Kollektivavtal och samarbetsverksamhet med personalgrupperna

Kollektivavtal och samarbetsverksamhet med personalgrupperna

Hansels kollektivavtal har förhandlats fram av PAL- TA ry (Arbetsgivarna för servicebranscherna) och De Högre Tjänstemännen YTN rf. Avtalet gäller tills vidare. Bolagets personal med undantag för verkställande direktören omfattas av kollektivavtalet. I enlighet med

kollektivavtalet representeras personalen av en förtro- endeman, som personalen väljer inom sig, och hens ersättare.

Personalens intressen bevakas också av en personal- förening (Xxxxxxxx ylemmät toimihenkilöt ry), som hör till De Högre Tjänstemännen YTN rf. Ungefär hälften av de anställda på Hansel är fackanslutna. Kollektiv- avtalet och anvisningar gällande anställningar finns på bolagets intranätsidor.

Nya förmågor i vår skara av toppexperter

År 2018 rekryterade Xxxxxx tolv nya medarbetare. De vanligaste titlarna hos oss är konkurrensutsättnings- konsult och kategorichef, och dessutom har vi exper- ter på många olika områden. Xxxxx Xxxxxxx började som jurist i april, och i augusti tillträdde Xxxx Xxxxx som utvecklingschef och Xxxxx Xxxxx som service- chef. De var alla intresserade av hur saker och ting sköts på Finlands största upphandlande enhet.

Efter de första månaderna på jobbet är Xxxx, Xxxxx och Xxxxx eniga om att det bästa är att få arbeta inom ett stort nätverk. De arbetar på sina respektive poster i nära kontakt med både medarbetarna inom Hansel

och kunderna. Xxxxx är projektägare för Xxxxx och i den rollen framhävs också betydelsen av samarbetet med leverantörer och intressenter.

Med ribban högt

Tiina har lång erfarenhet av it-projekt och var bekant med medlemmarna i Xxxxxxx team för digitala tjäns- ter från den tid då hon samarbetade med dem kring Energimyndighetens dynamiska inköpssystem och tjänsten Hanki.

”Vårt team är toppen, och vi bestämma väldigt fritt hur vi gör jobbet”, säger Xxxxx.

Hon lockades till Xxxxxx av möjligheten att få vara med om det stora moderniseringsprojektet gällandet det allom bekanta annonseringssystemet Xxxxx samt av ett löfte att få använda de senaste tekniska lösning- arna.

Även Xxxx berömmer expertisen inom Hansel.

”Oavsett hur svår min fråga är så finns det alltid någon som ställer upp som bollplank. Det är helt fantastiskt för en passionerad upphandlingsutvecklare som jag.”

Xxxx hjälper gärna kunder med deras ibland pro- jekt. Enligt henne är just mötena med olika slags människor det bästa med jobbet.

Meningsfulla uppgifter

Xxxxx har gjort sin karriär inom offentlig upphandling. Han konstaterar att man på Xxxxxx jobbar på en exakt så hög nivå som han hade förväntat sig. Hans ar- betsuppgifter omfattar fristående upphandlingar som genomförs för kunder.

”Arbetsmentaliteten är öppen och det finns massor av bra material och mallar som man kan använda i sitt eget arbete”, säger Xxxxx.

De tre nya medarbetarna ser fram emot 2019. Xxxx får verkligen kavla upp ärmarna bland annat när försälj- ningen av konceptet för upphandlingsverksamhet som en tjänst till små ämbetsverk inleds. Xxxxx utvidgar sina uppgifter till konkurrensutsättningar vid samord- nad upphandling, och Xxxxx och ett team av kodare har redan inlett utvecklingen av Xxxxx med hjälp av smidig scrum-metodik.

Bra trivsel på Hansel

Bolaget mäter personalnöjdheten med 1,5 års inter- valler. Resultaten från mätningen hösten 2018 visade på en tydlig förbättring i trivseln på arbetsplatsen.

Cheferna fick beröm för att de var tillgängliga och lita- de på sina team. Medarbetarna upplevde också oftare att deras arbetsinsats värdesattes. En klar förbättrings sågs i entusiasmen och den positiva inställningen till arbetet.

Medarbetarna upplevde också oftare att deras

arbetsinsats värdesattes.

Däremot bör vi bli bättre på att hantera förändringar. Speciellt i fråga om beredningen av fusionen av Hansel och KL-Kuntahankinnat saknade medarbetarna kom- munikation och delaktighet. Dessutom önskade man att alla på Xxxxxx modigare skulle ta itu även med svåra frågor.

