BOKNINGSVILLKOR

BOKNINGSVILLKOR

Allmänna villkor för konferenser och övriga evenemang

Dessa allmänna villkor överensstämmer i allt väsentligt med "Allmänna villkor för konferenser och övriga evenemang", antagna av Visita

2014-11-01. Villkoren är modifierade med hänsyn tagen till de särskilda förhållanden som gäller för Nalen. Villkoren gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor skall gälla. Vidare gäller villkoren under hela avtalsperioden oaktat ändringar, tillägg eller avbokningar som kan komma att göras efter den ursprungliga beställningen.

Definitioner

Ett evenemang är när lokaler tillhandahålls med eller utan förtäring, t.ex. för evenemang, eller vid grupp- och festvåningsbeställning.

Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för evenemanget.

Med leverantör avses Xxxxx Xxxxxxxxx & Konferens AB, nedan kallat Nalen.

En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster.

Beställning

Beställning kan ske muntligt eller skriftligt.

Nalen skall bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt. Bekräftelsen skall undertecknas av behörig firmatecknare hos beställaren och returneras omgående till Nalen.

Eventuell faktura ställs till den firma och den adress som är angiven på beställningen.

I varje beställning ingår en visning och ett planeringsmöte på plats. För övrig tid har Nalen rätt att debitera per påbörjad timme.

Bokningsbekräftelse/kontrakt

a) Hyrestiden anger total tid som lokalen disponeras.

b) Samtliga priser som anges är exklusive moms.

c) Beställningen inkluderar möblering av lokalen enligt överenskommelse. Med möblering menas uppställning av Nalens stolar och bord, ej uppställning av dekor/stolsöverdrag, mässmontrar el dyl. För ombyggnad, rivning av möbler, etc. under själva evenemanget tillkommer personalkostnad, enligt separat beställning.

d) Beställningen inkluderar återställning och normal städning av lokalen.

Förskott

Hela eller delar av beställningsvärdet kommer att förskottsfaktureras. Faktura på förskottsbeloppet sänds minst 5 veckor före evenemanget. Betalas inte förskottet är beställningen inte bindande för Nalen.

Säkerhet & ordning

a) Beställaren hålls ansvarig för eventuell skadegörelse som sker under evenemanget och förpliktar sig att betala eventuella reparationer. OBS! Ingenting får fästas på målade ytor inom byggnaden samt dess fasad.

b) Beställaren ansvarar för ordningen under evenemanget. Efter Kl.

17.00 på vardagar samt både dag och kväll på helger krävs vakt när gäster befinner sig i lokalerna (se nedan).

c) Endast av Nalen anlitad vaktpersonal får tjänstgöra i lokalerna.

d) Beställaren bekostar ordningsvakter enligt följande: 1 ordningsvakt per 150 gäster. Fredag och lördag krävs min 2 st. I Nalen Klubb krävs min 2 st. Ordningsvakt debiteras per timme.

e) Nalen har rätt att avvisa gäster som bryter mot dessa ordningsregler eller som på annat sätt uppträder störande eller som åsamkar skada på inventarier eller byggnad.

f) Xxxxxxx garderob kan tillhandahållas mot avgift per gäst. Garderobsavgiften kan debiteras mot faktura (beställt antal debiteras) eller betalas av gästerna på plats. Endast av Nalen anlitad personal får bemanna garderoben. Obemannad garderob finns ej.

Mat & dryck

a) Mat och dryck får endast tillhandahållas av Nalen, ingen annan får leverera eller servera någonting rörande mat och/eller dryck i lokalerna.

b) Menyval skall vara Nalen tillhanda senast 4 veckor innan evenemangsdatum. Exakt antal deltagare kan justeras med upp till 10 % fram till 5 helgfria arbetsdagar innan evenemangsdatum.

c) Specialkost/allergier anmäls senast 5 arbetsdagar innan evenemanget enligt Nalens policy för specialkost. Vår policy godkänns genom att kunden signerar bekräftelsen. Läs gärna Nalens policy för specialkost här: xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx.

Teknik, ljudnivåer samt Stimavgifter.

a) Teknikbeställning skall vara Nalen tillhanda senast 5 veckor innan evenemangsdatum. Allt material som Beställaren vill att Nalen ska bearbeta inför evenemanget ska vara Nalen tillhanda senast 2

arbetsdagar innan evenemangsdatum. Vid försening har Nalen rätt att debitera per påbörjad timme.

b) Gränsvärdet för ljudnivån i Nalens lokaler är max 100dBC/lin.Leq. Om ljudnivån överstiger detta värde har Nalen rätt att omedelbart bryta musiken. Kalibrerad utrustning används för ljudmätning.

c) Om levande musik tillhandahålls på evenemanget är det beställarens skyldighet att anmäla detta till STIM samt erlägga erforderliga avgifter för detta.

Värdefull egendom

Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i Nalens förvaringsutrymmen eller värdeskåp, skall beställaren upplysa Nalen om detta. Vid stöld eller liknande är Nalen ersättningsskyldig endast om Nalen genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.

Avbeställning (bekräftat antal på avtalet gäller)

Avbeställning ska ske skriftligt. För bokningar upp till och med 99 deltagare gäller följande avbokningsregler:

Vid avbeställning senare än fyra (4) veckor före evenemangets början ska Beställaren ersätta Nalen med 75 % av hela värdet av beställningen. Vid avbeställning senare än två (2) veckor före evenemangets början ska Beställaren till fullo ersätta Nalen för hela värdet av beställningen.

För bokningar med 100 deltagare eller fler gäller följande avbokningsregler: Vid avbeställning senare än tre (3) månader före evenemangets början ska Beställaren ersätta Nalen med 75 % av hela värdet av beställningen. Vid avbeställning senare än två (2) månader före evenemangets början ska Beställaren till xxxxx ersätta företaget för hela värdet av beställningen.

Betalning

Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna skall betala något var för sig måste detta godkännas av Nalen. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning skall ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura skall beställaren utge full likvid inom 10 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har Nalen rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter.

Reservation för prisändringar

Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är Nalen berättigad att ta ut pristillägg som svarar mot kostnadsökningen.

Om Nalen vill reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som anges ovan, skall Nalen vid bokningstillfället tydligt informera om att prisförändringar kan komma att ske.

Nalen skall omgående informera beställaren när pristillägg sker.

Force majeure

Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför Nalens kontroll, berättigar Nalen att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

Ansvar för egendom/vållande av skada

Nalen har inget strikt ansvar för egendom som förvaras eller glöms kvar i Nalens lokaler. Skulle det visa sig att Nalen eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar Nalen för den förkomna/skadade egendomen. Nalen ansvarar också för egendom som förvaras i av Nalen låst förvaringsutrymme, om inte egendomen är av särskilt högt värde (se paragraf Värdefull egendom ovan). Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar Nalen.

Tvister

För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga evenemang, står Visitas ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande.

TERMS AND CONDITIONS OF BOOKING

General terms and conditions for conferences and other engagements These general terms and conditions correspond in all material respects to the "General terms and conditions for conferences and other events", determed by VISITA, employer’s organization. The terms and conditions are modified taking into account the specific circumstances relevant for Nalen. These terms and conditions are valid if the attached order confirmation is signed, or that some other manner of agreement has been reached between the parties granting validity to the terms and conditions. The terms and conditions additionally apply throughout the period of contract notwithstanding changes, additions or cancellations being made after the original order.

Definitions

An event is when premises are provided, with or without accommodation and/or refreshments, for conferences, or for group and reception room orders, for example. The Customer is the person - legal or physical – who is liable to pay for the event. The term "Supplier" pertains to Nalen Evenemang & Konferens AB, hereinafter Nalen. An order value is the agreed price for the whole order, or the total number of participants ordered multiplied by the agreed price per participant per day, plus the price of services ordered separately.

Order

Orders may be placed verbally or written. Nalen shall acknowledge receipt of an order in writing. The confirmation must be signed by the authorised signatory of the customer and returned immediately to Nalen. Any invoice will be made out to the company and the address indicated on the order.

Booking confirmation/contract

a) The rental period equals the totalt amount of time the premises can be used for the event.

b) All prices quoted are exclusive of VAT.

c) The order includes furnishing of the premises in accordance with what has been agreed on beforehand. The term furnishing means arrangement of Xxxxx'x chairs and tables; not the arrangement of décor, exhibition stands or the likes. For remodelling, demolition of furniture, etc., during the event itself, a staff fee will be charged in accordance with a separate agreement.

d) The order includes restoration and normal cleaning of the premises.

