Anbudsinbjudan
Processledning och framtagandet av lokal utvecklingsstrategi
UH-2021-1
Anbudsinbjudan
1 Allmän orientering
1.1 Underlagets innehåll och disposition
Upphandlingsdokumenten består av två delar.
1. Detta dokument (anbudsinbjudan)
2. Formulär Anbudssvar
Det åligger anbudslämnaren att tillse att denne erhåller fullständiga upphandlingsdokument.
1.2 Upphandlande organisation
Upphandlande organisation är Leader Stockholmsbygd, xxx.xx 802498-0610.
Leader Stockholmsbygd är en ideell förening som bedriver och samordnare lokalt och regionalt utvecklingsarbete inom ramen för EU:s landsbygdsprogram 2014 – 2020 med bl a flerfondsfinansiering från Europeiska jordbruksfonden för landsbygdens utveckling, Europeiska havs- och fiskerifonden och Europeiska socialfonden. Leader Stockholmsbygd är för nuvarande verksam inom kommunerna Östhammar, Norrtälje, Österåker, Värmdö, Haninge och Nynäshamn.
Föreningen driver utvecklingsarbete genom leadermetoden och styrs av en styrelse, LAG, som representerar offentlig, ideell och privat sektor i området.
1.3 Beskrivning av uppdraget
Bakgrund
Leader började användas som metod inom EU 1991 och Sverige 1996. Det har visat sig vara ett kraftfulltverktygföratt bygga social, ekonomisk ochmiljömässig hållbarhet genom atttillvarata styrkor och utvecklingsmöjligheter i lokalsamhället.
Leadermetoden bygger på att offentliga, ideella och privata aktörer samlas kringenlokal utvecklingsstrategi som är framtagen idialoggenombreda, demokratiskaprocesser. Syftet äratt mobiliseraengagemangoch skapa delaktighetför en gemensam utveckling av ett område, men också att stimulera idékraft och stärka nätverkande i den lokala miljön.
Leadermetoden karakteriseras av ett tydligt underifrånperspektiv som premierar att flera sektorer mötsochtillsammansskaparlokalutvecklingskraft. Med underifrånperspektiv menar vi att det är de som bor och verkar i området som driver utvecklingen.
Strategiframtagning
En ny programperiod står framför dörren och vi ska arbeta fram en aktuell, kraftfull strategi som stärker det lokala perspektivet och drivkraften samtidigt som den tar hänsyn till kommunala och regionala samt nationella och internationella målsättningar inom det system som organisationen befinner sig i.
Till arbetet kommer det att finnas en styrgrupp och personal vid leaderkontoret kommer att vara bollplank genom hela processen. Två personer på leaderkontoret finns som stöd, ledning och konkret hjälp i framtagningen av strategin med upp till 20 procent/person i arbetstid under avtalstiden. Styrgruppen kommer att representera partnerskapet som ska leda leaderområdet i nästkommande period. Partnerskapet omfattar medverkande kommuner, Region Stockholm samt civilsamhället genom företagarföreningar, utvecklingsgrupper, intresseföreningar, idrotts- och bygdeföreningar, eventuellt även organisationer som representerar fiske- och vattenbrukssektorn. Ledamöter i styrgruppen kommer också finnas tillhands som stöd och bollplank för frågor kopplade till organisationernas uppdrag.
Det finns gedigna underlag att utgå från i strategin 2014-2020, men dessa underlag behöver uppdateras, och dessutom anpassas till nuvarande situation och de nya inriktningar som kommuner och regionen tar genom det läge världen och kust- och skärgårdsområdet i Stockholms län befinner sig i idag. Dessutom är det viktigt att uppdatera underlag och ta in statistik och inspel från övriga organisationer (d.v.s. offentliga, ideella och näringslivets organisationer och företag), liksom att försöka engagera fler organisationer och företag att bidra.
Till hjälp finns vidare material och personer hos Jordbruksverket som är förvaltande myndighet för Sveriges leaderverksamhet. Dessa underlag hittar du här:
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx-xxxxx-xxxxxx/xxxxxx-x-xxxxx- programperiod.
På samma webbsida finns också den mall som ska fyllas i för att ta fram strategin samt handbok med tidsplan. Använd dessa som underlag till det förslaget till genomförandeplan som ska lämnas som del av offerten.
Följande aktiviteter ska ingå i det uppdrag som upphandlas:
• Processledning
• Grundläggande genomgång av nuvarande strategi, uppdatering av bakgrundsdata
• Ta fram SWOT-analys, områdets behov, omvärldsbevakning, samt sammankoppling med nationella och regionala strategier.
