Integritetspolicy
Integritetspolicy
Policyn gäller för Xxxx Xxxxxxx Fastighetsföretagen AB (Xxxx Xxxxxxx eller Xxxxxxx) och samtliga dess dotterbolag.
Policyn antogs av styrelsen 18 april 2024 att gälla tills det konstituerande styrelsesammanträdet som hålls i samband med nästa årsstämma.
1. Syfte
Xxxx Xxxxxxx värnar om kunders och andra intressenters integritet. I denna integritetspolicy redogör vi för den personuppgiftsbehandling som sker i Xxxx Xxxxxxxx verksamhet, bland annat för vilka ändamål personuppgifter behandlas, vilka personuppgifter som samlas in och de åtgärder som Xxxx Xxxxxxx vidtar för att skydda personuppgifterna.
För vissa aktiviteter och behandlingar kan integritetspolicyn komma att kompletteras med ytterligare policies eller integritetsmeddelanden. I sådana fall ska denna allmänna integritetspolicy läsas tillsammans med den särskilda policyn som tillhandahålls vid den särskilda aktiviteten.
2. Xxx Xxxx Xxxxxxx använder personuppgifter
Xxxx Xxxxxxx behandlar och hanterar personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och annan tillämplig lagstiftning till skydd för den personliga integriteten. Med ”personuppgifter” avses uppgifter som kan användas för att identifiera en fysisk person som är i livet. Xxxx Xxxxxxx Fastighetsföretagen AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i koncernen.
Xxxx Xxxxxxx behandlar personuppgifter för följande ändamål.
• För att kunna ingå, administrera och uppfylla åtaganden enligt hyreskontrakt, inklusive parkeringsuthyrning. För administration avseende och tillhandahållande av elektroniska portlås och porttelefoner.
• För att kunna ge service, administrera serviceanmälningar och besvara dina frågor vid kontakt med vår kundtjänst.
• För att kunna administrera intresseanmälningar till något av Xxxx Xxxxxxxx projekt eller tjänster.
• För interna administrationsändamål, intern statistik samt för att utveckla och förbättra Xxxx Xxxxxxxx verksamhet.
• För att informera om vår verksamhet via nyhetsutskick ”På gång i husen”.
• För att kunna fullfölja förpliktelser enligt tillämpliga lagar, förordningar och myndighetsbeslut.
Dokumentnamn: | Bereds av: | Hr-ansvarig | |
Fastställs av: | Styrelsen | Fastställt datum: | 2024-04-18 |
De personuppgifter som behandlas för ovannämnda ändamål kan avse uppgifter som namn, postadress, lägenhetsnummer, e-postadress, telefonnummer, personnummer, bilregistreringsnummer, inkomstuppgifter och kreditvärdighet.
Xxxx Xxxxxxx behandlar personuppgifter bara om det finns en laglig grund för behandlingen.
När Xxxx Xxxxxxx behandlar personuppgifter för att kunna ingå, administrera och uppfylla åtaganden enligt hyreskontrakt, inklusive parkeringsuthyrning, är behandlingen laglig eftersom den sker för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. När Xxxx Xxxxxxx behandlar personuppgifter för att kunna ge service, administrera serviceanmälningar, besvara dina frågor via vår kundtjänst eller hantera intresseanmälningar, är behandlingen nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att ärendet hanteras. Vidare sker behandlingen med stöd av berättigat intresse i de fall Xxxx Xxxxxxx behandlar personuppgifter för interna administrationsändamål, intern statistik samt för att utveckla och förbättra Xxxx Xxxxxxxx verksamhet. Detta innefattar åtgärder som sker när Xxxx Xxxxxxx vidtar åtgärder avseende felsökning, skydd, testning och förbättring av system som Xxxx Xxxxxxx använder i sin verksamhet samt övervakningskameror för säkerhetsändamål.
Om du har lämnat ditt samtycke till viss behandling, exempelvis till att erhålla Xxxx Xxxxxxxx nyhetsbrev, är samtycket den lagliga grunden för behandlingen. Samtycket kan när som helst återkallas.
När personuppgifter behandlas för att kunna fullgöra skyldigheter enligt tillämpliga lagar, förordningar och myndighetsbeslut, exempelvis enligt bokföringslagen (1999:1075), är den rättsliga förpliktelsen den lagliga grunden för behandlingen.
Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas för flera olika ändamål. Xxxx Xxxxxxx kan inom ramen för sin verksamhet i vissa fall erhålla samma kategorier av personuppgifter som enligt ovan från tredje part, exempelvis från kreditupplysningsföretag.
Xxxx Xxxxxxx sparar dina personuppgifter enbart så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen. Personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för ändamål som de har samlats in.
Om du prenumererar på Xxxx Xxxxxxxx nyhetsbrev sparas dina kontaktuppgifter för det ändamålet bara så länge du väljer att ta emot utskick. Den som inte önskar ytterligare nyhetsbrev kan kontakta Xxxx Xxxxxxx eller använda den avregistreringsfunktion som återfinns i varje utskick.
3. Utlämnande av personuppgifter
Inom ramen för Xxxx Xxxxxxxx verksamhet, och för att uppnå ovan nämnda ändamål med behandlingen, kan Xxxx Xxxxxxx, i enlighet med gällande lagstiftning, komma att dela personuppgifter till andra som Xxxx Xxxxxxx samverkar med. Exempelvis kan Xxxx Xxxxxxx vid administration och hantering av serviceanmälningar komma att lämna ut personuppgifter till externa
Dokumentnamn: | Bereds av: | Hr-ansvarig | |
Fastställs av: | Styrelsen | Fastställt datum: | 2024-04-18 |
servicebolag och underleverantörer såsom elektriker, rörmokare osv. Vidare kan ingående av och administration av hyreskontrakt innebära att personuppgifter delas med kreditupplysningsföretag.
Xxxx Xxxxxxx använder även administrativa stödverktyg och system som innebär att det är nödvändigt att personuppgifter lagras eller på annat sätt behandlas av leverantören av verktyget eller systemet. Personuppgifter kan också komma att delas med medarrangörer inom ramen för arrangemang och events.
Med hänsyn till ovan kan personuppgifter i Xxxx Xxxxxxxx verksamhet komma att överföras till och lagras i länder utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Sådan överföring ska ske enligt gällande lagstiftning och kräver att landet i fråga har en adekvat skyddsnivå eller att det finns annan tillräcklig skyddsåtgärd som innebär att överföringen är lagenlig.
4. Säkerhet
Xxxx Xxxxxxx vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter från otillbörlig åtkomst, utlämnande, förändring eller förstörelse. Det innebär att Xxxx Xxxxxxx i sin verksamhet tillämpar diverse fysiska och tekniska begränsningar och restriktioner när det gäller tillgång till personuppgifter, bland annat genom tekniska behörighets- och åtkomstkontrollsystem, användning av brandväggar, virusskydd, backupsystem och annan nätverkssäkerhet, möjlighet till säkerhetsåtgärder såsom kryptering och avidentifiering av personuppgifter. Om Xxxx Xxxxxxx anlitar en utomstående samarbetspartner för att stödja Xxxx Xxxxxxxx verksamhet säkerställer Xxxx Xxxxxxx att parten tillämpar motsvarande tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder och endast behandlar personuppgifter på det sätt som Xxxx Xxxxxxx har godkänt.
5. Personuppgifter i anslutning till sociala medietjänster
Xxxx Xxxxxxx använder sig av sociala medietjänster och har för närvarande konton i sociala medier där vi informerar om vår verksamhet. Xxxx Xxxxxxx accepterar inte inlägg eller kommentarer som strider mot lag, har rasistiskt, sexuellt eller våldsamt innehåll eller som innehåller nedsättande omdömen. Svordomar, ovårdat språkbruk eller angrepp på enskilda individer accepteras inte. Xxxx Xxxxxxx förbehåller sig rätten att ta bort inlägg och kommentarer som är kränkande eller på annat sätt bedöms olämpliga.
Vi ber dig notera att information som du väljer att lägga upp eller lämnar via någon av ovanstående sociala medietjänster och Xxxx Xxxxxxxx konton, inklusive ditt användarnamn eller eventuell profilbild, kan bli tillgängligt för andra besökare på webbplatsen samt för allmänheten. Xxxx Xxxxxxx uppmanar dig att inte lämna personlig information som rör privata ärenden eller liknande via dessa sociala medietjänster. Vidare har nämnda medier sina egna användarvillkor som du behöver beakta om du använder dem.