Belöning

Hansel följer det finanspolitiska ministerutskottets direktiv om belöning av företagsledning och nyckelper- soner. Alla arbetstagare med fast anställning är efter prövotiden med i resultatbonussystemet. Styrelsen fastställer resultatbonusmålen och resultatbonus för Hansel-medarbetarna är högst 15 procent av årslönen. En resultatbonus för exceptionellt goda prestatio-

ner av bolaget och en löntagare kan betalas ut till en medlem i ledningsgruppen, vilken högst kan uppgå till 30 procent av årslönen.

Under 2018 var grunden för utbetalning av resultat- premier kundnöjdhet och personliga prestationer i enlighet med bolagsstyrelsens beslut. En resultatbo- nusreservering på 740 000 euro exklusive sociala av- gifter har gjorts i bokslutet för år 2018. Resultatbonus betalas ut i april 2019. Visstidsanställda omfattas inte av belöningssystemet. I övrigt har visstidsanställda ar- betstagare samma förmåner som ordinarie anställda.

Flexmöjligheter för vardagen

Hansels mål är att medarbetarna ska kunna pussla ihop arbete och vardagsliv till en fungerande helhet. Många av medarbetarna använde sig av olika alternativ för flexarbete under 2018. Både familjeledigheter och deltidsarbete upplevdes som fungerande lösningar för samordningen av arbete och vardagsliv.

Sammanlagt fem medarbetare tog ut familjeledighet under 2018. Flexarbetet gav också möjlighet till kom- petensutveckling, och under året var en medarbetare studieledig.

Xxxxx Xxxxxxxx har arbetat på Hansel i flera år. Hon återvände från moderskapsledighet och tog itu med nya utmaningar.

”Jag hade önskat att få jobba med system- och utvecklingsuppgifter efter mammaledigheten, och sommaren 2018 föreslog man mig uppgifter inom implementeringen och samordningen av Handi. Utöver den nya arbetsbeskrivningen diskuterade vi också mitt önskemål att till en början få jobba deltid. Jag räknade ut hur många timmar jag kan arbeta och arbetsuppgif- terna planerades därefter. Hösten 2018 satte jag mig in i de nya arbetsuppgifterna främst genom att jobba he- mifrån, och var fysiskt närvarande mest på möten. Att komma tillbaka från mammaledigheten gick smidigare än jag hade vågat hoppas”, säger Xxxxx Xxxxxxxx.

”Sedan början av 2019 jobbar jag heltid. Jag har en ny uppgift och massor som jag behöver lära mig, men en bekant arbetsplats och bekanta kolleger har underlättat övergången till heltidsarbete. De flexibla

möjligheterna till distansjobb gör det också lättare att få vardagen att rulla i en barnfamilj, då jag kan spara flera timmar av en vardag genom att distansjobba. Det spelar en jätte viktig roll för den mentala hälsan och energin.”

Gehör för egna önskemål

Det är inte bara nyblivna föräldrar som dragit nytta av flexmöjligheterna. Xxxx Xxxxxxxxx tog ut tre månader ledighet utan lön från sitt arbete som upphandlingsex- pert, eftersom hennes insats behövdes på annat håll.

”Den ena av min dotters döttrar började skolan i hös- tas och den andra började i trean. Det var viktigt för mig som mormor att kunna hjälpa familjen med den stressiga vardagen och tillbringa mer tid med mina barnbarn”, säger Xxxx Xxxxxxxxx.

”Arbetsgivaren förhöll sig positivt och uppmuntrande till mina önskemål. Jag har jobbat nästan fyrtio år på Hansel, och de åren rymmer både intressanta arbets- uppgifter och en fin arbetsgemenskap. Senast jag tog ett längre avbrott från arbetet var då jag var mamma- ledig 1981. Att jag under tre månader kunde ta hand om mina barnbarn var otroligt viktigt för mig som mormor och det gav mig väldigt mycket.”

Kategorichef Xxxx Xxxxxxxxxx använde sig av en liknan- de möjlighet till flex, då han tillbringade tre månader i Washington D.C. sommaren 2018.

”Min fru är kommunikationsforskare och hon fick ett vistelsestipendium på tre månader till Xxxxxxx Xxxxxx Center, så vi åkte hela familjen. Vi hade gjort

en motsvarande grej 2015. Då var jag vårdledig i några månader medan min fru arbetade som forskare vid Oxfords universitet. Det var fina upplevelser: att resa vidgar verkligen vyerna.”

