Ref. nr 65-2011
Ref. nr 65-2011
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för ramavtal för korttidsplatser.
Förfrågningsunderlag för upphandling av platser för korttidsvistelse i Östersunds kommun.
1 ALLMÄN INFORMATION 4
1.1 Verksamhet som upphandlingen avser 4
1.2 Upphandlande myndighet 5
1.3 Kontaktpersoner/ombud 5
2 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 5
2.1 Konkurrensneutralitet 5
2.2 Upphandlingsförfarande 5
2.3 Märkning av anbud och adress 5
2.4 Distribution av förfrågningsunderlag 5
2.5 Sista anbudsdag 6
2.6 Anbudets giltighet 6
2.7 Anbudets form och språk 6
2.8 Anbud 6
2.9 Rättelse av anbud 6
2.10 Anbudsöppning 7
2.11 Sekretess 7
2.12 Frågor 7
2.13 Eventuella otydligheter i förfrågningsunderlaget 7
2.14 Komplettering av förfrågningsunderlaget 7
2.15 Kvalificering och anbudsvärdering 7
2.16 Beredning av upphandlingsärendet efter öppning av anbud 7
2.17 Tilldelningsbeslut 8
3 KRAV PÅ LEVERANTÖREN (XXX XXX 10:2) 8
4 ALLMÄNNA VILLKOR FÖR KONTRAKTET 8
4.1 Kontaktperson under kontraktstiden 8
4.2 Kontraktstid 9
4.3 Lagar/Förordningar/Föreskrifter 9
4.4 Huvudmannaskap 9
4.5 Överlåtelse av kontrakt 9
4.6 Underleverantörer 9
4.7 Omförhandling 9
4.8 Kontraktsexemplar 9
4.9 Ändringar och tillägg 9
4.10 Handlingars inbördes rangordning 9
4.11 Försäkringar 10
4.11.1 Patientförsäkring 10
4.12 Skadeståndsansvar 10
4.13 Extraordinära händelser 10
4.14 Systematiskt brandskyddsarbete 10
4.15 Tystnadsplikt/sekretess 10
4.16 Meddelarfrihet 11
4.17 Kommunvapnet 11
4.18 Tvist 11
4.19 Sanktioner och hävning 11
4.20 BEFRIELSEGRUND (FORCE MAJEURE) 12
5 KOMMERSIELLA VILLKOR FÖR KONTRAKTET 12
5.1 PRISER (ERSÄTTNINGSSYSTEM) 12
5.1.1 Prisjustering/Index 12
5.1.2 Betalningsvillkor 12
5.1.3 Dröjsmålsränta 13
5.1.4 Administrativa avgifter 13
5.1.5 Avgifter från enskilda 13
6 KRAV PÅ TJÄNSTEN OCH KVALITETSKRAV 13
6.1 Krav på fastigheten/lokalernas utformning 13
6.1.1 Larm/Brandlarm 13
6.2 Beskrivning av vård- och omsorgsuppdraget 13
6.2.1 Kvalitetskrav 14
6.2.2 Hälso- och sjukvård 14
6.2.3 Medicinskt ansvariga 15
6.2.4 Verksamhetschef 15
6.2.5 Ut- och inflyttning 16
6.2.6 Måltider 16
6.2.7 Riskronder särskild boendeform 16
6.2.8 Samarbete/ Samverkan 16
6.2.9 Kostnader för telefon, fax, TV med mera 17
6.2.10 Tekniska hjälpmedel och inkontinenshjälpmedel 17
6.2.11 Förbrukningsartiklar, utrustning med mera 17
6.2.12 Tandvårdsstöd till äldre 17
6.2.13 Dokumentation 17
6.2.14 Verksamhetssystem 18
6.2.15 Tolk 18
6.2.16 Egenkontrollprogram för hantering av livsmedel 18
6.2.17 Miljökrav 18
6.2.18 Praktikplatser 18
7 UPPFÖLJNING, UTVÄRDERING OCH KVALITETSKONTROLL AV VERKSAMHETEN UNDER AVTALSTIDEN 18
7.1 Tillsyn 18
7.2 Lex Maria 19
7.3 Lex Sarah 19
7.4 Insyn 19
7.5 Rapportering 19
7.6 Uppföljning och utvärdering 19
Bilagor:
Bilaga 1 Anbudsblankett 1
Bilaga 2 Anbudsblankett 2
Bilaga 3 Leverantörsförsäkran
Bilaga 4 Referenser
Bilaga 5 Elektronisk anbudsgivning Bilaga 6 Programförutsättningar Bilaga 7 Kvalitetskrav verksamhet
Bilaga 8 Utvärderingsinstrument och sanktioner Bilaga 9 Utrustningslista
Bilaga 10 Plan för vård- och omsorg Bilaga 11 Ädelavtalet
Bilaga 12 Ädelavtal lokalt
Bilaga 13 Servicedeklaration, synpunktshantering Bilaga 14 Rehabilitering
Bilaga 15 utgår
Bilaga 16 Förtroenderåd
Bilaga 17 Dokumenthanteringsplan
Bilaga 18 Ledningsplan
Bilaga 19 Miljöpolicy
Bilaga 20 Kostprogram
Bilaga 21 Personkontinuitet
Bilaga 22 Introduktion
Bilaga 23 Ombudens uppgifter
Östersunds kommun, vård- och omsorgsförvaltningen upphandlar korttidsplatser för ej planerad korttidsvistelse och planerad korttidsvistelse.
1 Allmän information
1.1 Verksamhet som upphandlingen avser
Östersunds kommun, vård- och omsorgsnämnden upphandlar korttidsplatser i särskilt boende enligt socialtjänstlagen
• Korttidsplatser med inriktning för ej planerad korttidsvistelse för personer som t.ex.
o Är i behov av återhämtning efter sjukhusvistelse för att därefter kunna återvända hem.
o Väntar på en plats i särskilt boende och som inte kan vistas hemma i avvaktan på erbjudande.
o Har hemtjänst men behöver en tillfällig korttidsvistelse
o Vård i livets slut
• Korttidsplatser för planerad korttidsvistelse för personer som har t.ex.
o Anhöriga som behöver tillfällig planerad avlösning i omvårdnadsarbetet
o Personer som har hemtjänst men som vistas regelbundet på korttidsplats (växelvård)
Totalt omfattar denna upphandling max 30 korttidsplatser. Leverantören ska tillhandahålla lokaler och verksamhet enligt kvalitetskrav för lokaler bilaga 6 och för verksamhet bilaga 7. Varje leverantör tillåts att lämna anbud på högst 2*8 platser. Verksamheten ska bedrivas dygnet runt årets alla dagar .
Priser överstigande 2 150 kronor per vårddygn accepteras ej.
Korttidsplatserna ska vara belägna inom Östersunds kommun.
Beställaren förbehåller sig rätten att från tid till annan fördela platser mellan ej planerad och planerad korttidsvistelse. Vid ändrade behov kan en eller flera eller samtliga korttidsplatser under avtalsperioden omvandlas till permanent boende. Målsättningen är att inte blanda olika inriktningar på varje objekt.
Uppdraget innebär att ge omvårdnad, service och hälso- och sjukvård till personer som har korttidsvistelse.
Kommunens biståndshandläggare fattar biståndsbeslut om korttidsvistelse enligt socialtjänstlagen (SoL). Fördelning av platser sker via kommunens bosamordnare.
Insatser enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) ordineras av leverantörens eller kommunens legitimerade yrkesutövare inom respektive yrkesområde. Landstinget ansvarar för insatser av läkare.
Kontraktet tecknas för att gälla under tio år från och med driftsstart, med option för beställaren att förlänga avtalet med samma villkor i ytterligare 3 år.
Meddelande om eventuell förlängning lämnas senast 12 månader innan kontraktets upphörande.
Driftstart för respektive objekt ska vara senast den 2 januari 2014 och datum för driftstart avtalas i kontraktet.
1.2 Upphandlande myndighet
Östersunds kommun är upphandlande myndighet.
1.3 Kontaktpersoner/ombud
Kontaktpersoner inom vård- och omsorgsförvaltningen, Östersunds kommun är Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, och Xxxxx Xxxxxx, xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx. Obs! Frågor skall ställas till enligt punkt 2.12
2 Allmänna bestämmelser
2.1 Konkurrensneutralitet
Vård- och omsorgsnämndens upphandlingar ska ske med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns. Leverantörer och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Detta innebär att upphandlingar inte får ske på sådant sätt att vissa leverantörer obehörigt gynnas eller missgynnas. Egenregi kommer eventuellt att lämna anbud. Östersunds kommuns konkurrenspolicy finns på hemsidan: xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/00.0000x000000xx000xx0000000000/Xxxxxxx ens.pdf
2.2 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt XXX. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.
2.3 Märkning av anbud och adress
Anbud lämnas i 1 original och 1 kopia och skickas i förslutet kuvert till:
Östersunds kommun Upphandlingskontoret 831 82 Östersund
Kuvert märks tydligt ”Anbud – korttidsplatser Östersund” Ref. nr 65-2011
Upphandlingskontoret erbjuder leverantören att lämna anbud elektroniskt bilaga 5, elektronisk anbudsgivning. Upphandlingskontoret har däremot inte möjlighet att ta emot anbud via vanlig e-post eller via fax.
2.4 Distribution av förfrågningsunderlag
Detta förfrågningsunderlag distribueras via Allego Upphandling. Vi ansvarar endast för förfrågningsunderlag som tagits emot från oss eller vår distributör av förfrågningsunderlag.
2.5 Sista anbudsdag
Anbud ska vara oss tillhanda senast 2011-12-29.
2.6 Anbudets giltighet
Anbudet ska vara giltigt till och med 2012-08-30.
Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid.
2.7 Anbudets form och språk
Anbud ska vara skriftligt och skrivet på svenska språket samt vara undertecknat. Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna upphandling.
2.8 Anbud
Anbudet ska innefatta:
• Anbudsblankett 1 bilaga 1. Pris ska anges i kronor per plats och dygn samt innehålla en verksamhetsbeskrivning.
I priset ska leverantörens samtliga kostnader för en korttidsplats ingå. Specifikation över vad som inte ska ingå i priset framgår av anbudsblanketten
• Anbudsblankett 2, bilaga 2
Leverantörens beskrivning av hur verksamheten ska bedrivas inklusive ritning
över utformningen av lokalerna och tidplan för start av verksamhet. Leverantörens beskrivning över planerad ledningsorganisation och verksamhetschef.
• Anbudsblankett 3 bilaga 3
Leverantörsförsäkran ska vara ifylld och undertecknad. Enligt XXX kap 10.2 kan
en leverantör uteslutas från deltagande i upphandling om han inte uppfyller dessa krav. OBS! Vård och omsorgsnämnden kommer att kontrollera uppgifternas riktighet innan beslut i upphandling fattas.
• Anbudsblankett 4-bilaga 4
Leverantören ska bifoga minst tre referenser från andra relevanta uppdrag från de
två senaste åren . Har inte leverantören varit verksam i eget företag tidigare ska referenser från de senaste arbetsgivarna anges.