Dokumentnamn: | Bereds av: | Hr-ansvarig | |
Fastställs av: | Styrelsen | Fastställt datum: | 2024-04-18 |
6. Cookies
Xxxx Xxxxxxx tar hjälp av xxxxxxx för den information som Xxxx Xxxxxxx tillhandhåller via sina webbsidor bland annat för statistisk utvärdering och analys. En cookie är en textfil som sparas på exempelvis din dator och som möjliggör identifikation av din dator.
Det finns två olika typer av cookies; sessionscookies och permanenta cookies. En sessionscookie raderas automatiskt när en webbplats stängs ner. En permanent cookie sparas på datorn under en viss tidsperiod. Dessa två typer av cookies kan placeras på en webbplats av olika aktörer (första eller tredje part) för att sparas på ditt lagringsmedium (exempelvis din dators hårddisk). En första parts cookie placeras av den aktör som driver webbplatsen som du besöker eller använder. En tredje parts cookies placeras av en aktör som inte driver webbplatsen som du besöker eller använder.
Om du inte vill tillåta att cookies sparas på din dator kan du ändra det i webbläsarens inställningar på din dator samt radera cookies som finns sparade på ditt lagringsmedium. De flesta webbläsare accepterar automatiskt cookies, men det finns även möjlighet att neka cookies eller välja att det ska visas en varning innan de sparas. Om du nekar till cookies kan det däremot innebära att Xxxx Xxxxxxxx webbsida inte fungerar korrekt.
7. Begäran om registerutdrag, rättelse m.m.
Du har rätt att kostnadsfritt få en bekräftelse på om personuppgifter om dig behandlas av Xxxx Xxxxxxx och i så fall begära ut information om vilka personuppgifter vi behandlar, varifrån dessa personuppgifter har hämtats, ändamålen med behandlingen, till vilka mottagare eller kategorier av mottagare personuppgifterna har eller kan lämnas ut samt, om möjligt, den förutsedda period under vilken personuppgifterna kommer att lagras (”Registerutdrag”). Xxxx Xxxxxxx kommer vid en sådan begäran därutöver lämna den ytterligare information som Xxxx Xxxxxxx, i enlighet med gällande lag, är skyldig att lämna ut. En begäran om Registerutdrag ska göras skriftligen och undertecknas av dig.
Var och en som upptäcker att registrerade personuppgifter hos Xxxx Xxxxxxx inte är uppdaterade, felaktiga, ofullständiga eller behandlas i strid med ovan angivna ändamål eller relevant lagstiftning, kan begära att Xxxx Xxxxxxx rättar, blockerar eller raderar sådana registrerade personuppgifter.
Du har även rätt att, under vissa förutsättningar, begära begränsning av behandlingen eller begära att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format (dataportabilitet).
Den som har lämnat ett samtycke till viss behandling av personuppgifter kan när som helst välja att återkalla sitt samtycke genom att kontakta Xxxx Xxxxxxx. Vid återkallat samtycke kommer Xxxx Xxxxxxx att upphöra med den behandling som omfattades av det lämnade samtycket.
Framställningar enligt detta avsnitt ska skickas till Xxxx Xxxxxxx enligt kontaktuppgifterna nedan.
Dokumentnamn: | Bereds av: | Hr-ansvarig | |
Fastställs av: | Styrelsen | Fastställt datum: | 2024-04-18 |
8. Ändringar av integritetspolicyn
Denna integritetspolicy kan komma att ändras. Om ändringar görs i integritetspolicyn som innebär att sättet vi behandlar dina personuppgifter ändras, kommer Xxxx Xxxxxxx att meddela sådana förändringar på lämpligt sätt, i första hand genom information på hemsidan.
9. Kompletterande dokument
Denna policy kompletteras med dokumentet Information om intern personuppgiftsbehandling.
Dokumentnamn: | Integritetspolicy | Bereds av: | Hr-ansvarig |
Fastställs av: | Styrelsen | Fastställt datum: | 2024-04-18 |
Kontaktinformation
Om du har frågor eller synpunkter avseende Xxxx Xxxxxxxx integritetspolicy är du välkommen att kontakta oss.
Adress: Xxxx Xxxxxxx Fastighetsföretagen AB Att: Personuppgiftsansvarig
Xxx 00000, 000 00 Xxxxxxx
Telefon: 00-000 00 00
Tillsynsmyndighet
Tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen. Läs mer på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx