||
Beslut om förebyggande åtgärder med anledning av arbetsskada | ||
Läkarintyg vid arbetsskada |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
013 | Handlingar om ersättning vid arbetsskada | Bevaras |
Anmälan arbetsskadeförsäkring | ||
Ansökan om ersättning från försäkringsbolag | ||
Beslut om skadeersättning |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
014 | Handlingar om att utreda och dokumentera olyckor och tillbud | Bevaras |
Avvikelserapport | ||
Beslut om åtgärder efter olycka | ||
Beslut om åtgärder efter tillbud | ||
Olycksrapport | ||
Tillbudsanmälan | ||
Tillbudsrapport | ||
Underrättelse till Arbetsmiljöverket om allvarliga olyckor | ||
Underrättelse till Arbetsmiljöverket om allvarliga tillbud | ||
Årssammanställning av olyckor | ||
Årssammanställning av tillbud |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
015 | Handlingar som dokumenterar utredning och förebyggande åtgärder vid fall av otillåten påverkan | Bevaras |
Beslut om åtgärd vid fall av otillåten påverkan | ||
Internutredning om otillåten påverkan | ||
Polisanmälan om otillåten påverkan | ||
Rapport från översyn av interna rutiner och kontroller om otillåten påverkan | ||
Rapport rörande oegentligheter | ||
Riskbedömning | ||
Tips rörande oegentligheter | ||
Utvärdering av incidenthantering |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
016 | Handlingar om information till Försäkringskassan om anställningsförhållanden | Gallras 2 år efter att förfrågan besvarats |
Arbetsgivarens svar om anställds inkomst och årsarbetstid | ||
Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
017 | Handlingar om rehabilitering | Xxxxxxx |
Xxxxxxxxxx om avslut av rehabiliteringsärende | ||
Anteckning om uppstart av rehabiliteringsärende | ||
Anteckningar från arbetsförmågebedömning | ||
Anteckningar från avstämningsmöte i rehabiliteringsärende | ||
Anteckningar från rehabiliteringsmöte | ||
Anteckningar från uppföljningsmöte i rehabiliteringsärende | ||
Bedömning av arbetsförmåga | ||
Beslut om kompetensutvecklingsinsats vid rehabilitering | ||
Beslut om åtgärder för arbetsanpassning | ||
Dokumentation av arbetsträning | ||
Dokumentation om behov av arbetsanpassning | ||
Dokumentation om åtgärder för arbetsanpassning | ||
Företagshälsovårdens arbetsförmågebedömning | ||
Förstadagsintyg | ||
Försäkringskassans anteckningar från avstämningsmöte | ||
Försäkringskassans anteckningar från uppföljningsmöte | ||
Försäkringskassans beslut om rehabiliteringsersättning | ||
Försäkringskassans utredning om funktionsförmåga (arbetsprövning) | ||
Handlingsplan för rehabilitering | ||
Handlingsprogram för hantering av missbruk av alkohol och droger | ||
Handlingsprogram för när medarbetare uppträder påverkad | ||
Interna regler för när medarbetare uppträder påverkad | ||
Kompetenskartläggning | ||
Kompletterande läkarutlåtanden |
Lista över arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete | ||
Läkarintyg i rehabiliteringsärende | ||
Omplaceringserbjudande | ||
Omplaceringsutredning | ||
Plan för återgång till arbete | ||
Protokoll från möte om arbetsträning | ||
Protokoll från rehabiliteringsmöte | ||
Protokoll om avslutad rehabilitering | ||
Rehabiliteringsplan | ||
Rehabiliteringsutredning | ||
Samtallsmall för rehabiliteringsärende | ||
Underlag för arbetsförmågebedömning | ||
Underlag för genomgång med medarbetare av rehabiliteringsprocessen | ||
Uppföljning av kompetensutvecklingsinsats | ||
Utlåtanden från företagshälsovården | ||
Utredning av anpassningsåtgärder | ||
Utredning av behovet av arbetsanpassning | ||
Utvärdering av arbetsanpassning | ||
Utvärdering av kompetensutvecklingsinsats | ||
Överenskommelse om anpassning av arbetsplatsen | ||
Överenskommelse om anskaffning av arbetshjälpmedel | ||
Överenskommelse vid drogmissbruk |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
018 | Handlingar som visar på vilka analyser som ligger till grund för myndighetens planer för kompetensförsörjning | Xxxxxxx |
Xxxxxxxxxxxx för kompetensförsörjning | ||
Behovsanalys för kompetensutveckling | ||
Kompetenskartläggning | ||
