FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
Upphandlingen avser
webbaserat upphandlingsverktyg med avtalsdatabas Chalmers tekniska högskola AB
Datum: 2014-12-04
Diarienummer: C 2014/1669
Anbud ska
vara Chalmers tillhanda senast 2015-01-22
1. Anbudsinbjudan
1.1. Allmän beskrivning och omfattning
Chalmers tekniska högskola AB (Chalmers) inbjuder till anbudsgivning avseende webbaserat upphandlingsverktyg med avtalsdatabas.
Verktyget ska tillhandahålla ett upphandlings- och avtalssystem som hanterar Chalmers planerade, pågående och historiska upphandlingar ur ett processperspektiv. Verktyget ska via internetåtkomst vara tillgängligt för alla användare tillhörande Chalmers samt de av Chalmers inbjudna aktörer. Tjänsten omfattar nyttjanderätt, underhåll, utveckling och support av verktyget och avtalsdatabasen.
Chalmers syfte är att upphandlingen av verktyget ska leda till en effektivare och förenklad hantering av upphandlingar och avtal samt att underlätta för uppföljning och statistikföring m.m.
Denna upphandling kommer att resultera i ett avtal, ej ett ramavtal. Chalmers avser att teckna avtal med en
(1) leverantör.
1.2. Avtalsperiod
Avtalet gäller i 24 månader från avtalets datum med fasta priser och villkor, och upphör utan uppsägning. Avtalet kan förlängas, om köparen så begär, med ytterligare 72 månader fördelat på högst sex (6) tillfällen. Beräknad avtalsstart är mars 2015.
1.3. Upphandlande myndighet
Upphandlande myndighet är Chalmers tekniska högskola AB (556479-5598). Benämns vidare Chalmers.
1.4. Beskrivning av Chalmers
Chalmers tekniska högskola är en stiftelsehögskola som bedriver forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart på 17 institutioner. Vi har omkring 11 000 studenter och ca 3 000 anställda.
Vår vision handlar om en hållbar framtid och vi går ofta över traditionella gränser för att lösa framtidens problem.
Forskning och utbildning sker främst kring två campusområden i Göteborg, Campus Johanneberg och Campus Lindholmen. Dessutom bedrivs forskning vid Onsala Rymdobservatorium söder om Göteborg och vid Lundbergslaboratoriet på Medicinareberget i Göteborg.
Högskolan grundades 1829 tack vare en donation från direktören i Svenska Ostindiska kompaniet, Xxxxxxx Xxxxxxxx. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sedan starten helt enligt Xxxxxxx Xxxxxxxx motto: Avancez!
Mer information finns på xxx.xxxxxxxx.xx
2. Upphandlingsföreskrifter
2.1. Upphandlingsform
Denna upphandling genomförs med tillämpning av upphandlingsformen öppet förfarande enligt bestämmelserna i Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (XXX), med gällande ändringar och tillägg.
Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför av allra största vikt att anbudsgivaren lämnar sina allra bästa villkor vid anbudsavlämnandet.
2.2. Helt eller delat anbud
Anbud ska lämnas på helt uppdrag.
2.3. Anbudets utformning
Anbud ska utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Reservationer accepteras inte. Chalmers accepterar inte krav om ersättning för anbud.
Anbud ska lämnas på svenska. Dock kan, i undantagsfall, bilagor såsom produktspecifikationer/tredjepartscertifikat och liknande lämnas på engelska om dessa inte finns tillgängliga på svenska.
Det är viktigt att anbudsgivare noga följer de anvisningar som anges i förfrågningsunderlaget. De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av anbud finns angivna i LOU och är begränsade.
2.4. Svarsbilaga
Svar på samtliga krav i förfrågningsunderlaget och pris anges i Svarsbilagan. Förtydliganden till svar kan lämnas som bilagor där detta efterfrågas. Ange hänvisning till eventuell bilaga i Svarsbilagans kommentarfält.
2.5. Inlämnande av anbud
Anbudet skickas in per post eller lämnas personligen. Vid personligt inlämnande gäller kontorstid: vardagar kl 08.00-16.00. Samtliga handlingar lämnas i elektronisk form av ett USB-minne. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare.
Observera att Chalmers inte tillåter att anbud lämnas per telefon, e-post eller fax, då anbudssekretessen i sådant fall inte kan garanteras.
Anbudet ska märkas med Diarienummer, se försättsblad samt dessutom: ”Xxxxx Xxxxxxxxxx upphandlingsverktyg med avtalsdatabas”.
Anbud ska ha inkommit senast den dag som anges på sidan 1 till: Chalmers tekniska högskola AB
Xxxx Xxxxxxxxx
Inköp och upphandling 412 96 Göteborg
Besöksadress: Xxxxx Xxxxxxxx backe 4. Tel. 031 – 000 0000 / 0709 – 132796.
2.6. Förtydliganden och kompletterande frågor om förfrågningsunderlaget
Frågor under anbudstiden ska ställas till ansvarig upphandlare. Frågor och svar kommer att publiceras i Visma Opics annonseringsverktyg. De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen.
Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Uppgifter som publicerats i funktionen för "Frågor och svar" utgör del av förfrågningsunderlaget.
Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av Chalmers upphandlare under anbudstiden är bindande för både Chalmers och anbudsgivare.
Frågor bör vara Chalmers tillhanda senast sex (6) arbetsdagar före sista anbudsdag. Frågor som inkommer senare riskerar att bli obesvarade.
Under perioden 2014-12-23 – 2015-01-06 kommer inga inkomna frågor att besvaras.
Kontaktuppgifter för eventuella frågor:
Xxxxx Xxxxxxx, e-post: xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xx
2.7. Sista anbudsdag
Anbud ska ha inkommit senast 2015-01-22.
2.8. Anbudets bindningstid
Anbudet ska vara bundet till och med 2015-07-31. Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
2.9. Begäran om sekretess
Efter avslutad upphandling är samtliga handlingar i upphandlingen normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 31 kap 16 § kan dock ge skydd åt enskilds affärs- eller driftförhållanden när denne har trätt i affärsförbindelse med en myndighet, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. För att underlätta för den upphandlande myndigheten vid sekretessprövning ska anbudsgivare ange om denne önskar sekretessbelägga någon uppgift i anbudet och i sådant fall ange:
· Vilka uppgifter som önskas sekretessbeläggas
· Vilken skada leverantören skulle lida om uppgifterna röjs
Sekretessprövning sker först när någon begär att få ta del av uppgift. Om den upphandlande myndigheten gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol.
Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud och/eller andra handlingar är mycket begränsade sedan upphandlingen avslutats.
Anges i Svarsbilaga, flik 2. Begäran om sekretess
3. Anbudsutvärdering och beslut
3.1. Anbudsprövning
Prövning av inkomna anbud sker genom att anbuden prövas mot administrativa krav, krav framförda i avsnitt Upphandlingsföreskrifter, Kvalificeringskrav på leverantör, Obligatoriska krav på upphandlingsverktyg med avtalsdatabas, Kommersiella villkor samt mot kraven i Svarsbilaga.