Genom att lämna anbud försäkrar leverantören att den uppfyller samtliga krav i förfrågningsunderlaget med bilagor.
2.9 Rättelse av anbud
Vid uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får beställaren medge att det rättas. Beställaren får också tillåta att anbudet förtydligas, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
2.10 Anbudsöppning
Anbudsöppning kommer att ske 2012-01-04 kl. 10.00, på upphandlingskontoret Xxxxxxxxxxxxxx 0, Xxxxxxxxx. Anbudsöppning är inte offentlig. En person som utses av Handelskammaren kan dock närvara om en leverantör begär det. Kostnaden för detta betalas av den som begärt detta. Anmälan av sådan närvaro ska göras skriftligen senast vid anbudstidens utgång.
2.11 Sekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Efter detta blir handlingarna som regel offentliga, men vissa uppgifter kan undantagsvis omfattas av sekretess även efter avslutad upphandling, se 19:3,31:16-19 i offentlighets- och sekretesslagen.
2.12 Frågor
Frågor på underlaget i denna upphandling ställs via e-post till ansvariga upphandlare xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx eller xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx.
Frågor ställs via e-post senast 2011-12-12.
Om frågorna bedöms ha allmänt intresse kommer såväl frågor som svar att delges som komplettering till dem som vi sänt denna förfrågan till.
2.13 Eventuella otydligheter i förfrågningsunderlaget
Om leverantören upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas så snart som möjligt så att missförstånd undviks.
2.14 Komplettering av förfrågningsunderlaget
Kompletteringar och övriga meddelanden meddelas genom e-postmeddelanden som skickas till den e-postadress leverantören angivit i Allego Upphandling.
Leverantören får sedan själv hämta kompletteringen eller meddelandet.
Om leverantören tagit emot förfrågningsunderlag via mäklare måste leverantören meddela oss namn/adress/e-postadress. Detta för att eventuella meddelanden ska kunna nå ut.
2.15 Kvalificering och anbudsvärdering
Anbudsblanketterna 2,3 och 4 ligger till grund för kvalificering av leverantörer. Kommunens egna erfarenheter av en leverantör jämställs med externa referenser i anbudsblankett 4. De leverantörer som kvalificeras går vidare till utvärdering, där de leverantörer som lämnat anbud med lägst pris kommer att antas.
2.16 Beredning av upphandlingsärendet efter öppning av anbud
Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Detta arbete utförs av tjänstemän på vård- och omsorgsförvaltningen i samråd med chef på upphandlingskontoret. Om behov föreligger kan extern konsult anlitas som biträde.
Vård- och omsorgsförvaltningen upprättar förslag till beslut som föreläggs vård- och omsorgsnämnden.
Förhandlingar kan komma att upptas med den eller de leverantörer som efter formell granskning uppfyller kommunens kvalitetskrav. Förhandlingar får föras
om samtliga relevanta omständigheter. Förhandlingarna får dock inte rubba förutsättningarna för upphandlingen.
2.17 Tilldelningsbeslut
När beslut i upphandlingen tagits skickas ett tilldelningsbeslut till samtliga leverantörer.
Tilldelningsbeslutet skickas som ett e-postmeddelande till den e-postadress som angivits av leverantören i Allego Upphandling.
Kontrakt kommer att tecknas tidigast tio dagar efter att tilldelningsbeslutet skickats. Kontraktet är bindande först då båda parter undertecknat det.
3 Krav på leverantören (LOU kap 10:2)
Leverantören ska vid avtalstecknande vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret och ska vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt innehållen preliminär A- skatt och arbetsgivaravgifter.
Leverantörens ekonomiska förmåga bedöms utifrån uppgifter från skattemyndigheten.
Östersunds kommun samarbetar med skattemyndigheten vilket innebär att kommunen under avtalstiden kontrollerar att de leverantörer kommunen har avtal med betalar skatt och avgifter i vederbörlig ordning. Detta gäller även för de underleverantörer som har avtal med leverantören. Om leverantören eller underleverantör brista i fullgörandet av denna punkt har vård- och omsorgsnämnden rätt att häva avtalet.
En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om denne
o är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud
o är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande
o är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom
o har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta
o inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller
o i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller
o lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse.
Av LOU kap 10:1 framgår också de omständigheter under vilka en leverantör ska uteslutas.
4 Allmänna villkor för kontraktet
4.1 Kontaktperson under kontraktstiden
Vård- och omsorgsnämndens och leverantörens kontaktpersoner anges i samband
med upprättande av kontrakt. Leverantörens kontaktperson ska delta vid uppföljningsträffar fyra gånger per år och i övrigt när ärenden av övergripande eller principiell natur uppstår. Xxxxxxx parten svarar för sina respektive kostnader för dessa träffar.
4.2 Kontraktstid
Kontraktet tecknas för att gälla under 10 år från och med driftsstart, med option för beställaren att förlänga avtalet med samma villkor i ytterligare 3 år.
Meddelande om eventuell förlängning lämnas senast 12 månader innan kontraktets upphörande.
Driftstart för respektive objekt ska vara senast den 2 januari 2014 och datum för driftstart avtalas i kontraktet.
4.3 Lagar/Förordningar/Föreskrifter
Leverantören ska i det fall han blir antagen ansvara för att all relevant lagstiftning efterlevs.
4.4 Huvudmannaskap
Kommunen är i egenskap av beställare huvudman för de tjänster som omfattas av denna entreprenad.
4.5 Överlåtelse av kontrakt
Kontrakt får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan vård- och omsorgsnämndens skriftliga medgivande.
4.6 Underleverantörer
Leverantören får inte anlita annan för att fullgöra del av uppdraget utan vård- och omsorgsnämndens skriftliga medgivande.
4.7 Omförhandling
Vård- och omsorgsnämnden eller leverantören får påkalla omförhandling av bestämmelse i upprättat kontrakt om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar de förutsättningar som detta förfrågningsunderlag bygger på. Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar förhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd kontraktsförpliktelse.
4.8 Kontraktsexemplar
Kontrakt kommer att upprättas i två exemplar varav representant för leverantören har det ena, och representant för vård- och omsorgsnämnden har det andra.
4.9 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till kontrakt kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för vård- och omsorgsnämnden och leverantören.
4.10 Handlingars inbördes rangordning
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontrakt
2. Kontrakt
3. Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag
4. Förfrågningsunderlag med bilagor
5. Komplettering av anbud
6. Anbud
4.11 Försäkringar
Leverantören ska teckna och under kontraktstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkringar som håller kommunen skadeslös vid skada. Ansvarsförsäkringens maximala belopp ska vara lägst 10 miljoner kronor.
Leverantören ska styrka att han tecknat ovannämnda försäkringar genom att lämna till kommunen försäkringsbevis utfärdat av försäkringsgivare, först i samband med kontraktets undertecknande och därefter vid den årliga uppföljningen. Leverantören förbinder sig att förebygga skador som kan drabba personal, hjälptagare, anhöriga och utomstående.
4.11.1 Patientförsäkring
Kommunen är, enligt 12 § patientskadelagen (1996:799), att betrakta som vårdgivare beträffande den hälso- och sjukvård som utförs av en privat vårdgivare där det finns vårdtagare som placerats av kommunen. Kommunen är därför skyldig att teckna och vidmakthålla patientförsäkring även för personer som omfattas av den aktuella verksamheten.
4.12 Skadeståndsansvar
Leverantören svarar i förhållande till kommunen för skadestånd, som kommunen på grund av vållande av vårdgivaren eller personal som denne ansvarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man.
4.13 Extraordinära händelser
Leverantören ska ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och vidtaga de åtgärder som följer av ledningsplanen, bilaga 18. Det kan avse såväl katastrofer i fredstid, som höjd beredskap vid kriser och krigsfara respektive händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar ska leverantören snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens ledningsorganisation.
4.14 Systematiskt brandskyddsarbete
För att upprätthålla kraven i lagen om skydd mot olyckor (2003:778) ska fastighetsägare och verksamhetsutövare bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. Leverantören ska årligen komma in med en skriftlig redogörelse över brandskyddet till Vård- och omsorgsförvaltningens säkerhetssamordnare se kvalitetskrav i bilaga 7.
4.15 Tystnadsplikt/sekretess
Leverantören ska se till att samtliga personal som är verksam inom avtalat område undertecknar en förbindelse om den tystnadsplikt som råder enligt Lagen om yrkesverksamhet inom hälso- och sjukvårdens område samt 15 kap 1§ Socialtjänstlagen. Tystnadsplikten gäller för uppgift om den enskildes personliga tillstånd eller personliga förhållanden. Leverantören ansvarar för att tystnadsplikten efterlevs.
Det innebär att leverantörens personal omfattas av tystnadsplikt och förbud att lämna ut sekretesskyddade uppgifter och kan dömas för brott mot tystnadsplikt. Leverantören ansvarar för att informera personalen om detta och innebörden av sekretess. Leverantören svarar gentemot kommunen för eventuell skada enskilda kan drabbas av om personalen skulle lämna ut sekretesskyddade uppgifter, vare
sig muntligen eller på annat sätt. Leverantören ska följa personuppgiftslagen vid egen behandling av personuppgifter.
4.16 Meddelarfrihet
Leverantören ska ansvara för att leverantörens anställda omfattas av meddelarfrihet som kommunens anställda inom motsvarande verksamhetsområden.
Leverantören ska förbinda sig att, med undantag för vad som nedan anges, inte efterforska den som lämnat meddelanden till författare och andra upphovsmän, utgivare, redaktioner, nyhetsbyråer och företag för framställning av tekniska upptagningar, för offentliggörande i tryck skrift eller i radioprogram och sådana upptagningar.
Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemligheter som skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för leverantörens anställda utanför det område som kontraktet omfattar och inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt 16 kap. sekretesslagen.
4.17 Kommunvapnet
Leverantör ska använda Östersunds kommunvapen »på uppdrag av« i all skriftlig information från leverantören till brukarna. xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/00.0xx0x0x0000000000x000000000/XX- Kommunvapen.pdf
4.18 Tvist
Tvist mellan parter med anledning av ingånget kontrakt ska i första hand lösas i samförstånd mellan parterna. Går inte detta ska tvisten lösas av Östersunds tingsrätt med tillämpning av svensk rätt.
4.19 Sanktioner och hävning
Vård- och omsorgsnämnden eller leverantör får häva ingånget kontrakt eller utkräva sanktioner enligt bilaga 8 om motparten inte fullgör sina åtaganden, trots anmaning därom och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävning eller sanktioner kommer att utkrävas efter uppföljning och grundar sig på de kvalitetskrav som ställs i bilaga 7 och övriga krav på leverantören i förfrågningsunderlaget.
Kontraktsbrott av väsentlig betydelse och därmed hävningsgrund föreligger också om tillsynsmyndigheten riktat allvarlig kritik mot verksamheten och kritiken inte föranlett erforderlig rättelse.
Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller eljest befinns vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden.
Beställaren har rätt att häva kontraktet i förtid om leverantören brutit mot i meddelarfriheten angivet efterforskningsförbud.
Om kontraktet sägs upp på grund av kontraktsbrott är den part som brutit mot kontraktet skyldig att till den uppsägande parten utge skadestånd.
4.20 Befrielsegrund (Force majeure)
Varje omständighet som part inte kan råda över såsom krig,
mobilisering, arbetskonflikt och andra händelser som kan definieras som Force majeure utgör befrielsegrunder om de inträffar efter kontraktsdagen och kontraktets fullgörande därigenom förhindras.
Xxxxxx befrielsegrund föreligger inte
o vid strejk, blockad eller annan form av arbetskonflikt till följd av att part inte fullgjort sina skyldigheter enligt lag eller kollektivavtal
o vid händelser som kan hänföras till parternas organisation eller verksamhet såsom personalbrist, strömavbrott, brand, transportförsening, fel eller försening av leverans från annan leverantör eller därmed jämförliga förhållanden.
5 Kommersiella villkor för kontraktet
5.1 Priser (Ersättningssystem)
Ersättning lämnas per belagd plats enligt bilaga 1. Vård- och omsorgsnämnden garanterar en beläggning på 90 %.
Pris per plats/dygn överstigande 2150 kronor accepteras ej.
5.1.1 Prisjustering/Index
Ersättningen ska vara fast från tidpunkten för avtalets tecknande till 2012-12-
31. Från 2013-01-01 justeras ersättningen årsvis med omsorgsprisindex (OPI) som publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Ersättningen räknas om enligt formeln:
A ⋅ (1+p/100 )= B
där A är ersättningen år 2012, p är det fastställda procenttalet för år
2012 och B är ersättningen 2013.
Om en definitiv omräkningsfaktor finns publicerad ska den användas. Om endast en preliminär omräkningsfaktor finns publicerad ska denna användas fram till dess att en definitiv omräkningsfaktor publiceras.
Om avtalet löper ut under året ska omräkningsfaktorn ur särskild tabell för användande under slutåret användas. Om avtalet innehåller en förlängningsoption och denna förlängningsoption träder i kraft, ska ersättningen under året i sin helhet uppräknas enligt omräkningsfaktorn för helåret.
Om SKL:s publicering av OPI upphör ska indexklausulen omförhandlas.
5.1.2 Betalningsvillkor
Underlag för utbetalning av ersättning hämtas från kommunens verksamhetssystem (fn. Procapita). Ersättningslista – dvs. lista över brukare levereras till leverantören inom sju arbetsdagar efter den sista i varje månad. Senaste dag för ev. justering av felaktigheter är den 10:e i månaden efter ersättningen avser.
Ingen retroaktiv ersättning lämnas. Avstämningen skall vara genomförd senast den 10 i varje månad och därmed har underlaget godkänts. Kommunen utbetalar ersättning enligt ovan den 27 eller första vardag/bankdag därefter; i månaden efter den månad ersättningen avser.
5.1.3 Dröjsmålsränta
Om Vård- och omsorgsnämnden inte betalar ersättning i rätt tid utgår lagstadgad dröjsmålsränta.
5.1.4 Administrativa avgifter
Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter utgår inte.
5.1.5 Avgifter från enskilda
Avgifter till brukare för korttidsvistelsen debiteras av vård- och omsorgsnämnden.
6 Krav på tjänsten och kvalitetskrav
6.1 Krav på fastigheten/lokalernas utformning
Fastighetens utformning, avseende lägenheter, lokaler och utemiljö ska uppfylla samtliga myndighetskrav som ställs på ett särskilt boende.
Leverantören ska planera och utforma lokalerna efter vård- och omsorgsnämndens programförutsättningar som beskriver ramar för utformningen av den fysiska inom- och utomhusmiljön bilaga 6.
Leverantören ska tillhandahålla och bekosta inventarier i samtliga utrymmen i boendet och utrusta lägenheterna med inventarier minst enligt lista bilaga 9. Gemensamhetslokalerna ska utrustas med trevliga funktionella möbler.
6.1.1 Larm/Brandlarm
Leverantören ansvarar för att boendet har en fungerande trygghetslarmanläggning i form av trådlöst system med dokumentation i form av larmloggning.
Larmanläggningen ska innehålla olika larmtyper som t.ex. trygghetstelefon, söklarm och dörrlarm för varje lägenhet.
Leverantören ansvarar för samtliga kostnader i form av utbildning, service och reparationer på larmutrustningen samt årlig funktionskontroll på anläggningen.
Individuellt förskrivna hjälpmedel som t.ex. sänglarm, dörrlarm och trampmattor bekostas av beställaren.
En automatisk brandlarmsanläggning för bevakning av lägenheter, allmänna utrymmen, utrymningsvägar och utrymningslarm enligt Boverkets byggregler (BBR) ska finnas. Leverantören ansvarar även för kontroll av denna samt att den följer gällande krav.
6.2 Beskrivning av vård- och omsorgsuppdraget
Verksamheten ska bedrivas i enlighet med socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, övrig lagstiftning, förordningar och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd inom området samt kommunens plan för vård- och omsorg bilaga 10 och kvalitetskrav, bilaga 7 och gällande rutiner.
Leverantören ska ansvara för att brukare som har korttidsvistelse får all personlig omvårdnad och service, fatta och verkställa beslut och ordinationer avseende hälso- och sjukvård och ansvara för de omvårdnadsåtgärder som är kopplade till beslutet och att uppföljning och utvärdering sker av dessa uppgifter.
Leverantören ska vid anhörigavlösning särskilt ta hänsyn till både brukarens och anhörigas behov av trygghet tillgodoses.
Kommunens biståndshandläggare fattar biståndsbeslut om korttidsvistelse enligt socialtjänstlagen (SoL). Fördelning av platser sker även via kommunens bosamordnare.
Insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) ordineras av leverantörens eller kommunens legitimerade yrkesutövare inom respektive yrkesområde. Landstinget ansvarar för insatser av läkare.
Leverantören tillhandhåller måltider och förbrukningsartiklar som ingår för en korttidsvistelse.
Leverantören ska även tillgodose behov av ledsagning till de boende och ansvara för att lämplig person, personal, vid behov följer med brukare till läkare, tandläkare, frisör etcetera. Leverantören ska utifrån den enskildes önskemål och förmåga ge möjlighet till en meningsfull dag, sysselsättning, utevistelse, promenader, kontakt med anhöriga, tid för ”samtal” m.m.
Ovanstående behov ska tillgodoses individuellt efter behov under dygnets alla timmar och årets alla dagar.
Vid fullgörandet av uppgiften ska leverantören iaktta allas likhet inför lagen och saklighet och opartiskhet.
6.2.1 Kvalitetskrav
Insatserna inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet och kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras (se SoL 3, Kap, 3.) Hälso- och sjukvården ska bedrivas så att den uppfyller kraven på god vård och i övrigt i enlighet med det ansvar som kommunen har enligt HSL.
Leverantören ska ha ingående kännedom om allmän och specifik omvårdnad, omsorg och service till personer i alla åldrar och funktionshindrade och ha kunskap om vård i livets slutskede.
I bilaga 7 till förfrågningsunderlaget finns de kvalitetskrav som gäller. Utvärderingsinstrument och sanktioner beskrivs i bilaga 8. Kvalitetskraven kan komma att ändras under avtalstiden. Om de ändrade kvalitetskraven medför kan komma att medföra ökade kostnader får det diskuteras under avtalstiden.
6.2.2 Hälso- och sjukvård
Leverantören ansvar för hälso- och sjukvård och rehabilitering till de personer som vistas på korttidsplats upp till läkarnivå. Leverantören ska medverka till att den enskilde ska få sina läkarinsatser på ett så smidigt sätt som möjligt.
Utförandet av hälso- och sjukvård ska ske enligt gällande samverkansavtal bilagor 11,12 med landstinget och beslutade definitioner och prioriteringsordningar inom avtalsområdet.
Det rehabiliterande arbetet ska utvecklas och kommuniceras med utgångspunkt av i kommunen framtagna och beslutade definitioner, beskrivningar, utarbetade
riktlinjer och rutiner från MAR/utvecklare för rehabilitering, prioriteringsordning och värdegrund för rehabilitering enligt bilaga 14.
Leverantören ska inom området planera och bedriva verksamheten så att brukaren garanteras ett rehabiliterande förhållningssätt oavsett om insatserna ges enligt SoL eller HSL.
Sjuksköterska ska finnas i aktiv tjänst vardagar, dagtid måndag-fredag. Personen ska vara tillgänglig för vårdpersonalen via personsökare och mobiltelefon.
För insatser under kvällar, nätter och helger, ställer vård- och omsorgsnämnden sjuksköterskeresurser i patrull till förfogande. Leverantören har att samverka med den kommunala sjuksköterskepatrullen enligt gällande rutiner. Under tidpunkt då sjuksköterska inte finns stationerad på enheten ska det finnas minst en personal med kompetens motsvarande omvårdnadsprogrammet, erfarenhet av vårdarbete samt god kännedom om brukarna.
Vård- och omsorgsnämnden ställer arbetsterapeut och sjukgymnast i erforderlig omfattning till förfogande. Resurserna fördelas mellan arbetsterapeut och sjukgymnast efter behov.
Legitimerad personal ska delta i gemensamma möten med MAS/MAR.
6.2.3 Medicinskt ansvariga
Inom kommunen finns en medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) som har det medicinska tillsynsansvaret för hälso- och sjukvård och medicinteknisk utrustning. Detta regleras i HSL § 24, (rutiner, delegering, anmälningsskyldigheter etc.) SOSFS 2001:12 om användning och egentillverkning av medicinsktekniska produkter i hälso- och sjukvård, lagen om yrkesverksamma inom hälso- och sjukvårdens område och MAS enligt SOSFS:1997:10. Detta gäller även när den kommunala hälso- och sjukvårdsverksamheten drivs av annan leverantör.
Inom kommunen finns också en medicinskt ansvarig rehabiliterare (MAR) som har det medicinska tillsynsansvaret för rehabilitering och medicintekniska produkter, arbetstekniska och personliga hjälpmedel. MAR:s ansvar regleras på samma sätt som MAS.
6.2.4 Verksamhetschef
Leverantören ansvarar för att en verksamhetschef finns för verksamheten enligt 29
§ hälso- och sjukvårdslagen som denna upphandling avser och leverantören ska följa Socialstyrelsens allmänna råd ( SOSFS 1997:8 ) om verksamhetschef inom hälso- och sjukvården. Verksamhetschefen ska svara för verksamheten och har det samlade ledningsansvaret. Den representerar vårdgivaren och det är vårdgivaren som ansvarar för att det utses verksamhetschef för all den hälso- och sjukvårdsverksamhet som bedrivs av denne.
Verksamhetschefen ska enligt HSL svara för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Verksamhetschefen ansvarar för att det finns ett ändamålsenligt ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården.