”Arbetsgivaren har förhållit sig uppmuntrande till ledig- heterna, utan att komplicera det. Eftersom vi redan ett år innan visste att jag skulle vara borta en längre tid under sommaren, kunde vi beakta det i mina arbets- uppgifter och planera in sådant som krävde min när- varo i schemat. Att pussla ihop arbete och vardagsliv har varit enkelt på Hansel,” säger Xxxx Xxxxxxxxxx.

LaaS på Xxxxxx

Xxxxxx och Vincit Oyj inledde hösten 2018 ett pilot- försök med tjänsten Leadership as a Service (LaaS). Ledarskapstjänsten LaaS är ett verktyg för självled- arskap. Det är utformat som en webbutik där var och en kan beställa exakt sådana ledarskapstjänster som hen behöver. Via LaaS går det att beställa bland annat tjänster för arbetsvardagen och arbetshälsan.

Försöket, som avslutades vid årsskiftet, omfattade nedarbetarna inom kategorihantering och utvecklings- tjänster för upphandlingsverksamheten. Speciellt den senare gruppen utnyttjade tjänsterna aktivt.

Tjänster för fysisk kondition, tids- hantering och god nattsömn var populärast bland pilottestarna.

Tjänster för fysisk kondition, tidshantering och god nattsömn var populärast bland pilottestarna. Många sökte också stöd för att bli bättre på att hantera de verktyg de behöver i det dagliga arbetet. Tack vare pilottestarnas positiva erfarenheter kommer LaaS att införas i hela bolaget under 2019.

Flexkontor betjänar olika funktioner bättre

Sommaren och hösten var en tid av förändring i Hansels lokaler. Medan medarbetarna semestrade byggdes lokalerna om till ett modernt aktivitetsba- serat flexkontor. Under hösten renoverades bolagets mötesrum. Genom att modernisera kontoret ville man säkerställa att lokalerna är funktionella även för ett större antal anställda. De nya lokalerna rymmer olika alternativ och bjuder på arbetsro och trivsel.

Enligt förstudien som föregick renoveringen tillbringar medarbetarna en stor del av dagarna på möten med kolleger, kunder eller leverantörer. Därför ville man

i det nya arbetsplatskonceptet se till att det fanns tillräckligt med mötesrum för det interna och exter- na samarbetet. Ingen har längre en egen arbetsplats och det finns fler sociala mötesplatser, vilket gör det möjligt att smidigt välja en plats som bäst passar den arbetsuppgift som man har för handen.

”Det är jätte praktiskt att fritt kunna flytta sig på kon- toret beroende på vem man arbetar med”, säger Xxxxx Xxxxx och Xxxx Xxxxxxxx fortsätter:

”Folk är gladare och öppnare i det nya kontoret.”

Hansel har gått med i WWF:s miljöprogram Green Office. På lång sikt kommer moderniseringen av arbetsplatsen att också reducera kontorets miljöpå- verkan. För närvarande är lokaleffektiviteten 17 m2 per person, men genom att lokalerna har plats för ytterligare 40–50 nya medarbetare är det möjligt att effektivisera lokalanvändningen till 11 m2 per person.

Den nya led-belysningen minskar energiförbrukningen. ”Clean desk policy” bidrar till att minska pappersför- brukningen och ger dessutom renare inomhusluft då inga pappershögar längre staplas på arbetsborden. En del av inredningen byttes ut mot moderna möbler och gamla möbler lämnades till återvinning.

GRI-index

Xxxxxxx ansvarsrapport är upprättad i enlighet med GRI Standards på tillämpningsnivå Core. Standarderna anges enligt versionen från 2016.

94

Denna pdf har sammanställts utifrån innehållet i årsberättelsen. Årsberättelsen hittas online på adress xxxx://xxxxxxxxxxxxx0000.xxxxxx.xx

Oberoende bestyrkanderapport

En översättning av den ursprungliga finskspråkiga rapporten

Till ledningen för Xxxxxx Xx

På begäran av ledningen för Xxxxxx Xx (härefter ”Xxxxxx”) har vi utfört ett uppdrag som ger begrän- sad säkerhet av informationen om hållbar utveckling, som presenteras i Xxxxxxx årsredovisning 2018 under sektioner ”Åtgärd 2018”, ”Förnybar upphandling”, ”Upp- handling på ett hållbart sätt”, ”Xxxxxx som arbetsplats” samt ”GRI” för rapporteringsperioden 1.1–31.12.2017 (härefter ”hållbarhetsinformation”).

Ledningens ansvar

Ledningen för Xxxxxx ansvarar för upprättandet av rapporten och för informationen och innefattande påståendena i rapporten samt av framförandet i en- lighet med GRI Sustainability Reporting Standards; för att fastställa Xxxxxxx mål gällande framförande och rapportering av hållbar utveckling, inkluderat identifie- ringen av intressenter och väsentlighetsfrågor; och för upprättandet och upprätthållandet av lämplig prestan- dahantering och interna kontrollsystem, varav rappor- terade prestationsinformationen är härledd ifrån.

Våra skyldigheter

Vår skyldighet är att utföra ett bestyrkandeuppdrag som ger begränsad säkerhet och presentera en oberoende slutsats av den hållbarhetsinformationen som varit föremål för bestyrkandeuppdraget. Vi har utfört vårt uppdrag i enlighet med den internationella bestyrkandestandarden ISAE 3000 (omarbetad) Andra bestyrkandeuppdrag än revisioner och översiktliga granskningar av historisk finansiell information utfär- dad av International Auditing and Assurance Standards Board IAASB. Standarden kräver att vi planerar och upprättar uppdraget för att erhålla begränsad säker- het om att hållbarhetsinformationen inte innehåller väsentliga felaktigheter.

Vi tillämpar den internationella standarden för kvali- tetskontroll International Standard on Quality Control ISQC 1 och upprätthåller sålunda ett omfattande kva- litetskontrollsystem som innefattar dokumenterade principer och tillvägagångssätt angående förenlighet med etiska krav, standarder för yrkesutövningen samt krav i lagar och andra författningar.

Vi fyller kraven för oberoende och andra etiska krav i enlighet med internationella Code of Ethics for Pro- fessional Accountants utgiven av International Ethics Standards Board for Accountants IESBA, som baserar sig på de fundamentala principerna om integritet, objektivitet, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet och yrkesetik.

I uppdraget genomförda åtgärder

Ett uppdrag som ger begränsad säkerhet genomförs genom förfrågningar främst till personer som ansvarar för upprättandet av hållbarhetsinformationen, samt genom att tillämpa analytiska och andra lämpliga metoder för inhämtning av bevis. I vårt uppdrag har vi vidtagit t.ex. följande åtgärder:

• Intervjuat representanter för Hansels högsta ledningen, och relevant personal som ansvarar för beredningen av materialet som används i hållbar- hetsinformationen.

• Vi har utvärderat i vilken utsträckning hållbarhets- informationen följer GRI Sustainability Reporting Standards innehållsspecifikationer för rapporte- ringen och huruvida den är förenlig med de kvali- tetsprinciper som gäller rapportering.

• Vi har bedömt processer, datasystem och praktis- ka förfaranden för dataadministration för att sam- la in och konsolidera uppgifterna angående hållbar utveckling, samt granskat interna dokument som hänför sig till dessa.

• Vi har med hjälp av stickprov från originaldoku- ment och system testat huruvida informationen angetts korrekt och fullständigt.

Procedurerna utförda i ett uppdrag som ger begrän- sad säkerhet varierar i beskaffenhet och samordning från uppdrag som ger rimlig säkerhet. Procedurerna är mindre i omfattning, och nivån av säkerhet uppnådd

i uppdrag som ger begränsad säkerhet är följaktligen substantiellt lägre än säkerheten som skulle ha nåtts med att utföra ett uppdrag som ger rimlig säkerhet.

Naturliga begränsningar

Naturliga begränsningar uppkommer i alla bestyrk- andeuppdrag på grund av selektiv prövning av infor- mationen som granskas. Således kan svindleri, fel eller motsträvighet uppkomma och förbli obemärkta.

Dessutom kan icke-finansiell data vara mer beroende av naturliga begränsningar än finansiell data, med hän- syn till dess natur och metoderna som används för att avgöra, beräkna och estimera dylikt data.

Slutsats

På basen av de procedurer som upprättats och av erhållet bevis, har inget kommit till vår kännedom som skulle ge oss orsak att tro att informationen som varit föremål för detta bestyrkandeuppdrag inte skulle vara framställd på basis av väsentlighet i enlighet med rap- porteringskriterierna för GRI Sustainability Reporting Standards.

Helsingfors, den 1 april 2019 KPMG OY AB

Xxxxx Xxxxxxxxxx

Partner, CIA, Advisory

Xxxxx Xxxxx

Senior Manager, Advisory