Nulägesanalys av kompetensförsörjning | ||
Nulägesanalys av kompetensutveckling | ||
Systematisk analys av kompetensförsörjning | ||
Systematisk analys av kompetensutveckling |
Utvärdering av genomförd kompetensutvecklingsinsats | ||
Utvärdering av kompetensförsörjningsarbetet |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
019 | Handlingar som dokumenterar den anställdes kompetensutveckling | Xxxxxxx |
Xxxxx från behörighetsgivande utbildning | ||
Intyg från behörighetsgivande utbildning | ||
Intyg från fritidsstudier | ||
Kursintyg | ||
Omdömen från fritidsstudier | ||
Omdömen från praktik | ||
Praktikintyg |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
020 | Handlingar som uppstår som ett led i att analysera behovet av kompetensförsörjning och som utgör underlag till sammanställningar av informationen | Gallras 2 år efter att kompetensförsörjningsplane n är fastställd |
Checklista aktivitetsplan för kompetensförsörjning | ||
Checklista för analys | ||
Checklista förutsättningar för kompetensförsörjning | ||
Checklista för prioriterade analysfrågor | ||
Mall för kompetensförsörjningsplan | ||
Stöddokument personalnyckeltal |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
021 | Handlingar rörande enskilda medarbetares utvecklings- och lönesamtal samt överenskommelser | Xxxxxxx när handlingen inte längre är nödvändig för att kunna följa upp överenskommelser som träffats vid utvecklings- och lönesamtal |
Anteckningar från utvecklingssamtal |
Individuell målplanering för kompetensutveckling | ||
Individuell utvecklingsplan | ||
Tidplan för medarbetarens kompetensutveckling | ||
Överenskommelser om kompetenshöjande insatser |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
022 | Handlingar som uppstår i myndighetens arbete med att internt tillhandahålla och genomföra kompetensutveckling | Bevaras |
Beslut om genomförande av internutbildning | ||
Deltagarlista | ||
Egenproducerat presentationsmaterial för internutbildning | ||
Egenproducerat utbildningsmaterial för internutbildning | ||
Inbjudan till internutbildning | ||
Kompetensutvecklingsplan per affärsområde | ||
Kompetensutvecklingsplan per avdelning | ||
Kursanmälningar | ||
Närvarolista | ||
Planeringsunderlag | ||
Program till internutbildning | ||
Program för utbildning av den egna personalen | ||
Utbildningsplan |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
023 | Handlingar om att tillhandahålla friskvårdsinsatser | Bevaras |
Beslut om friskvårdssubvention | ||
Beslut om erbjudande av hälsokontroll hos företagshälsovård | ||
Meddelande om friskvårdserbjudande | ||
Program för friskvårdsinsatser på arbetsplatsen |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
024 | Handlingar om frånvaro eller ledigheter längre än 6 månader | Xxxxxxx |
Xxxxxxx om återgång till arbete | ||
Ansökan om tjänstledighet | ||
Ledighetsansökan | ||
Läkarintyg | ||
Sjukanmälan |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
025 | Handlingar om frånvaro eller ledigheter som är kortare än 6 månader och som endast utgör underlag för löneberäkningar | Gallras 2 år efter utgången av det år då frånvaron upphörde |
Anmälan om återgång till arbete | ||
Ansökan om tjänstledighet | ||
Läkarintyg | ||
Sjukanmälan |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
026 | Förteckningar, register och andra systematiskt förda uppgifter om anställdas tjänstgöring och lön, vilka är nödvändiga för pensionsutredning | Bevaras |
Fullmakt att fördela ut lön periodiskt | ||
Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning | ||
Grundlistor | ||
Lönelistor | ||
Matriklar över anställda | ||
Personalförteckningar |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
027 | Uppgifter om anställdas tjänstgöring som utgör underlag för beräkning av lön och som är att betrakta som räkenskapshandlingar | Gallras 10 år efter utgången av det kalenderår då ersättningen betalades ut |
Arvoden |
Beslut om utmätning av lön | ||
Ersättningar som erhållits i samband med tjänst | ||
Lista som redovisar kvarstående skatt | ||
Lista som redovisar preliminär skatt | ||
Löneavdrag | ||
Uppgifter om jämkning av skatt | ||
