DATUM:
DATUM:
Förfrågan leverantörsavtal Motala Expo
Förfrågningsunderlag avseende matleverantör Motala Expo 2023
Uppdragsgivare
Tillväxt Motala AB, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 000 00 Motala Uppdrag
I samverkan med Tillväxt Motala AB arrangera företagsmässa Motala Expo 2023 i Vätternrundan Arena. Motala Expo arrangeras för fjortonde året och 2023 infaller företagsmässan 17-18 mars.
Tillväxt Motala AB står formellt som arrangör för mässan och kontrakterad leverantör bistår på Tillväxt Motala AB:s uppdrag med idéer, praktiska arrangemang och evenemangssamordning kring företagsmässan.
FÖRETAGSMÄSSA MOTALA EXPO 17-18 MARS 2023
Uppdragstagarens ansvar:
- Servera frukost mellan klockan 08:30 och 09:45 fredag och lördag till exempel: smörgås, juice, frukt, smoothie eller yoghurt
- Servera minst två olika sorters luncher per dag, ej samma rätter fredag och lördag.
- Vegan, gluten- och laktosfria alternativ måste erbjudas
- Lunchen ska styckesserveras, gärna i miljövänligt material.
- Ta hand om och i möjligaste mån återvinna engångsartiklar som maten serveras i
- Ta med egen bar och kyldisk alternativt hyra
- Ansöka om alkoholtillstånd
- Delta i planeringsmöte inför Motala Expo, ca 3 möten.
- Underhållsstäda i cafédelen
- Ansvara och planera för AW för utställarna inklusive mat, quiz och musik
Uppdragsgivarens (Tillväxt Motala AB) ansvar:
- Åta sig att köpa minst 470 frukost och 470 lunch
- Förförsäljning av frukost, lunch och AW, exakt antal meddelas senast en vecka före mässans öppning eller enligt överenskommelse.
- Samla in kostavvikelser.
- Delta i planeringsmöte gällande AW.
- Marknadsföring av AW
- Tillhandahålla och fördela tryckta matbiljetter, varav 100 AW biljetter ska lämnas till uppdragstagaren
- Bord och stolar för 200 gäster
- I god tid förse uppdragstagaren med Besittningsrätt/nyttjanderätt för Motala Expo 2023
Underleverantörer
Överenskommelser i detta avtal gällande aktuellt projekt gäller i samma grad för av leverantören anlitad underleverantör. Det åligger uppdragstagaren att underrätta aktuell underleverantör om överenskommelser enligt detta avtal. Vi ser gärna lokala underleverantörer.
Försäkringar
Uppdragstagaren och av denne anlitad underleverantör ansvarar själva i förhållande till berörd part för de eventuella skador, förlust av egendom som kan uppkomma i samband med byggande av mässan, genomförandetiden och demonterande av mässutrustningen.
Leveranstid
Gemensamt planeringsarbete och genomförande med uppdragsgivaren och eventuella samarbetspartners/underleverantörer under perioden 2022-10-01 – 2023-04-31.
Motala Expo 2023 ska genomföras fredagen den 17/3 samt lördagen den 18/3. Avtalstid
1 år med start 2022-10-01, med option för beställaren att förlänga avtalet med ytterligare 1 år. Beställaren kommer att meddela leverantören om optionen kommer att utnyttjas senast 1 månad innan avtalets utgång.
Krav på leverantör
Leverantören skall vara registrerad i aktiebolags, handels- eller föreningsregistret eller motsvarande register, som förs i ett land där leverantören är etablerad. Registreringsbevis skall vid efterfrågan kunna uppvisas.
Övrigt
Leverantörer kommer att erbjudas partnerskap till Motala Expo vilket innebär exponering av företaget i all marknadsföring inför och under genomförande. Detta mot en ekonomisk investering.
Offert skickas senast den 30 augusti 2022 till: xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
Offerten ska innehålla kostnad per frukost, lunch och AW. Frukosten ska vara specificerad. Samt totalkostnad för övrigt inklusive eventuella resor, frakt osv.
Offerten anges exklusive moms.
Leverantörerna ombeds också via någon form av dokumentation påvisa att man har genomfört liknande uppdrag tidigare.
I samband med faktureringen av kostnaden ska uppdragstagaren specificera sina olika kostnadsposter för uppdragsgivaren enligt överenskommelse med denne.
Val av leverantör
Beslut kring val av leverantör görs av Tillväxt Motala AB baserat på samtliga inkomna offerter. Enligt bolagets policy så strävar vi efter att prioritera våra medlemsföretag.
Kontaktperson
Uppdragsgivarens kontaktman: Xxxxxxx Xxxxxxx Telefon: 000-00 00 000