3.2. Begränsad kontroll
Kontroll/prövning av sådana krav som rör leverantörens lämplighet under avsnitt Kvalificeringskrav på leverantör kan komma att genomföras enbart avseende den anbudsgivare som avses tilldelas kontrakt.
3.3. Utvärderingskriterier och modell
Anbud kommer att antas enligt principen ekonomiskt mest fördelaktig enligt nedan angivna utvärderingskriterier:
• Funktionalitet
• Användarvänlighet
• Pris
Utvärderingsmodell
1. Funktionalitet
En referensgrupp från Chalmers kommer att bedöma offererade verktygs funktionalitet i enlighet med angivna kriterier enligt punkt 5.10 Utvärderingskriterium Funktionalitet.
Prisavdrag ges för respektive kriterie som uppfylls enligt punkt 5.10 Utvärderingskriterium Funktionalitet. Vissa kriterier har bedömts som viktigare än andra och har ett högre prisavdrag.
Har anbudsgivaren inte svarat på frågan ges inget prisavdrag.
Samtliga erhållna prisavdrag kommer att summeras till ett totalt prisavdrag. Maximalt prisavdrag i denna del är 320 000 kr.
Ange svar i Svarsbilaga, flik 5 Kravspecifikation.
2. Användarvänlighet
Referensgruppen från Chalmers kommer att bedöma offererade verktygs användarvänlighet.
Anbudsgivaren ska i anbudet eller på begäran lämna användaruppgifter så att referensgruppen kan logga in i offererat verktyg och genomföra utvärdering.
I utvärderingen av användarvänligheten för respektive delmoment kommer referensgruppen att utgå från följande:
- Logisk uppbyggnad som följer upphandlingsprocessen
- Enkelhet att navigera
- Användbarhet, det vill säga en självklar arbetsgång och att användaren ges vägledning och flexibilitet i verktyget
- Layout
De olika delmomenten som kommer att bedömas är:
• Startsidan
Prisavdrag: Utmärkt=60 000, Bra=50 000, Godkänd=30 000, Bristande=10 000, Underkänt=0
• Skapa ny upphandling
Prisavdrag: Utmärkt=60 000, Bra=50 000, Godkänd=30 000, Bristande=10 000, Underkänt=0
• Tids- och aktivitetsplan
Prisavdrag: Utmärkt=60 000, Bra=50 000, Godkänd=30 000, Bristande=10 000, Underkänt=0
• Skapa/redigera förfrågningsunderlag och mallar
Prisavdrag: Utmärkt=60 000, Bra=50 000, Godkänd=30 000, Bristande=10 000, Underkänt=0
• Annonsering
Prisavdrag: Utmärkt=60 000, Bra=50 000, Godkänd=30 000, Bristande=10 000, Underkänt=0
• Frågor & svar
Prisavdrag: Utmärkt=60 000, Bra=50 000, Godkänd=30 000, Bristande=10 000, Underkänt=0
• Anbudsutvärdering
Prisavdrag: Utmärkt=60 000, Bra=50 000, Godkänd=30 000, Bristande=10 000, Underkänt=0
• Skapa avtal
Prisavdrag: Utmärkt=60 000, Bra=50 000, Godkänd=30 000, Bristande=10 000, Underkänt=0
• Skriva ut dokument, maila dokument
Prisavdrag: Utmärkt=60 000, Bra=50 000, Godkänd=30 000, Bristande=10 000, Underkänt=0
• Avtalsdatabas
Prisavdrag: Utmärkt=80 000, Bra=60 000, Godkänd=30 000, Bristande=10 000, Underkänt=0
• Flöde/helhetsperspektiv
Prisavdrag: Utmärkt=100 000, Bra=80 000, Godkänd=40 000, Bristande=10 000, Underkänt=0
För varje delmoment kommer ett samlat betyg ges enligt skalan:
Utmärkt: verktyget har en mycket logisk uppbyggnad som tydligt följer upphandlingsprocessen, det är enkelt att navigera, användbarheten är väldigt hög och layouten är mycket tilltalande.
Sammantaget är användarvänligheten utmärkt.
Bra: verktyget har en tydlig och logisk uppbyggnad som följer upphandlingsprocessen, det är enkelt att navigera, användbarheten är hög och layouten är tilltalande.
Sammantaget är användarvänligheten bra.
Godkänd: verktyget har en uppbyggnad som följer upphandlingsprocessen, enkelheten att navigera är acceptabel, användbarheten är godtagbar och layouten är godkänd.
Sammantaget är användarvänligheten acceptabel.
Bristande: verktyget har en ologisk uppbyggnad, men som ändå följer upphandlingsprocessen, enkelheten att navigera brister och är knappt acceptabel, användbarheten är sämre än förväntat och layouten är under acceptabel nivå. Sammantaget är användarvänligheten bristande.
Underkänd: verktyget har en mycket ologisk uppbyggnad, det är svårt att navigera, användbarheten är låg och layouten är inte tilltalande.
Sammantaget är användarvänligheten underkänd.
Samtliga erhållna prisavdrag kommer att summeras till ett totalt prisavdrag. Maximalt prisavdrag i denna del är 720 000 kr.
3. Pris
Offererade priser i Svarsbilagan, flik 6 Pris, kommer att multipliceras med angivna utvärderingsvolymer och summeras till en beräknad totalsumma.
Samtliga priser anges i SEK exklusive moms och inkluderar samtliga tillhörande kostnader.
Anbudsgivarens beräknade totalsumma kommer att reduceras med totalt erhållet prisavdrag för funktionalitet och användarvänlighet vilket ger ett utvärderingspris (beräknad totalsumma-prisavdrag funktionalitet-prisavdrag användarvänlighet=utvärderingspris).
Anbud som efter prisavdrag uppvisar det lägsta utvärderingspriset enligt utvärderingsmodellen kommer att antas.
3.4. Tilldelningsbeslut
Efter utvärdering skickar Chalmers ett tilldelningsbesked till samtliga anbudsgivare. Beskedet innehåller namn på den som vunnit upphandlingen och varför denne kommer att tilldelas avtal.
Beslutet om avtalspartner innebär i sig inte att något avtalsförhållande har uppstått och avtal kommer att tecknas först efter avtalsspärrens utgång om inte ansökan om överprövning inkommit till allmän förvaltningsdomstol.
4. Kvalificeringskrav på leverantör
4.1. Anbudsgivarens kontaktuppgifter
Anbudsgivarens kontaktuppgifter och kontaktperson anges i Svarsbilaga, flik 3. Kontaktuppgifter.
4.2. Uteslutning av anbudsgivare LOU 10:1 och 10:2
Enligt LOU 10 kap. 1 § ska en upphandlande myndighet utesluta en anbudsgivare från att delta i en upphandling, om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt.
Anbudsgivaren ska inte vara dömd för något av ovanstående brott.
Enligt XXX 10 kap. 2 § får en anbudsgivare uteslutas från att delta i en upphandling om anbudsgivaren:
1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,
3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen,
4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen,
5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller
6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse.
I anbudet ska anbudsgivaren ange om denne är föremål för något av ovanstående påståenden i punkterna 1 – 6. Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
4.3. Skatter, sociala avgifter och F-skatt
Anbudsgivare ska vara fri från betydande skulder avseende svenska skatter och sociala avgifter både hos Skattemyndigheten och hos Kronofogdemyndigheten. Chalmers kontrollerar detta och förbehåller sig rätten att i varje enskilt fall avgöra vad som kan betraktas som betydande skulder. Mindre skulder accepteras om: skulden är tvistig, skulden kan regleras innan avtal skrivs eller om överenskommelse finns med berörd myndighet.
Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Chalmers kontrollerar detta. Utländska anbudsgivare ska lämna uppgifter i anbudet som styrker ovanstående krav. Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
4.4. Ekonomisk stabilitet
Anbudsgivaren ska ha en ekonomisk stabilitet. Med ekonomisk stabilitet avses minst rating 40 enligt Creditsafe, detta kontrolleras av Chalmers.
I de fall lägre rating visas eller rating saknas, kan anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren i sitt anbud lämnat sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Chalmers avgör om sådan förklaring anses godkänd. Chalmers kan komma att ta ytterligare upplysning på anbudsgivare och eventuella underleverantörer om så anses nödvändigt.
Samma kvalificeringskrav tillämpas för utländska anbudsgivare. Utländska anbudsgivare ska lämna uppgifter i anbudet som styrker ovanstående krav.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
4.5. Teknisk, yrkesmässig kapacitet samt yrkeskunnande
Anbudsgivaren ska ha resurser, kompetens och erfarenhet av att utföra uppdrag i enlighet med detta förfrågningsunderlag.
Anbudsgivare ska därför redogöra för tre (3) motsvarande tidigare genomförda eller pågående uppdrag under de tre (3) senaste åren (1 oktober 2011 och framåt). Med tidigare uppdrag menas att de ska ha utförts under de tre
(3) senaste åren tom sista anbudsdag. Med pågående uppdrag menas att uppdraget ska vara påbörjat men det behöver ej vara avslutat.
Chalmers kan i samband med prövningen av anbudet komma att kontakta angivna referenskunder för att kontrollera de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna. De av referenskunden redovisade uppgifterna ska överensstämma med uppgifterna i anbudet för att kravet ska anses vara uppfyllt.
Chalmers avgör om anbudsgivaren anses inneha tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet. Anges i Svarsbilaga, flik 4 Förteckning referenser.
4.6. Miljö
Anbudsgivare ska ha en miljöpolicy för verksamheten. Kopia på denna ska bifogas till anbudet. Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5. Obligatoriska krav på upphandlingsverktyg med avtalsdatabas
5.1. Kravspecifikation
5.1.1. Allmänt
• Upphandlingsverktyget ska stödja alla upphandlingsformer och upphandlingsförfaranden enligt XXX. Det
ska även gå att genomföra förnyade konkurrensutsättningar i upphandlingsverktyget
• Det ska kunna förekomma obegränsat antal anbud och anbudsgivare i en upphandling
• Leverantörer ska registrera ett namngivet användarkonto för att få ta del av upphandlingar, eventuellt kompletterad information samt frågor och svar i en upphandling som Chalmers har publicerat
• Det ska vara kostnadsfritt för leverantörer att hämta förfrågningsunderlag/ta del av handlingar/kompletterande information samt att logga in och att lämna ett elektroniskt anbud i upphandlingar som Chalmers publicerat på leverantörens allmänt tillgängliga databas
• Chalmers ska i verktyget kunna se vilka leverantörer som hämtat hem eller öppnat förfrågningsunderlaget
• Upphandlingsverktyget och avtalsdatabasen ska driftas av leverantören eller med hjälp av en driftleverantör
• Upphandlingsverktyget och avtalsdatabasen ska garantera spårbarhet, d.v.s. samtliga händelser i systemen ska loggas automatiskt och vara spårbara, tidpunkt för systemhändelser samt vem som skapat dem ska kunna härledas
• Alla dokument/kommunikation med anbudsgivaren ska loggas och kunna hämtas och öppnas i verktyget av Chalmers
• Upphandlingsverktyget och avtalsdatabasen ska hämta sina tidsuppgifter från en central tidsserver på internet
• Det ska inte finnas några begränsningar eller tillkommande kostnader vad gäller lagring av data exempelvis genomförda upphandlingar, avtal, utgångna avtal, mallar.
• Det ska finnas en kostnadsfri introduktion och möjlighet till kostnadsfri support för anbudsgivare vid nyregistrering och anbudslämnande
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.1.2. Sökfunktioner
Upphandlingsverktyget ska ha en sökfunktion och det ska gå att kombinera sökbegreppen. Det ska gå att söka på till exempel pågående upphandlingar, avslutade upphandlingar, namn på upphandlare och namn på upphandlingen.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.1.3. Dokument och mallar
Det ska vara möjligt att lägga upp generella elektroniska mallar för olika typer av upphandlingar och upphandlingsförfaranden i upphandlingsverktyget. Dessa ska kunna presenteras på skärm, distribueras via utskrift och e-post samt exporteras i ordbehandlares filformat såsom doc, docx, xls, xlsx, pdf och eventuellt pdf/A (pdf/A är en ISO-standard, ISO19005, som är anpassat särskilt för bevarandet av digitala dokument för obestämd framtid). Det ska även finnas funktion för att manuellt bifoga, distribuera och lagra dokument som bilagor till förfrågningsunderlag, anbud och avtal, i vanligen förekommande filformat, exempelvis doc, docx, xls, xlsx, pdf och eventuellt pdf/A, som inte skapats i upphandlingsverktyget.
Det ska gå att spara, redigera och återanvända elektroniska dokument och mallar. Det ska finnas möjlighet att lägga in Chalmers logotype i sidhuvudet på de elektroniska dokumenten och mallarna.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.1.4. Rapporter och statistik
Chalmers ska på egen hand kunna ta ut olika rapporter och statistik på detaljnivå och aggregerad nivå utifrån data i upphandlingsverktyget eller avtalsdatabasen. Statistiken ska kunna tas ut inom angivna tidsintervaller. Rapporter och statistik ska kunna presenteras på bildskärm, distribueras via utskrift och e-post och export i ordbehandlares filformat såsom doc, docx, xls, xlsx, pdf och eventuellt pdf/A (pdf/A är en ISO-standard, ISO19005, som är anpassat särskilt för bevarandet av digitala dokument för obestämd framtid).
Bland annat nedanstående rapporter och statistik ska kunna tas ut:
• Samtliga pågående/avslutade/avbrutna upphandlingar som genomförts enligt XXX
• Pågående och/eller antal avslutade upphandlingar per upphandlare
• Pågående och/eller avslutade förnyade konkurrensutsättningar
• Förteckning över leverantörer som har registrerat sig på en specifik upphandling
• Löptider avtal
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.1.5. Sändlistor
Upphandlingsverktyget ska ha funktion för att skapa sändlistor för distribution av handlingar. Det ska gå att skapa sändlistor såväl automatiskt som manuellt. Verktyget ska automatiskt kunna skapa sändlistor till alla som registrerat sig på en viss upphandling och till alla som lämnat anbud i en viss upphandling. Det ska gå att manuellt lägga till namn och e-post adresser i en sändlista som skapats automatiskt.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.1.6. Aviseringar
Upphandlingsverktyget ska ha funktion för att skicka avisering för att påminna upphandlaren om olika aktiviteter inom upphandlingsprocessen.
Upphandlingsverktyget eller avtalsdatabasen ska ha funktion för att skicka avisering för att påminna avtalsansvarig (eller annan utsedd person) på Chalmers om till exempel när ett avtal måste förlängas, när ett avtal måste sägas upp, inför att avtalstiden löper ut och när en ny upphandling måste påbörjas. Chalmers ska på egen hand kunna ställa in när en avisering ska vara utsedd person tillhanda.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.1.7. Support
Leverantören ansvarar för att kostnadsfritt supporta anbudsgivare/leverantörer i verktyget. Med supportfrågor avses:
• vägledning i system
• applikationsfrågor inklusive data/fil-export från leverantören
• felanmälningar och felavhjälpning
• rådgivning inom ramen för avtalade tjänster
• system- och användardokumentation
Supporten ska alltid återrapportera till den som anmält ett ärende. Support ska kunna nås via telefon, e-post och eller/webbformulär. Supportpersonalen ska behärska svenska i både tal och skrift. Samtliga användare ska ha fri tillgång till support via telefon och e-post.
Support ska kunna tillhandahållas via e-post och telefon under helgfria vardagar kl 08.00-17.00. Respons ska tillhandahållas inom 60 minuter efter förfrågan med svar om åtgärd.
Nivågruppering avhjälpande av fel:
Prio 1 = akut ärende = avhjälpande av fel < 1 timme
Prio 2 = användarens arbete hindras = avhjälpande av fel < 4 timmar
Prio 3 = användare besväras men hindras ej = avhjälpande av fel < 8 timmar
Chalmers ska ges tillgång till kostnadsfria elektroniska användarmanualer, hjälpfunktioner och/eller vanliga frågor och svar (FAQ) gällande upphandlingsverktyget och avtalsdatabasen. Dessa ska kunna presenteras på skärm och/eller kunna skrivas ut.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.1.8 Garanterad tillgänglighet
Verktyget ska vara tillgängligt mellan 00.00-24.00 på årets alla dagar, förutom vid inplanerat underhåll. Inplanerat underhåll ska alltid ske i samråd med köparen och får inte ske under kontorstid vardagar kl 08.00-
17.00. Köparen ska i god tid få information om kommande års releaseplan med tillhörande uppdateringar.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.1.9. Utveckling och anpassning
Leverantören svarar för att upphandlingsverktyget uppdateras enligt förändringar i lagar och förordningar aktuella för denna tjänst. Leverantören ska kontinuerligt arbeta med att förbättra verktyget. Dessa utvecklingstjänster ska ske inom kostnaderna för årsavgiften. Leverantören ska alltid informera Chalmers om eventuella uppdateringar och förändringar.
Under året ska minst ett möte hållas mellan leverantör och Chalmers där bland annat prioriterade ärenden tas upp och prioriteringar görs om vilken utveckling eller anpassning som behöver göras för att verktyget ska optimeras till Chalmers verksamhet.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.1.10. Back-up hantering
Back-up ska tas regelbundet för att garantera att data som återskapas inte är äldre än 4 timmar. Från den regelbundna back-upen ska data kunna återställas tre (3) månader bakåt i tiden. Varje kvartal ska en fullständig back-up tas som sparas i ett (1) år. Återläsningstiden för enstaka data ska vara < en (1) timme, återläsning av hela databasen ska vara < fyra (4) timmar.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.1.11. Krav på webbläsare
Verktyget ska vara kompatibelt med standarden för Chalmers datorarbetsplats, se bilaga, Chalmers datorarbetsplats. Inom rimlig tid ska verktyget uppdateras för att motsvara denna standard.
Upphandlingsverktyget ska inte vara beroende av speciella insticksprogram eller installation av programvara (såsom exempelvis ActiveX eller Java).
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.1.12. Användarkonto, behörighet, lösenord och säkerhet
Autentisering och auktorisering ska ske via SAML2/IDP där Chalmers hanterar behörigheter via det egna systemet. Chalmers har egen IDP och detta ska inte tillhandahållas av leverantör. Upphandlingsverktyget ska också tillåta hantering av åtkomst, autentisering och auktorisering, via direkt inloggning.
Köparen ska på egen hand kunna tilldela användare eller grupper (exempelvis upphandlare, systemadministratör, gästlicens) olika behörigheter och behörighetsnivåer i upphandlingsverktyget utifrån olika roller, till exempel läsa, skriva, attestera, besluta och publicera upphandlingar. Det ska vara enkelt att lägga till och ta bort gästlicenser.
Avtalsdatabasen ska kunna hantera autentisering och auktorisering till applikationen via IDP/SAML2-inloggning så att detta styrs via Chalmers kontohantering.
Leverantör ska kunna garantera att endast av Chalmers tilldelad behörig person ska kunna se upphandlingsdokumenten under hela upphandlingsprocessen. Detta innebär att upphandlingssekretess ska kunna garanteras under hela upphandlingsprocessen.
Upphandlingsverktyget ska säkerställa att skyddsvärd information (såsom exempelvis personuppgifter) är skyddad mot icke tillåten modifiering och obehörig åtkomst. Leverantören ska bedriva sitt informationssäkerhetsarbete (inkl IT-säkerhet) i enlighet med kraven i SS-ISO/IEC 27001:2006, eller senare utgåva. Upphandlingsverktyget ska följa rekommendationerna i OWASP topp 10.
Information i upphandlingsverktyget och avtalsdatabasen ska lagras hos leverantören eller dess underleverantör. Anbudsgivaren ska ha verktyg eller standarder för hur flytt av information ska ske till en annan tjänsteleverantör eller till Chalmers egna driftmiljö. Denna flytt av information ska ske när så Chalmers begär och inom skälig tid från begäran.
Köparen äger all chalmersdata hos i upphandlingsverktyget och avtalsdatabasen. Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2. Upphandlingsprocessen
5.2.1. Upprätta en tid-och aktivitetsplan
Upphandlingsverktyget ska tillhandahålla stöd i upphandlingsprocessen och det ska framgå i vilken fas av upphandlingen man befinner sig i. Det ska gå att skapa en tid-och aktivitetsplan för förfaranden enligt XXX samt förnyad konkurrensutsättning. Tid-och aktivitetsplanen ska gå att ändra under processens gång.
Upphandlingsverktyget ska ge stöd för tidsmässiga rimlighetskontroller för sådana aktiviteter som styrs av lagstiftning. Tid-och aktivitetsplan ska kunna presenteras på skärm, distribueras via utskrift och e-post och exporteras i ordbehandlares filformat så som doc, docx, xls, xlsx, pdf och eventuellt pdf/A (Pdf/A är en ISO- standard, ISO 19005, som är anpassat särskilt för bevarande av digitala dokument för obestämd framtid.)
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.2. Skapa förfrågningsunderlag
Upphandlingsverktyget ska ha funktion för att:
• skapa strukturerade förfrågningsunderlag och ansökningsinbjudan direkt i systemet via webbformulär
• ladda upp hela mallar (zip-filer) i de fall ett förfrågningsunderlag utgörs av många filer/dokument
• kopiera tidigare förfrågningsunderlag eller ansökningsinbjudan för vidare redigering eller bearbetning
• ange olika alternativ för anbudsgivarnas svar på krav och utvärderingskriterier, tex ”ja/nej”, ”uppfylls/uppfylls inte” etc
• ge stöd för flera olika vanligt förekommande utvärderingsmodeller, tex poängvägning, kvalitetsvärdering eller mervärde etc
• simulera fiktiva utfall vid test av utvärderingsmodeller Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.3. Annonsering
Upphandlingsverktyget ska ha funktion för att skapa annonser.
• Via verktyget ska det kunna skapas samtliga typer av annonser som omnämns i LOU
• Annonser ska innehålla den information som XXX xxxxxx
• Upphandlingsverktyget ska kunna utforma annonser så att de innehåller en länk som möjliggör för intresserade anbudsgivare att ladda hem det fullständiga förfrågningsunderlaget
• Det ska finnas möjlighet att komplettera och göra ändringar i annons samt avbryta påbörjad annonsering
• Annonser ska publiceras på leverantörens webbplats och denne ska uppfylla kravet på att vara en allmänt tillgänglig databas
• Chalmers annonser ska även publiceras/speglas på xxx.xxxxxxxx.xx
• Annonsering av upphandling ska ske nationellt och sändas automatiskt till TED där XXX så kräver
• Publicerad annons ska ej gå att redigeras av obehörig
• Av annonsen ska det framgå datum och tidpunkt för annonsering (datum för publicering av annons och sista anbudsdag)
• Efterannons ska kunna upprättas för samtliga upphandlingar (även B-tjänster) där XXX kräver detta
• Common Procurement Vocabulary (CPV) koder/nomenklatur som används för kodning av varor/tjänster
ska finnas i upphandlingsverktyget. CPV-koder samt underliggande koder ska vara sökbara
• När en annons är publicerad på leverantörens allmänt tillgängliga databas ska upphandlaren omgående få en bekräftelse per e-post att annonsen samt underlagen är publicerade
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.4. Hantera kompletteringar samt frågor och svar
Upphandlingsverktyget ska ha funktion för att:
• hantera kommunikation mellan Chalmers och leverantörer direkt i verktyget
• anbudsgivare ska kunna ställa frågor i en viss upphandling till Chalmers direkt i verktyget
• avisera upphandlaren per e-post varje gång en leverantör har ställt en fråga i en viss upphandling
• Chalmers ska kunna besvara frågor angående en viss upphandling direkt i verktyget
• besvarade frågor ska ändra status till besvarade
• redigera frågan samt avidentifiera vem som ställt en fråga innan frågan och svaret publiceras
• om frågan redigerats innan den besvarats ska leverantörens ursprungliga fråga finnas kvar och kunna öppnas/visas i verktyget
• publicera kompletteringar, information samt frågor och svar till samtliga leverantörer som har registrerat sig på en specifik upphandling
• besvara frågor, lämna information och hantera kompletteringar enbart till den leverantör som har ställt frågan
• samtliga leverantörer som har registrerat sig på en viss upphandling får avisering samtidigt till registrerad e-post varje gång upphandlaren har publicerat ny information i en viss upphandling
• ladda ner samtliga ställda frågor och svar i ett sammanhängande dokument Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.5. Lämna anbud
Upphandlingsverktyget ska ha funktion för att:
• skapa anbud direkt i systemet via webbformulär utifrån förfrågningsunderlaget
• ha kontrollfunktioner som ger signaler och påminnelser om anbudsgivaren inte svarat på alla krav, om de inte accepterat obligatoriska krav, angivit ej tillåtna värden eller om de inte bifogat begärda dokument etc
• ge en automatisk mottagningsbekräftelse när anbudsgivaren sänt anbud eller ansökning, tex kvitto på mottagandet av anbudet och vilka eventuella bilagor som bifogats
• garantera insynsskydd gentemot övriga anbudsgivare dvs en enskild anbudsgivare ska inte kunna se vilka andra leverantörer som har registrerat sig på en specifik upphandling
• anbudsgivare ska kunna bifoga anbud samt bilagor i ordbehandlares filformat så som doc, docx, xls, xlsx och pdf
• det ska finnas en tydlig och styrd process för leverantören vid anbudsförfarandet Med anbud avses även anbudsansökningar.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.6. Ta emot anbud
Upphandlingsverktyget ska ha funktion för att kunna ta emot elektroniska anbud. Användare ska manuellt kunna lägga till anbud samt kompletterande information som inte har sänts in via systemet till viss upphandling.
Upphandlingsverktyget ska spärra så att anbudsgivare inte kan lämna in anbud efter att sista dag att lämna in anbud har inträffat.
Verktyget ska garantera åtkomstskydd (absolut sekretess) före sista anbudsdagen, det vill säga ingen ska kunna se vilka anbud som har inkommit innan sista anbudsdag har inträffat. Upphandlingsverktyget ska säkerställa att anbud är låsta för modifiering av anbudsgivaren efter det att tiden för att lämna anbud har gått ut.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.7. Anbudsöppning
Upphandlingsverktyget ska ha funktion för att genomföra en anbudsöppning direkt i systemet. Det ska ge stöd för att två eller flera personer deltar i öppning av anbud. Verktyget ska ge stöd för att skapa och skriva ut öppningsprotokoll för inkomna anbud med information om anbudsgivare och vilka som deltog i anbudsöppningen. Det ska gå att skapa elektroniska öppningsprotokoll direkt i verktyget samt det ska gå att skapa flera elektroniska öppningsprotokoll i samma upphandling.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.8. Kvalificering och utvärdering av anbud
Upphandlingsverktyget ska ha funktion för att:
• tillämpa utvärderingsstegen i valfri ordning, tex att börja med att kontrollera och utvärdera de anbud som har störst chans att vinna upphandlingen
• möjliggöra att via verktyget begära in förtydliganden/kompletteringar i utvärderingsfasen från anbudsgivare. Förtydligandet/kompletteringen ska sparas i verktyget
• med användandet av olika utvärderingsmodeller genomföra en automatisk utvärdering elektroniskt, med användande enbart av upphandlingsverktyget
• lägga till kommentarer för respektive krav och kriterium avseende motivering till utvärderingen eller eventuella korrigerade uppgifter
• ge stöd för automatiska kontroller av obligatoriska krav samt stöd för automatisk beräkning och summering av utvärderingskriterier och offererade priser
• hantera SKV 4820. Chalmers ska ej behöva manuellt fylla i leverantörsuppgifter för denna funktion.
• kunna genomföra automatiska kreditupplysningar
• vid exempelvis ett selektivt förfarande ge möjlighet att distribuera och tillgängliggöra anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag enbart till de kvalificerade och selekterade anbudsgivarna. Endast de inbjudna anbudsgivarna ska därefter kunna lämna anbud.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.9. Utforma och skicka underrättelser om beslut
Upphandlingssystemet ska ha funktion för att skapa elektroniska underrättelser om beslut, till exempel tilldelningsbeslut och beslut om att avbryta en upphandling enligt LOU. Det ska vara möjligt att skicka elektroniska underrättelser om beslut till flera leverantörer samtidigt. Fler än ett tilldelningsbeslut i samma upphandling ska kunna skickas. Det ska vara möjligt att bifoga filer i tilldelningsbeslutet.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.10. Avbryta, ändra och göra om utvärdering i upphandling
Det ska vara möjligt att backa (det vill säga göra om) hela eller delar av upphandlingen i verktyget samt att ändra/ta tillbaka tilldelningsbeslut.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.11. Efter avslutad upphandling
Efter avslutad upphandling ska det gå enkelt att skicka ut underlag och anbud direkt från verktyget till dem som begär det. Avslutade upphandlingar ska arkiveras.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.12. Skapa avtal
Upphandlingsverktyget (eller avtalsdatabasen) ska ha funktion för att:
• utifrån information i förfrågningsunderlag och anbud kunna skapa förslag på avtal som kan redigeras och skickas ut till den vinnande anbudsgivaren
• manuellt skapa avtal och avtalsbilagor som inte föregåtts av en upphandling i systemet
• skapa flera avtal för en och samma upphandling, till exempel ett ramavtal som innehåller både flera anbudsområden och/eller flera antagna ramavtalsleverantörer
Skapade avtal ska per automatik direkt speglas/visas i avtalsdatabasen. Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.2.13. Publicering av avtal
Avtalsdatabasen ska ha funktion för att visa Chalmers samtliga avtal. Avtalsdatabasen ska finnas tillgänglig på Chalmers intranät.
Från leverantörens sida ska det vara obegränsat hur många eller vilka som kan se de publicerade avtalen på Chalmers intranät. Eventuell begränsning görs av Chalmers.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.3. Avtalsdatabas
5.3.1. Allmänt
Avtalsdatabasen ska:
• kunna innehålla samtliga avtal som skapats i verktyget, antingen som strukturerade dokument eller separata filer.
• möjliggöra att skriva kommentarer och instruktioner för varje avtal, tex instruktion om hur avrop ska göras
• kunna innehålla länkar till andra avtalsdatabaser/webbplatser
• ge möjlighet att sortera avtalen utifrån valfri kategori eller fördefinierade fält
• efter att avtal löpt ut ska de placeras i en historikdatabas. Vid avtals slut ska databasen kostnadsfritt överlämnas till köparen i ett vedertaget format
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.3.2. Sökfunktioner
Avtalsdatabasen ska ha sökfunktion och det ska vara möjligt att söka på till exempel avtalsområden/kategorier/varugrupper, avtalsnamn, leverantörsnamn samt fritextsökning.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.3.3. Feedback funktion
Avtalsdatabasen ska erbjuda en feedbackfunktion där det går att lämna kommentarer för respektive avtal och där feedbacken sedan skickas till avtalsansvarig.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.4. Avtalsuppföljning
I upphandlingsverktyget eller avtalsdatabasen ska det finnas en funktionell lösning (till exempel i form av en mappstruktur) för att spara dokumentation under avtalstiden för respektive avtal/upphandling.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.5. Utbildning
Följande utbildningsinsatser ska ingå i offererat pris:
• Ett utbildningstillfälle då leverantören genomför en genomgripande utbildning i upphandlingsverktyget och tillhörande moduler för alla upphandlare på Chalmers. Minst 6 timmar inom en vecka efter införandet.
• Ett utbildningstillfälle för utsedda personer med utökade administrationslicenser. Minst 2 timmar inom en vecka efter införandet.
• Ett utbildningstillfälle för samtliga upphandlare då leverantören genomför en genomgripande utbildning i avtalsdatabasen. Minst 4 timmar inom en vecka efter införandet.
• Ett tillfälle inom ett år efter första utbildningstillfället som skräddarsys efter de önskemål som beställaren har efter en viss tids användning. Minst 6 timmar inom ett år efter införandet (enligt överenskommelse mellan parterna).
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.6. Integrationer
5.6.1. Public 360
Leverantören ska ansvara för att integration fungerar mellan verktyget och Public 360 (Diarieföringsfunktion). Handlingar och ärendedata ska kunna exporteras från anbudsgivarens upphandlingsverktyg till Public 360 enligt överenskommelse. Exporten sker enligt vanligen förekommande filformat, exempelvis doc, docx, xls, xlsx, pdf, pdf/A, JPG, TIF och XML.
Följande är exempel på handlingar som ska kunna exporteras:
• anbudsförfrågan
• eventuella förtydliganden och ändringar
• inkomna anbud
• anbudsprotokoll
• tilldelningsbeslut
• avtal
• förlängningshandling
• eventuella tillägg i avtal
• hävning
• överprövning
Externt diarienummer ska kunna läsas eller registreras in i upphandlingsverktyget för att kunna användas som identifikation vid överföring.
Erforderlig utbildning ska ingå av överföringen mellan verktyget och Public 360 för av Chalmers utsedda personer. Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.6.2. Qlikview
Under avtalsperioden ska Chalmers kunna hämta information från avtalsdatabasen för att exportera informationen till Qlikview.
Syftet är att kunna jämföra data mellan ekonomisystemet och avtalsdatabasen.
De typer av transaktioner som skulle kunna vara aktuella är ex. antalet avtal per leverantör, antal varugrupper, varugrupper/leverantör, aktuella avtalsleverantörer, antal avtal per produktgrupp, inköpsvolym per leverantör, antal fakturor/leverantör, avtalstrohet.
Avtalsdatabasen ska kunna skicka ut information via något av gränssnitten ODBC, OLE DB, JDBC, websidor/HTML/XML. Det ska finnas en beskrivning på datamodellen samt en definition av kolumner etc.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.7. Leveranstid
Upphandlingsverktyget med tillhörande avtalsdatabas ska vara levererat, färdigställt och klart för användning enligt kravspecifikationen senast en (1) vecka efter beställning.
Upphandlingsverktygets integration med Public 360 ska vara färdigställd inom 3 månader. Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.8. Gallring
Leverantören som tillhandahåller verktyget ska inte gallra några filer ur upphandlingsverktyget eller avtalsdatabasen utan Chalmers skriftliga medgivande.
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.9. Kommersiella villkor
Anbudsgivare ska ta del av Chalmers kommersiella villkor och acceptera dem i sin helhet. Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
5.10. Utvärderingskriterium Funktionalitet
• Verktyget bör erbjuda en funktion som gör det möjligt att på egen hand korrigera i underlaget (strukturerade dokument och bifogade dokument) efter annonsering (originaldokument ska alltid sparas i verktyget).
Prisavdrag 80 000 kr
• Verktyget bör kunna erbjuda en funktion för sekretesshantering som innebär att upphandlaren kan sekretessbelägga uppgifter i ett anbud direkt i verktyget (originalanbud ska alltid sparas i verktyget). Prisavdrag 80 000 kr
• Avtalsdatabasens layout och struktur bör kunna utformas utifrån Chalmers behov/önskemål. (Beskrivning av hur layout och struktur kan utformas utifrån Chalmers behov/önskemål ska bifogas till anbudet)
Prisavdrag 40 000 kr
• I verktyget bör det vara möjligt att lägga in egna utvärderingsmodeller. Prisavdrag 40 000 kr
• Chalmers bör ges möjlighet till åtkomst till all data i verktyget för att kunna ställa kontrollfrågor kopplat till analys av ekonomidata.
Prisavdrag 30 000
• Upphandlingsverktyget bör ha ett upphandlingsbibliotek där upphandlande myndigheters publicerade förfrågningsunderlag är sökbara och nedladdningsbara.
Prisavdrag 30 000 kr
• Verktyget bör ha en funktion som meddelar om angiven sista anbudsdag är en lördag eller söndag. Prisavdrag 20 000 kr
Anges i Svarsbilaga, flik 5. Kravspecifikation
6. Kommersiella villkor
6.1. Avtalsparter
Mellan parterna Leverantör med organisationsnummer xxxxxx-xxxx, nedan kallad Leverantören, och Chalmers tekniska högskola AB med organisationsnummer 556479-5598, nedan kallad Chalmers, har följande avtal träffats.
Leverantören ansvarar för anställd, företrädare och eventuell underleverantörs arbete såsom för eget arbete.
6.2. Lagar och förordningar
Leverantör ansvarar för att samtliga för detta avtal gällande direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs. Leverantören förbinder sig att skaffa för detta uppdrag nödvändiga tillstånd.
Eventuella produkter som innefattas av avtal ska vara typgodkända, märkta etc. enligt gällande lagstiftning och följa tillämpliga europeiska och svenska standarder.
6.3. Priser
Priser anges i SEK exklusive moms och inkluderar samtliga tillhörande kostnader.
Priser anges i SEK exklusive moms och inkluderar samtliga tillhörande kostnader för att tillhandahålla verktyg och avtalsdatabas enligt kravspecifikation. Anges i Svarsbilaga, flik 6 Pris |
6.4. Prisjustering |
• Priserna är fasta 24 månader från avtalsstart/12 månader från föregående godkänd justering. Därefter får justering av priset ske enligt nedan.
• Båda parter äger rätt att begära prisjustering. I de fall leverantören begär prisjustering ska denna skriftligen framställas till avtalets kontaktperson.
• Komplett begäran om prisjustering ska inkomma senast en (1) månad före den dag från och med vilken det justerade priset träder ikraft.
• Prisjustering träder ikraft vid månadsskiftet efter godkänd justering.
Begäran om prisjustering ska ske skriftligt med underlag som styrker förändringen och översändas 30 dagar innan ikraftträdandet för att äga giltighet. Retroaktiva prisjusteringar godkänns inte. Prisjustering får ske enligt 80% av årligt utfall av SCB:s TPI (tjänsteprisindex-totala) användas med baskvartal 3 2014. Överenskommen prisjustering ska därefter gälla minst 12 månader.
Om överenskommelse ej träffas, äger Chalmers rätt att skriftligen säga upp gällande avtal med iakttagande av uppsägningstid på tre (3) månader. Under uppsägningstiden gäller de ursprungliga villkoren.
6.5. Fakturerings- och betalningsvillkor
Fakturering ska ske elektroniskt enligt bilaga ”E-fakturor Chalmers”. Fakturan ska vara korrekt adresserad
Chalmers tekniska högskola AB Fakturaservice
Personnamn och kostnadsställenummer 412 96 Göteborg
- Faktureringsavgift eller andra avgifter får ej tillkomma
- Mervärdesskatt tillkommer
- Betalningsvillkor: 30 dagar från ankomststämplad faktura och godkänd delleverans (upphandlingsverktyg och avtalsdatabas, integration med Chalmers Public 360)
- Löpande kostnader faktureras månadsvis i efterskott
- Leverantören har rätt till dröjsmålsränta om 8% över referensräntan
6.6. Avsteg från avtal
Lagar och myndighetsbeslut som påverkar avtal och som eventuellt kan innebära att avtalsleverantör/-er inte kan leverera motsvarande innebär möjlighet för beställare att välja annan leverantör utanför avtal.
Chalmers förbehåller sig även rätten att under avtalstiden i begränsad omfattning prova andra på marknaden förekommande produkter.
6.7. Försäkringar
Leverantören ansvarar för att erforderligt försäkringsskydd finns som täcker dennes ansvar och åtaganden avseende egendom och person.
Leverantören ska på begäran skicka kopia av försäkringsbrev eller annat bevis om gällande försäkringar till köparen.
6.8. Fel i varan/tjänsten
Varan/tjänsten ska anses felaktig om den inte stämmer överens med vad som följer av avtalet eller relevant lagstiftning eller vad Chalmers skäligen kunnat förvänta sig.
Leverantören ansvarar för fel eller försummelse som ligger honom till last vid uppdragets utförande och ska ersätta skada som xxxxxxxxxx Xxxxxxxx eller tredje man mot vilken Chalmers svarar. Leverantörens ansvar omfattar inte fel eller brist i produkten som beror på Chalmers.
I övrigt gäller ALOS 05.
6.9. Reklamation
Reklamation ska avges inom skälig tid från det att fel eller dröjsmål har upptäckts.
6.10. Rättelse/fullgörelse vid fel i vara/tjänst
Vid ringa fel som leverantören kan avhjälpa inom skälig tid och utan större störning för Chalmers, ska så ske, varvid Chalmers kan innehålla betalning tills fel är avhjälpt.
