OPTIMA SAMKOMMUNS KONCERNDIREKTIV
OPTIMA SAMKOMMUNS KONCERNDIREKTIV
1 KONCERNDIREKTIVETS SYFTE OCH MÅL
Samkommunkoncernen leds av samkommunstyrelsen och samkommunens direktör och för- valtningsdirektören i enlighet kommunallagens bestämmelser och samkommunens förvalt- ningsstadga. Till samkommunens koncernledning hör samkommunstyrelsen, samkommu- nens direktör och förvaltningsdirektören.
Genom koncerndirektivet skapar samkommunen ramar för ägarstyrningen i enlighet med sina mål. Syftet med koncerndirektivet är att förenhetliga förfarandena för styrningen och förbättra förutsättningarna för ledningen av samkommunkoncernen så att samkommun- koncernen och samkommunens övriga verksamhet kan ledas som en helhet enligt enhetliga principer och med beaktande av samkommunens övergripande intresse.
2 TILLÄMPNINGSOMRÅDE
Koncerndirektivet gäller samkommunen och dess dottersammanslutningar samt dessas dottersammanslutningar. Gällande samkommunens intressesesammanslutningar bör sam- kommunens representanter sträva efter att koncerndirektivsprinciperna iakttas också i dem.
I samkommunkoncernen ingår dottersammanslutningar där samkommunen har bestäm- mande inflytande enligt 1 kap. 5 § i bokföringslagen.
Till samkommunkoncernen hör följande sammanslutningar där samkommunen har bestäm- mande inflytande:
• OptimaPlus Ab
Med samkommunens intressesamfund avses ägarintresseföretag och intresseföretag enligt 1 kap 7 och 8 § i bokföringslagen. Samkommunen har för närvarande inga intressesamman- slutningar.
3 BEHANDLING OCH GODKÄNNANDE AV KONCERNDIREKTIVET
Koncerndirektivet ska enligt grundavtalet för Optima samkommun godkännas av samkom- munstämman. Samkommunen ska inhämta ett utlåtande av medlemskommunerna om kon- cerndirektivet och ändringar i det innan direktivet eller ändringarna godkänns.
Koncerndirektivet behandlas och godkänns i dottersammanslutningarnas bolagsstämma och styrelse och i motsvarande organ i andra sammanslutningar där samkommunen har bestäm- mande inflytande. Samtidigt förbinder sig dottersammanslutningen till att iaktta koncerndirek- tivet i sin helhet.
4 KONCERNDIREKTIVETS BINDANDE KARAKTÄR
Det koncerndirektiv som godkänts i samkommunkoncernen ska iakttas i koncernens dotter- sammanslutningar om inget annat följer av tvingande lagstiftning som gäller dottersamman- slutningarna eller av deras bolagsordning, avtal eller stadgar.
I sin ägarstyrning ska samkommunen beakta principen om likställighet för sammanslutning- ens ägare enligt den lagstiftning som gäller för respektive sammanslutning. Ägarstyrningen får inte utövas så att beslut eller åtgärder av sammanslutningen är ägnade att ge en enskild ägare eller någon annan en obefogad fördel på sammanslutningens eller andra ägares be- kostnad (likställighetsprincipen).
Om enskilda anvisningar som baserar sig på koncerndirektivet står i konflikt med lagstiftning som gäller sammanslutningen, till exempel samfundslagstiftningen, bokföringslagstiftningen eller annan tvingande lagstiftning, iakttas den gällande lagstiftningen. Sammanslutningens ledning ska utan dröjsmål ge en skriftlig redogörelse om en sådan konflikt till dem som sär- skilt anges i koncerndirektivet.
Koncerndirektivet ändrar inte den rättsliga ställningen eller ansvaret hos ledningen för en dottersammanslutning eller en intressesammanslutning.
5 BEFOGENHETFÖRDELNINGEN MELLAN SAMKOMMUNENS ORGAN OCH TJÄNSTEINNEHAVARE
Koncernledningen och dess uppgifter och befogenheter fastställs i samkommunens förvalt- ningsstadga.
6 PLANERING OCH STYRNING AV SAMKOMMUNKONCERNENS EKONOMI OCH INVESTERINGAR
I budgeten sätter samkommunstämman upp mål för dottersammanslutningarnas verksamhet och ekonomi, vilka är härledda ur samkommunens strategi och den anknytande ägarpolitiken samt sammanslutningens affärsverksamhet. Koncernledningen förhandlar med dottersam- manslutningarna om målen innan de godkänns slutgiltigt. Syftet med målen som satts upp genom samarbete är att trygga att dottersammanslutningarnas verksamhet är förenlig med samkommunkoncernens övergripande intresse. Dottersammanslutningarnas ekonomiplaner bör basera sig på de mål som samkommunstämman satt upp för dem. Dottersammanslut- ningens styrelse ansvarar för att skötseln av sammanslutningens ekonomi ordnats som sig bör. Koncernledningen strävar efter att stödja måluppfyllelsen.
I samkommunens budget och ekonomiplan ska samkommunkoncernens ekonomiska ansvar och skyldigheter beaktas. För detta ändamål ska dottersammanslutningarnas styrelser ge samkommunen behövliga uppgifter om sina resultaträkningar, finansieringsanalyser och in- vesteringsplaner och om väsentliga risker och osäkerhetsfaktorer i anknytning till verksam- heten. Uppgifter ska också ges om bland annat kommande koncern- och bolagsarrange- mang, om stora förändringar i sammanslutningarnas affärsverksamhet och verksamhets- område och om betydande förbindelser, på det sätt som koncernledningen bestämmer närmare.
7 KONCERNÖVERVAKNING, RAPPORTERING OCH RISKHANTERING
Samkommunens dottersammanslutningar ska ge samkommunstyrelsen sådana uppgifter som behövs för att bedöma samkommunkoncernens ekonomiska ställning och beräkna resultatet av dess verksamhet.
Koncernledningen följer regelbundet upp dottersammanslutningarnas verksamhetsresultat. För uppföljningen ska dottersammanslutningarna varje halvår ge samkommunen en rapport om hur målen för sammanslutningen uppfyllts och hur verksamheten och ekonomin utveck- lats samt ge en uppskattning av riskerna. Dottersammanslutningen bör ha tillräckliga system för uppföljning och mätning av ekonomin och verksamheten samt anvisningar för intern kont- roll och riskhantering, vilka godkänts av sammanslutningens styrelse. En risk som sannolikt kommer att realiseras ska utan dröjsmål rapporteras till koncernledningen.
Dottersammanslutningarna bör följa samkommunens verksamhetssystem och kvalitets- arbete.
Räkenskapsperioden för de dottersammanslutningar som hör till samkommunkoncernen ska vara kalenderåret, om det inte finns någon särskild anledning att avvika från detta. I bokfö- ringen och bokslutet för de sammanslutningar som hör till kommunkoncernen tillämpas sam- fundsrättslig lagstiftning, bokförings- och bokslutsbestämmelser, koncernbestämmelser enligt kommunallagen samt god bokföringssed.
Dottersammanslutningarna ska ge samkommunen uppgifter för koncernbokslutet. Koncern- ledningen eller någon som koncernledningen utsett ger närmare anvisningar om de uppgifter som behövs för koncernbokslutet, tidsplanen för upprättande av bokslutet, tidsfrister för in- lämningen av uppgifter samt eventuella formulär för den information som ska lämnas för bok- slutet och verksamhetsberättelsen.
8 TRYGGANDE AV DE FÖRTROENDEVALDAS RÄTT TILL UPPLYSNINGAR
En förtroendevald har rätt att av koncernledningen få sådana upplysningar om verksamheten i samkommunens dottersammanslutningar som den förtroendevalda anser sig behöva i sitt uppdrag och som koncernledningen innehar och som enligt lagen om offentlighet i myndig- heternas verksamhet ännu inte är offentliga, om inte något annat följer av sekretessbestäm- melserna. Begäran om upplysningar framförs skriftligt till samkommunens direktör som re- presentant för koncernledningen.
En förtroendevald får inte med stöd av sin rätt till upplysningar ge informationen vidare, eftersom den bara är avsedd för den förtroendevalda personligen för skötseln av förtroende- uppdraget. Av handlingar ska framgå om de är sekretessbelagda.
9 SKYLDIGHET ATT INHÄMTA SAMKOMMUNENS ÅSIKT FÖRE FATTANDET AV BESLUT
Bolagets styrelse/styrelseordförande/verkställande direktör ska redan i beredningsskedet be samkommunen/koncernledningen skriftligt ta ställning till följande åtgärder:
• bildande av dottersammanslutning
• ändring av sammanslutningen verksamhetsidé, verksamhet eller juridiska struktur
• frågor som till väsentliga delar avviker från de mål som satts för dottersammanslut- ningarna i samkommunens strategi och budgeten
• en ändring av sammanslutningens verksamhet som innebär att sammanslutningen kan gå miste om sin ställning som anknuten enhet i förhållande till samkommunen enligt upphandlingslagstiftningen eller rättspraxis
• styrelsens vinstutdelningsförslag till bolagsstämman
• ändring av bolagsordningen eller stadgarna
• val av verkställande direktör, direktörens lönesystem och ändringar i det
• belöningssystem för bolagets personal och förändringar i systemet
• ändring av kapitalstrukturen
• investeringar som är betydande i förhållande till verksamheten
• investeringar som inte alls eller endast indirekt hör till den ordinarie verksamheten samt finansieringen av dem
• fastighets- och företagsaffärer
• teckning av aktier, om inte bolaget särskilt har i uppgift att sköta köp av aktier och aktieägande
• anskaffning, försäljning, uthyrning, överlåtelse eller pantsättning av egendom eller rättigheter (även immateriella) som är viktiga med tanke på verksamheten
• betydande upplåning och utlåning samt givande av säkerheter, borgensförbindelser eller andra betydande finansiella skyldigheter som är bindande för bolaget eller änd- ring av villkoren för dem
• användning av derivatinstrument
• avtal som inte hör till sammanslutningens normala verksamhet eller avtal med ovan- liga villkor mellan bolaget och en aktieägare eller styrelseledamot, ändring av sådana avtal samt avstående av avtalsbaserade rättigheter
• principiella eller ekonomiskt betydande avtal och vittgående ändringar i verksamheten
• betydande personalpolitiska beslut
• val eller byte av kollektivavtal som iakttas i sammanslutningen
• val och byte av pensionsbolag
• överlåtelse av sammanslutningens egendom för konkurs eller likvidation samt inle- dande av saneringsförfarande
Det är alltid sammanslutningens eget beslutsorgan som har den slutliga beslutanderätten och ansvaret i en fråga som förutsätter att samkommunens åsikt inhämtas, även om sam- manslutningen före sitt beslut utrett hur samkommunen förhåller sig till frågan.
10 KONCERNINTERNA TJÄNSTER
Koncerninterna tjänster inom samkommunkoncernen är bl.a. utbildningstjänster, skötsel av betalningsrörelse, ekonomi- och personalförvaltning, informationsförvaltning, fastighetstjäns- ter, studerandeadministration, IT-tjänster, skötsel av försäkringar, tjänster gällande offentlig upphandling samt måltidstjänster. Tjänsterna regleras via separata tjänsteavtal.
10.1 Intern upphandling i koncernen
Köp och försäljning av koncerninterna tjänster gällande dottersammanslutningen prissätts enligt marknadsmässig prissättning. Dottersammanslutningen ska i tillämpliga delar följa samkommunens upphandlingsdirektiv. I de fall där det är möjligt kan dottersammanslut- ningen ansluta sig till upphandlingskontrakt som samkommunen har konkurrensutsatt eller anslutit sig till via Kuntahankinnat. Det är även möjligt att konkurrensutsätta upphandlingar som en helhet så att dotterbolaget använder ett upphandlingskontrakt som samkommunen konkurrensutsatt.
10.2 Finansiering, placeringar och beviljande av borgen
Samkommunkoncernens ekonomi ska planeras och skötas utgående från helheten. Vid en eventuell finansieringsförsörjning ska samkommunens goda kreditvärdighet utnyttjas för att få volymfördelar. Finansierings- och placeringsverksamheten bör vara kostnadsmedveten och ge avkastning. Placeringsverksamheten ska i första hand rikta in sig på instrument med låg volatilitet och högst rankas som medelriskinvestering. Placeringarna ska vara riktade till finländska värdepapper.
Samkommunen ansvarar för att lånekostnaderna minimeras. Dotterbolaget kan inte uppta lån utan lov av koncernledningen. Dotterbolaget ska underrätta koncernledningen om kom- mande finansieringsbehov.
Koncernledningen tar ställning till borgensförbindelser eller andra förbindelser. Koncernledningen ansvarar för att avkastningen på likvida medel i koncernen maximeras.
10.3 Personalpolitik
Dottersammanslutningarna ska i tillämpliga delar följa samkommunens personalpolitik vad gäller användning av personresurser och givande av personalförmåner. Dottersammanslut- ningarna ska teckna sin pensionsförsäkring i Keva och ansluta sig till av koncernledningen anvisad företagshälsovård.
Innan val av personal i ledande ställning förrättas ska ägarens förhandsuppfattning inhämtas av kommunkoncernledningen.
11 SAMMANSÄTTNING OCH UTNÄMNING AV STYRELSE FÖR SAMKOMMU- NENS DOTTERBOLAG
Enligt förvaltningsstadgan utser samkommunstyrelsen samkommunens kandidater till dotter- sammanslutningarnas styrelse. I enlighet med jämställdhetslagen ska kvinnor och män vara jämnt representerade bland de styrelsekandidater som utnämns och väljs. Till dottersam- manslutningarnas styrelser väljs personer utanför samkommunkoncernen, om det är motive- rat med tanke på samkommunkoncernens övergripande intresse.
Dottersammanslutningarnas styrelser bör kollektivt ha kännedom om verksamhetsområdet, tillräckliga insikter i affärsverksamhet och ekonomi samt förmåga att vägleda verkställande direktören så att målen för sammanslutningen uppfylls.
Mötesarvoden utgår i tillämpliga delar enligt samkommunstyrelsens mötesarvoden i sam- kommunens förvaltningsstadga.
12 GOD FÖRVALTNINGSSED OCH LEDNINGSPRAXIS I SAMKOMMUNENS DOTTERBOLAG
I samkommunkoncernen ska det i alla verksamheter iakttas god förvaltningssed. Anvisningar om god förvaltnings- och ledningspraxis godkänns av det organ som anges i förvaltningsstadgan och av dottersammanslutningarnas styrelser.
Dottersammanslutningarnas styrelser bör sätta sig in i anvisningarna som godkänts av sam- kommunen och styrelsen och iaktta dem i sitt styrelsearbete.
Anvisningarna om god förvaltnings- och ledningspraxis styr i egenskap av allmänna anvis- ningar också samkommunens representanter vid bolagsstämman och andra som utövar ägarstyrning för samkommunens räkning.
13 KOMMUNIKATION
Sammanslutningen kan självmant informera om sin verksamhet och ekonomi. Samkommu- nen ska informera innan en betydelsefull fråga offentliggörs. Sammanslutningens information bör stödja koncernens mål.
Sammanslutningarnas styrelser och verkställande direktör samt för samkommunens del samkommunstyrelsen och samkommunens direktör svarar för att informationen om samman- slutningarna ordnas på ett ändamålsenligt sett. När information ges i frågor som gäller sam- manslutningarna bör man beakta de allmänna informationsprinciperna i samkommunen samt offentlighets- och sekretesslagstiftningen.
14 GRANSKNING AV SAMKOMMUNKONCERNEN
Samkommunens revisionssamfund ska väljas till revisor i samkommunens dottersamman- slutningar. Samkommunkoncernens revisor ska granska att samkommunens koncernbokslut är riktigt uppgjort.
15 IKRAFTTRÄDANDE
Direktivet godkänns av samkommunstämman den 30.5.2018 och träder ikraft från och med godkännandet. Samkommunstyrelsen befullmäktigar direktören att godkänna mindre korrige- ringar som behövs för att hålla anvisningen aktuell.