Payment in Advance

A percentage of the order value will be invoiced in advance. Invoice for the advanced amount is issued about 5 weeks before the event. If the advance payment is not made the order is not binding for Nalen. Any balance will be invoiced after the event

Security & order

a) The customer is held responsible for any damage occurring during the event and undertakes to pay for any repairs which might arise. N.B! Nothing may be attached to painted surfaces inside the building or on its façade.

b) The customer is responsible for maintaining order during the event. After 5 pm on weekdays, as well as both during the day and the evening on weekends, a security guard is required when guests are on the premises (see below).

c) Only security staff hired by Nalen may serve on the premises.

d) The customer pays for security guards, as follows: One security guard per 150 guests. 2 guards are required on Fridays and Saturdays. A minimum of 2 guards are required for Nalen Klubb. Security guards are charged by the hour.

e) Nalen has the right to refuse guests who violate these regulations or who otherwise disrupt or cause damage to equipment or to the building.

f) A staffed cloak room can be provided for a fee per guest. A cloak room fee can be charged by invoice (charged by number ordered), or paid by the guests in cash. Only staff hired by Nalen may work in the cloak room. No unmanned cloak room exists.

Food & drinks

a) Food and drinks may only be provided by Nalen, no one else may deliver or serve anything related to food and/or drink on the premises.

b) Food orders must be submitted to Nalen no later than 4 weeks before the date of the event. The exact number of participants can be adjusted by up to 10% up to five non-holiday days before the date of the event.

c) Special diets/allergies must be written in Nalens form for special diet and sent to Nalen no later than 5 working days before the event. Nalens policy for special diet is accepted by the customer when signing the booking confirmation. Please read Xxxxx'x policy for special diet here: xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx

Technology, sound levels and Stim fees

a) The technology order must be available to Nalen no later than 5 weeks before the event date.

All material that the Customer wants Nalen to process before the event must be at Nalen's disposal no later than 2 working days before the event.

In case of delay, Nalen has the right to charge per hour started.

b) The limit value for the noise level in Nalen's premises is a maximum of 100dBC/lin.Leq. If the sound level exceeds this value, Nalen has the right to immediately stop the music. Calibrated equipment is used for sound measurement.

c) If live music is provided at the event, it is the customer's obligation to report this to STIM and pay the required fees for this.

Valuable Property

If the customer wants to bring valuable property along and store it in Nalen's storage area or safe, they must inform Nalen about this.

In the event of theft or the likes Nalen is liable only if, by written confirmation, Nalen has undertaken to be responsible for the property.

Cancellation

Cancellation must be executed in writing. For bookings regarding up to 99 guests the following rules apply: In the event of cancellation

which is later than four weeks (4) before the first day of the event, the customer shall reimburse Nalen with 75 % of the entire value of the order. If the event is cancelled later than two (2) weeks, the customer shall reimburse Nalen with the events entire value.

Bookings with a hundred (100) guests or more has the following rules: In the event of cancellation which is later than three months (3) before the first day of the event, the customer shall reimburse Nalen with 75 %

of the entire value of the order. If the event is cancelled later than two (2) months, the customer shall reimburse Nalen with the events entire value.

Payment

The customer is liable for all costs arising from the order.

If participants are each to pay anything themselves, this shall be approved by Nalen. The failure of any participant to show up for any ordered meal, shall not entail any entitlement to a reduction in price. Payment shall be made as agreed. If an agreement has been made for payment by invoice the customer must pay in full within 10 days of the date of invoice. If the time for payment is exceeded, Nalen is entitled to charge interest from the due date

of the applicable reference rate with the addition of eight percentage.

Prices subject to change

If costs for delivery of the order increase due to higher taxes, devaluation, government decisions or similar circumstances, Nalen is entitled to levy an additional charge corresponding to the cost

increase. If Nalen wishes to reserve themselves for price increases due to reasons other than those specified above, then Nalen must offer clear information at the time of booking about price changes which may occur. Nalen shall promptly inform the purchaser when the surcharge is imposed.

Force majeure

Strike, lockout, fire, explosion, war, or conditions similar to war, substantial restrictions on supplies, or other circumstances beyond Xxxxx'x control, entitles Nalen to terminate the agreement without any obligation to pay damages.

Liability for property damage/infliction of damages

Nalen has no strict liability for property which is stored or forgotten in Nalen's premises. If it turns out that Nalen, or any of its employees, has acted negligently or otherwise bears the blame for property lost or damaged, Nalen is responsible for the lost/damaged property.

Nalen is also responsible for property kept in Xxxxx'x locked storage space; unless the property is of particularly high value (see paragraph Valuable Property above). The customer is responsible for their part of damages which they themselves, or their participants have caused Nalen through negligence.

Disputes

To resolve disputes or ambiguities at conferences and other

events, the Visitas Disciplinary Office Board is at the disposal of parties, free of charge. Visitas member companies are committed to the responsibility of the decision of the Board.