Bakgrund
Styrelsens förslag till ersättning för styrelse och revisorer 2023 vid extrastämma 2023-09-14.
Bakgrund
Styrelsen har uppmärksammat att det vid ordinarie stämma 2023-03-27 inte beslutades om ersättning till styrelse och revisorer i enlighet med föreningens stadgar § 15 DAGORDNING VID ORDINARIE STÄMMA, punkt 6. Det är endast stämman som kan besluta om ersättning till styrelse och revisorer enligt stadgarna. Styrelsen har vidare uppmärksammat att denna punkt på dagordningen senast, i någon tydligt beskriven form, beslutades vid ordinarie stämma 2018. Enligt justerat protokoll stämma 2018 beslutades dock dessa ersättningar under § 15 DAGORDNING VID ORDINARIE STÄMMA, punkt 11.
I justerat protokoll från ordinarie stämma 2019, extrastämma 2019, ordinarie stämma 2021 och ordinarie stämma 2022 saknas också beslut i enlighet med föreningens stadgar § 15 DAGORDNING VID ORDINARIE STÄMMA, punkt 6.
I justerat protokoll ordinarie stämma 2020 nämns arvoden under punkt 9 i protokollet ”Framställningar från styrelsen eller motioner från styrelsen” som sista underpunkt under rubriken ”Styrelsens förslag – 10) Stämman beslutade att styrelsens arvoden lämnas oförändrade.”.
Styrelsen har framställt ovan problematik till revisorerna och har nu tillsammans med revisorerna granskat avsaknad av stämmobeslut för ersättningar. Styrelsen, och revisorerna, har även granskat utbetalningar av ersättningar som har skett utan dokumenterade stämmobeslut, och i strid med dokumenterade stämmobeslut, för perioden 2018-2022. I granskningen för perioden har det även uppmärksammats utbetalning till ledamöter av en så kallad hyra, vilket inte följer gällande skattelagstiftning. Underlag och resultat av granskningen kommer att redovisas särskilt av revisorerna vid extrastämman.
Styrelsen föreslår sist i detta dokument tre punkter för extrastämman att besluta om.
Beskrivning av förslag:
Styrelsen har jämfört med hur Norra Kopparmoras samfällighetsförening och en HSB- förening i Gustavsberg hanterar frågan om ersättningar för styrelse och revisorer. Båda dessa föreningar har en mer principiell, enkel och långsiktigt hållbar modell. Genom att basera ersättningar gentemot prisbasbeloppet (Pbb) kan modellen hålla över tid.
Övriga ersättningar avser möjlighet för reseersättning vid förrättning enligt Norra Kopparmoras samfällighetsförenings stämmobeslut 2023.
För närvarande är det praxis att ersättningar till styrelse och revisorer inom Södra Kopparmoras samfällighetsförening utbetalas i årligen i december, alltså några månader innan en hel mandatperiod/verksamhetsperiod (mars till mars varje år) för styrelse och revisorer är genomförd.
Jämförelser
Norra: | Xxxxxx | Xxxxxx 2023 |
• Ersättning styrelseordförande: | 0,4 x prisbasbelopp | 21 000 SEK |
• Ersättning styrelseledamot: | 0,2 x prisbasbelopp | 10 500 SEK |
• Ersättning styrelsesuppleant: | 0,1 x prisbasbelopp | 5 250 SEK |
• Ersättning revisorer: | 0,1 x prisbasbelopp | 5 250 SEK |
HSB-förening Gustavsberg (xxxx xxxxxx)
• Beloppet som avsätts fördelas inom styrelsen. Ersättning fördelas med en fast och en rörlig del.
• Styrelseordförande: 30% av avsatt belopp
• Sekreterare och kassör: 20% av avsatt xxxxxx
• Xxxxxxxxx (har inga suppleanter) 10% av avsatt belopp
• Extra insatser (vid behov) 10% av avsatt belopp
• Rörligt (deltagande vid möten) 300 SEK per person och möte
Norra Kopparmoras samfällighetsförening beslutade vid årsstämma 2023 (träder i kraft 2024) om ny modell för ersättningar, baserat på en viss faktor (procent) mot Pbb. Norra har en rak och enkel modell, baserat på enkom fast belopp enligt modell.
