Svar på förfrågan från
Vallentuna Hockey och Korpen Vallentuna om att ställa upp tillfälliga paviljonger/bodar på Vallentuna idrottsplats
9
FN 2021.054
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll
Fritidsnämndens arbetsutskott 2021-12-02
§ 76
Svar på förfrågan från Vallentuna Hockey och Korpen Vallentuna om att ställa upp tillfälliga paviljonger/bodar på Vallentuna idrottsplats (FN 2021.054)
Beslut
Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att
fritidsnämnden beslutar att avslå Vallentuna Hockeys och Korpen Vallentunas förfrågan om att ställa upp tillfälliga paviljonger/bodar på Vallentuna idrottsplats.
Ärendebeskrivning
Fritidsnämnden har av föreningarna Vallentuna Hockey och Korpen Vallentuna fått ett brev med en förfrågan om möjlighet att ställa upp tillfälliga paviljonger/bodar på Vallentuna idrottsplats. Syftet med uppförandet av de tillfälliga paviljongerna är att inrymma Vallentuna Hockeys och Korpen Vallentunas fysträning. Utifrån fritidsförvaltningens bedömning avseende tillfälliga paviljonger på Vallentuna idrottsplats föreslår fritidsförvaltningen att fritidsnämnden beslutar att avslå ansökan.
Ordförande, Xxxx Xxxxxxxx (C), yrkar bifall till förvaltningens förslag.
Ordförande, Xxxx Xxxxxxxx (C), konstaterar att det endast finns ett yrkande. Ordförande ställer proposition på yrkandet och finner att fritidsnämndens arbetsutskott beslutar enligt det.
Beslutsunderlag
• Tjänsteskrivelse, 2021-11-18, Svar på förfrågan från Vallentuna Hockey och Korpen om att ställa upp tillfälliga paviljonger/bodar på Vallentuna idrottsplats
• Brev till Fritidsnämnden från Vallentuna Hockey och Korpen Vallentuna
• 1.2.4.1 Rutiner för lokalförsörjning och hyra (2020)
Referensnummer för signaturer:
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
FRITIDSFÖRVALTNINGEN 2021-11-17
DNR FN 2021.054
XXXX XXXXXXXXX SID 1/2
LOKAL- OCH ANLÄGGNINGSSTRATEG XXXX.XXXXXXXXX@XXXXXXXXXX.XX
Svar på förfrågan från Vallentuna Hockey och Korpen Vallentuna om att ställa upp tillfälliga paviljonger/bodar på Vallentuna idrottsplats
Fritidsnämnden beslutar att avslå Vallentuna Hockeys och Korpen Vallentunas förfrågan om att ställa upp tillfälliga paviljonger/bodar på Vallentuna idrottsplats.
Fritidsnämnden har av föreningarna Vallentuna Hockey och Korpen Vallentuna fått ett brev med en förfrågan om möjlighet att ställa upp tillfälliga paviljonger/bodar på Vallentuna idrottsplats. Syftet med uppförandet av de tillfälliga paviljongerna är att inrymma Vallentuna Hockeys och Korpen Vallentunas fysträning. Utifrån fritids- förvaltningens bedömning avseende tillfälliga paviljonger på Vallentuna idrottsplats föreslår fritidsförvaltningen att fritidsnämnden beslutar att avslå ansökan.
Ett brev inkom till fritidsnämnden 2021-09-23 från föreningarna Vallentuna Hockey och Korpen Vallentuna med en ansökan om möjligheten att ställa upp paviljonger/bodar för föreningarnas fysträning på Vallentuna idrottsplats, se bifogad bilaga Brev till Fritidsnämnden. Motivet till detta är att föreningarna idag har ett behov av fysträning som de inte anser att de befintliga lokalerna i Vallentuna ishall räcker till. På längre sikt har föreningarna önskemål om att se över behovet av lokaler för fysträning tillsammans med fritidsnämnden och möjligheten till utbyggnad eller tillbyggnad på Vallentuna idrottsplats. Förslag på placering av paviljongerna är i anslutning till ishallen utanför Korpen Vallentunas befintliga lokaler eller ovanpå Vallentuna Hockeys tillfälliga omklädningsrumspaviljonger. Föreningarnas tanke är att paviljongerna för fysträning ska stå där tillfälligt fram tills att en långsiktig permanent lösning är på plats. Kostnaden för paviljongerna ska föreningarna själva stå för via sponsring. De efterfrågar endast kommunal inkoppling av ström för uppvärmning och belysning i lokalerna samt en plats att ställa dem på.
Fritidsförvaltningen har för avsikt att på lång sikt avveckla de tillfälliga lösningar i form av paviljonger som idag finns i anslutning till Vallentuna idrottsplats och inga nya tillfälliga paviljonger ska tillföras. I den bifogade bilagan Vallentuna kommuns styrdokument 1.2.4.1 Rutiner för lokalförsörjning och hyra (2020) beskrivs hur beslut kring investeringar i nya lokaler bör genomföras. ”Investeringar i nya lokaler får endast göras om verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov som, efter en
VALLENTUNA KOMMUN
186 86 VALLENTUNA
TFN 00-000 000 00 · FAX 00-000 000 00 XXXXXX@XXXXXXXXXX.XX
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
2021-11-17
DNR FN 2021.054
SID 2/2
behovsutredning, visat sig inte kunna lösas inom befintligt fastighetsbestånd.” Avseende föreningarnas önskemål om lokaler för fysträning har ingen sådan behovsutredning gjorts. I enlighet med ovan avsikt och rutiner kopplat till lokalförsörjning är förvaltningens bedömning att det inte är aktuellt att bevilja etablering av tillfälliga paviljonger för Vallentuna Hockeys och Korpen Vallentunas fysträning på Vallentuna idrottsplats
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx
Förvaltningschef Lokal- och anläggningsstrateg
Kultur och Fritidsförvaltningarna Fritidsförvaltningen
Akten
Rutin för lokalförsörjning och hyra
Avdelning/enhet med ansvar för revidering: Avdelningen projekt och Fastighetsutveckling inom teknik- och fastighetsförvaltningen
Beslutad av kommunens ledningsgrupp 2019-06-27 Datum för senaste revidering: 2020-04-01
Innehåll
1. Generellt om lokalförsörjning i Vallentuna kommun 3
1.3 Effektivitet och flexibilitet 4
1.4 Tecknande av avtal och avveckling av lokaler 4
2. Uthyrning interna och externa lokaler 5
2.4.2 Drift- och underhållskostnader 6
2.4.3 Hyresberäkning för skollokaler 6
2.4.4 Hyresberäkning övriga lokaler 7
2.5 Debitering och justering av hyra 7
2.7 Avtalstid, uppsägningstid, frånträde av lokal, förlängning av avtal 8
2.10 Fastighetsskötsel och tillsyn 9
1. Generellt om lokalförsörjning i Vallentuna kommun
1.1 Övergripande
Rutinen för lokalförsörjning och hyra utgår från Policy för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamheter i Vallentuna kommun antagen av kommunfullmäktige 2019-02-11 § 28.
Teknik- och fastighetsförvaltningen ansvarar för anskaffning och förvaltning av kommunens egna och hyrda lokaler. All kommunal verksamhet ska i första hand utnyttja kommunens egna lokaler. Avdelningen projekt och fastighetsutveckling inom teknik- och fastighetsförvaltningen beräknar fysiska och ekonomiska konsekvenser av verksamheternas lokalbehov.
Areabegrepp som används inom Vallentuna kommun beskrivs i nedanstående bild.
BTA = Bruttoarea, inkl yttervägg | |||
BRA = Bruksarea | OKA = Omslutande konstruktions- area | ||
HYA = Hyrbar area | BIA = Biarea (t.ex. driftut- rymmen, lägenhets- förråd) | ÖVA = Övrigt utrymme (t.ex. tvätt- stuga, trappor) | |
LOA = Lokalarea eller BOA = Bostadsarea | |||
Verksam yta = HYA-kök | Kök | ||
1.2 Nyinvestering i lokaler
Investeringar i nya lokaler får endast göras om verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov som, efter en behovsutredning, visat sig inte kunna lösas inom befintligt fastighetsbestånd. LRP1 har det huvudsakliga ansvaret för att samordna behovet med befintliga lokaler.
Vid varje investering i ny-, om- eller tillbyggnad ska i beslutsunderlaget redovisas framtida förändring av lokalkostnaden, effekterna på verksamheten samt en riskanalys.
1 Lokalresursplaneringsgruppen
Investeringar för lokaler budgeteras i respektive nämnds investeringsbudget inom ramen för inriktningsbeslut i kommunplanen.
Efter ett genomförandebeslut i kommunfullmäktige är samhällsbyggnads- förvaltningen utförare och ansvarig för projektets genomförande. Respektive nämnd har ansvar för uppföljningen av investeringen.
Respektive förvaltning budgeterar för inköp av inventarier till nya och befintliga lokaler. De ansvarar även att budgetera för förändring av driftkostnader inklusive kapitalkostnad samt lokalkostnad.