• Dialogmöten och workshopar med berörda parter – mest troligt digitala men även fysiska möten kan förekomma om pandemins utveckling tillåter.
• Samordna strategin med kommuner, Region och Länsstyrelse, med särskild betoning på den regionala utvecklingsstrategin RUFS 2050 och tillhörande Landsbygds- och skärgårdsstrategi för Stockholmsregionen, samt samordning mot Agenda 2030.
• Presentationer, processledning för och samverkan med leaderkontoret, LAG (styrelsen) och styrgrupp.
• Skriv fram remissversion av den lokala utvecklingsstrategin som ska vara klar senast 15 augusti och som skrivs i Jordbruksverkets mall (se länk ovan), med undantag av de delar som inte ska hanteras innan den 15 oktober; finansieringsplan, målvärden och urvalskriterier. Avsnitt 6: Organisation - kommer inte heller vara ditt ansvar.
• Skriva slutlig version under beaktande av remissvaren, som ska vara klar att lämnas till Jordbruksverket senast 15 oktober.
1.4 Avtal och avtalstid
Leader Stockholmsbygd avser ingå kontrakt med en (1) leverantör.
Planerad avtalstid är 2021-03-01 – 2021-10-15. Jordbruksverket kan komma att begära kompletteringar i två omgångar, dels i början på 2022, dels mellan juni-september 2022. Här finns eventuellt möjlighet, beroende på förutsättningar, att få fortsätta med uppdraget.
1.5 Uppdragets omfattning
Det beräknade värdet för denna upphandling uppgår till ca 220 000 SEK exkl. moms. Utgångspunkten är ett uppdrag omfattande i snitt 25 % av en heltid, upplagt med varierande omfattning under perioden beroende på behovet. Den angivna omfattningen kan både över- eller underskridas och innebär ingen förpliktelse för beställaren.
En remissversion av strategin är planerad att gå ut innan den 15 augusti och en fullständig version av den lokala utvecklingsstrategin (med undantag av vissa delar nämnda ovan) ska lämnas in till Jordbruksverket den 15 oktober 2021. Vid antagande av anbud skrivs kontrakt med leveransdatum till Leader Stockholmsbygd för de olika delarna.
1.6 Kontaktperson under anbudstiden
Verksamhetsledare Leader Stockholmsbygd
Xxxxxxx Xxxxxxxx, 000-000 00 00, e-post: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
2 Upphandlingsformalia
2.1 Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs som en direktupphandling i enlighet med Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).
2.2 Inlämning av anbud
Anbud skickas med e-post till xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Genom att skicka anbudssvar accepterar anbudslämnaren samtliga föreskrivna krav och villkor i upphandlingsdokumenten. Att lämna anbudssvar innebär ett intyg på att uppgifter i anbud och bilagor är korrekta.
Ingen ersättning utgår för kostnader för exempelvis upprättande av anbud.
2.3 Formkrav på anbud
På anbud ställs följande formkrav:
• Ifylld bilaga Anbudssvar är obligatorisk.
• Anbud ska vara skrivet på svenska. Certfieringar eller liknande får vara på engelska.
• Hänvisningar till webbsidor godtas ej som anbudssvar.
Eventuella hänvisningar till bilagor ska vara tydliga med angivande av namn på bilaga som hänvisning sker till, samt sida i bilagan.
Det är inte möjligt att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter. Detta innebär att anbudslämnare ej kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett kommer inte tas upp till prövning.
2.4 Reservationer och alternativa anbud
Anbudslämnare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i upphandlingsdokumentet. Eventuella alternativa anbud kommer ej att beaktas, men lämnade av alternativa anbud innebär ej diskvalificering av huvudanbudet.
2.5 Frågor och svar under anbudstiden
Om anbudslämnare upplever förfrågningsunderlaget som otydligt i något avseende är det viktigt att Leader Stockholmsbygd kontaktas för att undvika eventuella missförstånd. Vi besvarar gärna frågor från anbudsgivare med anledning av förfrågningsunderlagets utformning och innehåll. Anbudslämnare kommer i kontakt med Leader enligt 1.6 ovan.
Svar och förtydliganden gäller i tillämpliga delar som en del av förfrågningsunderlaget och ska utgöra underlag för framtagande av anbud. Endast skriftligt kompletterande uppgift lämnad av Leader Stockholmsbygd under anbudstiden är bindande för både Leader Stockholmsbygd och anbudslämnare.
Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas senast tre (3) dagar före sista anbudsdag. Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska därför ställas i god tid och bör ställas minst sex (6) dagar före sista anbudsdag, dvs. senast 2021-02-19.