HSB-föreningen har motsvarande modell med en faktor (procent), men har både fast och rörlig del.
Status Södra Kopparmoras samfällighetsförening
Stämmobeslut 2018 för Södra Kopparmoras samfällighetsförening har utgått från en fast ersättning (angivet belopp i SEK) som fastställts på årsstämman. Styrelsen har haft ett mindre belopp att inom sig fritt disponera (7 500 SEK enligt stämmobeslut 2018), vilket enligt uppgift har nyttjats för intern representation (julbord etc.) för styrelse och revisorer, inkl. partner/vän.
Roll | Belopp/år Belopp/månad | Extra/mån | Totalt |
• Ordförande | 7 700 SEK | 7 700 SEK | |
• Vice ordförande | 5 500 SEK | 5 500 SEK | |
• Sekreterare | 7 700 SEK | 500 SEK* | 13 700 SEK |
• Kassör | 1 320 SEK** | 550 SEK*** | 22 440 SEK |
• Ledamot | 5 500 SEK | 5 500 SEK | |
• Suppleant | 1 100 SEK | 1 100 SEK | |
• Revisorer | 550 SEK | 550 SEK | |
• Fritt att disponera | 7 500 SEK**** | 7 500 SEK |
*: 2018 beslutade stämman ”Utökat ansvar språkrör för sekreteraren” 500 SEK/månad, vilket blir 6 000 SEK extra per år sedan dess.
**: 2018 beslutade stämman månadsvis ersättning 1 320 SEK för kassören, vilket blir 15 840 SEK per år.
***: 2018 beslutade stämman ”hyra” 550 SEK/månad för kassören, vilket blir 6 600 SEK per år. Enligt uppgift avser denna ”hyra” att förvara pärmar för kassören.
****: 2018 beslutade stämman ”fritt disponeras av styrelsen” 7 500 SEK per år. Enligt uppgift har detta belopp nyttjats för intern representation (julbord etc.) för styrelse och revisorer, inkl. partner/vän (20 personer om alla deltar).
Granskningen som styrelsen och revisorerna har genomfört avseende ersättningar till styrelse och revisorer åren 2018-2022 visar att ersättningar inte något år i perioden har utbetalats enligt stämmobeslut 2018. Xxxxxx som är utbetalda är i något fall lägre för ledamot, i andra fall högre, relaterat till stämmobeslut 2018. Det finns också utbetalda ersättningar som helt saknar dokumenterade stämmobeslut, och det finns utbetalda ersättningar som inte kan återfinnas i justerade stämmoprotokoll.
Ersättning till styrelse och revisorer höjdes senast i och med stämmobeslut 2018 (då en höjning med 10%).
Förslag:
Styrelsen föreslår att ersättningen framöver kopplas till roll och funktion (fast ersättning) och en rörlig del (närvaro/engagemang) samt baseras på prisbasbeloppet (Pbb) som fastställs av Sveriges regering. De tre traditionellt mest ansvars- och arbetskrävande rollerna i en föreningsstyrelse är styrelseordförande och ledamöterna kassör samt sekreterare. I förslaget är därför dessa tre roller något högre viktade i faktorn.
Den rörliga delen utgår från att det under ett verksamhetsår genomförs 10 styrelsemöten för samfällighetsföreningen och 6 delägarmöten GA3 (Södra och Norra). Det är vid styrelsemöten som uppgifter redovisas, fördelas, diskuteras och beslut inom styrelsens mandat fattas, därav vikt med närvaro och engagemang. Den rörliga delen för ett styrelsemöte (300 SEK) genererar 2 400 SEK per styrelsemöte. Om hela styrelsen (5 ledamöter och 3 suppleanter - 8 personer), närvarar innebär det 300 SEK per person. Om färre styrelseledamöter närvarar fördelas beloppet 300 SEK per frånvarande på de närvarande. Förslaget med den rörliga delen ger samma ersättningsbelopp för ledamöter och suppleanter, vilket mer återspeglar styrelsens arbetsfördelning och möjliggör även för suppleanter att få skälig ersättning för nedlagd tid och arbetsinsats.
Delägarmöten GA3 med Norra Kopparmoras samfällighetsförening genomförs av respektive förenings styrelseordförande och vice styrelseordförande ca varannan månad.
Prisbasbeloppet speglar prisutvecklingen i samhället och används för en rad olika andra beräkningar, beskattning, pensions- och försäkrings- förmåner, medlems- och serviceavgifter, m.m. Prisbasbeloppet följer konsumentprisindex (KPI), som i sin tur mäter prisutvecklingen för privatkonsumtionen i Sverige. Basbeloppet räknas om årligen av Statistiska Centralbyrån (SCB) för att följa inflationen.
Beskrivning av roll (ansvar/arbetsområde)
• Styrelseordförande
Föreningens främsta/e företrädare, firmatecknare/attestör i förening med kassör, externa kontakter, myndighetskontakter, delägarmöten GA3, ansvar för avtal/offerter, IT-frågor, ansvar för arbetsordning och rutinbeskrivningar, leder operativt styrelsens arbete.
• Vice styrelseordförande (styrelseledamot)
Företräder ordförande vid behov, externa kontakter, myndighetskontakter, delägarmöten GA3, stödjer ordförande att leda styrelsens arbete, biträde för arbetsordning och rutinbeskrivningar, löpande aktivt styrelsearbete.
• Xxxxxx (styrelseledamot)
Firmatecknare/attestör i förening med styrelseordförande, ekonomiarbete, in- utbetalningar, redovisning/utfall/prognos, moms/skatt/deklarationsfrågor, debiteringslängd, bankkontakter, löpande aktivt styrelsearbete.
• Sekreterare (styrelseledamot)
Upprätthåller sekreterarfunktion, protokoll, utskick/dagordning/kallelser, 1:a ansvar styrelsens e-post och hemsida, arkivering originalhandlingar, löpande aktivt styrelsearbete.
• Styrelseledamot
Funktionsansvarig GA1 och GA2, förvaltar uh-planer, hanterar operativa leverantörskontakter, samordnar städdagar/föreningsaktiviteter, förvaltar entreprenörsfrågor och avtal, deltar aktivt i löpande styrelsearbete.
• Suppleant 1
Biträder funktionsansvarig ledamot GA1-2 i alla dess arbetsområden, deltar aktivt i löpande styrelsearbete.
• Suppleant 2
Biträder funktionsansvarig ledamot GA1-2 i alla dess arbetsområden, deltar aktivt i löpande styrelsearbete.
• Suppleant 3
Biträder sekreteraren med IT/hemsida och ska kunna företräda sekreteraren vid behov, beredduppgift att biträda funktionsansvarig ledamot GA1-2, deltar aktivt i löpande styrelsearbete.
• Revisorer
Utgör och ansvarar för föreningens oberoende granskningsorgan, genomför kontroller/granskningar, ansvarar för revisorernas berättelse, genomför revision av styrelsens ekonomihantering och genomförd verksamhet.
Förslaget till ersättningar omfattar mandatperioden/verksamhetsåret, det vill säga från stämma till stämma. Således innebär förslaget att ersättning utbetalas först efter stämma/avslut mandatperiod. Vid ordinarie stämma beslutas om styrelsens ansvarsfrihet (punkt 4 på dagordningen) innan stämman beslutar om ersättningar (punkt 6 på dagordningen), vilket är ytterligare ett skäl för framskjuten utbetalningstidpunkt.
Tidigare praxis i föreningen har varit utbetalning i december, innan mandatperiod/verksamhetsår slutförts eller stämman har beviljat ansvarsfrihet.
