Scandinox AB Integritetspolicy
Scandinox AB Integritetspolicy
1. Allmänt
Denna integritetspolicy beskriver hur Scandinox AB, org. nr. 556338-0715, Xxxxxxxxxxxxx 0, 000 00 Halmstad samlar in, använder, lämnar ut och lagrar personuppgifter.
• Integritetspolicyn gäller då Scandinox tillhandahåller produkter och tjänster i anslutning till köp, serviceärenden, offerter och övrig kontakt.
• Du skall känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Denna integritetspolicy har upprättats för att visa att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR ( General Data Protection Regulation ).
2. Personuppgiftsansvarig
Scandinox AB är personuppgiftsansvarig för hantering av dina personuppgifter. Xxxxxxxxx AB ansvarar för att behandling sker i enlighet med gällande lagstiftning.
3. Vilka personuppgifter hanterar vi?
Vi hanterar följande personuppgifter
• Förnamn och efternamn
• Adress
• Telefonnummer ( direktnummer, mobiltelefonnummer )
• E-post
• Kontonummer ( vid avtal med enskild firma, handelsbolag eller handel med privatpersoner )
• Personnummer ( kan förekomma vid avtal med enskild firma, handelsbolag eller handel med privat personer )
• Betalningsuppgifter ( vid avtal med enskild firma, handelsbolag eller handel med privatpersoner )
4. När behandlar vi personuppgifter?
Scandinox AB hanterar personuppgifter för att fullgöra avtal, uppföljning av offerter, marknadsföra våra produkter och tjänster. Vi hanterar även kontakter som är viktiga för verksamhet som service och inköp av IT-utrustning, lager- och kontorsutrustning, lokalvård, kontakter till försäkringsbolag, revisorer och advokater.
5. Varför behandlar vi personuppgifter?
Scandinox AB behandlar personuppgifter för olika ändamål som i syfte att:
• Fullgöra våra avtalsförplikterser som genomförande av köp, fakturering och support.
• Tillhandahålla kundservice, offerter eller annan support.
• Lämna information och rikta marknadsföring till rätt kontaktperson per post, e-post och telefon om våra produkter, tjänster och evenemang.
• Hantera kundförhållandet genom att ge rätt information till rätt kontaktperson.
• Bedöma vilka betalningsmetoder vi kan erbjuda, till exempel via kreditbedömningar. ( Gäller vid avtal med enskild firma, handelsbolag eller privatperson ).
• Förbättra vårt kunderbjudande genom utskick av leverantörsbedömning.
• Hantera leverantörskontakter och andra för verksamheten viktiga kontakter.
• Förhindra bedrägeri och riskhantering.
• Följa tillämplig lagstiftning och bokföringslagen.
• För att tillhandahålla marknaden våra egna ( anställdas ) kontaktuppgifter.
• För att hålla reda på anställdas löner, förmåner, kontaktinformation, sjukfrånvaro etc.
• För att hålla reda på vem som är kontaktpersoner för kvalitets – och miljöfrågor hos våra leverantörer.
• Upprätthålla namngiven kompetensmatris.
• Hålla anhöriglista för anställda.
6. De lagliga grunderna till behandling av personuppgifter
Scandinox AB behandlar personuppgifter baserat på ett antal lagliga grunder som:
• Avtalsförpliktelser för att kunna genomföra försäljning.
• För administration och orderhistorik.
• För spårbarhet av ritningar, materialintyg och andra åtaganden för våra material och produkter.
• För utbetalningar av arvoden och löner.
• Intresseavvägning för att tillhandahålla rätt information till rätt kontaktperson. Det kan till exempel handla om information om ekonomifrågor till ekonomiansvarig, produktinformation till inköpare, information om evenemang till våra kundkontakter.
• För att följa bokföringslagen.
7. Hur länge sparar vi personuppgifter?
• Praxis är att personuppgifterna endast sparas så länge det finns ett behov. Uppgifterna används för att fullgöra de ändamål för varför de samlades in. Scandinox AB kan komma att
spara personuppgifter längre om det finns en grund, exempelvis genom gällande lagstiftning, juridisk process, avtal eller under speciella förutsättningar.