1.3 Effektivitet och flexibilitet
Lokaleffektivitet och flexibilitet ska prioriteras vid ny-, om- och tillbyggnader, vilket behandlas av LRP.
Lokaler ska i framtiden kunna bli ändamålsenliga för flera olika verksamheter. Vid en bedömning av lokalers flexibilitet ska även möjliga samordningslösningar med andra fastighetsaktörer vägas in.
All kommunal verksamhet ska i första hand utnyttja kommunens egna lokaler. Vid tillfälliga lokalbehov ska dessa, i första hand, tillgodoses inom befintligt fastighetsbestånd, i andra hand genom att hyra in externt.
1.4 Tecknande av avtal och avveckling av lokaler
Avdelningen projekt och fastighetsutveckling inom teknik- och fastighetsförvaltningen tecknar externa hyresavtal för kommunens räkning.
Hyresavtal för inhyrning av lokaler hos extern fastighetsägare ska behandlas av LRP för att få ett koncernperspektiv.
Avtal får inte tecknas för längre tid än tio år utan att ha godkänts av kommun- fullmäktige. Långa hyresavtal kan innebära att avtalet ska betraktas som finansiell leasing.
Lokaler ska avvecklas om det, efter analys av verksamheternas långsiktiga behov, visar sig att de inte behövs.
Avdelningen projekt och fastighetsutveckling inom teknik- och fastighetsförvaltningen står för kostnaden för lokaler som inte är uthyrda.
2. Uthyrning interna och externa lokaler
2.1 Parter och roller
a)Teknik- och fastighetsförvaltningen är lokalförsörjare, fastighetsförvaltare och hyresvärd. I dokumentet benämnt hyresvärd.
b) Nämnd eller externa utförare är hyresgäster.
2.2 Omfattning
Följande regler gäller för samtliga lokaler som används i Vallentuna kommuns verksamheter.
För lokaler som används för verksamheter enligt Skollagen (2010:800) kap 1 § 1 gäller dock i vissa fall speciella regler. Dessa lokaler benämns i det följande för skollokaler.2
2.3 Hyreskontrakt
Hyreskontrakt ska upprättas för alla upplåtelser av lokaler.
Förvaltningschef undertecknar de interna hyreskontrakten för verksamhetslokaler.
För externa utförare är det firmatecknaren som har rätt att underteckna hyreskontrakt.
Verksamhetschef (budgetansvarig) undertecknar interna hyreskontrakt för bostäder.
I kontraktet anges årshyran och antalet kvadratmeter bruksarea. För skollokaler anges antalet kvadratmeter verksam yta samt priset per kvadratmeter.
2.4 Hyran
Självkostnad är grundprincip vid hyressättning.
Hyran för ett enskilt hyresobjekt är kopplad till kostnaden för det aktuella hyresobjektet.
För skollokaler gäller att hyran för samtliga skollokaler tillsammans (inte varje enskilt hyresobjekt) ska motsvara den totala kostnaden resultatenheten fastigheter har för dessa lokaler (se punkt 2.4.3).
2 Lokaler för skolverksamhet som definieras i Skollagen (2010:800) kap 1 § 1 är förskola, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola samt fritidshem.
För övriga inhyrda lokaler har hyresvärden rätt att lägga på självkostnaden för att finansiera skillnader i kontraktsvillkor mellan externa och interna avtal samt tre procents påslag för att täcka de administrativa kostnaderna som inhyrningen medför.
Kapitalkostnader beräknas enligt nominell annuitetsmetod. Metoden innebär att investeringskostnaden, uppräknad med internräntan, slås ut på objektets livslängd med ett lika stort belopp per år.
Underlaget utgörs av den totala investeringsutgiften för det aktuella hyresobjektet. I avvaktan på att alla investeringsutgifter har bokförts kan den budgeterade utgiften användas i en preliminär beräkning.
2.4.2 Drift- och underhållskostnader
Drift- och underhållskostnader för lokaler beräknas med utgångspunkt från en schabloniserad självkostnad per kvadratmeter bruksarea.
2.4.3 Hyresberäkning för skollokaler
För beräkning av hyran för skollokaler används begreppet verksam yta.
Verksam yta är bruksarean för respektive fastighet justerat för
a) teknikutrymmen (till exempel undercentral, elcentral och fläktrum)
b) kök (inklusive biutrymmen)
c) soprum
d) uteförråd
Den totala kostnaden för skollokaler (enligt 2.4.1 och 2.4.2) fördelas på den totala verksamma ytan varvid en hyreskostnad per kvadratmeter verksam yta erhålls.
Hyreskostnaden för icke verksam yta finansieras på detta sätt gemensamt av samtliga hyresgäster av skollokaler.