Köparen har rätt att kräva omleverans om felet är av väsentlig betydelse för beställaren. Leverantören ska företa omleverans med den skyndsamhet som omständigheterna påkallar.
I övrigt gäller ALOS 05.
6.11. Underleverantör
Om leverantören nyttjar underleverantör svarar leverantören för underleverantörens arbete så som för eget samt att underleverantörer uppfyller samma krav som ställs på leverantör.
6.12. Intrång i immaterialrätt
Leverantören ansvarar för att av denne levererat material inte kränker annans rätt och för att materiel etc. som tagits fram är riktiga. Leverantören kan aldrig överlåta sådant ansvar på Chalmers. Leverantören ska hålla Chalmers skadelös för alla skadeanspråk, ersättningskrav, kostnader och utgifter som följd av intrång i eventuella patent, upphovs-, mönster- och varumärkesrätter eller andra skyddade rättigheter tillhörande tredje man.
Dessa bestämmelser gäller även efter avtalets utgång.
6.13. Avtalsstart och avtalsuppföljning
Leverantören ska kostnadsfritt medverka vid erforderligt antal möten i köparens lokaler i samband med avtalsstart och avtalsuppföljning.
6.14. Statistik
Leverantör ska på begäran, kostnadsfritt förse Chalmers med statistik. Statistik ska tillhandahållas elektroniskt.
6.15. Sekretess och tystnadsplikt
I de fall person anlitad av Leverantören för uppdragets utförande ges, tillgång till sekretessbelagd information ska tillämpliga bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) beaktas. Anlitad person får därmed inte röja eller nyttja sekretessbelagd information, som denne får del av vid uppdragets genomförande.
Leverantören är i förekommande fall skyldig att informera berörd personal om innebörden av sekretesslagens bestämmelser om handlingssekretess och tystnadsplikt. Denna bestämmelse gäller även efter det avtal upphört och så länge sekretessen består.
6.16. Marknadsföring och information
Leverantören äger ej rätt att utan köparens medgivande använda sig av avtalat uppdrag i sin marknadsföring.
Information till verksamheter hos köparen får endast ske efter godkännande av Chalmers upphandlare. Informationen ska endast omfatta produkter/tjänster på detta avtal.
Produktkataloger och andra trycksaker får ej distribueras till Chalmers utan beställarens medgivande.
Köparen accepterar att information i annonser om upphandling används av verktyget för att informera leverantörer inom den aktuella branschen.
6.17. Underavtal
Eventuellt underavtal är underordnat detta avtal.
6.18. Ändringar och tillägg
Part äger rätt att aktualisera förändringar i avtalet. Förändringar i avtalet kan endast göras om behöriga företrädare för parterna skriftligt överenskommit om det.
6.19. Överlåtelse av avtal
Leverantör får inte utan Chalmers skriftliga medgivande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter eller skyldigheter enligt avtal.
6.20. Vite
Chalmers har rätt till vite om:
• Leverantören inte levererar verktyget med tillhörande avtalsdatabas på plats enligt gällande avtal. Vite ska utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 10 % av värdet av den del av varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 30 % av sagda värde.
• Leveransförsening gällande integration till Chalmers Public 360.
Vite ska utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 10 % av värdet av den del av varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 30 % av sagda värde.
• Vid driftstopp för upphandlingsverktyget under kontorstid (08.00-17.00), när verktyget ej går att använda, utgår vite om 1000 SEK för varje påbörjad timme som driftstoppet varar.
• Vid driftstopp för avtalsdatabasen under kontorstid (08.00-17.00), när databasen ej går att använda, utgår vite om 1000 SEK för varje påbörjad timme som driftstoppet varar.
6.22. Skadestånd
Hävs avtalet helt eller delvis på grund av försening har Chalmers rätt till full ersättning för direkt skada. Från skadeståndet ska avräknas upplupet vite avseende tiden fram till hävningen. Om grov vårdslöshet, uppsåt eller brottslig handling kan läggas leverantören till last har Chalmers rätt till full ersättning för såväl direkt som indirekt skada.
Chalmers har rätt att kräva full ersättning för direkt skada till följd av fel i varan. Om grov vårdlöshet, uppsåt eller brottslig handling ligger leverantören till last har Chalmers rätt till full ersättning för såväl direkt som indirekt skada.
Utöver ovanstående reglering tillämpas ALOS punkt 22.
6.23. Hävning av avtal
Chalmers har rätt att häva hela eller delar av avtalet med omedelbar verkan om:
- Leverantören i väsentligt avseende åsidosätter sina skyldigheter enligt avtalet; eller om
- Leverantören inte vidtar rättelse inom 30 dagar eller annan överenskommen tidsfrist efter påtalat avtalsbrott; eller om
- Leverantören upprepar samma påtalade avtalsbrott vid tre (3) olika tillfällen
Som väsentligt åsidosättande av skyldigheter enligt detta avtal avses bl.a. om:
- Leverantören bryter mot gällande lagstiftning
- Leverantören omfattas av någon av de omständigheter som räknas upp i LOU 10 kap §§ 1-2
- Leverantören inte är tillgänglig för kontakt med Chalmers och vid två (2) tillfällen under två
(2) veckor inte svarat på skriftliga meddelanden eller vid två (2) tillfällen under fyra (4) veckor vägrat medverka vid möten som Chalmers kallat till.
- Leverantören har brutit mot avtalets bestämmelser om sekretess, säkerhet och tystnadsplikt
- Leverantören inte innehar och vidmakthåller för uppdraget erforderliga försäkringar
Sådant avtalsbrott från leverantörens sida, som medför avtalets upphörande i förtid, ger Chalmers rätt till skadestånd i enlighet med Skadeståndslagen.
Hävning av avtal ska ske skriftligen.
6.24. Befrielsegrunder (force majeure)
Om part inte kan utföra sina åtaganden enligt avtalet på grund av omständigheter utanför parts kontroll som denne inte skäligen kunnat förutse då avtalet träffades, utgör detta grund för befrielse från ersättningsskyldighet och andra påföljder.
Till händelser utanför parts kontroll ska inte räknas strejk, blockad, lockout eller annan arbetskonflikt som beror av att part inte följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer. Part ska visa att konflikt som nyss sagts inte beror på parten.
Om fullgörande förhindras mer än en (1) månad har respektive part rätt att frånträda avtalet genom skriftligt meddelande.
6.25. Handlingars rangordning
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheter uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtal vilka skriftligen är godkända av båda parter.
2. Avtal (med tillhörande avtalsbilagor)
3. ALOS 05
4. Anbudsförfrågan
5. Anbud
6.26. Tvist
Om tvist uppstår ska den i första hand lösas av parterna. I andra hand ska tvist avgöras enligt svensk rätt av den tingsrätt vars domsaga Chalmers tillhör.