Innan anbud lämnas uppmanas alla anbudslämnare att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit.
2.6 Sista anbudsdag
Anbudet ska ha inkommit till Leader Stockholmsbygd, senast 2021-02-25.
2.7 Öppning av anbud
Öppning av anbud genomförs tidigast 2021-02-26.
2.8 Anbudets giltighetstid
Anbudet ska vara giltigt t.o.m. 2021-03-26. Om en överprövningsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt till och med trettio (30) kalenderdagar efter att domstolsbeslut vunnit laga kraft.
2.9 Tilldelningsbesked (underrättelse om beslut)
Vi räknar med att meddela beslut om vilken leverantör som tilldelats uppdraget inom en vecka efter sista anbudsdag. Tilldelningsbesked kommer att skickas via e-post.
2.10 Eventuellt avbrytande av upphandling
Upphandlingen kan avbrytas och alla anbud förkastas om:
• inget anbud uppfyller ställda krav
• anbuden innebär för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga
• omorganisationer, politiska beslut, ändrad medelstilldelning eller liknande förändrar förutsättningarna för upphandlingen
• det föreligger beaktansvärda omständigheter i övrigt
Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudslämnare få ett meddelande där skälen för avbrytandet anges. Om upphandlingen avbryts utgår ingen ersättning till anbudslämnare.
2.11 Sekretess under upphandlingen
Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, 19 kap 3 § gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut fattats. Därefter blir anbudsansökningar, anbud och andra uppgifter normalt offentliga. Anbudsansökningar och anbud kan dock omfattas av förlängd affärssekretess enligt OSL 31 kap 16 § om det av särskild anledning kan antas att Xxxxxxxxxxxxxx lider skada om uppgiften röjs.
Om en anbudslämnare anser att anbudet innehåller uppgifter som kan omfattas av sekretess ska anbudslämnaren redan i anbudet noggrant precisera vilka uppgifter det gäller tillsammans med en motivering av på vilket sätt anbudslämnaren skulle lida skada om uppgifterna lämnas ut. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas.
Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Särskilt gäller detta uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna.
3 Krav på anbudsgivare
3.1 Registrering och betalning av skatter
Anbudsgivaren ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av arbetsgivaravgifter och skatter samt vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där Anbudsgivarens verksamhet är etablerad.
Anbudsgivaren ska även vara registrerad för mervärdesskatt, undantaget skattefria verksamheter, samt inneha F-skattebevis.
Vid skulder som avser försumbara belopp eller där en betalningsplan finns och följs anses kravet ändå vara uppfyllt.
3.2 Acceptans av krav och villkor
Anbudsgivaren ska uppfylla och acceptera samtliga i upphandlingsdokumenten ställda krav och villkor i sin helhet.
3.3 Uppfyllande av tidigare åtaganden
Anbudsgivaren ska vid eventuellt tidigare avtal med Leader Stockholmsbygd ha fullgjort sina åtaganden eller kunna visa att eventuella avvikelser är hanterade enligt överenskommelse med beställaren.
4 Utvärdering
4.1 Prövning av anbud
Anbud som har inkommit i tid kommer att tas upp till prövning. Om anbudet inte uppfyller ska-krav, eller är ofullständigt, kommer anbudet inte att inkluderas i den vidare prövningen.
4.2 Anbudsutvärdering
Alla anbud som kvalificerar sig (uppfyller samtliga krav) utvärderas utifrån principen det ekonomiskt mest fördelaktiga med avseende på bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Detta innebär att Leader Stockholmsbygd, förutom pris, kommer ta hänsyn till kvaliteten i anbudet och således uppdraget som efterfrågas.
För varje utvärderingskriterium som anbudslämnaren uppfyller kommer ett prisavdrag enligt tabell 4.2. att göras. Summan minskat med förändring kommer att utgöra anbudslämnarens utvärderingspris eller jämförelsetal.
Jämförelsetalet är en fiktiv summa som endast används för att jämföra anbuden mot varandra i utvärderingen. Jämförelsetal = anbudspris-prisavdrag.
Om två eller fler anbudslämnare erhåller samma jämförelsetal tilldelas uppdraget den anbudslämnare som bäst uppfyller utvärderingskriterierna.
Tabell 4.2.
Utvärderingskriterium | Prisavdrag | ||
Saknas | Uppfylls delvis | Uppfylls helt | |
4.2.1. Förslag till genomförandeplan | 0 | 125 | 250 |
4.2.2. Erfarenhet av arbete med utvecklingsstrategier inkl. samverkan med civilsamhället och offentlig sektor samt genomförande av digitala processmöten | 0 | 100 | 200 |
4.2.3. Erfarenhet av leadermetoden och EU:s strukturfonder | 0 | 75 | 150 |
4.2.1 Förslag till genomförandeplan
Vid inlämning ska följande uppgifter bifogas anbudet;
1. Anbudsgivaren ska ta fram ett ungefärligt förslag till genomförandeplan, utifrån Jordbruksverkets mall och handbok (länk se ovan under 1.3).
Upphandlande organisation kommer utifrån anbudsgivarens inlämnade beskrivning bedöma om anbudsgivaren anses kunna tillföra uppdraget ett mervärde i form av ökad kvalitet.
Bedömningen ger ett avdrag/påslag på jämförelsetalet med angiven definition.
Poäng | Beskrivning | Värde |
0 | Saknas | 0,00 |
1 | Uppfylls delvis | - 125,00 |
2 | Uppfylls helt | - 250,00 |
4.2.2 Erfarenhet av arbete med utvecklingsstrategier inkl. samverkan med civilsamhället och offentlig sektor samt genomförande av digitala processmöten
Vid inlämning ska följande uppgifter bifogas anbudet;
1. Anbudsgivaren ska beskriva minst ett uppdrag att ta fram en strategi i samarbete med civilsamhället och offentliga aktörer.
2. Anbudsgivaren ska beskriva vilken erfarenhet hen besitter att planera och genomföra digitala processmöten.
3. Anbudsgivaren ska bifoga sitt CV.
4. Anbudsgivaren ska ange 2 referenser, som kan komma att kontaktas av Leader Stockholmsbygd. Referenten kommer att få frågan: ”Har uppdraget genomförts med lyhördhet för de ideella samarbetspartnerna?” (Uppgifter som ska lämnas är namn, - postadress, telefon på kontaktperson/referens, samt när uppdraget genomfördes.)
Det är meriterande om anbudsgivaren har tidigare arbetet med uppdrag där organisationer från två olika sektorer har medverkat, varav en var ideell sektor.
Upphandlande organisation kommer utifrån anbudsgivarens inlämnade beskrivning och eventuell kontakt med referent enl. ovan bedöma om anbudsgivarens erfarenhet och kompetens anses kunna tillföra uppdraget ett mervärde i form av ökad kvalitet.
Bedömningen ger ett avdrag/påslag på jämförelsetalet med angiven definition.
Poäng | Beskrivning | Värde |
0 | Saknas | 0,00 |
1 | Uppfylls delvis | - 100,00 |
2 | Uppfylls helt | - 200,00 |
4. 2.3 Erfarenhet av leadermetoden och EU:s strukturfonder
Vid inlämning ska följande uppgifter bifogas anbudet;
1. Anbudsgivaren ska kort (max 100 ord) beskriva minst en process där leadermetoden har tillämpats och som hen har medverkat i. Medverkan behöver inte ha varit som projekt-/processledare.
2. Anbudsgivaren ska kort (max 100 ord) beskriva minst vilken erfarenhet hen har av EU:s strukturfonder.
Upphandlande organisation kommer utifrån anbudsgivarens beskrivning bedöma om anbudsgivarens erfarenhet och kompetens anses kunna tillföra uppdraget ett mervärde i form av ökad kvalitet.
Bedömningen ger ett avdrag/påslag på jämförelsetalet med angiven definition.
Poäng | Beskrivning | Värde |
0 | Saknas | 0,00 |
1 | Uppfylls delvis | - 75,00 |
2 | Uppfylls helt | - 150,00 |
Bedömning kommer att göras av en av Leader Stockholmsbygd utsedd utvärderingsgrupp bestående av 3 representanter från beställarens organisation.
4.3 Pris
Beloppen som anges i formulär Anbudssvar skall vara i SEK och exklusive mervärdesskatt. Pris skall lämnas på arvode per timme samt på kilometerkostnad för bilresor inom området. Priset skall vara fast under avtalsperioden och inkludera samtliga kostnader.
Antalet timmar som kommer avropas uppskattas till cirka 280-300 timmar och omfattningen av resor inom länet beräknas till ca 100 mil under avtalsperioden. Omfattningen kan både över- och underskridas och innebär ingen förpliktelse för beställaren.
4.4 Tilldelning
Tilldelning sker i enlighet med principen det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med avseende på bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.
Den faktiska summan som betalas till avtalsleverantör är anbudspriset.
Samtliga anbudslämnare får ett skriftligt meddelande om resultatet av upphandlingen så snart Leader Stockholmsbygd har fattat tilldelningsbeslut.