ANVISNINGAR FÖR FÖRTROENDEMANNAVAL INOM STATLIGA SEKTORN
ANVISNINGAR FÖR FÖRTROENDEMANNAVAL INOM STATLIGA SEKTORN
FOSU
ANVISNINGAR FÖR FÖRTROENDEMANNAVAL
Inledning
I statens tjänste- och arbetskollektivavtal, bilaga 2 (förtroendemannaavtal) avses med förtroendeman en tjänsteman eller arbetstagare som personalorganisationen har utsett till sin företrädare och som ska sköta de uppgifter som avses i bestämmelserna om för- troendemannaverksamhet. I praktiken är nämnda personalorganisation samma som huvudavtalsorganisation (FOSU, JHL och Pardia). Härmed har FOSU rätt att besluta på vilket sätt huvudförtroendemännen och förtroendemännen ska väljas för förhandlings- organisationen. Det är också FOSU som beslutar om vem som förrättar förtroende- mannavalet för FOSU:s del.
I förtroendemannaavtalet finns inga bestämmelser om förtroendemännens mandatpe- riod. I praktiken beslutar man om mandatperioden vid ordnandet av valet, exempelvis vid ett valmöte. För att förenhetliga rådande praxis och trygga kontinuiteten på förtro- endemannaverksamheten är det ändamålsenligt att välja huvudförtroendemän och för- troendemän för en mandatperiod på i allmänhet 2-3 år. I läroanstalter ordnas val med tre års mellanrum. Valet ordnas i läroanstalter av förtroendemännen eller en Akava-samarbetsgrupp.
FOSU:s förtroendemannaval inom statliga sektorn
FOSU har rätt att utse en huvudförtroendeman eller förtroendeman som sin represen- tant i ämbetsverket/inrättningen på det sätt som man lokalt avtalar om.
Ämbetsverket eller inrättningen och respektive personalorganisationer förhandlar om huvudförtroendemännens och förtroendemännens antal, placering och övriga detaljer som hänger samman med valet, med beaktande av ämbetsverkets eller inrättningens storlek, antalet anställda, underföreningarnas medlemsantal, de löne- och anställnings- system som tillämpas och det förhandlingsbehov de föranleder liksom även arten och omfattningen av de uppgifter som sköts vid ämbetsverket eller inrättningen. Om man inte kan nå enighet vid förhandlingarna om förtroendemannasystemet ska den förhand- lingsordning som överenskommits i huvudavtalet om ärenden som gäller statens tjäns- tekollektivavtal tillämpas.
Förtroendemännens antal är beroende av det lokala förtroendemannaavtalet. I förtro- endemannaavtalet definieras inte personalens storlek, så i princip kan till och med två FOSU-medlemmar välja en förtroendeman. Det bör finnas en huvudförtroende- man/förtroendeman i varje ämbetsverk och inrättning. Vid stora ämbetsverk och inrätt- ningar finns vanligen bara en huvudförtroendeman, distriktsförtroendemän och förtro- endemän. Exempelvis stora personalgrupper som representerar samma yrkeskår eller förening kan välja en egen förtroendeman om man så avtalar.
Huvudförtroendemannen representerar alla FOSU:s medlemsföreningar och alla
FOSU-medlemmar inom respektive arbetsgivarenhet. Huvudförtroendemannen kan inte vägra att sköta intressebevakningen för en FOSU-medlem endast på den grund att hu- vudförtroendemannen hör till en annan förening än den som behöver råd och hjälp.
Om det bara finns en förtroendeman i ämbetsverket/inrättningen har personen huvud- förtroendemannaställning och representerar därmed alla FOSU-medlemmar.
Om man lokalt avtalar om branschspecifika/föreningsspecifika förtroendemän bör man se till att varenda FOSU-medlem har en förtroendeman att vända sig till. Förtroende- mannen ska också sköta intressebevakningen för en sådan FOSU-medlem som inte hör till en lokalförening. Därför bör man alltid välja en huvudförtroendeman som i sista hand bär ansvaret för intressebevakningen för alla FOSU-medlemmar.
Alla förtroendemän är ändå FOSU:s förtroendemän oberoende av om de exem- pelvis representerar Akava-medlemmar inom en viss bransch eller en viss före- ning.
Att ordna val
Ombudet ordnar förtroendemannaval
Det finns två centrala faser när man startar upp den lokala förtroendemannaverksam- heten: att avtala om antalet förtroendemän och förrättandet av förtroendemannavalet.
FOSU eller ombudet som är utsedd av förhandlingsorganisationen förhandlar med mi- nisteriet, ämbetsverket eller inrättningen om antalet huvudförtroendemän och förtroen- demän för FOSU. Förhandlingsresultatet skickas till FOSU för godkännande och undertecknande.
Ombudets uppgift är att ordna valet vid det egna ämbetsverket, den egna ämbets- verksgruppen eller den egna inrättningen. Vid valet väljs förtroendemän och vice förtro- endemän av de FOSU-medlemmar som arbetar vid nämnda arbetsplats, alltså av med- lemmarna i FOSU:s medlemsförening.
Ombudet ska vid ordnandet av nya förtroendemannaval följa de anvisningar som ges nedan till FOSU:s huvudförtroendemän/ förtroendemän/ samarbetsgrupper.
Nya val
Nya förtroendemannaval ska förrättas när
• förtroendemannens mandatperiod löper ut
• förtroendemannen byter arbetsplats
• förtroendemannen måste tillsvidare lämna sitt uppdrag på grund av sjukdom eller annan orsak
• förtroendemännens antal ändras
I avtalet finns inga exakta bestämmelser om vem som ska förrätta valet. Med tanke på hur FOSU är organiserad är det varje huvudförtroendemans/ förtroendemans uppgift att ordna nya förtroendemannaval. Förtroendemannen har under sin mandatperiod inför- skaffat den bästa kunskapen om FOSU:s medlemskår inom det egna verksamhetsom- rådet och på detta sätt tryggas att alla Akava-medlemmar som man känner till har en möjlighet att delta i valet av den egna förtroendemannen.
Om en FOSU-samarbetsgrupp eller en FOSU-lokalförening är verksam vid äm- betsverket/inrättningen ska den tillsammans med förtroendemannen ordna för-
troendemannavalet i enlighet med dessa anvisningar.
I första hand är det lokala förhållanden som avgör hur förtroendemannen sköter de praktiska arrangemangen när val ska ordnas. Huvudsaken är att huvudförtroendeman- nen/ förtroendemannen ser till att valet verkligen ordnas. Förtroendemannen kan ta upp frågan om ordnandet av valet vid exempelvis något FOSU-möte. I praktiken är det ändå enklast att sammankalla ett valmöte eller att ordna urneval eller poströstning.
De praktiska arrangemangen kring ett förtroendemannaval varierar beroende på de lo- kala förhållandena. Faktorer som inverkar är bland annat antalet FOSU-medlemmar och antalet förtroendemän som ska väljas. I det följande presenteras endast anvisning- ar av allmän natur om arrangemangen med valet. Anordnaren utformar sedan själv den lokala tillämpningen.
1. Förberedelser
Förtroendemannen diskuterar och informerar FOSU-medlemmarna om det stundande förtroendemannavalet. Det finns vanligen medlemmar från flera olika FOSU- medlemsföreningar vid ämbetsverket eller inrättningen. Därför ska man sträva efter att varje medlem är informerad om valet av huvudförtroendeman/ förtroendeman. Man kommer överens med arbetsgivaren om förrättandet av valet.
2. Behörighet för förtroendemannaskap
Enligt statens tjänste- och arbetskollektivavtal bör huvudförtroendemannen och förtro- endemannen vara
• anställd vid ämbetsverket eller inrättningen
• förtrogen med förhållandena inom sitt verksamhetsområde
Förtroendemannen kan antingen vara i tjänste- eller arbetsavtalsförhållande. Här bör man dock komma ihåg att i ämbetsverksvisa kollektivavtal avtalas separat om förtroen- demännen. Förtroendemannen sköter också intressebevakningen för de FOSU- anslutna i arbetsavtalsförhållanden som står utanför kollektivavtalets tillämpningsom- råde.
Det är en tolkningsfråga när personen som ställer upp i förtroendemannavalet verkligen är insatt i förhållandena vid ämbetsverket eller inrättningen. I praktiken bör personen ha varit anställd vid vederbörande ämbetsverk eller inrättning i minst tre månader innan han/hon kan väljas till förtroendeman.
XXXX förutsätter att en person som valts till förtroendeman är betalande medlem i nå- gon av FOSU:s medlemsföreningar eller dess underföreningar. Man bör alltså kontrol- lera att kandidaterna i förtroendemannavalet är medlemmar som har betalat sin med- lemsavgift. Valbara och röstberättigade är således endast medlemmarna i FOSU:s medlemsföreningar.
De FOSU-medlemmar som är utsedda till arbetsgivarens representanter i förhandlingar har rätt att rösta i förtroendemannavalet. Däremot kan de inte väljas till förtroendemän annat än i undantagsfall och om man separat avtalar så. De arbetsgivartjänsteman som avses i tjänstemannaförordningen kan under inga omständigheter vara förtroendemän.
Förtroendemannen kan inte vara gemensam med andra organisationer (JHL, Par- dia). FOSU har alltså en egen huvudförtroendeman/ förtroendeman som väljs bland de kandidater som FOSU-medlemmarna ställt upp.
Det finns inget hinder för att en person som har haft ett förtroendemannauppdrag om- väljs till förtroendeman.
3. Förtroendemannavalet
Xxxxx bör ordnas så att varenda sådan medlem i en FOSU-medlemsförening som man känner till har möjlighet att påverka valet av den förtroendeman som ska företräda ho- nom eller henne.
Om förtroendemannens verksamhetsområde är vidsträckt eller omfattar flera arbets- platser, eller om inte speciella orsaker kräver andra arrangemang, kan valet även ord- nas som urneval. Valurnan ställs då på ett övervakat ställe i 1-2 dagar så att de röstbe- rättigade vid tillfälle kan sticka sig in och avge sin röst. Urneval förutsätter emellertid att kandidaterna nomineras på förhand. Det är FOSU som har nomineringsrätt och den som ordnar valet utnyttjar den rätten med stöd av FOSU:s befullmäktigande. FOSU- medlemmarna bör underrättas om kandidatnomineringen.
4. Valmöte
Vid ämbetsverket eller inrättningen hålls ett valmöte för FOSU-medlemmarna där man väljer en huvudförtroendeman/förtroendeman och en vice förtroendeman för FOSU till nämnda ämbetsverk eller inrättning.
Det är ändamålsenligt att sammankalla ett valmöte så att man sätter upp en möteskal- lelse på anslagstavlan i de olika arbetsplatserna som hör till ämbetsverket eller inrätt- ningen eller lägger ut möteskallelsen i intranätet. Beroende på de lokala förhållandena kan man också sända en personlig möteskallelse och på så sätt säkerställa att inform- ationen når alla röstberättigade. Möteskallelsen ska ges ut i god tid för att så många som möjligt får information om mötet. En kallelsetid på fem dagar kan anses vara till- räcklig. Själva valmötet kan hållas på arbetstid bara tidpunkten väljs så att man inte stör arbetet. En överenskommelse om valet som ordnas på arbetstid ska ingås i förväg med arbetsgivaren.
Valet kan också hållas på någon annan plats än på arbetsplatsen om den organisation som förrättar valet så önskar. Det är alltså möjligt att FOSU-medlemmarna väljer hu- vudförtroendemän och förtroendemän på ett möte som hålls efter arbetet.
FOSU:s kansli sammankallar ett valmöte bara i de fall då ingen annan av någon anled- ning kan sammankalla ett möte. Sådana situationer kan uppstå bland annat när en hu- vudförtroendeman/ förtroendeman avgår eller blir avsatt från sitt förtroendeuppdrag mitt under mandatperioden eller när det har uppstått meningsskiljaktigheter om hur valet ska förrättas. Förutsättningen för ett valmöte är att man informerat om mötet så som lokalt har avtalats senast 7 dagar före mötet och att minst 4 personer är närvarande på mötet.
Fullmakt kan användas på ett valmöte bara i det fall att det särskilt har nämnts i mötes- kallelsen.
5. Valförrättningen på mötet
Den som har valts till ordförande för valmötet har i uppgift att förrätta val bland de före- slagna kandidaterna. Mötet beslutar om tillvägagångssättet för valet som kan genomfö- ras under ganska fria former.
När mötesfunktionärerna väljs bör även rösträknarna väljas. Ofta väljs protokolljusterar- na till rösträknare. Det är dock ändamålsenligt att välja olika personer till protokolljuste- rare och rösträknare, åtminstone vid valmöten med många deltagare. Om protokol- ljusterarna fungerar som rösträknare måste mötet avbrytas för rösträkningen.
Om det finns fler föreslagna kandidater än personer som ska väljas (det finns exempel- vis tre kandidater och man ska välja en förtroendeman och en vice förtroendeman) måste valet ske som sluten omröstning om en enda person så kräver. Man väljer sepa- rat förtroendeman och vice förtroendeman.
Den som får flest röster blir vald till förtroendeman. Om ingen av kandidaterna i valet får över 50 % av de givna rösterna är det ändamålsenligt att förrätta ett nytt val mellan de två kandidater som fick flest röster i den första omgången. På det här sättet säkerställs att en majoritet av FOSU-medlemmarna verkligen stöder huvudförtroendemannen/ för- troendemannen.
Ordföranden bör se till att de valda personerna har gett sitt samtycke till att fungera som förtroendeman och vice förtroendeman. Det är skäl att anteckna samtycket i proto- kollet. Man går till väga på samma sätt vid urneval.
Det är rätt vanligt att medlemmarna inte röstar på grund av brådska i arbetet eller andra motsvarande orsaker. Därför är det skäl att även överväga poströstning. Vid poströst- ning i valet bör kandidatnomineringen vara klar på förhand. Röstningskuvert ska gärna användas vid röstningen och dessa öppnas vid valmötet och den givna rösten räknas till de övriga rösterna.
6. Valförfarandet vid små ämbetsverk och inrättningar
Ovan beskrivna tillvägagångssätt gäller ämbetsverk och inrättningar med minst 20-30 Akava-medlemmar.
I små ämbetsverk och inrättningar kan tillvägagångssättet vara enklare. Huvudsaken är att alla har en möjlighet att påverka valet.
Oberoende av valsättet ska man omedelbart meddela FOSU:s kansli om valet av för- troendeman. Det är skäl att också skicka utdrag ur protokollet.
7. Förtroendemannens mandatperiod
Även om förtroendemannaavtalet inte definierar en viss längd på mandatperioden bör huvudförtroendemannen/ förtroendemannen/ vice förtroendemannen väljas för en viss tid. Man fastställer mandatperioden i samband med valet. Det är ändamålsenligt att välja förtroendeman för 3 år i taget. Förtroendemannens rättigheter och skyldigheter träder i kraft när FOSU har meddelat valresultatet till arbetsgivaren.
8. Meddelande om valresultatet och frågor i anslutning till byte av förtroende- man
Enligt tillämpningsanvisningarna i förtroendemannaavtalet åtnjuter förtroendemannen de i avtalet nämnda förmåner och rättigheter efter det att vederbörande ämbets- verk/inrättning skriftligen har meddelats om valet av förtroendeman. Meddelandet ges alltså av FOSU. Därför är det oerhört viktigt att den som förrättar valet utan dröjsmål meddelar valresultatet till FOSU:s kansli. Varje nyvald till uppdraget gör en egen förtro- endemannaanmälan via FOSU:s hemsida.
FOSU:s kansli för in uppgifterna i förtroendemannaregistret och meddelar därefter äm- betsverket/inrättningen. Huvudförtroendemannen/ förtroendemannen/ vice förtroende- mannen får en kopia av den bekräftelse som arbetsgivaren får. Kopian är samtidigt en fullmakt som ger behörighet att fungera som representant för FOSU-medlemmarna och förhandlare på lokalnivån. Kopian bör sparas. Också den organisation som förtroende- mannen är medlem i får en kopia.
Följande uppgifter bör finnas i meddelandet till FOSU:
• om det är frågan om huvudförtroendeman/ förtroendeman/ vice förtroendeman
• den valdes namn
• personbeteckning
• uppgiftsbeteckning
• den valdes medlemsorganisation
• adress hem och till arbetsplatsen
• telefonnumror
• e-postadress
• förtroendemannens mandatperiod
• arbetsgivare
• förtroendemannens verksamhetsområde
9. Byte av förtroendeman
FOSU kan besluta att ett nytt huvudförtroendemannaval/ förtroendemannaval ska förrättas om
- över hälften av de Akava-medlemmar som valt förtroendemannen skriftligt yrkar på byte
- om huvudförtroendemannen/ förtroendemannen medvetet har agerat i strid med FOSU:s och Akava-medlemmarnas intressen.
10. Förtroendemannamaterialet som behövs för uppdraget
När förtroendemannen byts ska allt det material som har samlats under förtroende- mannaverksamheten överlämnas till den nya förtroendemannen. Den före detta förtro- endemannen ska göra sitt bästa för att hjälpa den nyvalda förtroendemannen att så snabbt och bra som möjligt komma in i sina uppgifter.
Enligt förtroendemannaavtalet ska vederbörande ämbetsverk/inrättning se till att förtro- endemannen får till sitt förfogande ingångna kollektivavtal, separata protokoll och andra avtal, tillämpningsanvisningar till dessa liksom även särskilda föreskrifter och anvis- ningar som gäller enskilda ämbetsverk och inrättningar.
Det här betyder att om förtroendemannen inte automatiskt får förtroendemannahand- lingar, kan han/hon kräva att få dem avgiftsfritt i enlighet med förtroendemannaavtalet.
11. Förtroendemannens utbildning
Det är FOSU:s uppgift att för de valda huvudförtroendemännen och förtroendemännen ordna sådan grund- och kompletteringsutbildning som behövs för att sköta uppdraget. FOSU eftersträvar att så fort som möjligt inbjuda nya förtroendemän till grundkurs för förtroendemän. På kursen fås sådant material som förtroendemannen behöver i upp- draget. Att delta i förtroendemännens grund- och kompletteringskurser berättigar till avlönad tjänstledighet.
SAMMANFATTNING
• Varje ämbetsverk har ett eget förtroendemannasystem.
• Förtroendemannasystemet bygger på tillhörighet till huvudavtalsorganisation.
• Ett lokalt avtal om förtroendemannasystemet tillställs FOSU:s kansli.
• Huvudförtroendemannen sköter tillsammans med lokalföreningen/ samarbets- gruppen om förtroendemannavalet.
• Man informerar om förtroendemannavalet minst fem dagar före valet på an- slagstavla eller på annat lokalt avtalat sätt.
• Förtroendemannavalets resultat ska alltid utan dröjsmål meddelas till FOSU på den för ändamålet avsedda förtroendemannaregisterblanketten.
• Bekräftelsebrevet från FOSU fungerar som fullmakt att fungera som represen- tant för FOSU-medlemmarna. Fullmakten ska sparas.
På frågor angående förtroendemannasystemet svarar
Förhandlingschef Xxxxxx Xxxxxxxx, avtalsfrågor Byråsekreterare Xxxx Xxxx, registret, bekräftelsebrev, utbildningsfrågor