Utdata för skatteredovisning |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
028 | Uppgifter om anställdas tjänstgöring som utgör underlag för beräkning av lön, men inte utgör räkenskapshandlingar | Gallras 2 år efter utgången av det år då ersättningen betalades ut |
Arbetsgivarens framställan till Försäkringskassan om tidigare förstadagsintyg | ||
Arbetstidsschema | ||
Arvoden | ||
Ersättningar som erhållits i samband med tjänst | ||
Flextidssammanställningar | ||
Friskanmälningar | ||
Förskottsanmälan | ||
Förstadagsintyg | ||
Jourlistor | ||
Jourredovisning | ||
Jourtidsjournal | ||
Läkarintyg | ||
Löneavdrag | ||
Löneunderlag | ||
Mertidsuppgift | ||
Sjukanmälan | ||
Tidrapport vid timanställning | ||
Återbetalda löneskulder | ||
Övertidsuppgifter |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
029 | Uppgifter för skatteredovisning | Bevaras |
Kontrolluppgift | ||
Uppbördsspecifikation |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
030 | Handlingar som är nödvändiga för att visa på genomförd pensionsutredning och beslut | Bevaras |
Aktualiseringar | ||
Anmälan om efterlevandepension | ||
Anmälan om grupplivförsäkring | ||
Anstånd med pensionsavgång | ||
Ansökan om efterlevandepension | ||
Ansökan om grupplivförsäkring | ||
Avtal om särskilda pensionslösningar | ||
Beslut om pension | ||
Löneunderlag | ||
Pensionsansökan | ||
Pensionsbrev med bilagor | ||
Pensionsunderlag | ||
Underlag för grupplivförsäkring |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
031 | Handlingar tillkomna i samband med pensionsutredning som utgör underlag för beräkning av pension och som är att betrakta som räkenskapshandlingar | Gallras 10 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades |
Kontokuranter på utbetalda pensioner | ||
Kontoutdrag på utbetalda pensioner | ||
Återkrav betalda pensioner |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
032 | Handlingar tillkomna i samband med pensionsutredning som utgör underlag för beräkning av pension, men inte utgör räkenskapshandlingar | Gallras 2 år efter att beslut om pension fattats |
AFA-beslut | ||
Rapporter om premier | ||
Rättelselistor | ||
Signallistor | ||
Sjukersättningsbeslut från Försäkringskassan |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
033 | Uppgifter som visar preliminär prognos för den kommunala pensionen inför uttag av ålderspension eller partiell ålderspension | Gallras vid pensionsavgång |
Begäran om förhandsberäkning av pension | ||
Förhandsberäkning av pension |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
034 | Handlingar som uppstår vid särskild anställningsform och som är nödvändiga för att dokumentera anställningens genomförande | Bevaras |
Anmälan om tillgängliga arbetsuppgifter för feriearbetare | ||
Avtal om praktiktjänstgöring | ||
Avtal vid arbetsmarknadspolitisk åtgärd | ||
Avtal vid säsongsanställning | ||
Beslut från Arbetsförmedlingen avseende nytt bidrag | ||
Beslut från Arbetsförmedlingen avseende omprövat bidrag | ||
Beslut om anställning med lönebidrag | ||
Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen avseende nytt bidrag | ||
Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen avseende omprövning av bidrag | ||
Förbindelse om tystnadsplikt för ferieanställda | ||
Handlingsplan för anställning med lönebidrag | ||
Intresseanmälan till Arbetsförmedlingen att rekrytera medarbetare med lönebidrag | ||
Intyg rörande arbetsmarknadspolitiska åtgärder | ||
Placeringsbrev för feriearbetare | ||
Praktikintyg | ||
Tjänsteanteckning om feriearbetets genomförande | ||
Tjänsteanteckning om praktikens genomförande |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
035 | Handlingar som uppstår vid särskild anställningsform som ett led vid anställningens genomförande | Gallras 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutats |
Avisering om utbetalt belopp från Arbetsförmedlingen vid särskild anställningsform | ||
Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen vid särskild anställningsform | ||
Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen vid särskild anställningsform |