Med EDI skickar man affärstransaktioner direkt mellan varandras affärssystem.
Med EDI skickar man affärstransaktioner direkt mellan varandras affärssystem.
Genomslag för e-handel
Nu väller den elektroniska handeln in även i byggsektorn. E-handel (B2B) som sedan länge är etablerat inom andra branscher har blivit vanligt även bland byggföretagen. Hos vissa entreprenörer och leverantörer är mer än hälften av deras beställningar och fakturor elektroniska. Drivkraften är en förenklad byggprocess och lägre kostnader.
D
et är egentligen hela 20 år sedan som de första försöken med e-handel inleddes. Då
hade redan bilindustrin, telekom- branschen och vissa handelsföretag kommit ganska långt med elektro- nisk utväxling av information för sin varuförsörjning. Byggbranschen såg möjligheterna, men insåg samti- digt att det krävdes en standard som passade branschen och bildade där- för en gemensam standardiserings- grupp som kallades DK Bygg, där DK stod för datakommunikation.
Infrastrukturen på plats
Nu, 20 år senare, börjar bitarna falla på plats. Den gemensamma standarden, som är en nödvändig faktor när entreprenörerna ska an- sluta hundratals leverantörer elek- troniskt, kallas Nordic e-Building och är som namnet antyder ett nordiskt samarbete, men bygger på
en internationell grundstandard. Bakom Nordic e-Building, eller NeB som standarden kallas, står BEAst, Bygg- och fastighetssektorns Elektroniska Affärsstandard, som är efterföljaren till både DK Bygg och XXX Xxxx. Medlemmar i BEAst är ett 40-tal tongivande företag i branschen som samarbetar för att ta fram de standarder och tjänster som behövs för att integrera syste- men hos aktörerna i kedjan och få informationen ”att strömma fritt” mellan sig.
Inbyggt och (nästan) klart
En annan viktig infrastrukturkom- ponent är kompetens och förståelse. Många är vana hemifrån att köpa elektroniskt och tycker att det bor- de vara självklart även på arbets- platsen. Den kanske största betydel- sen för den snabba utvecklingen är att det finns system där e-handel är
en inbyggd funktion. Tidigare har den stora kostnaden för att införa e-handel varit att bygga om system för inköp, order, lager, fakturering och annat, nu är det i många fall färdigt från början. Kostnaden för att komma igång och börja skicka beställningar, aviseringar och an- nat har därmed minskat radikalt. Även datakommunikationen är idag mycket enklare än för 20 år sedan, även om det fortfarande kan vara ett problem i vissa områden som Norrlands inland. Dessutom kan kommunikationen ske oändligt mycket snabbare och till en bråk- del av kostnaden jämfört med bara några år sedan. Även de juridiska frågetecknen har slätats ut. Dels har vissa lagar, t.ex. de som rör elektro- niska fakturor, anpassats till den nya teknikens förutsättningar, dels finns det färdiga standardavtal att teckna som blir en del av det van-
BYGGPROCESSEN
Enkel e-handel betyder att en liten leverantör har en lösning som bygger på mail och webb, medan den stora kunden har full automatik.
BEAst har tagit fram en standard för affärskommunikation i byggbranschen.
liga affärsavtalet och som reglerar t.ex. ansvaret för det elektroniska informationsutbytet.
Så här går det till
Det första steget i den elektroniska handeln mellan företag är att upp- datera köparens system med leve- rantörens katalog, dvs information om de produkter som ingår i avta- let. Många, både entreprenörer och handelsföretag, har de senaste åren skaffat ett modernt inköpssystem, ofta i form av en webbaserad portal som kan kommas åt av alla som har behörighet att lägga beställningar. Det enklaste är när leverantörerna kan skicka sina kataloger som ett elektroniskt meddelande direkt från sitt affärssystem till kundens inköpssystem. Det gör att artikelin- formation, priser, rabatter och an- nat relevant tankas över mellan sys- temen och finns tillgängligt för den som ska lägga en beställning. En av de standarder som BEAst medver- kat till att ta fram är ett klassificer- ingssystem, kallat UNSPSC, som gör att en beställare lättare kan hitta alla de varor och tjänster som är likvärdiga. Vid en sådan sökning kan man hitta olika leverantörers produkter och snabbt få en översikt
som visar vilken leverantörs pro- dukt som är det bästa valet.
