KS 2004/0195

KS 2004/0195

Rutin för hantering av avtal inom kommunens förval tningar och resultatenheter

När kommunens nämnder och styrelser, förvaltningar, resultatenheter eller enskilda befattningshavare sluter avtal för kommunens räkning skall följan- de gälla.

Avtalets innehåll

Avtalet skall innehålla:

Xxxxx definierade parter

Klar definition av avsikten med avtalet Giltighetstid

Uppsägningstid

Hur tvister skall lösas Ekonomisk reglering

I förekommande fall skall även följande tas in i avtalet: Facknämndernas och revisorernas insyn

Kvalitet och utvärdering

Avtalshantering

Avtal av större omfattning skall regelmässigt granskas av stadsjuristen eller annan särskilt anlitad juridisk expertis.

När förvaltningar, resultatenheter eller enskilda befattningshavare sluter avtal med stöd av delegation skall beslutet anmälas till nämnden.

Diarieföring

Alla avtal skall diarieföras.

Underskrift

Samtliga avtal skall undertecknas av behöriga personer.

Förvaring

Originalavtal skall förvaras på ett betryggande sätt i arkiv eller brandsäkert skåp. Är avtalet slutet av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller med stöd av delegation av enskild befattningshavare förvaras originalavtalet i kommunstyrelsens arkiv. Är avtalet slutet av annan nämnd, förvaltning eller resultatenhet förvaras originalavtalet hos den handläggande förvaltning- en/resultatenheten.

Bevakning

För bevakning av kommunens rättigheter och förpliktelser i gällande avtal skall särskilda handläggare utses på varje förvaltning/resultatenhe t. Dessa handläggare har bl a till uppgift att bevaka att kommunen och motparten fullgör sina skyldigheter och rättigheter enligt avt alet och att avtalen sägs upp i rätt tid.

Handläggaren skall vidare bevaka att eventuella säkerheter för avtalsförplik- telserna överensstämmer med avtalet och att de förvaras på ett betryggande sätt. Då alla avtalsvillkor uppfyllts skall handläggaren återsända inneliggan- de säkerheter.

Alla förvaltningar och resultatenheter skall ha en samlad bild över vilka avtal som finns inom förvaltningen/resultatenheten. Detta kräver att avtals- förteckning finns upprättad med uppgifter om avtalens motpart, löptider, uppsägningstider och i förekommande fall uppsägningsvillkor, förläng- ningstider m m. Förteckningen skall hela tiden hå llas aktuell och inaktuella avtal skall gallras.

Utvärdering

I förekommande fall bör en dokumenterad utvärdering göras innan avtal förlängs.

För övrigt hyresavtal, som finns registrerade i hyresrutiner, behöver särskil- da förteckningar inte upprättas.

För bevakning av exploateringsavtal finns en särskild rutin. Xxxxxxx skall tillämpas från den 15 mars 2005.

Xxx Xxxxx

XXXXXXXXX KOMMUN

Ledningsstaben Åke Karén, po

PM

2005-02-28

3(3)

Rutin för handläggning av

EXPLOATERINGSAVTAL

Då Danderyds kommun sluter exploateringsavtal/genomförandeavtal för visst område utväxlas avtalet genom ledningsstabens försorg. Avtalet hand- läggs i övrigt enligt följande rutin.

1 Originalavtal förvaras i kommunstyrelsens arkiv.

2 Exploateringschefen överlämnar kopia av avtalet till de kommunala förvaltningar som berörs av avtalet.

3 Exploateringschefen ansvarar för att överenskomna säkerheter till- ställs kommunen och att de överlämnas till uppdragskontoret/ekono- mienheten för förvaring.

4 Det åligger tekniske direktören och stadsbyggnadschefen att till ex- ploateringschefen rapportera om fullgjorda prestationer eller eljest uppfyllda avtalsvillkor som kan utgöra villkor för kommunens debite-

ring av ersättning eller eljest föranleda ekonomisk reglering, avlösning av garant iansvar o d.

5 Exploateringschefen svarar för att avtalspart debiteras överenskomna ersättningar. Debitering skall ske inom en vecka efter det att rapporter enligt punkt 4 ovan inkommit. Exploateringschefen svarar också för att kommunens utbetalningar enligt avtal verkställs.

6 Då samtliga avtalsvillkor uppfyllts skall exploateringschefen underrät- ta uppdragskontoret/ekonomienheten, som återsänder ev inneliggande borgensförbindelser eller andra former av säkerheter.

7 Det åligger exploateringschefen att lämna rapport till kommunstyrel- sen hur avtalet uppfyllts. Därefter avslutas akten.

8 Rutinen skall tillämpas från den 15 mars 2005.

Åke Karén

c:\documents and settings\cty.danderyd\lokala inställningar\temporary internet files\olk7c9\2004-0195rutin för handläggning av avtal.doc