Externa utförare av skolverksamhet måste få besked om ny hyra för nästkommande år senast 31 mars. Beslut om ny skolhyra för externa hyresgäster måste då tas av kommunens ledningsgrupp i god tid innan detta datum.
Teknik- och fastighetsförvaltningen tar inför budgetarbetet fram nedanstående uppgifter:
+ alla driftkostnader inkl. kapitalkostnader och fördelad administration för de skollokaler som utgjorde tidigare kvadratmeterpris
+ driftkostnader inkl. kapitalkostnader och fördelad administration för alla nya objekt som tagits i bruk
- driftkostnader inkl. kapitalkostnader och fördelad administration för alla avvecklade objekt
+ beräknade driftkostnader inkl. kapitalkostnader och fördelad administration för alla nya objekt som beräknas tas i bruk under år 2 och 3
+ allmän prisjustering
Enligt skolförordningen (2011:185), om kostnaden är hög till följd av nybyggnation eller renovering, är det möjligt att belasta den interna verksamheten direkt. Inhyrning av lokaler, som gjorts efter fastställd skolhyra, debiteras enligt sista stycket under punkt 2.4 ända tills lokalen ingår i en ny skolhyresberäkning.
2.4.4 Hyresberäkning övriga lokaler
Hyran för inhyrda lokaler/bostadsrättslokaler (som inte är definierade som skollokaler) följer förändringar i de externa avtalen.
Hyresvärden ansvarar för och följer upp lokalens/fastighetens driftkostnader.
Hyresjustering sker normalt vid årsskifte av någon/några av följande anledningar
a) förändrade driftskostnader för kommunens ägda lokaler
b) indexhöjningar på inhyrda lokaler är generellt 2 procent årligen
c) avgiftshöjningar för bostadsrättslokaler
d) investeringar enligt punkt 2.6
e) oförutsedda kostnadsökningar
Hyresförändringar enligt a), b) och c) finansieras normalt inom respektive nämnds budgetuppräkning. Förändringar enligt d) och e) behandlas separat i budgetarbete.
Hyresvärden ska vid rapportering till LRP lämna en beräkning av hyreskostnaden per kvadratmeter verksam yta för skollokaler samt en procentuell uppräkning av kommunens ägda lokaler.
LRP ska behandla frågan innan beslut ska tas i kommunens ledningsgrupp och i kommunfullmäktige.
Hyresvärden ska senast den 31 mars säga upp kontrakt för villkorsändring till externa utförare.
2.5 Debitering och justering av hyra
Hyran debiteras månadsvis. Internhyran bokförs via fil enligt hyresgästens lämnade konteringsuppgifter. Eventuell hyresjustering under pågående kalenderår regleras löpande.
2.6 Investeringar
Med investeringar avses här nybyggnad, tillbyggnad, ombyggnad, reinvesteringar samt andra verksamhetsanpassningar (utom inventarier) av och i fastigheter. För gränsdragning mellan driftkostnad och investeringsutgift se KFS 1.2.6.1.
Huvudprincipen är att hyresvärden finansierar investeringarna och debiterar hyresgästen via hyresjustering.
Vid investeringar gäller följande avseende hyra
• kapitalkostnad (avskrivning plus internränta) samt i förekommande fall ökad driftkostnad läggs på hyran från färdigställandetidpunkten
• avskrivningen bestäms utifrån investeringens beräknade nyttjandetid
• avetablering av inhyrda lokaler ska tas med i investeringen och därmed i kapitalkostnaden
2.7 Avtalstid, uppsägningstid, frånträde av lokal, förlängning av avtal
För kommunägda lokaler gäller tillsvidareavtal för de interna hyresgästerna med huvudförfallodag sista december och med en uppsägningstid på nio månader, dvs. sista mars.
För inhyrda lokaler gäller visstidsavtal som speglar det inhyrda avtalet och med en uppsägningstid på två månader längre än uppsägningstiden på det inhyrda avtalet.
För uthyrda skollokaler till externa hyresgäster är kontraktstiden ett år. För övriga lokaler enligt hyreslagen.
Avtal sägs upp minst det antal månader före hyrestidens utgång, som kontraktet anger.
Kortare uppsägningstid accepteras om särskilda skäl föreligger. Med särskilda skäl avses till exempel när hyresgästen vill frånträda del av lokal och annan hyresintressent finns. Hyresvärden avgör om kortare uppsägningstid ska gälla.
Frånträde av lokal, eller del av lokal som är uthyrningsbar, sker regelmässigt vid hyrestidens utgång med uppsägningstid enligt 2.7.2 ovan.
Hyresgäst medges också, under nedan angivna förutsättningar, frånträda den hyrda lokalen eller del av lokalen under hyrestiden om annan hyresintressent finns som hyresvärden kan godta.
Hyresgästen ansvarar för återställningskostnader av inhyrda lokaler.
Om budgetramen för nämnden ska justeras under budgetåret avgör kommunfull- mäktige. Förändringar för kommande år behandlas i kommunplaneprocessen.
Avtal förlängs enligt uppgift på hyresavtalet.
2.8 Samnyttjande av lokaler
Med samnyttjande av lokaler avses förhållandet när två eller fler kommunala verksamheter nyttjar samma lokaler vid olika tider.
Hyresvärden tecknar kontrakt med samtliga verksamheter och anger i kontraktet hur stor andel av lokalen som respektive verksamhet hyr. Andelen ska vara kopplad till nyttjandegraden.
2.9 Andrahandsupplåtelse
Hyresgäst får efter hyresvärdens godkännande upplåta lokalen eller del av lokalen i andra hand under tid hyresgästen bedriver verksamhet i lokalen.
Vid upplåtelse under längre sammanhängande tid ska nyttjandeavtal tecknas mellan nämnden och nyttjare och vara godkänt av hyresvärden.
Hyresgästen behåller hyresintäkter och står för alla kostnader som uppstår i samband med andrahandsupplåtelse.
2.10 Fastighetsskötsel och tillsyn
Gränsdragning mellan parters ansvar framgår av bilaga till respektive hyreskontrakt.
Fastighetsskötsel som ingår i hyresvärdens åtagande ska framgå av bilaga till hyreskontraktet. Fastighetsskötsel och tillsyn som inte ingår i hyresvärdens åtagande utförs av hyresvärden efter beställning alternativt separat avtal.
2.11 Underhåll
Underhåll omfattar planerat, akut och avhjälpande underhåll. Hyresvärden utför planerat underhåll enligt gällande underhållsplan, akut och avhjälpande underhåll efter felanmälan. Gränsdragningen mellan parters ansvar framgår av bilagor till respektive hyreskontrakt.
Planerat underhåll avser underhåll som finansieras via årligt anslag inom investeringsbudgeten och som ingår i underhållsplanen:
• utvändigt underhåll av byggnad/mark
• invändigt underhåll av byggnad/lokal
• underhåll av installationer
Akut och avhjälpande underhåll avser insatser för att återställa funktioner som havererat eller är så bristfälliga att åtgärder måste göras omgående.
För hyresgästens inflytande på underhåll gäller att
• Hyresvärden har totalansvaret för underhållet av byggnaden/lokalen. Åtgärden som rör byggnadens värde, standard och funktion ingår i underhållsplanen och utförs av hyresvärden enligt angiven periodicitet
• Hyresgästen har möjlighet att påverka underhållet av den inre miljön, det vill säga ytskikten samt övrig invändig utrustning i lokalerna. Utifrån fastlagda principer för standardklasser på färg, tapeter, golv och så vidare samråder hyresvärd och hyresgäst om när det invändiga underhållet planeras
• Hyresgäst ska innan påbörjat arbete godkänna kommande hyresjustering. Principer för städning av lokaler regleras separat.
2.12 Myndighetskrav
Hyresgäst bekostar åtgärder till följd av myndighetsförelägganden som är betingad av verksamheten i lokalen. Här avses också åtgärder som hyresgäst i egenskap av arbetsgivare åläggs enligt arbetsmiljölagstiftning.
Hyresvärd åtgärdar mer omfattande brister på byggnad och installationssystem som ligger utanför normalt underhåll. Kostnader för sådana åtgärder belastar hyresgäst genom hyresjustering.
2.13 Felanmälan
Hyresgäst ska utan dröjsmål underrätta hyresvärd om iakttagna brister i fastighet/lokal genom felanmälan till hyresvärden.
2.14 Skadegörelse
Gränsdragning mellan parternas ansvar framgår av bilaga till respektive hyreskontrakt.
2.15 Oförutsedda kostnader
Skulle under hyrestiden oförutsedda betydande kostnadsökningar uppkomma för fastigheten gällande skatt, avgift eller pålaga, som riksdag regering eller myndighet kan komma att besluta, ska detta bekostas av hyresgäst genom hyresreglering.
Förändringar för kommande år behandlas i kommunplaneprocessen.
2.16 Tvister
Tvister som kan uppstå mellan parterna om tolkning och tillämpning av
• interna hyresavtal hänskjuts först till kommunens ledningsgrupp därefter till kommunstyrelsens arbetsutskott för avgörande
• externa hyresavtal hänskjuts till hyresnämnd eller tingsrätt