6.2.5 Ut- och inflyttning
Leverantören ska arbeta för att det sker en snabb ut- och inflyttning på samma dag när det sker byte av brukare. För att stödja anhöriga i omvårdnaden ska lunch erbjudas både till den som åker hem och till den som flyttar in.
6.2.6 Måltider
Leverantören ska erbjuda de boende alla måltider över dygnet (frukost, lunch/middag, kvällsmål) inkl. mellanmål/fika 2-3 ggr/dag samt däremellan tillgång/hjälp till den dryck man behöver över dygnet enligt kvalitetskraven i bilaga 7. Kostnader för måltiderna ska ingå i dygnspriset. Leverantören ska följa vård- och omsorgsnämndens kostprogram för särskilt boende och rutin för att förebygga näringsbrist.
Specialkost ska erbjudas de personer som så behöver. Brukarna ska ges möjlighet att välja den måltidsrytm som ger rätt näringsintag rätt fördelat under dygnet.
Nattens fasta ska inte vara för lång (högst 10 -11 timmar). Energi och näringsinnehåll ska följa ESS-gruppens rekommendationer för äldre. De matsedlar som upprättas av leverantören ska vara näringsmässigt godkända av dietist.
Leverantören ska ha ett flexibelt och individuellt tänkande när det gäller mattider. Det ska lösas individuellt och finnas med i leverantörens dokumentation.
Leverantören ska skapa lugn och ro under måltiden. Måltidsmiljön har en stor betydelse för aptiten och det är viktigt att måltiden måste få ta den tid som behövs. Leverantören bör duka vackert och se till att måltiden blir både trivsam och festlig i en hemliknande miljö varje dag. Anpassade bestick, tallrikar och glas/muggar efter behov är värdefulla detaljer för den enskilde. Att ha en tillräckligt stark belysning över matborden är en viktig detalj i måltidsmiljön.
Leverantören ska vara delaktig i vård- och omsorgsnämndens brukarråd för mat som är nämndens övergripande dialog med utförare, brukarrepresentanter, nämndens ledamöter omkring matens kvalitet.
6.2.7 Riskronder särskild boendeform
Leverantören ska årligen genomföra riskronder inom anläggningen för att upptäcka felaktigheter som rör fastighetens utformning eller annat som kan skapa farliga situationer för brukare och personal. Leverantören ska utan dröjsmål vidta åtgärder som behöver företas för att förbättra i boendet så ingen brukare eller personal kommer till skada.
6.2.8 Samarbete/ Samverkan
Leverantören ska arbeta för att ha goda relationer till anhöriga genom att informera om verksamheten, anordna möten samt ta tillvara och respektera den information de lämnar till exempel angående sin närståendes situation och livshistoria. Leverantören ska utveckla olika typer av samverkan med anhöriga, godemän och förvaltare där deras synpunkter tillvara.
Frivilligorganisationers och föreningars erbjudanden om insatser som till exempel väntjänst ska uppmuntras och tas till vara på bästa möjliga sätt för brukarnas räkning. Detta i syfte att utifrån brukarnas önskemål att öka möjligheterna till ett aktivt och meningsfullt liv i gemenskap med andra.
Leverantören ska samverka med landstinget, övriga myndigheter, organisationer och föreningar för den enskildes bästa. Leverantören ska erbjuda de anhöriga, god man/ förvaltare regelbunden information om målsättning med vårdinsatser för den enskilde, hur en dag kan se ut för deras närstående, målsättning för boendet i stort.
6.2.9 Kostnader för telefon, fax, TV med mera
Leverantören ska tillhandahålla patienttelefoni till samtliga lägenheter. Brukaren betalar till leverantören för samtalstaxa.
Leverantören ska bekosta och ansvara för att ha en för kommunikation med kommunens biståndshandläggare/bosamordnare. Inom den särskilda boendeformen ska leverantören svara för kostnader för TV-licens.
6.2.10 Tekniska hjälpmedel och inkontinenshjälpmedel
Leverantören ansvarar för att de boende får tillgång till individuellt utprovade hjälpmedel i enlighet med kommunens sjukvårdsansvar, och enligt gällande avtal mellan kommun och landsting. Kostnaden för individuella hjälpmedel ska inte ingå i priset utan nämnden ersätter leverantören för direkta utlägg efter fakturering varje månad med moms tydligt särredovisad på fakturorna.
Leverantören ansvarar för hela kostnaden för arbetstekniska hjälpmedel förutom till personer som har beslut om personlig assistans enligt LSS/LASS. Vård- och omsorgsnämnden ersätter hela kostnaden för arbetstekniska hjälpmedel till personer som har beslut om personlig assistans enligt LSS/LASS.
Leverantören ansvarar för att brukare som bedöms ha behov av inkontinenshjälpmedel får det i enlighet med kommunens sjukvårdsansvar och i enlighet med gällande avtal mellan kommunen och landstinget. Kostnaden för inkontinenshjälpmedel ska inte ingå i priset utan nämnden ersätter leverantören för direkta utlägg efter fakturering varje månad med moms tydligt särredovisad på fakturorna.
6.2.11 Förbrukningsartiklar, utrustning med mera
Leverantören tillhandahåller och bekostar den medicinska utrustning, de arbetsredskap och de förbrukningsartiklar som behövs för att fullgöra åtagandet.
6.2.12 Tandvårdsstöd till äldre
Leverantören ska samverka med landstinget och identifiera vilka personer som kan omfattas av det särskilda tandvårdsstödet till äldre. Personalen ska årligen erbjudas utbildning och handledning i munvård.
6.2.13 Dokumentation
Leverantören ska följa gällande riktlinjer för dokumentation enligt Socialtjänstlagen och Socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter (SOSFS 2006:5) samt de av kommunen upprättade rutiner gällande vårdplanering, uppföljning och dokumentation samt till de kvalitetskrav som finns i bilaga 7.
Leverantören ska se till att dokumentation av hälso- och sjukvårdsinsatser utförs i enlighet med patientdatalagen, särskilda föreskrifter gäller för dokumentation om omvårdnad (1993:20) samt socialstyrelsens allmänna råd och rutiner i övrigt som tillämpas i kommunen. Dokumentation gällande sociala insatser ska följas vad som gäller i Socialtjänstlagen 11 kap 5-6 § samt övrig lagstiftning för verksamheten.
Leverantören ska följa vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan avseende SoL, LSS och HSL, bilaga 17. Leverantören ska se till att samtliga journalhandlingar överlämnas till kommunens centralarkiv enligt gällande gallringsregler när en brukare flyttar eller avlider. Detta gäller också om ansvaret för verksamheten övergår till annan.
6.2.14 Verksamhetssystem
Samtliga externa leverantörer ska använda vård- och omsorgsnämndens verksamhetssystem för att dokumentera, rapportera och kommunicera enligt de riktlinjer som upprättas.
Nämnden tillhandahåller programvara och uppdateringar för dokumentation av verkställighet inom SoL, HSL och LSS.
Leverantören har skyldighet att själv stå för datautrustning, utbildning, datakommunikation och uppkoppling (säkerhetslösning) och dylikt för att ge tillräcklig prestanda för användare av olika IT-stöd som kommunen anvisar.
Kommunen anvisar kostnadsfritt Meddix som leverantören ska använda för att samverka med bland annat landstinget avseende utskrivningsklara.
6.2.15 Tolk
Leverantören ska ombesörja och bekosta att tolk anskaffas när behov föreligger.
6.2.16 Egenkontrollprogram för hantering av livsmedel
Leverantören ska ha ett HACCP - anpassat egenkontrollprogram för hantering av livsmedel i verksamheten. Egenkontrollprogrammet ska vara anpassat efter den verksamhet som ingår i avtalet. Innan starten av verksamheten ska leverantören ha anläggningen godkänd av miljö och hälsa. Leverantören står för kostnader som är förenade med godkännande av livsmedelsanläggningen. xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx htillsyn/livsmedel/ansokaellerregistrera.4.456b7061190a710e458000789.html
6.2.17 Miljökrav
Leverantören skall följa kommunens miljöpolicy i sitt arbete bilaga 19
Se Östersunds Kommuns hemsida: xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxx policy.4.6206f665119bf511be480003416.html
6.2.18 Praktikplatser
Leverantören ska visa öppenhet och samarbetsvilja med högskolor och andra utbildningar och leverantören ska erbjuda praktikplatser för studerande vid högskolor och andra utbildningar.
7 Uppföljning, utvärdering och kvalitetskontroll av verksamheten under avtalstiden
7.1 Tillsyn
Socialstyrelsen utövar tillsyn över verksamhet som bedrivs enligt hälso- och sjukvårdslagen, socialtjänstlagen och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)
7.2 Xxx Xxxxx
Leverantören ska rapportera avvikelser som är av betydelse för patientsäkerheten enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2005:28) om anmälningsskyldighet enligt Xxx Xxxxx samt kommunens upprättade rutiner avseende avvikelsehantering.
7.3 Xxx Xxxxx
Leverantören ska ha ingående kännedom om de föreskrifter som gäller vid anmälan av missförhållanden i omsorger om äldre och funktionshindrade. Föreskrifterna och råden anges i 14 kap 1-2 § socialtjänstlagen (1980:620) SOSFS 2008:10(S) och i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade 24a § LSS, SOSFS 2008:11(S) Den 1 juli 2011 träder nya bestämmelser om Xxx Xxxxx x XxX och LSS i kraft. En viktig förändring är att Lex Xxxxx utvidgas till att omfatta hela socialtjänsten samt all verksamhet vid Statens institutionsstyrelse. Vid anmälan av missförhållanden ska leverantören följa de instruktioner och rutiner som utarbetats av vård- och omsorgsnämnden. Rutinerna kommer att ses över och anpassas utifrån den nya lagstiftningen.
7.4 Insyn
Beställaren, inklusive kommunens revisorer, har rätt till full insyn i verksamheten för uppföljning och utvärdering att uttalade mål, riktlinjer och kvalitetskrav följs och för uppföljning av beviljade och bedömda insatser.
7.5 Rapportering
Leverantören ska lämna in de uppgifter som vård- och omsorgsnämnden kan behöva för att fullgöra sin rapporteringsskyldighet till andra myndigheter exempelvis Statistiska centralbyrån (SCB) och Socialstyrelsen.
7.6 Uppföljning och utvärdering
Uppföljningen är en del i nämndens ledningssystem för kvalitet .
Leverantören ska skriftligen rapportera enligt kvalitetskraven i bilaga 7 varje år om inte andra intervall anges.
Vidare kommer vård- och omsorgsnämnden att göra löpande uppföljningar/ granskningar av hur avtalsvillkoren inklusive kvalitetskraven i bilaga 7 följs.
Vård- och omsorgsnämnden har rätt till full insyn i verksamheten för uppföljning och utvärdering att uttalade mål och riktlinjer följs och för uppföljning av beviljade och bedömda insatser.
Det system eller den modell för dokumentation, som leverantören använder, ska vara sådant att uppföljning kan ske individuellt och mot kvalitetskraven i förfrågningsunderlaget.