• Du kan närsomhelst rätta eller invända mot behandling av din personuppgifter genom att kontakta Scandinox AB på e-post xxxx@xxxxxxxxx.xx. Vi reserverar oss dock mot att vissa personuppgifter länkade med avtal, lagliga förpliktelser, eller med stöd av enskilt intresse kan komma att sparas längre på rättslig grund.
8. Sammanställning av personuppgiftsbehandling
Personuppgifter hanteras hos Scandinox AB i följande system och applikationer:
System/Applikation: | Syfte: |
Telefonväxel | Upprätthålla kontakter |
Backup ( 3:e part IT-bolag ) | Datasäkerhet ( Här säkerhetskopieras serverdata, Microsoft Exchange och Outlook ) |
Hemsida | Tillhandahålla marknaden våra kontaktuppgifter |
Mobiltelefoner | För mobil tillgänglighet av våra kontaktuppgifter |
Microsoft Exchange | Våra kontakter ( kunder, prospekt, leverantörer, transportörer, avtal, kontakthistorik ) |
Microsoft Outlook | Våra kontakter ( kunder, prospekt, leverantörer, transportörer, avtal, kontakthistorik ) |
Skrivare, scanner | För snabbaccess till vanliga kontakter |
Fraktdatabas | Adressuppgifter |
Löneprogram | Personaluppgifter |
Affärsprogram | VISMA ( order, lager ) Kunddatabas |
Datafil: Godkända leverantörer | Nyckelpersoner hos leverantören |
Datafil: Anhöriglista | För kontakt av anställdas anhöriga i nödsituation |
Leverantörer | Scandinox AB kan i förekommande fall lämna ut enstaka personuppgifter till våra leverantörer ( 3:e part ) för att kunna upprätthålla avtal. |
Transportörer | Scandinox AB kan i förekommande fall lämna ut enstaka personuppgifter till våra leverantörer ( 3:e part ) för att kunna upprätthålla avtal. |
Konsulter | Scandinox AB kan i förekommande fall lämna ut enstaka personuppgifter till våra konsulter ( 3:e part ) för att kunna upprätthålla avtal. |
9. Vem lämnar vi personuppgifter till?
• Scandinox AB kan komma att lämna ut personuppgifter till tredjepart som leverantörer, transportörer, konsulter och andra samarbetspartners. Det kan handla om att en försändelse skall hamna hos rätt person, att en teknisk kommunikation kan möjliggöras mellan leverantör och slutkund.
• Tredjepart som tagit del av personuppgifter från Scandinox AB får endast använda informationen i det syfte som den har lämnats ut.
• Scandinox AB kommer inte att under några förhållanden sälja dina personuppgifter till tredjepart.
10. Hantering av dina rättigheter
• Xxxxxxxxx AB ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.
• På begäran eller på eget initiativ kommer Scandinox AB att rätta, justera, radera eller komplettera information som upptäcks felaktig. Med reservation för uppgifter som hålls på rättslig grund.
Du har rätt att begära:
• Tillgång till dina personuppgifter. Du har rätt att erhålla information från Scandinox AB om vilka personuppgifter som hanteras och i vilka system och applikationer som dessa behandlas.
• Rättelse av dina personuppgifter. På begäran kommer vi snarast möjligt att rätta felaktiga eller ofullständiga uppgifter om dig.
• Radera dina personuppgifter i de fall vi inte på rättslig grund sparar dessa.
• Begränsning av dina personuppgifter, det kan exempelvis gälla om du inte önskar kontakt via mobiltelefon, eller inte önskar att få nyhetsbrev, lagerlistor, julkort eller liknande.
• Att kontakta tillsynsmyndigheten Datainspektionen, för att se över behandlingen av personuppgifter inom vår organisation.
11. Personuppgiftsincident
• Scandinox AB skall vidta nödvändiga åtgärder vid upptäckt av personuppgiftsincident som innebär risker för människors fri – och rättigheter. När någon förlorar kontrollen över sina uppgifter och exempelvis riskerar att utsättas för diskriminering, identitetsstöld, bedrägeri, skadlig ryktesspridning, finansiell förlust eller brott mot sekretess eller tystnadsplikt, skall åtgärder vidtas av Scandinox AB. Dessa incidenter skall, om det krävs, anmälas till Datainspektionen inom 72 timmar och drabbade personer skall i möjligaste mån informeras.
• Scandinox AB skall dokumentera alla personuppgiftsincidenter.
Scandinox AB 2018-05-18