Xxxxx Xxxxxxxx, BEAst
Från order…
Nästa steg är orderläggning. I sys- temet definieras hur varje leveran- tör ska få sin beställning. Det mest optimala är att leverantören får beställningen i form av ett elektro- niskt ordermeddelande som kan läsas in med automatik till leveran- törens ordersystem. Andra leveran- törer får sin order som ett mail el- ler på en webbportal. Tillbaka ska leverantören skapa en orderbekräf- telse som systemet matchar mot or- dern. Om den avviker från ordern aviseras beställaren om eventuell avvikelse. Nästa steg är leverans- aviseringen som är en ersättare till följesedeln på papper. Den skickas av leverantören när godset är pack- at och klart för leverans och är en exakt specifikation av leveransen.
… till godsmottagning
En punkt där byggbranschen fortfa- rande ligger efter annan industri och handel är just hanteringen av leve- ranser. Den elektroniska leveransa- viseringen, om den över huvud ta- get finns, används av byggföretagen mest för att uppdatera mottagarens
system om att det är en leverans på gång. Leveransaviseringen anger det unika numret för kollit och vad kollit innehåller. Kollinumret finns också på en transportetikett i form av en streckkod och kan läsas in med streckkodsläsare med hjälp av en handdator på byggarbetsplatsen. Upp på skärmen kommer då den information som fanns i leverans- aviseringen varpå den som tagit emot godset enkelt kan se om det stämmer. Efter en knapptryckning är leveransen godkänd och uppda- terad i köparens system.
Det har också betydelsen att le-
veransen är godkänd och när den elektroniska fakturan kommer till köparen kan den både registreras, kontrolleras och till stora delar hanteras med automatik eftersom avtalspriser, beställning och leve- ransinformation finns tillgängligt i systemet för matchning.
Lägre kostnader och kortare ledtider
Fördelarna för att hantera den här processen med stöd av e-han- del är uppenbara och en poäng är att de är lika stora för både kunden och leverantören, alltså ett äkta win-win-förhållande.
Allra viktigast är kanske att kvali- teten förbättras. När en beställning länkas från köparens till leverantö- rens system innebär det att företa- gen delar på informationen. I prak- tiken har det visat sig att så mycket som 9 av 10 fel kan försvinna, nå- got som naturligtvis leder till färre störningar, lägre kostnader och att förseningar kan undvikas.
En annan påtaglig fördel är de kortare ledtiderna. Minuten efter att beställningen är lagd av entre- prenören kan det vara någon som plockar ordern på leverantörens lager. Och då är orderbekräftelsen redan uppdaterad i beställarens system. Skulle det uppstå en avvi- kelse senare under leveransen kan leverantören, eller transportören, omgående uppdatera köparens sys- tem med ny information.
Alltid öppet
Bland alla fördelar med e-handel så är den snabba sök- och beställnings- rutinen den faktor som haft störst betydelse för användarnas accep- tans. Idag spenderar många mycket tid i telefonköer och långa samtal med säljare, eller t o m långa resor till en bygghandel där man tvingas konstatera att den produkt man var ute efter var slut i butiken. Med e- handel lägger man beställningarna när det passar och är något inte till- gängligt får man direkt besked om alternativa produkter. Något som många tvekar om är den minskade kontakten med leverantören ska göra det svårare att verkligen be- ställa det man behöver. Det kanske gällde tidigare, men med tiden har man kunnat få med allt mer infor- mation i leverantörernas kataloger. Där finns inte bara artikelnummer, namn och pris, utan ofta även bil- der, anvisningar och egenskaper. I de fall en produkt har komplette- rande komponenter, t.ex. en maskin som har olika tillbehör, så fångas det också upp av moderna system.
Systemen förstår ren svenska
En faktor som man lagt ned mycket utvecklingsresurser på är att för-
enkla är sökningen efter rätt pro- dukt. Systemens sökfunktioner har blivit allt effektivare, samtidigt som man utökat ordlistorna till att in- kludera synonymer och även slang- uttryck. Man kan alltså prata med systemet på ”ren svenska” för att hitta rätt produkt. En annan fördel är att sökningen visar alla de leve- rantörers alternativ som passar in på sökningen. Det är inte ovanligt att man har avtal med mer än en leverantör för samma produktslag. Sökningen redovisar då alla träffar och det går snabbt att utläsa vilken leverantörs alternativ som är bäst, både för kostnader och egenskaper.
Vilka är utmaningarna?
Finns det stora fördelar brukar det ofta också finnas svårigheter. Med e-handel visar erfarenheten att det svåraste är att förändra sitt beteen- de och börja arbeta på ett nytt sätt. Framför allt är det en ledningsfråga att dra upp riktlinjer, sätta mål och stödja förändringsprocessen. Bespa- ringspotentialen är helt enkelt för stor för att man ska tolerera att den slängs bort. Sedan finns det natur- ligtvis tekniska svårigheter att över- vinna. Inte minst är det affärssys- temen som inte alltid är anpassade till att integreras med andra system utan anpassningar. Det finns också kommunikations- och säkerhetsfrå- gor som är viktiga att beakta.
EDI eller webbportal
Det finns två alternativa sätt att ge- nomföra e-handel mellan företag. Det ena bygger på att köparens och säljarens system integreras ge- nom att man skickar elektroniska standardiserade affärsdokument mellan dem, något som ofta kallas EDI. Det andra alternativet kallas ofta enkel e-handel eller webb-EDI då det är en kombination av EDI och webblösning. Större byggföre- tag som NCC, Peab och Skanska använder båda alternativen. Vid enkel e-handel får leverantören ett mail med en beställning. Ordersvar, leveransavisering och faktura får leverantören skapa i en webbportal
via elektroniska formulär som inte- greras mot entreprenörernas egna system. EDI-lösningar kostar lite mer men är i stället mer automati- serade. Med enkel e-handel är det tvärtom, inte lika automatiserat, men i stället lätt att komma igång utan krav på investeringar.
Bättre med hemmaplan
Många förknippar naturligtvis e- handel med webbshoppar. För en stor köpare är det emellertid inget alternativ att låta sin personal logga in i hundratals leverantörers webbshoppar. I stället kan man sä- ga att inköpsportalerna som många stora företag sätter upp är som en intern webbshopp. Då hamnar pro- blemet i stället hos leverantörerna att dessa måste arbeta i många kunders leverantörsportaler vilket begränsar nyttan för dem eftersom de parallellt måste arbeta i sitt eget affärssystem. Det är just det som är fördelen med EDI, båda parter kan arbeta i sitt eget system men med en integration mellan dem.
Nästa steg blir projektinköpen Nästa milstolpe för byggbranschens e-handel kommer att bli projektin- köp. Idag satsar NCC, Peab och Skanska på att införa lösningar för att hantera upphandlingen av under- entreprenader i särskilda leverantörs- portaler. Att man väntat med denna del, som ju för många byggföretag står för den största andelen mätt i kronor, är att den är mer komplex och att den vanliga e-handeln med varor har varit mer utvecklad och haft bra stöd i olika slags system.
Bara att skicka förfrågningsun-
derlag elektroniskt är en oändligt stor förändring jämfört med att ko- piera, sortera, stoppa i kuvert och distribuera stora volymer pappers- underlag manuellt. Alla underlag finns att ladda hem från en portal dit leverantörer får tillgång via ett lösenord. Det är också i portalen som leverantören lägger in sina an- budssvar med uppgifter om priser, tider och annat, samt kan lägga in kompletterande dokument.
Bästa exemplen i Asien
I vissa länder, inte minst borta i Asien, är e-upphand- ling redan ett vanligt förfarande. I Indien är det ett krav i samband med offentliga upphandlingar över ett visst tröskelvärde. Allra längst han man kommit i Japan där det finns nätverk för upphandling med tusentals företag som medverkar bara i byggbranschen. I Europa är det Frankrike och Storbritannien som ligger i täten med att sköta upphandlingsprocessen elektroniskt.
Standard för branschen
Inom BEAst samverkar byggföretagen för att ta fram gemensamma standarder. Dessa är väl samordnade med både internationella grundstandarder och andra branschstandarder inom handel och industri och inga egna lösningar. Exempel på standarder som finns fram- tagna av BEAst är:
• Standardiserad varuförsörjningsprocess är en ge- mensam beskrivning och ett regelverk som anger hur byggprocessen ska fungera vid användning av e-handel.
• Nordic e-Building är en nordisk standard för elektro- niska affärsdokument i varuförsörjningsprocessen.
• Rekommendation e-faktura är en gemensam beskriv- ning av hur e-fakturor ska hanteras i branschen.
• SMSI-fakturan är en standardiserad faktura som är framtagen i samarbete med fordonsindustrin, tran- sportbranschen och som även samordnats med of- fentlig sektor och handeln (GS1).
• Produktklassificering av bygg- och VVS-varor så att köparens system kan klassificera varor och tjänster för att stödja upphandlings-, inköps- och uppfölj- ningsprocesserna.
• Kollietikett Bygg är en standardiserad etikett som är samordnad med transportbranschen. På en och sam- ma etikett finns uppgifter, både i klartext och som streckkoder, för rationell distribution och godsmot- tagning.
En annan viktig del som BEAst tillhandahåller sina med- lemmar är support i samband med implementering och användning av standarden. Det finns också en valide- ringstjänst där man kan testa att prislistor, fakturor och andra affärsmeddelanden verkligen stöder standarden.
Läs mer på internet
Mer om BEAst standarder och tjänster finns på xxx.xxxxx.xx.
Författarens e-post
EGEN
annons nytt namn