ANBUDSBEGÄ RAN GÄ LLANDE MA˚ LTIDS- TRANSPORTER

ANBUDSBEGÄ RAN GÄ LLANDE MA˚ LTIDS- TRANSPORTER

Kristinestad, vård- och omsorgscentralen genomför anbudsförfarande gällande måltidstransporter under tiden 1.7.2021-30.6.2024

Formen för upphandlingen är öppet förfarande. Upphandlingen har annonserats genom en nationell upphandlingsannons som publicerats 28.04.2021 i Hilma-tjänsten: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx och på Kristinestads hemsidor xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx samt i lokaltidningarna.

1. BESKRIVNING AV UPPHANDLINGEN

Upphandlingen gäller hemkörning av måltider som ordnas som stödtjänst inom hemvården inom Kristinestads område, fem dagar per vecka (mån-fre.), till klienter som bor i eget hem. Måltiderna som delas ut inom stamstaden, Tjöck och södra området som består av byarna Härkmeri, Henriksdal, Skaftung, Sideby och Ömossa med tillhörande småbyar, tillreds i Kristinahemmets kök. Måltiderna som delas ut i Lappfjärd, Dagsmark, Korsbäck tillreds i köket vid Åldersro servicecenter.

Rutt 1. Från Kristinahemmet till stamstaden och Tjöck samt returnering av lådorna.

Ruttens längd är för tillfället cirka 46 km och antalet lådor 30 – 40 på måndag, onsdag och fredag. På tisdag och torsdag är ruttens längd ca 7 km och antalet lådor 5 – 8.

Rutt 2. Från Åldersro till Lappfjärd, Dagsmark och Korsbäck samt returnering av

lådorna. Ruttens längd är för tillfället cirka 76 km och antalet lådor 30 – 40 på måndag, onsdag och fredag. Rutten är här på grund av tidsgränsen delad i två resor, Lappfjärd en resa och Dagsmark- Korsbäck en resa. På tisdag och torsdag är ruttens längd ca 24 km och antalet lådor 5 – 8.

Rutt 3. Från Kristinahemmet till byarna i södra området, dvs. Härkmeri, Henriksdal, Skaftung, Sideby och Ömossa med tillhörande småbyar samt returnering av lådorna. Ruttens längd är för tillfället cirka 137 km och antalet klienter 40 - 50 på måndag, onsdag och fredag. På tisdag och torsdag är ruttens längd ca 97 km och antalet lådor 8 – 10.

Måltiderna transporteras som både varma och kalla vilket förutsätter att chauffören ska hålla tidtabellen. Transporttiden för respektive enskilda rutt är ca 1 - 1½ h, eftersom transporttiden för varma måltider inte får överstiga 2 timmar. Måltiderna har förpackats i stadens lådor för måltidstransporter. Transporten startar från tillredningsköket och slutar då de tomma måltidslådorna har returnerats till köket.

Den huvudsakliga målgruppen för måltidsservicen är äldre. Antalet måltider som transporteras till hemmen varierar enligt situationen. Antalet klienter och platserna där de finns kan variera under avtalsperioden.

Köparen förbehåller sig rätten att utveckla/ordna verksamheten och rutterna enligt behov då det sker väsentliga förändringar i situationen. Verksamhetsområdet är enbart Kristinestad.

2. UPPHANDLINGENS VILLKOR

a) Fordon som används för trafikeringen

Transportfordonen ska hygienmässigt vara lämpliga för mattransporter. Det transportfordon och transportutrymmen som används för transport av livsmedel ska hållas rena. Livsmedelshygienen får inte äventyras under transporten. Transportfordonen ska granskas av en hälsovårdsinspektör innan avtalet undertecknas. Den som producerar tjänsten ska lämna in ett dokument om att fordonet uppfyller kriterierna. Dokumentet ska undertecknas av en hälsovårdsinspektör.

Anbudsgivaren ser till att transporterna fungerar enligt överenskomna tider. Vid eventuella fel på fordonet eller annat hinder ansvarar anbudsgivaren för att transporten sker i rätt tid. Av anbudet ska också framgå trafikantens fordon som används för ändamålet.

b) Utsläpp och energieffektivitet

Fordonen ska som lägst uppfylla utsläppskraven motsvarande EURO 4. Euro-utsläppsnivån ska framgå av registreringsintygets Euro-utsläppsnivåuppgifter eller fordonets första registreringsdatum eller annat/andra intyg som bifogas till punkten om beskrivning av transportutrustning som används för att genomföra verksamheten som avses i avtalet1.

c) Servicens kvalitetskrav

Beställaren och chauffören förbinder sig att fästa särskild uppmärksamhet vid servicens kvalitet. Kundbetjäningen ska uppfylla följande krav. Chauffören ska till sina personliga egenskaper vara lämplig som chaufför. Chauffören ska respektera klienternas integritet, vara serviceinriktad och vänlig samt iaktta lagstadgad sekretess- och tystnadsplikt.

o Chauffören ska ha tillräckligt bra kunskaper i finska och svenska språken för att kunna garantera bra service.

o Chauffören ska följa den tidtabell som överenskommits med tillredningsköket.

1 Lag om beaktande av energi- och miljökonsekvenser vid offentlig upphandling av fordon 1509/2011.

o Det är viktigt att chauffören hjälper kunden då måltiderna levereras. En del klienter behöver hjälp med att öppna förpackningarna och att påbörja ätandet. Chauffören ska se till att kalla måltider sätts i kylskåp.

o Om klienten inte nås eller klientens hälsotillstånd ger upphov till oro, ska chauffören omedelbart kontakta det telefonnummer som vi uppgett för att situationen ska bli utredd.

o Om klienten är borta returneras maten till tillredningsköket.

o Chauffören ska beakta kunder med allergier. Starka rakvatten/parfymer, tobaksrök kan förorsaka klienten en allergisk reaktion och skall undvikas.

o Beställaren och chauffören/trafikanten är kontinuerligt i kontakt med varandra för att eventuella problem ska kunna lösas omedelbart. En fortlöpande utveckling av servicen är en del av den normala verksamheten. Därtill ska skyldigheterna i anslutning till arbetarskydd och kollektivavtalen tas i beaktande.

3. ANBUD

Anbuden ska avfattas på finska eller svenska.

Anbud begärs på alla tre rutter men anbud kan även ges för enskilda rutter, t.ex. endast för en rutt.

Anbudets pris anges som €/dag, med skild prisbilaga (Bilaga 1). Anbudet med det lägsta priset godkänns.

Om anbudsgivaren använder underleverantörer ska detta meddelas i anbudet. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörens andel på samma sätt som för sin egen.

Upphandlingsdokumentens offentlighet regleras av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Anbudshandlingarna och uppgifterna som anbudsgivaren lämnat in blir i regel offentliga i samband med upphandlingsförfarandet. Anbudshandlingarna blir offentliga för parterna då beslutet om upphandling fattats. På de handlingar som lämnas in ska anbudsgivaren tydligt anteckna vilka uppgifter anses omfattas av affärs- och yrkeshemligheten och märka dessa dokument med ”Konfidentiell”. Jämförelsepriset kan dock inte vara en affärs- eller yrkeshemlighet.

4. ANBUDSGIVARNAS KVALIFIKATIONER

De anbud som inte uppfyller tekniska, ekonomiska och/eller andra kriterier utesluts från anbudsförfarandet. Ett anbud kan uteslutas om:

o anbudsgivarens anbud inte motsvarar anbudsbegäran.

o anbudsgivarens tekniska prestationsförmåga eller ekonomiska situation bedöms vara så svag att anbudsgivaren med fog kan anses ha svårigheter att uppfylla de skyldigheter som skötseln av mattransporterna medför.

o anbudsgivaren har genom ett i laga kraft vunnet beslut dömts för en handling, som inte kan anses vara ringa, i anslutning till utövande av trafik eller ifall hen idkat köptrafik har gjort sig skyldig till allvarligt avtalsbrott eller annan förseelse.

o anbudsgivaren har uppgett felaktiga uppgifter till köparen i samband med anbudsgivningen.

o anbud som lämnas in efter utsatt tid utesluts från anbudsgivningen.

5. AVTAL

Upphandlingsbeslutet innebär inte att det uppstått ett avtal som är bindande för beställaren. Detta sker först genom ett separat skriftligt avtal. Avtalet ska innehålla villkor om uppsägning och hävande av avtalet.

Avtalet ingås för tiden 1.7.2021 – 30.6.2024 Avtalsperioden är 3 år + 1 optionsår.

Avtalet kan hävas om en av parterna gravt bryter mot avtalsskyldigheterna och inte rättar till sin försummelse inom utsatt tid trots skriftlig påminnelse. Ingendera parten har rätt att överföra detta avtal till tredje part utan den andra partens samtycke.

Serviceproducenten ansvarar för servicens kvalitet, sakenlig utrustning samt alla skador som eventuellt uppkommer i verksamheten.

Beställaren förbehåller sig rätten att utöka eller minska antalet kunder utan att det inverkar på servicens prissättning om körtiden inte väsentligt förändras. Vid väsentliga förändringar beaktas det i prisbilden.

Beställaren och producenten förhandlar skilt om väsentliga ändringar. Meningsskiljaktigheter som gäller giltighet, tolkning och tillämpning av avtalet om upphandling av mattransporttjänster och som inte kan lösas avtalsparterna emellan, avgörs av tingsrätten på köparens hemort.

6. FAKTURERING, BETALNINGSVILLKOR OCH JUSTERING AV PRISER

Serviceproducenten fakturerar Kristinestad månatligen i efterskott. Betalningsvillkoret är 21 dagar netto. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Faktureringsavgifter godkänns inte.

Prissättningen justeras årligen enligt användning. Beställaren förbehåller sig rätten att godkänna eller inte godkänna något av anbuden.

7. INLÄMNANDE AV ANBUD, ANBUDSHANDLINGAR OCH TILLÄGGSUPPGIFTER

Anbuden ska tillställas köparen enligt bilaga 1 senast 31.5.2021 kl. 15.00 till adressen: Vård- och omsorgscentralen i Kristinestad/ Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxxxxxxxx. Märk kuvertet med: ”Anbud på mattransporter”.

Beställaren förbehåller sig rätten att inte godkänna något av anbuden om det på basis av upphandlingsreglerna finns en grundad anledning till det. Anbud som inkommer efter den utsatta tiden beaktas inte. Anbudet ska innehålla begärda uppgifter och utredningar, anbudet inklusive priset ska vara bindande i kraft i tre månader (3). Anbudets urvalskriterier är det billigaste priset per kördag. Kvalitetsnivån har fastställts i minimikraven.

Av anbudet bör framgå

- serviceproducentens namn och kontaktuppgifter, om det är fråga om en juridisk person

- namnet på personen som ansvarar för transporterna.

Anbudet bör även innehålla följande information och utredningar om serviceproducenten:

- Kopia av hygienpasset.

- Beskrivning av utrymmet i och storleken av fordon som används för mattransporterna. Möjlighet till värme- och kylningsutrustning anses som fördel.

- Myndigheternas intyg av betalda skatter och socialskyddsavgifter (ej äldre än 3 månader).

- Försäkringsbolagets intyg över betalda försäkringsavgifter (ej äldre än 3 månader).

- Utredning över anteckning i förskottsinnehållningsregistret och arbetsgivarregistret samt registret över mervärdesskatteskyldiga enligt mervärdesskattelagen

- Handelsregisterutdrag

- Utredning över kollektivavtal som tillämpas på arbetet och centrala arbetsvillkor (om anställd personal)

- Utredning över ordnandet av företagshälsovården (om anställd personal)

- Förteckning över underleverantörer om de används i transporterna och uppskattning av underleverantörernas andel av transporterna

ANBUDSFÖ RFRA˚ GAN

KRISTINESTADS MATTRANSPORTSERVICE Bilaga 1

1. ANBUDSGIVARE

Namn:

Adress:                                                         E-postadress:                

Telefon:                

Ansvarig för mattransportservicen:                        

2. ANBUDETS INNEHÅLL OCH PRIS

Jag har bekantat mig med anbudshandlingarna och förbinder mig att ordna mattransporterna enligt villkoren i anbudshandlingarna. Jag förbinder mig härmed att ta hand om mattransporterna under tiden

         samt med en eventuell företagar-/trafikantvis option på ett år. För avsikten reserverade fordon, registernummer, märke och årsmodell:

Rutt 1. Från Kristinahemmet till stamstaden och Tjöck samt returnering av lådorna. Dagspris utan skatt:    euro/kördag, dagspris med skatt      euro/dag måndag, onsdag och fredag. Dagspris utan skatt:    euro/kördag, dagspris med skatt      euro/dag tisdag och torsdag.

Rutt 2. Från Åldersro till Lappfjärd, Dagsmark och Korsbäck samt returnering av lådorna. Dagspris utan skatt:    euro/kördag, dagspris med skatt      euro/dag måndag, onsdag och fredag. Dagspris utan skatt:    euro/kördag, dagspris med skatt      euro/dag tisdag och torsdag.

Rutt 3. Från Kristinahemmet till byarna i det södra området Härkmeri, Skaftung, Sideby och Ömossa med tillhörande små byar samt returnering av lådor. Dagspris utan skatt:    euro/kördag, dagspris med skatt

    euro/dag måndag, onsdag och fredag. Dagspris utan skatt:    euro/kördag, dagspris med skatt

    euro/dag tisdag och torsdag.

3. BILAGOR

Jag bifogar följande bilagor till mitt anbud (obehövliga stryks över)

1) Hygienpass

2) Utredning av fordon som används

3) Skattemyndighetens skatteskuldsintyg

4) Försäkringsbolagets intyg över betalda lagstadgade pensionsförsäkringsavgifter

5) Utredning över anteckning i förskottsinnehållningsregistret och arbetsgivarregistret samt registret över mervärdesskatteskyldiga enligt mervärdesskattelagen

6) Handelsregister

7) Utredning över kollektivavtal som tillämpas i arbetet eller centrala arbetsvillkor (om anställd personal används).

8) Utredning över ordnande av företagshälsovård (om anställd personal)

9) Förteckning över underleverantörer om sådana används i servicetrafiken.

4. DATUM OCH UNDERSKRIFT

Datum:     /    2021

Anbudsgivarens underskrift: