REGLEMENTE FÖR KULTUR-OCH FRITIDSNÄMNDEN
REGLEMENTE FÖR KULTUR-OCH FRITIDSNÄMNDEN
Utöver det som föreskrivs om kultur- och fritidsnämnden i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente.
KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDENS UPPGIFTER
1 §
Nämnden svarar för den kommunala kulturverksamheten som även innefattar biblioteksverksamheten.
Nämnden ska ge stöd till annan kulturell verksamhet.
Nämnden ska vara kommunens primära kontaktorgan gentemot de i kommunen verksamma föreningarna som bedriver ungdomsverksamhet.
Nämnden ska fördela bidrag till föreningar/organisationer som bedriver ungdomsverksamhet inom kommunen och uppfyller fastställda bidragsnormer. Nämnden ska verka för jämställdhet vid fördelning av bidrag.
Nämnden svarar också för fördelningen av bidragen till de föreningar som driver kommunala anläggningar och då får skötselbidrag.
Nämnden har även ansvar för drift och underhåll samt lokalbokningar av kommunala idrotts- och fritidsanläggningar, exkl. sport- och gymnastikhallar samt föreningshuset (kommunstyrelsens ansvar) under de tider lokalerna får disponeras för fritidsändamål.
Nämnden ska fördela för idrottsaktiviteter tillgänglig tid i idrottshallar och gymnastiksalar under kvällstid och helger.
Nämnden ansvarar för kommunens fritidsgårdar och fritidsaktiviteter
Övrig förvaltning
Uppgifter enligt speciallagstiftning
2 §
Kultur- och fritidsnämnden ska iaktta de föreskrifter om arkivvård för nämndens handlingar som finns i arkivreglemente.
Nämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Nämnden är också personuppgiftsansvarig för de typer av behandlingar som är gemensamma för hela kommunen, enligt vad som angivits i kommunens/nämndes registerförteckning enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen.
Nämnden ska utse dataskyddsombud.
Övrig verksamhet
3 §
Kultur- och fritidsnämnden har vidare hand om
- reformering av kultur- och fritidsnämndens regelbestånd och utformningen av nämndens handlingar
- de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som uppdragits åt nämnden
- samarbetet med och stimulansen åt föreningar och organisationer med kulturell inriktning samt kulturarbetare
- stöd till lokalhistorisk forskning och hembygdsvårdande verksamhet
- fördelning av bidrag till hembygdsföreningar, föreningar och organisationer med kulturell inriktning samt bildningsorganisationer enligt fastställda normer
- uppmärksamt verka för kulturhistoriskt värdefulla byggnaders, anläggningars och miljöers bevarande
- förvaltning av kommunens kulturella egendom såsom samlingar och konstverk
- utse mottagare av det årliga kulturstipendiet
- genomförande av publika turistaktiviteter
- firandet av Svenska Flaggans dag/Sveriges Nationaldag, samt
- utse kommunala representanter i föreningar och organisationer med verksamhet som anknyter till nämndens och som önskar deltagande av kommunal representant eller där kommunen av någon anledning krävt att få insyn.
- utse mottagare av det årliga ungdomsledarstipendiet.
Nämnden ska verka för att samråd sker med dem som brukar deras tjänster. Nämnden ska med uppmärksamhet följa barnkonventionens intentioner.
Delegering från kommunfullmäktige
4 §
Kultur- och fritidsnämnden ska besluta i följande grupp av ärenden
- nämndens förvaltningsorganisation inom de riktlinjer som fullmäktige fastställt
- nämnden får omdisponera medel inom de beloppsramar som fullmäktige anvisat för en budgeterad verksamhetsvolym för ett bestämt ändamål i respektive års budget, omdisponeringarna får ej användas att täcka nya verksamheter.
ANSVAR OCH RAPPORTERINGSSKYLDIGHET
5 §
Kultur-och fritidsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente.
Kultur- och fritidsnämnden ska för varje tertial till kommunstyrelsen rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.
Rapporten ska innehålla prognoser för det beräknade budgetutfallet.
DEMOKRATISERING AV NÄMNDENS ARBETE
Medborgarnas delaktighet
6 §
Nämnden ska inom sitt område verka för ökat medinflytande, ökad valfrihet och ökade påverkansmöjligheter för dem som nyttjar den service som kommunen erbjuder samt att utveckla olika former av brukarinflytande och självförvaltning.
Föreningsmedverkan och frivilliginsatser
7 §
Nämnden ska diskutera, ta initiativ till, stödja och uppmuntra frivilligarbetet inom sitt område. Servicen och tillgängligheten får inte minska.
Nämnden ska också i viktiga och aktuella frågor som berör föreningar och frivillig- arbetare tillvarata engagemanget genom att efterhöra deras synpunkter, t.ex. genom samråd och som remissinstanser.
Jämställdhet och mångfald
8 §
Jämställdhets- och mångfaldsarbetet ska genomsyra alla verksamheter. Det ska synlig- göras genom dokumentation, mätningar och uppföljningar. En redovisning ska ske i nämndens bokslut. Riktlinjer för arbetet framgår av antagna mångfalds- och jämställdhetsplaner.
Insyn i kommunal verksamhet
9 §
Om en kommun sluter avtal med någon annan än ett kommunalt aktiebolag eller en kommunal stiftelse om att utföra en kommunal angelägenhet, ska allmänheten till- försäkras insyn i den verksamhet i vilken angelägenheten utförs. Allmänhetens insyn ska, med beaktande av de enskildas intressen, ges en omfattning som är rimlig med hänsyn till verksamhetens art, allmänhetens intresse av hur verksamheten utförs samt omständigheterna i övrigt.
Allmänhetens rätt till insyn i verksamheten ska inte avse handlingar hos entreprenören. Insynen möjliggörs i stället genom att kommunen i entreprenadavtalet kommer överens med entreprenören om att vissa uppgifter ska lämnas till kommunen. Allmänhetens insyn tillgodoses genom att de uppgifter som lämnas kommer att utgöra allmän handling hos kommunen. Kommunen ska vid upphandlingar och i entreprenadavtal noggrant specificera hur insynen ska ske samt vilken information som ska lämnas till kommunen.
Ambulerande nämnd
10 §
Nämndens sammanträden kan förläggas till andra orter än centralorten. Vi dessa tillfällen bör tid avsättas för lokal information i form av studiebesök, förenings- presentationer, m.m.
Beredningar och tidsbegränsade arbetsgrupper
11 §
Beredningar och tidsbegränsade arbetsgrupper får tillsättas för olika projekt och sakfrågor. Ledamöterna i dessa beredningar behöver inte nödvändigtvis representera något av partierna i nämnden. Ledamöterna i beredningarna kan t.ex. representera olika medborgargrupper.
Utfrågningar
12 §
För att informera om och föra dialog om aktuella frågor kan allmänheten bjudas in till utfrågningar (hearingar). Vid dessa utfrågningar ska det inbjudande organet ombesörja att inbjudningar går ut till berörda medborgare och organisationer.
KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDENS ARBETSFORMER
Sammansättning
13 §
Kultur- och fritidsnämnden ska bestå av nio (9) ledamöter och nio (9) ersättare.
Ersättarnas tjänstgöring
14 §
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.
Ersättare ska tjänstgöra i den turordning som fullmäktige särskilt beslutat om. Beslutet gäller för en mandatperiod i taget.
En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av tur- ordningen.
Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under ett pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.
15§
En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts.
En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrke- balansen mellan partierna.
Ersättare som ej är kallad att tjänstgöra vid sammanträde äger rätt att närvara och deltaga i överläggningarna samt få sin uppfattning dokumenterad i protokollet.
Inkallande av ersättare
16§
En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till förvaltningschefen för kultur och fritidsnämnden eller nämndens sekreterare som kallar ersättare. Xxxxxx ska ersättare kallas enligt 15 § 3:e stycket.
Ersättare för ordföranden
17 §
Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande till- fälligt.
Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfällige ord- föranden har utsetts.
Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
Sammanträdena
Tidpunkt
18 §
Kultur- och fritidsnämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska också hållas när ordföranden anser att behov föreligger eller när minst en tredjedel av ledamöterna så begär.
Kallelse
19 §
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.
Xxxxxxxxx ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.
Xxxxxxxxx ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem (5) dagar före samman- trädesdagen.
Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträck- ning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.
I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.
När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta.
Öppna sammanträden
20 §
Nämnden äger rätt att själv besluta att visst sammanträde får vara öppet för allmänheten. Om beslut fattats om öppet sammanträde ska annonsering ske i de ortstidningar som kommunfullmäktiges sammanträden annonseras.
Öppna sammanträden får ej förekomma i ärenden som avser myndighetsutövning eller i ärenden där det förekommer sekretessbelagda uppgifter.
Justering av protokoll
21 §
Protokollet justeras av ordföranden och en (1) ledamot.
Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.
Reservation
22 §
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.
Delgivning
23 §
Delgivning med kultur- och fritidsnämnden sker med ordföranden, eller förvaltningschefen.
Undertecknande av handlingar
24§
Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av kultur- och fritidsnämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av förvaltningschefen.
I övrigt bestämmer kultur- och fritidsnämnden vem som ska underteckna handlingar.
Reglementet är fastställt av Mönsterås Kommunfullmäktige 2018-11-26 § 123