Styrelsen för
Styrelsen för
Jarlabergs Samfällighetsförening
Xxx.xx: 716420–5960
2022-07-01 - 2023-06-30
Ändamål och allmänt om verksamheten 1
Väsentliga händelser under och efter räkenskapsåret 3
Underhåll – framtida inplanerade 4
Förvaltningsberättelse för Jarlabergs Samfällighetsförening
Styrelsen får härmed avge årsredovisning för föreningens verksamhet under räkenskapsåret: 2022-07-01 - 2023-06-30
Ändamål och allmänt om verksamheten
Samfällighetsföreningen har till uppgift att förvalta tre (3) gemensamhetsanläggningar tillkomna genom anläggningsbeslut 1989.11.01 (D53/88), ändrat 1999.12.08 avseende försäljning av värmedistribu- tionssystem, ändrat 2012.03.06 avseende främst ansvaret för värmecentraler och ändrat 2013.07.16 avseende styr- och reglerutrustning i undercentraler och kabel-tv.
Samfälligheten omfattar bland annat tre (3) parkeringshus samt gästparkeringsplatser i direkt anslutning till parkeringshusen, parkeringsplats vid Bilia, distribution av radio och tv-program, parkvägar, planteringar och gräsytor samt anläggningar för vatten och avlopp. Grovsoprummen ägs av samfälligheten men sköts av medlemmarna som också står för kostnaderna för sophämtningen.
Föreningens organisationsnummer är 716420-5960 Föreningen har sitt säte i Nacka Kommun.
Fastighet | Ägare | BRA p kvm | Andelstal |
367:3, 367:4 | Brf Fjädern | 16 362 | 1 362 |
367:2, 367:6 | Brf Tullen | 17 598 | 1 444 |
367:7, 367:9 | Brf Nyckeln | 15 535 | 1 271 |
369:2, 369:3 | Brf Uttern | 17 759 | 1 453 |
369:4, 369:8 | Brf Mården | 21 320 | 1 746 |
369:5 | Brf Minken | 9 830 | 805 |
369:6, 369:7 | Brf Illern | 21 056 | 1 724 |
369:10-369:31 | 22 st. Egnahemsägare | 2 422 | 198 |
(9st andelar per fastighet) | |||
Ordinarie föreningsstämma hölls den 28 september 2022 i Brf Minkens samlingslokal Träffen, Xxxxxxxxxxxxxx 00.
Under verksamhetsåret har styrelsen hållit 13 st protokollförda sammanträden. Därutöver har styrelsen eller delar av styrelsen haft ett antal informella träffar, telefon samt e-postkontakter för att behandla och bereda olika typer av ärenden.
Styrelsen har haft följande sammansättning under verksamhetsåret Styrelsens ordförande har varit Xxxxxx Xxxxx.
Brf / Egna hem | Ledamot | Suppleant |
Fjädern | Xxxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxx Xxxxxxxx |
Tullen | Xxxxxx Xxxx | Xxxxxx Xxxxxxxxxx |
Nyckeln | Xxxxxx Xxxx | Xxxxxx Xxxxxxxx |
Uttern | Xxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx |
Xxxxxx | Xxxxxxxxx Xxxxxxx | Xxx Xxxxxxxx |
Minken | Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxx Xxxx |
Illern | Xxxxxxxx Xxxxx | Xxxx Xxxxxx |
Egna hem | Xxx Xxxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxx |
Firman för Jarlabergs Samfällighetsförening tecknas av följande två i förening: Xxxxxx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxx och Xxxxxx Xxxxxxxxxx. Förutom detta kan firmateckning ske av samtliga ordinarie styrelseledamöter tillsammans.
Till interna revisorer valdes av stämman ordinarie Xxxxx Xxxxxxx och suppleant Xxxxxxx Xxxxx. Till extern revisor utsågs auktoriserad revisor BoRevision.
Stämman beslutade utse Xxxxxxxx Xxxx att samordna delägarnas kandidater till Xxxxxxxxxxxxxxx styrelse.
Styrelsearvodet har enligt stämmobeslut varit ett (1) prisbasbelopp för ordförande och fyra (4) prisbasbelopp att fördelas inom styrelsen. Enligt konstituerande sammanträde beslutades lika arvodesfördelning inom styrelsen baserat på mötesnärvaro. Därutöver har styrelsen förfogat över ett (1) basbelopp för utbildning och konferenser.
Arvodet till revisor och revisorssuppleant var ett halvt (1/2) prisbasbelopp att fördela sig emellan. Samtliga prisbasbelopp avser 2022 års nivå.
Ersättning till BoRevision utgår enligt räkning (Fakturering).
Samtliga föreningens ingångna avtal finns förtecknade och samlade på samfällighetens moln-tjänst för dokumentlagring.
Fastigheter, hus och anläggningar är försäkrade som företagsförsäkringspaket i Länsförsäkringar Stockholm med försäkringsnummer 9001931*20 och sopsuganläggningen med försäkringsnummer 9115891*00.
Den ekonomiska- och hyresadministrativa förvaltningen har under hela perioden utförts av CEMI AB som även utfört fastighetsskötseln i garagen, vilket från 2023-07-01 övergår till HSB Stockholm.
Samfällighetsföreningen har under perioden haft en administrativ förvaltare från HSB Stockholm.
Delegerat ansvar och befogenhet för den löpande verksamheten. Verksamhetsgruppen arbetar fristående från styrelsen och har befogenhet att besluta om kostnader på upp till 40 000 kr exklusive moms (50 000 kr ink moms). Protokollplikt och återrapportering till nästkommande ordinarie styrelsemöte gäller för beslut och upphandling inom verksamhetsgruppen.
Ledamöterna har under året varit uppdelade i följande arbetsgrupper med tillhörande ansvar efter beslut på konstituerande möte.
Grupp benämning Vice Ordförande | Xxxxxxxxxxxxx Xxxxx upp vid frånvaro av ordinarie ordförande | Xxx X. |
Ekonomi | Ekonomisk uppföljning, budget & arvodering | Xxxxx X. Xxxxxx X. Xxxxxx X. Xxxxxxxxx X. |
Garage | Underhåll av de tre (3) parkeringshusen & gästparkeringar | Förvaltare enl. förvaltningsplan |
Hemsida och information Sekreterare | Ansvar för underhåll av JSf:s hemsida i xxx.xxx (standardmallar) Protokollförare vid möten | Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx X. Xxxxxx X. |
Väsentliga händelser under och efter räkenskapsåret
Garagen:
• Underhåll av rännor i garagen. Fyrspannsgaraget slutfört och de övriga är planerade. Entreprenör är BC-Bygg.
• Upphandling av laddstolpar. Entreprenör ChargeNode (som förvärvat Opigo).
• Utbyte av branddörrar till trapphuset till Diligensgaraget.
• Tagit in anbud på uppdatering av belysning i samtliga garagen.
• Sandsopning och tvättning av garage genomfört.
Sopsugsanläggning:
• Beslut för anbud angående Logiwaste utredning av sopsugsanläggningens slitagedelar.
• Fråga kring sortering av matavfall hanteras löpande av Logiwaste i kontakt med Nacka kommun.
Mark- & Trädgård:
• Upprustning av parkeringsplats vid Bilia, 368:1 (2). Entreprenör Habitek.
• Tillsammans med vår markförvaltare CEMI har vi genomfört en höst- och en vårrondering
Avtal:
• Nytt avtal för Fastighetsskötsel med Xxxxx Xxxxx och Xxxxxxx från 2023-01-01.
• Nytt avtal för Ekonomi och garageadministration med HSB Stockholm med start 2023-07-01.
• Antagit anbud från Complete Solution International AB (CSI) för övergång från Gmail/Drive till Office 365 plattform.
• Löpande avtal för Markskötsel med CEMI.
• Löpande avtal för snöröjning med ETNI.
Ekonomi:
• Nya stadgar antogs på årsstämman.
• Förättningsutredning genomförd av Structor, samt initierat uppdatering av förrättning.
• Översyn av arrendeavtal för parkeringsplatsen vid Bilia, samt övriga parkeringsavtal för säkerställande av indexuppräkning.
• Migration av ekonomisystem från CEMI till HSB.
• Tagit fram nya prislistor för garageplatser, inklusive nya laddplatser.
F1:an :
• Omförhandling med HSB under året, som slutade med förlängning av avtal till 2024-12-31.
Underhåll – framtida inplanerade
Arbete med att ta fram en ny reviderad underhållsplan är påbörjad med att utreda och besiktiga samfällighetens byggnader och installationer för en långsiktig underhållstrategi över tid. Detta arbete är beräknas vara klart under verksamhetsåret 2023–2024.
Tidpunkt | Byggnadsdel | Åtgärd |
2023 – 2024 | Garage Sopsugsanläggning Mark F1.an/Terminalen | Statusutredning ska utföras av garagens byggnader och installationer. All belysning i garage och gångvägar som tillhör samfälligheten ska utredas och uppgraderas där det behövs. Logiwaste har påbörjat statusutredning för sopsugsanläggningen samt med att arbeta fram en underhållsplan som innehåller alla komponenter som berör systemet. Statusutredning för samfällighetens marker och installationer ska utföras under året för att sätta en långsiktig plan. Byggnaden med tillhörande mark ska statusbesiktigas och akuta underhåll ska åtgärdas omgående. Resterande underlag från besiktningen ska protokollföras in i den nya långsiktiga underhållsplanen. |