Styrelsens förslag omfattar också att ett belopp reserveras för att möjliggöra premiering av den eller de styrelsemedlemmar som har gjort extra omfattande arbetsuppgifter under verksamhetsåret. Arbetsbördan för styrelsen varierar genom åren. Inför årlig ordinarie stämma föreslår styrelsen stämman om och till vem/vilka samt belopp inom beslutad ram och hur detta reserverade belopp bör/kan nyttjas. Detta kan innebära att vissa år behöver beloppet inte användas, och då föreslår styrelsen stämman det.
Rent praktiskt i styrelsearbetet görs ingen skillnad på rollen ledamot eller suppleant, alla förväntas delta på styrelsens alla möten och bidra i arbetet utifrån ansvarsområde, men formellt har suppleant ingen rösträtt vid styrelsebeslut.
Arbetsgivaravgifter utgår på samtliga angivna ersättningar. Inkomstuppgifter ska lämnas till Skatteverket. Styrelsen är ansvarig för att skattehanteringen görs på ett korrekt sätt.
Roll (ansvar/arbetsområde) - fast del
• Ersättning styrelseordförande: 0,3 x xxxxxxxxxxxxx
• Xxxxxxxxxx styrelseledamot (sekreterare och kassör): 0,25 x prisbasbelopp
• Ersättning styrelseledamot (vice och ledamot): 0,2 x prisbasbelopp
• Ersättning styrelsesuppleant: 0,08 x prisbasbelopp
• Ersättning revisorer: 0,03 x prisbasbelopp
Närvaro/engagemang – rörlig del
• Styrelsemöten 0,00572 x prisbasbelopp
• Reserverat, kan förslås stämman, extra insatser 0,2 x prisbasbelopp
Exempel enligt ny modell (faktor x Pbb) samt fast och rörlig del:
Roll | Fast | Rörlig | Per individ |
Styrelseordförande | 12750 | 4800 | 17550 |
Vice styrelseordförande | 7500 | 4800 | 12300 |
Styrelseledamot (kassör) | 10125 | 3000 | 13125 |
Styrelseledamot (sekreterare) | 10125 | 3000 | 13125 |
Styrelseledamot | 7500 | 3000 | 10500 |
Styrelsesuppleant 1 | 1200 | 3000 | 4200 |
Styrelsesuppleant 2 | 1200 | 3000 | 4200 |
Styrelsesuppleant 3 | 1200 | 3000 | 4200 |
Revisor 1* | 1575 | 0 | 1575 |
Revisor 2* | 1575 | 0 | 1575 |
Reserverat, kan förslås stämman, extra insatser | 0 | 10500 | 0 |
Summering | 54750 | 38100 | 92850 |
Jämförelse:
Konsekvens:
Prisbasbeloppet fastställs av regeringen under hösten för efterföljande år. För 2023 har prisbasbeloppet fastställts till 52 500 kr. Det skulle innebära ersättningar med 2023 års siffror enligt förslag ovan om 92 850 SEK, att jämföra mot årets beslutade budget 94 000 SEK för det som härleds motsvarande till ersättningar (70 000 Personalkostnader + 10 000 Representation + 14 000 Lokalhyra). Förslaget till ny modell håller sig därmed inom ramen för beslutad budget vid ordinarie stämma 2023.
Förslag övriga ersättningar:
Styrelsen och revisorer har utöver ovanstående arvode rätt till reseersättning vid styrelsemöten och förrättningar enligt SL s taxa eller bilersättning motsvarande den skattefria ersättning som Skatteverket publicerar för respektive år.
Styrelsen föreslår extra stämma 14 september 2023 att bifalla styrelsens förslag om:
• 1) ersättningar till styrelse och revisorer för 2023 enligt ovan redovisat förslag till ny modell för förtroendevalda (styrelse och revisorer)
• 2) villkor för övriga ersättningar till styrelsen och revisorer (reseersättning vid förrättning)
• 3) ersättningar utbetalas retroaktivt årligen först efter avslutat verksamhetsår och beslut vid ordinarie stämma samt styrelsens beviljade ansvarsfrihet