INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Kulturnämndens riktlinjer för inköp och upphandling
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1. Bakgrund
2. Syfte
3. Ansvar
4. Ramavtal
5. Rutiner för inköp av varor och tjänster
5.1 Inköp av vara/tjänst vid ramavtal
5.2 Egen upphandling när ramavtal saknas
5.2.1 Direktupphandling under 287 000 kr
5.2.2 Upphandling under tröskelvärde mellan 287 000 -1 919 771 kr
5.2.3 Upphandling över tröskelvärde 1 919 771 kr
Bilaga: Stöd vid upphandling av konstnärstjänster och konstverk
Kommunfullmäktige fastställde 2004 Inköps- och upphandlingspolicy för Göteborgs Stad. Denna policy gäller för stadens alla verksamheter och omfattar alla inköp av varor, tjänster och entreprenader. Syftet med policyn är följande:
▪ Att stödja verksamheterna i sitt uppdrag att möta göteborgarnas behov
▪ Att långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens
▪ Att säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad och med minsta möjlig miljöpåverkan
▪ Att säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning och stadens riktlinjer
Dessa övergripande riktlinjer har legat till grund för riktlinjer för inköp och upphandling inom kulturnämnden.
Kulturnämndens riktlinjer för inköp och upphandling syftar till att säkerställa
att inköp och upphandling inom förvaltningen följer Göteborgs stads upphandlingspolicy. Riktlinjerna ska vara ett stöd till personal med ansvar för inköp av varor och tjänster.
Inköps- och upphandlingspolicy för Göteborgs Stad definierar tydligt det ansvar som åligger nämnder och styrelser inom området inköp och upphandlingar:
▪ Att fastställa inköps- och upphandlingsriktlinjer för den egna verksamheten
▪ Att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har relevant kunskap om gällande lagstiftning, policys och riktlinjer
▪ Att förvaltningen medverkar i och verkar för samordnad upphandling
▪ Att förvaltningen använder de gemensamma ramavtalen
Vid upphandling och inköp av varor och tjänster ska anställda på kulturförvaltningen alltid agera affärsmässigt. Det är viktigt att utnyttja den konkurrens som finns på marknaden.
Inköparen/beställaren ska ställa relevanta och tydliga krav, behandla samtliga anbudsgivare lika samt göra inköpen/upphandlingarna kända på marknaden.
Det är förbjudet att diskriminera leverantörer, anbudsgivare eller anbudssökande. Alla ska behandlas lika och få samma information vid samma tillfälle. Det innebär att alla faktorer enligt stadens inköpspolicy ska beaktas. Framförallt ska vid inköp och innan upphandling alltid kontrolleras om det finns ett ramavtal. Finns ett ramavtal för staden ska detta användas. Det gäller även inköp som bekostas av nämndens gåvor och stiftelser.
Samtliga medarbetare ska känna till kulturnämndens riktlinjer för inköp och upphandling. Varje verksamhetschef ansvarar för att personal med ansvar för inköp/upphandling eller beställning av varor/tjänster får relevant kunskap om gällande lagstiftning, policys och riktlinjer. Varje avdelning bör utse en kontaktansvarig, som ska vara ett stöd till avdelningen i inköpsfrågor. Ekonomiavdelningen har ett samordningsansvar och ska hålla sig uppdaterad och informera om nya avtal och regler för avrop och upphandling.
En betydande del av Göteborgs Stads resursförbrukning utgörs av kostnader som uppkommer vid anskaffning av varor och tjänster som krävs för att bedriva verksamheten. För att möjliggöra så bra villkor som möjligt avseende dessa inköp och för att följa lagen om offentlig upphandling (LOU) genomför staden samordnad upphandling inom områden där det finns gemensamma intressen.
I Göteborgs Stad har Upphandlingsbolaget AB huvudansvaret att teckna ramavtal inom olika områden.
Ramavtal innebär att inköparen kan beställa varor och tjänster till fastställda priser och villkor. Ramavtal omfattar hela stadens volym och säkerställer att miljö- och kvalitetskrav beaktas samt tillförsäkrar sociala och etiska krav.
Alla gemensamma ramavtal finns i systemet WINST, som man kommer åt via upphandlingsbolagets hemsida – xxx.xxx.xxxxxxxx.xx eller via stadens databaser, som finns i Lotus Notes.
5. Rutiner för inköp av varor och tjänster
Vid inköp av varor och tjänster ska alltid förekomsten av ramavtal kontrolleras. Finns det ramavtal ska dessa användas. Det gäller även inköp som bekostas av nämndens gåvor och stiftelser. Alla gemensamma ramavtal finns i systemet WINST. Om det inte finns ett ramavtal kan förvaltningen göra en egen upphandling, se rubriken nedan Egen upphandling.
Avtalstrohet mot tecknade ramavtal är en självklarhet både för att bibehålla stadens trovärdighet som kund, men även för att uppnå bra affärsmässiga villkor vid framtida upphandlingar. Används inte ramavtalen kan det leda till skadeståndskrav.
Inköpshandboken finns som ett stöd vid inköp/beställning och ligger i verksamhetshandboken. Det går även bra att vända sig till avdelningens kontaktansvarig, centrala ekonomiavdelningen eller till Upphandlingsbolaget.
5.1 Inköp av vara/tjänst vid ramavtal
• Kontrollera att ramavtalet verkligen innehåller den vara som ska inhandlas genom att klicka på den blå info-knappen i Winst. Många leverantörer kan leverera flera olika produkter, men har bara ramavtal för vissa produktgrupper.
• Läs beställarinstruktionen (klicka på svart nyckel). Beställarinstruktionen hjälper dig att beställa från rätt leverantör. Om man inte gör det kan konsekvenserna bli kostsamma i form av skadestånd. Beroende på avtalsområde finns det olika tillvägagångssätt att göra beställning/avrop:
▪ Avrop enligt rangordning, här väljer man den leverantör som står först i rangordningslistan.
▪ Förnyad konkurrensutsättning, här ställer man en ny förfrågan till alla leverantörer inom avtalsområdet. Utifrån de inkomna svaren väljer man den leverantör som ger de bästa villkoren.
• Vid förnyad konkurrensutsättning ska urvalsprocessen dokumenteras skriftligt och lämpligen bifogas tillsammans med fakturan i Xxxxxx.
• Varje beställning/avrop ska föregås av ett godkännande av närmaste chef eller attestant. Informera leverantören om fakturaadress och mottagarkod.
Intraservice
405 38 Göteborg referens: mottkod
• Gör en leveranskontroll, granska att leveransen stämmer med beställning.
• Kontrollera att fakturan stämmer med avtalat pris.
5.2 Egen upphandling när ramavtal saknas
Om det inte finns något ramavtal eller eget avtal för den vara/tjänst som efterfrågas kan förvaltningen göra en egen upphandling. Valet av upphandlingsform styrs bland annat av upphandlingens värde. Med det menas det totala värdet av upphandlingen under avtalsperioden (inklusive eventuell förlängning). Det totala värdet ska avse alla inköp från förvaltningen.
Kulturförvaltningens delegationsförteckning reglerar vem som har rätt att upphandla. Den ansvarige för upphandlingen ska se till att Göteborgs Stads inköpspolicy följs. Om man bedömer att tillräcklig kompetens ej finns för att utföra egen upphandling kontaktas ekonomiavdelningen. Samtliga inköp/upphandlingar ska dokumenteras. Formen för dokumentation bör anpassas efter inköpets storlek.
5.2.1 Direktupphandling under 287 000 kr
När upphandlingens värde understiger 287 000 kr kan förvaltningen göra en direktupphandling. Observera att direktupphandling endast avser enstaka köp under ett år. Vet man att det kan bli fråga om upprepade köp, bör upphandling ske och ramavtal tecknas för varan eller tjänsten. En anskaffning får inte delas upp i syfte att komma under gränsen för direktupphandling.
• Vid direktupphandling ska man tänka på att vara affärsmässig och se till att miljökrav uppfylls.
• Ställ förfrågan till fler än en leverantör. Kontrollera att priset är rimligt, genom att göra en prisjämförelse.
• Kontrollera att leverantören är seriös med hjälp av verktyget leverantörskontroll, som finns i Winst. Vid behov kan även kreditupplysning göras eller en kontroll med skatteverket.
• Dokumentera i Xxxxxx varför beställning är gjord utanför ramavtal och beskriv upphandlingsförfarandet. Formen för dokumentation kan anpassas till inköpets storlek. Dokumentationen i Xxxxxx kan göras med en bifogad fil eller som text i kommentarfältet.
• Varje beställning ska genomföras i form av rekvisition/order. Påskrift av rekvisition/order ska utföras av attestant. Informera leverantören om fakturaadress och mottagarkod.
• Gör en leveranskontroll, granska att leveransen stämmer med beställning.
• Kontrollera att fakturan stämmer med avtalat pris.
5.2.2 Upphandling under tröskelvärde mellan 287 000 - 1 919 771 kr
Om det beräknade värdet på upphandlingen understiger tröskelvärdet (1 919 771 kr), kan man välja mellan två upphandlingsförfaranden. Dessa regler gäller även upphandling av B-tjänster, ej gränsöverskridandetjänster som ex hälso- och sjukvårdstjänster och juridiska tjänster, oavsett värde på upphandlingen.
Upphandlingen ska annonseras nationellt. Upphandlingsbolaget tillhandahåller en kostnadsfri databas som uppfyller annonskraven enligt XXX, xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx
• Förenklat förfarande: Upphandlingen ska annonseras och alla intresserade leverantörer får lämna anbud. Efter en kvalificering av leverantörerna och en utvärdering av anbuden får upphandlande myndighet bjuda in en eller flera anbudsgivare till förhandling.
• Urvalsförfarande: Vid urvalsförfarande ska den upphandlade myndigheten först publicera en ansökningsinbjudan. Alla intresserade leverantörer får därefter ansöka om att få lämna anbud. De leverantörer som kvalificerar sig bjuds därefter in att lämna anbud. Efter en utvärdering av anbuden får den upphandlande myndigheten bjuda in en eller flera anbudsgivare till förhandling.
5.2.3 Upphandling över tröskelvärde över 1 919 771 kr
För upphandlingar som överstiger tröskelvärdet, tillämpas tre upphandlingsformer. Upphandlingen annonseras i EU och i xxx.xxxxxxxxxxx.xx
• Öppet förfarande: Alla leverantörer får lämna anbud. Upphandlingen annonseras och intresserade leverantören begär ut förfrågningsunderlaget. Förhandlingar med leverantörer får inte förekomma.
• Selektivt förfarande: Vid ett selektivt förfarande ger man alla möjlighet att ansöka om att få lämna anbud. Därefter väljs ett antal ut som inbjuds att lämna anbud. Till dessa ska förfrågningsunderlaget skickas ut samtidigt. Förhandling med leverantörer får inte ske.
• Förhandlat förfarande: I ett förhandlat förfarande bjuds utvalda leverantörer in och därefter sker förhandling om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem.